Terugvinden projectinformatie gaat snel en eenvoudig met Newforma

Transcriptie

1 Schutte Bouw PIM-systeem levert forse tijdbesparing op voor Schutte bouw & ontwikkeling Terugvinden projectinformatie gaat snel en eenvoudig met Newforma Voor het beheren en beheersen van de toenemende stroom aan projectinformatie is een Project Informatie Management (PIM)-systeem geen overbodige luxe. Maar verdient zo n investering zichzelf wel snel genoeg terug? In het geval van Schutte bouw & ontwikkeling kan die vraag volmondig met ja worden beantwoord. Alleen al het feit dat wij specifieke projectinformatie nu veel sneller kunnen vinden, levert een tijdbesparing op van maar liefst 150 uur per week!, zegt BIM-coördinator Pascal van der Moolen van het Zwolse bedrijf. Al sinds 2010 voert Schutte bouw & ontwikkeling al zijn woningbouwprojecten in BIM uit, en gebruikt daarvoor met name Autodesk Revit en 3B, de Revit-applicatie van ICN Solutions. Maar BIM is meer dan alleen een 3D-model. Er hangt zoveel méér projectinformatie aan vast, denk bijvoorbeeld aan documentbeheer en hergebruik van informatie van succesvolle projecten, zegt Pascal van der Moolen. Om al deze projectinformatie beter te kunnen beheersen, hadden we behoefte aan een PIM-systeem. Daarom hebben wij in het najaar van 2015 bij Druchtman & Partners, onderdeel van de ICN Group, een dertigtal licenties van Newforma aangeschaft. Markup-sessies Voor Schutte bouw & ontwikkeling is PIM een logisch verlengstuk van BIM. De Newforma Add-in voor Autodesk Revit vormt daarbij de verbindende schakel. Pascal van der Moolen geeft een voorbeeld: Als ik in het Revit-model iets signaleer wat mij niet geheel duidelijk is, kan ik daarover via een zogeheten Markup-sessie in Newforma een opmerking plaatsen. Stel, ik wil weten of een bepaalde deur uit het Revit-model links- of rechtsdraaiend moet zijn, dan kan ik dankzij Newforma die vraag meteen voorleggen aan de projectleider, de opdrachtgever, of wie dan ook. Daarnaast maken wij gebruik van diverse Newforma Mobile Apps, waarmee je alle projectinformatie altijd mobiel bij de hand hebt. Met de Capture App kun je op de bouwplaats digitaal technische gebreken vastleggen en er ook foto s aan toevoegen. Ook kun je er een action item van maken, zodat de projectleider op de bouw meteen de desbetreffende persoon kan inschakelen om het betreffende probleem op te lossen. Andere Mobile Apps die we gebruiken, zijn de Project App (voor het optimaal beheren van project s), de Plans App (waarmee je op elk gewenst moment inzage hebt in de actuele digitale bouwtekeningen) en de Project Team App (met de contactgegevens van alle projectpartners). Het mooie van deze Mobile Apps is dat je op je mobiele device, hetzij een smartphone of tablet, in feite altijd je complete project ter beschikking hebt! Overzichtelijk dossier Als groot voordeel van Newforma noemt Schutte bouw & ontwikkeling ook dat de projectinformatie niet langer staat verspreid over het hele netwerk, maar dat alle mails met de daaraan gekoppelde projectinformatie centraal op één plek staan.

2 Schutte Bouw Newforma indexeert de inhoud van alle bestanden op het bedrijfsnetwerk, alles wordt digitaal vastgelegd. Daardoor kun je altijd eenvoudig terugvinden wie, wat, wanneer en op welke manier heeft gedaan. De mail-eilandjes-cultuur is veel minder geworden, zegt Van der Moolen. Daardoor houd je alle documenten bij elkaar en bouw je één overzichtelijk dossier op. En dankzij de slimme zoekfunctie in Newforma kun je specifieke projectinformatie ook snel en eenvoudig terugvinden. Dat is heel belangrijk, want in de dagelijkse bouwpraktijk gaat veel tijd en kosten gepaard met het zoeken naar de juiste documenten en informatie. Nu, amper een jaar na de introductie, levert Newforma ons daardoor dagelijks al een tijdbesparing op van één uur per medewerker. Bij dertig licenties komt dat dus neer op maar liefst 150 uur per week. Over een hoge ROI gesproken! Document Control Met de enorme toename van de stroom aan projectinformatie wordt het beheren en beheersen daarvan steeds belangrijker. Alle modules binnen Newforma zijn daarom gericht op een efficiënte projectoplevering. Voor mijn tekenwerk maak ik bijvoorbeeld veelvuldig gebruik van Document Control, voor het automatisch genereren van tekeningenlijsten met de laatste revisies, zodat je altijd zeker weet dat je met de juiste versie werkt, zegt Van der Moolen. En als ik bijvoorbeeld een tekening naar een externe projectpartner wil versturen die zelf niet over Newforma beschikt, dan kan dat via Info Exchange, een beveiligde webportal waarmee het mogelijk is om grote bestanden aan je toe te voegen. Kwaliteitscontrole Newforma geeft een helder inzicht in de verantwoordelijkheden van alle projectpartners, waardoor er geen misverstanden meer kunnen ontstaan. Newforma indexeert de inhoud van alle bestanden op het bedrijfsnetwerk, alles wordt digitaal vastgelegd. Daardoor kun je altijd eenvoudig terugvinden wie, wat, wanneer en op welke manier heeft gedaan, vervolgt Van der Moolen. Dat is een grote vooruitgang ten opzichte van vroeger, toen alles nog op fysieke tekeningen werd vastgelegd en in papieren documenten werd beschreven. Kortom, bij Newforma staat alles en iedereen met elkaar in verbinding en is er sprake van een transparante informatie-uitwisseling; dat maakt het een perfect instrument voor kwaliteitscontrole.

3 Leenders Architecten Leenders Architecten profiteert van Newforma Alle projectinformatie staat op één plek en je hoeft minder te zoeken In de afgelopen jaren is de hoeveelheid data bij bouwprojecten explosief toegenomen. Voor het beheren en snel toegang hebben tot al die data is een Project Informatie Management (PIM)- systeem zoals Newforma onmisbaar. Ook Leenders Architecten plukt hiervan de vruchten. Als medewerkers naar projectinformatie zoeken, zeg ik altijd: het staat in Newforma!, zegt systeembeheerder en BIM-specialist René Bronstijn van het Veghelse architectenbureau. Bij hedendaagse bouwprojecten is de hoeveelheid en verscheidenheid aan projectinformatie dermate groot dat er in een organisatie al snel informatie-eilandjes ontstaan. Voorheen werden alle project s bewaard in allerlei verschillende Outlook-mappen van individuele medewerkers. Maar het grote voordeel van Newforma is dat de projectinformatie niet langer is verspreid over het hele netwerk, maar dat alle s met de daaraan gekoppelde projectinformatie centraal op één plek staan. Daardoor kun je al die gegevens snel en eenvoudig terugvinden en hoef je minder te zoeken. Kortom, wat Newforma belooft, dat doet het ook!, zegt een enthousiaste René Bronstijn. In 2015 besloot Leenders Architecten tot de aanschaf van Newforma bij Druchtman & Partners, onderdeel van de ICN Group. De introductie van dit PIM-systeem vergde wel enige gewenning. Medewerkers hebben toch vaak de neiging om op hun eigen, vertrouwde manier naar projectinformatie te blijven zoeken. Maar als nu iemand bij mij aanklopt voor bepaalde projectinformatie, zeg ik altijd: Kijk maar in Newforma, daar staat alles in! Ook kunnen wij dankzij Newforma precies bijhouden wie, wanneer welke digitale informatie heeft verstuurd en wanneer een klant die informatie heeft gedownload. Beveiligde webportal Newforma vereenvoudigt niet alleen de informatie-uitwisseling in het bedrijf, maar ook met externe teamleden die zelf niet over Newforma beschikken. Dat laatste doet Leenders Architecten met Newforma Info Exchange. Dit is een beveiligde webportal waarmee het ook mogelijk is om grote bestanden aan je toe te voegen, verduidelijkt Bronstijn. Het voordeel ten opzichte van programma s als WeTransfer of Dropbox, waarmee we voorheen werkten, is dat bij Info Exchange de informatie op je eigen server blijft en niet in de cloud terecht komt. Daardoor is de informatie veel beter beveiligd. Sommige opdrachtgevers, waaronder overheden, hechten daaraan grote waarde. Snelle terugverdientijd Aangezien project s de grootste informatiestroom tussen projectpartners vormen, maakt Leenders Architecten ook gebruik van de Project app. Hiermee heeft ook iedereen die onderweg is op zijn smartphone of tablet altijd toegang tot alle gewenste projectinformatie, zegt Bronstijn. Daarnaast gebruiken wij intern ook af en toe de Newforma Add-in voor Autodesk Revit;

4 Leenders Architecten De conclusie luidt dat ook bij het werken met gelinkte modellen de grote voordelen van een BIM-model overeind blijven, namelijk sneller, efficiënter en dus goedkoper werken. hiermee worden Revit-gegevens automatisch gesynchroniseerd in Newforma, en vice versa. Al met al levert Newforma voor ons naar schatting een tijdsbesparing op van 5 minuten per medewerker per dag. Bij de 17 medewerkers die ons bureau telt komt dat dus neer op zo n anderhalf uur tijdbesparing per dag. Vermenigvuldig dat maar eens met gemiddeld 250 werkdagen per jaar. Afgezet tegen de jaarlijkse installatie- en onderhoudskosten van Newforma kun je dus op je vingers natellen dat die investering zichzelf snel terugverdient! Bouwkundig inzicht met Revit Voorafgaande aan Newforma stapte Leenders Architecten in 2012 al over van het werken in 2D naar 3D. Bronstijn: Tot die tijd tekenden we onze projecten in AutoCAD Architecture. Maar omdat wij ons graag meer wilden gaan toeleggen op 3D en BIM, hebben wij destijds bij ICN Solutions een aantal Autodesk Building Design Suites met Revit aangeschaft. Het mooie van Autodesk Revit is dat je echt aan het bouwen bent: je stapelt nog net niet zelf de stenen op elkaar, maar je hebt er wel bouwkundig inzicht voor nodig. Bij Revit komt je vaktechnische kennis in elk geval veel beter tot zijn recht dan bij AutoCAD, waarbij je toch veel meer bezig bent met de vertaling van 3D naar 2D naar 3D. Bovendien zie je een gebouw visueel tot stand komen. Vroeger als tekenaar moest je een gebouw helemaal in je hoofd visualiseren, nu wordt het meteen voor je ogen zichtbaar. Inmiddels tekenen wij al onze nieuwe projecten zoveel mogelijk in Revit. Af en toe gebruiken wij ook nog AutoCAD Architecture, met name bij oude projecten die nog in 2D zijn uitgevoerd en waarop bijvoorbeeld nog een aanvulling nodig is. Gelinkte modellen Vaak wordt het werken in 3D in één adem genoemd met BIM, maar Bronstijn plaatst daar een kanttekening bij: Wij BIMmen weliswaar met externe partners zoals constructeurs en installateurs, maar wij zijn nog niet zover dat wij daadwerkelijk in één en hetzelfde 3D-gebouwmodel werken. Dat laatste wordt vaak beschouwd als het Ei van Colombus, maar de praktijk is toch weerbarstiger. Voor een eenduidige en uniforme data-uitwisseling is het bijvoorbeeld praktischer om een tweewekelijkse vergadering tussen bouwpartners te beleggen dan alles in één BIM-model te stoppen. Bij ons werkt iedere partner daarom met zijn eigen aspectmodel; deze worden wel aan elkaar gelinkt. Dit geeft je zicht op het werk van de ander en biedt de mogelijkheid tot clash-detectie; zodoende kun je mooi zien of zaken met elkaar kloppen. De conclusie luidt dat ook bij het werken met gelinkte modellen de grote voordelen van een BIM-model overeind blijven, namelijk sneller, efficiënter en dus goedkoper werken. Het nieuwe hoofdkantoor van Vanderlande Industries aan de A50 in Veghel werd door Leenders Architecten volledig in BIM uitgewerkt en voor het beheren van de projectinformatie werd gebruikgemaakt van Newforma.

5 IOB Ingenieursbureau Ingenieursbureau IOB verbetert projectinformatiemanagement met Newforma van Druchtman & Partners Newforma maakt projectinformatie transparant en vindbaar Elk bouwproject brengt een enorme hoeveelheid en grote verscheidenheid aan informatie met zich mee. Voor een efficiënt werkproces is het goed managen en op elkaar afstemmen van al die projectinformatie essentieel. Daarom koos IOB voor het geavanceerd Project Informatie Management (PIM)-systeem Newforma van Druchman & Partners. BIM Innovatie-manager Gerwin Korpershoek van IOB laat zijn licht schijnen over de vele voordelen van Newforma. Hoe kunnen we binnen BIM (Building Information Modeling) zorgen voor een optimale uitwisseling van projectinformatie tussen alle bouwpartners? Dát was de vraag die IOB jarenlang bezighield. Het antwoord werd gevonden in Newforma. Beveiligde webportal Deze PIM-software maakt het mogelijk om eenvoudig projectinformatie te delen met externe bouwpartners en opdrachtgevers, zegt Gerwin Korpershoek. Via een beveiligde webportal, Newforma Info Exchange geheten, kan elke gebruiker projectinformatie gratis delen met externe teamleden die zelf niet over Newforma beschikken, zoals architecten, constructeurs en installateurs. Daardoor wordt de projectinformatie transparant voor alle bouwpartners. En dankzij de slimme zoek-functie van Newforma is het veel eenvoudiger om specifieke projectinformatie terug te vinden, en dat in méér dan 200 verschillende bestandsformaten. Dat levert ons kostbare tijdwinst op. Snelle terugverdientijd Binnen IOB is Newforma met groot enthousiasme ontvangen; het aantal gebruikers is inmiddels uitgegroeid tot honderd. Wat daarbij ook gunstig was, is dat er geen ingewikkelde aanpassingen nodig zijn aan het bestaande bedrijfsnetwerk. Want de bestaande mappenstructuur en het -systeem blijven ongewijzigd. De introductie van Newforma heeft IOB geen windeieren gelegd. Vanaf het moment dat wij Newforma goed op de rit hadden, ging het ons geld opleveren, bevestigt Gerwin Korpershoek. Gemiddeld kost Newforma ons één euro per interne gebruiker per dag. Die investering hebben wij, vooral dankzij de veel efficiëntere archivering en projectoplevering die we nu kennen, al binnen een half jaar terugverdiend! Integratie met Autodesk Revit Omdat deze PIM-software ons zoveel werk uit handen neemt, wordt Newforma binnen IOB ook wel de digitale projectmedewerker genoemd, zegt Gerwin lachend. Neem nou de Newforma Add-in voor Autodesk Revit: hiermee worden Revit-gegevens automatisch gesynchroniseerd in Newforma. En dankzij de diverse Mobile Apps is nu ook alle projectinformatie buiten kantoor beschikbaar op je smartphone.

6 CES Ingenieursbureau Ingenieursbureau CES kiest voor Newforma van Druchtman & Partners Plans App en Capture App vereenvoudigen maken inspectierapport met ipad Vroeger was het opmaken van een gebrekenlijst een moeizaam proces. Inspecteurs noteerden op de bouwlocatie op een papiertje aantekeningen om daarna op kantoor een rapport uit te werken. Door de komst van Newforma, het geavanceerde Project Informatie Management (PIM)-systeem van Druchtman & Partners, is het generen van een Punch List-rapportage volledig geautomatiseerd. Het Belgische Ingenieursbureau CES plukt daar volop de vruchten van. Ingenieursbureau CES in Asse, onder de rook van Brussel, is gespecialiseerd in technische systemen voor de woning- en utiliteitsbouw, waaronder elektriciteit, luchtbehandeling, verlichting en beveiliging. Onze specialisten brengen een tweewekelijks bezoek aan de bouwlocaties om te inspecteren of de technische projecten naar behoren worden uitgevoerd, zegt Kris de Buyser, directeur uitvoering van Ingenieursbureau CES. Sinds een jaar maken we voor onze inspecties gebruik van Newforma. Vooral de mobile app Punch List bewijst zijn waarde. Als een inspecteur een gebrek constateert, kan hij dat met de ipad bijvoorbeeld op foto vastleggen. Via Newforma Info Exchange, een beveiligde webportal, kan hij de betreffende aannemer - die het probleem moet oplossen - hiervan meteen op de hoogte brengen. Hierdoor vindt een snellere opvolging en oplossing van problemen plaats. ipad-applicatie Volgens Kris de Buyser betekent de Punch Listapp een grote vooruitgang voor het inspectieproces. Voorheen moesten onze inspecteurs op de bouwlocatie alle op- en aanmerkingen op papier noteren. Daarna werden deze opmerkingen op kantoor in een Excel-bestand geplaatst. Dat was nogal omslachtig. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een mobiele applicatie voor de ipad die tevens de mogelijkheid biedt om op de bouwlocatie alle benodigde project-informatie op te vragen. Zodoende zijn we bij Newforma beland. Met de Punch List-app geeft de inspecteur op de bouwlocatie zijn op- en aanmerkingen in de ipad. Vervolgens genereert de Punch List-app automatisch een rapport dat al klaar ligt als de inspecteur terugkeert op kantoor. Dit draagt wezenlijk bij aan een efficiënter projectmanagement. Gewijzigde documenten vergelijken Tot nog toe past Ingenieursbureau CES vooral de Plans App en Capture App toe. Maar volgens Kris de Buyser is het bedrijf van plan om in de nabije toekomst meerdere modules te gaan gebruiken uit het Newforma Project Center, dat het hart vormt van deze software. Vooral de slimme zoekfunctie is heel handig; deze maakt het bijvoorbeeld mogelijk om heel eenvoudig documenten te vergelijken en verschillen bij te houden. Als je voorheen het verschil in een gewijzigd document wilde opsporen, kostte dat veel tijd. Het ingenieursbureau is ook tevreden over de samen-werking met Druchtman & Partners: Ze denken actief mee over het verder verbeteren van Newforma.