Directe besparingen op indirecte inkoop. Corporate Purchasing Solutions

Transcriptie

1 Directe besparingen op indirecte inkoop Corporate Purchasing Solutions

2 2 De cijfers in deze brochure zijn gebaseerd op een onderzoek dat in opdracht van American Express is uitgevoerd door Accenture. Dit onderzoek evalueert het huidige Procurement to Payment -proces van 54 grote ondernemingen met vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Het onderzoek is afgerond in januari 2003.

3 De bewezen e oplossing om concrete besparingen te realiseren. Corporate Purchasing Solutions vereenvoudigt interne processen, versterkt de naleving van inkoopcontracten, en vervangt het traditionele papieren proces. Het biedt u volledige controle en de mogelijkheid om de relatie met uw leveranciers te versterken. Inhoud Inleiding...4 De verborgen kosten van indirecte inkoop...5 De kosten in detail De oplossing van American Express...8 Wat kan American Express voor uw bedrijf betekenen? Besparingen wereldwijd...12 Hoe werkt het?...13 Meer dan een Purchasing Card...14 Unieke American Express Management Informatie en transactiegegevens...15 Een besparingspotentieel van 3,2 miljoen $ per jaar...16 Real Savings. Delivered.

4 4 Inleiding Een besparingspotentieel van 3,2 miljoen $ per jaar* De meeste bedrijven hebben een goede financiële controle over hun directe uitgaven, maar controle over indirecte inkoop is vaak duur en inefficiënt. Dit biedt potentieel voor aanzienlijke besparingen, zowel in tijd als in geld. Besparingen die American Express helpt te bereiken direct zichtbaar in resultaten. American Express Corporate Purchasing Solutions is een kosteneffectief, papierloos alternatief voor uw traditionele inkoop. Het helpt uw inkoopproces te vereenvoudigen en de controle en naleving van de inkoopcontracten te verbeteren. Tevens reduceert het de kosten voor het kopen van indirecte goederen en diensten. Door ons programma volledig af te stemmen op uw specifieke bedrijfsbehoeften, bieden wij een totaaloplossing. Al bijna dertig jaar is American Express marktleider van Expense Management Programma s. Wij werken samen met de meeste Fortune 500 bedrijven en duizenden leveranciers. Ons bedrijf vertegenwoordigt een marktwaarde van 50 miljard dollar. Als Corporate Purchasing Solutions pionier is onze expertise ongeëvenaard. *Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en transacties.

5 De verborgen kosten van indirecte inkoop

6 6 De kosten in detail Gemiddeld bestaan de directe bedrijfsuitgaven voor 40% uit indirecte inkoopkosten. Geen wonder dat bedrijven meer nadruk gaan leggen op het reduceren van kosten op dit gebied. De aandacht van directieleden concentreert zich in de regel op de strategische ontwikkeling van een verantwoord inkoopbeleid. Maar als daarbij voorbij wordt gegaan aan de verbetering van processen en procedures, wordt het volledige potentieel van deze ontwikkeling niet behaald. Vaak wordt indirecte inkoop gedaan bij vele leveranciers. Er is een overdaad aan formulieren en gebrek aan controle. Deze kosten zijn lastig te traceren en het naleven van contractverplichtingen zijn moeilijk te waarborgen. In de praktijk leidt dit tot een nalevingspercentage van gemiddeld 68%. Goederen en diensten die zijn ingekocht buiten de contracten om zijn gemiddeld 11,4% duurder dan de contractueel vastgelegde tarieven. Voor meer dan 65% van de transacties worden papieren facturen gebruikt en meer dan 40% van de orders wordt nog steeds handmatig verwerkt. Deze transacties hebben een intensieve administratieve ondersteuning nodig, omdat er veel papierwerk mee gemoeid is. Gemiddeld is een inkoopmedewerker meer dan 40% van zijn tijd kwijt aan administratie. Het management besteedt 25% van zijn tijd aan het verwerken van aanvragen en inkooporders. Gebrek aan inzicht in uitgaven heeft een negatief effect op strategisch inkoopmanagement, met als gevolg dat de onderhandelingspositie minder sterk is en de consolidatiemogelijkheden van de uitgaven beperkt zijn. Bovendien blijft door het gebrek aan duidelijke informatie een belangrijk belastingvoordeel onbenut, omdat BTWteruggaven eenvoudigweg niet worden geclaimd of de verwerkingskosten niet opwegen tegen het te claimen bedrag.

7 Omdat het grootste gedeelte van de indirecte orders en bijbehorende facturen nog steeds papiermatig verwerkt worden, zijn de interne processen kostbaar en tijdrovend. 7 Het orderproces Handmatig orderproces ERPorderproces E-Procurement orderproces Rekwisitie $8.60 Autorisatie (optioneel) $13.00 Order $35.80 Rekwisitie Autorisatie (optioneel) Order $8.10 $8.40 $25.20 Autorisatie Rekwisitie (optioneel) $8.60 $5.80 Order $0.40 Verzending en ontvangst $6.60 Verzending en ontvangst $6.60 Ontvangst goederen $5.50 $64 $48 $20 Uit recent onderzoek blijkt dat de kosten voor het handmatig verwerken van één transactie kunnen oplopen tot 97 $, ongeacht de feitelijke waarde van de bestelling. Corporate Purchasing Solutions orderproces Autorisatie (optioneel) $1.00 Order $8.80 Ontvangst goederen $4.60 $14 Met ERP-systemen zijn bedrijven in staat geweest hun processen te verbeteren, maar doordat er nog steeds gebruik wordt gemaakt van papieren facturen, zijn de kostenbesparingen marginaal. De kosten zijn gemiddeld 81 $ per transactie. Proces van factuurontvangst tot betaling Papieren facturatieproces Elektronisch facturatieproces Facturatieproces Corporate Purchasing Solutions Ontvangst en Administratie $13.10 Ontvangst en Administratie $0.00 Afhandeling uitzonderingen $2.30 Afhandeling uitzonderingen $11.70 Afhandeling uitzonderingen $2.70 Verwerking factuur $1.90 Autorisatie en betaling $7.30 Autorisatie en betaling $0.60 Fiscale verwerking $0.50 Fiscale verwerking $0.30 Fiscale verwerking $0.30 $33 $4 $5 E-Procurement systemen, met gebruiksvriendelijke interfaces en de mogelijkheid inkoopgegevens vast te leggen, kunnen de proceskosten per transactie verder verlagen. Toch komen de kosten niet onder de 53 $. Een veel beter resultaat wordt bereikt met Corporate Purchasing Solutions. De kosten per transactie zijn hiermee te verlagen tot 19 $ per transactie. Real Savings. Delivered.

8 8 De oplossing van American Express Corporate Purchasing Solutions van American Express stelt uw bedrijf in staat goederen en diensten te bestellen en te betalen zonder gebruik te maken van traditionele inkooporders en facturen. Door de voordelen van e transacties te combineren met de veelzijdigheid van Corporate Purchasing Solutions, helpt American Express u grip te krijgen op uw indirecte inkoop. Dit stelt u in staat concrete besparingen te realiseren. Leverancier 1 Plaatsen van order 1 3 Eindge bruiker 2 3 Autorisatie Levering van goederen Elektronische factuur indienen bij Amex Betaling binnen 5 dagen 7 6 Ontvangst van MIS-bestand en betalingsoverzicht van Amex 6 7 Betaling aan Amex via automatische incasso Klant 8 Reconciliatie Vergelijk dit met een traditioneel papieren proces dat aanzienlijk meer stappen kan bevatten.

9 Wat kan American Express voor uw bedrijf betekenen? 9... Concrete besparingen Het Corporate Purchasing Solutions programma levert substantiële, meetbare besparingen door verbeterde controle op uitgaven, verbeterde naleving van contractverplichtingen en een rapportage tool voor een efficiënt inkoopbeleid*. Concrete besparingen Doelmatige inkoop Inzicht & naleving Proces efficiëntie Totaal $ 0.9 miljoen $ 1.1 miljoen $ 1.2 miljoen $ 3.2 miljoen *Gebaseerd op basis van een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en transacties. Real Savings. Delivered.

10 10 1. Inzicht in uitgaven en naleving van contractverplichtingen Doelmatige inkoop Inzicht & naleving Proces efficiëntie Bedrijven die kiezen voor American Express Corporate Purchasing Solutions zien een stijging van 21% in het naleven van inkoopcontracten en betalen, door zich aan de oorspronkelijke contracten te houden, gemiddeld 11,4% lagere prijzen. Bij een implementatie van gemiddelde omvang komt dit neer op een besparing van 1,2 miljoen $*. Deze besparingen worden o.a. bereikt door het gebruik van Preferred Supplier Lijsten. Deze unieke methode, waarbij leveranciers worden geblokkeerd waarmee geen contract is aangegaan en die niet op de lijst staan, kan alleen worden aangeboden door American Express. Het kanaliseert de inkoop naar een geselecteerd aantal leveranciers. alsmede de mogelijkheid om aankopen bij bepaalde industrieën te blokkeren. De e (en on-line) rapportagemogelijkheden, zorgen voor een duidelijk inzicht in alle bedrijfsuitgaven. Gedetailleerde BTW-informatie en de directe invoer van gegevens in ERP- en boekhoudsystemen, zorgen voor minder werkzaamheden m.b.t. het reconciliëren en archiveren van BTW-nota s. Bij sommige bedrijven heeft dit geleid tot het beter en consequenter kunnen terugvorderen van BTW. Doordat onze Europese leveranciers in staat zijn om een gedetailleerde beschrijving van de aankopen te leveren ( Line Item Details ), zijn onze e bestanden goedgekeurd door De Nederlandse Belastingdienst om als basis te dienen voor het terugvorderen van BTW, zonder papieren formulieren. Diverse front- en back-end controlemogelijkheden zorgen voor het beter kunnen beheren van budgetten, en het uitgavenpatroon van bestellers. Dit gebeurt o.a. door het vaststellen van individuele transactie- en maandlimieten, *Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en transacties.

11 2. Besparingen door procesverbeteringen Doelmatige inkoop Proces efficiëntie Inzicht & naleving 11 Met American Express Corporate Purchasing Solutions kunnen organisaties hun processen van orderplaatsing tot betaling (Procurement to Payment) herstructureren, door papieren orders en facturen door e te vervangen. Onze oplossingen kunnen de proceskosten terugbrengen tot 19 $ per transactie. Ter vergelijking: handmatige, papieren processen kosten gemiddeld 97 $ per transactie. Indien u al beschikt over een ERP- en E- Procurementsysteem kunt u die kosten met Corporate Purchasing Solutions nog verder terugbrengen. Met een ERP-systeem is een reductie van 81 naar 54 $ per transactie reëel. Dit wordt bereikt door diverse papieren facturen te vervangen door 1 e verzamelfactuur. Wanneer een E-Procurement systeem met Corporate Purchasing Solutions wordt gecombineerd, gaat de reductie van 53 naar 26 $ per transactie. Binnen de berekende procesbesparingen kunnen onze klanten profiteren van een concrete kostenreductie van 11 $ per transactie, wat een besparing oplevert van 1,1 miljoen $ bij transacties*. Deze besparingen zijn het resultaat van: Het elimineren van inkooporders. Kostenreductie bij plaatsing en autorisatie van orders door flexibele controles en limieten, en interoperabele systemen. De verlaging van proceskosten door 1 e verzamelfactuur. Lagere kosten voor reconciliatie en rapportage door verbeterde gegevensregistratie en integratie met ERP-systemen. Reductie van kosten voor programmabeheer met behulp van onze on-line service American en onze speciale Client Implementation Management teams. Het halveren van het aantal foutieve transacties. Handmatige order/ Papieren factuur ERP/Papieren factuur $81 $97 ERP/Corporate Purchasing Solutions $54 E-Procurement/ Papieren factuur $53 E-Procurement/Corporate Purchasing Solutions $26 Corporate Purchasing Solutions $19 $0 $20 $40 $60 $80 $100 $120 Genereren van aanvraag Verkrijgen van autorisatie Order aanmaken en indienen Ontvangst goederen Verwerking factuur Beheer uitzonderingen Autorisatie en betaling factuur Fiscale verwerking *Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en transacties. Real Savings. Delivered.

12 12 3. Effectieve Inkoop Doelmatige inkoop Proces efficiëntie Inzicht & naleving Alleen de juiste informatie leidt tot effectieve inkoop. American Express Corporate Purchasing Solutions levert werkelijke besparingen door inzicht te geven in de consolidatiemogelijkheden van uw uitgaven. De werkelijke besparingen kunnen oplopen tot $ of 1,5% van alle uitgaven die via het programma worden afgehandeld*. Deze voordelen worden behaald door: Door een gestructureerd implementatieproces, wat u in staat stelt uw initiële uitgaven te consolideren en uw leveranciersbestand te rationaliseren. Beter inzicht en toegang tot waardevolle gedetailleerde aankoopomschrijvingen. (Line Item Details), wat zorgt voor additionele inkoopbesparingen. Additionele voordelen: Lagere kosten per eenheid. Snellere levering, van gemiddeld 12,5 dagen tot levering de volgende dag. Minder goederen in voorraad. Geen inkooporders en facturen meer verwerken. Inkoopmedewerkers kunnen zich nu richten op hun core activiteiten. Volledige intergratie met uw ERP- systemen. Ervaren Supplier Enablement Teams helpen u uw geselecteerde leveranciers in het programma te integreren. Voortdurende consolidatie van uitgaven op basis van gedetaileerde data uit onze online service American Besparingen wereldwijd De multinationals van vandaag zijn op zoek naar besparingen die wereldwijd toegepast kunnen worden. Het Corporate Purchasing Solutions systeem van American Express is operationeel in 24 landen wereldwijd, inclusief 10 Europese landen. Wereldwijd worden onze oplossingen lokaal ondersteund door de expertise van onze medewerkers in de landen die wij bedienen. Persoonlijk contact en ondersteuning zijn van essentieel belang. Daarom is American Express zeer alert op lokale omstandigheden, lokale bedrijfsculturen, taal en wettelijke bepalingen. *Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en transacties.

13 Hoe werkt het?

14 14 Meer dan een Purchasing Card Oplossingen op maat American Express Corporate Purchasing Solutions belicht alle aspecten voor een succesvolle op maat gemaakte implementatie. Analyse van uw uitgavenpatroon en uw maximale besparingspotentieel. Overleg om het programma aan te passen aan uw specifieke behoeften. Advies gedetailleerde implementatievoorstellen en een praktisch uitvoerbaar inkoopbeleid. Implementatie rationalisatie van het leveranciersbestand en resultaatgericht werken. Techniek integratie van onze gegevens met uw systemen. Voortdurende evaluatie een toegewijd team dat uw programma evalueert en helpt optimale besparingen te behalen. Onze klanten en leveranciers vertrouwen op onze teams en de gestructureerde implementatie-aanpak. Hierdoor zijn zij in staat om besparingen te realiseren die hoger liggen dan andere Purchasing Card programma s. Technologie om besparingen te behalen Elektronische oplossingen zorgen voor snellere en nauwkeurigere processen. Bij American Express richten wij ons op de behoeften van de klant. Wij ontwerpen en installeren een oplossing in samenspraak met u en uw medewerkers op basis van uw specifieke behoeften. De technologie achter onze krachtige integratiesoftware biedt u: Integratie van transacties met uw systemen. Validatie en aanpassing van de gegevens op basis van uw interne boekhoudstructuur. Krachtige instrumenten voor rapportages en queries. Gegevensverwerking voor meerdere markten (ter ondersteuning van Shared Service Centres). Interoperabiliteit met E-Procurement systemen. Programmabeheer en -aanpassing. Toegewijde klantenservice en technische ondersteuning.

15 Unieke American Express Management Informatie en transactiegegevens 15 De voordelen van gedetailleerde informatie American Express Line Item Detail (LID) informatie geeft u inzicht in inkooppatronen op transactieniveau. Dit helpt bij de integratie met uw ERP- en E-Procurement systemen, waardoor een compleet inzicht in uw uitgaven wordt gegeven. Bovendien worden onze LID-gegevens zo aangeleverd dat onze klanten BTW kunnen terugvorderen zonder de benodigde papieren facturen. De juiste informatie op het juiste moment Dankzij onze on-line rapportage tools, beschikt elke manager over Management Informatie op het juiste niveau in uw organisatie. Gegevens van topkwaliteit American Express is marktleider als het gaat om het aanleveren van gegevens van de hoogste kwaliteit. Met behulp van ons closed loop netwerk, en de gegevens die wij rechtstreeks van uw leveranciers ontvangen te controleren op kwaliteit, streven wij naar volledigheid en consistentie van de informatie die wij u leveren. American Deze on-line service biedt u de volgende voordelen: Krachtige rapportage- en management informatietools. Dagelijks een actueel overzicht van uw uitgaven. Benchmark van uitgaven over het actuele jaar, afgezet tegen historische jaaroverzichten. Informatie downloaden volgens uw eigen specificaties. Rapportages op wereldwijd en regionaal niveau. De voordelen van één netwerk Uitgevende instantie van de bankkaart Bank/Giro centrale Verwerking kaartaccepterend bedrijf Directe relatie met leveranciers. beheer op hoog niveau. 100% Verantwoordelijkheid. -Afrekening -Rapportage -Autorisatie Uitgever van bankkaart -Rapportage -Autorisatie Kaartprocessor -Rapportage Bankkaart accepterend bedrijf -Afrekening -Rapportage Klant Leverancier Klunt Leverancier Het bankkaarten proces Het American Express proces Real Savings. Delivered.

16 Voor meer informatie over onze oplossingen kunt u contact opnemen met: CPCEurope@aexp.com Telefoon: +31 (0) American Express Corporate Purchasing Solutions Amsteldijk LH Amsterdam Nederland Een besparingspotentieel van 3,2 miljoen $ per jaar* De meeste ondernemingen hebben een goede financiële controle over hun directe uitgaven, maar controle over indirecte inkoop is vaak duur en inefficiënt. Dit biedt potentieel voor aanzienlijke besparingen, zowel in tijd als in geld. Besparingen die American Express helpt te bereiken direct zichtbaar in resultaten. Ontdek hoe u met Corporate Purchasing Solutions van American Express de kosten van het inkopen van indirecte goederen en diensten drastisch kunt terugbrengen en hoe wij u kunnen helpen bij: Het beter naleven van inkoopcontracten. Het optimaliseren van processen. De effectiviteit van inkoop te verhogen. Ons Client Solutions Team helpt u het programma te implementeren volgens uw inkoopbehoeften. Het op maat gemaakte implementatieprogramma zorgt voor werkelijke toegevoegde waarde voor uw bedrijfsuitvoering. American Express Corporate Purchasing Solutions is onderdeel van ons brede aanbod van Corporate Expense Management oplossingen, waaronder ook de American Express Bedrijfskaart valt. *Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en transacties. American Express Services Europe Limited Registered office: Portland House London SW1E 5BZ Registered number: Copyright 2003 CPS CFB 08/03 NL