Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties

Transcriptie

1 Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Meer informatie Voor vragen over deze whitepaper of meer informatie kunt u contact opnemen met Info Support door te bellen naar +31 (0) en te vragen naar Sales Support & Marketing (Nederland) of te bellen naar +32 (0) (België). U kunt ook een sturen naar sales@infosupport.com.

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING PROBLEMEN OVERWINNEN: EEN CENTRALE IT-VISIE DE VOOR- EN NADELEN VAN DIVERSE IT-ARCHITECTUREN DE CORPORATIE SERVICE BUS (CSB) CORA & VERA CONCLUSIE OVER INFO SUPPORT Info Support, Veenendaal 2014 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande toestemming van Info Support. No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by Info Support. Prijsopgaven en leveringen geschieden volgens de Algemene Voorwaarden van Info Support B.V., gedeponeerd bij de K.v.K. te Utrecht onder nr Een exemplaar zenden wij u op uw verzoek per omgaande kosteloos toe. Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 2 van 12

3 1 Inleiding Woningcorporaties zijn de laatste jaren nadrukkelijk bezig hun organisatie verder te professionaliseren. Daarnaast is er onder meer sprake van vergaande samenwerking met andere corporaties of zelfs fusies. Het gevolg daarvan is veelal dat de informatiehuishouding ingewikkelder wordt, waardoor IT steeds zwaarder op de begroting gaat drukken en een focuspunt binnen de organisatie wordt. Dit probleem speelt bij veel corporaties: enerzijds wil men volledige en heldere informatiestromen op grond waarvan men de juiste beslissingen kan nemen. Anderzijds wil men een gestructureerd IT-beleid, dat er voor zorgt dat de kosten van de applicaties nu en in de toekomst beheersbaar blijven. De oorzaak van het probleem ligt doorgaans in de communicatie tussen de losse applicaties, portalen en databases die in het verleden zijn gebouwd voor de verschillende afdelingen, of voor de verschillende corporaties die nu gefuseerd zijn. De oplossing hiervoor is een IT-architectuur die al die onderdelen integreert en samen laat werken. Als gezamenlijk initiatief heeft NetwIT de CORA opgesteld, de COrporatie Referentie Architectuur. Hieruit voortvloeiend is de VERA ontstaan, welke de technische vertaling van de CORA voor haar rekening neemt. De CORA en VERA gelden als de leidraad voor de integratievraagstukken van corporaties en dus ook als leidraad voor dit whitepaper. In dit whitepaper hebben we voor u de problemen en mogelijke oplossingen op een rijtje gezet met hun voor- en nadelen. Zo krijgt u een goed inzicht in de ITproblematiek die momenteel bij veel woningcorporaties speelt. Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 3 van 12

4 2 Problemen overwinnen: een centrale IT-visie Alle IT-applicaties binnen en in verbinding met de woningcorporatie vangen in een centrale IT-visie. IT-problemen overwinnen begint bij het ontwikkelen van een centrale IT-visie, waarin die problemen onderkend worden. In de praktijk blijkt dit voor veel corporaties lastig. Hieronder vindt u een inventarisatie van problemen en wensen op IT-gebied, die zich bij veel corporaties voordoen. Deze kunnen de basis vormen voor een goed onderbouwde IT-visie: IT is niet afgestemd op de businessprocessen. Moeite met een duidelijke visie op scheiding Front Mid Back Office 1. Geen grip op en overzicht over de applicatiekoppelingen interne en externe applicaties werken matig of niet goed samen. 2 Te veel handmatige handelingen binnen het informatiesysteem van de corporatie. Grotere vraag naar informatie ontsluiten door toezichthouders. Datakwaliteit garantie: eenduidigheid in vastleggen van gegevens. Eindgebruiker ontevredenheid 3. Applicaties vervangen. Diverse half overlappende technologieën/applicaties. Time to market van IT-projecten. Niet binnen budget. Minimale evaluatie van ICT-projecten. 4 Geen/slechte business case 5. Bovenstaande problemen/uitdagingen kunnen vanuit de invalshoek van de bedrijfsprocessen in de corporatie, vertaald worden in een Visiedocument: welke oplossingen verlangt de corporatie van de IT en hoe wil men dat bereiken? De volgende stap is de technische inrichting op basis van de door de corporatie besloten visie: de IT-architectuur. In het volgende hoofdstuk kunt u lezen hoe die technische inrichting kan plaatsvinden en wat de voor- en nadelen daarvan zijn. 1 NetwIT Kennis moet je delen (2009) 2 PriceWaterhouseCoopers - ICT bij woningcorporaties in beweging (2008) 3 PriceWaterhouseCoopers - ICT bij woningcorporaties in beweging (2008) 4 NetwIT Kennis moet je delen (2009) 5 NetwIT Kennis moet je delen (2009) Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 4 van 12

5 3 De voor- en nadelen van diverse ITarchitecturen Bij de inrichting van de IT moeten alle facetten van de IT-visie meegenomen worden. Wij beperken ons hier tot de applicatiearchitectuur. Er zijn 3 mogelijkheden om de IT-architectuur in te richten. a. Geen koppeling van applicaties Applicaties niet koppelen, maar los onderhouden. b. De directe koppeling van applicaties Alle gerelateerde applicaties direct koppelen. c. De losse koppeling van applicaties Applicaties los koppelen en inprikken op een tussenlaag, te vergelijken met een denkbeeldige stekkerdoos. Elke mogelijkheid heeft zijn eigen voor- en nadelen. Laten we ze op een rijtje zetten om een helder inzicht te krijgen. a. Geen koppeling van applicaties Kenmerk Elke applicatie binnen de woningcorporatie (ERP, documentmanagement, boekhouding, CRM enz.) staat los van de andere applicaties. Er is bijvoorbeeld geen koppeling tussen de applicatie voor reparatieverzoeken en de applicatie met het klantenbestand. Voordelen - Als er in één applicatie een fout wordt gemaakt, wordt deze fout niet overgenomen door een andere applicatie. - Als er onderhoud wordt gepleegd op één applicatie, heeft dat geen invloed op de overige applicaties. - Het zijn veelal standaardapplicaties, met slechts een klein deel maatwerk. Dat betekent nauwelijks investeringskosten in een eigen architectuur. Nadelen - Geen integratie met andere applicaties mogelijk, geen automatische koppeling van informatiestromen, lage betrouwbaarheid van analyses. - Beheerkosten op iedere individuele applicatie. - Dezelfde gegevens moeten in verschillende applicaties worden ingevoerd. - Kans op fouten door handmatig overzetten gegevens in diverse systemen. - Beveiliging moet per applicatie worden gewaarborgd. b. De directe koppeling van de applicaties Kenmerk Dit is een combinatie van standaardapplicaties en maatwerk. Er worden koppelingen gemaakt tussen de applicaties die voor de corporatie belangrijk zijn. Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 5 van 12

6 Voordelen - Veranderingen die worden gedaan ergens in een applicatie (bijvoorbeeld als bewoners via internet inloggen) worden automatisch gesynchroniseerd met gekoppelde applicaties. - Als een applicatie gegevens gebruikt uit database van een andere, gekoppelde applicatie, hoeft er maar één applicatie te worden onderhouden. - Als applicaties naar wens van de corporatie gekoppeld zijn en de koppeling voor de juiste informatiebehoefte/analyse zorgt, hoeft er niet geïnvesteerd te worden. Nadelen - In de praktijk is het moeilijk koppelingen te standaardiseren en is elke koppeling verschillend opgezet. - Er kunnen veel koppelingen bestaan tussen diverse applicaties. Deze koppelingen moeten per applicatie worden bekeken, omdat er per applicatie een andere koppelingstaal is. - Voor het verwisselen van applicaties in de toekomst, of het toevoegen van andere applicaties moeten alle individuele koppelingen worden nagegaan en ontkoppeld. Dit kan voor drempels en minder bewegingsvrijheid zorgen. - 1-op-1 koppelingen kan leiden tot 2*(n-1) (n: aantal applicaties)! Terwijl een service bus oplossing slechts leidt tot 2*n koppelingen. - - Beperkte koppeling van informatiestromen, ergo: beperkte analyses - Beheer en beveiliging op meerdere applicaties is nodig, omdat er slechts ten dele gekoppeld is. Vaak is het beheer en beveiliging per koppeling ingericht. - Er kan een onduidelijkheid tussen gekoppelde applicaties ontstaan. - Geen beheerbaarheid, het is moeilijk te controleren of er fouten worden gemaakt bij de koppelingen en traceerbaarheid ontbreekt vaak. Hierdoor kan de beheerorganisatie niet pro-actief ingrijpen op problemen en is zij afhankelijk van de signalen van eindgebruikers. Oplossing b: Directe koppeling van applicaties (versimpelde weergave) c. De koppeling van applicaties via een (Corporatie) Service Bus Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 6 van 12

7 Kenmerken Dit is een combinatie van standaardapplicaties en maatwerk. Er is een onafhankelijke tussenlaag gemaakt, een zogenaamde stekkerdoos, waar alle interne en externe applicaties op aangesloten zijn. In de IT-volksmond wordt dit ook wel de Enterprise Service Bus (ESB) genoemd. Deze Service Bus spreekt een universele taal, waardoor alle applicaties met elkaar kunnen communiceren. Een voor de corporatiemarkt gedeeltelijk ingerichte ESB noemen we dan een Corporatie Service Bus (CSB). Voordelen - Veranderingen die ergens in een applicatie worden gedaan (bijvoorbeeld als bewoners via internet inloggen) worden automatisch overgenomen door de gekoppelde applicaties. - 1-op-1 koppelingen kan leiden tot 2*(n-1) (n: aantal applicaties)! Terwijl een service bus oplossing slechts leidt tot 2*n koppelingen. - Makkelijker verwisselen of in de toekomst toevoegen van nieuwe applicaties geen lockin meer. - Beveiliging is eenduidig in te regelen. - Overzichtelijk gekoppelde interne en externe systemen. - Eenvoudige koppeling tussen alle informatiestromen, diepgaande analyses mogelijk. Nadelen - Er zijn kosten verbonden aan het inrichten van een tussenlaag/esb. - Er is een omvorming nodig van de huidige inrichting. - Beheer complex tenzij genoeg maatregelen worden getroffen. De keuze De keuze die een corporatie maakt, is afhankelijk van vele factoren, waaronder de grootte van de corporatie, de kosten die gemaakt worden voor ICT, het aantal applicaties en het aantal vestigingen. Hieronder is een grafische voorstelling van de oplossingen a,b en c afgebeeld. Oplossing c (versimpelde weergave) Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 7 van 12

8 4 De Corporatie Service Bus (CSB) IT (kosten) beheersen We gaan wat dieper in op optie c, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk, De koppeling van applicaties via een (Corporatie) Service Bus. Deze kan bijzonder interessant zijn voor corporaties die willen fuseren of gefuseerd zijn en problemen ondervinden in de informatiestromen of het koppelen daarvan. Directe koppelingen zijn complexer Natuurlijk is het mogelijk direct koppelingen te maken tussen applicaties en de portalen. Op korte termijn bekeken, is dat waarschijnlijk ook goedkoper. Maar zoals in de grafische afbeelding van oplossing a/b al te zien is, wordt het uiteindelijk complexer. De wet- en regelgeving en zaken als transparantie en de behoefte aan actuele managementinformatie, kunnen er immers voor zorgen dat regelmatig nieuwe koppelingen nodig zijn. Bovendien heeft een aanpassing in de ene applicatie onherroepelijk gevolgen voor de andere, gekoppelde applicatie. Het gevolg is, dat de hele IT-structuur op termijn alleen maar complexer wordt, minder goed beheersbaar is en daardoor meer tijd en geld gaat kosten. Eén taal Er is een belangrijk verschil tussen de koppeling met een middenlaag, zoals die van oplossing c, Corporatie Service Bus (CSB), en de koppelingen zoals die in de oplossingen a en b beschreven zijn. Dat verschil zit hem in de taal. Bij a en b zijn er vele verschillende tolken nodig: elke koppeling heeft zijn eigen tolk, omdat vrijwel elke applicatie of portaal zijn eigen taal spreekt. Daarentegen is de CSB als het ware zélf de tolk en wel een heel bijzondere. Als middenlaag is hij in staat zeer snel alle binnenkomende en uitgaande gegevens in één taal om te zetten, waardoor interne en externe applicaties, portalen en databases met elkaar kunnen communiceren. Eén koppeling Bij directe koppelingen zonder (Corporatie) Service Bus (CSB) betekent één wijziging automatisch dat die wijziging voor elke koppeling moet worden verricht. Met een CSB kunnen systemen onafhankelijk van elkaar (oftewel los) gekoppeld worden. De enige koppeling is die met het CSB-platform. Daarom wordt dit ook wel een Loosely Coupled System genoemd. Als er een applicatie moet worden toegevoegd of gewijzigd, hoeft dat alleen voor de desbetreffende applicatie te gebeuren. Ontsluiting naar de buitenwereld (services) Het gebruik van een eigentijdse middenlaag (CSB) maakt het ook mogelijk om interactieve services uit te voeren. Denk hierbij aan portals naar medewerkers, huurders, leveranciers en stakeholders. Deze doelgroepen hebben te maken met één gelijksoortig omgeving (portals), terwijl de CSB zorgt voor de communicatie met de verschillende systemen. Langs deze weg geeft u naast medewerkers ook derden de mogelijkheid om (geconditioneerd) te muteren in uw systemen. In nauwe samenhang met workflowsystemen wordt op deze wijze een belangrijk deel van de werkzaamheden verlegd naar buiten. Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 8 van 12

9 Lange termijn voordeel Ofschoon directe koppelingen tussen applicaties dus tijdelijke problemen en informatiebehoeften kunnen oplossen, lijkt de (Corporatie) Service Bus beter te passen in de wensen van corporaties op langere termijn, zoals: - een overzichtelijke, voorspelbare en beheersbare IT-structuur; - eenduidige opslag van gegevens; - kostenbeheersing van IT-werkzaamheden. - nieuwe applicaties, databases of portalen eenvoudig aansluiten op het netwerk; - makkelijk applicaties aanpassen; - informatie flexibel ontsluiten voor toezichtinstanties (Gemeente, VROM, CFV, Raad van Commissarissen, Waarborgfonds Sociale Woningbouw(WSW) Randvoorwaarden Een Corporatie Service Bus(CSB) is een groeiproces, dat niet in een maand behaald zal worden. Om een CSB goed tot zijn recht te laten komen, en hier financiële, beheer- en effectiviteitvoordelen te behalen, moeten allereerst de bedrijfsprocessen goed worden ingericht. En om vervolgens een goede CSB in te richten moet er een herontwerp plaatsvinden van het applicatielandschap dat naadloos aansluit op de bedrijfsprocessen. De communicatie tussen adviesbureaus, applicatieleveranciers, integratiepartijen en organisaties zoals NetwIT is essentieel voor het goed en toekomstvast inrichten van de applicatiearchitectuur/csb. Applicatielandschap Scan Om inzicht te krijgen in de mogelijke voordelen heeft Info Support een Applicatielandschap Scan ontwikkelt zodat woningcorporaties binnen 2 weken inzicht krijgen in hun applicatielandschap inclusief aanbeveling voor professionalisering in een stappenplan. Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 9 van 12

10 5 CORA & VERA In de voorgaande hoofdstukken hebben we de problematiek van de IT-architectuur beschreven voor corporaties die applicaties van diverse afdelingen willen koppelen, of van hun fusiepartners. De CORA (COrporatie Referentie Architectuur) en VERA (Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur) plaatsen dit alles in een groter plaatje, namelijk het bundelen van de IT-kracht van alle woningcorporaties. Waarin de CORA zich voornamelijk richt op processen, richt de VERA zich op de technische vertaling hiervan. Krachten bundelen Corporaties zullen zich sterk moeten maken in de professionaliseringsslag die zich afspeelt in de markt. De krachten zullen op allerlei terreinen gebundeld moeten worden, zoals dit al gebeurd in organisaties zoals Aedes, NetwIT en Stichting VERA. Hierbij zullen adviesorganisaties, IT-leveranciers en integrators ook op de trein moeten springen en ervoor zorgen dat corporaties hun financiële en maatschappelijke doelstellingen behalen. CORA is een initiatief van NetwIT waarin corporaties, applicatieleveranciers, adviesbureaus en integrators samen tot een eenduidige IT-architectuur moeten komen voor woningcorporaties. M&I/Partners omschrijven dit op hun website als: 1. Uniformering gegevensdefinities, resulterend in een (referentie) objecten/gegevensmodel voor de branche en een lijst van definities. Zeg maar het corporatiewoordenboek op logisch niveau. 2. Referentiemodel applicatiedomeinen en koppelvlakken, afgeleid van de (keten)processen in de branche en gebaseerd op de best practices van corporaties die op dit gebied koploper zijn. 6 Hierdoor kunnen alle corporaties met hun eigen specifieke applicaties profiteren van een standaard IT-architectuur in de corporatiemarkt. Op de website van Stichting VERA wordt verder in gegaan op de overlap van CORA en VERA/ De voordelen van CORA & VERA De voordelen van CORA en VERA voor integratie van het applicatielandschap ligt in het kennis delen tussen IT-afdelingen van corporaties. Want ook al heeft iedere corporatie haar eigen bedrijfsproces, er is veel overlap te vinden qua informatiestromen, zoals contracten, bewoners en leveranciers. Hierdoor hoeft er in veel gevallen niet het wiel opnieuw te worden uitgevonden. Daarnaast is de standaard referentiearchitectuur CORA en VERA een basis waar applicatieleveranciers en integratiepartijen zullen moeten aansluiten, om tot een optimale aansluiting te komen bij de behoeftes van woningcorporaties. VERA zorgt hierbij voor de uniforme gegevensuitwisseling tussen ICT systemen door implementeerbare gegevensdefinities beschikbaar te stellen. 6 M&I/Partners: jaar=&pageno=2&startgroup=0 Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 10 van 12

11 6 Conclusie Het mag duidelijk zijn. Uitdagingen genoeg voor de woningcorporatie. Maar met als basis de COrporatie Referentie Architectuur (CORA) en de Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur (VERA), een goed ingerichte Corporatie Service Bus (CSB) en de juiste aansluiting van applicatieleveranciers en integratiepartijen schept de toekomst vertrouwen. Dit betekent niet dat het de woningcorporaties zal komen aanwaaien en de blijvende dialoog tussen woningcorporaties, adviesbureaus, applicatieleveranciers en integratiepartijen is essentieel voor het optimaliseren van de IT bij woningcorporaties. Allereerst is in het onderkennen van bedrijfsprocessen en de wensen van de IT een grote taak weggelegd voor adviesbureaus. Waarbij het essentieel is om in een vroegtijdig stadium een IT-architect in te schakelen, om een toekomstvast applicatielandschap vorm te geven. Dit zal in nauwe samenwerking met de technische implementatie- en integratiepartner en ERP leverancier moeten gebeuren. De applicatieleveranciers van o.a. ERP, documentenbeheer en portaalsoftware moeten aansluiten op de benoemde bedrijfsprocessen, maar ook op het applicatielandschap van de woningcorporatie. Het wordt namelijk in toenemende mate belangrijk om koppelingen te kunnen maken tussen de diverse applicaties die aanwezig zijn bij woningcorporaties. Het belang van een goed ingerichte architectuur(esb) wordt onderkend door de problemen die zij oplost. Het gevolg ervan is een heldere IT-visie, kostenbesparing, efficiëntievoordelen, betere ontsluiting richting toezichthouders, grip op een toekomstvast en aanpasbaar applicatielandschap, kortere time to market en een betere budgetinschatting mogelijk. Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 11 van 12

12 Over Info Support Info Support is opgericht in 1986 en is met ruim 350 medewerkers in Nederland een vooraanstaand IT-dienstverlener op het gebied van IT-consultancy, software - ontwikkeling, opleidingen en beheer. Info Support is niet beursgenoteerd en financiert de verdere ontwikkeling van de organisatie op basis van een beheerste groei uit eigen middelen. Onze drive achter de oplossingen die wij realiseren voor onze klanten is er sterk op gericht bedrijfsprocessen sneller en beter te maken. Info Support ontwikkelt en beheert solide en innovatieve softwareoplossingen die organisaties ondersteunen bij het realiseren van hun doelstellingen. De kernwaarden Soliditeit, Integriteit, Vakmanschap en Passie typeren onze werkwijze, waarin we sociaal en solide management belangrijker vinden dan omzetmaximalisatie. Ons hoogste doel is dat we met opdrachtgevers en medewerkers willen bouwen aan langetermijnrelaties. Daarbij houden we ons aan gemaakte afspraken. Dit maken we in de praktijk waar, getuige de jarenlange relaties die we met onze klanten hebben. Info Support mag zich al 16 jaar op rij TOP-IT-werkgever van het jaar noemen. Zie voor meer informatie Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties Pagina 12 van 12