White Paper April Software Asset Management. Belang van Software Compliancy

Transcriptie

1 White Paper April 2010 Software Asset Management Belang van Software Compliancy Author Marc Stuifzand Director Comsoft Direct Flamingoweg EE Schiphol Tel:

2 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Introductie Trends Software compliancy Beheer van softwarelicenties Visie op software beheer Software beheer strategie Vendor strategie De rol van de reseller De voordelen van SAM Software Asset Management in de praktijk Overige content Uitspraken/quotes Marc

3 1. Voorwoord Mijn naam is Marc Stuifzand en ik houd me sinds 1999 bezig met softwarelicenties in de grootzakelijke markt. In toenemende mate zie ik organisaties worstelen met het beheer van hun software assets. Ik ben tot de conclusie gekomen dat er weinig tot geen bedrijven zijn die het echt 100% goed geregeld hebben. Illegaal gebruik van software vormt daarmee niet alleen een groot, maar ook reëel risico. Directies zijn volledig verantwoordelijk voor de software die binnen hun organisatie wordt gebruikt. Zelfs als deze door individuele medewerkers, dus buiten de IT afdeling om, wordt geïnstalleerd. Illegaal softwaregebruik is wereldwijd een groot probleem. In het meest recente rapport van de BSA (Business Software Alliance) doet Nederland het internationaal gezien relatief goed met 28% illegaal gebruik van software. Maar om dat in perspectief te plaatsen: de waarde van deze illegale software bedroeg in 2008 maar liefst 404 miljoen euro! Ik denk dat het voor geen enkel bedrijf acceptabel is als meer dan een kwart van de potentiële omzet simpelweg wordt gestolen. Toch gebeurt dit in de software industrie. Software compliancy, oftewel betalen voor de licenties die je gebruikt, is gewoonweg een must. Organisaties die niet compliant zijn, stellen zich bloot aan grote juridische, financiële en imago risico s. De meeste bedrijven, in ieder geval op board niveau, zeggen dan ook dat ze compliant willen zijn. Maar in de praktijk gebeurt meestal onvoldoende om dat waar te maken. Een treffend voorbeeld hiervan zijn de jaarlijkse overzichten van top IT prioriteiten, waar software compliancy tot nu toe geen rol heeft gespeeld. Compliancy is ondubbelzinnige regelgeving maar de uitvoering is mensenwerk waarbij allerlei menselijke motivaties, of juist een gebrek daaraan, meespelen. Ik zie in de praktijk een aantal redenen waarom veel bedrijven niet compliant zijn op het gebied van softwarelicenties. Om te beginnen is de verantwoordelijkheid vaak niet duidelijk belegd. Organisaties beschikken meestal niet over de juiste tools om software assets te kunnen managen. Daarnaast leeft binnen veel organisaties een vrij negatieve perceptie over software compliancy en daarmee samenhangend Software Asset Management. De algemene indruk: het kost veel tijd en er staat weinig positiefs tegenover. Ik ben er persoonlijk van overtuigd dat dit niet klopt. Het invoeren van structureel Software Asset Management is inderdaad geen kleinigheid. Maar naast controle en risicoreductie biedt het ook grote kansen als managementtool om vraag en aanbod op het gebied van licenties in balans te brengen. Te kunnen sturen op het gebruik van door de organisatie goedgekeurde software in plaats van illegale, slecht beheersbare of vanuit security oogpunt ronduit gevaarlijke pakketten. En last but not least: als randvoorwaarde voor standaardisatie, zoals bekend een belangrijk hulpmiddel voor IT kostenreductie. Ik hoop dat u na het lezen van deze paper nog beter begrip heeft van software compliancy en Software Asset Management en de noodzaak om dit goed te regelen. Verder wil ik u praktische tips geven om Software Asset Management pragmatisch in te richten en in uw organisatie in te bedden. Ik wens u veel leesplezier en legaal softwaregebruik toe! Met vriendelijke groet, Marc Stuifzand Director Comsoft direct bv 3

4 2. Introductie Elke financiële instelling beschikt over een compliance regeling. Deze bevat voorschriften waaraan de in die instelling werkzame personen zich dienen te houden, evenals voorschriften betreffende de wijze van controle op de naleving ervan. Ook veel instellingen die raakvlakken met de financiële sector hebben, zoals pensioenfondsen, hebben een compliance regeling. Een dergelijke regeling bevat bijvoorbeeld voorschriften over de wijze waarop functionarissen voor eigen rekening in effecten mogen handelen, beperkingen in de omgang met zakenrelaties en de omgang met vertrouwelijke informatie. Dit is dus een zeer complete, maar wel ingewikkelde definitie van compliancy. Wat is software compliancy? In de software wereld wordt de term compliancy ook veelvuldig gebruikt, voornamelijk op het gebied van software licenties. Een van de eerste vragen die bij dit onderwerp opkomt, is de vraag wat compliancy eigenlijk inhoudt. We hebben deze vraag aan een aantal IT professionals gesteld en kregen uiteenlopende en soms ronduit verrassende antwoorden. Het meer dan 95% in orde hebben van de benodigde licenties. Voldoen aan de eisen behorende bij licenties en de bedrijfspolicy. Het in orde te zijn met de gebruikte licenties en de aandacht om deze op periodieke basis in orde te zetten. Compliancy is in feite niets meer of minder dan het voldoen aan de eisen die worden gesteld. Dit kan (wettelijke) regelgeving zijn, maar ook de eisen welke door leveranciers worden gesteld aan het gebruik en/of bezit van software. Met andere woorden: het inzichtelijk maken en houden van de situatie rondom licenties. Opvallend zijn ook de verschillen die binnen organisaties leven. Hoe hoger in de organisatie de vraag wordt gesteld, hoe meer men er van overtuigd is dat er binnen de organisatie geen illegale software aanwezig kan zijn. Maar als men systeembeheerders spreekt, dan zijn de antwoorden ineens heel anders. Er gaat dan een heel bijzonder mechanisme spelen. De toplaag vindt dat de illegale software onmiddellijk moet worden uitgebannen en dat het geregeld moet worden, vaak zonder al te veel idee wat een en ander kost. Systeembeheer gaat vervolgens een aantal zaken uitzoeken en moet de oplossing vervolgens intern gaan verkopen wat niet altijd eenvoudig is. Vervolgens moet men kiezen: Wil ik bewust illegaal zijn, wil ik bewust deels legaal - deels illegaal zijn, of ga ik het in een keer regelen en daarmee de bittere pil slikken? 4

5 3. Trends Er is een aantal duidelijke trends te onderkennen, die van invloed zijn op software licenties en de manier waarop deze moeten worden beheerd. Trend: kostenreductie Voor veel organisaties nemen de kosten die gemoeid zijn met bijvoorbeeld ondersteunende processen hand over hand toe. Omdat deze processen niet direct met de core business te maken hebben, wordt relatief gemakkelijk besloten op deze kosten te besparen. De keerzijde van deze medaille: het schrappen van dit soort kosten (en dus bijvoorbeeld niet een sluitend proces voor licentiebeheer hebben) vergroot het risico om de fout in te gaan. De kosten die dan gemaakt moeten worden zijn meestal een veelvoud van de besparingen en goedkoop wordt ineens duurkoop. Het is wel duidelijk dat geen enkele bedrijf of overheidsinstelling met deze zaken in het nieuws wil komen. Er wordt wel eens gezegd dat slechte publiciteit niet bestaat, maar in het nieuws komen met illegaal softwaregebruik vormt daarop beslist een uitzondering. Trend: toenemende softwarekosten Marktanalist Gartner verwacht dat in de toekomst de softwarekosten als percentage van de totale ICT kosten verder zullen toenemen. Dit maakt het nog belangrijker om softwarelicenties beter te managen en bijvoorbeeld vraag en aanbod binnen de organisatie optimaal op elkaar af te stemmen. Trend: overheidsbemoeienis Er ontstaat steeds meer druk vanuit de overheid en marktpartijen om er voor te zorgen dat bedrijven legaal, verantwoord en volgens de regels werken. Voorbeelden hiervan zijn een wet als Sarbanes-Oxley en dichter bij huis de Code Tabaksblat. Deze regels moeten er voor zorgen dat in eerste instantie beursgenoteerde bedrijven hun zaken (de boekhouding dus) goed op orde hebben en dat er geen onregelmatigheden plaats vinden. Hoewel hier soms nog discussie over ontstaat, geldt dit ook voor de inkoop en het gebruik van software. Dit zou vanzelfsprekend voor elk bedrijf moeten gelden. Uiteindelijk draait het om aansprakelijkheid en is de directie verantwoordelijk. Het niet naleven van compliancy regels kan dus grote gevolgen hebben voor de eigenaar, raad van bestuur en raad van commissarissen. Trend: onvoldoende controle Doordat regels complex zijn en, bewust of onbewust, relatief eenvoudig te ontduiken is controle erg belangrijk. Op het gebied van software is dit vaak nog maar heel beperkt geregeld. Hoe weet je bijvoorbeeld hoeveel medewerkers er daadwerkelijk gebruik maken van een Oracle database? En hoe werkt SAP precies? Er zijn wel vendoren die technische maatregelen nemen om illegaal gebruik van software te voorkomen, maar dit is vaak niet praktisch. En om het de gebruiker niet te lastig te maken, zijn er meestal weinig belemmeringen om software breed binnen de organisatie te installeren. De combinatie van ingewikkelde regels en weinig controle maken misbruik wel bijzonder eenvoudig en laagdrempelig. Trend: veranderende licentiemodellen Door allerlei invloeden zoals wet- en regelgeving, concurrentie en technologische ontwikkelingen veranderen licentieprijzen en -structuren voordurend. Een ander aspect is de manier van afrekenen van licenties. In sommige gevallen kan er per gebruiker worden afgerekend, in andere gevallen per device en soms in een mix. Dit komt de overzichtelijkheid, beheersbaarheid en controle natuurlijk niet ten goede. 5

6 Een andere ontwikkeling die de komende jaren wordt verwacht is het feit dat software fabrikanten op een andere manier hun omzetten op peil moeten zien te houden. Tot op heden zorgen nieuwe releases meestal wel voor voldoende inkomsten. Veranderende softwaremodellen en de opkomst van gratis software zetten prijzen en dus omzetten onder druk. Leveranciers zullen meer controle willen uitoefenen op legaal gebruik van hun software. De vraag is niet of dit gaat gebeuren, maar wanneer. En de volgende belangrijke vraag is: bent u daar klaar voor? Dat scheelt potentieel veel geld (wat kost bijvoorbeeld een audit?), onrust en negatieve energie. Trend: Software as a Service Een belangrijk uitgangspunt voor softwaregebruik is het recht op de laatste versie en de beschikbaarheid daarvan binnen de organisatie. Maakt het dan nog verschil of de betreffende software in eigendom is of dat deze wordt gehuurd? Maakt het dan uit of de software draait binnen of buiten de muren van de onderneming? Als de software in een zogenaamde cloud hangt, dan wordt meestal betaald voor het gebruik en niet het bezit van de applicatie. Via dit model bent u in principe altijd compliant, echter er is een potentiële valkuil. De provider kan namelijk iets anders opgeven aan de vendor dan dat hij u in rekening brengt en levert. In dat geval bent u als klant nog steeds verantwoordelijk als gebruiker van de software. Trend: software op de balans Compliancy is ook steeds belangrijker geworden bij het onderzoeken van de boeken bij een fusie en/of acquisitie de zogenaamde due diligence. De kopende partij wil voorkomen dat er lijken uit de kast komen en dat is het al dan niet aanwezig zijn van software licenties maar al te vaak. 4. Software compliancy De problemen binnen ondernemingen ontstaan vaak niet door het opzettelijk kopiëren van software om niet te hoeven betalen, maar door ongecontroleerde verspreiding. Bij dit alles blijft een ding duidelijk: er is uiteindelijk maar een persoon verantwoordelijk voor de licentiepositie en dat is de directeur. Met hardware ligt het heel eenvoudig, die koop je en betaal je gewoon. Met software wordt vaak anders omgegaan, voor het grootste deel door onwetendheid en soms door bewust niet te kopen wat eigenlijk wel gekocht zou moeten worden. Eenvoudig gesteld, betekent software compliancy betaald hebben voor de licenties die je gebruikt. Software compliancy omvat verder de capaciteiten om processen te beheersen, de knoppen te monitoren, content te bevatten, het aannemen van regels om retention te realiseren, het zoeken naar en produceren van betrouwbaar bewijs en te rapporteren zoals gevraagd. 6

7 5. Beheer van softwarelicenties Binnen ICT omgevingen is software een van de meest kritische elementen. In de praktijk zien we vaak dat organisaties forse bedragen investeren in software, maar aan het beheer van hun software assets te weinig aandacht besteden. Bij effectief beheer van software licenties spelen de volgende 3 C s een cruciale rol. Complexiteit: een veelvoud aan programma s, diverse aankoopvormen, etc. Compliancy: juridische aspecten, te veel/te weinig/voldoende betaalde licenties, etc. Costs: financiële risico s, begroten, budgetteren, etc. Complexiteit en Costs zijn factoren die slechts in geringe mate te beïnvloeden zijn. Ze zijn wel vaak (mede) oorzaak van software incompliancy bij organisaties. Compliancy is iets waar organisaties volledig controle over kunnen - en zelfs moeten - hebben. Een oplossing (of wellicht zelfs DE oplossing) om incompliancy te voorkomen, is het inrichten van Software Asset Management (SAM). SAM is een proces waarmee u op elk gewenst moment uw licentiepositie inzichtelijk heeft. Dat wil dus zeggen een up-to-date overzicht van het aantal licenties dat in gebruik is en het aantal licenties dat daadwerkelijk is aangekocht inclusief bewijs in de vorm van een certificaat, aankoopbon of factuur. Andere geldige bewijsmethoden zijn er in de regel niet. Een van een reseller met daarin de bevestiging dat er licenties zijn geleverd is namelijk geen bewijs dat de betreffende licenties ook daadwerkelijk zijn ingekocht bij de fabrikant. Het is duidelijk dat hier veel discussie over kan ontstaan dus is het belangrijk om dit in een proces vast te leggen. Software Asset Management Software Asset Management is dus een proces waardoor voortdurend inzicht en controle wordt verkregen over alle aspecten van het software gebruik, met als doel: Kosten inzichtelijk te maken en deze te kunnen reduceren of toewijzen; Risico s te vermijden, bijvoorbeeld door een gestandaardiseerd proces voor het patchen van software in het leven te roepen; Inzichtelijk te maken waar er mogelijkheden tot besparing door standaardisatie of consolidatie bestaan; De integriteit en de beveiliging van het netwerk en data te verhogen; Assets inzichtelijk te houden voor de organisatie, immers een licentierecht is een asset en staat ook als zodanig te boek; Juridische risico s te vermijden, waaronder het ongewilde misbruik van intellectueel eigendom en/of het plegen van contractbreuk; Kennis te vergaren teneinde volumekortingen te verhogen en/of contractuele voorwaarden te verbeteren. Software Asset Management is dus expliciet geen momentopname. Bedrijven groeien, krimpen en ontwikkelen in allerlei richtingen. Dat betekent dat ook in strategisch opzicht nagedacht dient te worden over softwaregebruik. Hoe kiest u het juiste software licentiemodel? Hoe houdt u nieuwe ontwikkelingen op technologisch gebied bij? En hoe gaan de verschillende vendoren hier mee om? Aangezien het bij software vrijwel altijd gaat om grote bedragen en de inzet van technologie binnen de gehele onderneming, is het van belang om hier op strategisch niveau over na te denken. 7

8 Het is ook niet voor niets dat de meest succesvolle bedrijven ook technologisch het meest vooruitstrevend zijn. Dit heeft een directe relatie met het te kiezen licentiemodel. Want eigenlijk willen deze ondernemingen per definitie altijd het recht hebben op de meest recente versie van de beschikbare software. 6. Visie op software beheer Hoe moeten organisaties hun centrale uitgangspunten rond Software Asset Management bepalen? Wie moet hier het initiatief voor nemen en welke rollen en personen moeten er bij betrokken worden? Vanzelfsprekend moet dit veel verder gaan dan de ICT afdeling, maar voor het gemak (of uit gewoonte?) wordt het daar meestal wel in eerste instantie belegd. Al te vaak zijn daardoor de uitgangspunten voor SAM niet goed, omdat er te eenzijdig naar het kostenaspect wordt gekeken en te weinig vanuit the big picture. Een probleem dat hiermee nauw samenhangt, betreft de ICT budgetten. Niet zelden bedragen de softwarekosten al 10% tot 15% van het ICT budget. Het oplossen van een tekort aan licenties betekent dan extra uitgaven en een forse herverdeling of overschrijding van het ICT budget. Bij te veel aangekochte licenties is het in veel gevallen moeilijk de gemaakte kosten terug te halen bij de vendor. De afweging die gemaakt wordt door systeembeheer heeft vaak te maken met de pakkans. Hoe groot is de kans dat er een controle plaats vindt, die kan leiden tot een boete? De hoogte van de boete en de kans gepakt te worden spelen een grote rol bij het maken van keuzes. Op board niveau hebben de keuzes vooral te maken met de pakkans en de daarbij behorende reputatieschade. 7. Software beheer strategie Organisaties moeten dus een (middel)lange termijn strategie ontwikkelen om hun software assets te kunnen beheren en incompliancy te voorkomen. De steun en wellicht zelfs de aanzet hiervoor zal heel duidelijk vanuit de directie moeten komen. De strategie moet gericht zijn op flexibiliteit en continuïteit. De nadruk moet in eerste instantie liggen op het vaststellen en implementeren van procedures en policies. In tweede instantie moet worden de focus liggen op het kunnen aanleveren van bewijzen van compliancy. Daarnaast moeten organisaties bepalen op welke manier ze softwarelicenties willen kunnen beheren. Wordt het reactief, proactief of predictive beheer? Reactief beheer = al dan niet regelmatig een eenmalige meting of license review doen en aan de hand daarvan aanschaffen (of niet). Proactief beheer = naast een continue scan van de aanwezige software ook beoordelen wat er, aan de hand van korte termijn veranderingen, moet worden aangeschaft (of niet). Predictive beheer = naast proactief beheer, analyse vanuit processen om een zeer betrouwbare voorspelling te kunnen maken van behoefte, kosten en licentiedekking. De procedure en bewijsvoering zijn ook aan verandering onderhevig, dat wil zeggen dat de bewijsvoering strikter wordt. Als bewijs dat men compliant is, zal een bedrijf of instelling in staat moeten zijn om binnen 24 uur alle relevante gegevens aan te leveren. Als procedures en beleid goed zijn ingericht dan hoeft dit geen enkel probleem te zijn. 8

9 8. Vendor strategie Naast een strategie voor de aanschaf en beheer van software, biedt ook een strategie hoe om te gaan met vendoren grote voordelen. Dit is iets wat slechts in weinig bedrijven echt goed is ingericht. Juist door het hebben van een strategie op dit gebied en er ook daadwerkelijk tijd en moeite in te steken, kan veel geld en tijd worden bespaard. Het opbouwen van een relatie met uw belangrijkste vendoren is van groot belang. Onbekend maakt onbemind en als mensen u en uw intenties niet kennen, dan kunnen ze u niet optimaal van dienst zijn. Om hier iemand, eventueel parttime, voor aan te stellen betaalt zich snel terug. Het is in dit verband interessant om te bekijken hoe verschillende vendoren met licenties omgaan. Citrix kent bijvoorbeeld een zogenaamde concurrent mode (het tellen van gebruikers die gelijktijdig de software gebruiken) maar Microsoft bijvoorbeeld niet. Toch heb je voor een Citrix omgeving altijd een Microsoft omgeving nodig. Dit gegeven alleen geeft dus al aan hoe complex licensing is. De regels van een vendor als Microsoft zijn zeer strikt. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat als Visio op een server staat geïnstalleerd, er voor elk apparaat dat potentieel toegang heeft tot deze applicatie moet worden afgerekend. In de licentievoorwaarden van Microsoft is niet geregeld hoe dit gemeten mag en kan worden. Hier moet dus pragmatisch mee worden omgegaan. Microsoft stelt ook steeds meer tools ter beschikking omdat ook zij inzien dat SAM belangrijk is niet alleen voor de klant, maar ook voor Microsoft zelf. Dit bedrijf mist door illegaal gebruik van software jaarlijks enorm veel inkomsten. Door het inzetten van SAM probeert Microsoft te bevorderen dat steeds meer klanten legaal zijn. En legaal betekent in dit geval voldoen aan de licentievoorwaarden van Microsoft: betalen voor de software die je gebruikt. 9. De rol van de reseller Onbewust illegaal zijn wordt steeds lastiger, mede door alle voorlichting die nu beschikbaar is. Vanzelfsprekend slagen fabrikanten er nog wel eens in de regels zo ingewikkeld te maken dat de klant zich er achter kan verschuilen, maar dat is toch niet de bedoeling. Daarom wordt ook de rol van licentie resellers steeds belangrijker. Fascinerend daarbij is dat vandaag de dag nog heel veel consultants moeite hebben om een klant uit te leggen wat compliancy inhoudt, wat hij daar voor moet doen en in voorkomende gevallen dat hij dat nu niet is. Wat hier ook meespeelt, is de opstelling van de klant. Er zijn bedrijven die het acceptabel vinden als 90% van de werkplekken zijn afgedekt met officiële licenties. Dit levert nog wel eens een moreel dilemma op als adviseur met een onafhankelijke positie tussen leverancier en klant. Voorop staat, dat de klant altijd verantwoordelijk is voor zijn licentie compliancy. Zelfs slecht advies van een reseller ontslaat u niet van uw wettelijke verplichtingen! 9

10 10. De voordelen van SAM Software Asset Management biedt voordelen op het gebied van kostenreductie en risicovermijding. Want incompliancy kan een risico met zich meebrengen van slechte pers (imagoschade) en boetes (dus piekinvesteringen). Daarnaast dreigen risico s van het gebruik van illegale software in de vorm van virussen etc. Overigens levert het punt kostenreductie nog wel eens interessante discussies op. Immers als je jarenlang iets gratis hebt gebruikt en je moet nu gaan betalen, hoe kan je dan besparen? Toch is het wel degelijk mogelijk een ROI op SAM te berekenen. Onderzoeken in de US hebben duidelijk gemaakt dat voor elke dollar die wordt geïnvesteerd in compliancy, er $ 5,21 wordt bespaard aan het vermijden van sociale liabilities, reputatieschade en het verlies van productiviteit. Andere studies laten zien dat er bij 100 gebruikers al besparingen te behalen zijn van om en nabij $ Software Asset Management in de praktijk Na mijn constateringen wat er mis kan gaan wil ik positief afsluiten en u een aantal handvatten geven om met Software Asset Management te beginnen. We vroegen wederom een aantal willekeurige IT professionals wat zij onder SAM verstaan: SAM = een business oplossing (tool) voor het beheren en optimaliseren van de aanschaf, implementatie, onderhoud en gebruik van software. Het vastleggen/registreren van software licenties. Gekoppeld aan gebruiker/afdeling/locatie, eigenlijk gelijk aan Hardware Asset Management. Inventaris van de gebruikte (betaalde) software + correcte follow-up hiervan. Een structurele beheersmethodiek met betrekking tot de gehele levensduur van software en licenties, met andere woorden: hoe gaan we met software om vanaf het moment van de aanschaf tot aan het moment van vervanging. Hierbij zijn factoren als efficiënter (voorraad)-beheer, kostenreductie, vervangingscyclus en meer grip alsook de boel netjes op orde hebben van groot belang. Net als voor software compliancy bestaat dus ook geen eenduidig beeld over SAM. Software Asset Management staat wereldwijd nog in de kinderschoenen en best practices of ISO standaardisatie bestaan nog niet. Wel zijn er voldoende goede voorbeelden om een aantal praktische tips uit te kunnen destilleren. Het allerbelangrijkste en daarmee het enige juiste startpunt: software compliancy moet een echte prioriteit worden voor de hele organisatie. Dat begint met een duidelijke boodschap op directieniveau: Wij willen altijd 100% compliant zijn. Vervolgens moet een persoon verantwoordelijk worden gemaakt, de zogenaamde Software Compliancy Officer. Als derde stap moet het proces worden vormgegeven. Taken en verantwoordelijkheden moeten in de organisatie worden belegd. Het moet duidelijk zijn, wie welke informatie wanneer moet kunnen opleveren. Is dat met een druk op de knop te realiseren of hebben we daar elke keer een week voor nodig? Doen we het maandelijks vanuit de overtuiging dat we het goed moeten regelen, of een keer per jaar voor de jaarcijfers? 10

11 De operatie Als een strategie is gekozen, dan moet er veel geregeld worden. En daar begint en eindigt heel vaak de ellende. Er moeten veel keuzes worden gemaakt: welke systemen gebruik je om de compliancy te meten en bij te houden, welke maatstaven houd je hierbij aan, wat ga je bijhouden, wat moet je bewaren, waar moet je wat bewaren, wie is de eigenaar van het proces en wie van de data? Hoe en waar ga je bijvoorbeeld e- mail bewaren die van belang is voor het compliant zijn? SAM stakeholders Zoals eerder gezegd, mag de verantwoordelijkheid voor SAM niet alleen bij de ICT afdeling worden belegd. Naast de verantwoordelijke Software Compliancy Officer, is actieve betrokkenheid van directie, IT afdeling en Finance essentieel om SAM echt bedrijfsbreed door te voeren en goed werkend te krijgen. SAM systemen Uiteraard kan automatisering een grote rol spelen bij SAM. Er zijn veel standaard systemen beschikbaar waarin gegevens kunnen worden vastgelegd: inkoopstromen, facturen, licentiecontracten, etc. Daarbij past wel de volgende kanttekening. SAM kan in principe volledig worden geautomatiseerd, maar dat gaat naar verwachting nooit gebeuren. Je zou dan namelijk het volledige gebruik van alle medewerkers moeten monitoren, wat onacceptabele privacy issues oplevert. Voor SAM is een architectuur nodig die zowel vastlegging, beheersing als (re)productie van informatie verzorgt. De beste keuze is een oplossing die een geïntegreerde inhoud van o.a. bestanden en kan opslaan en verder proces management en actieve monitoring mogelijkheden biedt. Contractmanagement Voor veel organisaties is een quick win te behalen op het gebied van contracten. Met een relatief kleine inspanning kunnen de vervaldata van contracten zoveel mogelijk op dezelfde datum vallen. Hiermee wordt om te beginnen het contractmanagement veel eenvoudiger en minder gevoelig voor fouten. Echt van start met SAM Kortom, compliancy is een groot issue. Men moet er iets mee, maar wat - dat is vaak de grote vraag. Het is wel duidelijk dat elke organisatie en instelling nu na moet gaan denken over een strategie op dit gebied. Nog even de belangrijkste aanbevelingen op een rij: 1. Ontwikkel een beleid voor software 2. Wees op tijd 3. Maar neem de tijd 4. Doe het zorgvuldig 5. Wil niet alles zelf doen 6. En het allerbelangrijkst: doe het 11

12 12. Overige content Welke SAM software is er onder andere (talloze tools): Frontrange Scalable Managesoft SNOW snowsoftware.com Centennial: Adlon: Software uitgaven 1/3 van IT budget Europese en Noord-Amerikaanse bedrijven geven in 2010 een derde van hun IT-budget uit aan software. Dat verwacht onderzoeksbureau Forrester. In het rapport The CIO s 2010 software outlook schrijven de analisten dat ICT-afdelingen hun budget uitgeven aan initiatieven die zichtbaar zijn voor de rest van het bedrijf. Vooral het verminderen van de bedrijfskosten is een belangrijke reden om software aan te schaffen. 13. Uitspraken/quotes Marc Veel bedrijven hebben hun autopark beter op orde dan hun software licenties. Geen enkel bedrijf zou accepteren dat 28% van haar producten of diensten wordt gestolen. Vrijwel geen enkel bedrijf in Nederland is 100% compliant. Een beetje compliant bestaat niet. Er wordt te vaak te negatief over Software Asset Management gedacht. Het gaat niet alleen om extra werk en kosten. SAM kan ook een krachtig management tool zijn. SAM gaat ook over de right licensing, dus niet alleen het hebben van te veel of te weinig licenties. 12