Handleiding Minerva voor lesgevers

Transcriptie

1 Handleiding Minerva voor lesgevers i

2 Inhoudstabel Inleiding... 1 Algemene structuur van Minerva... 2 Login pagina... 2 Mijn cursussen... 3 Cursussen rangschikken... 4 Cursussen indelen in cursuscategorieën... 5 Cursuscategorie creëren... 5 Cursussen in een cursuscategorie plaatsen...7 Cursus uit een cursuscategorie halen... 9 Cursuscategorieën rangschikken... 9 Mijn profiel...10 Mijn agenda Weergaves Lijstweergave Maandweergave Week weergave Dag weergave Persoonlijke weergave Klein maandoverzicht Persoonlijke agenda-items Aanbod 200x-200y Inleiding Overzicht Vakken aanmaken Vakken verwijderen Vakken linken Ingeschreven voor volgende vakken (niet als titularis of medelesgever) Inschrijven voor andere vakken Uitschrijven uit vakken Infosites Voorschriften voor Infosites ii

3 Aanbod 201x-201y Relevante begrippen uit OASIS Nieuwe benamingen voor begrippen in de Minerva-omgeving Cursussites Infosites Aanbod-overzichtsmodule als UGent-student Modules Inleiding: Cursusstartpagina Agenda Academische kalender Aankondigingen Curios Cursusbeschrijving Cursuseigenschappen Cursusinhoud kopiëren Documenten Dropbox Ephorus Forums Forumcategorie Forum Discussie Stap 1: forumcategorie aanmaken Stap 2: forum aanmaken Stap 3: nieuwe discussie Stap 4: antwoorden op berichten Gebruikers Groepen Groepscategorie aanmaken Groepscategorie wijzigen Groepscategorie verwijderen Nieuwe groep(en) aanmaken Groep wijzigen iii

4 Groep verwijderen Aanmaken/vullen van groepen per opleiding van de studenten in deze cursus Leerpad Links Masterproef Oefeningen Poll Portfolio Reservaties Studentenpublicaties Typologie Wiki Beginpagina Voeg een pagina toe Overzicht Wikimenu weergeven / verbergen Groepswiki <-> cursuswiki Uitbreidingen Ritswegen iv

5 Inleiding Minerva is de officiële digitale leeromgeving van de Universiteit Gent. Minerva is een webgebaseerd cursusbeheer-systeem. Minerva biedt enkel het officiële curriculum met de opleidingen van de Universiteit Gent aan en kan uitsluitend gebruikt worden door studenten en personeelsleden van de Universiteit Gent. Er wordt ingelogd met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord van de UGent-account. Het biedt de student de mogelijkheid om zich in te schrijven voor bepaalde cursussites via een webbrowser (bv. Firefox, Internet Explorer, Netscape...). U kunt: Documenten, in om het even welk formaat (word, pdf, html, video, ) downloaden Deelnemen aan discussieforums Lijst met links bekijken Oefeningen oplossen Agenda met taken en deadlines bekijken Ad valvas bekijken Studenten papers, opdrachten, verslagen, inleveren Met een op het internet aangesloten pc en een browser kunnen de studenten Minerva vanaf elke gewenste plaats en op elk gewenst tijdstip raadplegen, en gebruik maken van de communicatiemogelijkheden via discussieforums of via elektronische bestandsuitwisseling. Informatie kan in praktisch elk digitaal formaat aangeboden worden (doc, pdf, ppt, html, video enzovoort). 1

6 Algemene structuur van Minerva Het is handig als u wat inzicht hebt in de manier waarop de verschillende componenten van Minerva zijn opgebouwd, wat hun functies zijn, en hoe ze met elkaar samenwerken. Dit hoofdstuk toont hoe u uw eerste stappen op Minerva kunt zetten, en geeft uitleg bij de grote delen van Minerva: Login pagina Eerst en vooral dient u Minerva op het internet te vinden. Op de portaalsite van de UGent is een link naar het leerplatform aanwezig, maar handiger is het om het adres gewoon in uw browser (Firefox, Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera,...) in te tikken, en het meteen bij uw favorieten (bookmarks) op te slaan. U vindt Minerva op De s in https is belangrijk: hij duidt erop dat de verbinding beveiligd (secure) is. Als u Minerva op uw scherm heeft, kunt u aan de rechterkant inloggen. Hiervoor gebruikt u uw UGent-account (gebruikersnaam en wachtwoord). Als u problemen hebt met inloggen, kunt u de informatie raadplegen onder de loginknop: wachtwoord vergeten of Account problemen. In dezelfde buurt vindt u links naar Documentatie en FAQ s (frequently asked questions). 2

7 Mijn cursussen De eerste pagina die gebruikers na het inloggen te zien krijgen, is de pagina Mijn cursussen. Deze pagina is de startpagina van Minerva van waaruit u de verschillende onderdelen van het Minerva systeem kunt bereiken en toont een overzicht van alle vak- en infosites (in Minerva ook wel cursussen genoemd) waar u toegang tot heeft. Per cursus staan titel, code en titularis vermeld. Om naar een bepaalde cursus te gaan, hoeft u enkel op de titel te klikken. Uw 'mijn cursussen' pagina zal er ongeveer als volgt uitzien: Soms zult u bij een vak één of meerdere icoontjes van bepaalde tools zien staan, bv. <screenshot>. Dat betekent dat er sinds uw laatste bezoek aan de site van dat vak in die bepaalde module(s) iets is gewijzigd of toegevoegd. Op die manier kunt u in één oogopslag zien of er nieuws is. De icoontjes zijn zelf ook links: als u erop klikt brengen ze u direct naar de module van het vak in kwestie. Tip: Lesgevers krijgen in tegenstelling tot de studenten de vakken van het huidig en het vorig academiejaar te zien. Het onderscheid tussen het academiejaar kan gemaakt worden aan de hand van het icoontje dat de titel van het vak voorafgaat 3

8 Cursussen rangschikken U kunt de volgorde van de cursussen die verschijnen op uw "mijn cursussen" zelf bepalen. Om de volgorde aan te passen klikt u rechts op "Mijn cursussen rangschikken" op de "Mijn cursussen" pagina. U krijgt onderstaande pagina te zien: U kunt nu een cursus een plaats hoger plaatsen door op het lager door op het icoontje te klikken. icoontje te klikken of een plaats 4

9 Cursussen indelen in cursuscategorieën U kunt in het rangschikken van uw cursussen nog een stap verder gaan door cursuscategorieën te definiëren. Hiermee kunt u cursussen die iets gemeen hebben groeperen. Het klassieke voorbeeld is de vakken van het eerste semester samen te zetten in een categorie en ook de vakken van het tweede semester in een aparte categorie te zetten. Een ander klassiek voorbeeld is voor studenten die een GIT volgen die de vakken van hun hoofdinschrijving in een categorie plaatsen en de vakken van hun bijkomende inschrijving in een andere categorie. Cursuscategorie creëren Om een cursuscategorie te creëren klikt u op de link "cursuscategorie creëren" rechts op de "mijn cursussen" pagina. U krijgt dan volgend scherm te zien. U krijgt een invulveld te zien waar u de naam van de cursuscategorie die u wenst aan te maken kunt invullen. Onder dit formulier krijgt u de reeds bestaande cursuscategorieën te zien. Als u op de "OK" knop klikt krijgt u de mededeling dat de cursuscategorie aangemaakt is en keert u terug naar het overzicht waar u de cursussen kunt rangschikken en indelen in categorieën. 5

10 Aandacht: Een cursuscategorie waar zich géén cursussen in bevinden worden niet weergegeven op de "Mijn cursussen" pagina. 6

11 Cursussen in een cursuscategorie plaatsen Om een cursus in een cursuscategorie te plaatsen of een bepaalde cursus te verplaatsen van cursuscategorie A naar cursuscategorie B dient u te klikken op het wijzigen icoontje Het wijzigen - icoon verandert in een uitschuiflijst (met daarin de reeds aangemaakte cursuscategorieën) en een OK knop: Om een cursus in een cursuscategorie te plaatsen selecteert u de cursuscategorie in de uitschuiflijst en klikt u op de OK knop: 7

12 De cursus bevindt zich nu onder de cursuscategorie: 8

13 Cursus uit een cursuscategorie halen Cursussen die zich niet in een cursuscategorie bevinden verschijnen bovenaan de pagina boven de cursuscategorieën. Als u een cursus die zich in een categorie bevindt uit die categorie wilt halen en terug boven de aangemaakte cursuscategorieën wilt laten verschijnen dan volgt u dezelfde procedure als hierboven maar kiest u in de uitschuiflijst voor "Geen categorie" Cursuscategorieën rangschikken Net zoals u cursussen kunt rangschikken kunt u ook cursuscategorieën rangschikken met behulp van de en icoontjes. De cursussen die zich niet in een categorie bevinden staan altijd bovenaan (buiten categorie) Aandacht: Naar analogie met onder andere de links module is het ook mogelijk om vakken buiten een cursuscategorie te plaatsen. Deze vakken verschijnen bovenaan. Als u nog géén cursuscategorieën gedefinieerd hebt staan alle vakken buiten een cursuscategorie. Een nieuw aangemaakte cursuscategorie verschijnt daarom onderaan de lijst met vakken. Tip: Een nuttige indeling kan zijn om een categorie aan te maken per academiejaar en alle vakken van het betreffende academiejaar dan in deze categorie te plaatsen. 9

14 Mijn profiel De informatie van de gebruikersprofielen van Minerva worden gehaald uit de gegevens die de universiteit van al zijn personeel en studenten bijhoudt in een centrale LDAP server (naam, voornaam, UGent-ID, gebruikersnaam en adres). Tip: Controleer of de gegevens in uw profiel wel degelijk correct zijn. Indien dit niet het geval is dient u het ICT&O team te verwittigen U kunt uw profiel verder aanvullen met een foto, maar dit is niet verplicht. Als u een foto toevoegt, kunnen alle gebruikers van een site waar u gebruiker van bent die bekijken via de gebruikerslijst. Om een foto aan uw profiel toe te voegen, klikt u eerst op Mijn profiel. Daarna klikt u bij foto op browse, gaat u naar de foto die u op voorhand op uw computer had klaargezet, en klikt u op OK. De foto is dan aan uw profiel toegevoegd. Als u uw foto toegevoegd hebt kunt u deze terug verwijderen door "verwijder foto" aan te vinken (verschijnt enkel nadat u een foto toegevoegd hebt) Tip: Zorg ervoor dat uw foto niet te groot is: 200 op 300 pixels is ruim voldoende. Minerva maakt uw profiel af door er uw statistieken aan toe te voegen (een lijst van uw laatste logins en de modules die u bezocht heeft). Om uw statistieken te raadplegen, gaat u eveneens naar Mijn profiel, en klikt u onderaan op Toon mijn statistieken en daarna op toon alle. Studenten die personeelslid worden dienen het ICT&O team hiervan via op de hoogte te brengen en hun stamnummer en personeelsnummer te vermelden. Het ICT&O team kan dan in Minerva uw stamnummer (studentennummer) vervangen door uw personeelsnummer waardoor u nieuw functionaliteiten 10

15 Mijn agenda In Mijn agenda worden alle agenda-items gebundeld uit de cursussen die voorkomen op de Mijn cursussen pagina en uw persoonlijke agenda-items. Rode agenda-items (met een rood icoontje of rode aanduiding in de maand of week weergave) zijn cursue agenda-items. Groene agenda-items (met een groen icoontje of groene aanduiding in de maand of week weergave) zijn uw persoonlijke agenda-items. Tip: Rood = cursus agenda item, Groen = persoonlijk agenda item Weergaves De "Mijn Agenda" pagina heeft net als de agenda binnen een cursus een aantal weergavemogelijkheden. U kunt een weergave kiezen via de "tabs" bovenaan de pagina. Tip: Door nogmaals op de actieve tab te klikken wordt de sortering omgekeerd. In alle weergaves (behalve de lijst en persoonlijke weergave) kunt u naar de volgende or vorige maan/week/dag navigeren door de << en >> links bovenaan 11

16 Lijstweergave Hierbij worden de agenda-items van de verschillende vakken in een chronologische lijst weergeven. U kunt de lijst oplopend of aflopend sorteren door een tweede maal te klikken op de tab "Lijst weergave": Maandweergave Hierbij krijgt u een grote maand kalender te zien met daarin de titels van de verschillende agenda-items. Eronder krijgt u een volledige lijst met de agenda-items voor deze maand. Als u op de titel in de maandkalender klikt wordt deze door middel van een rood kader aangeduid in lijst eronder. 12

17 Week weergave <schermvoorbeeld> Dag weergave Persoonlijke weergave Hierbij krijgt u uitsluitend uw persoonlijke agenda-items te zien in een chronologisch geordende lijstweergave. 13

18 Klein maandoverzicht Aan de linkerkant in Mijn agenda ziet u een klein maandoverzicht waarop de huidige dag in het rood is aangegeven. Bladeren naar een andere maand kan door te klikken op << of op >>. De data die blauw zijn zijn aanklikbaar en als u deze aanklikt word het overeenkomstige agendaitem aangegeven door middel van een rood kader. In onderstaande figuur heeft de gebruiker op 4 oktober geklikt in het kleine maandoverzicht aan de rechterkant. De gebruiker krijgt onmiddellijk te zien welke agenda-items op deze dag vallen (in dit geval zijn dit er twee) 14

19 Persoonlijke agenda-items De "Mijn Agenda" pagina biedt u ook de mogelijkheid om zelf uw eigen agenda-items op te slaan. Deze agenda-items verschijnen ook in de verschillende weergaves met dat verschil dat het agenda icoontje niet rood maar groen is. U kan een agenda-item toevoegen door te klikken op de link "Persoonlijk agenda-item toevoegen". U krijgt onderstaand formulier te zien: Het datum veld zal standaard de huidige datum en tijd weergeven. U kan dit echter aanpassen via de uitschuiflijsten. U kunt de datum ook wijzigen door op het kalender-icoontje te klikken waardoor er een kleine popup zal verschijnen wat het kiezen van een datum heel wat sneller en gemakkelijker maakt. Het titel veld is een verplicht veld dat niet leeg mag zijn. Als u het leeg laat en u klikt op de OK toets dan krijgt u een foutmelding te zien. 15

20 Aanbod 200x-200y Vakken als titularis of medelesgever (=officiële lesopdracht) Inleiding Per academiejaar kan een Minerva-gebruiker (aan de UGent verbonden persoon: personeelslid of regulier ingeschreven student) inschrijven (registreren) voor Minerva-cursussen van het betreffende academiejaar. Een Minerva-cursus wordt gedefinieerd als een afsluitbaar geheel waarin diverse functionaliteiten beschikbaar worden gesteld voor onderwijsactiviteiten. Iedere Minerva-gebruiker krijgt alle Minerva-cursussen waarvoor hij/zij ingeschreven is onmiddellijk te zien in het Mijn cursussen -overzicht, na inloggen op Minerva. Binnen een Minerva-cursus wordt voor de ingeschreven gebruikers onderscheid gemaakt tussen twee statuten: cursusbeheerder en standaardgebruiker. Cursusbeheerders zorgen voor cursusinhoud (cursusmateriaal, links, mededelingen, agenda, oefeningen, ), kaderen de interactieve mogelijkheden zoals forums, dropbox, wiki, oefeningen enz. en beschikken over beheerfuncties zoals gebruikers indelen in groepen, cursuseigenschappen aanpassen, extra functionaliteiten aanbieden, Cursusbeheerders zijn dus titularissen van vakken, medelesgevers, medewerkers, assistenten. In Minerva wordt met de standaardgebruikers meestal de studenten bedoeld. Onder de Minerva-cursussen vallen twee soorten te onderscheiden: vaksites en infosites. De vaksites zijn de Minerva-cursussen aangemaakt als equivalent van een opleidingsonderdeel. De infosites worden als Minerva-cursus aangemaakt als equivalent van een opleidingsprogramma of faculteit. Vaksites kunnen enkel worden aangemaakt door titularissen of medelesgevers die het betreffende opleidingsonderdeel in hun officiële lesopdracht hebben en bevatten dus de echte onderwijsactiviteiten. Infosites worden aangemaakt door de Minerva-contactpersoon (één per faculteit) en hebben hoofdzakelijk een functie als informatiekanaal naar de studenten van een bepaald opleidingsprogramma of faculteit toe. Personen die een Minerva-cursus aanmaken worden automatisch ingeschreven als cursusbeheerder. Inschrijven voor Minerva-cursussen gebeurt t.e.m. academiejaar steeds via de academiejaar-afhankelijke overzichtsmodules: Cursussen bovenaan in de hoofding van Minerva na inloggen (zie figuur). UGent-studenten hebben enkel toegang tot het overzicht van het huidige academiejaar. UGent-medewerkers hebben steeds toegang tot twee academiejaren, nl. het huidige en het vorige. 16

21 Wanneer studenten het overzicht aanklikken, krijgen zij een pagina te zien die bestaat uit drie onderdelen: deze worden aangeduid met Mijn opleiding, Mijn curriculum en Inschrijvingen voor infosites. Ook personeelsleden krijgen op hun pagina drie onderdelen te zien: Vakken als titularis of medelesgever, Ingeschreven voor volgende vakken (niet als titularis of medelesgever) en Inschrijvingen voor infosites. De gedetailleerde omschrijving wordt in volgende paragrafen gegeven. Alle UGent-medewerkers (dus zowel ZAP, WP, AAP, ATP, ) krijgen in hun overzicht ( Cursussen ) drie onderdelen te zien die afhankelijk van uw situatie op een andere manier ingevuld zullen zijn. Het zachtgele blok "Vakken als titularis of medelesgever (officiële lesopdracht):" geeft de vakken weer waar u titularis van bent of medelesgever. Het cyaanblauwe blok "Ingeschreven voor volgende vakken (niet als titularis of medelesgever):" geeft een overzicht van de vakken waar u zich voor ingeschreven hebt. Het pastelgroene blok "Ingeschreven voor volgende infosites" toont de infosites waarvoor u zich ingeschreven hebt. 17

22 Tip De vakken waarvan u titularis bent worden aangeleverd door de centrale administratie. Als een bepaald vak hier niet verschijnt dan dient u na te gaan of dit officieel reeds in orde gebracht is. Van zodra het in de centrale database van de studentenadministratie in orde gebracht is wordt het bij de nachtelijk update ook beschikbaar binnen Minerva. 18

23 Overzicht Volgend overzicht toont de vakken waarvan je titularis of medelesgever bent. Deze vakken worden aangeleverd door de centrale administratie. Als een bepaald vak hier niet verschijnt dan dient u na te gaan of dit officieel reeds in orde gebracht is. Van zodra het in de centrale database van de studentenadministratie in orde is, wordt het bij de nachtelijke update ook beschikbaar binnen Minerva. Vakken aanmaken De vakken die in deze lijst staan, moet u vervolgens nog aanmaken. Dit doe je door in de rechtse kolom op de knop "Aanmaken" te klikken. Bij wijze van voorbeeld kan uit vorige screenshot de cursus "ICTO Opleidingscursus IX" aangemaakt worden. Dit resulteert in volgende melding: Wanneer u terugkeert naar "cursussen 200x-200y" dan ziet u in het overzicht bij "vakken als titularis of medelesgever" dat de cursus aanklikbaar is geworden en rechts nu de knop verwijderen staat. De optie om de cursus te linken is nu uitgeschakeld: 19

24 Vakken verwijderen Om een vak te verwijderen, dien je in de rechtse kolom op de knop "Verwijderen" te klikken. Let wel op: hierdoor verliest u wel al het materiaal binnen de cursus! Vakken linken Sommige opleidingsonderdelen in een lijst kunnen met elkaar te maken hebben. Soms wordt immers hetzelfde vak aangeboden in verschillende opleidingsprogramma s, wat kan resulteren in opleidingsonderdelen met dezelfde cursusinhoud en titel maar verschillende bouwsteencode (het begrip code wordt in dit onderdeel gehanteerd als verkorte versie van het begrip bouwsteencode of opleidingsonderdeelcode ). Het is in dit geval dikwijls relevant om slechts één Minerva-cursus aan te maken voor deze samenhorende opleidingsonderdelen. Daarom krijgen lesgevers ook de kans om bouwsteencodes aan elkaar te linken. Zo maken dan verschillende opleidingsonderdelen gebruik van één en dezelfde Minerva-cursus. Studenten die ingeschreven zijn voor één van de opleidingsonderdelen komen dan allen als gebruiker in deze Minerva-cursus terecht. De lesgever heeft wel steeds de mogelijkheid om te diversifiëren binnen de cursus door groepen te maken per opleidingsprogramma. Linken kan door naast een nog niet aangemaakt opleidingsonderdeel een bouwsteencode te kiezen (van een reeds aangemaakt opleidingsonderdeel) in de uitschuiflijst, waardoor de knop Aanmaken verandert in Maak link. We zullen dit illustreren aan de hand van volgend voorbeeld: 20

25 Stel u wilt opleidingsonderdeel HINATU linken aan CKNATK02A Hoe gaat u te werk? Maak opleidingsonderdeel CKNATK aan via Aanmaken. Let op: opleidingsonderdeel HINATU niet aanmaken. Indien u dit opleidingsonderdeel toch zou aangemaakt hebben dient u het vak eerst te verwijderen door te klikken op de knop Verwijderen uiterst rechts naast het vak HINATU Hierbij verliest u wel al het materiaal binnen de minervacursus. De reeds ingeschreven studenten worden in een wachtlijst geplaatst. Wanneer het vak gelinkt wordt of aangemaakt, worden deze studenten automatisch ingeschreven. Selecteer naast het opleidingsonderdeel HINATU , dat het gelinkt moet worden aan CKNATK02A00018 (via de uitschuiflijst) en klik vervolgens op Maak link. 21

26 Ingeschreven voor volgende vakken(niet als titularis of medelesgever) Overzicht In dit onderdeel kunnen UGent-medewerkers inschrijven voor Minerva-cursussen van vakken die niet tot hun lesopdracht behoren. Hiermee hebben assistenten, medewerkers, secretariaten, de gelegenheid om in te schrijven voor Minerva-cursussen. Als ze ook een statuut als cursusbeheerder nodig hebben, dan kunnen ze via de gebruikersmodule in de Minerva-cursus door een reeds aanwezige cursusbeheerder (dit zal dan meestal de titularis of medelesgevers zijn) aangeduid worden ( Eenmaal ingeschreven verschijnt in dit onderdeel een lijst met de vakken waarvoor men is ingeschreven Volgend overzicht toont de vakken waar je geen beheerder van bent maar toch bent ingeschreven: u heeft als het ware slechts 'studenten'-recht binnen die cursus. Naast het vak kunnen een aantal meldingen staan Nog niet aangemaakt betekent dit dat de titularis dit vak nog niet aangemaakt heeft. Vakken moeten binnen Minerva door de titularis expliciet "aangemaakt" worden om te voorkomen dat de studenten "lege" Minerva-cursussen te zien zouden krijgen. De titularis van het vak beslist zelf of hij/zij al dan niet een minerva-cursus aanmaakt. Enkel de aangemaakte vakken verschijnen als link in de lijst van Mijn cursussen. U bent wel in Minerva ingeschreven voor dit 22

27 vak. Als de titularis dan het vak aanmaakt dan zal het vak automatisch verschijnen op uw 'mijn cursussen' pagina betekent dat de titularis ervoor gekozen heeft om niet iedereen automatisch toe te laten voor het vak. Uw inschrijving voor het vak dient goedgekeurd te worden door de titularis. Als de titularis uw inschrijving goedgekeurd heeft zal het vak verschijnen op uw "Mijn cursussen" - pagina. Inschrijven voor andere vakken Door te klikken op Inschrijven voor (andere) vakken kunnen zij m.b.v. een inschrijfmodule gaan zoeken doorheen het UGent-studieprogramma (zie figuur). Er kan met een zoekterm (op bouwsteencode, titel of lesgever) gewerkt worden ofwel via de structuur van de verschillende opleidingsprogramma s en lijsten met opleidingsonderdelen per faculteit. Zoals o.a. blijkt uit deze figuur wordt binnen Minerva het begrip opleidingsprogramma verkort tot opleiding, aangezien dit verder geen gevolg heeft voor de werking. Op de pagina die u te zien krijgt kunt u uw vak(ken) op twee manieren vinden: 1. U kunt zoeken op (een gedeelte van) de code of de titel van het vak. Daarvoer vult u het invulvak in en klikt u op de knop "Zoeken". U krijgt als resultaat een overzicht van alle vakken waar de code of de titel de zoekterm bevat 23

28 2. U kunt via de uitschuiflijsten eerst de faculteit kiezen en daarna de opleiding waartoe het vak behoort. Als resultaat krijgt u een overzicht van alle vakken van de gekozen opleiding. 24

29 Tip: Onder de naam van het vak krijgt u de opleiding(en) te zien waar dit vak in voorkomt. Als het vak aan heel wat richtingen gegeven wordt dan wordt het afgekort weergegeven. U kunt de volledige lijst te zien krijgen door te klikken op de link "Meer..." Om effectief in te schrijven voor één of meerdere van deze vakken vinkt u de checkbox naast de naam van het vak aan en klikt u op de knop "Inschrijven voor geselecteerde vakken". U krijgt onderstaande bevestiging te zien: UGent-medewerkers die tevens ook UGent-student zijn kunnen via dit onderdeel ook inschrijven voor de Minerva-cursussen van de vakken die tot hun curriculum behoren. Als zij binnen Minerva het profiel van UGent-medewerker hebben wordt hun opleidingsprogramma immers niet direct weergegeven. Als voor een vak waarvoor men inschrijft de Minerva-cursus nog niet is aangemaakt, dan komt de inschrijver in een wachtlijst terecht. Vanaf het moment dat deze dan wordt aangemaakt worden alle personen in de wachtlijst voor dit vak automatisch toegevoegd als standaardgebruiker. Hetzelfde gebeurt met de wachtlijst voor bouwsteencodes die aan een bestaande Minerva-cursus gelinkt worden. Uitschrijven uit vakken Vakken waarvoor u reeds ingeschreven bent zullen een aangekruiste checkbox hebben. Om hiervoor uit te schrijven, dient u de checkbox uit te vinken en vervolgens klikt u op Bevestig de aanpassingen van uw selecties. Als het vak een vak is van uw standaard-curriculum zal het onaangevinkt worden. Is het een vak dat u via "inschrijven voor andere vakken" toegevoegd hebt dan zal het verdwijnen uit de lijst. In beide gevallen zal het vak niet meer verschijnen op de 'mijn cursussen' pagina We illustreren dit met een voorbeeld. Veronderstel volgende (fictieve) situatie waarbij een personeelslid ingeschreven is voor volgende cursussen: 25

30 Het personeelslid wil zich echter uitschrijven voor de vakken "ICTO Opleidingscursus III" en "ICTO Opleidingscursus VII". Hoewel hij voor deze laatste nog geen toegang tot de cursus had gekregen van de titularis (zie het sleutelicoontje) is het toch mogelijk om zich uit te schrijven. Hiermee wordt dan bedoelt dat de aanvraag naar de titularis niet langer geldig is. Uitschrijven gebeurt door de vinkjes rechts van de corresponderende cursussen uit te vinken: 26

31 Vervolgens klikt u op de knop "Doorgeven van bovenstaande selecties" (rechtse knop). Hierdoor krijgt het personeelslid volgende mededeling te zien: Als het personeelslid nu terugkeert naar het overzicht zal het er als volgt uitzien (de vakken "ICTO Opleidingscursus III" en "ICTO Opleidingscursus VII" zijn niet meer aanwezig): 27

32 Opmerking: Voor een student is het perfect mogelijk dat naar uitschrijven uit een cursus, toch nog een vak te zien is (zonder vinkje in de kolom 'selecties'). Dit komt omdat een student een officieel curriculum heeft, waarin dit vak zich dan bevindt. In dit geval (voor lesgevers, medewerkers,... die ingeschreven zijn in een cursus zonder titularis-rechten) is uiteraard geen sprake van een curriculum. Verwijderen van het vinkje heeft bijgevolg altijd tot gevolg dat de cursus verdwijnt uit de lijst. 28

33 Infosites Naast de Minerva-cursussen voor opleidingsonderdelen bestaan er dus ook Minerva-cursussen voor opleidingsprogramma s en faculteiten. Dit zijn de zogenaamde infosites. In het derde onderdeel worden de infosites opgelijst waarvoor men ingeschreven is (zie figuur). De code waarvan sprake in de eerste kolom van de lijst is in dit geval de code van het opleidingsprogramma (of studiejaar) zoals die opgenomen is in de studiegids. Qua functionaliteiten is een infosite identiek aan een Minerva-cursus voor opleidingsonderdelen. De infosites zijn vooral bedoeld als organisatorisch hulpmiddel voor de communicatie tussen de facultaire studentenadministratie en het decanaat enerzijds, en de studenten anderzijds. Hier kan bv. een link naar de facultaire website, ad valvas-berichten, kalenderitems, examenroosters of een algemeen discussieforum staan. Standaard worden er infosites voorzien voor: elk opleidingsprogramma van een opleiding is er een aparte infosite voorzien, bvb. één voor 2 de bachelor geschiedenis, één voor 3 de bachelor bio-ingenieur scheikunde, enz.. elke faculteit Extra infosites zijn mogelijk mits gemotiveerde vraag naar de Minerva helpdesk en de Minervacontactpersoon. De aangevraagde site moet onderwijsgerelateerd zijn en als doelgroep de UGent studenten hebben. Zo worden bijvoorbeeld in bepaalde faculteiten een infosite aangemaakt voor de studentenraad van de faculteit. Als u aanvullende cursussen wil aanmaken (bv. voor de studentenvereniging, voor de vakgroep,.. ) kan hiervoor terecht op waar u exact dezelfde functionaliteiten hebt als op Minerva maar waar deze beperkingen niet gelden en u dus vrij bent om een site aan te maken. UGent-medewerkers worden niet automatisch ingeschreven voor infosites, zij kunnen dit uit eigen beweging doen. Door op Inschrijven voor (andere) infosites te klikken kan men gaan zoeken doorheen het UGent-studieprogramma (zie onderstaande figuur). Er kan ook hier met een zoekterm (code van het opleidingsprogramma of naam) gewerkt worden of via de structuur van de verschillende opleidingsprogramma s en lijsten met opleidingsonderdelen per faculteit. Voorschriften voor Infosites De eindverantwoordelijkheid voor het gebruik van de infosite wordt gedragen door de decaan van de faculteit. Om cursusbeheerdersrechten te bekomen voor een infosite kunt u, als personeelslid, contact opnemen met de Minerva contactpersoon binnen uw faculteit. Bij het gebruik van "Aankondigingen" (Ad Valvas) wensen we er op aan te dringen de mailfunctionaliteit (Stuur deze aankondiging per naar alle studenten) niet aan te vinken, teneinde de UGent mail-server niet te overbelasten. We vragen ook met aandrang om de forums die binnen deze infosite actief staan te (laten) monitoren op de achtergrond, zodat geen ontaarde discussies kunnen ontstaan. zie ook 29

34 Aanbod 201x-201y Relevante begrippen uit OASIS Alvorens over te gaan op de eigenlijke veranderingen binnen Minerva vanaf academiejaar worden in deze paragraaf de relevante begrippen uit de OASIS-documentatie opgelijst. Bedoeling is om de OASIS-benamingen in Minerva integraal te volgen en daarom worden de Minerva-specifieke begrippen die tot een dubbelzinnige interpretatie kunnen leiden aangepast. Sommige begrippen die op heden gehanteerd worden in Minerva zoals bijv. cursus of inschrijven hebben immers effectief een andere betekenis in OASIS. Het studieaanbod van de UGent wordt geformuleerd in de vorm van opleidingen. Opleiding: structurerende eenheid van het HO-aanbod, leidt tot het behalen van een diploma. Afstudeerrichting: een opleiding kan meerdere afstudeerrichtingen bevatten, elk geeft aanleiding tot een verschillend diploma behorend bij de betreffende opleiding. Opleidingsprogramma: (ook hoofdmodule genoemd) concrete realisatie van de inhoud van een (afstudeerrichting van) een opleiding, bestaat uit diverse lijsten (modules) van opleidingsonderdelen. Programmacode: identificatie van een opleidingsprogramma. Vbn: ABWYSB v5, EMCOMPIC v1: faculteit (1 letter) + aard opleiding(1 letter) + opleiding (4 letters) + afstudeerrichting (2 letters, optioneel) + versienummer (verhoogt bij programmawijziging). Er kan op elk ogenblik (valt waarschijnlijk samen met academiejaar) maar één actief zijn, dit wordt bepaald door de geldigheidsperiode. De faculteitletters zijn: A Letteren en Wijsbegeerte B Rechtsgeleerdheid C Wetenschappen D Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen E Ingenieurswetenschappen F Economie en Bedrijfskunde G Diergeneeskunde H Psychologie en Pedagogische Wetenschappen I Bio ingenieurwetenschappen J Farmaceutische Wetenschappen K Politieke en Sociale Wetenschappen Z In Minerva voor Centrale Administratie Modules: een opleidingsprogramma bestaat uit 1 of meerdere modules. Een module bevat een (mogelijk lege) lijst van opleidingsonderdelen en een (mogelijk lege) lijst van onderliggende modules. Modules komen voor in drie soorten: hoofdmodules, interne (in één programma gebruikt) en gedeelde (gedeeld tussen meerdere programma s, bijv. lijst met keuzevakken of minor). 30

35 Modeltraject: standaard studietraject van een opleiding, kan voltijds of deeltijds zijn. Een voltijds modeltraject komt grotendeels overeen met het oude begrip studiejaar : een MT-jaar, bijv. MT1 in een Ba-opleiding komt overeen met het oude 1e Ba. Andere trajecten zijn geïndividualiseerde trajecten: GIT. Cursus: basisbouwstenen van het studieaanbod. Een cursus is één stel samenhorende onderwijs- en evaluatieactiviteiten. Een cursus heeft zelf geen relatie met een opleidingsprogramma maar wordt in een opleidingsprogramma opgenomen via een opleidingsonderdeel. Volgende gegevens zijn verbonden met een cursus: een studiefiche; een lijst met personen (onderwijsopdracht) die instaan voor het aanbod; één of meerdere aanbodsessies; één of meerdere opleidingsonderdelen. Een cursus heeft een unieke cursuscode: fac.letter+volgnummer(6 cijfers). Aanbodsessie: een cursus moet minstens één aanbodsessie hebben. Een aanbodsessie definieert op welke manier en tijdens welke periode in het academiejaar een cursus aan de student wordt aangeboden. Zo kan er bij de cursus Wiskunde bijvoorbeeld een aanbodsessie horen die bepaalt dat Wiskunde vanaf academiejaar tot in het eerste semester wordt aangeboden, in het Nederlands, en onder de vorm van een aantal hoorcolleges. Bij dezelfde cursus Wiskunde, kan een tweede aanbodsessie horen die inhoudt dat de cursus tijdens diezelfde academiejaren ook in het tweede semester wordt aangeboden, en ditmaal ook met een aantal werkcolleges. Iedere aanbodsessie krijgt een unieke letter: A, B, C Doorgaans hebben de meeste cursussen slechts één aanbodsessie. Opleidingsonderdeel: concrete opname van een cursus in een module van een opleidingsprogramma. Deze opname moet zowel cursus als één of meerdere aanbodsessies vermelden (meerdere bijv. voor opsplitsen van grote groepen of voor kleine varianten in verschillende opleidingsprogramma s) en specificeert eventueel in welke MT-jaren dit gebeurt. Studiefiche: beschrijft een aantal essentiële kenmerken van een cursus (cfr. ECTS-fiche). Onderwijsopdracht: koppeling tussen lesgever (verantwoordelijke lesgevers en medelesgevers) en een cursus, kan per academiejaar veranderen. Ze bestaan in twee soorten: collectieve (groepen van studenten) en individuele (masterproef, stage, ). Een persoon kan in OASIS behoren tot verschillende categorieën: student, UGent-medewerker of extern persoon (ingevoerd door fac. medewerkers in OASIS). Hieronder zijn begrippen opgelijst i.v.m. studenten en hun curriculum. Ingeschreven student of reguliere student. Ze hebben een toetredingsovereenkomst met daaraan verbonden één of meerdere contracten en hebben zich op één of meerdere van die contracten ingeschreven. Geregistreerd student: is niet ingeschreven maar heeft wel een overeenkomst, bijv. voor het volgen van opleidingsonderdelen in kader van gezamenlijke opleidingen (interuniversitaire samenwerkingen of samenwerkingen met hogescholen: gaststudenten) of uitwisseling (internationaal programma voor studentenuitwisseling zoals Erasmus: uitwisselingstudenten). 31

36 Contract: een student kan twee soorten contracten afsluiten: contract met het oog op het behalen van een diploma of contract met het oog op het behalen van creditbewijzen. Een contract is steeds verbonden met een opleiding of pseudo-opleiding ( afzonderlijke opleidingsonderdelen ). Inschrijving: kan na sluiten van contract, heeft een looptijd van één academiejaar. Een diploma-contract heeft meestal meerdere opeenvolgende inschrijvingen. Inschrijven kan in twee vormen: inschrijving met integrale deelname of enkel examens. Curriculum: lijst van didactische activiteiten waaraan de student deelgenomen heeft (of werd vrijgesteld). Er zijn verschillende soorten: inschrijvingscurriculum (verzameling horend bij één specifieke inschrijving), academiejaarcurriculum (horend bij één of meerdere inschrijvingen gedurende één academiejaar) en totale curriculum (geheel van alle gevolgde opleidingsonderdelen in de loop van de jaren, eventueel aangevuld met andere soorten curriculumonderdelen). Curriculumonderdelen: verschillende onderdelen van het curriculum van een student. Naast de eigenlijke opleidingsonderdeelopnames kunnen ook EVK s, EVC s en EVO s opgenomen zijn. Opleidingsonderdeelopname: opname van een opleidingsonderdeel waaraan op het moment van het curriculum wordt deelgenomen door een student. Er bestaan drie soorten opleidingsonderdeelopnames: gewone (opname van een collectief aangeboden opleidingsonderdeel uit het eigen opleidingsprogramma), individuele (opname van een individueel begeleid opleidingsonderdeel zoals masterproef) of vreemde (opname uit een ander opleidingsprogramma). De opleidingsonderdeelopnames bevatten informatie zoals de unieke curriculumcode (identificatie van het opleidingsonderdeel). De individuele opnames bevatten extra informatie zoals titel van de masterproef en begeleider. 32

37 Nieuwe benamingen voor begrippen in de Minerva-omgeving Cursussite In de Minerva-omgeving wordt het begrip cursus anders gedefinieerd dan in de OASISomgeving. Behouden van het visueel weergeven van het begrip cursus in Minerva zal verwarring veroorzaken bij de gebruikers, vooral bij de lesgevers. Om dit te vermijden zal in Minerva zelf systematisch gebruik gemaakt worden van het begrip cursussite als beschrijving van de Minerva-cursus gekoppeld aan een OASIS-cursus (eigenlijk aan één of meerdere aanbodsessies ervan), naar analogie met het begrip infosite. Het begrip vaksite vervalt aangezien er geen betekenis meer is voor het begrip vak. Een cursussite wordt visueel geïdentificeerd via zijn cursuscode + (eventueel) letter van de aanbodsessie. Intern zal ook het academiejaar hieraan worden toegevoegd. Een cursussite wordt steeds aangemaakt met als titel de cursusnaam zoals die in de Nederlandstalige versie van de studiegids te vinden is. Als de onderwijstaal Engels is, zal ook de cursusnaam immers ook hier in het Engels verschijnen. Zoals voorheen kunnen er door de Minerva-contactpersonen van de verschillende faculteiten ook extra cursussites worden aangemaakt. Deze voorzien in de behoefte naar Minervacursussen die niet in het officiële studieaanbod als cursus beschikbaar zijn. De cursuscode die gegeven wordt aan deze extra cursussen is samengesteld als volgt: fac.letter+ X +volgnummer(5 cijfers). Infosite dit begrip kan behouden blijven, aangezien dit in OASIS niet gebruikt wordt. Infosites van opleidingsprogramma s zullen vanaf academiejaar geïdentificeerd worden via hun programmacode (5 of 6 letters, zonder het versienummer). Voor de facultaire infosites zal de faculteitsletter worden gebruikt. De infosites zullen vanaf kunnen blijven bestaan, dus onafhankelijk van de academiejaren. Dit biedt allerlei voordelen, zeker in de context van meerjarige opleidingen. Mijn Minerva de benaming van de landingspagina na inloggen in Minerva ter vervanging van Mijn cursussen. Op deze pagina worden o.a. cursussites en infosites opgelijst waarvoor de gebruiker heeft ingetekend. Mijn Minerva wordt in gebruik genomen vanaf 9 augustus Intekenen het zich actief inschrijven als gebruiker voor een al dan niet aangemaakte cursussite of infosite. Tot academiejaar werd hiervoor in de Minerva-omgeving het begrip inschrijven gebruikt, maar dit kan opnieuw verwarring veroorzaken, gezien de betekenis hiervan in OASIS. Als bij intekenen de Minerva-cursus al is aangemaakt dan kan de gebruiker onmiddellijk toegevoegd worden als gebruiker of in een aanvraaglijst ter goedkeuring terecht komen (instelbaar bij de Minerva-cursuseigenschappen door één van cursusbeheerders). 33

38 Gebruiker op niveau van het Minerva-platform persoon die een profiel heeft in Minerva. Iedere persoon heeft als gebruiker ofwel een Minervastatuut als UGent-medewerker of als UGent-student. Gebruiker op niveau van een Minerva-cursus persoon die toegang heeft tot de betreffende cursussite of infosite. Binnen een cursussite of infosite kan een persoon het statuut hebben van cursusbeheerder. Meestal zijn de gewone gebruikers in een cursussite de studenten en zijn de lesgevers en medewerkers dan de background-attachment: initial; background-origin: initial; background-clip: initial; background-color: initial; font-weight: bold; padding-right: 13px; background-position: 100% 50%; background-repeat: no-repeat norepeat;" title=" rel="nofollow" href=" Voor de infosites zijn de gewone gebruikers alle betrokkenen (zowel studenten als UGent-medewerkers) terwijl daar dikwijls UGent-medewerkers met een administratieve functie (facultair, onderwijs, ) als cursusbeheerder fungeren. Lesgever de officiële onderwijsgevende UGent-medewerker van een cursus (Oasis), m.a.w. de medewerker die de cursus in zijn/haar onderwijsopdracht heeft als titularis of medelesgever. Aanbod-overzichtsmodule als UGent-medewerker Vanaf academiejaar wordt de overzichtsmodule in Minerva aangeduid als Aanbod en niet meer als Cursussen , dit opnieuw om verwarring te verwijden. De benaming voor het overzicht van het oude academiejaar Cursussen blijft behouden tot de eigenlijke start van het academiejaar op 27 september 2010, daarna wordt dit ook gewijzigd naar Aanbod In het nieuwe overzicht zijn de verschillende onderdelen niet meer op eenzelfde pagina te zien als blokken onder elkaar, maar wordt er gewerkt met tabbladen: 34

39 Onderwijsopdracht Dit tabblad geeft een overzicht weer met de verschillende cursussen die behoren tot de onderwijsopdracht van de UGent-medewerker voor dit academiejaar, met vermelding van de cursuscode en cursusnaam (zie onderstaande figuur) en relevante informatie zoals de opleidingsprogramma s waar het als opleidingsonderdeel aangeboden wordt, lesgevers, en statuut (titularis, medelesgever, medewerker, ). In de laatste kolom staan de actie-iconen: cursussite aanmaken in Minerva voor deze cursus (alle aanbodsessies) of voor een afzonderlijke aanbodsessie een aangemaakte cursussite verwijderen indiceert dat verwijderen niet mogelijk is linken aan andere (reeds aangemaakte) cursussite link met andere cursus verbreken 35

40 Bekijken van de studiefiche Voor iedere cursus kunnen de verbonden aanbodsessies afzonderlijk worden opgelijst door op het + -ikoontje in de linkerkolom te klikken, met de relevante informatie die erbij hoort: opleidingsprogramma s, lesgevers, aantal ingetekende gebruikers (in Minerva),. De UGent-medewerker krijgt per cursus de gelegenheid om ofwel de cursus zelf (met alle aanbodsessies) ofwel iedere aanbodsessie afzonderlijk aan te maken als cursussite in Minerva (zie voorbeeld in onderstaande figuur). Daarnaast wordt er ook de mogelijkheid geboden te worden om zowel cursussen als afzonderlijke aanbodsessies te linken aan andere cursussites te gebruiken: dit kan opnieuw via het actie-ikoontje. 36

41 Inschrijvingen als student Voor UGent-medewerkers die ook als UGent-student contracten afgesloten hebben (bijv. voor het behalen van credits, doctoraatsopleiding, ) is hetzelfde overzicht te zien als voor gewone studenten (zie figuur en verder Aanbod-overzichtsmodule als UGent-student). Alle inschrijvingen als student worden hier opgelijst met de programmacode. 37

42 Cursussites Dit tabblad bevat een overzichtslijst met alle intekeningen op al dan niet aangemaakte cursussites, vergelijkbaar met het vroegere overzicht. De lijst wordt alfabetisch gesorteerd volgens cursusnaam. De cursussites die tot de onderwijsopdracht van de UGent-medewerker behoren worden in deze lijst getoond, alsook eventueel de automatische intekeningen gekoppeld aan inschrijvingen als student en vervolgens de vrije intekeningen (zie onderstaande figuur). Per rij zijn volgende gegevens te zien: cursuscode en aanbodsessie; cursusnaam en lesgever(s); behoort al dan niet tot inschrijving of onderwijsopdracht, aanduiding indien aanvraag nog in behandeling; statuut in cursussite (indien aangemaakt: cursusbeheerder of gewone gebruiker); acties De enige mogelijke actie is Verwijderen ( ): het ongedaan maken van een intekening. Vanzelfsprekend kan men een intekening op een cursussite die onderdeel is van de eigen onderwijsopdracht of die behoort tot een inschrijving als student niet verwijderen. De verwijderactie is dan niet mogelijk ( ). De mogelijkheid blijft bestaan om vrij in te tekenen op andere cursussites m.b.v. een intekenmodule (zie figuur hieronder en verder Aanbod-overzichtsmodule als UGent-student. Dit kan via zoeken met een zoekterm (code, cursusnaam of lesgever) of door te bladeren in het UGent-studieaanbod. Hieraan zal nog een mogelijkheid toegevoegd worden om de extra cursussites (die geen onderdeel uitmaken van het UGent-studieaanbod) in de verschillende faculteiten weer te geven. 38

43 In onderstaand voorbeeld werd gezocht op computationele biologie. Intekenen op een cursussite kan via de actie. Als men al ingetekend is zal dit niet meer mogelijk zijn: 39

44 Als men kiest voor het bladeren doorheen het UGent-aanbod, dan kan men zoals in de studiegids stapsgewijs de gewenste opleiding selecteren via keuze van faculteit, opleidingstype, opleiding en afstudeerrichting (zie onderstaande figuur). 40

45 Na het selecteren van de opleiding en afstudeerrichting kan vanuit de overzichten van opleidingsonderdelen en modules voor verschillende opleidingsonderdelen ingetekend worden, telkens door op de actieknop onderstaande figuur). te klikken naast het gewenste opleidingsonderdeel (zie Infosites Dit tabblad bevat een lijst met alle intekeningen op al dan niet aangemaakte infosites, vergelijkbaar met het vroegere overzicht. De Minerva-contactpersonen van de faculteiten zullen opnieuw de mogelijkheid krijgen om infosites aan te maken en eventueel aan elkaar te linken. Infosites kunnen aangemaakt worden voor de faculteit, opleidingen (afstudeerrichtingen), studentenvertegenwoordiging, monitoraat. Infosites van opleidingen worden aangemaakt met hun programmacodes zonder versienummer als Minerva-code, zodat wijzigingen van versienummer tijdens het academiejaar geen problemen te veroorzaken. Studenten worden automatisch ingetekend voor de infosites van de opleiding(en) gekoppeld aan hun inschrijving(en), en voor de infosites van de faculteiten waaraan hun inschrijvingen verbonden zijn. Sommige faculteiten kiezen ervoor hun studenten automatisch in te tekenen voor andere infosites zoals studentenvertegenwoordiging en monitoraat. Automatische intekeningen op infosites kunnen niet ongedaan gemaakt worden. 41

46 Zoals voorheen kan ook vrijblijvend ingetekend worden op andere infosites via een zoekfunctie (zie figuur). Aanbod-overzichtsmodule als UGent-student Vanaf academiejaar wordt ook voor de studenten de overzichtsmodule in Minerva aangeduid als Aanbod en niet meer als Cursussen Studenten krijgen dit te zien vanaf het moment dat ze in Minerva zelf beslissen om te switchen naar academiejaar en zo toegang te krijgen tot hun nieuwe Minerva-cursussen. Iedere student is vrij om dit moment te kiezen tussen 1 en 20 september 2010, afhankelijk van hun resultaten in eerste zittijd. Iedere UGent-student krijgt volgende tabbladen te zien: Officiële inschrijvingen Cursussites Infosites 42

47 Officiële inschrijvingen Voor iedere inschrijving wordt de relevante informatie getoond i.v.m. opleiding/afstudeerrichting voor het lopend academiejaar en aard van die inschrijving. Cursussites Dit tabblad bevat een lijst met alle intekeningen op al dan niet aangemaakte cursussites, zoals voor de UGent-medewerkers. Alle curriculumonderdelen (dus de cursussen die behoren tot het volledige curriculum van de student voor huidig academiejaar) zullen steeds opgenomen. Het intekenen hierop zal automatisch verlopen (vanzelfsprekend van zodra de curriculuminformatie van de student van Oasis doorstroomt naar Minerva) en kan niet ongedaan gemaakt worden. Verder is ook hier de mogelijkheid voorzien om in te tekenen op andere cursussites. Dit laatste is niet mogelijk voor studenten met enkel examencontract. Infosites Dit tabblad bevat een lijst met alle intekeningen op al dan niet aangemaakte infosites, identiek als voor de UGent-medewerkers. Sommige intekeningen verlopen automatisch en kunnen niet ongedaan gemaakt worden. Weergeven van studentenlijsten in cursus- of infosite Dit weergeven zal analoog verlopen zoals voorheen (zie 1.4) maar zal tevens rekening houden met de eigenlijke curriculum-informatie. 43

48 Modules Inleiding: Cursusstartpagina De vak- en infosites zijn het deel van Minerva waar alles om draait. Vanaf één overzichtelijk scherm kunnen studenten alle informatie en mogelijkheden i.v.m. een opleidingsonderdeel of een infosite bekijken, verwerken, uitproberen of aanvullen. Deze pagina noemen we de cursusstartpagina. 44

49 Op deze pagina vindt u eventueel Een welkomst- of inleidingstekst Iconen die naar de verschillende modules van de cursus leiden. Niet actieve modules zijn uitgegrijsd en niet aanklikbaar voor de studenten. Om modules te activeren of te deactiveren kunt u klikken op het oog icoontje (open of dicht naargelang de situatie) naast de functionaliteit die u wenst te (de)activeren. Een link naar de RSS feed van deze cursus Tip: Inactiveer ongebruikte functionaliteiten Wanneer u bepaalde functionaliteiten van uw cursus niet gebruikt raden we u aan om deze tools te inactiveren via het oog-ikoontje naast de tool. Dit maakt het voor de student heel wat overzichtelijk en dit voorkomt frustraties bij het herhaaldelijk moeten raadplegen van niet-actieve functionaliteiten. 45

50 Agenda In de agenda-functie wordt alle datumgebonden informatie omtrent de cursus geplaatst, gaande van hoorcolleges en practica tot deadlines en studie-uitstappen. De agenda functionaliteit binnen de cursus is quasi identiek aan de functionaliteit van "mijn agenda". Het enige verschil is dat er géén mogelijkheid is om persoonlijke agenda items op te slaan en er bijgevolg ook géén tab is om de persoonlijke agenda items te bekijken. Voor de rest is de functionaliteit identiek Agenda-items kunnen (net als aankondigingen) ofwel naar alle gebruikers ineens of naar (een combinatie van) groepen en individuele gebruikers gestuurd worden. Algemene structuur van de agenda functionaliteit De Agenda-tool bestaat uit een linker- en een rechterdeel: De kalender links toont de huidige maand, waarbij de huidige dag een grijze achtergrond krijgt. Bladeren naar een andere maand kan door op de pijltjes te klikken die aan weerszijden van de maandnaam staan. Als u in "Maand-", "Week-" of "Dagoverzicht" staat, zullen de weergegeven agenda items aangepast worden. Dagen waarop iets te doen is, staan in het blauw aangeduid, zodat u erop kunt klikken: het bijhorende item licht dan op in de lijst. Onder deze kleine kalender staan de actie links om een agenda-item toe te voegen en om de agenda-items te exporteren. Deze acties worden verder behandeld. Normaal worden aan de cursusbeheerders alle opgenomen agenda-items getoond. U kunt er via de uitschuiflijstjes in het menu echter voor kiezen om enkel de agenda-items van een bepaalde groep (als uw vaksite groepen heeft) of van een bepaalde gebruiker te tonen. Items die niet naar iedereen gestuurd zijn, worden in de lijst aangeduid door een groepenicoontje naast het agendaicoontje. Rechts in de items staat te lezen bij welke groepen of gebruikers het item wordt weergegeven. Studenten hebben vanzelfsprekend niet de mogelijkheid om items van andere groepen of gebruikers te zien. Onder deze actie links krijgt u de 5 komende agenda-items te zien. Met dit lijstje krijgt u in één oogopslag te zien wat de eerstkomende agenda-items zijn. 46

51 In het rechterdeel van het scherm ziet u bovenaan 4 weergave mogelijkheden: lijst overzicht, maand overzicht, week overzicht, dag overzicht. Standaard ziet u de agenda-items van de huidige maand, in chronologische volgorde met de nieuwste bovenaan. U kunt deze standaardweergave wijzigen door bovenaan het rechterdeel te kiezen voor "Maand-", "Week-" of "Dagoverzicht". Bovendien kan u de chronologische volgorde in het lijstoverzicht wijzigen door nogmaals bovenaan op "Lijst overzicht" te klikken (dit wordt verduidelijkt door het driehoekje dat rechts van Lijst overzicht verschijnt). Tip: door nogmaals op de actieve tab te klikken wordt de sortering omgekeerd. Een individueel agenda item Een individueel agenda item wordt in alle weergaves identiek weergegeven met bovenaan de titel, voor wie het zichtbaar is (uitschuiflijst), de start- en einddatum. Eronder krijgt u de eigenlijk inhoud te zien en als cursusbeheerder krijgt u daar ook de icoontjes om te wijzigen, verwijderen en de zichtbaarheid aan te passen te zien. Er nogmaals onder krijgt u een link naar boven en ook naam van de plaatser van het bericht te zien. Lijst overzicht De lijst weergave geeft een overzicht van alle agendapunten in de cursus in een chronologische volgorde. U kunt de sortering omkeren (oplopend of aflopend chronologisch sorteren) door nogmaals op de tab "Lijst overzicht" te klikken. Het driehoekje in het tabblad geeft aan of de agenda-items oplopend of aflopend gesorteerd zijn. De lijst weergave groepeert de agenda-items per maand (blauwe balk). De academische kalender wordt niet weergegeven in het lijst overzicht. Maand overzicht De maand weergave geeft bovenaan een maand kalender met erin de agenda-items voor deze maand alsook de agenda-items van de academische kalender (als u deze geactiveerd hebt via cursusinstellingen). De agenda-items van de cursus hebben een rode indicator terwijl de agenda-items van de academische kalender een gele indicator heeft. U kunt navigeren naar de vorige en volgende maanden via de links << en >> die u bovenaan de maand kalender te zien krijgt. Onder de maand kalender krijgt u een lijst weergave die beperkt is tot de agenda items van de maand die u bekijkt. Deze lijst kunt u oplopend of aflopend sorteren door te nogmaals te klikken op de tab "maand overzicht". Het driehoekje in het tabblad geeft aan of de agenda-items oplopend of aflopend gesorteerd zijn. Als u in de maand kalender op een agenda-item van de cursus klikt dan wordt het overeenkomstig agenda-item in de lijst onder de maand kalender aangeduid door een rood kader. 47

52 Tip: U kunt snel een agenda item toevoegen aan een bepaalde dag door te klikken op de + die zich in elke dag bevindt. Hierdoor krijgt u het formulier te zien om een agenda-item toe te voegen maar de daggegevens zijn reeds correct ingevuld. Agenda-item toevoegen Om een nieuw agenda item aan te maken klikt u in het menu op Nieuw agenda-item. Standaard komt een nieuw agenda-item in de agenda van alle gebruikers terecht. Als u groepen heeft gevormd in Minerva, kunt u echter ook selecteren voor welke groep(en) een agenda-item bestemd is. Hebt u geen groepen dan kunt u nog altijd individuele gebruikers selecteren. Klik daarvoor op ronde knop Selecteer groepen/gebruikers, duidt de gewenste bestemmelingen aan in de linkerlijst (houdt de controltoets ingedrukt bij het klikken om meerdere bestemmelingen te selecteren) en breng ze over naar de rechterlijst door op de pijltjes naar rechts te klikken. Vervolgens selecteert u de start- en einddatum, vult u de titel in en eventueel ook extra informatie in het tekstvak. U kan ook kiezen om het agenda-item te herhalen (dagelijks, wekelijks of maandelijks). Als u wilt kunt u als bijlage nog extra materiaal toevoegen (een aankondiging, leerpad, etc...) Bent u klaar met het item, klik dan op OK. Let op: standaard staan datum en uur ingesteld op het heden. Vergeet dit dus niet aan te passen! 48

53 Agenda-item wijzigen Vanuit een bepaald agenda overzicht, zit u voor een specifiek agenda item aan de rechtse kant drie icoontjes. Klik op het potloodicoontje om het desbetreffende agenda item te wijzigen. U komt dan op een scherm terecht dat analoog is aan dit voor het toevoegen van een nieuw agenda item. Agenda-item verwijderen Om een agenda-item te verwijderen dient u op het rode kruisje te klikken dat zich bevindt aan de rechterkant van het item. 49

54 Agenda-item (on)zichtbaar maken Om een agenda-item te (on)zichtbaar dient u op het oogje te klikken dat zich bevindt aan de rechterkant van het item. Een gesloten oogje correspondeert met een onzichtbaar item. Agenda exporteren (Icalender) icalender (.ics bestanden) is een bestandsformaat om afspraken op te slaan en kan door meerdere kalender applicaties gebruikt worden. Zo kunt u bijvoorbeeld de agenda-items van uw cursus importeren in uw Outlook 2007 kalender applicatie of ook in Apple Ical of zelfs in Google Calendar. Nog meer applicaties die.ics bestanden ondersteunen vindt u op Om de agenda-items te kunnen exporteren dient u eerst de ICal-exporteerfunctie in te schakelen via "cursuseigenschappen". Deze functionaliteit is immers standaard uitgeschakeld. Om deze te activeren keert u terug naar de startpagina van uw cursus, bijvoorbeeld door te klikken op "Deze cursus" in de breadcrumbs Op de cursusstartpagina klikt u op "cursuseigenschappen" 50

55 U kiest voor "platforminstellingen voor de cursus" Bij "ICal-exporteerfunctie inschakelen " kiest u voor "ja" en u klikt op de "OK" knop onderaan: Als deze functionaliteit geactiveerd is kunt u terugkeren naar de agenda functionaliteit waar u een extra actie link te zien krijgt: "Agenda exporteren" 51

56 Als u op deze link klikt krijgt u een download aangeboden van een.ics bestand dat u dan kunt importeren in uw kalender applicatie van uw keuze: 52

57 Academische kalender U kunt de agenda-items van de academische kalender ook opnemen in uw agenda door deze functionaliteit te activeren via de cursuseigenschappen. Hierdoor worden de vastgelegde feesten verlofdagen van de Universiteit Gent toegevoegd aan de kalenders van de maand, week en dag weergaves. De academische kalender is standaard uitgeschakeld en om deze te activeren keert u terug naar de startpagina van uw cursus, bijvoorbeeld door te klikken op "Deze cursus" in de breadcrumbs Op de cursusstartpagina klikt u op "cursuseigenschappen": 53

58 U kiest voor "platforminstellingen voor de cursus": Bij "academische kalender" kiest u voor ja en u klikt op de "OK" knop onderaan: 54

59 Aankondigingen Deze functie is vooral bedoeld voor belangrijke informatie aangaande de cursus, vergelijkbaar met de Ad Valvas -borden aan uw faculteit. Met deze functionaliteit kunt u berichten plaatsen die nuttig zijn voor de leerlingen. Een bijkomend voordeel is dat de aankondigingen aanvullend ook via verstuurd kunnen worden, wat nuttig kan zijn voor belangrijke of dringende mededelingen. Aankondigingen (net als agenda items) kunnen ofwel naar alle gebruikers ineens of naar (een combinatie van) groepen en individuele gebruikers gestuurd worden. Wanneer u een aankondiging aanvullend ook per stuurt zal er een envelop-icoontje verschijnen links naast de titel van de aankondiging. De aankondigingen-module kan op verschillende manieren gebruikt worden. Belangrijke (algemene) mededelingen (bijvoorbeeld: Het handboek dat gebruikt wordt heet X en is voor de prijs van Y euro te koop bij Z) Studenten op de hoogte brengen van een gewijzigde afspraak (bijvoorbeeld: les van 16 november 2007 gaat niet door) Studenten een opdracht geven (bijvoorbeeld: tegen volgende les dient men de oefeningen bij hoofdstuk 3 af te werken) Overzicht aankondigingen Van zodra u de module opent, ziet u een lijst met alle ad valvas berichten (zie afbeelding hieronder). Bij elk bericht is de datum van aankondiging, de titel en het eigenlijke bericht te zien. De berichten kunnen a.d.h.v. de icoontjes bewerkt, (on)zichtbaar, verwijderd of verschoven worden. Met de link 'Aankondigingen volledig verwijderen' in de linkerkolom van het scherm worden alle berichten in één keer verwijderd. Aankondiging plaatsen Dit gedeelte bestaat uit volgende zaken: Naar wie het bericht gestuurd moet worden. Standaard is een nieuwe aankondiging te zien voor alle gebruikers. Als u groepen heeft gevormd in Minerva, kunt u echter ook selecteren voor welke groep(en) de aankondiging bestemd is. Hebt u geen groepen dan kunt u nog altijd individuele gebruikers selecteren. Klik daarvoor op ronde knop Selecteer groepen/gebruikers, duidt de gewenste bestemmelingen aan in de linkerlijst (houdt de controltoets ingedrukt bij het klikken om meerdere bestemmelingen te selecteren) en breng ze over naar de rechterlijst door op de pijltjes naar rechts te klikken. Stuur deze aankondiging per naar hierboven geselecteerde doelgroep. Door dit vakje aan te vinken zal uw aankondiging bij het klikken op 'OK' naar iedereen in de gebruikerslijst verstuurd worden (met uw adres als afzender). 55

60 Belangrijk: Houd er rekening mee dat de aankondiging per naar niet meer dan 500 gebruikers kan verstuurd worden (zonder bijlage!). Tip: Stuur de aankondigingen NIET altijd per maar stuur slechts héél uitzonderlijk en in dringende gevallen. Zie hiervoor ook Als u veel gebruik wenst te maken van de aanvullende mail-mogelijkheid, wijs de studenten er dan op dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun mailbox gekoppeld aan hun UGentaccount en dat ze ervoor dienen te zorgen dat hun mailbox niet overvol geraakt. Vermeld ook dat u verwacht dat ze hun op regelmatige basis lezen zodat ze altijd op de hoogte zijn. Onderwerp: wat u hier tikt komt bovenaan uw aankondiging te staan. Als u de aankondiging mailt, komt deze tekst in het 'subject'-veld te staan. Inhoud: plaats hier uw effectieve aankondiging. 56

61 Aankondiging wijzigen Onderaan links elke aankondiging ziet u een aantal icoontjes. Klik op het potloodicoontje om de desbetreffende aankondiging te wijzigen. U komt dan op een scherm terecht dat analoog is aan dit voor het toevoegen van een nieuwe aankondiging Belangrijk: Bij het wijzigen van de aankondiging wordt een aankondiging die voordien via verstuurd werd niet meer herstuurd.indien u wilt dat dit wel gebeurt dient u de tekst van de aankondiging te kopiëren en opnieuw te sturen als een nieuwe aankondiging (waarbij u niet mag vergeten aan te vinken dat de aankondiging via verstuurd moet worden) Aankondiging verwijderen Om een aankondiging te verwijderen dient u op het rode kruisje te klikken dat zich bevindt onderaan links. Alle aankondigingen verwijderen Met de link 'Aankondigingen volledig verwijderen' in de linkerkolom van het scherm worden alle berichten in één keer verwijderd. 57

62 Curios Curios is een geavanceerde oefeningen module, die losgekoppeld is van Minerva. Een handleiding kan u vinden op Cursusbeschrijving De cursusbeschrijving nodigt u uit om uw cursus op een synthetische en globale manier te beschrijven. Zo kunnen potentiële studenten perfect weten waaraan ze zich mogen verwachten. Rubriek invullen De rubrieken worden met voorbeeldtitels weergegeven. Om de beschrijving van een curus te vervolledigen klikt u op één van de zeven beschrijvende rubrieken van de cursus. Vervolgens wordt een editor weergegeven waarmee u de rubriek kunt bewerken. Tip: Wanneer nog geen enkele rubriek is ingevuld, komt onder de voorbeeldtitels de melding 'deze cursus heeft nog geen beschrijving'. Dit verdwijnt van zodra minstens één rubriek is ingevuld. 58

63 Cursuseigenschappen Onder de tool 'Cursuseigenschappen' kunt u verschillende parameters invullen om het uitzicht van uw cursus te wijzigen. Code, Titel en Category: zijn bij de aanmaak van de cursus gedefinieerd en kunnen niet meer gewijzigd worden. Lesgever: de naam van de lesgever zoals die bovenaan rechts in de hoofding wordt weergegeven (bv: een medelesgever bijzetten, of een bepaling tussen haakjes toevoegen). Studenten een opdracht geven (bv: oefeningen tegen volgende les). Taal: de taal waarin de interface van de cursus moet worden weergegeven. Deze taal geldt voor alle gebruikers van de cursus. Vervolgens kan er worden aangegeven wat er moet gebeuren met nieuwe inschrijvingen voor deze cursus. Er moet dus een keuze gemaakt worden wanneer studenten en medewerkers effectief in de gebruikerslijst van een cursus moeten komen. Ofwel gebeurt dit automatisch, 59

64 ofwel passeren de inschrijvingen via een aanvraaglijst die door de cursusbeheerder moet worden goedgekeurd, ofwel is het een combinatie van beide: studenten uit opleidingen verbonden aan deze cursus en medewerkers verschijnen automatisch in de gebruikerslijst, andere studenten komen terecht in de aanvraaglijst. Een uitgewerkte uitleg hierover bevindt zich in het gedeelte Gebruikers Er zijn ook een aantal ja/nee opties voor de activatie/gebruik van het portfolio, typologie, de academische kalender, ICal export, Elin link import en ephorus plagiaat detectie. Onderaan staan nog 2 links: Cursus-backup: hiermee kan u kiezen op een backup te creëren of te importeren. Bij het maken van een backup kan u kiezen om een volledige backup van de cursus te creëren of een backup van een aantal te selecteren onderdelen. Bij het importeren is die vraag ook van toepassing, alsook de mogelijkheid bestanden te hernoemen, te overschrijven of over te slaan indien reeds een bestand met zelfde naam aanwezig is. 60

65 61

66 Cursusinhoud kopiëren Via de tool 'Cursusinhoud kopiëren' kunt u verschillende cursusonderdelen kopiëren naar een andere cursus. Het spreekt voor zich dat u zowel van de bron- als doelcursus cursusbeheerder moet zijn! Na het klikken op de tool 'Cursusinhoud kopiëren' komt u in volgend scherm terecht: In dit scherm moeten twee zaken moeten ingesteld worden: Eerst en vooral met de doelcursus gekozen worden (de broncursus is de cursus van waaruit u de handeling uitvoert). Indien er in de doelcursus bestanden aanwezig zijn die reeds dezelfde naam hebben van diegene die worden geëxporteerd, dient er een keuze te worden gemaakt hoe deze laatste worden behandeld: ofwel worden deze niet gekopieerd (=overgeslagen), ofwel worden ze hernoemd (bvb. bestand.pdf wordt bestand_1.pdf), ofwel komen ze in de plaats van de reeds bestaande bestanden (= bestanden overschrijven). 62

67 Opgelet: Hierbij staat de optie 'Laat mij de cursusonderdelen selecteren' altijd aangevinkt! De andere optie ('Kopieer alle onderdelen van de huidige cursus') is uitgeschakeld om de gebruikers te beschermen tegen het feit dater te veel onnodige inhoud van de ene naar de andere cursus zou worden overgeheveld'. U moet dus steeds kiezen welkeonderdelen u wilt kopiëren (deze keuze wordt gemaakt in het volgende scherm, na het klikken op de knop 'cursus kopiëren'). Onderaan klikt op op cursus kopiëren om naar het volgende scherm te gaan: Selecteer hier welke onderdelen u effectief wil overzetten naar de doelcursus. 63

68 Documenten Met de documententool kunt u documenten op Minerva publiceren. De term documenten mag u heel ruim interpreteren: zo goed als alle bestanden kunt u op Minerva kwijt. Html,pdf, doc, ppt, xls, jpg, png, mp3, wav zijn maar enkele van de mogelijkheden. Zelfs kleine programma s met bv. exe als extensie, kunt u op deze wijze verdelen. Let er dan wel op dat u het programma in kwestie ook mág verdelen. Welke documenten kunt u zoal verspreiden met de documententool? Zet zeker niet uw hele cursus op het net, of toch niet énkel op het net. Printen is immers zowel voor het milieu als voor de portemonnee een slechtere oplossing dan kopiëren. In dit geval is samenwerking met de cursusdiensten van de diverse studentenverenigingen aangewezen. Wel zou u presentaties op Minerva kunnen zetten, extra artikels, uitleg bij taken, (oplossingen van) oefeningen, foto s, filmpjes, animaties of geluidsbestanden als illustratiemateriaal bij uw lessen, enzovoort. Als u in de les over een internetaansluiting beschikt, hebt u op die manier ook altijd uw elektronisch materiaal bij u. Probeer aandacht te besteden aan compatibiliteit. Sommige files kunnen enkel met specifieke, commerciële software op een goede manier worden geopend en bekeken. Zo is het bijvoorbeeld een goed idee om waar mogelijk Worddocumenten te vermijden en een formaat als pdf (portable document format) te gebruiken. Zoals de naam zegt, is dit formaat speciaal ontwikkeld voor het transport van documenten. Pdf-documenten kunnen op alle besturingssystemen worden geopend zonder dat daar commerciële software voor nodig is. Bestandsformaten spelen ook een rol in de bestandsgrootte. Voor foto s en figuren bestaat een hele resem aan bestandsformaten. Wanneer u foto's of figuren van hoge kwaliteit in de documenten plaatst, maak dan bij voorkeur gebruik van jpg-bestanden. Deze bestandsindeling maakt gebruik van een goede compressie zonder merkbaar kwaliteitsverlies. Zo goed als alle beeldbewerkingsprogramma's ondersteunen jpg-compressie. Voor eenvoudige figuren met weinig kleuren en waarbij de kleuren in vlakken verdeeld zijn (dus niet de éne pixel in de éne kleur, die ernaast weer in een andere, enzovoort) is het gif-formaat een goede keuze. Het pngformaat kan in beide situaties goede diensten bewijzen. Bestandsformaten die u beter kunt vermijden zijn.bmp,.tiff en.raw. Deze formaten zijn van hoge kwaliteit maar zijn niet gecomprimeerd en dus meestal heel groot. 64

69 Navigeren De documenten worden bewaard in een mappenstructuur. De naam van de map waar u zich bevindt, is te lezen in de lichtgrijze balk boven de lijst bestanden behalve op het hoogste niveau, want daar bevindt u zich niet in een map (er verschijnt dan '/ (basis)'). Om een map te openen, klikt u op het mapicoontje of de naam die erbij staat. Om een niveau hoger te gaan, klikt u op de link Omhoog boven de lijst bestanden. Een nieuwe map maken doet u door op de link Nieuwe folder te klikken. Documenten uploaden Rechtsbovenaan in de documententool kunt u documenten uploaden naar Minerva. Uploaden is het tegenovergestelde van downloaden: bij downloaden haalt u documenten van een server af om ze op uw computer te zetten; bij uploaden kopieert u documenten van uw eigen harde schijf naar de server (zodat anderen ze daar kunnen bekijken en downloaden). Voorbereiding Zorg dat u de bestanden die u wilt uploaden weet staan in de mappenstructuur van uw computer. Wilt u veel bestanden uploaden naar eenzelfde map in Minerva, dan kunt u ze eerst bundelen in een zip-bestand. Onder Windows doet u dat bijvoorbeeld door de bestanden te selecteren, op de rechtermuisknop te klikken en dan voor één van de opties bij Winzip of Toevoegen aan archief te kiezen. Uploaden zelf Bovenaan moet u de map opgeven waar het bestand terecht moet komen Bij het invulvenster document klikt u vervolgens op de knop browse en bladert door de mappenstructuur van uw harde schijf om het juiste bestand te zoeken, net zoals u doet bij het aanhechten van een attachment aan een . Optioneel kan u in het vak daaronder extra commentaar invullen. Daarna hoeft u enkel nog maar op de knop OK te klikken. Had u verschillende bestanden gebundeld in een zip-bestand, dan kunt u eerst het vakje ZIP bestand decomprimeren aanvinken. De bestanden komen dan uitgepakt in de gekozen folder terecht. U kunt zip-bestanden natuurlijk ook gewoon als zip-bestand uploaden. Dat is handig als uw studenten alle bestanden in de zip in één keer moeten kunnen downloaden. 65

70 Documenten maken Naast het uploaden van documenten, kunt u in Minerva ook nieuwe documenten aanmaken. Die documenten zijn steeds in html-formaat, maar u kunt ze eenvoudig opstellen in een editor. Om een nieuw document aan te maken, gaat u eerst in de juiste map staan en klikt u daarna op de link Nieuw Document. U krijgt onderstaand scherm te zien. Bovenaan tikt u een naam voor het nieuwe document in (u ziet daar ook in welke folder het document terechtkomt), en in de editor stelt u het document op. Om het document op te slaan, klikt u op OK. Verder werken aan een document kan door later op het potloodicoontje bij het document te klikken (zie verder). 66

71 Documenten organiseren Alle documenten die u via de documententool aan uw studenten aanbiedt, komen terecht in een mappenstructuur waarbij de mappen en documenten in een lijst op het scherm worden afgebeeld. Naast elke map en elk document ziet de cursusbeheerder een reeks icoontjes die u helpen om uw documenten te organiseren. Wijzigen: door op het potlood-icoontje te klikken, kunt u een lijntje commentaar schrijven bij uw mappen of documenten. Op die manier wordt duidelijker wat de studenten mogen verwachten van een bepaalde map of document. Ook het wijzigen van een map- of bestandsnaam en het wijzigen van html-documenten gebeurt hier. Verwijderen Met het rode kruis-icoontje kunnen documenten of mappen (mèt hun inhoud) verwijderd worden. Als u uw weg in de documententool gevonden hebt, doet u er goed aan de voorbeeldmappen en documenten te verwijderen. Verplaatsen Met het verplaats-icoontje kunt u documenten of mappen (mèt hun inhoud) verplaatsen. Na het verplaatsen komt u op de nieuwe locatie van het document of de map terecht. Zichtbaarheid Documenten kunnen onzichtbaar worden gemaakt voor studenten omdat ze ze nog niet, of niet meer mogen zien. Een open oogje naast het document betekent dat de studenten het document kunnen zien, een gesloten oogje betekent dat het document onzichtbaar is. Het oogje van stand veranderen gebeurt door erop te klikken. Deze functie kan heel handig zijn als u materiaal van een cursus van het vorige jaar recycleert u hoeft het er dan niet meer opnieuw op te zetten, maar in de loop van het jaar enkel de zichtbaarheid te veranderen. 67

72 Documenten bekijken en downloaden Wanneer u in de documentenmodule in het overzicht bent, en u klikt bovenaan de minervaheader op Weergeven als standaardgebruiker, wordt de documenten module getoond zoals studenten die zouden zien. Onderstaande figuur geeft dit weer. De documenten staan in een lijst, met bij elk document een diskette-icoontje en een vermelding van de grootte en de datum van aanmaken/uploaden of van de laatste wijziging. Door op de naam van het document te klikken, kan men het document bekijken (indien dat mogelijk is in de browser die de student gebruikt documenten in Word, Excel, html, pdf, jpg en mpg leveren in Internet Explorer doorgaans geen problemen op). Om het document te downloaden, klikt men op het disketteicoontje. Met de link Diavoorstelling van de afbeeldingen wordt een diavoorstelling gestart van alle afbeeldingen die in de huidige map voorkomen. In een lichtgrijze balk ziet u enkele links om de weergave in te stellen ( Toon Miniaturen en Instellingen diavoorstelling ) en om door de diavoorstelling te navigeren ( Vorige Afbeelding, Volgende Afbeelding, Diavoorstelling stoppen ). 68

73 Dropbox De «Dropbox» functionaliteit biedt aan de verantwoordelijken van de cursus de mogelijkheid om een bestand naar één of meerdere gebruikers te sturen en dit op een private manier (dus zonder anderen het bestand kunnen raadplegen). Het omgekeerde is ook mogelijk, namelijk dat de cursisten documenten sturen naar hun lesgever (of als de platformbeheerder het toelaat ook naar collega cursisten). Bovendien kunnen de bestanden becommentarieerd worden (feedback). Het is daarom het ideale middel om taken in te dienen. De dropbox kan gebruikt worden als alternatief voor het indienen van opdrachten via . Op deze manier voorkomt u immers dat uw mail overvol geraakt door de vele en grote bijlagen. Bovendien bent u dankzij de Minerva backup zeker dat de informatie niet verloren gaat als uw computer defect zou geraken. Categorieën aanmaken voor verstuurde of ontvangen bestanden Minerva geeft aan de lesgever de mogelijkheid om categorieën aan te maken om de documenten gemakkelijker te kunnen beheren. Dit is heel handig als de lijst met documenten lang dreigt te worden. Klik op de link "Nieuwe categorie toevoegen", geef een naam op in het veld en klik op de knop. Een bestand versturen Klik onder het tabblad "verstuurde bestanden" op de link "nieuw bestand versturen" om een formulier weer te geven waarmee u een bestand kunt selecteren op uw harde schijf of netwerk dat u wenst te versturen naar de bestemmelingen. Kies het bestand en vul het auteursveld in. Standaard bent u de auteur maar u kunt ook aangeven dat anderen meegewerkt hebben aan het document door de andere auteurs te vermelden in het "Auteurs" veld. Kies in de lijst met bestemmelingen de personen aan wie u het bestand wens te sturen. U kunt meerdere mensen selecteren door de CTRL toets ingedrukt te houden en te klikken met uw muisknop. U kunt ook groepen kiezen als bestemmelingen. In dit geval wordt het document gestuurd aan alle leden van de groep. Klik op de "OK" knop om het bestand te versturen. De verstuurde bestanden 69

74 worden aangevuld met uw zopas verstuurd bestand en de bestemmeling(en) kan onmiddellijk de bestanden die u zopas gestuurd hebt raadplegen in zijn "Ontvangen bestanden". Tip: Als uw studenten taken moeten indienen via de dropbox dan draagt u de studenten best op om de bestanden zowel naar uzelf als naar uw collega's en/of assistenten te sturen. Dropbox bestanden zijn immers persoonlijk en als de bestanden enkel naar de lesgever gestuurd worden dan is hij of zij ook de enige die deze bestanden kan bekijken. Verstuurde of ontvangen bestanden beheren Naast icoontjes om te editeren en te wijzigen, vind u ook volgende icoontjes: diskette-icoontje om een bestand te bewaren op uw computer verplaatsicoontje: om het bestand in een andere categorie te plaatsen. geel feedback icoontje: zie volgende paragraaf. 70

75 Feedback functionaliteit Door te klikken op het feedback icoontje krijgt u toegang tot een veld waarin u commentaar kunt geven op een ontvangen of verstuurd bestand. Zowel de lesgever die een bericht ontvangt als een student die een bericht stuurt kan feedback berichten koppelen aan een document. Op deze manier kunt u de student meer in detail sturen en behoud u een archief van alle feedback berichten. U krijgt met andere woorden een volledige geschiedenis van het document. ECTS fiche Via de tool 'ECTS fiche' kunt u de Nederlandse en Engelse fiches uit de online studiegids horende bij deze cursus opvragen. 71

76 Ephorus Inleiding De Ephorus plagiaat-detectiesoftware is een dienst die de Universiteit Gent aangekocht heeft om plagiaat in documenten te detecteren en aan te tonen. Deze functionaliteit is vanaf academiejaar universiteitsbreed beschikbaar gemaakt vanuit Minerva. Opmerking: Het kan voorvallen dat het gebruik van deze dienst niet altijd vlekkeloos verloopt. We rekenen er op dat problemen of onregelmatigheden zo snel mogelijk aan onze medewerkers via gemeld worden. Een voornaam aandachtspunt is het feit dat de studenten hier niet altijd op voorbereid zijn. Daarom wordt aangeraden om duidelijke afspraken te maken met de studenten indien u van plan bent hun werk met Ephorus op plagiaat te controleren. U kunt uw afspraken met de studenten bijvoorbeeld noteren in de inleidende tekst die u bovenaan de 'Ephorus plagiaatdetectie' functionaliteit binnen Minerva kan plaatsen. Iedere faculteit heeft eigen richtlijnen wat verstaan wordt onder de noemer plagiaat. Verwijs in uw inleidende tekst bijvoorbeeld naar de definitie van plagiaat die opgesteld is door de faculteit. Ephorus plagiaat-detectie activeren Om gebruik te maken van de Ephorus anti-plagiaat software vanuit Minerva is binnen elke cursus een aparte functionaliteit voorzien die echter niet standaard geactiveerd is. U dient deze functionaliteit dus zelf expliciet te activeren als u deze wenst te gebruiken. Hiervoor gaat u naar de cursuseigenschappen door te klikken op onderstaand icoontje op de cursusstartpagina Klik vervolgens op het tabblad 'Platforminstellingen voor cursussen'. Alvorens u dit activeert is het noodzakelijk dat u de begeleidende tekst' leest. Deze bevat informatie rond het gebruik van Ephorus die van belang is. Op de pagina die u te zien krijgt kunt u dan deze functionaliteit activeren binnen deze cursus door naast 'Ephorus plagiaat-detectiesoftware' te kiezen voor 'Ja, ik heb volgende begeleidende tekst gelezen' zoals in de schermafbeelding hieronder en te klikken op de 'OK' knop. 72

77 Hierdoor wordt de functionaliteit geactiveerd en komt er een icoontje bij op de cursusstartpagina (onderaan in de middenkolom): zodat de cursusstartpagina er ongeveer als volgt kan uitzien: Opmerking Standaard is de Ephorus-functionaliteit na activatie enkel te gebruiken door de cursusbeheerders en (nog) niet toegankelijk voor studenten. Indien u aan studenten gaat vragen om zelf hun documenten in te dienen (zie verder), moet u dit toegankelijk maken. Klik hiervoor op het oog-pictogrammetje naast 'Ephorus plagiaat-detectie' (cursus-startpagina). Voor alle duidelijkheid: studenten krijgen NOOIT hun ephorusrapport te zien, ook al hebben ze zelf ingediend. De rapporten zijn enkel zichtbaar voor de cursusbeheerder(s). 73

78 Bestand toevoegen Wanneer u voor het eerst naar de Ephorus-functionaliteit voor plagiaat-detectie binnen uw Minerva-cursus gaat krijgt u een leeg scherm te zien met enkel een link om een document te uploaden en een (lege) sorteerbare tabel. Als cursusbeheerder kan u zelf documenten uploaden om dit aan de plagiaat-detectie te onderwerpen. Klik hiervoor op de link 'Upload een document'. Dan krijgt u een formulier te zien waar u dan een bestand kiest, auteursnaam en -voornaam instelt, een titel opgeeft en eventueel ook commentaar. Studenten krijgen nooit te zien welke documenten door de cursusbeheerder aan plagiaat-detectie zijn onderworpen. Opgepast: Standaard staat in de velden 'Voornaam auteur' en 'Naam auteur' uw eigen gegevens ingevuld. Als u een document van een student uploadt, bijvoorbeeld omdat u het via e- mail ontvangen hebt, dan dient u hier de voornaam en naam van de student in te geven. De betreffende student krijgt dit niet te zien, zoals eerder vermeld. 74

79 Ephorus laat enkel volgende bestandsformaten toe: Microsoft Word (DOC/DOCX) Plain text (TXT) Rich text (RTF) Adobe PDF (PDF) (enkel indien deze tekst bevatten, m.a.w. dus geen ingescande tekst) Open Office (SXW en ODT) HTML bestand (HTML en HTM) Als u een niet ondersteund formaat probeert te uploaden krijgt u onderstaande melding: Naast de beperking van bestandsformaten is er ook een beperking qua bestandsgrootte. Ephorus laat maar bestanden toe tot 16MB. Nadat u op de 'OK' knop geklikt hebt krijgt u de boodschap dat het document ingediend is. Omdat het document ook doorgestuurd dient te worden naar de Ephorus-servers (die zich NIET binnen het UGent-domein bevinden) kan dit wat tijd in beslag nemen. Wacht dus altijd totdat u een mededeling te zien krijgt. Belangrijk: Wacht na het klikken op de 'OK' knop totdat u een melding krijgt! Breek het uploadproces niet af door naar een andere webpagina te surfen of het venster te verversen. U kan uzelf heel wat werk besparen door de studenten te vragen hun bestand zelf in te dienen, zeker als het een groot aantal studenten betreft. De studenten krijgen een gelijkaardig uploadscherm te zien, vanzelfsprekend zonder de 'Voornaam auteur'- en 'Naam auteur'-velden, omdat voor studenten automatisch hun eigen naam toegevoegd wordt. Een student mag immers enkel een document uploaden waarvan hij/zij zelf auteur is. Zij krijgen achteraf hun eigen rapport niet te zien, dit is enkel toegankelijk voor cursusbeheerders. 75

80 Tip: Maak studenten duidelijk dat ze enkel documenten mogen uploaden waarvan ze zelf (co-)auteur zijn. Lijst met ingediende documenten De cursusbeheerder krijgt een overzichtslijst met alle documenten die ingediend werden voor plagiaatcontrole en de student krijgt enkel de documenten te zien die hij/zij zelf geüpload heeft. De cursusbeheerder krijgt bovendien een aantal extra kolommen te zien die te student niet ziet. Opmerking: Als u als cursusbeheerder een document van een student upload en zijn/haar voornaam en familienaam invult in de daartoe bestemde velden, dan krijgt de student dit document NIET te zien! 76

81 U krijgt volgende kolommen te zien in dit overzicht (waarop gesorteerd kan worden via een klik op de hoofding in de kolom): Titel: dit is de titel van die door uzelf of door de student opgegeven is in het titelveld. Hier wordt automatisch de originele naam van het bestand aan toegevoegd. Beschrijving: dit is de tekst die eventueel in het commentaarveld ingegeven is Voornaam auteur: de voornaam van de auteur. Als u als lesgever zelf een document upload in naam van een student, dan krijgt u te zien wat u in het 'Voornaam auteur' veld ingetikt hebt. Als een student zelf een document uploadt dan wordt hier automatisch de voornaam van de student ingevuld. Een student mag immers enkel een document uploaden waarvan hij/zij zelf auteur is. Naam auteur: de familienaam van de auteur. Hiervoor geldt dezelfde opmerking als voor de kolom 'Voornaam auteur' Datum: dit is de datum van indienen. Standaard wordt hierop gesorteerd zodat de meest recente berichten bovenaan staan. Een student krijgt bovenstaande kolommen ook te zien, maar dan wel met de beperking dat de tabel enkel zijn/haar eigen documenten te zien krijgt terwijl een cursusbeheerder alle documenten te zien krijgt. Als cursusbeheerder krijgt u naast bovenstaande kolommen ook nog een aantal extra kolommen te zien met de Ephorus-informatie voor ieder ingediend document. Dit is beschikbaar in de kolommen 'Ephorus Score', 'Ephorus Rapport' en 'Ephorus Status'. Vanzelfsprekend zijn deze kolommen voor de studenten niet te zien. Ephorus Score: Geeft u het percentage van de ingediende tekst dat nagenoeg woordelijk overeenkomt met ander beschikbaar materiaal. Dit cijfer dient steeds geïnterpreteerd te worden, het is immers niet relevant een grenswaarde voor dit percentage vast te leggen Ephorus Rapport: Dit is een link die u doorstuurt naar een gedetailleerd rapport met o.z. het bronmateriaal waarmee overeenkomst is. 77

82 Ephorus Status: Dit geeft de status van het document weer. Volgende statussen zijn mogelijk: Bezig: Het document is correct geüpload naar Minerva en correct doorgestuurd naar Ephorus. Het document is echter nog niet verwerkt door Ephorus. Ephorus verbindt er zich toe een rapport aan te bieden binnen 24u. Gelieve elke overschrijding van deze termijn te melden aan (bemerk evenwel dat onze medewerkers geen impact hebben op deze termijn) Afgewerkt: Ephorus heeft een rapport teruggestuurd. U krijg hierdoor in de andere kolommen ook een percentage en een link naar het rapport te zien. Duplicaat: het document is identiek aan een ander document dat geüpload is binnen Minerva en doorgestuurd naar Ephorus. Fout: Er is een fout opgetreden bij dit document. Wijzigen (deze functionaliteit is momenteel nog niet beschikbaar): Door op het databasepictogram te klikken in de kolom 'Wijzigen' kan u een document als 'niet gebruiken als bronmateriaal' instellen. Hiermee kan u confidentiële documenten of oude versies van documenten schrappen uit de lijst van bronmateriaal in de Ephorus-databank. Dit is slechts mogelijk vanaf het moment dat een Ephorus-rapport voor het document beschikbaar is. Het icoontje geeft weer wat de huidige status is. geeft aan dat het bestand opgenomen is als bronmateriaal, geeft aan dat het bestand niet gebruikt mag worden als bronmateriaal waartegen gecontroleerd kan worden. Merk op dat ook als confidentieel gemerkte documenten wel degelijk in de Ephorus-databank worden opgenomen en dat een latere verwijdering uit deze databank niet direct mogelijk is. Merk ook op dat deze databank zich buiten het UGent-domein bevindt en volledig door Ephorus beheerd wordt. De Universiteit Gent heeft geen controle over deze databank, ook niet over de beveiliging. Documenten waarvan de verspreiding door contracten met derden wordt geregeld moeten dan ook omzichtig worden behandeld. Het rapport Ephorus verbindt er zich toe een rapport aan te bieden binnen 24u. Gelieve elke overschrijding van deze termijn te melden aan minerva@ugent.be (bemerk evenwel dat onze medewerkers geen impact hebben op deze termijn); In geval van overeenstemmende tekstdelen toont het Ephorus-rapport de studentenversie naast de brontekst, zodat een grondige controle door de lesgever eenvoudig mogelijk wordt. De passages die overeenkomen worden in het rood aangeduid. 78

83 Beperkingen De Ephorus plagiaatcontrole-software is géén sluitende controle. Hieronder een aantal aandachtspunten: Citaten worden niet als dusdanig herkend, wat aanleiding kan geven tot hoge percentages Bij de berekening van het percentage wordt geen rekening gehouden met bronvermeldingen, wat bijvoorbeeld bij het parafraseren zeker tot uiting komt Digitale bronnen waarvoor betaling vereist is zijn niet toegankelijk voor Ephorus, ook niet de digitale bronnen waarvoor UGent betaalt Digitale bronnen die afgeschermd zijn door middel van een login procedure worden niet gebruikt als bronmateriaal Ephorus laat maar bestanden toe tot 16MB. Bemerk: Onze medewerkers ondersteunen de gebruikersinterface binnen Minerva-cursussen. Zij kunnen echter voor de werking en de resultaten van Ephorus zelf geen ondersteuning aanbieden, Ephorus is immers een commercieel softwarepakket. Toegankelijkheid vanuit andere functionaliteiten Als de ephorus plagiaatdetectie in een cursus is geactiveerd, dan kan u ook vanuit andere functionaliteiten documenten laten screenen op plagiaat. Zo zal er als beheerder in de lijst met documenten een ephorus-icoon verschijnen naast ieder document in de 'acties'-kolom. Dit is momenteel al het geval bij de dropbox. Ook bij de studentenpublicaties zal dit binnenkort het geval zijn. 79

84 Forums Wat is een forum? De forum-functie is bedoeld om asynchrone communicatie tussen de verschillende gebruikers van de cursus mogelijk te maken. Assynchroon betekent dat de gebruiker vrij is waar en wanneer hij of zij de berichten leest of deelneemt aan de discussie. Een chatsessie is daarentegen in wezen een synschrone functionaliteit (al dunnen we erbij op te merken dat er toch een asynchroon karakter aan de chat implementatie binnen Minerva is omdat er logs bijgehouden worden van de chatsessies) De forum functionaliteit rendeert heel goed bij grotere groepen studenten. Studenten kunnen interageren met en inspelen op elkaar wat door de actieve deelname van de student zal leiden tot een diepere kennisverwerving en internalisering. De studenten zullen de kennis immers op een net iets andere manier verwoorden of aanvullen met extra voorbeelden in illustraties. Fora gebruiken U kunt fora op verschillende manieren gebruiken. 1. U kan bijvoorbeeld fora op een passieve manier (vanuit het standpunt van de lesgever gezien) gebruiken in uw lessen waarbij de focus dan ligt bij de studenten. Studenten dan onder elkaar communiceren en vragen stellen en oplossingen aanbieden. U stelt als lesgever de fora ter beschikking en de studenten zijn vrij om deze al dan niet te gebruiken. Het initiatief ligt dus volledig bij de studenten. 2. U kunt ervoor kiezen om de fora te modereren waarbij u wel toezicht houdt op de discussies en enkel tussenbeide komen als het echt nodig is. U kan bijvoorbeeld tussenbeide komen om de discussie terug in de goede richting te duwen, om een nieuwe these (al dan niet via een nieuwe discussie) naar voren te brengen, om een discussie nieuw leven in te blazen omdat het correcte antwoord nog niet gevonden is, U kunt er ook voor kiezen om de fora strict te beheren en controleren. Dit brengt heel wat werk met zich mee maar zal normaliter hogere inhoudelijk kwaliteit met zich meebrengen. Tip: Als u de forum functionaliteit op een actieve manier gebruikt in uw lesopdracht voorziet u best toch een forum specifiek voor de studenten. In dit forum kunnen de studenten dan 'vrijelijk' discussiëren met elkaar (bijvoorbeeld een forum Varia).Het is immers niet ongebruikelijk dat een discussie na verloop van tijd een gans andere wending krijgt en uiteindelijk niets meer met het origineel bericht te maken heeft. Op deze manier voorkomt u dat uw actieve fora bezoedeld worden met minder relevante berichten en kunt u de actieve fora beter beheren. Voorkom dat de discussies ontaarden door in de inleidingstekst van de forum module te verwijzen naar de Algemene regels voor het gebruik van forums binnen de digitale leeromgeving 80

85 Voorbeelden U verdeelt de studentenpopulatie in een paar groepen van circa 15 studenten. U geeft elke groep een eigen forum waarbinnen ze een drietal weken kunnen discussiëren over een bepaald thema. Na deze drie weken worden de groepsfora publiek beschikbaar en kunnen de collega-studenten van de andere groepen verder deelnemen aan de discussies. Hierbij dient opgemerkt te worden dat in dit geval deelname meestal verplicht zal moeten worden. Structuur van de forum-functie De forum-functie heeft vier verschillende niveaus: Forumcategorie Forum Discussie Bericht Forumcategorie Een forumcategorie groepeert verschillende fora die analoog zijn en om een bepaalde reden samenhoren. Klassieke voorbeelden hiervan zijn de forumcategorieën "Algemeen" en "Groepen". In de algemene categorie komen -zoals de naam zelf zegt- dan meestal algemene fora die voor iedereen toegankelijk zijn. In de "Groepen"-categorie komen dan fora die enkel toegankelijk zijn voor resp. groepen in de cursus. Een forumcategorie wordt in een blauwe balk weergegeven. 81

86 Forum Elk forum behoort tot één bepaalde forumcategorie en kan op zijn beurt meerdere discussies (threads) bevatten. In onderstaande figuur is er nog maar één discussie in het forum. Discussie Elke discussie behoort toe aan één forum en bestaat uit één of meerdere berichten. Meerdere gebruikers kunnen deelnemen aan een discussie. Hieronder ziet u een discussie die uit twee berichten bestaat: 82

87 Elke discussie kunt u op drie manieren bekijken: "Platte weergave": een lineaire en chronologische weergave met het oudste bericht van de discussie bovenaan "Gestructureerde weergave": de (boom)structuur van de discussie wordt weergegeven en je kan slechts één bericht tegelijk bekijken. Deze weergave is uitermate geschikt voor een complexe discussie met sub-discussies. Een discussie kan immers gemakkelijk afwijken van het initieel bericht en na verloop van tijd terugkeren naar de originele discussie. In dit geval is de platte chronologische weergave niet echt geschikt maar kan de gestructureerde weergave een duidelijk overzicht bieden in de gang van de discussie. Dit vereist echter wel dat de gebruikers het verschil kennen tussen "Antwoorden op deze discussie" en "Antwoorden op dit bericht". In deze weergave krijgt u de boomstructuur van de discussie te zien en wordt slechts één bericht per pagina weergegeven. "Geneste weergave": combineert de voordelen van de platte en de gestructureerde weergave waarbij de structuur weergegeven wordt en ook alle berichten in chronologische volgorde (oudste bovenaan) Zowel de gestructureerde als de geneste weergave vereisen dat er door de studenten onderscheid wordt gemaakt tussen antwoorden op de discussie en antwoorden op een bericht (Zie verder). 83

88 Bericht Een bericht is het laagste niveau. Een bericht is door één specifieke gebruiker geplaatst. Elk bericht bestaat uit een titel, de eigenlijke tekst, een auteur en de datum dat het geplaatst is. Eventueel (als de cursusbeheerder het toelaat) kan een bericht ook bijlagen bevatten (zie verder) Forum beheren Standaard wordt er in een cursus géén forumcategorie en dus ook géén forum aangemaakt, dit om het aantal (vaak tot frustatie leidende) "dode" fora te beperken. Als u de forum-functie actief wenst te gebruiken dan dient u een aantal stappen te doorlopen: Stap 1: forumcategorie aanmaken De eerste stap die u dient te nemen is het aanmaken van een forumcategorie. Dit dient u te doen door te klikken op de link 'Nieuwe forumcategorie toevoegen' U krijgt hiervoor volgend formulier te zien: U dient verplicht een titel in te geven. Commentaar is niet vereist maar kan nuttig zijn om bijvoorbeeld de gebruiksregels voor deze categorie uit te leggen. 84

89 Tip: Via de inleidende tekst van de forum functie kunt u algemene regels uitleggen. Als u op de "OK" knop klikt krijgt u onderstaand scherm te zien: Het is mogelijk om meerdere forumcategorieën aan te maken zodat u de fora nog beter kunt structureren. Stap 2: forum aanmaken Eens er een forumcategorie aangemaakt is verschijnt er een extra link: "Nieuw forum toevoegen". U dient op deze link te klikken om een nieuw forum aan te maken. U krijgt onderstaand formulier te zien: U dient ieder forum een titel te geven en te kiezen in welke forumcategorie u het forum wenst te plaatsen. De forumcategorie staat standaard ingevuld op de eerste categorie. Als u meerdere forumcategorieën aangemaakt hebt kunt in deze uitschuiflijst een andere forumcategorie kiezen. We overlopen kort de andere instellingen van het forum: mogen studenten hun eigen berichten wijzigen: Standaard staat dit op "neen", wat betekent dat studenten een bericht dat ze geplaatst hebben achteraf niet meer 85

90 kunnen wijzigen. Dit heeft voordelen en mogelijks ook nadelen. Enerzijds bent u zeker dat er achteraf niet meer aan een discussie geknoeid kan worden, anderzijds kunnen studenten hun eigen taalfouten en dergelijke niet meer corrigeren. Dit laatste kan bijvoorbeeld voor taalvakken echter wel gewenst zijn waardoor het eigenlijk geen nadeel is maar een voordeel. goedkeuring / onmiddellijk plaatsen: Standaard staat dit op onmiddelijk plaatsen. Dit betekent dat het bericht van een student onmiddellijk kan gezien worden door de andere studenten. Soms kan het echter voorvallen dat u de berichten wenst te modereren. In dit geval is het bericht niet onmiddellijk beschikbaar voor de andere studenten maar dient u als cursusbeheerder het bericht eerst goed te keuren voor publicatie. Dit brengt heel wat werk met zich mee dus het is een functionaliteit die u met enige omzichtigheid dient te gebruiken. mogen studenten nieuwe discussies starten: Met deze functionaliteit kunt u het forum op een andere manier beheren. U bepaalt zelf de thema's waarover de studenten kunnen (of moeten) discussiëren. Hierdoor kunt u verhinderen dat er irrelevante discussies gestart worden. Op deze manier kunt u doelgerichte discussie bekomen. bijlagen toelaten: hiermee kunt verhinderen dat studenten bijlagen toevoegen aan berichten. standaardweergave: Hiermee stelt u in op welke manier de student het forum te zien krijgt. De student kan echter ten allen tijd overschakelen naar een andere weergave en dan zal deze weergave van de gebruiker de standaardweergave teniet doen. Afhankelijk van de toepassing van het forum kunt u een voorkeur hebben voor een bepaalde weergave. Bvb: een les over discussietechnieken zal waarschijnlijk veel meer gebaat zijn bij een gestructureerde weergave omdat op deze manier het spel van vraag en antwoord meer tot zijn recht zal komen. voor groep. U kunt een forum beschikbaar stellen voor alle gebruikers van de cursus of voor een welbepaalde groep. Om het beschikbaar te stellen voor alle gebruikers dan laat u de uitschuiflijst staan op "geen groepenforum". Wilt u het forum enkel beschikbaar maken voor een bepaalde groep dan dient u in de uitschuiflijst de groep te selecteren. Hiervoor dienen er echter wel reeds groepen gedefinieerd te zijn (zie hiervoor de groepen-functie). Het is sinds academiejaar mogelijk om meerdere fora aan te maken voor een groep waar elke groep voordien maar één forum kon hebben. Dit maakt het gebruik van de forums binnen de groepen functionaliteit flexibeler omdat u bijvoorbeeld per semester of per hoofdstuk dat u aansnijdt een forum aanmaken voor elke groep. Het kan ook voorvallen dat eenzelfde groep twee verschillende groepswerken dient te maken. Door twee groepsfora aan te maken worden de discussies van deze twee groepswerken duidelijk gescheiden wat zeker overzichtelijker is. publiek of privé groepenforum: Als u het forum als groepenforum aanmaakt dan hebt u nog altijd de mogelijkheid om het publiek of privé te zetten. Publiek betekent dat de andere gebruikers (die niet tot de groep behoren) het forum ook nog te zien krijgt en privé betekent dat de andere gebruikers het niet te zien krijgen. U kunt bijvoorbeeld afspreken met uw studenten dat enkel de leden van de groep een bericht mogen plaatsen in hun groepenforum maar dat de andere gebruikers de berichten wel mogen lezen. Dit is een spelregel die u best als commentaar bij het forum noteert. 86

91 Als u dan op de "OK"-knop klikt krijgt u volgend scherm te zien: Studenten kunnen nu de forum-functionaliteit gebruiken om te discussiëren met elkaar. Stap 3: nieuwe discussie Als u bij het aanmaken van het forum ervoor gekozen hebt dat uw studenten niet zelf een discussie mogen starten zult u zelf alle discussie moeten initiëren. U klik daarom binnen uw forum op de link "nieuwe discussie" Stap 4: antwoorden op berichten Antwoorden op discussie Antwoorden op bericht 87

92 Gebruikers Inleiding De 'gebruikers' tool is een van de belangrijkste administratieve tools voor de cursusbeheerder. Iedereen die een UGent account bezit, heeft toegang tot Minerva. Deze Minerva-gebruikers kunnen erg verscheiden zijn: professoren, studenten, assistenten, medelesgevers en ander personeel van de UGent. Elk van deze gebruikers kan zich inschrijven in een cursus waarvan u cursusbeheerder bent. Hiervoor dient de gebruiker zich in te schrijven voor uw cursus. Gebruikersinschrijvingen Het is van belang in te zien dat het inschrijven dus in eigen naam gebeurt. Cursusbeheerders kunnen niet zomaar iemand inschrijven voor hun site. Van zodra u ingeschreven bent in een cursus, bent u gebruiker en staat u in de gebruikerslijst van de cursus. De rol en rechten van een gebruiker zijn voor elke cursus apart gedefinieerd. In de ene site kan u cursusbeheerder zijn, in een andere begeleider,... Wanneer een gebruiker zich wil inschrijven voor een cursus, dient hij bovenaan het menu naar cursussen 200x-200y te gaan. Dit staat verder beschreven in cursussen 200x-200y. Wat betreft het inschrijven in een cursus, kan de beheerder in de cursuseigenschappen van een cursus (zie Cursuseigenschappen) kiezen wanneer studenten en medewerkers effectief in de gebruikerslijst van een cursus komen. Ofwel gebeurt dit automatisch, ofwel passeren de inschrijvingen via een aanvraaglijst die door de cursusbeheerder moet worden goedgekeurd, ofwel is het een combinatie van beide: studenten uit opleidingen verbonden aan deze cursus en medewerkers verschijnen automatisch in de gebruikerslijst, andere studenten komen terecht in de aanvraaglijst. Wanneer een aanvraaglijst actief is, krijgt de gebruiker die zich inschrijft een bericht dat hij moet wachten op goedkeuring van de cursusbeheerder 88

93 U ziet dan de volgende keer dat hij inlogt een hoofd-icoontje bij de desbetreffende cursus dat duidt op een nieuwe aanvraag: Door op het hoofdje te klikken, komt u op een scherm terecht waar u kunt kiezen of u de inschrijving al dan niet aanvaardt: Lijst van gebruikers Wanneer u de tool 'Gebruikers' binnengaat, ziet u de gebruikerslijst. Deze biedt de volgende informatie & mogelijkheden: Officiële Code (ID): de unieke identificatiecode van de gebruiker Naam: familienaam van de gebruiker. Voornaam: voornaam van de gebruiker. Tip: Door op de naam of de voornaam de klikken wordt een deel van het profiel ( adres en foto) en een overzicht van de rechten van de gebruiker binnen de cursus zichtbaar. 89

94 Rol: standaard staat hier Student of Titularis. Cursusbeheerders kunnen deze 'rol' veranderen, bvb. in assistent, secretariaat, lesgever, FSA, enzovoort. Let op: Een rol is een louter tekstuele toevoeging. Dit houdt geen verband met het al dan niet cursusbeheerder zijn in de cursus Groep: als er cursusgroepen zijn aangemaakt, is hier te zien tot welke groep(en) de gebruiker behoort. Cursusbeheerder: heeft de gebruiker de rechten van een cursusbeheerder? Icoontjes: om een gebruiker uit de cursus te verwijderen of zijn eigenschappen te wijzigen (zie hierna bij 'Rechten en rollen van gebruikers wijzigen'). Zoeken: geeft de mogelijkheid te zoeken binnen de gebruikerslijst. Er wordt gezocht op familienaam en voornaam Filter: geeft de mogelijkheid om de gebruikerlijst te filteren, en dit op 4 manieren. Bij 'voornaam' en 'familienaam' wordt er gefilterd op de beginletter die wordt opgegeven (bvb. toon alle gebruikers met 'familienaam' beginnende met 'F'). Er kan ook gefilterd worden door 'student' of 'Lesgever' te kiezen. Hierdoor worden respectievelijk alle studenten en lesgevers getoond. De beginletter is in deze gevallen niet van toepassing. Boven de gebruikerslijst staan een aantal links: Exporteer als CSV-bestand: converteer de gebruikerslijst in CSV formaat. Exporteer als XLS-bestand: converteer de gebruikerslijst in XLS formaat. Tip: Zowel CSV als XLS bestanden kunnen door MS Excel geopend en bewerkt worden. 90

95 Rechten en rollen van gebruikers wijzigen / extra informatie toevoegen Binnen de gebruikerslijst ziet u rechts icoontjes die toelaten om een gebruiker uit de cursus te verwijderen (rood kruis icoontje) of om de eigenschappen van een gebruiker (binnen de cursus) te wijzigen (potlood icoontje). Dit laatste houdt in dat het mogelijk is een gebruiker (mede)lesgever (=cursusbeheerder) te maken binnen de cursus. Ook is het mogelijk om de rol te wijzigen. Onderaan ziet u ook nog extra informatie van de gebruiker binnen de cursus: Profiel: hier kunt u niks wijzigen Extra informatie: om extra velden toe te voegen aan het profiel van de gebruiker Tracking: hier ziet u wanneer de gebruiker het eerst en het laatste de cursus bezocht heeft, alsook hoeveel keer (in het totaal, de laatste maand, week en huidige dag) Toegang tot cursustools: hier kunt u voor een gegeven tijdspanne zien hoeveel keer de gebruiker een bepaalde cursus tool bezocht heeft. Geplaatste inhoud: hier kunt u voor een gegeven tijdspanne zien welke inhoud de gebruiker aan de cursus heeft toegevoegd Bekijk notities: dit dient om privé commentaren van de lesgevers in te vullen. 91

96 Groepen Groepen maakt het mogelijk om virtuele studie- of werkgroepen te creëren en studenten die een gemeenschappelijke band hebben (bvb een bepaalde taak) te groeperen. Mijn groepen Bovenaan de pagina krijgt u een lijst te zien met de groepen waarvoor u ingeschreven bent. Tussen haakjes staat de categorie waarin deze groep zich bevindt Groepscategorieën Groepen kunnen worden ingedeeld in categorieën om zo enige vorm van structuur aan te brengen. Als u op een groepscategorie klikt zal deze uitgeklapt worden en krijgt u de groepen te zien van deze categorie. Groepscategorie aanmaken Om een nieuwe groepscategorie aan te maken klikt u op de link "Categorie toevoegen". U krijgt volgend formulier te zien om een groepscategorie toe te voegen <screenshot> U kunt volgende velden invullen: titel: de titel van de groepencategorie beschrijving: hierin kunt u een korte omschrijving geven van de categorie begrenzing: Een gebruiker kan slechts deelnemer zijn van maximum x groepen. Standaardinstellingen voor nieuwe groepen: Deze instellingen worden als standaard gebruikt als u een groep binnen deze categorie aanmaakt. Deze instellingen kunnen echter per groep overschreven worden 92

97 Begrenzing: hoeveel gebruikers mogen deel uitmaken van de groep? inschrijven: mogen gebruikers zichzelf inschrijven in de groep? Uitschrijven: mogen gebruikers zichzelf uitschrijven uit de groep? Functies: welke functionaliteiten moeten beschikbaar zijn voor de groep? Groepscategorie wijzigen [ ] Groepscategorie verwijderen Als u een groepscategorie verwijderdt dan klikt u op het bevestiging gevraagd voor het verwijderen. verwijder icoontje. Er wordt een Opgepast: Als de groepscategorie die u wenst te verwijderen nog groepen bevat dan worden deze groepen effectief ook verwijderd! Groepen Als u op een groepscategorie geklikt hebt krijgt u een overzicht van alle groepen in deze groepscategorie. De lijst is een sorteerbaar door op de hoofding te klikken en bevat volgende kolommen checkbox: om meerdere groepen ineens te verwijderen, verplaatsen, gebruikers toe te voegen of te verwijderen naam van de groep aantal gebruikers ingeschreven in de groep maximum aantal plaatsten in de groep. Als er géén beperking is staat hier - Acties: icoontjes met de handelingen die gesteld kunnen worden op de groep Nieuwe groep(en) aanmaken Groep wijzigen Groep verwijderen Aanmaken/vullen van groepen per opleiding van de studenten in deze cursus Met deze functionaliteit maakt u automatisch groepen aan voor de opleidingen die dit vak volgens hun curriculum dienen te volgen. De studenten worden ook automatisch ingeschreven voor de groep van hun opleiding. Deze actie is een eenmalige actie en is dus een tijdsopname van de situatie op dat moment. Als er na deze actie een nieuwe student zich inschrijft voor een opleiding die dit vak volgt dan wordt deze student NIET automatisch opgenomen als deze student zich reeds in de cursus bevond. 93

98 Groepsruimte U krijgt gedetailleerde informatie van een bepaalde groep door op de titel van de groep te klikken in het overzicht van de groepen. U komt dan terecht op de groepsruimte. Op deze pagina krijgt u volgende gegevens te zien: De naam van de groep De beschrijving van de greop De begeleiders van de groep De functionaliteiten van de groep. Een groep heeft een aantal functionaliteiten die verschijnen in de groepsruimte als deze door de cursusbeheerder beschikbaar gesteld zijn. Eén of meerdere fora (publiek of privé). Een documentenruimte (publiek of privé) Een wiki omgeving (publiek of privé) De deelnemers van deze groep Inschrijven voor groepen Als gebruiker kunt u deel maken van meer dan één groep. Dit kan echter beperkt worden door de cursusbeheerder. Wanneer "zich registreren" zichtbaar is, kan u zichzelf in die groep inschrijven. De verantwoordelijkheid van het inschrijven in groepen ligt hier dan bij de studenten. De lesgever kan er echter ook voor kiezen om zelf de gebruikers in te delen in groepen. Uitschrijven uit groepen De cursusbeheerder kan beslissen dat het toegelaten is om zich uit te schrijven uit groepen waar men lid van is. Als dit het geval is krijgt u een link hiervoor te zien. Opgepast: Als u als cursusbeheerder naar studentenzicht gaat krijgt u de link om in te schrijven niet te zien! 94

99 Leerpad Een leerpad of pedagogisch pad is een reeks leerstappen die opgedeeld zijn in hoofdstukken en stappen. Het leerpad kan opgesteld worden in functie van het leermateriaal waardoor het bestaat uit een soort inhoudstafel of het kan opgesteld worden in functie van leeractiviteiten waardoor het meer het karakter krijgt van een agenda van activiteiten die gedaan moeten worden om een bepaalde kennis of vaardigheid onder de knie te krijgen. Het staat u vrij om de opeenvolging van hoofdstukken "weken", modules of stappen te noemen of om het even welke naamgeving die past bij uw pedagogisch scenario Naast de structuur bevat een leerpad ook een opeenvolging. Dit betekent dat bepaalde stappen kunnen dienen als voorkennis voor andere: u kunt pas naar stap 2 gaan nadat u stap 1 doorlopen hebt. Uw reeks kan suggestief zijn (het weergeven van de stappen, van de opeenvolging) of beperkend (de cursist is verplicht om de stappen in een bepaalde volgorde af te leggen). Met dient zich te realiseren dat een leerpad meer is dan het opdelen van leerstof in stappen: het is een traject om tot kennis te komen en dit traject kan mogelijks taken, discussietijd, evaluaties, onderzoek en andere activiteiten bevatten. Een nieuw leerpad toevoegen Klik op de cursusstartpagina op de link 'Leerpad'. U ziet volgend scherm: Klik op de link 'Nieuw leerpad toevoegen'. Geef het leerpad een naam en klik op de 'OK'. Het leerpad is nu gemaakt en verschijnt, hoewel het nog leeg is, in de lijst met leerpaden aan de linkerkant. 95

100 Tip: U kan ook AICC en Scorm importeren. Klik hiervoor bovenaan rechts op de bijhorende link. Een eerste hoofdstuk toevoegen Van zodra u het leerpad aangemaakt hebt klikt u op "Nieuw hoofdstuk". Vul in het scherm zoals hieronder de ouder, positie en titel in. Gezien de leerpaden worden bewaard in een boomstructuur, heeft elk item (dus ook een hoofdstuk) een positie en een ouder. Een ouder is gewoon het bovenliggende item (te vergelijken met de folderstructuur op een computer). Gezien nu het eerste hoofdstuk wordt aangemaakt, is de ouder gewoon 'Voorbeeld leerpad'. Een stap toevoegen aan een hoofdstuk Onthou dat het lesmateriaal dat u wilt toevoegen zich reeds in de cursus dient te bevinden. U kan een agenda-item, oefening, document,... toevoegen. Bij wijze van voorbeeld demonstreren we nu een document. U dient deze bestanden (doc, pdf, html, swf,...) dus vooraf aan uw cursus toe te voegen bijvoorbeeld via de documentenfunctionaliteit. 96

101 Klik in het linkermenu op nieuwe stap. Kies uit de documenten aan de rechterkant van het scherm de documenten die u aan uw hoofdstuk wilt toevoegen (klik op het groene plus-teken). Elk document wordt een stap die de cursist moet (of kan naargelang u beslist) raadplegen. Kies als 'ouder' het juiste hoofdstuk waaronder die stap terecht moet komen. Klik op de knop 'ok' om uw leerpad verder aan te maken. U kunt nu andere stappen toevoegen aan uw eerste hoofdstuk of andere hoofdstukken toevoegen. De gegevens van de stappen wijzigen Hiervoor klikt u in het linker menu op de naam van de stap en klikt u daarna bovenaan rechts op 'wijzigen'. U krijgt dan een analoog formulier te zien als bij het toevoegen van een stap. 97

102 Hoofdstukken en stappen herschikken Klik op de link 'Organiseren' bovenaan links van uw leerpad om een samenvattingstabel te laten verschijnen met de volgorde van de hoofdstukken en stappen in de volgorde zoals u deze zopas geplaatst had. Om het leerpad the herchikken gebruikt u de icoontjes 'Omhoog' en 'Omlaag'. Op deze manier kunt u de hoofdstukken en stappen zo rangschikken zoals u zelf wilt en nodig is volgens het scenario dat u voor ogen hebt. Vereiste voorkennis toevoegen Als u vereiste voorkennis toevoegd aan een leerpad kunt u de student verplichten het leerpad in een bepaalde volgorde te doorlopen. U wenst bijvoorbeeld dat de applicaties niet worden geraadpleegd voordat de handleiding voor deze applicaties gelezen is. Hiervoor gaat u als volgt te werk: kies de stap die voorkennis vereist. klik op de knop 'vereisten' kruis de stap aan die dient als vereiste voorkennis en die dus geraadpleegd dient te worden vooraleer de student deze stap kan bekijken. Het spreekt voor zich dat enkel die stappen geselecteerd kunnen worden die zich ook effectief deze stap voorafgaan. 98

103 Het leerpad testen Klik links bovenaan op de link 'Weergeven' om het leerpad te bekijken zoals de cursist het zal zien. Een leerpad bevat een navigatie en feedback zone (links) een zone voor het weergeven van het lesmateriaal (rechts) Belangrijk: Een leerpad onthoudt de vooruitgang van de cursist. Een cursist die bij stap 3 Minerva verlaat zal bij zijn terugkeer het leerpad terugvinden zoals hij of zij het achtergelaten heeft (namelijk stap 1,2 en 3 doorlopen en de andere nog niet bekeken 99

104 Leerpaden beheren In het algemeen overzicht van de leerpaden ziet u rechts van het leerpad een aantal knoppen: de standaard verwijder en (on)zichtbaar knoppen hebben triviale functionaliteiten (zie andere modules). De 'verplaats' knop wordt in volgend paragraaf (Leerpaden indelen in categorieën) uitgelegd. De 'edit' knop leidt tot onderstaand scherm. De waarde van 'karakterset', 'oorsprong' en 'situatie' laat u het best voor wat ze zijn. De instellingen die u wel kan wijzigen zijn: Weergave op de cursusstartpagina: hiermee kan u kiezen om het leerpad op de startpagina van de cursus zichtbaar te maken. Weergave: hier kan u kiezen om het leerpad eventueel in een volledig scherm te laten zien. Sta meerdere pogingen toe: indien dit op 'nee' staat, kan het leerpad maar één keer door een gebruiker doorlopen worden. Leerpaden indelen in categorieën In het algemeen overzicht van de leerpaden ziet u bovenaan rechts de mogelijkheid om categorieën aan te maken. Hiermee kan je de aangemaakte leerpaden opdelen. Dit doe je door het 'verplaats'-icoon te selecteren en vervolgens de doelcategorie te kiezen waarin het leerpad terecht moet komen. 100

105 Links Onderstaande screenshot toont de hoofdpagina van de links module. Hier kunnen lesgevers een reeks hyperlinks plaatsen, al dan niet ingedeeld volgens categorie. Links kunnen worden opgedeeld in categorieën. Categorieën vouwen open en toe door erop te klikken. Klik op Toon geen om geen categorieën te tonen (enkel de links die niet in een categorie zitten worden getoond), klik op Toon alle om alle categorieën te tonen. Alle links kunnen met de icoontjes verwijderd, verschoven, (on)zichtbaar en gewijzigd (gebruik dit laatste om een link van categorie te veranderen) worden. Toevoegen van links en categorieën Klik op Link toevoegen om een link toe te voegen, en op Categorie toevoegen om een categorie toe te voegen. Bij Link toevoegen kan u kiezen in welke categorie u de link wil toevoegen. Zowel bij links als bij categorieën kan u commentaar toevoegen, bvb. om een categorie duidelijker te definiëren, om de inhoud of moeilijkheidsgraad van een website aan te geven, of om de student duidelijk te maken wat u verwacht dat hij/zij met de website doet. Frequent gebruikte links kunnen op de startpagina van de vaksite worden gezet voor een maximale bereikbaarheid. Onderstaande screenshot toont het toevoegen van een link. Het toevoegen van een categorie gebeurt in een analoog formulier: 101