Handleiding EU Subsidies

Transcriptie

1 SUBtracers international subsidy consultants Handleiding EU Subsidies SUBtracers.com

2 Handleiding EU Subsidies De Europese Unie (EU) verstrekt subsidies aan bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheidsinstellingen, met als doel het halen van diverse EU beleidsdoelstellingen. Het succesvol aanvragen en verantwoorden van Europese subsidies is echter niet gemakkelijk en vereist de nodige inzet, kennis en tijd. Potentiele aanvragers geven vaak aan dat door het grote aantal verschillende subsidieregelingen, het lastig is om inzichtelijk te krijgen welke subsidieregelingen voor de organisatie relevant zijn. Daarbij zijn dergelijke Europese activiteiten doorgaans een aanvulling op het reguliere takenpakket, waardoor er onvoldoende tijd is om een goed geschreven aanvraag voor te bereiden. Ook bestaat de angst dat binnengehaalde subsidiegelden weer moeten worden terugbetaald, waardoor mogelijke subsidiekansen onbenut blijven. SUBtracers wil potentiele aanvragers ondersteunen in het aanvragen van Europese subsidies. Het risico van een Europese subsidieaanvraag hangt samen met de kwaliteit (en daarmee de kennis en ervaring) van het gehele subsidietraject. In dit handleiding behandelen wij de verschillende stappen in het proces, van aanvraag tot verantwoording van Europese subsidies. 1. Europese subsidies, waar begint het? Voordat je als organisatie een Europees subsidietraject in gaat, is het goed om stil te staan bij de volgende punten: 2 Draagvlak Voordat besloten wordt een Europese subsidie aan te vragen is het belangrijk om na te gaan of daar binnen de organisatie voldoende draagvlak voor is. Het aanvragen van een Europese subsidie moet een bewuste keuze zijn van het bestuur, en moet passen in de visie en strategie van de organisatie. Tevens is het van belang om voldoende capaciteit vrij te maken voor het succesvol binnenhalen en houden van Europese subsidies, wat doorgaans veel tijd vergt. Doel Het hoofddoel van Europese subsidies is niet altijd geld. Vaak gaat het organisaties om de immateriële opbrengsten van subsidies, zoals kennisontwikkeling door samenwerking, het vergroten van netwerken en profilering van de organisatie. Idealiter ligt de focus niet op de korte termijneffecten, zoals het binnenhalen van subsidiegelden, maar vooral op de lange termijneffecten die matchen met de (R&D) strategie van de organisatie. Projectleider De mate van intensiteit waarmee een subsidieaanvraagtraject wordt ingegaan is een keuze die elke organisatie moet maken. Hierbij kan er gekozen worden voor de intensieve rol van de projectleider, de penvoerder, of de minder intensieve rol van projectpartner. Tevens kan er gekozen worden om de aanvraag zelf te schrijven of dit uit te besteden aan een extern subsidieadviesbureau. Een veel voorkomende optie is dat de aanvraag intern geschreven wordt, met hulp van een subsidieadviesbureau. Op deze manier wordt binnen de organisatie kennis over het aanvragen van Europese subsidies opgebouwd. Copyright SUBtracers 2015

3 Eigen strategie eerst Hoewel soms vanuit subsidiemogelijkheden wordt gekeken naar het opstarten van projecten die daarop aansluiten, is dit niet de juiste volgorde. Het belangrijkste uitgangspunt bij het aanvragen van een subsidie moet altijd het eigen beleid en de eigen activiteiten zijn. Daarvanuit kan vervolgens gekeken worden naar subsidiemogelijkheden die daarop aansluiten. Verwachting en milestone planning Goede communicatie is belangrijk voor het creëren van interne draagvlak en goodwill, en is daarom een belangrijk aandachtspunt. In het kader van externe communicatie is het hierbij belangrijk om al in een vroeg stadium contact op te nemen met de nationale contactpersoon voor de Europese subsidie waarvoor men een aanvraag wil doen. 2. De subsidiekans Zodra duidelijk is dat er intern draagvlak bestaat voor het aanvragen van een Europese subsidie, dan is de volgende stap te bekijken welke regelingen interessant zouden kunnen zijn voor het project. Aan de hand van een subsidiediagnose worden verschillende subsidiemogelijkheden getoetst op haalbaarheid en toegevoegde waarde, alsmede aansluiting op het beoogde project. Het is belangrijk om deze subsidiediagnose kritisch en nauwkeurig uit te voeren om verspilling van tijd, geld en energie te voorkomen. Het eindresultaat van een subsidiediagnose is een afgewogen beslissing om een Europese subsidie al dan niet aan te vragen. 2.1 Subsidiescan De eerste stap van een subsidiediagnose bestaat uit het uitvoeren van een subsidiescan, waarmee bepaald wordt welke subsidieregelingen qua doelstelling en thematiek aansluiten bij het project. 3 Stap 1: waar wilt u mee aan de slag? Het is belangrijk dat alle benodigde projectgegevens duidelijk en inzichtelijk zijn. Dit behelst onder andere de doelstellingen, thema s, startdatum, geschatte looptijd, beoogde budget, mogelijke partners en beoogde activiteiten. Stap 2: wat is het doel van de Europese subsidie? Om een juist selectie van de subsidiemogelijkheden te maken is het belangrijk om te bepalen waarom de organisatie Europese subsidie wil ontvangen. Hierbij kunnen de volgende vragen nuttig zijn: - Hoe belangrijk is het verkrijgen van extra geld voor de uitvoering van het project? - In hoeverre speelt het verkrijgen en delen van kennis een rol in het project? - In hoeverre is internationaal samenwerken van belang voor het project? - Welk type partner wilt de organisatie betrekken in het project?

4 Stap 3: matchen de doelstellingen van de organisatie met de verschillende subsidieregelingen? Zodra helder is waarom en waarvoor Europese subsidies aangevraagd worden, begint de zoektocht naar een subsidieregeling die aansluit bij het project. Het is aan te raden om zoveel mogelijk via internet te zoeken aangezien subsidieprogramma s regelmatig worden gewijzigd. Stap 4: toetsing Om te toetsen of het projectidee en een potentiele regeling matchen is het belangrijk om te bekijken in hoeverre de gestelde aanvraagcriteria een succesvolle aanvraag in gevaar kunnen brengen. Daarbij zijn de volgende aspecten van belang: - Wat zijn de doelstellingen, prioriteiten en thema s van het fonds? Veel subsidieprogramma s kennen meerdere doelstellingen, prioriteiten en thema s. Het is aan te raden om het project idee te bespreken met de respectievelijke programma secretariaten, om zodoende de match te toetsen. - Welke activiteiten en acties zijn subsidiabel? - Mag de organisatie een aanvraag indienen? - Zijn de te maken kosten subsidiabel? In veel gevallen kunnen niet alle gemaakt kosten worden opgevoerd. Het is bijvoorbeeld vaak niet mogelijk om kosten zoals investeringen in infrastructuur op te voeren. - Is de deadline haalbaar? Het wordt lastiger om een kwalitatief goed voorstel in te dienen naarmate men dichter bij de deadline begint met de subsidieaanvraag. Na het doorlopen van bovenstaande stappen blijkt of het projectidee volledig, deels of slechts zeer beperkt aansluit bij één of meerdere subsidieregelingen. 1. Volledige aansluiting. De ideale situatie die in de praktijk maar zelden voorkomt. Minimale tijd is benodigd om het projectplan om te bouwen naar een Europees voorstel Gedeeltelijke aansluiting. Meestal zal het projectidee niet naadloos aansluiten bij de doelstellingen en aanvraagcriteria van Europese subsidieregelingen. Om de slagingskans van een aanvraag te vergroten is het derhalve raadzaam om het projectplan enigszins om te bouwen zodat deze beter aansluit op de regeling. Hierbij ligt echter het risico dat het oorspronkelijke plan dusdanig wordt gewijzigd dat de oorspronkelijke doelstellingen niet meer worden gehaald. 3. Beperkte aansluiting. In dit geval is het vaak raadzaam om te besluiten geen Europese subsidieaanvraag te doen. De slagingskans is erg laag, en het is de vraag of de beoogde doelstellingen uiteindelijk wel worden bereikt.

5 2.2 Wel of niet aanvragen Bovenstaande stappen geven inzicht in hoeverre het project in aanmerking komt voor subsidies, en wat de sterke en zwakke punten van het projectidee zijn. Het geeft echter geen inzicht in de wenselijkheid van een daadwerkelijke subsidieaanvraag. Het uiteindelijke oordeel hangt af van de eigen doelstellingen en investeringsbereidheid. Onderstaande vragen kunnen helpen bij het maken van de juiste keuze. Algemeen - Wat zijn de algemene voordelen voor de organisatie? - Hoeveel extra budget verwacht men te verkrijgen? - Verwacht men nieuwe, innovatieve kennis in huis te halen? - In hoeverre is het belangrijk om intern ervaring op te doen op het gebied van Europese subsidietrajecten? Uitvoering - In hoeverre veranderen de oorspronkelijke doelstellingen, nu het project een Europees project wordt? - In hoeverre worden er wijzigingen aan de tijdsplanning aangebracht, en wat zijn de gevolgen daarvan? - In hoeverre dienen de oorspronkelijke doelstellingen worden aangepast? - In hoeverre dienen er activiteiten te worden toegevoegd of verwijderd uit het oorspronkelijke plan? - In hoeverre dienen er extra thema s te worden toegevoegd aan het idee of juist thema s te worden uitgehaald? - Dienen er meerdere Europese partners te worden betrokken dan vooraf voorzien? Risico s - Wat zijn de extra risico s die een Europese subsidieregeling met zich meebrengt? - In hoeverre zijn de investeringen in de aanvraag acceptabel, gezien het risico dat de aanvraag afgewezen wordt? - In hoeverre bestaat het risico dat de organisatie of eventuele partnerorganisaties niet kunnen voldoen aan de complexe administratieve vereisten? - Hoeveel extra tijd en voorbereiding kost het aanvragen van de subsidie en de inhoudelijke financiële verantwoording? 5 Baten Extra financiële ruimte Mogelijkheden tot inhuur extra capaciteit Bevordering samenwerking (Europese) partners Genereren van nieuwe (innovatieve) ideeën Schaalvoordelen door delen van kennis Kosten Extra werk levert druk op beperkte capaciteiten Relatief lage slagingskans Veel voorbereiding nodig Sterke beïnvloeding van projectplan door eisen regeling Complexe administratieve eisen

6 3. De subsidieaanvraag Als uit de subsidiediagnose blijkt dat er genoeg concrete kansen zijn voor het aanvragen van een Europese subsidie, dan kan er gestart worden met de subsidieaanvraag. 3.1 Opstellen subsidieaanvraag De eerste stap in het subsidieaanvraagtraject is het opstellen van een plan van aanpak. Aangezien de aanvraag doorgaans in het Engels geschreven dient te worden, is het raadzaam om tevens het plan van aanpak in het Engels te schrijven. Op deze manier kan men gewend raken aan de Engelse terminologie van Europese subsidies. In het plan van aanpak worden de activiteiten benoemd die nodig zijn ter voorbereiding van een subsidieaanvraag. - Europese subsidies zijn vaak complex, en vereisen dikwijls expertise die vaak niet binnen de organisatie beschikbaar is. Een subsidieadviesbureau kan hierin uitkomst bieden. - Vaak vermeldt de subsidieverstrekker in de voorwaarden dat er binnen de organisatie een tekenbevoegde dient te zijn voor subsidie-gerelateerde zaken. Het is aan te raden tijdig uit te zoeken wie binnen de organisatie deze bevoegdheid behoort te krijgen. - Europese subsidies vereisen vaak een complexe administratie. Door tijdig de betrokken medewerkers te informeren over deze administratieve vereisten (bijvoorbeeld door het onderwerp regelmatig aan te kaarten tijdens afdelingsoverleggen en vergaderingen) worden de risico s op fouten geminimaliseerd. 3.2 Organiseren samenwerking met projectpartners 6 Indien er sprake is van Europese samenwerkingsprojecten, bestaat de tweede stap uit het zoeken naar Europese projectpartners. Afspraken met partners worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst ( Consortium Agreement ). Het is raadzaam om deze overeenkomst te laten toetsen door een jurist. 3.3 Opstellen projectplan en begroting De derde stap in de subsidieaanvraag bestaat uit het opstellen van een projectplan en begroting. In het projectplan wordt beschreven welke activiteiten worden ondernomen. In de begroting wordt vervolgens toegelicht hoe deze activiteiten worden gefinancierd. Dergelijke documenten zijn pas definitief nadat deze, na afstemming met betrokkenen, door een bevoegde functionaris zijn ondertekend. Tips: - Stel specifieke, meetbare doelen in het projectplan - Zorg voor een goede, realistische planning - Zorg voor een realistische begroting - Zorg voor een goede onderbouwing van de cofinanciering - Knip het project in behapbare stukken

7 3.4 Indienen subsidieaanvraag De volgende stap bestaat uit het indienen van de aanvraag. Zorg voor een correcte en tijdige indiening van de aanvraag. Vaak gaat dit digitaal waarbij vooraf indieningsprocedures gevolgd moeten worden. 3.5 Beantwoorden vragen subsidieverstrekker Het komt regelmatig voor dat de subsidieverstrekker aanvullende vragen heeft over de ingediende aanvraag. Meestal worden deze vragen per brief gesteld. Door vooraf goed en intensief contact met de subsidieverstrekker te onderhouden kan het aantal vragen tot een minimum worden beperkt. Mochten er aanvullende vragen gesteld worden, dan is het belangrijk om daar zo nauwkeurig mogelijk antwoord op te geven. 3.6 Ontvangen beschikking De beschikking vormt de laatste stap in de subsidieaanvraag. Een aanvraag kan volledig of gedeeltelijk worden gehonoreerd, ofwel volledig worden afgewezen. 4. Subsidiebeheer Zodra de subsidieaanvraag is gehonoreerd is de organisatie verantwoordelijk voor beheer van de subsidiegelden. Het subsidiebeheer start vanaf het moment dat er een positieve beschikking is afgegeven. 4.1 Inrichten infrastructuur project De eerste stap in het subsidiebeheer bestaat uit het inrichten van de infrastructuur van het project. Hiermee wordt bedoeld de administratieve organisatie, projectadministratie en urenregistratie. Het is raadzaam om hierbij met betrokkenen en deskundigen te overleggen. Hierbij is het handig om de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen goed vast te leggen in een startdocument Informatieverzameling, analyse en bijsturen Gedurende de uitvoering van het project veranderen zaken continu, waardoor constant bijgestuurd moet worden. Hiervoor is het van belang om actuele projectinformatie te verzamelen en analyseren. Wordt er nog steeds voldaan aan de geldende subsidievoorwaarden? Worden subsidiegelden volledig uitgeput? Wordt er gehouden aan het budget en de planning? Het is hierbij handig om een projectdossier bij te houden met onder andere projectinformatie, rapportages en declaraties. Dit faciliteert de kennisoverdracht binnen de organisatie, en biedt de mogelijkheid voor een controle door de accountant en subsidieverstrekker. Bij de samenstelling van een dergelijk projectdossier is het belangrijk om uit te zoeken wat de bewaarplicht van de gebruikte regeling inhoudt. Tevens is het belangrijk om zo veel mogelijk zaken (zoals telefoongesprekken en afspraken) schriftelijk vast te leggen.

8 Inhoud van een projectdossier Subsidieaanvraag, beschikking, regelingentekst Administratieve voorschriften Beschrijving administratieve organisatie Inhoudelijke projectinformatie Deelnemersadministratie (bij samenwerkingsprojecten) Urenregistratie Facturen, betaalbewijzen, boekingsdocumenten Aanbesteding, contracten Voortgangsrapportages, voorschotten Eindrapportage, einddeclaratie Controleprotocol en accountantsverklaring Vastlegging aansluiting declaratie met financiële (project) administratie, verschillen analyse uitkomst versus begroting Overige correspondentie Communicatie uitingen van het project (voorzien van EU logo) 4.3 Opstellen voortgangsrapportages en tussendeclaraties 8 Voortgangsrapportages bieden inzicht in de voortgang van het project, en zijn vaak een verplicht onderdeel van de projectadministratie. Op basis van deze voortgangsrapportages kan de subsidieverstrekker de voortgang van het project toetsen aan de gemaakte afspraken in de subsidieaanvraag en beschikking. De tussendeclaraties dienen als overzicht van de gemaakte kosten van de projectpartners. Aangezien de aantoonbaarheid van deze kosten erg belangrijk is, dienen de originele betaalbewijzen bewaard te worden. Op basis van de voortgangsrapportages en tussendeclaraties worden vaak tussentijdse voorschotten verstrekt. Hierbij is het belangrijk dat de benodigde documenten voldoen aan de eisen die gesteld zijn door de subsidieverstrekker, en dat deze juist en volledig zijn. 4.4 Afronding subsidietraject Na afloop van het project dient de administratie correct afgesloten te worden. Als afsluiting wordt doorgaans een eindrapportage en declaratie opgesteld. Dit zijn in feite voortgangsrapportages en tussendeclaraties die niet een specifieke periode, maar de gehele periode omvatten. Bij een eindrapportage verlangt de subsidieverstrekker vaak een bijgevoegde accountantsverklaring. Op basis van de eindrapportage en declaratie wordt een eindafrekening opgesteld. Indien aan alle voorwaarden is voldaan, dan wordt het subsidiebedrag (met aftrek van de voorschotten) overgemaakt.

9 4.5 Archivering Subsidieregelingen kennen vaak een strenge bewaartermijn, voor eventuele toekomstige controles door de subsidieverstrekker. Het is aan te raden om de informatie met betrekking tot de bewaartermijn en wijze met betrokken medewerkers te bespreken. 5. SUBtracers SUBtracers heeft ruime ervaring met de verwerving en afwikkeling van subsidies en is gespecialiseerd in de onderwerpen ICT, R&D, Scholing & Arbeidsmarkt, Energie & Milieu, Health Science & Technology, Lokale Overheid en Regio & Infrastructuur. U kunt bij ons terecht voor de verwerving van, de begeleiding bij de afwikkeling en adviezen omtrent nationale en internationale subsidies en andere (fiscale) stimuleringsmaatregelen. Onze dienstverlening is erop gericht te komen tot kwalitatief hoogwaardige subsidieaanvragen met een zo hoog mogelijke slaagkans. Daarnaast willen wij u zoveel mogelijk werk uit handen nemen. In de praktijk verrichten wij voor u werkzaamheden zoals: voorbespreking van het projectidee met de subsidieverstrekkende instanties. het vinden van geschikte partners (EU) voor het project (indien nodig). het opstellen van een in financiële en inhoudelijke zin goed onderbouwd concept projectvoorstel. het begeleiden bij het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten (indien nodig). het indienen van definitieve subsidieaanvragen. actieve begeleiding en coördinatie van natrajecten, waaronder het signaleren van deadlines ten aanzien van de subsidierapportages 9 Vragen? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ons via: info@subtracers.com. U kunt uiteraard ook direct contact opnemen met uw contactpersoon bij SUBtracers. SUBtracers Telefoon: +31-(0) MediArena 9 info@subtracers.com 1114 BC Amsterdam-Duivendrecht Web: subtracers.com