Beleidsplan ZPCH Van spartelen tot topsport II Werkgroep Beleidsplan Definitief, versie 1.0

Transcriptie

1 Beleidsplan ZPCH Van spartelen tot topsport II Werkgroep Beleidsplan Definitief, versie 1.0

2 Inhoudsopgave Deel I - Inleiding... 3 Waarom dit beleidsplan?... 3 Doel van het beleidsplan... 3 Opbouw van het beleidsplan... 5 Hoe is dit plan tot stand gekomen... 5 Deel II - Analyse... 6 Wie zijn wij?... 6 Sterktes en zwaktes... 6 Imago... 8 Ambities... 9 Deel III- Activiteitenplannen Sponsorcommissie Werkgroep Swim the Ring Werkgroep Financiën en contributiesystematiek Commissie voorbereiding Huis van de Sport Werkgroep kaderwerving en opleiding Werkgroep ledenwerving en ledenvolgsysteem Werkgroep ontwikkelen nieuwe formules en producten Deel IV Afdelingsplannen Deel I - Inleiding ZPCH

3 Deel I - Inleiding Waarom dit beleidsplan? Voor u ligt het beleidsplan Van spartelen tot topsport II van de Zwem- en polovereniging Hoofddorp (ZPCH). Dit plan is de opvolger van het beleidsplan Van spartelen topsport d.d. 23 november Gedurende de laatste jaren zijn er vele ontwikkelingen op sportgebied in gang gezet in de Haarlemmermeer. De meest in het oog springende voor de zwemsport is het besluit om een Huis van de Sport en het Nationaal Trainingscentrum Synchroonzwemmen in de Haarlemmermeer te vestigen. Daarnaast werd in februari 2009 de beleidsnota Sport in een beweeglijk perspectief ( ) vastgesteld, waarin de gemeente Haarlemmermeer haar ambities verwoordt met betrekking tot topsport en breedtesport. Tot slot verscheen het Olympisch Plan 2028 een plan waar de gemeente Haarlemmermeer nadrukkelijk bij wil aanhaken. Met dit beleidsplan wil ZPCH inspelen op deze ontwikkelingen. Bij het opstellen van dit plan hebben wij onze missie, zoals uiteengezet in het vorige beleidsplan, nog eens tegen het licht gehouden. Wij zijn hierbij tot de conclusie gekomen dat die missie nog niets aan kracht en waarde heeft ingeboet, en nog steeds een waardevolle leidraad (kan zijn) is bij het bijdragen aan het verwezenlijken van een gezond sportklimaat in de Haarlemmermeer. Als uitdrukking van die continuïteit in ons denken en onze brede benadering van het begrip sport en haar functie in onze samenleving hebben wij er dan ook voor gekozen om aan te sluiten bij het motto van ons vorige beleidsplan, en het voorliggende beleidsplan Van spartelen tot topsport II te noemen. Doel van het beleidsplan Het doel van dit beleidsplan is, in de eerste plaats, het creëren van duidelijkheid richting alle belanghebbenden bij onze vereniging (onze leden, de gemeente, (potentiële) sponsors en andere externe partijen). Wij willen met dit beleidsplan laten zien wie wij zijn; wat onze visie, ambitie en doelstellingen zijn; hoe wij deze willen verwezenlijken; en hoe wij denken hiermee te kunnen bijdragen aan een gezond sportklimaat in de Haarlemmermeer. In de tweede plaats dient dit beleidsplan als uitgangspunt voor het formuleren van het verenigingsbeleid. ZPCH biedt diverse zwemdisciplines aan, verzorgd door vier afdelingen: elementair zwemmen en vaardigheid (EL/VA), waterpolo (WP), wedstrijdzwemmen (WZ) en synchroonzwemmen (SZ). Hoewel verschillend van karakter en cultuur stellen alle afdelingen zich hetzelfde ten doel: het aanbieden van een hoogwaardig trainings- en wedstrijdprogramma. Hierbij hebben zij te maken met dezelfde parameters, zoals een gezonde financiële positie, een evenwichtig ledenbestand, een toegankelijke/courante infrastructuur en een stabiel en hoogwaardig kader. Deze samenhang kan visueel als volgt worden weergegeven: 3 Deel I - Inleiding ZPCH

4 SZ WP Afdelingsplan Wedstrijdprogramma Trainingsprogramma Accomodatie Materialen Financiën Ledenwerving Communicatie Kader Wedstrijdprogramma Trainingsprogramma Accomodatie Materialen Financiën Ledenwerving Communicatie Kader Interne Samenwerking Plan Kaderwerving-en Media-en Communicatieplan Sponsorplan Financiëel plan Ledenwervingsplan Opleidingsplan Afdelingsplan Accomodatie Materialen Financiën Ledenwerving Communicatie Kader Wedstrijdprogramma Trainingsprogramma Accomodatie Materialen Financiën Ledenwerving Communicatie Kader Wedstrijdprogramma Trainingsprogramma WZ EL & VA In de derde plaats dient dit beleidsplan als uitgangspunt voor het formuleren van afdelingsbeleid. Binnen het verenigingsbeleid vinden de beleidsdoelstellingen van de afdelingen hun plaats. Elke afdeling formuleert in haar eigen beleidsplan haar eigen ambities, doelstellingen etc., en geeft daarin aan welke (en hoeveel) mensen, middelen en organisatievormen nodig zijn om die ambities en doelstellingen te realiseren. Dit afdelingsplan wordt vervolgens in het beleidsplan van de vereniging ingebracht. Bij het tot stand komen van het verenigingsbeleidsplan en de beleidsplannen van de afdeling is sprake van een wisselwerking. Enerzijds bepaalt elke afdeling afzonderlijk vanuit haar eigen specifieke discipline haar positie, maar anderzijds blijft het beleidsplan van de vereniging kaderstellend. De resultante van deze wisselwerking vindt zijn beslag in het interne samenwerkingsplan, dat op zijn beurt weer is onderverdeeld in deelplannen voor de kernparameters (zie plaatje structuur ZPCH). In de vierde plaats dient dit beleidsplan als toetsend kader voor de implementatie van zowel de verenigings- als de afdelingsplannen. De structuur zoals hiervoor geschetst biedt de mogelijkheid om 4 Deel I - Inleiding ZPCH

5 per jaar te kijken in hoeverre de doelstellingen zijn gehaald, en of wij als vereniging nog op koers liggen voor wat betreft onze doelstellingen op langere termijn. Opbouw van het beleidsplan Het beleidsplan is als volgt opgebouwd. In Deel II presenteren wij een analyse van onze positie in het krachtenveld waarin wij als ZPCH opereren. Wij schetsen hierin een beeld van onze vereniging, en analyseren wat wij als onze sterke en zwakke punten zien. Daarna vergelijken we ons huidige imago met het door ons gewenste imago. Hoe worden we gezien, en hoe zouden we willen dat we worden gezien? Tenslotte formuleren we onze ambities voor de komende vijf jaar. In Deel III gaan we in op de diverse actieplannen die we de komende vijf jaar willen realiseren: een media/communicatieplan, een sponsorplan, een financieel plan, een kaderwerving- en opleidingsplan en een ledenwervingplan. Per plan zullen we aangeven welke acties zullen worden uitgevoerd, wanneer, hoe en door wie, en wie als procesbewaker zal optreden. In Deel IV zijn de beleidsplannen van de verschillende afdelingen opgenomen. Hoe is dit plan tot stand gekomen Dit plan is volgens de methode Clubkoers ontwikkeld. Deze methode is door Robin Reverda van de KNZB gefaciliteerd. Sportservice Haarlemmermeer heeft met Daniëlle Klijnsma en Anousjka van Exel ondersteuning geleverd. De Beleidscommissie bestond uit de volgende personen: Naam Freek Kroon André Schrander Sjaak Kagchelland Huuc Maat Anne Marie Swart Maria van Egmond Dennis Jonker Wim van der Heijden Functie Bestuurslid Diplomazwemmen Bestuurslid Waterpolo Bestuurslid Wedstrijdzwemmen Bestuurslid Synchroonzwemmen Commissielid Diplomazwemmen Hoofdtrainer Waterpolo Trainer Wedstrijdzwemmen Commissielid Synchroonzwemmen 5 Deel I - Inleiding ZPCH

6 Deel II - Analyse Wie zijn wij? Zoals opgemerkt in de inleiding sluiten wij in dit beleidsplan voor wat betreft visie en missie aan bij de inhoud van het beleidsplan In dit plan werd de visie van ZPCH als volgt verwoord: In een gemeenschap die steeds losser en ongezonder wordt wil ZPCH kinderen, jeugdigen en volwassenen een honk bieden waar zij elkaar kunnen ontmoeten en stimuleren om met elkaar zwemsport te beleven op een niveau van recreant tot topsport ZPCH wil deze visie gestalte geven in de vorm van het betaalbaar aanbieden van een zwemcarrière startend met basiszwemvaardigheid, en gevolgd door gevorderde zwemvaardigheid en/of sporten op wedstrijdniveau in de takken waterpolo, wedstrijdzwemmen of synchroonzwemmen. ZPCH wil zich hierbij onderscheiden van andere zwemverenigingen door prestaties van haar leden als een collectieve verdienste te laten ervaren, zowel bij individuele als teamprestaties, en wil in absolute zin een voortdurend groeiend sportief niveau realiseren. ZPCH herkent zichzelf als vereniging in de volgende karakteristieken: Opererend vanuit een niet-commercieel oogmerk; Waar vanuit de basis van de breedtesport ook topsport bedreven wordt; Waarbinnen de taken worden uitgevoerd door een mix van vrijwillig en professioneel kader; Een vereniging met een menselijke maat ; Een sterke merknaam plaatselijk geworteld maar met een landelijke uitstraling. Voorwaarden om dit karakter te behouden zijn in eerste aanleg: Een stabiel bestuur en dito organisatie (bestuurscommissies, afdelingen en overige commissies) Een goed relatiebeheer, zowel intern (leden) als extern (gemeente, sponsors, KNZB etc.) Een gediversifieerde financieringsstructuur (contributies, subsidies en derde geldstroom) Een betaalbaar, hoogwaardig product (diploma-, trainings- en wedstrijdprogramma) Dit alles dient in een sterke onderlinge samenwerking tot stand te worden gebracht. Sterktes en zwaktes Om een beleid te maken voor de aankomende jaren, is het van groot belang om eerst een analyse te maken van onze huidige positie als vereniging in zijn totaliteit. Het het analyseren wat wij als onze sterke en zwakke punten zien, is van groot belang om te bepalen welke acties noodzakelijk zijn in de nabije toekomst. 6 Deel II - Analyse ZPCH

7 Sterke punten Zwakke punten We zijn goed in staat om geplande (sport)activiteiten uit te voeren. We zijn goed in staat om innovatieve voorstellen te bedenken. Het bestuur van onze vereniging is een hecht team. We kunnen aangeven waarin onze vereniging zich onderscheidt van anderen. We geven alle ruimte voor groei ambities. We beschikken niet over gegevens van potentiële relaties en sponsoren. Onze vereniging is op dit moment nog niet in staat de relaties met leveranciers en sponsors op een goede wijze te onderhouden. We hebben onze manier van werken onvoldoende vastgelegd in procedures. Bij activiteiten weten we niet goed genoeg hoe we werknemers en vrijwilligers moeten mobiliseren. Onze vereniging heeft niet voldoende goede accommodatie Subsidies en sponsoring Samenwerking; bedrijven, scholen, bso, zorg en gezondheid Media Maatschappelijke betrokkenheid Evenementen Bezuinigingen Tarieven Accommodatie Veel concurrenten sport aanbod Vaste tijden per activiteit in zwembad Kansen Bedreigingen 7 Deel II - Analyse ZPCH

8 Imago In onderstaande tabel 1 vergelijken we ons huidige imago met het door ons gewenste imago. Hoe worden we gezien, en hoe zouden we willen dat we worden gezien? Het spreekt voor zich dat de hiaten tussen deze twee een uitdaging vormen om met name door uitvoering van dit beleidsplan van het huidige tot het gewenste imago te komen. Huidig imago ZPCH Gewenst imago ZPCH Familie Plezier Sterk merk (ZPCH) Trendsetter Staat voor groei Voor iedereen toegankelijk Blijven ontwikkelen Gaat met de tijd mee Verrassend Gezelligheid Herkenbaarheid Weinig avontuurlijk Sportief Vertrouwde uitstraling Kwaliteit Open Eerlijk Traditie Veel mogelijkheden voor iedereen Grote vereniging Sterke structuur /goed georganiseerd Sportief Gezond Energiek Voor iedereen Topsport voor ambitieuze leden Topmerk in zijn tak van sport Herkenbaar Sportief Naam trekt mensen, bedrijven en activiteiten naar de vereniging Overwinningen vieren Gezelligheid Onderscheidend van de rest Top of the bill Kwaliteit Sportiviteit Diversiteit Groei maar geleidelijk Van recreatief tot topsport Een leven lang Blijven vernieuwen Voor iedereen door iedereen Aantrekkingskracht 1 De tabel is het resultaat van de gezamenlijke visie van de beleidscommissie, opgesteld volgens de methode Clubkoers. 8 Deel II - Analyse ZPCH

9 Ambities Tenslotte formuleren we hierbij vanuit alle vier de afdelingen onze ambities voor de komende vijf jaar. De ambities op diverse gebieden. Niet alleen onze sportieve ambities, maar zeker ook op gebied van groei, doelgroepen, aanbod en verdere randvoorwaarden om uiteindelijk onze sportieve ambities gestalte te kunnen geven. Doelstellingen sportieve ambitie: (SMART, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) 1. Vanaf 2011 wil ZPCH bij WZ in 7 jaar, 5 plaatsen bij de beste 16 op de willekeurige NK s, NJK s en Speedo jaargang finales. 2. Vanaf 2011 wil ZPCH bij WZ de komende 7 jaar, ieder jaar één extra zwemmer leveren aan (regio) talenten centra vanuit het meerjaren opleidingsplan zwemmen. 3. Vanaf 2011 wil ZPCH bij WP in 5 jaar, spelen op 2 e klasse bondsniveau met de heren senioren, dames op bondsniveau. 4. Vanaf 2011 wil ZPCH bij WP de komende 5 jaar, het meerjaren opleidingsplan implementeren bij de jeugdafdeling. 5. Vanaf 2011 wil ZPCH de komende 5 jaar, hofleverancier zijn en blijven van het synchroon zwemmen bondsprogramma (senioren en jong oranje). 6. Vanaf 2011 wil ZPCH bij SZ de komende 5 jaar, medaille kandidaten leveren voor NK s, NJK s en Synchro Beat Age Vanaf 2011 wil ZPCH de komende 5 jaar, leverancier zijn van leden die deelnemen aan EK s, EJK s, WK s, WJK s en OS. 8. Vanaf 2011 wil ZPCH dat de komende 5 jaar bij elementair zwemmen, van iedere 100 kinderen die beginnen met A-diploma, er 95 kinderen doorstromen naar B-diploma en 60 doorstromen naar het C-diploma. 9. Vanaf 2011 wil ZPCH dat de komende 5 jaar bij elementair zwemmen er van iedere 100 kinderen die met A-diploma beginnen er 20 kinderen doorstromen naar de zwemtakken binnen ZPCH. Doelstellingen groei ambitie: (SMART, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) 1. In 2016 is bij WZ het ledenaantal gegroeid van 70 naar 100 leden. 2. In 2016 is bij WP het ledenaantal gegroeid van 145 naar 200 leden. 3. In 2016 is bij SZ het ledenaantal gegroeid van 40 naar 60 leden. 4. In 2016 bij DZ het ledenaantal stabiliseren op 200 afzwemmers ABC. Het aantal vaardigheidszwemmers verhogen van 40 naar In 2016 is er bij ZPCH een combinatiefunctionaris in dienst voor 0,5 fte in functie als verenigingsmanager. 6. In 2013 wil ZPCH voldoende kader (1/6) werven en opleiden middels een opleidingsplan ( ontwikkelen en implementeren opleidingsplan). 9 Deel II - Analyse ZPCH

10 Doelstellingen doelgroepen & aanbod ambitie: (SMART, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) 1. In heeft ZPCH een combinatiemogelijkheid gecreëerd en geïmplementeerd voor diplomazwemmers ABC en de sportafdelingen. 2. In 2016 wil ZPCH samenwerken met G sportvereniging en basisscholen in Hoofddorp en Nieuw -Vennep. 3. In organiseert ZPCH een (maatschappelijk evenement) natte sportdag voor de groepen 4-5 en 6 van de basisscholen. 4. In 2014 organiseert (HvdS) ZPCH minimaal een district en/of nationaal evenement. 5. Vanaf organiseert ZPCH per seizoen minimaal één verenigingsbreed evenement. (Mix estafette) Doelstellingen randvoorwaarden ambitie: (SMART, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) 1. In wil ZPCH een sponsorplan ontwikkelen en implementeren. 2. In beschikt ZPCH over een actuele activiteitenkalender (sportspecifiek en verenigingsbreed) 3. In wil ZPCH een media /communicatieplan ontwikkelen (o.a. website) 4. In 2011 wil ZPCH een ledenwervingplan ontwikkelen (voor alle sporttakken). 5. In wil ZPCH een vrijwilligersplan ontwikkelen dat voldoende ondersteunend kader /vrijwilligers oplevert. 6. In heeft ZPCH een opleidingsplan ontwikkeld. 7. In heeft ZPCH een interne samenwerkingsformule ontwikkelt en geïmplementeerd. 8. In januari 2012 zijn de afdelingsplannen aangepast aan het totale beleidsplan. 9. Vanaf wil ZPCH de samenwerking met gemeente, sportservice, exploitant, KNZB behouden, ontwikkelen en versterken. 10 Deel II - Analyse ZPCH

11 Deel III- Activiteitenplannen Uit dit beleidsplan komen een aantal activiteiten naar voren welke noodzakelijk zijn om de plannen te realiseren. De activiteitenplannen geven een planmatige invulling aan deze activiteiten. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat deze plannen opgezet en uitgevoerd gaan worden door afzonderlijke commissies die aan het bestuur rapporteren en deze adviseren. Om de in dit beleidsplan verwoorde ambities te realiseren zijn de volgende commissies/werkgroepen onderkend: 1. Sponsorcommissie; 2. Werkgroep Swim the Ring; 3. Werkgroep Financiën en contributiesystematiek; 4. Commissie voorbereiding Huis van de Sport; 5. Werkgroep kader werving en -opleiding; 6. Werkgroep ledenwerving en ledenvolgsysteem; 7. Werkgroep ontwikkelen nieuwe formules en producten. De activiteiten zullen met de betreffende commissies/werkgroepen worden voorzien van een planning. Sponsorcommissie De sponsorcommissie heeft tot opdracht een structuur neer te zetten waarin: Sponsoren geworven kunnen worden ; Waarbij de wederzijdse plichten vastgelegd worden; De nakoming van deze plichten gewaarborgd wordt; Sponsoruitingen mogelijk zijn. Als deze structuur opgezet is dan kan daadwerkelijke werving van sponsoren plaatsvinden. Werkgroep Swim the Ring Deze werkgroep richt zich op onze relatie met de gemeente. Door het organiseren van evenementen in het kader van de Olympische ambitie van de gemeente Haarlemmermeer, brengen we de ZPCH bij de gemeente in beeld. Een neveneffect van deze activiteiten moet zijn dat onze club aantrekkelijker wordt voor sponsoren. Werkgroep Financiën en contributiesystematiek Deze werkgroep heeft tot taak het bestuur en de ALV te adviseren over de wijze waarop het contributiebedrag tot stand komt en hoe dit in het licht van aanstaande veranderingen die op onze vereniging af komen (zoals nieuwe subsidieregeling, Huis van de Sport, enz.)er in de toekomst uit moet zien. 11 Deel III- Activiteitenplannen ZPCH

12 Commissie voorbereiding Huis van de Sport Deze commissie heeft tot taak een zo goed mogelijke uitgangspositie voor ons te verwerven voor als straks het Huis van de Sport is gerealiseerd. Werkgroep kaderwerving en opleiding Deze werkgroep wordt in het leven geroepen om ons kader kwantitatief op peil te houden en op gebied van kennis en vaardigheden verder te professionaliseren. Door dit op verenigingsniveau te positioneren hopen we van elkaars expertise te kunnen profiteren en een grotere synergie tussen de afdelingen te bereiken. Werkgroep ledenwerving en ledenvolgsysteem Deze werkgroep heeft tot taak alle activiteiten rond de ledenwerving te coördineren en te stroomlijnen. Ook het formuleren van nieuwe activiteiten rond de ledenwerving behoren tot het taakgebied van deze werkgroep. Naast het verkrijgen van nieuwe leden is het belangrijk bestaande leden te behouden, het hebben van een ledenvolgsysteem, kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn. Een ledenvolgsysteem heeft de volgende doelen: Het volgen van de zwemloopbaan van de leden binnen onze vereniging; De tevredenheid van onze leden monitoren en vastleggen; Inzichtelijk maken en bijhouden wanneer terugkoppeling naar leden/ouders is gegeven over (de sportieve) verrichtingen van de leden; Hulpmiddel bij het inschakelen van vrijwilligers (wat doen je ouders, of w at doe jij voor werk?). Het opzetten en onderhouden van een ledenvolgsysteem wordt door de werkgroep uitgewerkt. Werkgroep ontwikkelen nieuwe formules en producten Een van de ambities van dit plan is meer kinderen vanuit het leszwemmen door te laten stromen naar een sportafdeling. Dit kan wellicht worden bereikt door het aanbieden van een nieuw zwemproduct: de mogelijkheid om de vaardigheidsdiploma s in samenwerking met een sportafdeling te halen. Tevens de mogelijkheid bieden om tijdens de beginperiode van het oefenen voor het C- diploma kennis te laten maken met vaardigheid en de 3 zwemsporten Ook zal bij het ABC en vaardigheid gekeken worden naar het aantrekkelijker maken van de producten om beter bestand te zijn tegen de grote concurrentie op dat gebied in Hoofddorp. Te denken valt aan het optimaliseren van de extra aandacht voor de zwakkere kinderen Andere mogelijkheden voor nieuwe producten zijn bijvoorbeeld g-zwemmen en g- waterpolo. 12 Deel III- Activiteitenplannen ZPCH

13 De werkgroep heeft tot taak het bestuur en de ALV te adviseren over deze nieuwe formules/producten en een plan voor de invoering uit te werken. 13 Deel III- Activiteitenplannen ZPCH

14 Deel IV Afdelingsplannen Worden later aangevuld. 14 Deel IV Afdelingsplannen ZPCH