Gebruikershandleiding ISA. Information system Safety aspects Articles

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding ISA Information system Safety aspects Articles Retail ISA handleiding versie 2.2 Quintens advies & management B.V. Utrecht ISA-handleiding-Retail

2 Colofon ISA is een product van Quintens advies & management B.V. Copyright en auteursrechten: Quintens advies &management B.V. Quintens advies & management B.V. Bemuurde Weerd OZ AT Utrecht

3 Inhoudsopgave 1. Wat is ISA Werken met ISA Inloggen Product informatie Winkelinformatie Meest gestelde vragen Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 3

4 1. Wat is ISA ISA staat voor Information system on Safety aspects of Articles. ISA biedt informatie over milieuen veiligheidsaspecten van artikelen voor professionele gebruikers. ISA is een informatiedienst voor gebruikers die informatievragen kunnen stellen op basis van een abonnement en op gebruikers die gegevens aanleveren (producenten en leveranciers). De ISA database bevat een aantal gegevens sets: - Een database met veiligheidsinformatiebladen - Gedigitaliseerde gegevens van veiligheidsinformatiebladen waaronder de ADR klasse, R- en S- zinnen, fysische- en chemische eigenschappen. - Een database met (consumenten)producten, gekoppeld aan veiligheidsinformatiebladen - Een actueel bestand met artikelgegevens van gebruikers, al dan niet met volume of voorraadgegevens per locatie - Relevante gegevens over locaties De ISA informatiedienst zorgt ervoor dat de gegevensbestanden actueel toegankelijk blijven. Onderstaand figuur geeft een schematisch overzicht. Aanlevering gebruiker Aanlevering leveranciers ISA gebruikers portalen Artikellijsten en leverancier gegevens Voorraden per locatie (winkel, PGS-ruimte, etc) PDF - VIB s Datafile, VIB data verpakkingen ISA ADR 2 ADR 3 Verf in blik Werkplek Instruktiekaarten CMR stoffen artikellijsten per gevarencategorie stoffenjournaal Veiligheids Informatiebladen Zoekfunctie: per artikel, categorie, leverancier Info over locaties: - NAW specificatie - oppervlakte - veiligheidsaspecten locatie - optioneel: maatwerkgegevens Figuur 1: functie van ISA Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 4

5 2. Werken met ISA Binnen ISA kunt u de volgende activiteiten uitvoeren: - Veiligheidsinformatie opvragen over artikelen: Veiligheidsinformatieblad (VIB/MSDS zijn de afkortingen die hiervoor worden gebruikt) en Werkplek Instructie Kaart (WIK) - Informatie opvragen over gevaarlijke stoffen op locaties (bijvoorbeeld vestigingen, PGSvoorzieningen of locaties binnen een vestiging) Inloggen U kunt inloggen door de web browser te openen en via de taakbalk naar het volgende adres te surfen: Inloggegevens heeft u ontvangen via Quintens advies en management BV, de beheerder van ISA. Voor inloggen verschijnt het inlogscherm. Figuur 2: Inlogscherm ISA Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 5

6 2.2. Product informatie Na het inloggen verschijnt het scherm waarmee u product informatie kunt opvragen (figuur 3). Per punt is hieronder aangegeven wat u op dit scherm kunt doen. Figuur 3: Product infoscherm ISA Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 6

7 1 Het Product info scherm verschijnt in de taal die bij registratie van u als gebruiker in het systeem is vastgelegd. Er zijn in ISA vijf talen beschikbaar: Nederlands, Vlaams, Engels, Frans en Duits. Door op het vlaggetje rechts bovenin te klikken kunt u van taal wisselen. 2 Rechtsboven in beeld kunt u kiezen welke gegevens u wilt opvragen. U hebt de volgende mogelijkheden: Assortiment actief in winkel: dit zijn artikelen die in het actuele schappenplan voorkomen Assortiment niet meer actief in winkel: artikelen die niet meer in het schappenplan voorkomen Toon alle (potentieel) gevaarlijke producten: dit zijn alle artikelen die mogelijk gevaarlijk zijn (actieve en ook inactieve) Toon alle (inclusief niet gevaarlijk): dit zijn alle potentieel gevaarlijke en ongevaarlijke artikelen (actieve en ook inactieve) Standaard staat de instelling op Assortiment actief in winkel. Van de gevonden artikelen verschijnt onder balk 6 een overzicht. 3 en 4 Linksboven kunt u een selectie maken van de te tonen artikelen. U kunt de volgende zoekcriteria gebruiken: - EAN code - Productnummer - Productnaam - Leverancier - MSDS bestandsnaam -ADR gevarenklasse - clusternummer - Toon alle (potentieel) gevaarlijke producten. Voorbeeld: u geeft bij zoekcriterium productnaam op en bij zoeken de naam terpentine. Het zoekwoord dat u gebruikt moet minimaal 4 karakters lang zijn. In dit voorbeeld dus terp. Nadat u op zoek heeft geklikt, verschijnt onderin beeld de lijst van artikelen die aan het zoekcriterium voldoen. Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 7

8 5 Om verfijnder te kunnen zoeken kunt u extra zoekcriteria toevoegen door op + Zoekcriteria te klikken. Zo kunt u bijvoorbeeld gegevens zoeken van een grondverf van één bepaalde producent, of van alle verf die onder een bepaalde ADR gevarenklasse valt. 6 Na het uitvoeren van de zoekinstructie wordt de tabel onder in beeld gevuld met artikelen die aan de zoekcriteria voldoen. U kunt de volgorde waarin de artikelen gepresenteerd worden veranderen door op de koppen te klikken die boven de kolommen staan. Voorbeeld: als u klikt op Product naam, worden alle producten in alfabetische volgorde gezet. Per artikel worden de volgende gegevens getoond: EAN code, product naam, product nummer, leverancier, ADR gevarenklasse, status, MSDS en WIK(PIB). 7 Via de knop download CSV kunt u een Excel-sheet openen met daarin een overzicht van uw artikelen met de volgende gegevens: 8 - EAN-code - Artikelnaam - Artikelnummer - Lverancier - Bestandsnaam (zoals het MSDS-bestand in ISA is opgeslagen) - VB-bestandsnaam (naam van het bestand van de voorlopige beoordeling door Quintens) - ADR-code, omschrijving (van de ADR-code) - status ID (beschrijft status beoordeling) WIK(PIB)-bestandsnaam enz. Via de knoppen midden onder in uw beeld kunt u navigeren door de pagina s; per pagina voor- of achteruit of direct naar eerste of laatste pagina. 9 Onder het kopje MSDS staat, naast het door u gezochte artikel, een icoontje met een link naar een veiligheidsinformatieblad (MSDS) in pdf, waarop u de volgende gegevens kunt vinden van het artikel: - identificatie van de gevaren - informatie over de bestanddelen Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 8

9 - eerste hulp maatregelen - brandbestrijdingsmaatregelen - maatregelen bij accidenteel vrijkomen van de stof op het preparaat - hantering en opslag - maatregelen ter beheersing van blootstelling/persoonlijke bescherming - fysische en chemische eigenschappen - stabiliteit en reactiviteit - toxicologische informatie - milieu informatie - instructies voor verwijdering - informatie met betrekking tot het vervoer - wettelijk verplichte informatie en overige informatie. De hier getoonde veiligheidsinformatiebladen zijn verstrekt door de leveranciers. ISA bevat ook een loket waar leveranciers MSDS bladen kunnen aanleveren bij hun artikelen. Quintens zorgt er voor dat het bestand van MSDS bladen regelmatig door de leveranciers wordt geactualiseerd. 10 Bij een aantal artikelen staat onder het kopje WIK ook een icoontje met een link naar een Werkplek-Informatie-Kaart (WIK) in pdf, waar in het kort veiligheidsinformatie, advies van de producent en milieuadvies worden aangegeven. WIK s zijn op deze manier beschikbaar op de werkvloer en doen onder meer dienst bij het treffen van de juiste veiligheids- en milieumaatregelen in het geval van een incident of een ongeluk. 11 Bij registratie als gebruiker heeft Quintens u een wachtwoord gegeven. Door op de knop wachtwoord te drukken kunt u uw wachtwoord wijzigen. Mocht u uw wachtwoord vergeten, dan kunt u ons dit te laten weten via isa@quintens.nl. U wordt dan zo snel mogelijk een nieuw wachtwoord toegekend. Wanneer u klaar bent met uw werkzaamheden, wordt u verzocht uit te loggen via de knop uitloggen. Hierna keert u weer bij het welkomstscherm terug (figuur 3). 12 Bij de vraagtekensymbooltjes leest u een toelichting op gehanteerde afkortingen en begrippen of op de functie van het schermonderdeel waar het vraagteken bij geplaatst is. Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 9

10 2.3. Winkelinformatie U kunt met het tweede tabblad het scherm Winkelinformatie bekijken. Hier kunt u informatie opvragen die specifiek is voor uw vestiging. Puntsgewijs is hieronder een uitleg gegeven van de mogelijkheden van dit scherm. Figuur 4: Winkelinformatie scherm ISA Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 10

11 1 Het Winkelinformatie scherm verschijnt in de taal die bij registratie van u als gebruiker in het systeem is vastgelegd. Er zijn vijf talen beschikbaar: Nederlands, Vlaams, Engels, Frans en Duits. Door op het vlaggetje rechts bovenin te klikken kunt u van taal wisselen. 2 Linksboven in beeld kunt u een vestiging kiezen. Als u bij één vestiging werkzaam bent, kunt u alleen de gegevens van uw eigen vestiging bij ISA inzien. In dat geval is het keuzevenster bij cijfer 2 niet zichtbaar, maar staat daar uw vestiging vermeld. 3 In het overzicht Samenvatting staat bovenin een balk met de volgende opsomming van gegevens die vaak gevraagd worden door overheidsinspecteurs: Vloeroppervlak (m2), Electr (kwh), Gasverbruik (m3), stookinstallatie (kwh), Brandmeldinginstallatie, Lekbakken, WBDBO (min), Gebruik verdieping. Ter toelichting: Onder VVO staat de verkoop vloeroppervlakte (VVO) vermeld Elektr en Gasverbruik geven het stroom- en gasverbruik hebben betrekking op het laatste jaar waarover het energiebedrijf heeft gerapporteerd Stookinstallatie geeft het vermogen op van de stookinstallatie Bij brandmeldinginstallatie is vermeld welk type brandmeldinstallatie in de vestiging aanwezig is. Dit kan één van de volgende zijn: o NA: niet aanwezig o EA-A: geen brandalarm, wel een ontruimingsinstallatie type A (gesproken woord) o EA-B: geen brandalarm, wel een ontruimingsinstallatie type B (slow whoop) o EA-A/B: combinatie van EA-A en EA-B o?: brandalarm is aanwezig, maar niet gecertificeerd o RAC: gecertificeerd brandalarm aanwezig, doorgemeld naar meldkamer brandweer o PAC: gecertificeerd brandalarm aanwezig, doorgemeld naar particuliere meldkamer Lekbakken: hier is vermeld of en zo ja waar lekbakken zijn aangebracht. Lekbakken worden gebruikt bij vloeistoffen uit ADR klasse 3, waar zij onder worden geplaatst. WBDBO: weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag, uitgedrukt in minuten Gebruik verdieping. Geeft aan of er een verdieping boven de vestiging is die door derden wordt gebruikt, bijvoorbeeld voor bewoning. Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 11

12 4 Rechts in beeld staat een balk Winkelinformatie In het vak daaronder staan de adresgegevens van de vestiging. 5 In het overzicht Voldoen aan wettelijke norm/grenswaarde staat een balk met de opsomming: Gevarencategorie, Aanwezig in vestiging, Toegestane hoeveelheid. In dit vak zijn zes gevarencategorieën opgenomen die overeenkomen met de categorieën die de overheid in de milieuwetgeving (het Activiteitenbesluit) onderscheidt. Per categorie zijn daaronder de hoeveelheden opgenomen die in de vestiging aanwezig zijn en de daarnaast de hoeveelheid die op grond van de overheidsregels is toegestaan. 6 Via de knop Download CSV komt u bij een Excel-sheet, waarin u een samenvattend overzicht terug kunt vinden. 7 In het overzicht Producten per gevaarcategorie vindt u als eerste een knop Lijst gevarencategorie. Met deze knop kunt u kiezen uit: Vallend onder de ADR, ADR klasse 8.1 zuren, ADR klasse 8.2 basen, ADR klasse 8: bijtende stoffen, ADR klasse 5: oxiderende stoffen, ADR klasse 6: giftige stoffen, ADR klasse 4: brandgevaarlijke vaste stoffen, Niet brandbare ADR stoffen, exclusief verf in blik Brandbare stoffen, exclusief verf in blik ADR klasse 2: spuitbussen, ADR klasse 3: brandbare vloeistoffen, CMR stoffen, ADR klasse 3, maar geen verf in blik, ADR klasse 3, wel verf in blik, Bestrijdingsmiddel, Kant en klare ruitensproeiervloeistof vlampunt > 40, Vuurwerk Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 12

13 8 In het overzicht Producten per gevaarcategorie vindt u vervolgens een balk met de volgende kopjes: EAN Code, Product naam. Product Nr., Clusternr., ADR klasse, Verpakkingsvolume; Aantal op voorraad; Totaal Volume. U kunt de volgorde waarin de artikelen gepresenteerd worden veranderen door op de hierboven genoemde kopjes te klikken. 9 Via de knop Download CSV komt u bij een Excel-sheet, die de lijst van artikelen bevat die onder de door u geselecteerde gevarencategorie vallen. Van deze artikelen waarin alle terzake doende gegevens van de door u gevonden artikelen staan vermeld. 10 Met de knop rechtsonder in het scherm kunt u aangeven hoeveel resultaten u per scherm wilt zien. 11 Bij registratie als gebruiker heeft Quintens u een wachtwoord gegeven. Door op de knop mijn account te drukken kunt u uw wachtwoord wijzigen. Mocht u uw wachtwoord vergeten zijn, dan kunt u ons dit te laten weten via isa@quintens.nl en dan zal u zo snel mogelijk een nieuw wachtwoord worden toegekend. Wanneer u klaar bent met uw werkzaamheden, wordt u verzocht uit te loggen via de knop uitloggen. Zodra u deze knop bedient komt u weer bij het welkomstscherm terug (figuur 3). Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 13

14 3. Meest gestelde vragen Ik krijg geen toegang tot ISA Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben. Als het de eerste keer is dat u wilt inloggen op ISA doet u er goed aan om te controleren of wel voldaan is aan de technische voorwaarden om met ISA te werken. Neem dit eventueel op met uw IT afdeling. Het probleem kan bijvoorbeeld zijn dat een firewall op uw eigen systeem de toegang tot ISA blokkeert. U kunt uw systeembeheerder in dit geval om hulp vragen. Wanneer u problemen blijft ondervinden met het krijgen van toegang, kunt u een sturen aan isa@quintens.nl. Mijn inloggegevens werken niet Mogelijk beschikt u niet (meer) over de juiste gebruikersnaam of het juiste wachtwoord. Dit kan het geval zijn wanneer u zelf de inloggegevens bent kwijtgeraakt of wanneer deze zijn gewijzigd. Elke gebruiker kan zijn eigen wachtwoord wijzigen, mogelijk heeft een collega het wachtwoord veranderd. Blijft het probleem bestaan, stuur dan een te sturen aan isa@quintens.nl U ontvangt dan zo snel mogelijk nieuwe inloggegevens. Het systeem loopt vast Wanneer het systeem gedurende geruime tijd niet meer reageert, is de kans aanwezig dat de internet browser is vastgelopen. Dit kan incidenteel voorkomen. Als zich dit voordoet kunt u de internet browser geheel afsluiten of het tabblad waarin de ISA applicatie draait afsluiten. Wanneer u de browser opnieuw start zal het probleem verholpen zijn. Quintens advies & management B.V ISA handleiding versie 2.2 ISA-handleiding-Retail 14