Specifiek Kader voor de Verbonden Partij Gemeenschappelijke regeling milieusamenwerking en afvalverwerking regio Nijmegen

Transcriptie

1 Specifiek Kader voor de Verbonden Partij Gemeenschappelijke regeling milieusamenwerking en afvalverwerking regio Nijmegen Gemeente Nijmegen Opgesteld door: Openbare ruimte Datum: 16 november 2009 Geactualiseerd 23 juni 2010 vanwege bestuurswijziging Gewijzigd:

2 Actualiseren voor: Inhoudsopgave 1. ALGEMEEN ALGEMENE INFORMATIE DOELSTELLING GEMEENTE BESTUURLIJKE EN AMBTELIJKE VERTEGENWOORDIGING EN ROLVERDELING BESTUURLIJKE EN AMBTELIJKE VERTEGENWOORDIGING TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN INFORMATIEVOORZIENING

3 1. Algemeen 1.1. Algemene informatie Hier geven we een algemene beschrijving van de verbonden partij en benoemen we doel, taken en activiteiten van de verbonden partij. De gemeenschappelijke regeling milieusamenwerking en afvalverwerking regio Nijmegen, kortweg MARN is een openbaar lichaam waarin 10 gemeenten uit de regio Nijmegen samenwerken. Het doel van de regeling is het nastreven van een doelmatige en milieuhygiënische verantwoorde verwerking van afvalstoffen en het toezien op de continuïteit in de afvalverwerking. De taken en activiteiten van de MARN liggen op het gebied van afvalverwerking en milieuprojecten. Afvalverwerking a. het vaststellen van hetgeen het door Provinciale Staten vastgestelde Milieubeleidsplan, hoofdstuk afval, ten aanzien van het samenwerkingsgebied bevat, waaronder in het bijzonder het in stand houden van een verwerkingsinrichting (ARN, Beuningen); b. dit geschiedt meer in het bijzonder door: 1. het verwerven en beheren en verhuren van gronden, indien en voor zover nodig voor de exploitatie van de verwerkingsinrichting; 2. het deelnemen in het aandelenkapitaal van de ARN B.V. of haar rechtsopvolger. c. het in overleg met de gemeenten regelen van de aanvoer van de afvalstoffen, voor zover dit uit een oogpunt van doeltreffende bedrijfsvoering van de verwerkingsinrichting noodzakelijk is; d. elk van de gemeenten verbindt zich om: 1. de door of vanwege die gemeente ingezamelde afvalstoffen aan de verwerkingsinrichting aan te bieden. Van deze verplichting kan door het Algemeen Bestuur ontheffing worden verleend; 2. de wijze van inzamelen af te stemmen op de wijze van verwerken van de verwerkingsinrichting; 3. voor veranderingen in het inzamelsysteem, tijdig vooraf toestemming te vragen aan het Dagelijks Bestuur. Aan deze toestemming kan de voorwaarde worden verbonden dat de uit die veranderingen voortvloeiende nadelige gevolgen aan het openbaar lichaam of aan de ARN B.V. worden vergoed. 3

4 e. het openbaar lichaam sluit met de ARN B.V. een vuilverwerkingsovereenkomst, regelende de aanbiedingsplicht van de deelnemende gemeenten van de door of vanwege hen opgehaalde afvalstoffen, de acceptatieplicht van de aangeboden afvalstoffen door de verwerkingsinrichting en het in rekening brengen van de verwerkingskosten door ARN B.V. aan de deelnemende gemeenten. Milieuprojecten Het op verzoek en in opdracht van de deelnemende gemeenten dan wel een deel van de deelnemende gemeenten (doen) opzetten en (doen) uitvoeren van projecten op het terrein van het milieu waarbij de projecten bekostigd worden door de daaraan deelnemende gemeenten naar rato van deelname Doelstelling gemeente In deze paragraaf gaan we in op nut en/of noodzaak van deelname in de verbonden partij en het (publieke) belang van deelname van de gemeente in de verbonden partij. Het merendeel van alle Nijmeegse huishoudelijke afvalstromen wordt door of via ARN verwerkt. De MARN, waarin de gemeente Nijmegen en regiogemeenten zijn verenigd, is aandeelhouder in ARN bv. De MARN heeft als doelen: Nastreven van een doelmatige en milieuhygiënische verantwoorde verwerking van afvalstoffen; Toezien op de continuïteit in de afvalverwerking. 2. Bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging en rolverdeling 2.1. Bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging Hierna volgt een schematisch overzicht van de MARN. 4

5 Gemeenteraad Nijmegen Gemeenteraden andere gemeenten College Nijmegen Colleges andere gemeenten Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur Adviescommissies MARN Deelneming in ARN B.V. De GR MARN heeft een belang in de ARN BV van aandelen (nominaal 453 per stuk, volledig volgestort), zijnde 37,5%. De overige aandelen zijn in handen van 2 andere gemeenschappelijke regelingen en het bedrijf Remondis. Alle participerende gemeenten hebben een langjarige aanleververplichting van huishoudelijk afval. Door de getrapte manier waarop de gemeente Nijmegen deelneemt in ARN BV is er geen directe invloed uit te oefenen op de wijze waarop ARN BV opereert. Hierdoor kunnen er ontwikkelingen plaatsvinden die niet direct in het belang van de gemeente Nijmegen zijn. - samenstelling van het Algemeen Bestuur (AB) Dhr. J.G.M. Thijssen, voorzitter, wethouder Groesbeek Dhr. T. Tankir, vice-voorzitter, wethouder Nijmegen Dhr. G.C.M. van Elk, wethouder Druten Mw. M.A. Barber, wethouder Ubbergen Dhr. P. Wassink, wethouder Millingen aan de Rijn Mw. H.A.M. van den Berg, wethouder Heumen Dhr. P. De Klein, wethouder Beuningen Dhr. M.J.F.J. Thijsen, wethouder Wijchen Dhr. J.N.M.J. Wassink, wethouder West Maas en Waal Dhr. H van den Berg, wethouder Mook en Middelaar De raden van de deelnemende gemeenten wijzen uit het college van B&W een vertegenwoordiger voor het Algemeen Bestuur aan. 5

6 In het algemeen bestuur heeft de gemeente Nijmegen 4 van de 13 stemmen. Het AB vergadert ten minste 2 keer per jaar en verder zo vaak als de voorzitter of het Dagelijks Bestuur (DB) dat noodzakelijk acht of als ten minste 20 % van de zittende leden daarom verzoekt. - samenstelling van het Dagelijks Bestuur (DB) Het AB wijst een DB bestaande uit 4 leden aan, de volgende leden hebben zitting in dit bestuur: Dhr. J.G.M. Thijssen, voorzitter en portefeuillehouder Personeelszaken (wethouder Groesbeek). Dhr. T. Tankir, vice-voorzitter en portefeuillehouder Afvalverwerking en ARN B.V. (wethouder Nijmegen). Dhr. G.C.M. van Elk, portefeuillehouder Financiën (wethouder Druten) Dhr. M.J.F.J. Thijsen, portefeuillehouder Regionale handhaving en Klimaat (wethouder Wijchen). Het DB vergadert zo vaak als de voorzitter dit noodzakelijk acht of als een van de andere leden dit schriftelijk verzoekt onder opgave van de te behandelen onderwerpen. - Voorzitter Als aparte rol wordt de voorzitter genoemd in de gemeenschappelijke regeling. De voorzitter wordt door het AB uit zijn midden aangewezen en is belast met de leiding van de vergaderingen van het AB en DB. De Voorzitter tekent de stukken die van het AB en DB uitgaan en vertegenwoordigt het openbaar lichaam in en buiten rechte. Door de bovengenoemde organen kunnen adviescommissies ingesteld worden. De commissie van advies ondersteunt het DB bij de uitvoering van de onder 1.1 genoemde taken. Vanuit elke deelnemende gemeente wordt een milieuambtenaar aangewezen als lid van deze commissie. Het DB kan een of meerdere vakberaden instellen die via de commissie van advies het DB advies kan geven over een deelterrein. Dit zijn de volgende beraden Afvalberaad, Bodemberaad, Extern veiligheidsberaad, Klimaatberaad, Regionaal ambtelijk handhavingsoverleg. Kengetallen MARN Kengetal formatie medewerkers inclusief tijdelijke 0,3 gedetacheerd vanuit NIjmegen medewerkers (in fte) Vaste personeelsleden 0 Omzet (begroting 2014) Eigen Vermogen (Jaarrekening 2012) Vreemd Vermogen (Jaarrekening 2012)

7 Toelichting: De omzet bestaat uit: - 0,7 mln. inkomsten uit huur en pacht ARN B.V. (structurele inkomstenbron voor de MARN en wordt begroot door de MARN); - 0,15 mln. Inkomsten subsidie Provincie Gelderland inzake Externe Veiligheid. Het vreemd vermogen bestaat uit een lening van voor eigen financiering. Daarnaast heeft de MARN twee geldleningen doorgeleend aan ARN B.V. die eind 2013 volledig zijn afgelost Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden In deze paragraaf geven we een toelichting op: Regels en afspraken over taken, bevoegdheden (o.a. benoeming en ontslag van bestuurders) en verantwoordelijkheden van de bestuursorganen (AvA, RvC, Algemeen en Dagelijks Bestuur, Directie). Hier wordt ook ingaan op aansprakelijkheid; Frequentie van beoordeling van het functioneren van betrokken personen die deelnemen in de bestuursorganen van de verbonden partij (wie doet dat, welke onderwerpen worden als vaste items in de beoordeling betrokken). Samenvatting van het reglement van de Raad van Commissarissen en het Directiereglement. beschrijving van de instrumenten die Raad en/of college in kan zetten om haar invloed via bestuurlijke vertegenwoordiging of anderszins te doen gelden. Taken en bevoegdheden Leden van het AB zijn dit vanuit hun functie als lid van het college van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente en worden door hun raad aangewezen. Het lidmaatschap eindigt op het moment dat het lidmaatschap van het college eindigt. Leden die tussentijds hun lidmaatschap beëindigen stellen de voorzitter van AB en hun raad in kennis van het besluit, het ontslag gaat in zodra in de opvolging is voorzien. De vergaderingen van het AB zijn niet besloten, mocht tot beslotenheid worden overgegaan dan kan dat met inachtneming van art 22 van de wet gemeenschappelijke regelingen en art 23 van de gemeentewet. In een besloten vergadering van het AB kan geen besluit genomen worden over: a. het beleidsplan en het uitvoeringsprogramma (projectenboek); b. de begroting, de wijzigingen daarvan en de rekening; c. het doen van een uitgaaf, voordat de begroting of de begrotingswijziging, waarbij deze uitgaaf is geraamd, is goedgekeurd; d. het aangaan van geldleningen, het uitlenen van gelden en het aangaan van rekeningcourantovereenkomsten; 7

8 e. het geheel of gedeeltelijk vervreemden en het bezwaren van de eigendommen van het openbaar lichaam; f. het onderhands verhuren, verpachten of in gebruik geven van eigendommen van het openbaar lichaam; g. het onderhands aanbesteden van werken of leveranties; h. het treffen, wijzigen, verlengen, of opheffen van dienstverleningsovereenkomsten tussen het openbaar lichaam en andere lichamen; i. het oprichten of deelnemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen en coöperatieve verenigingen dan wel het ontbinden daarvan beëindigen of wijzigen van de deelneming; j. het liquidatieplan. Het DB benoemt een ambtelijk secretaris en stelt de bevoegdheden van de secretaris vast. De secretaris ondertekent mede de stukken die uitgaan namens het AB of DB. Daarnaast staat de secretaris aan het hoofd van het bureau van de MARN, is verantwoordelijk voor het dagelijks functioneren van het MARN-bureau en heeft een beperkte bevoegdheid tot het tekenen van overschrijvingen ( 8.500). Voor de leden van het AB en het DB is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Frequentie van beoordeling van het functioneren van betrokken personen Een lid van het Dagelijks Bestuur kan door het Algemeen Bestuur worden ontslagen, indien dit lid het vertrouwen van het Algemeen Bestuur niet meer bezit. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Over het evalueren van het functioneren van de secretaris zijn geen specifieke afspraken gemaakt. Bij de risico-inventarisatie- en analyse in het najaar van 2010 is vastgesteld dat de gemeente Nijmegen op dit gebied geen bijzondere risico s loopt. Reglementen Er is binnen de MARN een aantal reglementen, verordeningen en notities vastgesteld die het functioneren van de MARN reguleren. Deze reglementen, verordeningen en notities zijn opgesteld conform het bepaalde in art 23 van de gemeenschappelijke regeling. Reglement van orde Het AB heeft een reglement van orde vastgesteld in de openbare vergadering van 29 juni Verordening ex art. 213 Gemeentewet Het AB heeft, gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten, op 10 maart 2005 een verordening vastgesteld voor de controle op het 8

9 financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling MARN. Naam verordening: Controleverordening gemeenschappelijke regeling Milieusamenwerking en Afvalverwerking Regio Nijmegen. Verordening ex art. 212 Gemeentewet Het AB heeft, gelet op artikel 212 Gemeentewet, op 10 maart 2005 een verordening vastgesteld op de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling MARN. Naam verordening: Financiële verordening gemeenschappelijke regeling MARN. Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2013 Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole heeft het AB een controleprotocol vastgesteld. Treasurystatuut De treasuryactiviteiten zijn zeer beperkt. Dit bestaat structureel slechts uit het beleggen van liquiditeitsoverschotten dan wel het voorzien in liquiditeitstekorten die ontstaan vanwege tijdsverschil tussen exploitatie-inkomsten en uitgaven. De GR MARN heeft een treasurystatuut. Notitie misbruik en oneigenlijk gebruik Het ministerie definieert misbruik als het bewerkstelligen van geen of te geringe betaling van verplichte bijdragen aan de overheid en van het verkrijgen of genieten van een (te) hoge uitkering voor het bewust niet, niet tijdig of niet volledig verstrekken van gegevens en inlichtingen. Oneigenlijk gebruik is het door aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsuitkeringen of het niet, dan wel tot een te laag bedrag, betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De GR MARN heeft in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik een notitie opgesteld. Misbruik en oneigenlijk gebruik kunnen zich alleen voordoen bij aanbestedingen. Ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik is het noodzakelijk procedures vast te leggen. In de notitie zijn in dat kader een zestal procedures beschreven betreffende aanbesteding (Europees en onderhands) en de financiële afwikkeling van facturen en betalingen. 9

10 Instrumenten van Raad en/of college om invloed via bestuurlijke vertegenwoordiging of anderszins te doen gelden De gemeente Nijmegen kan tweemaal per jaar zijn zienswijze kenbaar maken over begroting en jaarrekening. In het delegatiebesluit van 1 april 2009 is opgenomen dat het college bevoegd is haar zienswijze over de jaarrekening en begroting zonder consultering van de raad in te dienen als deze geen ingrijpende gevolgen voor de gemeente hebben. De gemeente Nijmegen heeft in het AB 4 stemmen waardoor altijd drie andere gemeenten nodig zijn voor een meerderheid van stemmen. De raad kan een wens tot uittreden indienen bij het Algemeen Bestuur. Uittreden kan plaatsvinden indien de besturen van de meerderheid van de gemeenten daarin instemmen. Aan een uitreding kunnen voorwaarden worden verbonden, welke voorwaarden dit zijn is niet in de gemeenschappelijke regeling opgenomen. 3. Informatievoorziening In deze paragraaf geven we een nadere toelichting op de volgende onderwerpen: Reguliere informatievoorziening: vaststellingsdata begrotings- en verantwoordingsstukken, beleidsplannen en eventuele andere stukken, risicomanagement Afspraken over ad hoc informatievoorziening. Informatieprotocol voor de RvC, Dagelijks Bestuur en Directie, waarin is vastgelegd in welke gevallen buiten de eigenaren of deelnemende partij(en) om informatie-uitwisseling dient plaats te vinden. In het protocol wordt ook een actieve informatieplicht opgenomen, om te rapporteren over relevante ontwikkelingen. Afspraken over afstemming van bestuurlijke vertegenwoordiger van de gemeente Nijmegen in de verbonden partij met raad of raadscommissies. Reguliere informatievoorziening en ad hoc informatievoorziening Begroting Het DB zendt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting voor het komende begrotingsjaar aan de raden van de deelnemende gemeenten. De begroting wordt ook toegezonden aan de regionale adviesfunctie voor advies op Gemeenschappelijke Regelingen, die een advies over de begroting opstelt voor alle deelnemende gemeenten. Het college van B&W van de gemeente Nijmegen kan binnen twee maanden na toezending van de ontwerpbegroting bij het DB haar zienswijze naar voren brengen. Het DB voegt deze zienswijze bij de ontwerpbegroting zoals deze aan het AB wordt aangeboden. Het AB stelt de begroting vast voor 1 juli van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar en zendt dit direct na vaststelling aan de raden van de deelnemende gemeenten. 10

11 Jaarrekening Het DB biedt de rekening over het afgelopen jaar, inclusief een verslag over de deugdelijkheid van de rekening jaarlijks voor 1 april ter voorlopige vaststelling aan het AB aan. Tegelijkertijd wordt dit verslag verzonden naar de besturen van de deelnemende gemeenten. De jaarrekening wordt ook toegezonden aan de regionale adviesfunctie die de deelnemende gemeenten hierover adviseert. De raden van de deelnemende gemeenten hebben tot 2 maanden na toezending van de rekening de gelegenheid hun zienswijze hierover naar voren te brengen. Het AB stelt de rekening vast voor 1 juli. Risicomanagement Door MARN Het AB heeft op 19 maart 2007 bepaald dat het weerstandsvermogen van de MARN gesteld dient te worden op op basis van ingeschatte risico s. Dit houdt in dat wanneer de algemene reserve meer bedraagt dan het (positieve) rekeningresultaat bestemd wordt tot uitkering aan de deelnemende gemeenten tenzij door het bestuur een andere bestemming wordt voorgesteld. Indien de algemene reserve onvoldoende is en er geen andere wijze is om het tekort te dekken, dan dragen de gemeenten bij in dit tekort. Zowel de uitkering van het positieve resultaat als de bijdrage aan het tekort wordt bepaald naar rato van het inwonertal. De MARN heeft een notitie weerstandsvermogen opgesteld. Daarin is vastgelegd dat periodiek een risicoanalyse wordt uitgevoerd; het managen van risico s is onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering van de MARN. Een voorstel voor een geactualiseerde notitie weerstandsvermogen wordt bij de jaarrekening 2013 ingediend. Afspraken over ad hoc informatievoorziening Het Algemeen en Dagelijks Bestuur geven aan de Raden van de deelnemende gemeenten ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het Dagelijks en Algemeen Bestuur gevoerde en te voeren beleid, nodig is. Het Algemeen en Dagelijks Bestuur verstrekken aan de Raden van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die door een of meer leden van die Raden worden verlangd. Afspraken over afstemming van bestuurlijke vertegenwoordiger van de gemeente Nijmegen in de verbonden partij met raad of raadscommissies. Een lid of een plaatsvervangend lid van het Algemeen Bestuur verschaft de Raad die dit lid heeft aangewezen met inachtneming van artikel 16 van de wet alle inlichtingen, die door de Raad of door een of meer leden van die Raad worden verlangd en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van die Raad aangegeven wijze. 11

12 Een lid of plaatsvervangend lid van het Algemeen Bestuur is de Raad die dit lid heeft aangewezen met inachtneming van artikel 16 van de wet verantwoording verschuldigd voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van die Raad aangegeven wijze. Brondocumenten - gemeenschappelijke regeling MARN, laatstelijk gewijzigd en vastgesteld op 18 mei begroting 2014 en meerjarenbegroting MARN, 27 november notitie weerstandsvermogen MARN, AB 19 maart treasurystatuut, gewijzigd AB reglement van orde, AB 29 juni verordeningen ex. art 212 en213 gemeentewet, 10 maart controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 20138, 27 november