HOE RAAK IK MIJN LEZER? Gratis LEESBAARHEIDSTIPS

Transcriptie

1 HOE RAAK IK MIJN LEZER? Gratis LEESBAARHEIDSTIPS Joke Huisman dialogos.nl tekstkwaliteit 2012

2 2 Vind je het moeilijk je verhaal aantrekkelijk en logisch op papier of op het web te zetten? En zoek je een methode om voortaan scherp, to-the-point en leesbaar over te komen? Maak dan gebruik van deze LEESBAARHEIDSTIPS. Je krijgt ze helemaal gratis. Vind je de tips nuttig? Stuur ze door naar collega s, laat t weten op twitter of ga naar tekstkwaliteit En wil je meer weten? Volg dan:

3 3 Vooraf Wil je écht gelezen worden? Vraag je dan af waar jíj als lezende professional naar uitkijkt? Naar korte, aantrekkelijk en boeiend geschreven teksten? Met een structuur die het mogelijk maakt efficiënt te lezen? Ja natuurlijk, hoor ik je zeggen: Ik wil graag snel tot de kern komen. Geen lange aanloop, maar conclusies voorop. Geen ondoordringbare, saaie, inhoudsloze teksten, maar verhalen die ertoe doen. Ja, en dan lees ik veel sneller, effectiever en efficiënter. Kloof tussen leeservaring en schrijfgedrag Ok, maar je bent zelf niet alleen een LEZENDE, maar ook een SCHRIJVENDE professional. Hou je dan rekening met je lezer? Schrijf je sprekend en vraag je je af wat je lezer eraan heeft? Of wil je al je kennis en ideeën over het voetlicht brengen zonder je af te vragen of je daarmee je lezer wel boeit? Raar eigenlijk dat er vaak zo n kloof gaapt tussen je leeservaring en je eigen schrijfgedrag. Zelf heb ik daar ook last van. Sterker nog, de beste schrijvers hebben ermee te kampen. Wees je eigen lezer De oplossing is simpel. Probeer JE EIGEN LEZER te zijn. Want t werkt als je je inleeft in de ontvanger van je tekst. Of vraag een collega je tekst als lezer te scannen. En vraag het vooral als die het druk heeft. Want ook jouw lezers hebben vaak 100 andere dingen te doen. En vind je t moeilijk je collega te storen? Bied dan aan dat die ook jou kan vragen als je eigenlijk geen tijd hebt. Raak je lezer Ga aan de slag, raak je lezer en maak een onuitwisbare indruk met wat je schrijft. Ga na wat je zelf graag leest: wat valt je op, wat lees je eerst en wat sla je over? Niet alleen vergroot je zo je schrijfplezier. Ook je lezers snappen gelijk wat je bedoelt. En je voorkómt dat ze aan de haal gaan met een totaal andere boodschap dan jij wilt overbrengen. Twee keer winst dus. Je schrijft met effect en de LEESBAARHEIDSFACTOR van wat je schrijft neemt met sprongen toe. Ik wens je veel schrijfplezier, Joke Huisman dialogos.nl tekstkwaliteit

4 4 Heb jij ook last van een lezersblock? Neem een concrete persoon in gedachten Hoe hou ik m n lezers op het netvlies? Veel schrijvers hebben last van een lezersblock. Ik ook. Al schrijvend vergeet ik vaak dat er ook nog lezers zijn. En vraag ik me helemaal niet af of mijn lezer wel op m n boodschap zit te wachten. Raar eigenlijk, want natuurlijk willen we écht gelezen worden. We schrijven bijna dagelijks rapporten, mails, brieven en verslagen voor medewerkers, klanten of burgers. Maar weten we wel wie onze lezers zijn? Zonder lezers geen publiek. En als we ons nu wel in die lezer inleven? Ik geef toe, het valt niet altijd mee om een concrete persoon in gedachten te nemen. Maar probeer het eens. Je zult zien dat het dan een stuk makkelijker wordt zó te schrijven dat je lezer in één keer begrijpt wat je wilt zeggen. Weet wie je lezer is Als je weet wie je lezer is, gaat het schrijven een stuk makkelijker. Maak van je lezer een concrete persoon. Vraag je dus af: voor wie schrijf ik? Wat wil mijn lezer weten? Wat moet mijn lezer weten? Wat weet mijn lezer al? In wat voor context leest mijn lezer mijn tekst? Heeft die het druk? Of neemt die juist alle tijd?

5 5 Wat is je hoofdboodschap Als je de hoofdboodschap voor ogen hebt, kun je een opzet maken voor je tekst. Ga na: wat zijn mijn kernpunten? Welke belangrijkste vraag van de lezer beantwoordt mijn tekst? Doel van je tekst Wil je dat je lezer iets doet met je tekst? Bijvoorbeeld dat hij of zij iets te weten komt, ergens van overtuigd raakt of iets gaat doen? Vraag je dan af: wat wil ik bij mijn lezer bereiken? Wat wil ik dat mijn lezer gaat doen? Wat is het belangrijkste doel van mijn tekst? Structuur is het raamwerk De structuur is het raamwerk van je tekst. Daarom is het handig je van tevoren af te vragen: met welke structuur bereik ik het beoogde effect bij de lezer: chronologisch, thematisch, argumentatief of anders? Waar zet ik welke informatie in de gekozen structuur? Met welke kopjes kan ik deze structuur zichtbaar maken?

6 6 Tips Gebruik korte inhoudelijke kopjes; die mogen best uitnodigend of prikkelend zijn. Stel vooraf vast met welke tekstmarkeringen je werkt: cursief, vet of hoofdletters; markeer met mate. Met bullets navigeert de lezer makkelijker door de tekst. Bedenk welke afkortingen voor de lezer gesneden koek zijn; geef anders altijd aan waar de afkorting voor staat. Vraag het je lezer s Ik ben benieuwd of je met deze TIPS en VRAGEN je lezer van dienst kan zijn. Vraag het hem of haar eens als je weer een tekst de wereld in stuurt. Je zult versteld staan van de reacties waar je je voordeel mee kunt doen.

7 7 Ik wil niet weten wie mijn lezer is Wil jij weten wie je lezer is? Of heb je daar geen boodschap aan? Schrijf jij liever ingewikkeld met vaktermen, zo lang mogelijke zinnen en een boodschap die verstoppertje met je lezer speelt? Dat mag natuurlijk. Maar dan weet je zeker dat je lezer al na twee zinnen afhaakt. Die heeft geen tijd om je hersenspinsels te doorgronden. Laat staan er zelf ook nog wat van te vinden. Die lezer móet dan wel haar of zijn eigen interpretatie geven aan wat jij onduidelijk over het voetlicht brengt. Zonde van jouw energie én die van je lezer. Ga zelf s op de stoel van de lezer zitten. Wie is die lezer eigenlijk? Probeer een concrete persoon voor de geest te halen. Maak het je lezer in elk geval zo makkelijk mogelijk. Want veel tijd heeft die meestal niet. Leef je in Probeer je voor te stellen dat je zelf Tweede-Kamerlid, directeur van een maatschappelijke organisatie of een gewone burger bent en weinig tijd hebt om informatie tot je te nemen. Lees je tekst ook zo. Of vraag je collega dat te doen. En laat weg wat je niet wilt weten. Neem je lezer bij de hand Maak inhoudelijke kopjes en tussenkopjes en geef in de eerste zin van een alinea de kernboodschap weer. Daarmee maak je het je lezers makkelijk je tekst eerst te scannen. Zo weten ze snel wat ze moeten weten of doen. En kunnen ze beslissen wat ze wel en niet willen lezen.

8 8 Weinig tijd Werk met bullets of streepjes als je lezer weinig tijd heeft. Het dwingt je zelf ook om efficiënt te schrijven. Rangschik naar volgorde van belangrijkheid en zet kernwoorden cursief, vet of in hoofdletters. TIEN TIPS VAN JE LEZER Verplaats je in mij. Schrijf zo scherp, zo kort en zo duidelijk mogelijk. Beperk je tot de kernpunten. Lange stukken hebben geen effect: ik lees ze niet. Werk meer infographics. Schrijf sprekend, actief en makkelijk. Zorg dat ik in één oogopslag snap waar het om gaat. Schrap alle overbodige woorden en laat weg wat tussen haakjes staat. Een tekst maak je niet korter door een kleiner lettertype te gebruiken. Denk na over de boodschap die je mij wilt overbrengen. Waar wil je een besluit over of wat wil je dat ik doe of nalaat? Probeer dat in één korte zin te vatten. Jij bent de deskundige. Wat vind jíj, wat is jouw advies? Jij selecteert immers wat echt belangrijk is voor mij. Geef niet alleen aan waarom jouw advies goed is, maar ook wat anderen vinden.

9 9 Verplaats je in je lezer Verplaats je s in je lezer. Probeer je in te leven in welke situatie die je teksten leest. Heeft je lezer het druk? En is die hoog of laag opgeleid? Leest die je tekst in werktijd of in haar of zijn vrije tijd? En wat wil je dat die met je teksten doet: moet hij of zij iets weten, iets doen of iets nalaten? Of misschien wel een negatieve boodschap verwerken? Want dat bepaalt hoe je je lezer tegemoet treedt, welke woorden je daarvoor kiest en hoeveel tijd je van je lezer vraagt.

10 10 DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES Wil jij je teksten in 1x perfect op papier of op t web hebben? Wedden dat t niet lukt? Schrijven is een proces. Schaven en schrappen hoort erbij. Doe je dat niet, dan snapt je lezer vaak niet wat je wilt zeggen. Ga na wat je zelf graag leest: wat valt je op, wat lees je eerst en wat sla je over? Schrijf zoals je zelf graag leest Als je schrijft zoals je zelf graag leest, snappen je lezers gelijk wat je bedoelt. En je voorkómt dat ze aan de haal gaan met een totaal andere boodschap dan jij wilt overbrengen. Twee keer winst dus. Je schrijft met effect en de LEESBAARHEIDSFACTOR van wat je schrijft neemt met sprongen toe. Handvat DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES geeft een handvat. Het helpt je je bewust te worden van de fase in het schrijfproces waar je op dat moment in zit: VOORBEREIDEN, SCHRIJVEN, BEOORDELEN, AANSCHERPEN en HERTALEN. In de praktijk verloopt zo n proces natuurlijk minder schematisch. Dat neemt niet weg dat het helpt om verschillende fasen voor ogen te houden.

11 11 Voorbereiden Zorg dat je hoofdboodschap helder is voordat je gaat schrijven. Is dat niet zo? Of heb je geen heldere opdracht gekregen? Probeer dan eerst duidelijk te krijgen wat je aan wie wilt overbrengen: voor wie is je tekst bedoeld? Wat wil je precies zeggen? Wat wil je bij de lezer bereiken? Hoe ga je t zeggen? Schrijven Bedenk tijdens het schrijven wat je lezer nodig heeft om: te begrijpen wat je wilt zeggen te gaan doen wat je wilt. Beoordelen Leg je tekst even weg. Of vraag een collega er als lezer naar te kijken ga na of de boodschap toegankelijk en begrijpelijk is voor de lezer. De boodschap is toegankelijk als de lezer belangrijke informatie makkelijk kan vinden: de structuur is helder de lay-out vergemakkelijkt het lezen. De boodschap is begrijpelijk als de lezer zegt: ik weet nu ik kan nu ik wil nu ik ga nu

12 12 Aanscherpen Ga na of je lezer in één oogopslag weet wat hij of zij moet weten. Scherp je tekst aan en schrap wat je lezer niet wilt weten. Zorg dat in 1x duidelijk is: wat het doel is van je tekst wat de hoofdboodschap is wat je bij je lezer wilt bereiken. Hertalen Wil je het je lezer nog makkelijker maken? Hertaal dan je tekst en doorloop daarvoor nog 1x DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES. Toon en stijl Het vinden van de juiste toon en schrijfstijl is misschien wel het moeilijkste wat er is. Veel schrijvers schieten in de automatische piloot van plechtig en afstandelijk taalgebruik. Ze beginnen bijvoorbeeld een brief met: In antwoord op uw schrijven. of Hierbij ontvangt u. Maar dat is helemaal niet nodig. Je kunt veel gewoner schrijven. Elke lezer vindt het prettig gestimuleerd te worden om door te lezen. Bijvoorbeeld door een vraag te krijgen als Wilt u weten wanneer we open zijn?.... Maak zelf het verschil Probeer zelf s verschil te maken te maken door je tekst heel FORMEEL en daarna heel INFORMEEL te maken. Bijvoorbeeld: Mag ik u een kleine versnapering aanbieden en Joh, pak een koekie man.

13 13 Kernwaarden van je organisatie Schrijf dan niet: Vind je het moeilijk de juiste toon en stijl te vinden? Praat er dan over met je collega s. Het is immers een subtiel spel dat nauw samenhangt met de KERNWAARDEN van je organisatie. Zijn die kernwaarden bijvoorbeeld samenwerkend en mensgericht? U wordt verzocht de brief ondertekend te retourneren Bezwaar kan aangetekend worden met betrekking tot deze regeling bij Er zal, met betrekking tot die gevallen waarin werknemers worden verplicht om zich te melden, op worden toegezien dat Maar: Wilt u de brief ondertekend terugsturen? Wilt u bezwaar maken tegen deze regeling? Dien dan een bezwaarschrift in bij Als werknemers zich moeten melden, houden we er rekening mee dat

14 14 Zorg jij voor leesgemak? Natuurlijk wil je echt gelezen worden en scherp, to-the-point en leesbaar overkomen. En natuurlijk wil je ook effect bereiken met je tekst. Maak het je lezer dan zo makkelijk mogelijk. Leesgemak is cruciaal als je wilt dat je boodschap overkomt. Snapt je lezer niet in 1x wat je wilt zeggen? Dan is al je inspanning voor niets geweest. Zorg daarom dat wat je schrijft landt bij je lezer. Hou informatie die bij elkaar hoort bij elkaar Plaats bijvoorbeeld hulpwerkwoord en hoofdwerkwoord zo dicht mogelijk bij elkaar ( Ik heb besloten i.p.v. ik heb op basis van informatie verkregen uit diverse overleggen met besloten ). Eén onderwerp Een leesbare zin gaat bij voorkeur over één onderwerp. Splits een lange zin met meer onderwerpen in tweeën of schrap informatie. Liever geen lijdende vorm Passieve vormen zijn onprettig voor de lezer. Als het niet echt nodig is, gebruik dan liever de actieve vorm. Of kies men als handelende persoon.

15 15 Tussen haakjes Kopjes Zet alleen (tussen haakjes) wat secundair is. Meestal kun je het dan gewoon weglaten. (Tekst tussen haakjes slaan lezers meestal over.) Maak hoofdkopjes vet en tussenkopjes cursief. Of wissel in lettergrootte. Dat oogt rustiger dan onderstreept. Zelfstandige naamwoordgroepen Voorkóm lange zelfstandige naamwoordgroepen. Bijvoorbeeld door er werkwoordsvormen van te maken. Als dat lastig is, ga dan na of je een zin kunt splitsen. Lange woordgroepen Soms ontkom je niet aan lange woordgroepen die steeds terugkeren in de tekst. Probeer of je zo n lange woordgroep één keer kunt noemen om in de rest van de tekst een betekenisvolle verkorte term te gebruiken. Bijvoorbeeld de eerste keer Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed gevolgd door Rijksdienst. Vermijd afkortingen Als het gebruik van veel afkortingen in een lange tekst niet te vermijden is, geef dan in een bijlage een alfabetisch overzicht van alle gebruikte afkortingen. Noem de afkorting altijd de eerste keer voluit met de afkorting tussen haakjes. Of gebruik in een webtekst een pop-up om een toelichting te geven.

16 16 Informatie schrappen Redundante informatie is lastig voor de lezer. Schrap alles wat je als lezer niet hoeft te weten om te kunnen beslissen, handelen of oordelen. Wees concreet waar het kan Gebruik zo concreet mogelijke woorden en zinnen. Het geeft je lezer houvast als die zich iets voor kan stellen bij wat je probeert over te brengen.

17 17 Hou jij taal begrijpelijk, concreet en toegankelijk? Professionals zijn bang het verwijt te krijgen Jip-en-Janneke taal te gebruiken als ze eenvoudig schrijven. Lezers zouden hen dan dom vinden en niet voor vol aanzien. Alsof je als schrijver op je hurken gaat zitten en bewust in kindertaal je boodschap overbrengt. Ik zou zeggen: gebruik dan Jaap-en-Jannie taal. En zorg dat je buurvrouw, oom of dochter begrijpt wat je schrijft. Hoe breder m n publiek, des te meer moeite het schrijven me kost Trouwens, het is veel moeilijker je taalniveau aan te passen aan je lezer dan B2B of voor vakgenoten te schrijven. Schrijf ik bijvoorbeeld voor taalwetenschappers, dan kost me dat geen enkele moeite. Pas wanneer ik hetzelfde onderwerp voor een breed publiek toegankelijk wil maken, moet ik m n best doen en me inleven in een concrete lezer. Hoe breder het publiek, des te harder ik moet werken. TIEN TIPS OM BEGRIJPELIJK TE SCHRIJVEN 1. Ga na wat je kernboodschap is. Wat moet je lezer onthouden? 2. Wees je eigen lezer. Wat wil, kan of moet je weten? Hoeveel tijd heb je om de tekst te lezen? Veel of weinig? 3. Vraag je collega je lezer te zijn en stel je tekst op hem of haar af. 4. Schrijf je sprekend? Dan heb je je lezer eerder op je hand dan wanneer je formele schrijftaal gebruikt. 5. Val met de deur in huis. Bijvoorbeeld: Wij stellen de vergadering een week uit. In deze brief leggen we uit waarom. 6. Schrijf kort. Splits een zin bij 15 woorden of meer. 7. Schrijf actief. Dat houdt je lezer wakker.

18 18 8. Vermijd moeilijke woorden. Een slimme tekst is zo eenvoudig dat je lezer in één keer begrijpt wat er staat. 9. Voorkom jargon, tangconstructies of ouderwetse woorden als ter zake, alsmede, reeds. 10.Schrijven is schrappen. Werk desnoods met bijlagen. Schrijf publieksteksten in eenvoudige taal De Nationale Ombudsman Alex Brenninkmeijer leest veel ambtelijke teksten die voor een groot publiek bedoeld zijn. Zijn advies: Schrijf die publiekteksten in eenvoudige taal. Anders begrijpen mensen absoluut niet waar het over gaat. Laten we niet vergeten dat slechts vijf procent van de Nederlanders hooggeletterd is. En juist die vijf procent schrijft die publieksteksten. WEES CONCREET Laat werkwoorden werken Laat zien wie wat doet en stop een handeling niet in een zelfstandig naamwoord. Dus niet zo: Er is een beoordeling gemaakt van de bestaande ramingen van arbeidstekorten in de zorg. Maar zo: We hebben de geraamde arbeidstekorten in de zorg beoordeeld.

19 19 Kom snel tot de kern Laat je lezer niet wachten op de kern van je boodschap. Dus niet zo: Naar aanleiding hiervan is op verzoek van u en de minister nagegaan of, en zo ja in welke vorm wijzigingen nodig zijn om te komen tot aanpassing van de huidige regeling van het concurrentiebeding. Maar zo: Moet de huidige regeling voor het concurrentiebeding worden aangepast? En zo ja, hoe dan? Op uw verzoek en dat van de minister hebben we dat uitgezocht. Spreek je lezer direct aan Noem je lezer waar dat maar kan. Dat maakt een tekst een stuk leesbaarder. Dus niet zo: Een verzoek kan ingediend worden bij Maar zo: Wilt u een verzoek doen? Doe dat dan bij Of: Wilt u iets vragen? Dat kan bij Geef aan wie wat doet Een passieve constructie of lijdende vorm verhult wie wat doet. Terwijl die informatie meestal wel relevant is. Dus niet zo: Eind 2012 wordt de nota gepubliceerd.

20 20 Maar zo: Eind 2012 publiceren we de nota. Laat zien wat het verband is Maak het verband tussen zinnen of alinea s duidelijk met structuur- of tussenwoorden. Dan weet je zeker dat je lezer je begrijpt. Dus niet zo: De boetes geven geen aanleiding in te grijpen. Er worden gerechtelijke stappen ondernomen als de regels worden overtreden. Maar zo: De boetes geven nu geen aanleiding om in te grijpen. Zodra dezelfde personen nog een keer een boete krijgen, moeten we wel gerechtelijke stappen nemen. Leg vaktermen uit en licht afkortingen toe Gebruik je vaktermen of afkortingen? Licht zo n term of afkorting dan toe als je m de eerste keer in een tekst of hoofdstuk gebruikt. Kort is niet altijd beter Hangt er voor je lezer veel af van wat je schrijft? En is die lezer heel erg betrokken? Ga er dan maar van uit dat die zo volledig mogelijke informatie wil. En als dat 10 pagina s tekst betekent, dan is dat prima. Twee keer winst Ga s wat vaker in de schoenen van je lezers staan, zou ik willen zeggen. Zo voorkóm je dat je lezer aan de haal gaat met een totaal ander verhaal dan jij had willen overbrengen. Zo boek je twee keer winst: je schrijft met effect en de LEESBAARHEIDSFACTOR van wat je schrijft stijgt zienderogen.

21 21 Een leesbaarheidstest als hulpmiddel Wil je weten of een tekst Een toegankelijk leesbaarheidstest is voor jouw als doelgroep? Ga dan naar de leesbaarheidstest. Deze tool is een hulpmiddel als je niet zeker weet of je lezers je wel begrijpen. Is de uitslag negatief? Dan zul je je tekst begrijpelijker en toegankelijker moeten schrijven.

22 TOEGIFT Wil je meer tips of interessante weetjes? Kijk dan op: VOLG DE LEESBAARHEIDSFACTOR Wil je zelf nog scherper, begrijpelijker en leesbaarder overkomen? Op papier of op het web? Kom dan naar de De Leesbaarheidsfactor. Speciaal voor taalproevers met lef. Met open inschrijving, maar ook in-company als: WORKSHOP met gratis e-courses Intensieve MASTERCLASS met 5 weken persoonlijke online coaching Individueel COACHINGSTRAJECT live, online of via Skype Meer weten? Mail of bel NA AFLOOP: schrijf je makkelijker, korter en boeiender weten je lezers gelijk wat je bedoelt schrijf je op het taalniveau van je lezer.