Handleiding Eduscope. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Versie 3 - maart 2010

Transcriptie

1 Handleiding Eduscope Stappenplan Fase Aansluiting BRON Versie 3 - maart 2010

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 1 Introductie 3 2 Stappenplan Fase Aansluiting BRON Beveiligingscertificaat downloaden Beveiligingscertificaat gereed maken Beveiligingscertificaat importeren Aanleverpuntnummer instellen BRON berichtenuitwisseling Ondersteuning 12 Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 2 van 12

3 Hoofdstuk 1 Introductie In het kader van de Wet op het Onderwijsnummer voor het PO zullen de leerling administratie systemen van iedere school worden gekoppeld aan BRON (BasisRegister ONderwijs), onderdeel van de Dienst Uitvoering Onderwijs, ofwel DUO. De administratie module van Eduscope is gecertificeerd voor de uitwisseling met BRON en voldoet volledig aan de hiervoor gestelde eisen. Met Eduscope kunt u dus met een gerust hart gegevens uitwisselen met BRON. Meer informatie over BRON: Meer informatie over DUO: Let op: DUO is een nieuw organisatie binnen OCW, ontstaan uit een fusie van de u wel bekende organisaties IB-Groep en CFI, per 1 januari Gevolg van deze wet is dat het primair onderwijs in Nederland leerling gegevens moet uitwisselen met BRON, middels een persoonsgebonden nummer. De bedoeling van dit persoonsgebonden nummer is om op termijn de administratieve last van scholen te verlichten. Scholen hoeven dan hun gegevens aan steeds minder partijen te leveren, omdat dit veelal via BRON zal verlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan de jaarlijkse oktobertelling die niet meer nodig zal zijn. Ook zullen administratieve gegevens geverifieerd worden met de Gemeentelijke BasisAdministratie (GBA). Voor het ministerie van OCW wordt het door de invoering van het persoonsgebonden nummer gemakkelijker meer controle te krijgen op de rechtmatigheid van de bekostiging. Tot slot levert het persoonsgebonden nummer waardevolle managementinformatie voor het ministerie van OCW en voor scholen en schoolbesturen. U, als directie of administratieve medewerker van een school, zult merken dat u de nodige gegevens moet opzoeken, registreren, controleren en versturen. Dit is opgedeeld in een aantal fases. De eerste twee fases heeft u al uitgevoerd. Dat waren de Scan Fase 1 (opvragen Sofinummers) en de Scan fase 2 (Controle uitwisseling leerlinggegevens met PGNPO). Unilogic heeft daarna ook nog succesvol een zogenaamde Ketentest en Veldtest uitgevoerd. Met de ketentest worden diverse processen en communicatiepaden getest tussen het LAS (Leerling Administratie Systeem, in uw geval dus Eduscope) en PGN-PO, de IBG en CFI (nu dus samen DUO). De veldtest is een soortgelijke test, waarbij ook enkele scholen betrokken waren. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 3 van 12

4 De laatste fase is de uiteindelijke fase waarbij iedere school direct gekoppeld wordt aan BRON. Deze fase heet Fase Aansluiting BRON. Medio 2010 moet iedere school zijn aangesloten op BRON. De planning hiervan ligt in handen van Stichting PGNPO en is per 1 januari 2010 overgedragen aan BRON. Voor vragen over deze planning dient u zich derhalve dan ook tot hen te wenden. In dit stappenplan wordt uitgelegd welke handelingen u dient te verrichten om voor de eerste keer met Eduscope gegevens met BRON te kunnen uitwisselen. Deze handleiding is kort en bondig beschreven, waardoor u snel bent aangesloten bij BRON. Dit duurt ongeveer een half uur, er vanuit gaande dat u de PGN Scan Fase 2 goed heeft doorlopen. Indien u eenmaal bent aangesloten bij BRON heeft u deze handleiding niet meer nodig. Er is dan een tweede handleiding beschikbaar, waarin alle mogelijkheden van Eduscope zijn beschreven in relatie tot BRON. Deze handleiding heet: Handleiding Eduscope: Werken met BRON. Die handleiding is overigens gebaseerd op de helpfunctie van Eduscope en derhalve ook direct beschikbaar binnen Eduscope via de helpfunctie (?-teken rechtsboven in een scherm) van het onderdeel Administratie - Leerlingen - BRON. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 4 van 12

5 Hoofdstuk 2 Stappenplan Fase Aansluiting BRON In dit hoofdstuk wordt beschreven welke handelingen u moet verrichten om Eduscope aan te sluiten bij BRON. Nadat u deze stappen heeft uitgevoerd, kunnen gegevens met BRON worden uitgewisseld. 2.1 Beveiligingscertificaat downloaden Om gegevens te kunnen uitwisselen met BRON zal er een beveiligingscertificaat moeten worden geïnstalleerd. Dit is een nieuw certificaat en dus niet hetzelfde certificaat dat al gebruikt is bij de Scan Fase 2! 1. Login als Beheerder op de computer waar u het certificaat gaat downloaden of al heeft gedownload. 2. Download het nieuwe certificaat (voor de Fase Aansluiting BRON) als u dat nog niet heeft gedaan. 3. Sla het op, op een plaats waar u het makkelijk kunt terugvinden. Tip: U heeft van BRON een handleiding ontvangen waar en hoe u het certificaat moet downloaden. Neem contact op met BRON als u het certificaat niet kunt downloaden of als u hierover andere vragen heeft. 2.2 Beveiligingscertificaat gereed maken Het oorspronkelijke certificaat dat u eerder bij BRON heeft gedownload, is niet geschikt om in Eduscope te installeren. U dient eerst geschikt te maken voor Eduscope, door het in Windows te importeren en exporteren. Daarna kunt u het wel in Eduscope importeren. Het gereed maken van het certificaat wordt in onderstaande stappen verder uitgelegd. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 5 van 12

6 2.2. BEVEILIGINGSCERTIFICAAT GEREED MAKEN 1. Zorg dat u nog steeds als Beheerder bent ingelogd op de computer waarop u werkzaam bent. 2. Dubbelklik op het (zojuist gedownloade) BRON-certificaat om de wizard te starten. Dit bestand heeft op het einde.pfx staan. 3. Klik twee keer op Volgende. 4. Vul het wachtwoord in dat u ontvangen heeft via een aparte brief van BRON en vink de optie Deze sleutel als exporteerbaar aanmerken aan. 5. Klik wederom twee keer op Volgende. 6. Klik op Voltooien en daarna op Ja en OK. Het certificaat is nu in Windows geïnstalleerd en dient nu geëxporteerd te worden om het vervolgens ook in Eduscope te kunnen importeren. 7. Ga via het menu Start naar het Configuratiescherm. 8. Ga naar het onderdeel Internetopties en klik op het tabblad Inhoud. 9. Klik hier op de knop Certificaten. 10. Selecteer het BRON certificaat (u herkent het aan het brinnummer van uw school en de verlenende instantie behoort de IB-groep te zijn). 11. Klik op Exporteren. 12. Er verschijnt een wizard. Klik op Volgende. 13. Selecteer de optie Ja, de persoonlijke sleutel exporteren en klik op Volgende. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 6 van 12

7 2.3. BEVEILIGINGSCERTIFICAAT IMPORTEREN 14. Klik wederom op Volgende. 15. Kies een wachtwoord, bevestig dit en klik op Volgende. Tip: Het verdient aanbeveling, om verwarring te voorkomen, hetzelfde wachtwoord te gebruiken dat u gekregen heeft van BRON. Denk aan het verschil tussen hoofd- en kleine letters 16. Klik op Bladeren en ga naar de locatie waar u het certificaat wilt opslaan. Vul een bestandsnaam (naar keuze) in voor het certificaat en klik op Opslaan. U keert terug in het vorige scherm en klik hier op Volgende. Onthoud goed de naam en de locatie van het zojuist opgeslagen bestand! 17. Nadat u Voltooien heeft gekozen kunt u het certificaat in Eduscope installeren, hetgeen hierna wordt uitgelegd. 2.3 Beveiligingscertificaat importeren In de vorige stap heeft u het certificaat geschikt gemaakt om in Eduscope te installeren. Nu gaat u het certificaat in Eduscope installeren. 1. Zorg dat u nog steeds als Beheerder bent ingelogd op de computer waarop u werkzaam bent. 2. Start Eduscope en login als Beheerder of gebruiker met volledige rechten. Het volgende menu is dan beschikbaar: Administratie - Scholen - Schoolinstellingen. 3. Op dat onderdeel en ga naar het tabblad BRON. 4. Klik recht van het onderdeel Het BRON certificaat is nog niet geïnstalleerd op de knop Installeren. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 7 van 12

8 2.4. AANLEVERPUNTNUMMER INSTELLEN 5. Er verschijnt een klein scherm, waar u het eerder gereed gemaakte certificaat kunt opzoeken en selecteren. Klik hiervoor op de knop met de drie puntjes. Vul tevens het aan u toevertrouwde wachtwoord in. Let op: Het oorspronkelijk gedownloade certificaat is niet geschikt om in Eduscope te installeren. Gebruik het aangepaste certificaat, zoals bij 2.2 beschreven. 6. Klik na het invullen van het wachtwoord op OK. U keert terug in het hoofdscherm. 7. Sla de wijziging op door bovenaan in het scherm Schoolinstellingen te klikken op Opslaan. 2.4 Aanleverpuntnummer instellen Het Aanleverpuntnummer zal nog moeten worden ingesteld. Dit nummer is een volgnummer dat gebruikt wordt om scholen met meerdere locaties, die ieder hun eigen administratie hebben, te kunnen onderscheiden. Het komt zelden voor dat een school meer dan één aanleverpuntnummer heeft. Normaliter is het aanleverpuntnummer 00. Neem contact op met BRON of Unilogic als u vermoedt dat u een extra aanleverpuntnummer nodig heeft. 1. Zorg er wederom voor dat u als Beheerder bent ingelogd in Eduscope. 2. Open het scherm Administratie - Scholen - Schoolinstellingen en ga naar het tabblad BRON. 3. Vul 00 in als aanleverpuntnummer. Dit zijn dus twee nullen! 4. U wordt geadviseerd om de overige instellingen ongemoeid te laten. Nadat u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd, zijn de technische stappen om aan te sluiten bij BRON genomen. Er vanuit gaande dat de meeste of zelfs alle leerlinggegevens correct zijn ingevoerd (vanwege het succesvol doorlopen van de Scan fase 2), dient u nu voor alle leerlingen het eerste bericht op te stellen en te versturen naar BRON. 2.5 BRON berichtenuitwisseling In deze stap wordt voor alle leerlingen een initieel bericht opgesteld, dat naar BRON verstuurd zal worden. Hierna bent u aangesloten bij BRON en zal de reguliere uitwisseling gaan plaatsvinden. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 8 van 12

9 2.5. BRON BERICHTENUITWISSELING 1. Start Eduscope en login als Administratief medewerker. 2. Ga naar het onderdeel Administratie - Leerlingen - BRON. 3. Ga naar het onderdeel BRON, Starten en klik onderaan op Starten om de berichten te genereren. 4. Nadat u dit heeft uitgevoerd, zal voor iedere leerling een eerste bericht worden opgesteld. De status zal dan op op OK worden gezet. 5. Nadat de initiële berichten zijn gegenereerd, zal het scherm ververst worden en zijn er nieuwe onderdelen in dit scherm zichtbaar. Zo dienen alle berichten een bepaald proces te doorlopen voordat een nieuw bericht helemaal is afgehandeld: Goedgekeurd. Bij dit onderdeel bevestigt u dat een bericht door Eduscope naar BRON verstuurd mag worden. Verstuurd. Hier verstuurt u de berichten daadwerkelijk naar BRON. Berichten die u heeft verstuurd, staan bij Verzonden. Berichten die hier staan worden door BRON geanalyseerd en het resultaat zal aan u worden teruggekoppeld. Ontvangen. Als berichten door BRON beantwoord zijn, staan ze bij Ontvangen. De afhandeling dient u hier verder te verwerken. 6. Ga naar het onderdeel Berichten - Goed te keuren. Selecteer alle berichten (eventueel met behulp van de CTRL en/of SHIFT toets) en klik onderaan op Berichten goedkeuren. De berichten zullen worden verplaatst naar het onderdeel Te versturen. 7. Ga naar het onderdeel Berichten - Te versturen. Klik hier op de knop Berichten nu versturen om de berichten naar BRON te versturen. De berichten zullen worden verplaatst naar het onderdeel Verzonden. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 9 van 12

10 2.5. BRON BERICHTENUITWISSELING 8. Ga naar het onderdeel Berichten - Verzonden. Hier staan alle berichten die bij BRON in behandeling zijn. De meeste berichten worden binnen enkele minuten beantwoord. Klik derhalve na enkele minuten op de knop Nu controleren op antwoorden. Berichten die door BRON beantwoord zijn, zullen worden verplaatst naar het onderdeel Ontvangen. Let op: Niet elk bericht kan spoedig door BRON worden beantwoord. Deze berichten blijven staan bij Verzonden. U kunt op een later tijdstip, of op een andere dag, nogmaals proberen of BRON berichten beantwoord heeft, door in dit onderdeel te klikken op Nu controleren op antwoorden. Soms kan het zelf meer dan een week duren. Het is geen probleem als dit scherm tussendoor wordt afgesloten. Indien u het later opent, wordt de voor dat moment actuele stand van zaken getoond. 9. Ga naar het onderdeel Berichten - Ontvangen. Hier staan alle berichten die door BRON beantwoord zijn. Als u hier berichten ziet staan, zijn er succesvol berichten uitgewisseld met BRON. Gefeliciteerd, u bent succesvol aangesloten bij BRON! De status van de berichten is meestal één van de volgende: Goedgekeurd. BRON geeft aan dat het bericht dat gestuurd was, is verwerkt en dat de inhoud van het bericht is geaccepteerd. Attentiesignaal. BRON geeft aan dat het bericht dat gestuurd was, is verwerkt. Hierbij zijn opmerkingen geplaatst die u dient door te nemen en indien nodig dient te verwerken. Een voorbeeld van een attentiesignaal is dat BRON een BSN van een leerling heeft achterhaald. U kunt dat BSN dan in Eduscope verwerken. Afgekeurd. BRON geeft aan dat het bericht dat gestuurd was, niet verwerkt is omdat de inhoud een probleem bevat. Dit zal moeten worden aangepast in de administratie, waarna een nieuw bericht moet worden verstuurd. Een voorbeeld van een afgekeurd signaal is dat de combinatie geslacht, BSN 10. Alle ontvangen berichten dient u af te handelen. U handelt een bericht af nadat u eventuele noodzakelijke aanpassingen n.a.v. het bericht heeft verwerkt. Gebruik hiervoor de knop Berichten afhandelen. Voor een goedgekeurd bericht hoeft er natuurlijk niet veel te gebeuren. De door u verstuurde gegevens zijn immers in orde bevonden. U kunt deze allemaal ineens afhandelen. Opmerkingen uit een attentiesignaal of een afgekeurd bericht dient u eerst te verwerken. Met de rechtermuiskop roept u hiervoor een context menu op met de volgende mogelijkheden: Bericht bekijken. Met deze optie kunt u de inhoud van het bericht bekijken en eventueel gebruiken om gegevens in de administratie aan te passen. Leerling bekijken. Met deze optie kunt u de administratie voor deze leerling openen, om eventuele wijzigingen aan te brengen. WPO/WEC inschrijving bekijken. Met deze optie kunt u de de WPO/WEC gegevens voor deze leerling openen, om eventuele wijzigingen aan te brengen. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 10 van 12

11 2.5. BRON BERICHTENUITWISSELING Berichten afhandelen. Met deze optie kunt u Alle, de Geselecteerde of alleen de Goedgekeurde berichten afhandelen. 11. Alle afgehandelde berichten kunt u terug vinden bij het onderdeel Archief - Alle berichten. Tip: Enkele tips: Handel alle nieuw ontvangen berichten (bij Berichten - Ontvangen) direct af, nadat u ze (indien nodig) heeft verwerkt in de administratie. M.a.w. zorg ervoor dat bij het afsluiten van het BRON-scherm geen berichten meer staan bij dit onderdeel. Hiermee zorgt u voor een adequate verwerking van de berichten en behoudt u overzicht. Nieuw ontvangen berichten vallen dan ook direct op. Controleer minimaal eenmaal per week of er antwoorden zijn (bij Berichten - Verzonden). Zelf als er geen verzonden berichten uitstaan bij BRON, kunnen er spontane mutaties optreden. Een spontane mutatie is een bericht dat BRON aan u stuurt, zonder dat u hiervoor zelf een bericht naar BRON had gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan het achterhalen van een BSN door BRON. Zorg dat u leerlingmutaties regelmatig (liefst binnen twee weken) doorvoert in Eduscope. In tegenstelling tot wat u gewend bent, waarbij u er in ieder geval voor moet zorgen dat op 1 oktober alle gegevens kloppen, is uw bekostiging nu afhankelijk van de gegevens die u bij BRON aanlevert. Dus ook een eventuele groeitelling. Gebruik voorlopig niet de overige onderdelen in dit scherm, bij het onderdeel Onderhoud. Doet u dit pas nadat u meer routine heeft in de berichtenuitwisseling met BRON. Let op: Nadat de eerste berichtenuitwisseling met BRON heeft plaatsgevonden, heeft u dit stappenplan niet meer nodig. Voor een volledige uitleg over de reguliere berichtenuitwisseling met BRON, die voor uw school vanaf dit moment zal gaan plaatsvinden, leest u de handleiding Handleiding Eduscope: Werken met BRON. Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 11 van 12

12 Hoofdstuk 3 Ondersteuning Voor vragen kunt u contact opnemen met Unilogic. U kunt ons iedere werkdag tot uur telefonisch bereiken via (optie 1). U kunt ook een sturen naar: eduscope@unilogic.nl Raadpleeg voor veel gestelde vragen ook de Eduscope Wiki: Of bezoek onze website: Heeft u vragen voor BRON? U kunt hen bellen op nummer ( uur). Voor overige contactgegevens van BRON, zie de pagina contact op Stappenplan Fase Aansluiting BRON Pagina 12 van 12