Uw gebruiksaanwijzing. HP LASERJET 4100MFP

Transcriptie

1 U kunt de aanbevelingen in de handleiding, de technische gids of de installatie gids voor. U vindt de antwoorden op al uw vragen over de in de gebruikershandleiding (informatie, specificaties, veiligheidsaanbevelingen, maat, accessoires, enz.). Uitgebreide gebruiksaanwijzingen staan in de gebruikershandleiding. Gebruiksaanwijzing Gebruikershandleiding Handleiding Bedieningshandleiding Instructiehandleiding

2 Handleiding samenvatting: HP is niet aansprakelijk voor technische of redactionele fouten of weglatingen in deze verklaring. Aan de gebruiker van het bij deze handleiding behorende Hewlett-Packard softwareproduct wordt een licentie verleend voor de volgende activiteiten: a) het maken van afdrukken van deze handleiding voor PERSOONLIJK, INTERN of BEDRIJFSMATIG gebruik, met dien verstande dat de afdrukken niet worden verkocht, doorverkocht of anderszins worden verspreid; en b) het plaatsen van een elektronische kopie van deze handleiding op een netwerkserver, mits de elektronische kopie alleen wordt gebruikt voor PERSOONLIJK, INTERN gebruik van het Hewlett-Packard softwareproduct waar deze handleiding betrekking op heeft. Edition 5, 12/2007 WAARSCHUWING VOOR GEBRUIKERS IN AMERIKAANSE OVERHEIDSDIENST: GEBRUIKERS: COMMERCIËLE COMPUTERPROGRAMMATUUR MET BEPERKTE RECHTEN: "Gebruik, vermenigvuldiging of bekendmaking door de regering is onderworpen aan bepalingen als gedefinieerd in subparagraaf (c) (1)(ii) van de Rechten in de clausule over technische data onder DFARS " Gegevens die met behulp van dit product worden gescand, kunnen vallen onder bescherming door wetten en regels, zoals de wetten op het auteursrecht. De klant is geheel verantwoordelijk voor het naleven van al deze wetten en voorschriften. Handelsmerken Adobe en Acrobat zijn handelsmerken van Adobe Systems Incorporated. Microsoft, Windows en Windows NT zijn in de V.S. geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Pentium is een in de V.S. geregistreerd handelsmerk van Intel Corporation. 1 Configuratie. 3 Algeheel overzicht Ondersteuning van oudere versies HP Address Book Manager Oudere MFP-modellen Omgevingen en protocollen...

3 Netwerkbesturingssystemen.. 15 Novell NetWare-ondersteuning 15 Soorten bestemmingen Fax Verificatie Verificatiemethoden Mogelijkheden voor adressering..

4 18 Verificatie en beschikbaarheid van het adresboek Persoonlijke adresboeken Lokaal MFP-adresboek bewaren HP DSS versie 4 23 Starten en stoppen met behulp van Windows-services 24 De HP MFP DSS Configuration Utility gebruiken Werken met de activiteitenlog Werken met het Windows-logbestand Werken met de HP Address Book Manager (ABM) Problemen oplossen Inleiding.

5 27 Bronnen voor informatie over problemen. 28 Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden Berichten van het Windows-logboek Berichten op het bedieningspaneel Berichten van de HP MFP DSS Configuration Utility Foutcodes van Distributed Session Management Protocol (DSMP) Beperkte garantieverklaring van Hewlett-Packard Voorwaarden van de HP gebruiksrechtovereenkomst. 42 Deel is een softwaretoepassing die u de mogelijkheid biedt om met een HP multifunctioneel randapparaat (MFP) gescande documenten rechtstreeks naar verschillende soorten bestemmingen te verzenden. Verzend het document als bijlage naar een of meer adressen. Ontvangers kunnen de documenten die ze op deze wijze ontvangen, afdrukken, opslaan en doorsturen. Ze kunnen de documenten ook aan hun specifieke behoeften aanpassen door deze in verschillende programma's te openen en bewerken. Fax Verzend het document naar een of meer faxapparaten. Deze documenten worden op dezelfde wijze als elk ander faxbericht ontvangen. Er worden drie soorten faxberichten ondersteund: LAN-fax (lokaal netwerk), Microsoft Windows of XP-fax en Internet-fax. Map Verzend het

6 document naar een of meer gedeelde netwerkmappen. Gebruikers kunnen kiezen uit een lijst met van te voren gedefinieerde mappen of, wanneer ze daartoe gerechtigd zijn, via het bedieningspaneel een doelmap specificeren. Doelmappen bevinden zich op besturingssystemen zoals Windows 98/2000/XP/2003 en Novell. NLWW Kenmerken en opties 1 Secundaire De secundaire functie is speciaal ontworpen voor oplossingen die gegevensbeveiliging vereisen. Deze functie werkt samen met een toepassing van derden om een complete oplossing te bieden. Het verschil tussen de secundaire functie en de normale functie is gelegen in het feit dat het gegevensverkeer tussen de MFP en de HP DSS-server bij de secundaire wordt gecodeerd. In de directory van het DSSprogramma wordt in de map "\hp 2" een bericht gemaakt dat voldoet aan de rfc822-standaard en waaraan de gescande gegevens als bijlage zijn toegevoegd. De toepassing van derden die deze map controleert, verwerkt vervolgens het bericht en verstuurt dit op een veilige manier. De naam van het bedieningspaneel op de MFP wordt ingesteld door de beheerder van de HP DSS. De functie is identiek aan en gebruikt dezelfde velden en adresboeken. Workflow Workflows bieden MFP-gebruikers de mogelijkheid om met het document extra informatie mee te sturen naar de opgegeven netwerklocatie. Via prompts in het MFP-bedieningspaneel wordt de gebruiker om specifieke informatie gevraagd. De toepassingen van derden die de netwerkmap controleren, kunnen dan de informatie ophalen en ontcijferen en de gevraagde actie op de gescande afbeelding uitvoeren. Verzenden naar printer, verzenden naar FTP-server Met de workflow-functie kunnen documenten worden verstuurd naar netwerkprinters en FTP-servers die via het netwerk toegankelijk zijn. Met het proces voor digitaal verzenden worden gegevens op papier omgezet in digitale afbeeldingen. Documenten worden eerst op de MFP gescand en vervolgens overgebracht naar een computer met een netwerkverbinding waarop HP DSS versie 4 is geïnstalleerd.

7 U kunt de HP DSS versie 4 ook zodanig instellen dat aanmelding vereist is, zodat alleen bevoegde personen de digitale verzendfuncties van de MFP kunnen gebruiken. Op het bedieningspaneel van de MFP kunnen gebruikers de gewenste verzendoptie selecteren. De mogelijkheden die op dat moment beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de gekozen optie. Verzendoptie Mogelijkheden Handmatig gegevens opgeven voor Aan:/Van:/CC:/BCC:/ Onderwerp: E- mailbestemmingen selecteren uit een adresboek Instellingen voor dubbelzijdig scannen en andere scaninstellingen (zoals de bestandsindeling) opgeven op het bedieningspaneel Handmatig faxnummers invoeren Uit een lijst met snelkiescodes selecteren Instellingen voor dubbelzijdig scannen opgeven op het bedieningspaneel Doelmappen selecteren uit een van tevoren gedefinieerde lijst Een specifiek pad invoeren (als u daartoe gemachtigd bent) Bestandsindelingen specificeren zoals Bestandstype/Resolutie/Bestandsgrootte/ Kleur of zwart-wit/bestandsnaam Handmatig gegevens opgeven voor Aan:/Van:/CC:/BCC:/ Onderwerp: bestemmingen selecteren uit een adresboek Instellingen voor dubbelzijdig scannen en andere scaninstellingen (zoals de bestandsindeling) opgeven op het bedieningspaneel Via het menu een workflowbestemming opgeven Handmatig of via vervolgkeuzelijsten gegevens invoeren in de velden. Op deze manier kunnen ook datum/tijd en numerieke gegevens of strings (alfanumeriek tekengegevens) worden opgegeven. Fax Map Secundaire Workflow 2 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW HP DSS versie 4 voert de volgende bewerkingen uit: controleert de aanmeldingsgegevens van de gebruiker bij de MFP, indien de module hiervoor is ingesteld beheert de gelijktijdige overdracht van gescande afbeeldingen vanaf elke MFP op het netwerk naar verschillende soorten bestemmingen voegt adresgegevens toe codeert het bericht communiceert met elke server die door de beheerder voor digitaal verzenden is geconfigureerd (zoals een SMTP-server voor of een LAN-faxserver voor faxen) beheert adresboeken synchroniseert adresboeken met een LDAP-server (Lightweight Directory Access Protocol), indien de module hiervoor is ingesteld Configuratie De configuratie van de HP DSS versie 4 gebeurt via de HP MFP DSS Configuration Utility, die alle opties instelt en die geïnstalleerd is op de computer van de beheerder. Met de HP MFP DSS Configuration Utility kunt u alle opties voor digitaal verzenden configureren en activiteiten controleren. Het gebruik van de HP MFP Digital Sending Software Configuration Utility Met de HP MFP Digital Sending Software Configuration Utility kunnen alle opties voor digitaal verzenden worden geconfigureerd. Open het programma op de volgende manier. 1 Ga op de server waarop HP DSS-software is geïnstalleerd naar Start, ga naar Programma's,Hewlett- Packard, HP MFP Digital Sending Software, en klik op Configuration Utility. In het dialoogvenster HP Digital Sending Software Configuration selecteert u Deze computer. Klik vervolgens op OK. 2 Gebruik van het tabblad Algemeen vervolgkeuzelijst Maximum bestandsgrootte. Klik op Test om te controleren of de SMTP-gateway aanwezig is. Opmerking Controleer, indien de test mislukt, het gateway-adres en vraag aan uw netwerkbeheerder of de SMTPserver wel actief is. 6 Klik op OK om de SMTP-instellingen op te slaan. NLWW 4 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie Voeg zo nodig meer SMTP-servers toe en gebruik de pijltjestoetsen bij Verplaatsen om de volgorde te wijzigen. Klik op Toepassen om de instellingen op te slaan. Gebruik van het tabbl serverinstellingen ophalen. Als er geen communicatie met de LDAPserver mogelijk is, kunt u het beste contact opnemen met uw netwerkbeheerder. Gebruik van het tabblad Fax Op het tabblad Fax vindt u alle instellingen voor de HP DSS-fax. Om de faxopties in te stellen, selecteert u eerst in de vervolgkeuzelijst Faxmethode het type fax. U kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden: Geen LAN-fax Internet-fax MS Windows 2000 Fax Afhankelijk van de geselecteerde methode worden de instellingen die van toepassing zijn, op het tabblad Fax weergegeven. Een LAN-faxservice instellen Het instellen van faxen via de LAN-faxservice van het netwerk gaat op de volgende manier Ga naar het tabblad Fax en selecteer LANFax in de vervolgkeuzelijst. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Productnaam de naam van uw LAN-faxsoftware. Klik op de knop Geavanceerd om de in- en uitvoeropties van uw LAN-fax in te stellen. Selecteer via de knop Bladeren de netwerkmap die door uw faxsoftware wordt gebruikt. Vul indien nodig het gedeelte Aanmeldingsgegevens voor toegang tot map in. Via de knop Controleren van toegang tot map kunt u de aanmeldingsgegevens testen. Controleer ook of u toegang hebt tot die map. Klik op Toepassen om de LAN-faxinstellingen op te slaan. 6 Een Internet-faxservice instellen Met een Internet-faxservice worden faxen verzonden via . HP DSS laat de gebruiker net als normaal een faxnummer opgeven en maakt en verstuurt de vervolgens achter de schermen. 1 2 Ga naar het tabblad Fax en selecteer Internet-fax in de vervolgkeuzelijst. Voer de domeinnaam van uw internetfaxprovider in in het tekstvak Domein Faxprovider. HP DSS neemt het in het apparaat ingevoerde telefoonnummer en gebruikt deze domeinnaam om een e- mail te maken. Bijvoorbeeld: [telefoonnummer]@efax. com. 6 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW Typ een geldig adres in het tekstvak Standaard adres van het Fax-account. Dit is het adres dat wordt gebruikt voor geretourneerde of mislukte via Internet-fax. Schakel het selectievakje in als u wilt dat HP DSS het adres van de gebruiker instelt als retouradres. Klik op Toepassen om de Internet-faxinstellingen op te slaan. Een Windows 2000-faxservice instellen Om gebruik te kunnen maken van de Windows 2000-faxservice, moet er een faxmodem op de HP DSS-server zijn geïnstalleerd Ga naar het tabblad Fax en selecteer MS Windows 2000 Fax in de vervolgkeuzelijst. Klik op de knop Faxeigenschappen. Het dialoogvenster voor configuratie van Windows-fax wordt geopend. Voer de benodigde gegevens in. Klik op Toepassen om de Windows 2000-faxinstellingen op te slaan. Gebruik van het tabblad Mappen Het tabblad Mappen wordt gebruikt voor het instellen van de functie Verzenden naar map. Om deze optie te activeren, schakelt u het selectievakje Verzenden naar map inschakelen in Opmerking Klik op de knop Toevoegen... om een nieuwe map toe te voegen. Het dialoogvenster Vooraf gedefinieerde map toevoegen wordt geopend. Voer in het tekstvak Aliasnaam een naam in voor de doelmap. Deze naam wordt weergegeven op het bedieningspaneel van het apparaat. Klik op Bladeren... om naar een maplocatie te gaan en klik op OK om deze te accepteren. Voor doelmappen worden de volgende besturingssystemen ondersteund: Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 en Novell.

8 4 Selecteer in de vervolgkeuzelijst Toegangsgegevens de toegangsgegevens voor de map. Als Openbaar is geselecteerd, gebruikt het programma de Aanmeldingsgegevens voor toegang tot openbare mappen op het tabblad Mappen. Als MFP-gebruiker is geselecteerd, gebruikt het programma de gegevens waarmee de gebruiker bij het apparaat is aangemeld. Klik op OK om de instellingen op te slaan. De nieuwe map wordt aan de lijst toegevoegd. Herhaal stap 1 t/m 5 om meer mappen toe te voegen. Voer openbare aanmeldingsgegevens voor de mappen in op het tabblad Mappen bij Aanmeldingsgegevens voor toegang tot openbare mappen. Zonder deze gegevens kan de lijst met mappen niet worden opgeslagen. Klik op Toepassen om de nieuwe mappen op te slaan Gebruik van het tabblad Workflows Met behulp van workflows kunnen gebruikers een document scannen en dit doorsturen naar een willekeurige workflow-bestemming. Met de workflow-functie hebt u de mogelijkheid om extra informatie mee te sturen in de vorm van een bestand dat samen met het gescande document wordt opgeslagen op een opgegeven netwerk- of FTP-locatie. Via prompts in het bedieningspaneel wordt om specifieke informatie gevraagd. De toepassingen van derden die de netwerk- of FTP-map controleren, kunnen dan de informatie ophalen en ontcijferen en de gevraagde actie op de gescande afbeelding uitvoeren. Ook kunt u een printer instellen als workflow-bestemming, zodat gescande documenten rechtstreeks op een andere netwerkprinter kunnen worden afgedrukt. NLWW Kenmerken en opties 7 Het tabblad Workflows wordt gebruikt om workflow-processen in te stellen die worden gebruikt met toepassingen van derden. Schakel eerst boven aan het tabblad het selectievakje Workflows inschakelen in als u deze functie wilt activeren. Het maken van een workflow-proces bestaat uit drie delen: de workflow-groep het workflow-menu het workflow-formulier Een workflow-groep maken 1 2 Opmerking Klik onder aan het tabblad op Groep toevoegen... Het dialoogvenster Workflow-groep wordt weergegeven. Voer de naam van de nieuwe groep in. Het moet een unieke naam zijn. De naam "Algemene MFP-groep" kan niet worden gewijzigd. 3 Klik op OK om de nieuwe groep op te slaan. Een workflow-menu maken Selecteer in de workflow-structuur de groep die u zojuist hebt gemaakt. Klik op de knop Menu toevoegen... Het dialoogvenster Workflow-menu wordt weergegeven. Voer de naam van het nieuwe menu in. Deze naam moet binnen de workflow-groep uniek zijn. Selecteer de stijl van het workflow-menu. De stijl bepaalt welke opties voor workflowformulieren in dit workflow-menu beschikbaar zijn. De enige beschikbare keuze is Verbeterd. Klik op OK om het nieuwe workflow-menu op te slaan. 5 Een workflow-formulier voor Verzenden naar map maken Selecteer het workflow-menu dat u zojuist hebt gemaakt. Klik op de knop Formulier toevoegen.... Het dialoogvenster Workflow-formulier wordt weergegeven. Voer in het tekstvak Formuliernaam een naam in voor het nieuwe formulier. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestemmingstype het bestemmingstype. U kunt kiezen tussen Map, FTP-site en Printer. Opmerking De opties in het dialoogvenster Workflow-formulier verschillen afhankelijk van de gekozen mogelijkheid. De rest van deze procedure is van toepassing op de optie Map. Aanwijzingen voor het maken van een workflow-formulier voor een FTP-site of printer vindt u in de volgende procedures. 5 6 Voer in het tekstvak Map-pad het pad naar de doelmap in, of selecteer dit met de knop Bladeren. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Toegangsgegevens de toegangsmethode voor de map. U kunt kiezen tussen Openbaar en MFP-gebruiker. Als MFP-gebruiker is geselecteerd, gebruikt de HP DSS de gegevens van de gebruiker die bij het apparaat is aangemeld. Als Openbaar is geselecteerd, gebruikt de HP DSS de Aanmeldingsgegevens voor toegang tot openbare mappen die zijn ingevoerd in het hoofdtabblad Workflows Ga naar Beeldbestandinstellingen en selecteer de instellingen voor het gescande bestand. Dit moeten instellingen zijn die de toepassing van derden nodig heeft voor het verwerken van het bestand. NLWW 7 8 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 8 Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestandsindeling het bestandstype voor het metagegevensbestand. U kunt kiezen tussen Geen, HPS en.xml. Dit is het bestand met de gegevens die bij de workflow-prompts zijn ingevoerd. Als u geen prompts wilt maken, selecteert u Geen. Schakel bij OCR-instellingen het selectievakje OCR-bestand genereren in als het programma een OCR-bestand (optical character recognition) nodig heeft. Klik op de knop Instellingen om de OCR-instellingen voor taal en indeling van het uitvoerbestand te configureren In het gebied Prompts kunt u prompts en mogelijke responsen definiëren voor gebruikers van het workflow-formulier. Deze prompts worden weergegeven op het bedieningspaneel van het apparaat. De reacties op de prompts worden opgeslagen in het metagegevensbestand. Dit bestand bevindt zich bij het beeldbestand van het document, zodat workflow-toepassingen van derden dit kunnen gebruiken. Het toevoegen van prompts gaat op de volgende manier: a Klik onder aan het tabblad op Toevoegen... om prompts toe te voegen. b Klik in het dialoogvenster Prompts toevoegen op de knop Nieuw om een nieuwe prompt te maken. Hiermee wordt het dialoogvenster Workflow-prompt geopend. c In het dialoogvenster Workflow-prompt voert u onder Prompt-instellingen de Promptnaam in, de Prompttekst en eventuele Help-tekst voor de prompt. De Help-tekst wordt weergegeven wanneer de gebruiker de knop Help op het MFP-bedieningspaneel aanraakt terwijl de prompt op het scherm is weergegeven. d Ga naar Responsinstellingen en selecteer Responsopmaak en Responstype. De opties voor Responsopmaak zijn String, Numeriek, Datum, Tijd of Privacy. Het Responstype kan zijn: Door gebruiker te bewerken of Selectielijst. Als u hebt gekozen voor Door gebruiker te bewerken, kunt u het vakje Gebruiker moet respons geven inschakelen om een respons af te dwingen. Opmerking De responsopmaak Privacy gebruikt sterretjes (*) om de gegevens die de gebruiker op het bedieningspaneel invoert, te verbergen. Dit responstype kan worden gebruikt voor privé-gegevens zoals een wachtwoord of werknemersnummer. e Voer indien nodig in het tekstvak Standaardrespons een standaardrespons in. Als de gebruiker bij de prompt geen respons invoert, gebruikt het programma de standaardrespons. f Klik op OK om de promptinstellingen op te slaan. De nieuwe prompt wordt in het dialoogvenster Prompts toevoegen aan de Promptlijst toegevoegd. g Herhaal indien nodig de stappen b t/m f om meer prompts toe te voegen. h Wanneer alle benodigde prompts zijn gemaakt, kunt u met behulp van de knoppen onder aan de lijst bij Verplaatsen de prompts in de juiste volgorde plaatsen. i Klik op OK om de nieuwe reeks prompts te accepteren. De nieuwe prompts worden in het dialoogvenster Workflow-formulier in het gebied Prompts weergegeven. 11 Klik op OK om alle instellingen in het dialoogvenster Workflow-formulier te accepteren.

9 Het nieuwe formulier wordt weergeven op het tabblad Workflows. Opmerking Een workflow-formulier kan op elk willekeurig moment worden bijgewerkt door deze te selecteren en te klikken op de knop Eigenschappen NLWW Kenmerken en opties 9 12 Voer openbare aanmeldingsgegevens voor de workflowmappen in op het tabblad Workflow bij het gedeelte Aanmeldingsgegevens voor toegang tot openbare mappen. Zonder deze gegevens kunnen de workflowinstellingen niet worden opgeslagen. 13 Klik op Toepassen om de nieuwe workflow-instellingen op te slaan. Een workflow-formulier voor een FTP-site maken Selecteer in het dialoogvenster Workflow-formulier in de vervolgkeuzelijst Bestemmingstype de optie FTP-site. Voer in het tekstvak FTP-server de hostnaam of het IP-adres van de FTP-server in. Klik op de knop Gegevens en voer de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de FTPserver in. Klik op OK om de gegevens op te slaan. Voer in het tekstvak FTP-pad het pad in naar de directory op de FTP-server die u wilt gebruiken voor gescande documenten. Volg stap 7 t/m 11 van de vorige procedure om de rest van de workflow-formulierinstellingen te voltooien en indien nodig prompts toe te voegen. Een workflow maken voor een printer U kunt met behulp van een workflow-formulier een gescand document naar een netwerkprinter sturen om af te drukken Selecteer in het dialoogvenster Workflow-formulier in de vervolgkeuzelijst Bestemmingstype de optie Printer. Selecteer een printer in de vervolgkeuzelijst Selecteer printer. Hier worden de beschikbare netwerkprinters weergegeven. Schakel een van de keuzerondjes in om de standaard- of aangepaste printervoorkeuren te gebruiken. Als u kiest voor aangepaste printervoorkeuren, kunt u deze instellen via de knop Voorkeuren. Klik op OK om het workflow-formulier op te slaan. Klik op Toepassen om de instellingen op het tabblad Workflow op te slaan. 4 5 Gebruik van het tabblad Adressering Het tabblad Adressering wordt gebruikt om de HP DSS te configureren, zodat gecentraliseerde adresboeken beschikbaar worden voor MFPgebruikers. De Digital Sending Software kan gebruikers toegang verlenen tot adressen in een gecentraliseerd adresboek op een LDAP-server. Om de toegang tot deze adressen te verbeteren, wordt een lokaal exemplaar van dit adresboek gedownload vanaf de LDAP-server en gekopieerd. Het automatisch kopiëren van de LDAP-server wordt op de volgende manier ingesteld: Klik op de knop Instellingen... Het dialoogvenster LDAP-adresboek kopiëren wordt weergegeven. Schakel het selectievakje Kopie LDAP-adreslijst inschakelen in. Stel op het tabblad LDAP-instellingen de benodigde parameters in voor toegang tot de LDAPserver en het doorzoeken van de LDAP-database. Zie "Gebruik van de LDAPconfiguratie" op pagina 5 voor meer informatie. Selecteer op het tabblad Kopiëren het kopieerschema van het LDAP-adresboek. Door Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks te selecteren, kunt u een specifieke tijd en dag van de week opgeven waarop het kopieerproces plaatsvindt Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW Persoonlijke adresboeken Schakel het selectievakje PAB's inschakelen in om gebruikers de mogelijkheid te geven bij op de MFP gebruik te maken van hun persoonlijke adresboeken. Ondersteuning voor Persoonlijk Adresboek is alleen beschikbaar als Verificatie is ingeschakeld en de verificatiemethode is ingesteld op Microsoft Windows (zie "Gebruik van het tabblad Verificatie" op pagina 5). Voor toegang tot de persoonlijke adresboeken is ook Microsoft Messaging API (MAPI) vereist. Controleer of het onderdeel Windows Messaging is geïnstalleerd. Wanneer u een MAPI client-toepassing hebt geïnstalleerd (zoals Microsoft Outlook), is dit onderdeel waarschijnlijk al aanwezig. DSS-adresboeken HP DSS maakt gebruik van adresboeken om adressen op te slaan die handmatig door de gebruiker op het apparaat zijn ingevoerd. Wanneer de gebruikersverificatie op het apparaat is ingeschakeld, worden de adressen opgeslagen in een individueel HP DSS-adresboek van de gebruiker. In de overige gevallen worden de adressen opgeslagen in een openbaar HP DSSadresboek. HP DSS-adresboeken zijn beschikbaar voor iedere MFP met ondersteuning voor HP DSS. Als de adressen in deze adresboeken niet meer nodig zijn, kunnen individuele HP DSSadresboeken of allemaal tegelijk worden gewist door in het gedeelte DSS-adresboeken te klikken op de knop Wissen. Eer wordt dan een lijst met bestaande adresboeken weergegeven, waarvan u er een of meer kunt wissen. Gebruik van het tabblad Voorkeuren Op het tabblad Voorkeuren wordt het pad voor de tijdelijke bestanden van de HP DSS gespecificeerd. Deze bestanden kunnen erg groot zijn. U kunt daarom het beste een locatie met voldoende schijfruimte kiezen. Klik op Bladeren... om een locatie te kiezen. Gebruik van het tabblad MFP-configuratie Op het tabblad MFP-configuratie is aangegeven welke MFP's gebruikmaken van de HP DSSservice. Ook bevat het tabblad een interface via welke HP DSS-functies voor specifieke digitale verzendapparaten kunnen worden ingesteld. Een nieuwe MFP toevoegen 1 2 Klik onder aan het tabblad op Toevoegen... Het dialoogvenster MFP's toevoegen wordt geopend. Klik op de knop MFP's zoeken om alle MFP's in het netwerk weer te geven. Selecteer het toe te voegen apparaat in de lijst die verschijnt. Opmerking Als u de hostnaam of het IP-adres van het apparaat kent, kunt u dit invoeren in het tekstvak Hostnaam of IP-adres onder Handmatig invoeren van een MFPnetwerknaam in plaats van de knop MFP's zoeken te gebruiken. 3 Als u voor het toegevoegde apparaat dezelfde instellingen wilt als voor een eerder geconfigureerd apparaat, kunt u dit eerder geconfigureerde apparaat selecteren in de vervolgkeuzelijst Als u nieuwe MFP's toevoegt, kopieer dan de instellingen van. Klik op de knop Toevoegen...> om het apparaat aan de MFP-lijst toe te voegen. 4 Opmerking Het aantal MFP's dat kan worden ingevoerd, is gelijk aan het aantal plaatsen in uw HP DSS-licentie. Boven in het dialoogvenster MFP's toevoegen is het aantal beschikbare plaatsen te zien. 5 Klik op de knop Sluiten om het venster MFP's toevoegen te sluiten. NLWW Kenmerken en opties 11 Een afzonderlijke MFP configureren 1 2 Selecteer de MFP in de lijst op het tabblad MFP-configuratie. Klik op de knop MFP configureren.... Het dialoogvenster dat verschijnt, lijkt op het hoofdconfiguratieinterface. Gebruik dit interface voor het configureren van de digitale verzendinstellingen die specifiek zijn voor dit apparaat. De instellingen op deze tabbladen overschrijven de instellingen in de algemene HP MFP DSS-configuratietabbladen. Opmerking Gebruik dit interface voor het inschakelen van de digitale verzendfuncties voor de afzonderlijke apparaten. Zelfs wanneer een functie op de DSS-configuratietabbladen is ingeschakeld, is het niet ingeschakeld op het apparaat, totdat het is ingeschakeld in de interface MFP's configureren.

10 3 Schakel op het tabblad Verificatie het selectievakje Verificatie inschakelen in het geselecteerde apparaat te verifiëren. Schakel de selectievakjes in naast de functies die u wilt activeren. Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken, moet de gebruiker wel zijn aangemeld. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Standaarddomein het netwerkdomein. Schakel op het tabblad Verzenden naar het selectievakje Verzenden naar inschakelen in en selecteer in de vervolgkeuzelijst s verzenden de optie via de Digital Sending-service. Als u wilt dat de gebruikers hun eigen bericht bij het verzenden kunnen toevoegen en als dit wordt ondersteund door de MFP, klikt u op de knop Geavanceerd en schakelt u het selectievakje Door gebruiker te bewerken in. Schakel op het tabblad Adressering het selectievakje MFP directe toegang tot LDAPadreslijst toestaan in. Selecteer de eerder geconfigureerde LDAP-servers in de vervolgkeuzelijst. Schakel op het tabblad Verzenden naar het selectievakje Verzenden naar secundaire inschakelen in als u gebruikmaakt van de secundaire functie. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Weergavenaam startscherm de weergavenaam voor de secundaire service. Schakel op het tabblad Verzenden naar fax het selectievakje Verzenden naar fax inschakelen in als u gebruikmaakt van de faxfunctie. Zorg dat in de vervolgkeuzelijst Faxen verzenden de optie via de Digital Sending-service is geselecteerd. Schakel op het tabblad Verzenden naar map het selectievakje Verzenden naar map inschakelen in als u gebruikmaakt van deze functie Schakel op het tabblad Verzenden naar Workflows het selectievakje Verzenden naar Workflows inschakelen in als u gebruikmaakt van workflows. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Workflow-groepen de groep met het workflow-menu en formulier dat u hebt gemaakt. 11 Klik op OK om alle wijzigingen op te slaan. 12 Klik op Toepassen om de MFP-configuratieinstellingen op te slaan. Opmerking Deze instellingen worden pas doorgegeven aan de MFP wanneer op de knop Toepassen is geklikt. Gebruik van het tabblad Log Via het tabblad Log hebt u toegang tot het activiteitenlog van de HP DSS. Het log bevat onder andere de volgende gegevens: Ernst Gebeurtenis Tijd Klik op de knop Details om het gelijknamige dialoogvenster weer te geven. Hier vindt u extra informatie over de geselecteerde loggebeurtenis. 12 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW Gebruik van het tabblad Info Op het tabblad Info vindt u informatie over deze HP DSS-versie. De software verwijderen Verwijder de HP DSS-software hieronder beschreven manier. De software verwijderen met behulp van het verwijderprogramma Opmerking Om in Windows 2000 of XP software te kunnen verwijderen, moet u zich aanmelden met de rechten van een systeembeheerder Sluit alle geopende programma's. Ga naar Start, Programma's, Hewlett-Packard, HP MPF Digital Sending-software en klik op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster Verwijderen bevestigen op OK. Het programma wordt nu van uw computer verwijderd. Wanneer het proces is voltooid, moet u wellicht de computer opnieuw opstarten. Software verwijderen met behulp van de functie Software Een andere manier om de Digital Sending-software te verwijderen is via de Windows-functie Software Ga naar Start, Instellingen en klik op Configuratiescherm. Klik op Software. Blader door de lijst met programma's en klik op HP MFP Digital Sending-software. Klik op Verwijderen. NLWW Kenmerken en opties 13 Algeheel overzicht De onderstaande illustratie geeft een netwerk weer dat gebruikmaakt van HP DSS versie 4 Windowsbeheerderssysteem Externe printers TCP/IP-netwerk Webbrowser SMTPgateway LANfaxserver LDAPserver FTPserver Netwerkmappen Onderdelen van een netwerk voor digitaal verzenden Onderdeel Computer met Windows 2000, Windows XP Professional of Windows 2003-server Beschrijving Het systeem van de beheerder bevat de volgende onderdelen: HP DSS versie 4 HP MFP DSS Configuration Utility waarmee digitale verzendfuncties worden geconfigureerd en gecontroleerd wanneer de software is geïnstalleerd. Windows-faxservice, alleen vereist wanneer de faxservice van Windows de methode voor faxoverdracht is. Een faxmodem is dan ook vereist. De HP DSS versie 4 ondersteunt maximaal 250 HP MFP's op dezelfde server. Elke MFP kan afzonderlijk voor alle opties voor digitaal verzenden worden geconfigureerd. De instelling voor gebruikersaanmelding kan ook voor elke MFP afzonderlijk worden geconfigureerd. Met een webbrowser kunt u vanaf elke computer op het netwerk de HP DSS versie 4 en elke MFP die deze gebruikt, via een HP Web Jetadmin-hulpprogramma configureren en controleren. Deze gateway wordt alleen gebruikt voor de digitale verzendopties voor en Internet-fax. Deze server wordt alleen gebruikt voor de digitale verzendoptie LAN-fax. HP DSS versie 4 ondersteunt LDAP, zodat u - en faxbestemmingen op alle directoryservers elders op een netwerk kunt vinden. Met deze server verkrijgt u adressen voor het adresboek van de MFP. MFP-producten Webbrowser SMTP-gateway LAN-faxserver LDAP-server Ondersteuning van oudere versies HP Address Book Manager De HP Address Book Manager (ABM) is een ouder softwareprogramma dat nog steeds wordt ondersteund door de HP DSS versie 4 Met dit programma kunt u het - en faxadresboek configureren dat is opgeslagen op de HP DSS-server en beschikbaar is voor gebruikers van de MFP, in het bijzonder wanneer een onderneming geen andere toegangsmethoden heeft voor adresboekgegevens (zoals een LDAP-server). De ABM biedt u hoofdzakelijk de volgende mogelijkheden: gegevens in de adresboeken van de HP DSS-server weergeven, toevoegen, wijzigen en verwijderen adressen importeren uit andere systemen Deze handleiding bevat beknopte informatie over de wijze waarop u toegang verkrijgt tot de ABM. Raadpleeg het Helpbestand van de ABM voor meer informatie. 14 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW Oudere MFP-modellen HP DSS versie 4 ondersteunt de volgende oudere MFP-modellen: HP 4100mfp-serie HP 9000mfp-serie De volgende nieuwe functies voor digitaal verzenden worden echter niet ondersteund op deze oudere modellen: Map Workflow Secundaire Omgevingen en protocollen Netwerkbesturingssystemen De HP DSS versie 4 wordt rechtstreeks met TCP/IP-netwerken verbonden via een Windowsserver of -werkstation. De module werkt onafhankelijk in de netwerk- en besturingssysteemvereisten die hieronder worden vermeld. Geschikte serverbesturingssystemen: Windows 2000 Professional, Server of Advanced Server Windows XP Professional Windows 2003 Standard Server of Enterprise Server Pentium III of hoger 256 MB RAM (512 MB bij het genereren van OCR-uitvoer) 200 MB ruimte op de harde schijf Cd-romstation Fast Ethernet 100Base-TX, Ethernet 10Base-T of 10Base-2 (BNC) Microsoft Internet Explorer 4 (of hoger) Novell NetWare-ondersteuning Wanneer de HP DSS versie 4 toegang heeft tot Novellbestandsservers, kunt u hiermee bestanden schrijven naar netwerkmappen en via een netwerk faxmappen gebruiken op Novellservers.

11 De Novell-clientsoftware moet op de juiste wijze op het netwerk zijn geïnstalleerd en geconfigureerd voordat u specifieke eigenschappen voor Novell kunt configureren in de HP DSS versie 4 De HP DSS versie 4 biedt alleen ondersteuning voor toegang tot Novell Netware-resources als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: Novell NetWare versie 3.12, 3.2, 4. 11, 4.2 of 5 moet worden uitgevoerd op de Novell NetWare-server en Novell NetWare Client versie 4.6 (of hoger) moet zijn geïnstalleerd op de Windowscomputer die gebruikmaakt van de HP DSS versie 4 NLWW Omgevingen en protocollen 15 Soorten bestemmingen De HP DSS versie 4 kan e- mailberichten die het MIME-protocol (Multipurpose Internet Mail Extension) ondersteunen, verzenden naar internetadressen. Bij de verzending van deze berichten wordt SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) gebruikt. SMTP werkt onafhankelijk van het netwerkbesturingssysteem waarop de server wordt uitgevoerd. Gebruikers kunnen bestemmingen op twee manieren opgeven vanaf het bedieningspaneel: bestemmingen selecteren uit een adresboek handmatig adressen invoeren die voldoen aan het SMTP-protocol Het document dat door de MFP wordt gescand, wordt een bijlage van een bericht. De bijlage kan als een van de volgende bestandstypen worden verzonden:.pdf-bestandsindeling (Portable Document Format).tiff-bestandsindeling (Tagged Image File Format).mtif-bestandsindeling (Multipage Tagged Image File Format).jpeg-bestandsindeling (Joint Photographic Experts Group) De meest gebruikte bestandsindeling voor de bijlagen is PDF. Hiermee kunnen ontvangers de bijlage zowel bekijken als afdrukken. De Adobe Acrobat Reader is vereist. Een gratis exemplaar hiervan is verkrijgbaar op de website van Adobe Systems Incorporated ( com). Als het document uit meerdere pagina's bestaat en wordt verzonden in de TIFF- of JPEGindeling, krijgt de één bijlage voor elke pagina. In deze bestandsindelingen worden bijlagen van één pagina gemaakt en u kunt deze bijvoorbeeld gebruiken voor het scannen van facturen, zodat u ze elektronisch kunt opslaan. Met MTIFF en PDF kunt u meerdere pagina's als één bestandsbijlage verzenden. Opmerking Wanneer u meerdere pagina's in fotokwaliteit verzendt in.tiff- of.mtiff-indeling, kunnen de bijlagen mogelijk niet in elke toepassing worden gelezen. U kunt deze TIFF-bestanden weergeven met Windows Paint. Deze toepassing vindt u in het menu Bureau-accessoires> onder Programma's.. Als de bestandsgrootte voor SMTP wordt overschreden, wordt het bericht verdeeld over meerdere berichten. Dit gebeurt op basis van de limiet in de HP MFP DSS Configuration Utility. 16 Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW Fax Er zijn drie verschillende faxservices beschikbaar voor de HP DSS versie 4 zoals in de onderstaande tabel wordt weergegeven. Met de HP MFP DSS Configuration Utility configureert u de scaninstellingen. Gebruikers kunnen de faxbestemmingen op het bedieningspaneel specificeren door het handmatig invoeren van de faxnummers. Faxmethoden Methode LAN-fax Beschikbare bestandstypen Beschrijving.MTIFF PCL 5 (Printer Control Language 5) (niet-gecomprimeerd) PCL 5 (packbits).mtiff Hiervoor is een LAN-fax en een gedeelde map voor het werkgebied van de fax vereist. Windows 2000/XPfax Hiermee kunt u een faxmodem gebruiken op de computer waarop de HP DSS versie 4 wordt uitgevoerd, zodat die computer fungeert als een gebruiksklare fax-gateway. Hiermee kunt u een Internet-faxaanbieder gebruiken voor de verwerking van faxberichten. Deze aanbieders gebruiken berichten voor het indienen van faxberichten en verzenden deze vervolgens naar een gewoon faxapparaat of naar het e- mailpostvak van een persoon. Internet-fax.TIFF.MTIFF Map Met Verzenden naar map kunt u een document naar een of meer gedeelde mappen zenden. U kunt kiezen uit een lijst met van vooraf gedefinieerde mappen of, wanneer u daartoe gerechtigd bent, via het bedieningspaneel een doelmap specificeren. Workflow Met Verzenden naar workflow hebt u de mogelijkheid om extra informatie aan het gescande document toe te voegen en het geheel naar een opgegeven netwerklocatie te verzenden. Via prompts in het MFP-bedieningspaneel wordt de gebruiker om specifieke informatie gevraagd. De toepassingen van derden die de netwerkmap controleren, kunnen dan de informatie ophalen en ontcijferen en de gevraagde actie op de gescande afbeelding uitvoeren. Verificatie Met de HP DSS versie 4 kunt u MFP's zo instellen dat een gebruiker eerst wordt geverifieerd voor deze gebruik kan maken van enkele of alle functies van Digital Sending. Wanneer de verificatie is ingeschakeld, moet de gebruiker geldige gegevens (zoals een gebruikersnaam en wachtwoord) op de MFP invoeren om toegang te krijgen tot de functies van Digital Sending. Er zijn twee onafhankelijke onderdelen met betrekking tot de verificatie. Ten eerste controleert de MFP de gegevens van de gebruiker met behulp van de geselecteerde verificatiemethode. Vervolgens wordt geprobeerd het adres van de gebruiker te vinden in de database van een LDAP-server, waarbij de instellingen van uw LDAP-server worden gebruikt. Wanneer een van de stappen niet kan worden voltooid, krijgt de gebruiker geen toegang tot de MFPfuncties van Digital Sending. Bij deze twee stappen wordt gebruikgemaakt van twee verschillende technologieën (een Verificatieserver en een LDAP-server). Alleen in het geval van de LDAPservermethode worden beide stappen met behulp van slechts de LDAP-server voltooid. NLWW Verificatie 17 Verificatiemethoden Microsoft Windows Deze methode integreert in het domein van Microsoft Windows. LDAP-server Bij deze methode wordt een LDAPserver gebruikt waarmee de gebruiker wordt geverifieerd en diens adres wordt opgehaald. Novell Client-software De volgende methoden zijn alleen beschikbaar als uw computer de Novell Client-software gebruikt. Novell NDS: deze methode integreert in de Novell Directory Services. Novell Bindery: deze methode integreert in Novell Bindery. Een adres ophalen uit een LDAP-database Als de MFP-gebruiker geldige gegevens heeft ingevoerd en is geverifieerd, moet de HP MFP Digital Sending Software het adres van de gebruiker vaststellen met behulp van de meer tekens totdat een overeenkomst is geverifieerd: opgeslagen in een die in Outlook zijn opgeslagen, zijn beschikbaar voor geverifieerde gebruikers. adressen die rechtstreeks op het bedieningspaneel worden ingevoerd, worden gecached in een privé-adresboek. Persoonlijke adresboeken De HP DSS versie 4 heeft toegang tot de adressen van een geverifieerde gebruiker die zijn opgeslagen in Outlook in de map Contactpersonen. De MFP geeft een lijst met persoonlijke adressen weer, gecombineerd met adressen van andere beschikbare openbare adresboeken.

12 wordt niet ondersteund. het gebruik van de ABM zijn beheerdersrechten vereist. Hewlett-Packard aan en klik op HP Address Book Manager. Het dialoogvenster Address Book Manager wordt geopend. 4 Typ BEHEERDER in het veld Gebruikersnaam. wordt het aantal resterende dagen van de proefperiode weergegeven. Na afloop van de proefperiode wordt de software op non-actief gezet totdat er een geldige licentie is geïnstalleerd. Alle instellingen van de HP MFP DSS Configuration Utility worden bewaard, waardoor de configuratie tijdens de proefperiode weer opnieuw kan worden opgeroepen. Licenties Om de functies van de DSS te kunnen gebruiken, moet u minimaal één licentie voor Workflowproces en Documentbeheer installeren (licenties kunnen worden aangeschaft bij een lokaal verkooppunt van Hewlett-Packard). Deze licenties worden geleverd voor 1, 5, 10, 50 en 250 plaatsen. Met elke plaats kunt u de DSS-functies op één MFPapparaat inschakelen. NLWW HP DSS versie 4 licenties 21 Opmerking U kunt net zo veel licenties installeren als het aantal plaatsen dat u wilt verzamelen, met een maximum van 250 plaatsen. Wanneer door het verwijderen van een licentie het totaal aantal plaatsen minder is dan het aantal MFP's dat u op dat moment hebt geconfigureerd voor de functies van de HP MFP Digital Sending software, moet u MFP's uit de MFP-lijst verwijderen totdat het aantal geconfigureerde MFP's het aantal plaatsen niet meer overschrijdt. Knooppuntvergrendeling Aangeschafte licenties voor Workflow-proces en Documentbeheer kunnen alleen maar worden toegepast op een specifieke DSS 4 server. In dit proces wordt het licentiecertificaat gekoppeld aan een unieke ID van de DSS-server. De unieke ID wordt weergegeven als MAC-adres op het tabblad Info van de HP MFP DSS Configuration Utility. Deze ID wordt gedurende de proefperiode weergegeven. Om uw licentiecertificaat te activeren, moet u het "MAC-adres" van het tabblad Info van de DSSserver opschrijven. Ga vervolgens naar Licenties van eerdere versies DSS versie 4 zal zowel de Toegangsbeveiliging- als de Communicatie-licentietypen ondersteunen die de functies van de eerdere versie van dit product activeerden (3.x). Deze licenties zullen automatisch worden geconverteerd naar licenties voor Workflow-proces en Documentbeheer als deze licenties met versie 4 worden gebruikt. Alhoewel u hiermee de volledige functionaliteit hebt van alle DSS-functies voor huidige MFP-modellen, zullen oudere modellen nog steeds alleen hun oorspronkelijke Digital Sending-functies ondersteunen als deze modellen door DSS versie 4 worden onderhouden. Licenties kunnen worden toegevoegd en verwijderd op het tabblad Algemeen van de HP Configuration Utility. Zie "Gebruik van het tabblad Algemeen" op pagina Hoofdstuk 1 - De HP MFP Digital Sending Software versie 4 NLWW 2 Ondersteuningsprogramma's en procedures Ondersteuningsprogramma's Zie de volgende tabel voor informatie over de programma's die u kunt gebruiken ter ondersteuning van de HP DSS versie 4 Ondersteuningsprogramma's Programma Windows-services Doel 4 starten en stoppen Zie "Starten en stoppen met behulp van Windowsservices" op pagina 24. De HP DSS versie Configuratieopties instellen: HP MFP DSS Configuration Utility de verificatie in- of uitschakelen en de methode instellen digitaal verzenden voor en fax in- of uitschakelen en alle verzendopties configureren de map voor het opslaan van tijdelijke bestanden wijzigen Versienummers voor software en firmware zoeken Beheerdersgegevens en waarschuwingen instellen Opties voor adressering instellen Zie "De HP MFP DSS Configuration Utility gebruiken" op pagina 24. Activiteitenlog Berichten weergeven voor HP DSS versie 4 en elke MFP die dit gebruikt Zie "Werken met de activiteitenlog" op pagina 25. Windows-logbestand Berichten over digitaal verzenden weergeven die zijn gegenereerd door het Windows-besturingssysteem Zie "Werken met het Windows-logbestand" op pagina 26. HP Address Book Manager (ABM) Het ABM-wachtwoord wijzigen De bestemmingen in het openbare adresboek configureren Zie "Werken met de HP Address Book Manager (ABM)" op pagina 26. NLWW Ondersteuningsprogramma's 23 Starten en stoppen met behulp van Windows-services Gebruik de Windows-service om de HP DSS versie 4 te starten en te stoppen. Gebruik de Windows-service om de HP DSS versie 4 service te starten en te stoppen 1 2 Klik op de computer op Start en kies Instellingen. Klik vervolgens op: Configuratiescherm Systeembeheerder Services 3 4 Selecteer HP MFP Digital Sending Software. Klik op de knop Starten, Stoppen of Opnieuw starten. Ga naar Start, klik op Configuratiescherm, Systeembeheerder en vervolgens op Services om vast te stellen of de DSS 4 service is ingeschakeld. Controleer de statuskolom voor de HP MFP Digital Sending het algemeen kan de MFP nog worden gebruikt voor andere functies. fout Geeft een fout aan waarvoor de beheerder moet ingrijpen en mogelijk een erkende HP-dealer moet raadplegen. Opgeslagen gebeurtenissen in het activiteitenlog elke taak voor digitaal verzenden (voor alle soorten bestemmingen) slagen of mislukken van een activiteit uitschakelen en opnieuw opstarten verwijderen van de inhoud van het adresboek systeemfouten Opgeslagen informatie voor elke gebeurtenis ernst van de gebeurtenis (informatie, waarschuwing, fout) gebruiker beschrijving van gebeurtenis datum en tijd aanvullende details (zoals lijsten met bestemming, paginaformaat en -aantal en opmaak) U kunt berichten sorteren op het type informatie (bijvoorbeeld op ernst, zodat alle foutberichten bovenaan verschijnen). Klik hiervoor bovenaan in de kolom met de informatie. De activiteitenlog bekijken voor de HP DSS versie 4 en alle MFPproducten Start de HP MFP DSS Configuration Utility. Klik op het tabblad Log. Er verschijnen berichten voor de HP DSS versie 4 en alle MFP-producten. Schakel het selectievakje Vermeldingen in. NLWW Werken met de activiteitenlog 25 De activiteitenlog voor een afzonderlijke MFP weergeven Start de HP MFP DSS Configuration Utility. Klik op het tabblad MFP-configuratie. Selecteer de gewenste MFP. Klik op MFP configureren... Klik op het tabblad Log. Werken met het Windows-logbestand Met het logbestand dat u kunt openen via de module Logboeken van Microsoft, kunt u alle gebeurtenissen in het Windows-besturingssysteem volgen die betrekking hebben op digitaal verzenden. De logboekservice start automatisch wanneer u de HP DSS-servercomputer start. Het logbestand openen Klik op de computer op Start en kies Instellingen. Klik op Configuratiescherm en vervolgens op Systeembeheerder. Klik op Logboeken en kijk in de logboeken van de toepassing of van het systeem.

13 Werken met de HP Address Book Manager (ABM) De ABM is een oudere toepassing die nog steeds wordt ondersteund voor de HP DSS v. 4 U kunt met deze toepassing het - en faxadresboek configureren, evenals op de DSS-server opgeslagen privé-adresboeken voor geverifieerde gebruikers. Zie het Helpbestand van de HP Address Book Manager voor uitgebreide informatie over het gebruik van de ABM. Opmerking ABM moet afzonderlijk zijn geïnstalleerd. Plaats de cd voor de HP DSS-toepassing in het cd-romstation, ga naar de map ABM en voer Setup.exe uit. De ABM openen 1 Klik op de computer op Start en kies Programma's. Ga naar Hewlett-Packard, de programmagroep Address Book Manager en klik vervolgens op HP Address Book Manager. Het dialoogvenster HP Digital Sender Login wordt geopend. In het veld Digital Sender-naam of het veld IP-adres voert u de DNS-naam of het IP-adres van de HP DSS-server in. Typ in het veld Gebruikersnaam de naam hoofdvenster voor de ABM wordt geopend Hoofdstuk 2 - Ondersteuningsprogramma's en procedures NLWW 3 Problemen oplossen Inleiding Dit hoofdstuk biedt aanwijzingen voor het oplossen van problemen die kunnen optreden wanneer u de HP DSS versie 4 of de HP MFP DSS Configuration Utility gebruikt. Dit hoofdstuk bevat de volgende gedeelten: "Bronnen voor informatie over problemen" op pagina 28 "Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden" op pagina 29 "Berichten van het Windows-logboek" op pagina 33 "Berichten op het bedieningspaneel" op pagina 35 "Berichten van de HP MFP DSS Configuration Utility" op pagina 38 NLWW Inleiding 27 Bronnen voor informatie over problemen Bronnen voor informatie over problemen Bron Online Helpsysteem van MFP Berichten van de activiteitenlog Beschrijving De MFP's beschikken over een online Help-systeem dat aanwijzingen biedt voor het oplossen van veelvoorkomende problemen. Druk op? op het bedieningspaneel om de Help te openen. De activiteitenlog is een registratie van digitale verzendingen en vormt waarschijnlijk uw beste programma voor probleemoplossing. Het logbestand bevat informatie-, waarschuwings- en foutberichten waarmee u problemen kunt oplossen. Raadpleeg de volgende bronnen: "Werken met de activiteitenlog" op pagina 25 voor informatie over de wijze waarop u de activiteitenlog opent en gebruikt het Help-bestand van de HP MFP DSS Configuration Utility voor een lijst met berichten en aanbevolen acties Het logbestand is een registratie voor de HP DSS v. 4 die op de Windowsservercomputer wordt uitgevoerd. Raadpleeg de volgende bronnen: "Werken met het Windows-logbestand" op pagina 26 voor informatie over de wijze waarop u het logbestand opent "Berichten van het Windows-logboek" op pagina 33 voor een lijst met berichten en aanbevolen acties Er verschijnen berichten op het bedieningspaneel van de MFP om problemen met digitaal verzenden te rapporteren. Raadpleeg de volgende bronnen: "Berichten op het bedieningspaneel" op pagina 35 voor een lijst met berichten en aanbevolen acties Wanneer een probleem optreedt, verschijnen berichten in de HP MFP DSS Configuration Utility. Raadpleeg de volgende bronnen: "Berichten van de HP MFP DSS Configuration Utility" op pagina 38 voor een lijst met berichten en aanbevolen acties U kunt meldingen ontvangen wanneer problemen met digitaal verzenden optreden. Zie "Gebruik van het tabblad Algemeen" op pagina 3 Berichten van het logbestand Berichten op het bedieningspaneel Berichten van de HP MFP DSS Configuration Utility Waarschuwingsmeldingen 28 Hoofdstuk 3 - Problemen oplossen NLWW Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden Raadpleeg de volgende tabel bij het oplossen van problemen met digitaal verzenden. Controleer altijd wanneer er problemen optreden of er berichten op het bedieningspaneel, in het logbestand of in het activiteitenlogboek staan. Hier volgt uitleg over de berichten: Berichten op het bedieningspaneel"berichten op het bedieningspaneel" op pagina 35 Berichten van het logbestand--"berichten van het Windows-logboek" op pagina 33 Berichten van de activiteitenlog--help-bestand voor de HP MFP DSS Configuration Utility Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden Probleem De afbeeldingskwaliteit is laag Beschrijving en acties Controleer of er niet al een pagina op de glasplaat ligt wanneer de gescande pagina's leeg of wit zijn of herhaalde patronen hebben. Controleer of het document dat u probeert te verzenden, op de juiste wijze in de automatische documentinvoer (ADI) of op de glasplaat is geplaatst. Zorg dat de glasplaat schoon is. Maak de glasplaat schoon met een droge, zachte doek wanneer deze vuil is. Verhoog de standaardresolutie met de HP MFP DSS Configuration Utility. De MFP verzendt de taken Mogelijk hebt u een instelling geselecteerd waarbij het document in een groot bestand wordt omgezet, dat langzaam wordt verzonden (u hebt erg langzaam bijvoorbeeld een hoge resolutie of een kleurenscan ingesteld). Probeer een andere instelling als u het verzendproces wilt versnellen (bijvoorbeeld standaardresolutie of zwart-wit). HP DSS v. 4 werkt zeer langzaam Mogelijk worden te veel programma's op de computer uitgevoerd. Probeer programma's die u niet gebruikt, te sluiten. U kunt de computer ook opnieuw opstarten. Er is mogelijk niet genoeg ruimte beschikbaar op de harde schijf van de computer. Maak ruimte vrij op de computer door niet-vereiste bestanden te verwijderen. Mogelijk zijn de gegevens op de harde schijf van uw computer gefragmenteerd. Voer het defragmentatieprogramma van het systeem uit. Misschien moet u een defragmentatieprogramma installeren op uw Windows-servercomputer. Zie de documentatie bij Windows voor meer informatie. Na het configureren van de Zet de MFP uit en weer aan. MFP lijkt het digitale verzenden niet te werken NLWW Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden 29 Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden (vervolg) Probleem Een is niet op het adres aangekomen Beschrijving en acties Verzend het bericht opnieuw wanneer u het adres op het bedieningspaneel hebt getypt. Zorg dat u het adres juist typt (geen spaties, wel en de vereiste punt). Verzend het bericht opnieuw en zorg dat u de naam op de juiste wijze hebt ingevoerd in het veld Van:. Hierdoor weet u zeker dat het bericht niet wordt geweigerd en dat u een bericht ontvangt wanneer de verzending van de e- mail mislukt. Controleer of de server actief is. Klik hiervoor op de knop Test op het tabblad in de HP MFP DSS Configuration Utility. Controleer of de configuratie voor het digitale verzenden van juist is door een testbericht naar uzelf te sturen. Controleer of in het geretourneerde bericht (als u dit hebt ontvangen) staat waarom het bericht niet is aangekomen.

14 Powered by TCPDF ( Als de bijlage te groot was om te verzenden, kunt u dit op de volgende manier oplossen: ga naar de HP MFP DSS Configuration Utility en vervolgens naar het dialoogvenster Bewerken van de SMTP-gateway; hier kunt u de maximale bestandsgrootte verkleinen. Ook kunt u de maximale grootte die de e- mailserver accepteert, vergroten. (Raadpleeg de serverdocumentatie voor hulp bij dit onderwerp. ) bedieningspaneel hebt getypt. Zorg dat u het faxnummer juist invoert. Een faxverzending is niet op de bestemming aangekomen Verzend het document opnieuw wanneer u het faxnummer op het Het ontvangende faxapparaat is uitgeschakeld of in het apparaat is een fout opgetreden (er zit bijvoorbeeld geen papier in de invoerlade of de toner is op). Neem contact op met de ontvanger. Het systeem kan bezig zijn met het verzenden van andere faxen of wacht totdat andere faxnummers opnieuw zijn gekozen. Het maximum aantal faxverzendingen in de wachtrij kan zijn bereikt. Wacht even en probeer het vervolgens opnieuw. Controleer de faxberichten die zijn geretourneerd (bijvoorbeeld berichten in uw postvak of afgedrukte verzendrapporten wanneer deze rapporten beschikbaar zijn bij uw faxservice). Controleer de activiteitenlog in de HP MFP DSS Configuration Utility voor informatie over de verzending. Controleer alle logbestanden die door de door u gebruikte faxservice worden gemaakt: LAN-faxservice: activiteitenlog van LAN-faxserver Windows 2000/XP-fax: Windows-logbestand Internet-fax: logbestand dat wordt beheerd door de Internet Service Provider (ISP) voor uw account 4 via het netwerk toegang heeft tot de werkmap (algemene map) die is ingesteld in de HP MFP DSS Configuration Utility. Controleer of er een meldingsrapport is op de MFP, als u de optie om meldingen af te drukken hebt geselecteerd. Controleer bij gebruik van een LAN-fax of de HP DSS v. Het adres Van: kan niet worden gespecificeerd Verificatie is niet ingeschakeld voor de MFP. Schakel de verificatie uit zodat u gegevens kunt invoeren in het veld Van:. Configureer de optie voor het verzenden van zodanig dat altijd een standaardafzender wordt gebruikt. 30 Hoofdstuk 3 - Problemen oplossen NLWW Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden (vervolg) Probleem Vanwege een netwerkprobleem is een eerder gescand document niet ontvangen Beschrijving en acties Zodra het document geheel is gescand, wordt de inhoud opgeslagen in de MFP totdat een geslaagde verbinding met de HP DSS v. 4 is gemaakt. Wanneer de communicatie opnieuw tot stand wordt gebracht, wordt de verwerking voltooid. Als de stroom van de MFP wordt uitgeschakeld, blijft het document opgeslagen op de harde schijf. Totdat er contact wordt gemaakt met de HP DSS v. 4 worden geen nieuwe taken voor digitaal verzenden geaccepteerd. Probeer de taak later te verzenden. Controleer of HP DSS v. 4 is ingeschakeld. Wanneer het document de HP DSS v. 4 heeft verlaten, worden eventuele verzendfouten gemeld door de SMTP-gateways. Als het document naar de SMTP-server is verzonden, worden s met verzendfouten gestuurd naar het adres in het veld Van: van het oorspronkelijke bericht. Als door de gebruiker opgegeven adressen in het veld Van: niet zijn toegestaan, worden foutberichten verzonden naar het adres dat u opgeeft. Controleer of het geretourneerde e- mailbericht informatie over het probleem bevat. Controleer of HP DSS v. 4 is ingeschakeld. Een foutbericht dat aangeeft dat een taak is mislukt, verschijnt op het bedieningspaneel Als er onvoldoende schijfruimte is om het gescande document op de harde schijf van de MFP op te slaan, wordt de scanbewerking beëindigd. De schijfruimte wordt gebruikt voor privé-taken, vastgehouden taken en berichten die nog niet zijn verzonden naar de HP DSS v. 4 Taken die wachten op verzending worden op de schijf opgeslagen. Probeer de taak later te verzenden. Verhoog de beschikbare schijfruimte. Opmerking: Wanneer u bestanden van de harde schijf van de MFP verwijdert, kan onvoorspelbaar gedrag optreden. Er kunnen bijvoorbeeld berichten verloren gaan zonder dat de afzender een melding ontvangt. Alle taakgegevens op de harde schijf worden automatisch verwijderd De stroom van de MFP wordt uitgeschakeld tijdens wanneer de MFP wordt uitgeschakeld. het verzenden Verzend het document opnieuw. De gebruiker heeft een Als het bericht aankomt, kan de ontvanger het bericht niet ongeldig adres beantwoorden. Als het bericht niet aankomt, wordt geen foutbericht opgegeven in het veld Van: ontvangen. Verzend het bericht opnieuw met een geldig adres in het veld Van:. Schakel Verificatie in. Een of meer adressen in De SMTP valideert adressen alleen als deze op de lokale SMTPhet veld Aan: zijn ongeldig gateway staan. Anders wordt de validatie uitgevoerd op een gateway die zich verder in het proces bevindt. De HP DSS v. 4 genereert foutberichten aan de afzender wanneer de SMTP een fout met betrekking tot een 'onbekende gebruiker' aantreft. Als later ongeldige adressen worden aangetroffen, worden berichten door andere SMTP-servers gegenereerd. Voer een correct adres in. HP DSS v. 4 genereert een fout tijdens het verwerken van een Het contact tussen de HP DSS v. 4 en de SMTP-server wordt verbroken De HP DSS v. 4 genereert een bericht aan de afzender, dat aangeeft dat een onherstelbare fout is opgetreden. Verzend het document opnieuw. Voordat het scanproces begint, maakt de HP DSS v. 4 contact met de SMTP-gateway om te controleren of deze beschikbaar is. Als deze niet beschikbaar is, wordt de taak niet voortgezet. Als het contact wordt verbroken, probeert de HP DSS v. 4 met intervallen de verbinding te herstellen. Na een bepaalde tijd wordt een foutbericht in het activiteitenlogboek geplaatst. Controleer of de SMTP-server actief is. Controleer of het netwerk goed werkt. Selecteer een andere SMTP-server. NLWW Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden 31 Veelvoorkomende problemen met digitaal verzenden (vervolg) Probleem Taak wordt gescand maar niet afgedrukt Beschrijving en acties Controleer of de externe printer on line is. Controleer of het papier van de externe printer niet op is. Controleer of het papier in de externe printer het correcte type/formaat is. Controleer of het printerstuurprogramma is geïnstalleerd. Controleer of het printerstuurprogramma niet een andere naam heeft gekregen. Controleer of er niet een fout is opgetreden in het printerstuurprogramma. De taak wordt afgedrukt, maar niet zoals het hoort De taak bereikt de FTPbestemming niet De stuurprogramma-instellingen zijn onjuist. Controleer of het netwerk goed werkt. Controleer of de aanmeldingsgegevens juist zijn. Controleer of de directory bestaat. Controleer of u de juiste bevoegdheden hebt voor het wijzigen van de directory. Controleer of u de juiste bevoegdheden hebt om naar de directory te schrijven. De taak bereikt de doelmap niet Controleer of de map bestaat.