Gelet op de aanvraag van de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie van de Civiele Veiligheid ontvangen op 13/12/2011;

Transcriptie

1 1/13 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 02/2012 van 9 februari 2012 Betreft: Aanvraag van de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie van de Civiele Veiligheid, om toegang te krijgen tot sommige kadastrale gegevens (Patrimoniumdocumentatie FOD Financiën) in het raam van de hervorming van de hulpdiensten (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie van de Civiele Veiligheid ontvangen op 13/12/2011; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 16/02/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 07/02/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 februari 2012, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging FO 02 /2012-2/13 I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De Algemene Directie van de Civiele Veiligheid (ADCV), opgericht bij de FOD Binnenlandse Zaken, heeft aan het Comité een machtiging gevraagd om toegang te krijgen tot sommige gegevens die bijgehouden worden door de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (AAPD) om in het raam van de hervorming van de hulpdiensten, geïnitieerd door de Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid, een software voor analyse en risicobeheer te kunnen bevoorraden. 2. Naar aanleiding van de door de FOD Binnenlandse Zaken gepubliceerde openbare aanbesteding werd het Adviesbureau Van Dijke (Falck) weerhouden om deze software te ontwikkelen. 3. De door deze software gebruikte gegevens worden per onderwerp in een GIS-databank opgeslagen. Deze kan vervolgens door andere programma's gebruikt worden teneinde hieraan andere bijkomende gegevens te koppelen. De precieze risico's zullen getoond worden op een kaart en de gegevens zullen voldoende gedetailleerd zijn. 4. Per onderwerp zullen onder meer de volgende gegevens opgenomen worden in een databank: Ligging van de punten XY voor elk bebouwd perceel per gemeente voor heel België; Ligging van de punten XY van ieder belangrijk gebouw per gemeente en voor heel België; Adres (straat + nr. + gemeente); Kadastrale aard Ligging van het gebouw (polygoon) gekoppeld aan de aard van het gebouw en het adres (beide afkomstig uit de matrix), per gemeente voor heel België. Het gaat om de gegevens die het voorwerp vormen van de machtigingsaanvraag. 5. Deze gegevens zullen gekoppeld worden aan de gegevens die verstrekt worden door de hulpverleningszones: de precieze risico's (woningen, rusthuizen, industrieel gebouw, enz.), bepalend element voor de risicograad (aantal bedden in de rusthuizen, aantal leerlingen in scholen, enz.); de recurrente risico's (cijfers afkomstig uit de interventieverslagen van de brandweer); woonplaats van de vrijwilligers, inventaris van het materieel (voertuigen); lokalisatie van de kazernes. Met deze gegevens zal de

3 Beraadslaging FO 02 /2012-3/13 software het risico berekenen. Een zekere aanrijtijd zal gekoppeld worden aan elke vastgestelde risicograad. 6. Een dekkingsplan (geografische voorstelling van de dekking van een risicosituatie, namelijk de operationele begrenzing van de vastgestelde middelen) met een voorstel van vertrektijd zal door de software berekend worden voor de mobilisatie van de hoogdringende, dringende of gespecialiseerde middelen. Het "niveau onderwerp" laat het programma toe het risico en de dekking (aanrijtijd) te onderzoeken en te visualiseren. 7. Voor het gebruik van het GIS zullen de meest recente kaarten gebruikt worden: zij zullen maximum één jaar oud zijn. Hieruit volgt dat de gegevens van de AAPD jaarlijks zullen bijgewerkt worden. De gegevens zullen ter beschikking gesteld worden van de hulpverleningszones. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 8. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 9. Het is de taak van dit Comité om na te gaan "of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft." (Parl. Doc 50, , nr. 1940/004). 10. In onderhavig geval betreft de gevraagde toegang persoonsgegevens die zich bevinden in de databanken van de administratie van het kadaster (FOD Financiën - Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie). Deze toegang zal plaatsvinden via de jaarlijkse overdracht van een Cd-rom of een andere elektronische drager aan de onderaannemer die gekozen werd door de FOD Binnenlandse Zaken voor de ontwikkeling van de software voor risico-evaluatie. Ondanks het feit dat de overdracht niet plaatsvindt via een netwerk gaat het wel degelijk om een elektronische gegevensoverdracht die uitgaat van een federale overheid, namelijk de AAPD. Het Comité is derhalve bevoegd.

4 Beraadslaging FO 02 /2012-4/13 B. TEN GRONDE 1. Finaliteitsbeginsel 11. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 12. De Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid stelt in haar artikel 3 dat de civiele veiligheid het volgende omvat "alle civiele maatregelen en middelen nodig voor het volbrengen van de opdrachten vermeld in deze wet om te allen tijde personen en hun goederen en leefomgeving ter hulp te komen en te beschermen". 13. Deze opdrachten zijn vastgelegd in artikel 11, 1 van deze wet en omvatten: de redding van en de bijstand aan personen in bedreigende omstandigheden en de bescherming van hun goederen; de dringende geneeskundige hulpverlening; de bestrijding van brand en ontploffing en hun gevolgen; de bestrijding van vervuiling en van het vrijkomen van gevaarlijke stoffen met inbegrip van radioactieve stoffen en ioniserende straling; de logistieke ondersteuning 14. Het nemen van maatregelen voor het inventariseren en analyseren van de risico's maakt integraal deel uit van deze opdrachten (artikel 11, 2 van de wet van 15 mei 2007). De risicoanalyse wordt door de wet gedefinieerd als: "de inventarisatie en evaluatie van de risico's aanwezig op het grondgebied van de zone die aangeeft wat de behoeften zijn in materieel en personeel om deze risico's te dekken" (artikel 2, 1, 6 van de wet van 15 mei 2007). 15. Deze risicoanalyse vormt overigens het uitgangspunt om de inplanting en het aantal hulpposten in een hulpverleningszone te bepalen (artikel 5 2 de lid van de wet), het meerjarenbeleidsplan van de zone (artikel 23), het algemeen minimaal kader van het administratief en operationeel personeel van de zones (artikel 102) alsook de minimumnormen voor materieel en uitrusting van de hulpverleningszone zodat de snelste adequate hulp gerealiseerd wordt (artikel 119, 1).

5 Beraadslaging FO 02 /2012-5/ De ADCV wenst de gevraagde gegevens te gebruiken zodat de risicoanalysesoftware de hulpverleningszones zou kunnen ondersteunen bij de organisatie van hun middelen voor civiele veiligheid in functie van de geïdentificeerde risico's, de beschikbare middelen en de bijzonderheden van elke potentiële interventie. 17. Het Comité begrijpt dat deze verwerking noodzakelijk is om een risicoanalyse te kunnen opstellen die een duidelijke meerwaarde betekent voor de hulpverleningszones. Bovendien blijkt dat het verkrijgen van deze gegevens slechts kan gebeuren, met een minimum aan efficiëntie, via de kadastrale gegevens van de AAPD. 18. Hieruit volgt dat de door de ADCV omschreven doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De beoogde gegevensverwerking is overigens toegelaten op basis van artikel 5, d) en e) van de WVP. 19. In deze context moet eveneens nagegaan worden of de doeleinden van de beoogde verwerking verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD werden ingezameld. Overeenkomstig artikel 4, 1, 2 van de WVP dient bij dit onderzoek rekening gehouden te worden met alle relevante factoren zoals de redelijke verwachtingen van de betrokkenen en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 20. Zoals reeds werd onderstreept in het advies uit eigen beweging van 10 september 2001 van de Commissie inzake de openbaarheid van het kadaster, "moet de WVP niet alleen worden toegepast op de semi-openbare registers, maar sedert de omzetting van richtlijn nr. 95/46/EG betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, ook op de wettelijk openbare registers. De WVP is bijgevolg van toepassing op het kadaster De mededeling aan derden van gegevens uit de openbare of semiopenbare registers moet een vorm van extern gebruik zijn waarbij wordt getracht het wettelijk en gewettigd doel te verwezenlijken dat de grondslag van de verwerking, in dit geval het openbaar of semiopenbaar register, vormt 2. 1 Zie eveneens beraadslaging van het Sectoraal comité voor de Federale Overheid FO nr. 09/2011 van 12 mei 2011, punt 8. 2 Zie advies 32/2001 van de Commissie van 10 september 2001 betreffende de organisatie van de openbaarheid van het kadaster, beschikbaar op

6 Beraadslaging FO 02 /2012-6/ Het behoort toe aan de wetgevende macht of aan de uitvoerende macht krachtens een wet, om de doeleinden van dergelijke registers te bepalen. 23. Artikel 504 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen vormt de wettelijke basis van het kadaster. Het wordt aangevuld door het Koninklijk Besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen. 24. Het Comité merkt op dat de wettelijke en reglementaire bepalingen tot organisatie van het kadaster niet de doeleinden bepalen van de verwerkingen van kadastrale gegevens bedoeld bij artikel 504 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen. 25. De rechtsleer toonde aan dat de openbaarheid van het kadaster een dubbel doeleinde beoogde: a) De burgers de mogelijkheid bieden om inzake onroerende goederen de informatie te verkrijgen die ze nodig hebben, hetzij voor hun administratief of persoonlijk gebruik, hetzij om te voldoen aan verplichtingen opgelegd door wetten of reglementen 3. b) Het kadaster vertoont ook een zeker nut inzake bevoegdheden bij betwistingen in verband met eigendom of bezit van gebouwen alsook bij onteigeningen voor openbaar nut of gedwongen onteigeningen. Op dit punt dient onderstreept te worden dat het Belgisch kadaster geen juridisch karakter vertoont en dus geen bewijskracht heeft doch slechts bij wijze van inlichting een element vormt voor een vermoeden van eigendom Het Koninklijk Besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen is eveneens relevant voor het onderzoek van de huidige aanvraag. De gevraagde gegevensmededeling zou haar juridische grondslag kunnen vinden in dit koninklijk besluit. 27. Artikel 13 van het koninklijk besluit bepaalt dat "Het verstrekken van kadastrale uittreksels of inlichtingen die niet behoren bij die uitdrukkelijk bedoeld door dit besluit, kan slechts geschieden met het akkoord van de directeur-generaal van de administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen. Hij kan daartoe delegatie verlenen aan de auditeur-generaal, dienstchef, belast met het toezicht op de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen. 3 P.D.B., verbo «cadastre», Tome II, L.4, cl Cass., 15 mai 1902, Pas., 1902, I., p. 247

7 Beraadslaging FO 02 /2012-7/13 De vergelding voor dergelijke uittreksels of inlichtingen wordt op een forfaitaire wijze vastgesteld volgens, onder meer, de belangrijkheid van de voor de uitvoering van het gevraagd werk te leveren prestaties. Het bedrag van hun vergelding alsook de eventuele voorwaarden waaraan hun afgifte is onderworpen, worden medegedeeld aan de aanvrager die ermee moet instemmen alvorens het werk wordt aangevat". 28. Artikel 20 van het koninklijk besluit bepaalt op zijn beurt dat "De directeur-generaal van de administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen is gemachtigd om met openbare besturen bijzondere overeenkomsten te sluiten met het oog op het bevorderen en het organiseren van de uitwisseling van inlichtingen. In het raam van dergelijke overeenkomsten kan worden afgeweken van de in dit besluit voorziene vergeldingen en uitreikingsmodaliteiten voor de afgifte van kadastrale inlichtingen. Deze overeenkomsten zijn onderworpen aan een voorafgaandelijk advies van de Inspectie van Financiën". 29. Artikel 21 van het koninklijk besluit bepaalt dat "De overname en de verwerking, geheel of gedeeltelijk, van het kadastraal perceelplan op digitale informatiedrager mag slechts krachtens een uitdrukkelijke overeenkomst geschieden". 30. Uit het bedoeld koninklijk besluit blijkt dat de kadastrale gegevens meegedeeld kunnen worden aan openbare besturen (zie artikel 20 van het KB) en dat het hierbij kan gaan om massale gegevensoverdrachten (zie artikelen 5, in fine en 6, 3). 31. Het Comité wenst niettemin te onderstrepen dat de bepalingen van het Koninklijk besluit van 20 september 2002 te onduidelijk zijn en de burger (alsook het Comité) onvoldoende informatie verstrekken over de werking van het kadaster dat nochtans een openbare databank is met persoonsgegevens van de burgers. In de huidige context waar de bescherming van persoonsgegevens reeds meer dan 15 jaar een erkend en gereglementeerd grondrecht vormt, is het essentieel dat de werkingsregels van oude databanken zoals het kadaster bijgewerkt en duidelijk omschreven worden. Het Comité beveelt aan dat een dergelijke reglementaire tekst duidelijk de doeleinden en de openbaarheid van het kadaster zou bepalen, de gegevens die hierin worden verwerkt en de mededelingen aan derden die geoorloofd zijn (beschrijving van de doeleinden, meegedeelde gegevens, categorieën bestemmelingen, voorwaarden en modaliteiten voor mededeling, ).

8 Beraadslaging FO 02 /2012-8/ Ter herinnering, artikel 4, 1, 2 van de WVP bepaalt dat de verenigbaarheid tussen twee oorspronkelijk verschillende verwerkingen dient beoordeeld te worden rekening houdend met alle relevante factoren waaronder de redelijke verwachtingen van de betrokkenen en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 33. De latere verwerking van gegevens (kadastrale of andere) door de ADCV voor het opstellen van een risicoanalyse is niet uitdrukkelijk voorzien door een wettelijke of reglementaire tekst. Het Comité vermeldt hierna niettemin meerdere relevante elementen waarmee het rekening houdt om de verenigbaarheid van de latere verwerking te evalueren. 34. In onderhavig geval kunnen de burgers verwachten dat de administratie de bestaande gegevens gebruikt om de preventie tegen risico's van civiele veiligheid optimaal te organiseren. Zoals het Comité inderdaad in het verleden reeds oordeelde "De burger verwacht immers dat de hulpdiensten alle beschikbare middelen inzetten om hulp te bieden bij een verkeersongeval en in voorliggend geval impliceert dit een verwerking van zijn/haar persoonsgegevens" Het Comité stelt overigens vast dat de gegevens die het voorwerp vormen van de machtigingsaanvraag afkomstig zijn uit een semiopenbare databank, namelijk het kadaster 6. De toegang tot de kadastrale gegevens in de context van de onderhavige aanvraag kan dan ook redelijkerwijs worden verwacht door de betrokkenen. 36. Bovendien zijn de bedoelde persoonsgegevens beperkt tot de adressen van terreinen en gebouwen zonder dat ze de namen bevatten van bewoners of eigenaars, wat de impact op het privéleven van de burgers vermindert. Deze impact moet worden afgewogen tegenover de opdrachten die aan de ADCV werden toevertrouwd en die erin bestaan de burgers te beschermen tegen civiele gevaren en dit zowel op preventief als op interventieniveau. 5 Beraadslaging van het Sectoraal comité voor de Federale overheid nr. 21/2010 van 21 oktober 2010, beschikbaar op Beraadslaging van het Sectoraal comité voor de Federale overheid nr. 15/2011 van 21 december 2011, beschikbaar op 6 Waarvan de toegangsvoorwaarden voor de openbare administraties evenwel onvoldoende duidelijk zijn; zie punt 31 hierboven.

9 Beraadslaging FO 02 /2012-9/ Gelet op de elementen die voorafgaan kan de door de ADCV geplande verwerking beschouwd worden als zijnde verenigbaar met het doeleinde van de verwerking van de oorspronkelijke inzameling. 2. Proportionaliteitsbeginsel 2.1. Aard van de gegevens 38. Artikel 4, 1, 3 van de WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 39. In de aanvraag worden de volgende gegevens bedoeld: Ligging van de punten XY voor elk bebouwd perceel per gemeente voor heel België. Deze gegevens zijn relevant om de precieze locatie te bepalen van het onderwerp (lengtegraad, breedtegraad). Ligging van de punten XY van ieder belangrijk gebouw per gemeente en voor heel België. Deze gegevens zijn relevant om de precieze locatie te bepalen van het onderwerp (lengtegraad, breedtegraad), in het bijzonder wanneer het gebouw op het kadastraal perceel ver verwijderd is van de weg die er toegang toe verleent. Adres (straat + nr. + gemeente). Deze gegevens zijn relevant om de locatie te bepalen van het onderwerp alsook de toegang ertoe via de weg, wat louter op basis van de kenmerken van de eerste twee gegevens niet altijd even eenvoudig is. Kadastrale aard. Dit gegeven is relevant om het risico en de omvang ervan te kennen. Ligging van het gebouw (polygoon) gekoppeld aan de aard van het gebouw en het adres (beide afkomstig uit de matrix), per gemeente voor heel België. Dit gegeven laat toe het verband te leggen tussen de eerste twee gegevens. 40. Deze gegevens zullen geïntegreerd worden in het risicoanalyse- en beheersinstrument en zullen toelaten relevante en precieze risicoberekeningen uit te voeren. Het Comité neemt er nota van dat enkel de huisnummers en de straatnamen het voorwerp vormen van de huidige aanvraag aangezien de namen van de bewoners niet dienstig zijn voor het verwezenlijken van het risicoanalyse- en beheersinstrument. 41. Gelet op wat voorafgaat oordeelt het Comité dat de gevraagde gegevens proportioneel zijn ten opzichte van de in de aanvraag beschreven doeleinden.

10 Beraadslaging FO 02 / / Bewaringstermijn van de gegevens (artikel 4, 1, 5 van de WVP) 42. De ADCV vraagt om de gegevens onbeperkt te bewaren. De woorden "voor onbepaalde duur" zou een juistere formulering zijn aangezien deze gegevens louter verwerkt zullen worden voor de noodwendigheden en de gebruiksduur van de analysesoftware en vernietigd zullen worden zodra zij niet langer noodzakelijk zijn. 43. Aangezien risicoanalyse en beheer een langdurig proces is lijkt een bewaringstermijn voor de bedoelde gegevens voor onbepaalde duur inderdaad gepast Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 44. Het Comité neemt er akte van dat de toegang eenmaal per jaar zal plaatsvinden via fysieke drager (Cd-rom of dergelijke) teneinde de gegevens bij te werken in het risicoanalyse- en beheersinstrument. 45. Het Comité oordeelt dat een jaarlijkse mededeling van gegevens via fysieke drager passend is voor het geplande gebruik van de gegevens Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 46. Volgens de meegedeelde informatie zullen de bedoelde gegevens meegedeeld worden aan de provincies en de hulpverleningszones die de resultaten van het risicoanalyse- en beheersinstrument zullen kunnen gebruiken om de hulpverlening op lokaal niveau te optimaliseren. 47. In het licht van deze rechtvaardiging oordeelt het Comité dat de toegang tot de bedoelde gegevens door deze bestemmelingen gerechtvaardigd is. 3. Transparantiebeginsel 48. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2 van de WVP. 49. De verantwoordelijke voor de verwerking kan overeenkomstig artikel 9, 2, 2de lid, b) van de WVP vrijgesteld worden van deze informatieplicht "wanneer de registratie of de verstrekking van de persoonsgegevens verricht wordt met het oog op de toepassing van

11 Beraadslaging FO 02 / /13 een bepaling voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie". 50. Welnu, het Comité stelt vast dat geen enkele wettelijke of reglementaire bepaling voorziet in de gegevensverwerking door de ADCV, en nog minder dat deze gegevens afkomstig zullen zijn uit het kadaster. 51. Het Comité aanvaardt echter dat de burgers kunnen verwachten dat gegevens die beschikbaar zijn in een semiopenbaar register zoals het kadaster het voorwerp kunnen vormen van een latere verwerking in het belang van hun veiligheid. 52. Artikel 9, 2, 2de lid, a) van de WVP stelt dat de informatie niet moet worden verstrekt wanneer de kennisgeving aan de betrokkene onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost. Het Comité meent dat dit hier het geval is, gelet onder meer op het feit dat de verwerking geen gegevens omvat betreffende de naam en voornamen van de eigenaars van de woningen. Volgens het Comité belet dit echter niet dat een minimale informatie zou moeten worden verstrekt, namelijk over het bestaan van de bedoelde verwerking, de betrokken gegevens en de beoogde doeleinden. 53. Het Comité stelt eveneens vast dat het lastenboek n IBZ/ADCV/TF/002 bij de aanbesteding voor de software voor zonerisicoanalyse (D1) vermeldde dat (vrije vertaling) "de inzameling van de bedoelde gegevens (via de kadastrale gegevens) zal ten laste zijn van de inschrijver. Deze gegevens kunnen eenvoudig opgevraagd worden bij de provinciale besturen" 7. Welnu, de wijze van inzameling van gegevens stemt dus niet overeen met deze die aanvankelijk werd voorzien en die in ieder geval slechts beperkt werd openbaar gemaakt bij de publicatie van de aanbesteding. 54. Het Comité meent dat de kennisgeving aan de betrokkenen kan verspreid worden via een algemene mededeling, bijvoorbeeld op de website van de civiele bescherming of nog via brochures. Individuele kennisgeving is inderdaad onmogelijk aangezien de ADCV niet beschikt over de naam en voornamen van de betrokkenen. 55. Ten slotte herinnert het Comité eraan dat de ADCV overeenkomstig artikel 17, 1 van de WVP een aangifte van verwerking van persoonsgegevens moet indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

12 Beraadslaging FO 02 / /13 4. Veiligheid 56. De aanvrager stelt dat aan de veiligheidsverplichting met betrekking tot de onderaannemer vermeld in artikel 16 van de WVP werd voldaan door artikel 17 van het lastenboek dat hij bij zijn aanvraag voegde. 57. Artikel 16 van de WVP verplicht de verantwoordelijke voor de verwerking echter om: 1 een verwerker te kiezen die voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerking; 2 toe te zien op de naleving van die maatregelen, met name door ze vast te leggen in contractuele bepalingen; 3 de aansprakelijkheid van de verwerker ten aanzien van de verantwoordelijke voor de verwerking vast te stellen in de overeenkomst; 4 met de verwerker overeen te komen dat de verwerker slechts handelt in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking en dat de verwerker is gebonden door dezelfde verplichtingen als deze die waartoe de verantwoordelijke in toepassing van paragraaf 3 is gehouden; 5 in een geschrift of op een elektronische drager de elementen van de overeenkomst met betrekking tot de bescherming van de gegevens en de eisen met betrekking tot de maatregelen bedoeld in paragraaf 3 vast te stellen. 58. Het Comité maakt van deze gelegenheid gebruik om aan te bevelen dat iedere openbare aanbesteding voortaan meteen melding zou maken van de contractuele verplichtingen opgelegd door de WVP zodat reeds bij de publicatie van de aanbesteding voldaan wordt aan de verplichtingen van artikel 16 van de WVP en deze verplichtingen reeds geïntegreerd zijn in de contractuele overeenkomst tussen de ADCV en de gekozen onderaannemer. 59. Behoudens de noodzaak om een machtiging te verkrijgen door het Comité herinnert dit laatste eraan dat het overnemen en verwerken van het kadastraal perceelplan via een informaticadrager slechts mogelijk is na de ondertekening van een uitdrukkelijke overeenkomst overeenkomstig artikel 21 van het Koninklijk Besluit van 20 september Deze overeenkomst zal eveneens rekening moeten houden met de verplichting opgelegd door artikel 16 van de WVP.

13 Beraadslaging FO 02 / / Het Comité neemt bovendien akte van de informatie die verstrekt werd met de evaluatievragenlijst betreffende de veiligheidsmaatregelen met betrekking tot de beoogde verwerking, zowel voor de FOD Financiën als de FOD Binnenlandse Zaken. 61. Het Comité oordeelt dat beiden waarborgen bieden inzake veiligheid. Het Comité meent evenwel dat de overdracht van gegevens die plaatsvindt via fysieke drager, beveiligd zal moeten worden aan de hand van een paswoord dat uitsluitend zal meegedeeld worden aan de ADCV die het op haar beurt zal meedelen aan de onderaannemer. OM DEZE REDENEN, Het Comité, Machtigt de jaarlijkse mededeling van de bedoelde gegevens door middel van een fysieke drager op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de punten 54, 57 en 59 van de onderhavige machtiging. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere