Lokale Schoolzwemkampioenschappen. Draaiboek

Transcriptie

1 Lokale Schoolzwemkampioenschappen Draaiboek

2 Draaiboek organisatie schoolzwemkampioenschappen Inleiding Veel verenigingen organiseren schoolzwemkampioenschappen of zouden dit, in de toekomst graag willen doen. Door een draaiboek te ontwikkelen wil de KNZB deze verenigingen ondersteunen bij de organisatie. Ook voor verenigingen die nog nooit een schoolzwemkampioenschap georganiseerd hebben, wordt het opzetten van een schoolzwemkampioenschap hopelijk eenvoudiger. Dit draaiboek biedt de vereniging hopelijk structuur bij zowel het opzetten van als de organisatie van een schoolzwemkampioenschap. Uiteraard, heeft ieder kampioenschap een uniek karakter. Door het ontwikkelen van een draaiboek wil de KNZB dit niet veranderen. Het is niet de bedoeling om de organisatie of de eigen creativiteit weg te nemen bij de verenigingen. Het is bedoeld als hulpmiddel bij de organisatie van een kampioenschap. Met als belangrijkste doel de organisatorische taken te verduidelijken. Tevens streeft de KNZB naar het opzetten van een landelijke schoolzwemkampioenschap. De opzet hiervan is een piramidaal model (zie figuur). Om te komen tot een landelijke finale is het belangrijk dat verenigingen op de hoogte zijn van het reglement / de spelregels die gehanteerd worden tijdens de provinciale en landelijke finales. Verenigingen kunnen hier op in spelen tijdens de organisatie van de lokale schoolzwemkampioenschappen. Op deze wijze Landelijke finale zijn de lokale kampioenschappen voorbereidend op de provinciale en landelijke kampioenschappen. Op de spelregels wordt later verder ingegaan. Provinciaal SZK Naast dit draaiboek is ook een checklist ontwikkeld die door verenigingen ingevuld en gebruikt kan worden als aanzet voor het dagprogramma. Lokaal SZK Concept Wat houdt een schoolzwemkampioenschap in? En in welke vorm kan een vereniging dit organiseren? Het is belangrijk dat een vereniging kiest hoe het schoolzwemkampioenschap te benaderen. Wordt het gezien als een eendaags evenement? Is het schoolzwemkampioenschap de afsluiting van een aantal kennismakingslessen of trainingen? Of is het schoolzwemkampioenschap een startmoment waarbij kinderen kennismaken met het zwemmen om vervolgens een aantal kennismakingslessen te volgen? Het concept dat hieronder beschreven wordt is het meest uitgebreide concept. Het schoolzwemkampioenschap is, op basis van dit concept, onderdeel van een breed aanbod om kinderen te werven voor de vereniging. Het concept bestaat uit drie fasen:

3 Fase I Fase II Fase III Voortraject Evenement Nazorgtraject / implementatie van nieuwe leden in vereniging Voorbereidende les(sen) of training(en) Lokaal School Zwemkampioenschap Kennismakingslessen Uiteraard is het ook mogelijk om twee fases of één fase aan te bieden in plaats van het gehele concept. De reden waarom de KNZB dit concept beschrijft, is dat zij ervan overtuigd is dat dit concept kinderen het meest aanspreekt en zij op deze wijze op de meest uitgebreide manier kennis maken met de zwemvereniging. Hierdoor wordt de kans op het werven van nieuwe leden groter. Nadat de vereniging besloten heeft in welke vorm zij het schoolzwemkampioenschap aanbieden, kan de organisatie beginnen. Het zal duidelijk zijn dat wanneer er gekozen wordt voor een andere vorm, de organisatie ook anders is. In dit draaiboek wordt uitgegaan van bovenstaand model. Doelgroep Allereerst is het belangrijk dat de vereniging bepaalt voor welke doelgroep het schoolzwemkampioenschap georganiseerd wordt. Het meest voor de hand liggend is dat het evenement georganiseerd wordt voor basisschoolleerlingen in de groepen 3 tot en met 8. De vereniging moet inschatten hoeveel kinderen deel kunnen nemen en welke kinderen / groepen uitgenodigd kunnen worden. De indeling die gehanteerd wordt is: Onderbouw (groep 3 en 4) Middenbouw (groep 5 en 6) Bovenbouw (groep 7 en 8) Het aantal kinderen wat uitgenodigd kan worden hangt af van o.a. het aantal scholen de vereniging wil/kan benaderen, de ruimte in het bad, de mogelijkheden van badhuur en het beschikbare aantal vrijwilligers. Programma Nadat is vastgesteld welke doelgroep deelneemt aan het schoolzwemkampioenschap, moet de vereniging ook bepalen welk programma de deelnemers aangeboden wordt. Het mag duidelijk zijn dat het hier een draaiboek betreft voor een zwemkampioenschap. Uiteraard is het ook mogelijk een schooltoernooi te organiseren voor andere takken van sport, zoals waterpolo. Schoonspringen en synchroonzwemmen lijken minder geschikt voor een schoolkampioenschap. Het is belangrijk dat een vereniging beslist welke nummers er aangeboden worden en voor hoeveel deelnemers er ruimte is in het programma. Welke afstanden worden gezwommen? Welke slagen? en Hoeveel serie worden gezwommen? Zijn er individuele nummers of estafette? Zijn er individuele winnaars of teamwinnaars of een schoolwinnaar? Is er ruimte voor ludieke estafettes? Dit zijn vragen die beantwoord moeten worden door de vereniging.

4 Datum Voor het evenement is het belangrijk dat in een vroeg stadium de datum van het evenement bepaald wordt en bekend gemaakt wordt. Rondom het evenement kan dan een planning gemaakt worden. Wanneer het drie fasen model gebruikt wordt, zal twee weken voorafgaand aan het evenement één of twee keer een training gepland moeten worden. De datum van het evenement zelf kan het best bepaald worden in overleg met de zwemvereniging, de gemeente, scholen en exploitant. Het is van belang dat het evenement bij alle vier de partijen in de planning past. Voor de verenigingen die na het kampioenschap een aantal (3 tot 5) kennismakingslessen aanbieden is het belangrijk dat deze lessen kort na het kampioenschap aangeboden worden. Het motiverende effect is weg, wanneer kinderen pas na een aantal weken, of zelfs na een zomervakantie deze lessen krijgen. Het meest effectief is het wanneer het gehele traject op elkaar aansluit en zich in een redelijk korte tijd voltrekt. Locatie Het merendeel van de schoolzwemkampioenschappen zullen georganiseerd worden in het plaatselijke zwembad. Wel behoort er rekening gehouden te worden met: - voldoende tribuneruimte voor ouders, klasgenoten en andere betrokkenen - kleedruimte, voldoende kleedkamers - grootte wedstrijdbad en benodigde materialen - mogelijkheden tot catering / restaurant - mogelijkheden tot informatiestand van vereniging - afstand school en zwembad Op het moment dat de datum vastgesteld is, zal het zwembad vastgelegd moeten worden. Pas nadat het zwembad akkoord is, kan de datum extern gecommuniceerd worden. Samenwerking Voor de vereniging is het belangrijk om een aantal partners te zoeken. Hierbij kan gedacht worden aan de zwembadexploitant, de basisscholen, de gemeente en/of sponsoren. Het kampioenschap blijft in handen van de vereniging, maar zal in overleg met de partners georganiseerd worden. Het is belangrijk om partners in een vroeg stadium mee te laten praten over de organisatie. Uitnodiging De vereniging zal de uitnodigingen versturen naar de basisscholen. Wanneer de datum bekend is, kan de vereniging reeds een vooraankondiging sturen naar de basisscholen met hierin de datum. Scholen kunnen dan in hun planning rekening houden met het evenement. In de bijlage van dit draaiboek staat een voorbeeldbrief voor de scholen. Wanneer een vereniging naast de vooraankondiging ook een promotieposter of flyer van de vereniging meestuurt, wordt de kans op deelnemers vergroot. Naast de uitnodiging naar scholen moet de vereniging ook een brief opstellen die de school aan de deelnemers en aan de ouders kunnen meegeven waaraan een inschrijfformulier gekoppeld is. Ook hier zijn voorbeelden van opgenomen in de bijlage.

5 Inschrijving en verwerking inschrijving De inschrijving kan op verschillende manieren georganiseerd worden. Een mogelijke inschrijvingsprocedure is als volgt: De scholen informeren de leerlingen over het schoolzwemkampioenschap. De leerlingen krijgen een brief mee, zodat ook de ouders zorgvuldig geïnformeerd worden. Wanneer een leerling deel wil nemen, kan de ouder hem of haar opgeven. De antwoordstrook of het inschrijfformulier wordt dan ingeleverd in de klas. De leraar of lerares verzorgt de totale inschrijving van de klas. Om de inschrijvingen te bevestigingen wordt een bevestigingsbrief teruggestuurd naar de school. Door middel van deze brief wordt ook de leraar of begeleider geïnformeerd over het programma en zijn of haar inzet tijdens het evenement. Op basis van de inschrijvingen zal ook het wedstrijdprogramma gemaakt worden. Over het totale wedstrijdschema wordt de school geïnformeerd. Vervoer Het meest eenvoudig is wanneer de leerlingen op eigen vervoer naar het zwembad komen. De leerlingen kunnen zich melden bij de ontvangsttafel en worden vanuit daar naar de kleedkamer gestuurd om vervolgens naar het bad te kunnen gaan. Het is belangrijk om, door middel van bordjes een duidelijke routing aan te geven. Voor de organisatie is het prettig als zij kunnen aankruizen welke leerlingen reeds aanwezig zijn. Vlak voor aanvang van het evenement weet de organisatie dan of alle deelnemers aanwezig zijn. Het is dus belangrijk dat er actuele deelnemerslijsten zijn. Prijzen bestellen Bij een kampioenschap horen prijzen! De vereniging moet beslissen hoe het kampioenschap vorm krijgt. Zijn er individuele winnaars? Zijn er estafettewedstrijden? Is er een schoolwinnaar? Afhankelijk van de keuze kunnen de prijzen (bekers of medailles) besteld worden voor de nummers 1, 2 en 3. Daarnaast is het leuk als alle kinderen een oorkonde ontvangen, met hierop de gezwommen tijd(en).. Kader / officials Zoals bij elke zwemwedstrijd zijn vrijwilligers nodig bij de uitvoering van het evenement. Tijdens de voorbereiding behoort een inventarisatie gemaakt te worden voor de bemensing van het evenement. Hoeveel vrijwilligers hebben wij nodig en wat zijn hun taken? Hoeveel officials? Wie coördineert? Wie is eindverantwoordelijk? Wie heeft EHBOdiploma? Wie BHV? Welke taken moeten nog meer vervuld worden? En wie kan deze taken voor zijn of haar rekening nemen? Ook hier is een voorstel in de bijlage meegenomen. Coördinatie kampioenschap Het is verstandig om een duidelijke afspraak te maken over wie eindverantwoordelijk is tijdens het evenement. Wie is het eerste aanspreekpunt? Wie neemt beslissingen? Daarnaast is er een begeleider per team aanwezig. Hij/zij zal kinderen begeleiden gedurende de gehele wedstrijd. Prijsuitreiking Een prijsuitreiking is altijd een bijzonder moment, ook tijdens een schoolzwemkampioenschap. Het is leuk als een bijzonder persoon de prijzen uitreikt. Dit is niet altijd eenvoudig om een bekend persoon te regelen, maar wel het proberen waard. Hierbij kan gedacht worden aan een bekende zwemmer of sporter uit de stad, de wethouder of een andere lokale prominent. Spreek duidelijk af wat je van deze persoon verwacht en hoelang hij of zij aanwezig behoort te zijn.

6 Persbericht Om publiciteit te generen voor het evenement is het belangrijk dat de vereniging een persbericht schrijft. Voor de meeste verenigingen zal dit geen nieuwe activiteit zijn. Over het algemeen worden de persberichten 3 tot 4 weken voor het evenement verstuurd naar de pers. Wanneer het een schoolzwemkampioenschap betreft moet vooral ingezet worden op regionale en lokale pers. Begroting Voor elke evenement, en zeker voor een nieuw evenement, is het belangrijk dat een begroting gemaakt wordt. Door zorgvuldig een begroting op te stellen, heeft de vereniging gedurende het project zicht op de financiën. Ook kunnen financiële afweging dan meewegen in een beslissing. Actielijst / checklist Voor de organisatie van een evenement is het prettig om te werken met actielijst of checklist. Een voorbeeld checklist is gemaakt en ter inzage voor de verenigingen. Dagprogramma Voor de dag van het evenement behoort een dagprogramma / programmaboekje gemaakt te worden. Dit programma moet zeer gedetailleerd zijn in personen en in tijd, zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt tijdens de voorbereiding. Trainingen Wanneer de vereniging besluit om voorafgaand aan het schoolzwemkampioenschap trainingen of voorbereidende lessen te organiseren, moet hier in de planning reeds rekening meegehouden worden. Wanneer vinden de trainingen plaats? Welke leerlingen komen wanneer? Wie geeft de trainingen en hoeveel trainers zijn er nodig? Wat wordt er tijdens de trainingen aangeboden? De KNZB heeft hiervoor een voorbereidende les of training ontwikkeld. Deze zijn opvraagbaar bij de KNZB. Kennismakingslessen Na afloop van een schoolzwemkampioenschap kan de vereniging er voor kiezen om geïnteresseerde kinderen in een breder verband kennis te laten maken met de zwemverenigingen. De kinderen kunnen dan ook kennismaken met andere takken van sport. Speciaal voor deze doelgroep heeft de KNZB vijf algemene kennismakingslessen ontwikkeld. Deze lessen zijn gericht op kinderen met weinig zwemervaring en hebben als hoofddoel kinderen op een leuke en plezierige wijze kennis te laten maken met de zwemvereniging. De lessen zijn gratis te downloaden op of aan te vragen op kennismakingslessen@kznb.nl. Door kinderen nog een folluw-up aan te bieden, bestaat de kans dat kinderen eerder lid worden van de zwemvereniging. Per tak van sport is een reeks kennismakingslessen ontwikkeld.