Gebruiksreglement vergaderzalen Sociaal Huis Bredene. I- De zalen en de activiteiten

Transcriptie

1 Gebruiksreglement vergaderzalen Sociaal Huis Bredene I- De zalen en de activiteiten Art. 1 Door het OCMW worden volgende vergaderzalen in het Sociaal Huis, Duinenstraat 106 te 8450 Bredene ter beschikking gesteld van personen, instellingen of verenigingen die er om verzoeken: - polyvalente zaal - raadzaal - vergaderzaal gelijkvloers Art. 2 Voor volgende activiteiten kan geen vergunning tot gebruik van de zalen aangevraagd worden: T-dansants, party's, bals, fuiven, huwelijksfeesten, ledenvergadering politieke partijen en politieke manifestaties. Art. 3 Richtlijst van toegelaten activiteiten ( niet beperkend en zonder volledigheid ): - vergaderingen, voordrachten, dia- en filmprojecties - vorming en scholing buiten het normale dagonderwijs - tentoonstellingen Art. 4 Bij de aanvraag dient de aard van de activiteit precies omschreven te worden. De beslissing tot aanvaarding van de activiteit wordt steeds genomen door het vast bureau. Is er geen zitting van het vast bureau voorzien in de periode tussen de datum van ontvangst van de aanvraag en de datum van de activiteit dan beslist de OCMW-voorzitter over de aanvraag, beslissing die ter bekrachtiging wordt voorgelegd aan het vast bureau in eerstvolgende zitting. De zaal mag slechts gebruikt worden voor de aangevraagde activiteit, deze waarvoor het OCMW toelating verleende. II - De aanvragen en de reservatie Art. 5 Voor het aanvragen van het gebruik van een zaal wordt een formulier ter beschikking gesteld door het bestuur. De aanvraag wordt gericht aan de Voorzitter van het

2 OCMW, Duinenstraat 106 te 8450 Bredene., in principe tenminste drie maanden voor de datum van gebruik. De aanvraag dient volgende gegevens te vermelden : - naam en adres van de aanvrager en verantwoordelijke met telefoonnummer opgave van de gevraagde zalen - datum en precieze omschrijving van de georganiseerde activiteit met vermelding van de gewenste gebruiksuren - het al of niet commerciële karakter van de activiteit De aanvraag moet ondertekend en gedagtekend worden door de kandidaat - organisator. Voor minderjarige inrichters is een borgstelling van 2 meerderjarigen vereist. Art. 6 Door het feit van zijn aanvraag verklaart de aanvrager zich akkoord met de bepalingen van dit gebruiksreglement. Een exemplaar wordt ter beschikking gesteld van de gebruiker. Art. 7 Bij gelijktijdige aanvragen hebben de aanvragen van categorie 1 (zie artikel 8) steeds voorrang. De aanvragen voor dezelfde zalen op dezelfde datum worden behandeld in chronologische volgorde van de schriftelijke aanvraag. Art. 8 De categorieën zijn van belang bij de voorrangsregels van de aanvragen en worden als volgt vastgesteld : categorie 1 : initiatieven van het OCMW, het gemeentebestuur van Bredene en hun subdiensten. ( zie bijlage 1) categorie 2 : verenigingen, instellingen of diensten zonder winstoogmerk van Bredene en gelijkgestelden ( zie bijlage 1) categorie 3 : verenigingen, instellingen of diensten zonder winstoogmerk buiten Bredene categorie 4 : instellingen met winstoogmerk en privé personen van Bredene categorie 5 : instellingen met winstoogmerk en privé personen buiten Bredene Art. 9 Wie een aanvraag indient, moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden. Art. 10 Indien het Sociaal Huis door overmacht de gehuurde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden.

3 Art. 11 Een organisator kan ook een geval van overmacht aanvoeren. Daarvoor dient een schriftelijke en gemotiveerd verzoek voorgelegd te worden aan het OCMW. Art. 12 III Ingebruikname Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt in principe in de morgen of in de namiddag die aan de activiteit voorafgaat maar mag nooit voorafgaande activiteiten storen. Het in gereedheid brengen van de ruimte op dagen die aan de activiteit voorafgaan, kan slechts na overleg met de coördinator schoonmaak van het OCMW Bredene. Art. 13 De organisator meldt zich bij de coördinator schoonmaak van het OCMW Bredene. Art.14 Indien schade vastgesteld is en / of als de zaal niet in orde is, dan zullen de kosten gefactureerd worden aan de organisator. Art. 15 De gebruiker van een lokaal kan op eenvoudige aanvraag een technische fiche bekomen van de zaal die gereserveerd werd. De technische fiche omvat o.m.: - de afmetingen van de zaal - de maximale bezettingsgraad - de inventaris van het aanwezige materieel en uitrusting - de gewone schikking der materialen ( tafels, stoelen ) - de gebruiksmodaliteiten Art.16 Bij het betreden van het gereserveerde lokaal zal de organisator zich vergewissen van de toestand van de zaal. Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de organisator dit melden aan de coördinator schoonmaak van het OCMW Bredene, die de beschadiging schriftelijk bevestigt. Art. 17 IV - Verplichtingen en verantwoordelijkheden tijdens en na de vergunningsperiode

4 Iedere vergunninghouder is aansprakelijk voor alle aangebrachte schade aan de infrastructuur, uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door hemzelf, door zijn aangestelden of door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit. Elke eventuele schade moet onmiddellijk gemeld worden aan het OCMW zodat de raad voor maatschappelijk welzijn een schadevergoeding kan vaststellen. Art. 18 De organisator zorgt voor permanentie tijdens de uren van de activiteit. Art. 19 Het OCMW kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van of schade aan achtergelaten apparaten, goederen of uitrusting van de gebruikers. Daarom is de gebruiker dan ook verplicht onmiddellijk na iedere activiteit de materialen, goederen en uitrusting, die geen eigendom zijn van het OCMW te verwijderen, tenzij anders bepaald in een overeenkomst met het OCMW. Art.20 Elke gebruiker is verplicht steeds vrije toegang te verschaffen aan het personeel van het OCMW in dienstopdracht. Art.21 Het overschrijden van het aantal toegewezen plaatsen per ruimte, zoals bepaald in de technische fiche, is omwille van brandpreventie verboden. Art.22 De organisator dient erop toe te zien dat het geldende algemeen rookverbod gerespecteerd wordt. ALLE boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbond, vallen integraal ten laste van de organisator. Art. 23 Elke gebruiker moet er voor zorgen dat de verlichting en verwarming tot het strikt noodzakelijke worden beperkt. Art.24 Het opbergen of terugzetten van het gebruikte materiaal gebeurt in afspraak met de zaalverantwoordelijke, zo niet moeten tafels en stoelen automatisch op hun oorspronkelijke plaatsen worden teruggezet, overeenkomstig het plan vermeld op de technische fiche. Art.25

5 Het is verboden in de zalen enige wijziging te brengen aan de bekleding, lichtarmaturen of dergelijke meer, noch vaste toestellen los te maken zonder voorafgaandelijk akkoord van de verantwoordelijken van het Sociaal Huis. Bevestigen van affiches e.d. aan de muren of andere ondergrond is verboden. Art.26 Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de leidingen van de elektriciteit of andere nutsvoorzieningen. In geval van defect dient de technische dienst van het OCMW verwittigd te worden ( zie tel. n op technische fiche ). De voorschriften in verband met brandveiligheid moeten door de aanvrager strikt nageleefd worden. Art.27 De aanvrager neemt de nodige schikkingen om de zalen in orde te houden en te verlaten. Hij moet instaan voor : - het doven van de lichten - opruimen van vuilnis, het sorteren volgens de algemeen geldende richtlijnen en het plaatsen op de daartoe bestemde plaats in het Sociaal Huis Art.28 Na het gebruik van de zaal kan de organisator aan de verantwoordelijke van het Sociaal Huis een attest vragen waarbij laatstgenoemde de vaststelling doet van de toestand van de zaal. Art.29 Indien de zaal niet proper achtergelaten wordt zullen bijkomende schoonmaakkosten aangerekend worden. Dit zal automatisch gebeuren onmiddellijk na het vaststellen van het in gebreke blijven. Het verantwoordelijk personeelslid van het OCMW is bevoegd voor de vaststellingen. De kosten voor de bijkomende schoonmaak bedragen 50 per uur en per ingezet personeelslid. Art.30 De vergunninghouder zal de activiteiten in de andere zalen niet storen. Art.31 De vergunninghouder dient zich te houden aan : - de geldende parkeerinstructies. - toe te zien op het domein rond de zaal teneinde vandalisme te voorkomen indien de aard van het initiatief daarom vraagt.

6 V - Bijzondere bepalingen Art.32 Geen enkele vereniging, instelling,of persoon kan aanspraak maken op een recht van bestendig gebruik van één of meerdere zalen. Art.33 Commerciële verkoop bij gelegenheid van één of andere activiteit maken zowel financieel als organisatorisch het voorwerp uit in een afzonderlijke afspraak met het OCMW. Art. 34 Het is enkel toegelaten aan politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad of de OCMW-raad om gebruik te maken van de vergaderzalen. Het gebruik wordt in die gevallen ook enkel goedgekeurd indien het gaat om de organisatie van een bestuurs- of fractievergadering. Ledenvergaderingen en politieke manifestaties zijn onontvankelijk. Indien de vergaderingen plaatsvinden buiten de kantooruren/openingsuren Sociaal Huis is er steeds aanwezigheid van een OCMWraadslid van de betrokken partij vereist (in het kader van verantwoordelijkheid en praktische toegang tot de infrastructuur). Art.35 Het OCMW kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen noch aansprakelijk gesteld worden voor schade aan derden ( bezoekers ). Art.36 Het aanbrengen van reclame in of rond het Sociaal Huis mag slechts na akkoord met het OCMW. Art.37 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden de voorwaarden door de raad voor maatschappelijk welzijn bepaald. Art.38 In uitzonderlijke gevallen kan de raad voor maatschappelijk welzijn afwijken van vermeld reglement. Art.39 Het eventueel inrichten van een vestiaire valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator.

7 VI - Gebruiksvergoeding Art.40 Er is geen gebruiksvergoeding verschuldigd voor de zalen van het Sociaal Huis. Bij permanentie van de administratie omwille van toezicht en toegankelijkheid van de infrastructuur bij activiteiten georganiseerd buiten de kantooruren van het Sociaal Huis en op zaterdag, zon- en feestdagen wordt per begonnen uur een vergoeding aangerekend van 30,00. (Deze vergoeding is niet van toepassing op aanvragers behorend tot categorie 1 vastgesteld in dit reglement) Art.41 VII - Reglementering omtrent de dranken/maaltijden Indien gewenst kunnen de diensten van het Sociaal Huis tijdens initiatieven het volgende voorzien: - dranken: koffie, thee en water - een middagmaal: voorgerecht, hoofdschotel, dessert en water. De middagmalen worden genuttigd in het personeelsrestaurant van het OCMW. - broodjesmaaltijd Art.42 De geleverde dranken worden gefactureerd aan een forfaitaire prijs van 5 EUR per persoon en per halve dag (basisprijs op 01/01/2010 te koppelen aan indexcijfer). Beslaat het initiatief een volledige dag en worden zowel in de voor- als de namiddag dranken geleverd dan wordt een supplement van 2,5 EUR per persoon aangerekend (basisprijs op 01/01/2010 te koppelen aan indexcijfer). De geleverde maaltijden worden gefactureerd aan personeelstarief. De broodjesmaaltijd wordt gefactureerd aan kostprijs. Voor initiatieven van een organisator behorend tot categorie I wordt voor de dranken en maaltijden geen vergoeding aangerekend. BIJLAGE 1 Categorie 1: Worden beschouwd als diensten of subdiensten: elke dienst die onder het rechtstreeks gezag staat van het betrokken lokaal bestuur. Initiatieven ingericht door het lokaal bestuur maar die ook open staan voor derden vallen onder deze definitie voor zover het bestuur zelf organisator is. Enkele voorbeelden: het verlenen van een ereburgerschap door het gemeentebestuur, ontvangst van een officiële delegatie, huldigingen, feestzittingen en academische zittingen zoals bv. n.a.v. het 25 - jarig bestaan OCMW, officiële hoorzittingen en inspraakvergaderingen, recepties na de

8 officiële opening van een project, prijsuitreikingen voor wedstrijden die de gemeente of het OCMW zelf organiseerde,... Categorie 2 : Om in aanmerking te komen voor deze categorie moet de aanvrager zijn maatschappelijke zetel of secretariaat in Bredene hebben. Het betreft hier dus : - initiatieven van de Bredense socio - culturele verenigingen, V.Z.W.'s en stichtingen die in ruime zin een ' goed doel ' nastreven, die de participatie van de burger aan het maatschappelijke leven bevorderen. Enkele voorbeelden : alle verenigingen aangesloten bij de cultuurraad, sportraad, de seniorenbonden, de gehandicaptenverenigingen, jeugdraad, dekenijen, parochiegroepen, VVV ( toerisme )... - initiatieven van rechtspersonen, instellingen, congregaties, welzijnsvoorzieningen die op een professionele manier onderwijs, hulp en bijstand organiseren op het grondgebied van Bredene. Enkele voorbeelden : politiezone Bredene/De Haan, rusthuizen, RVT' s, diensten voor gezinszorg en thuishulp, diensten geestelijke gezondheidszorg, scholen, - initiatieven van de gemeentelijke adviesorganen of samenwerkingsplatforms waarin het bestuur officieel is in vertegenwoordigd. - politieke partijen die deel uitmaken van de gemeenteraad of de OCMW-raad.