Nota verbonden partijen

Transcriptie

1 Nota verbonden partijen sector - afdeling cs steller Mariska Schiphorst onderwerp Nota verbonden partijen telefoon 8543 behoort bij voorstelnummer 31 gouda 1 maart iz-nummer Inleiding De gemeente Gouda participeert en werkt met vele andere organisaties en andere gemeenten samen, bijvoorbeeld in ISMH verband, de brandweer Hollands Midden, maar heeft ook deelnemingen in bedrijven, zoals aandelen in Cyclus. Al deze samenwerkingsverbanden en deelnemingen vallen onder de noemer verbonden partijen : alle partijen waarin de gemeente een financieel én bestuurlijk belang heeft. In de financiële verordening van de gemeente Gouda is opgenomen dat tenminste een keer in de vier jaar een nota over deze verbonden partijen wordt aangeboden. 1 Zoals toegezegd in de programmabegroting ligt nu de nota verbonden partijen voor om meer inzicht te verschaffen in al deze partijen. Op grond van een aantal ontwikkelingen én wettelijke verplichtingen is het noodzaak duidelijkheid te scheppen over de verbonden partijen van de gemeente Gouda. Alhoewel gegevens over verbonden partijen al werden bijgehouden, ontbrak tot nu toe een compleet register: een volledig en actueel overzicht van alle verbonden partijen. Ook is het noodzakelijk interne afspraken vast te leggen over ambtelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid. De volgende ontwikkelingen en wettelijke kaders gaven direct aanleiding tot het opstellen van deze nota. Wettelijke Kaders Er bestaat een aantal wettelijke kaders en verplichtingen inzake verbonden partijen, voortvloeiende uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), en de gemeentelijke financiële verordening. Deze relevante wettelijke kaders treft u aan in hoofdstuk 1.2. Commissie 1 vergadering op 6 december 2004 Commissie 1 heeft in haar vergadering op 6 december 2004 naar aanleiding van een memo van de griffie over de positie van de raad in besluitvorming over gemeenschappelijke regelingen uitgesproken dat er een verbeterslag dient te komen op organisatorisch en controlerend gebied wat betreft de verbonden partijen. Ook is uitgesproken dat stukken vanuit verbonden partijen voorzien van een ambtelijk advies dienen te zijn voor ze aan de raad gezonden worden. In de commissievergadering is uitgesproken dat deze opmerkingen in bijgaande nota worden opgenomen. 1 Verordening artikel 212 Gemeentewet 27.bijl_raad_050418_nota verbonden partijen_v0.01.doc.doc

2 Aanbeveling Deloitte Accountants In oktober 2003 is door Deloitte accountants naar aanleiding van een begrotingsscan op basis van de Programmabegroting aanbeveling gedaan om visie en beleidskaders vast te stellen voor de verbonden partijen, met name over hoe de verbonden partijen bijdragen aan de programmadoelen van de gemeente Gouda. Cordes en Optima Forma In het raadsbesluit Optima Forma van 10 maart 2003 is opgenomen dat in de toekomst alle organen waarin de gemeente participeert op hun doelmatigheid worden geanalyseerd, vanuit de randvoorwaarden van het taakstellingstraject. Concreet houdt dit in dat beoordeling plaatsvindt op kwaliteit in relatie tot de gemeentelijke kosten, waarbij de benchmark-systematiek wordt toegepast. Stagerapport Lekker geregeld In juli 2002 is het rapport Lekker geregeld: onderzoek naar Gemeenschappelijke regelingen binnen de gemeente Gouda geschreven in het kader van een stage opdracht van twee studenten van de Hogeschool van Utrecht. Het doel van dit rapport was tweeledig: 1. aangeven met welke gemeenschappelijke regelingen Gouda te maken heeft. 2. Inzicht geven in het beheersingsproces binnen Gouda. Uit dit rapport komen een aantal conclusies en aanbevelingen voort, de belangrijkste zijn opgenomen in voorliggende nota. Om aan bovenstaande wettelijke verplichtingen te voldoen en implementatie van de diverse aanbevelingen te integreren wordt u hierbij de nota Verbonden Partijen aangeboden. Bovenstaande punten worden als volgt uitgewerkt in deze nota. In 2. 1 worden de wettelijke kaders, verplichtingen en definities uitgewerkt. In 2.2 staan interne afspraken opgenomen over omgang met verbonden partijen, zowel op organisatorisch als controlerend vlak. Ook worden hier de kaders gegeven voor het aangaan van nieuwe participaties (2.3). In 2.4 en 2.5 is een voorstel opgenomen voor de indeling van het register verbonden partijen. Tenslotte is in 2.6 de indeling van de paragraaf verbonden partijen in de Planning en Control documenten opgenomen: te weten de programmabegroting, jaarstukken, en de indeling voor de verplichte toelichting op de productenrealisatie.

3 2.1. Definities Gemeenschappelijke regelingen, deelnemingen en verbonden partijen Omdat de begrippen gemeenschappelijke regeling en verbonden partijen elkaar nogal nauw raken, volgen hieronder voor alle duidelijkheid de belangrijkste definities. De wettelijke kaders zijn opgenomen in bijlage 1. Verbonden partij Onder verbonden partijen moet volgens de toelichting op het Besluit Begroting en Verantwoording worden verstaan: De partijen waarmee de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. 2 Een bestuurlijk belang houdt in dat de gemeente op enigerlei wijze zeggenschap heeft, of omdat de gemeente een zetel in het bestuur heeft, hetzij omdat ze mee kan stemmen. Van een financieel belang is sprake indien de gemeente middelen beschikbaar heeft gesteld die kwijt zijn in geval van faillissement. Ook is sprake van een financieel belang indien financiële problemen bij de verbonden partij kunnen worden verhaald op de gemeente. Bijvoorbeeld is hier sprake van wanneer risicodragend vermogen is verstrekt, een subsidieterugvordering wanneer niet aan de voorwaarden is voldaan en de middelen al wel zijn besteed, en bij borg- en garantstellingen. Deze definities houden in dat participaties in NV s, BV S, VOF s, Commanditaire vennootschappen, PPS constructies (samenwerking tussen een overheidsinstelling van 1 of meer marktpartijen),aandelen in vennootschappen, en gemeenschappelijke regelingen verbonden partijen zijn. Dit betekent dat stichtingen en verenigingen onder verbonden partijen kunnen vallen, indien de gemeente een zetel in het bestuur heeft én financiële risico s loopt. Ter verduidelijking: een stichting of vereniging die jaarlijks subsidie krijgt, maar waaraan geen financiële verplichtingen zitten met een juridische afdwingbaarheid voor derden is geen verbonden partij. Een subsidierelatie is daarom geen financieel belang in het licht van verbonden partij, alleen bij financiële risico s voor gemeente. Het gaat om financiële verplichtingen die juridisch afdwingbaar zijn. 3 Voor de gemeente Gouda betekent deze definitie dat de musea en de bibliotheek bijvoorbeeld niet onder verbonden partij vallen, en de Grondbank Zuidplas en het ISMH onder andere wel. Gemeenschappelijke regelingen Op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) wordt publiekrechtelijk samengewerkt door gemeenten. Samenwerking tussen gemeenten is mogelijk, maar ook tussen provincies en waterschappen en combinaties tussen deze drie categorieën. Ook andere openbare lichamen kunnen deelnemen aan een gemeenschappelijke regeling. Private rechtspersonen kunnen alleen participeren als zij daartoe bij Koninklijk Besluit zijn gemachtigd. Basisregelingen zijn samenwerkingsverbanden (openbare lichamen) waaraan de deelnemende gemeenten een complex van gemeentelijke taken hebben overgedragen. Deelnemingen Ook deelnemingen maken deel uit van verbonden partijen. Het zijn die verbonden partijen waarbij de gemeente aandelen in een NV of BV heeft. 2.2 Vierjaarlijkse nota verbonden partijen. 2 Dit in tegenstelling tot de gebruikte definitie in de jaarrekening 2003: hier wordt namelijk gesproken over partijen waarmee de gemeente een financieel óf bestuurlijk belang heeft. 3 Voor de duidelijkheid wordt er op gewezen dat overige partijen waarbij de gemeente risico s loopt tot uiting komen in de risicoparagraaf van de begroting. Een eventuele morele verplichting tot betaling in geval van problemen kan het wel verstandig maken de stichting of vereniging in de paragraaf weerstandsvermogen op te nemen. Indien de gemeente een aanzienlijk bestuurlijk, maar geen financieel belang heeft kan dit belang in het betreffende programma van de begroting worden opgenomen. Is het belang beperkter volstaat vernoeming in een product (in de productenraming).

4 De gemeente Gouda heeft in het kader van artikel 212 van de Gemeentewet de Financiële Verordening vastgesteld, met daarin uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gouda. In deze verordening is opgenomen dat tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan de raad wordt aangeboden, waarbij van elk van de verbonden partijen de volgende informatie dient te worden weergegeven: Openbaar belang Eigen vermogen Solvabiliteit Financieel resultaat Financieel belang Taken Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Financiële voorwaarden In het register (zie bijlage III) wordt onder andere bovenstaande informatie over verbonden partijen ontsloten en overzichtelijk gemaakt. Hiermee wordt voldaan aan de eisen die de gemeentelijke financiële verordening stelt inzake verbonden partijen, alsmede aan verplichtingen op grond van het BBV en de WGR. Naast deze wettelijke verplichtingen is het ook noodzaak intern aan aantal zaken af te stemmen inzake verbonden partijen. Enerzijds is het noodzaak meer controle uit te oefenen op de verbonden partijen, maar ook organisatorische aspecten zoals advisering aan college en raad, ambtelijk vooroverleg en routing van de stukken spelen een rol. Doel van de interne afspraken is duidelijkheid te creëren over taakverdeling en aanspreekpunten zodat er een verantwoordelijkheidsverdeling ontstaat, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Deze interne afspraken zijn te vinden in bijlage II. Als gevolg van de gemaakte interne afspraken is het streven conceptbegrotingen van verbonden partijen 6 weken voor vaststelling van de definitieve begroting aan de Raad aan te bieden om raadsleden in de gelegenheid te stellen hun zienswijze over de conceptbegroting naar voren te brengen. De conceptbegroting zal worden voorzien van een ambtelijk advies. Overige planning en controldocumenten worden ter kennisname aan de raad gestuurd. Indien hier aanleiding voor bestaat zullen deze worden voorzien van ambtelijk advies. 2.4 Kaders voor nieuwe participaties Naast informatie over verbonden partijen is in de gemeentelijke financiële verordening opgenomen dat de vierjaarlijkse nota kaders schetst voor het beleid voor het aangaan van nieuwe participaties, met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen. Op grond van de financiële verordening moeten er kaders vastgelegd worden over de condities voor het aangaan van nieuwe participaties. Dit betreft: -condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen -taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van verbonden partijen -financiële voorwaarden. Door het college van BenW wordt voorgesteld wordt de volgende condities te laten gelden bij het aangaan van nieuwe participaties: Door middel van instelling van de verbonden partij is de taak goedkoper uit te voeren (via benchmark via Gouda aanpak aan te tonen) -Doel van verbonden partij moet passen in doelstellingen programmabegroting: de doelen moeten ondersteunend zijn aan een al vastgesteld voornemen (in Programmabegroting, Concernplan, Sector-, Dienst- of Afdelingsplannen). (Goudse) Politieke noodzaak kan ook een aanleiding zijn. -Doelstellingen van de verbonden partij moeten passen in Optima Forma project en project Regierol -beoordeling kosten i.r.t. realisatie doelstellingen (benchmarks uitvoeren met andere wgr s) -kwaliteitsafspraken met verbonden partij maken en doelstellingen SMART opstellen. -toetsing van deze condities vindt plaats door concernstaf

5 Daarnaast gelden naast (hogere) wettelijke verplichtingen expliciet de volgende kaders voor de nieuwe participaties: 4 minimaal 6 weken voor vaststelling van de begroting wordt de conceptbegroting aan de gemeenteraad van Gouda voorgelegd. Minimaal twee keer per jaar worden er voortgangsrapportages gestuurd aan de gemeente. Cordes/Optima Forma In het raadsbesluit Optima Forma van 10 maart 2003 is opgenomen dat in de toekomst alle organen waarin de gemeente participeert op hun doelmatigheid worden geanalyseerd, vanuit de randvoorwaarden van het taakstellingstraject. Concreet houdt dit in dat beoordeling plaatsvindt op kwaliteit in relatie tot de gemeentelijke kosten, waarbij de benchmark-systematiek wordt toegepast. Aan dit onderdeel van het raadsbesluit wordt nog geen uitvoering gegeven. De concernstaf en het projectbureau Optima Forma leggen een nader voorstel aan het college van B&W voor inzake de aanpak van een doelmatige en doeltreffende doorlichting van verbonden partijen. 2.5 De indeling van het register Er is er een aantal zaken die de gemeente bij dient te houden over verbonden partijen: 1. Gemeenten zijn verplicht op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen een publiekelijk toegankelijk register van alle gemeenschappelijke regelingen bij te houden. In dit register horen zaken te worden opgenomen per gemeenschappelijke regeling over onder andere de deelnemers, bevoegdheden, en wettelijke voorschriften. 2. Daarnaast is het noodzakelijk als gemeente informatie bij te houden over alle verbonden partijen (waaronder gemeenschappelijke regelingen) van de gemeente ten behoeve van de verschillende planning en control documenten op basis van het BBV. Deze informatie over verbonden partijen strekt zich uit tot gegevens over financiële resultaten, eigen vermogen en het bestuurlijke danwel financiële belang van de gemeente in de verbonden partijen. 3. Tot slot vraagt de gemeentelijke financiële verordening om bepaalde informatie in ieder geval een keer per vier jaar te geven, naast het geven van kaders voor nieuwe participaties. Om een overzichtelijk totaalbeeld te krijgen wordt u voorgesteld één register op te stellen voor alle verbonden partijen, waarmee aan bovenstaande eisen wordt voldaan. Daarnaast wordt twee maal per jaar bij het opstellen van begroting en jaarstukken informatie verzameld. Dit leidt tot de volgende indeling van het register: Per verbonden partij dient aangeven te worden: Doelstellingen (en ev. taken) Interne contactgegevens Ambtelijk contactpersoon Contactgegevens Extern: adres en plaats vestiging Financiële belang van de gemeente Bestuurlijke belang van de gemeente en zeggenschap Bestuur (overzicht AB, DB) Overzicht van beschikbare Planning en Control documenten van de verbonden partij, en verschijningsmoment Bevoegde beslis orgaan en Verplichting of aanbeveling afkomstig uit: aanbeveling uit stageverslag en financiële verordening uit stageverslag Uit stageverslag uit BBV en WGR verplichting BBV BBV en uit stageverslag uit stageverslag uit stageverslag 4 De WGR is niet gedualiseerd. Het kabinet baseert deze keuze op het feit dat de primaire taak van samenwerkingsverbanden is om zich met de uitvoering van bestuurlijke taken bezig te houden. Bovendien zou een duale structuur de eigen positie van het samenwerkingsverband teveel benadrukken.

6 Voor gemeenschappelijke regelingen aanvullend de volgende informatie opnemen : verantwoordelijkheid (raad, college, burgemeester ) Deelnemers Wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden v/h samenwerkingsverband worden aangegeven De bevoegdheden die krachtens de regeling zijn overgedragen Of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld Of en in hoeverre de regeling wat betreft het gebied waarop deze van toepassing is afwijkt van de provinciale indeling van samenwerkingsgebieden. verplichting uit WGR uit WGR uit WGR uit WGR uit WGR 2.6 Planning en Control documenten Indeling verplichte paragrafen Op grond van het BBV dient de gemeente in zowel de programmabegroting als in de jaarstukken een paragraaf verbonden partijen op te nemen. Voorgesteld wordt de indeling die het BBV geeft te hanteren voor de paragraaf verbonden partijen in de jaarstukken en programmabegroting: 5 Indeling paragraaf verbonden partijen 1. De visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de programmabegroting 2. Verwachte ontwikkelingen en de beleidsvoornemens omtrent de verbonden partijen. 3. Nieuwe verbonden partijen, 4. Het beëindigen van bestaande verbonden partijen, 5. Het wijzigen van bestaande verbonden partijen 6. Eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Indeling toelichting op de productenrealisatie Daarnaast dient bij de jaarrekening een zogenaamde toelichting te worden opgenomen, met een toelichting op de productenrealisatie. Voorgesteld wordt om de indeling van het BBV te hanteren voor de toelichting op de productenrealisatie: 6 1. Naam en de vestigingsplaats; 2. Het openbare belang dat op deze wijze behartigd wordt; 3. De veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft; 4. Het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar; 5. Het resultaat van de verbonden partij. 4 Deze indeling van het BBV is ook opgenomen in de gemeentelijke financiële verordening

7 Bijlage I Wettelijke kaders en verplichtingen Gemeente verordening artikel 212 (Financiële verordening) In de gemeentelijke verordening artikel 212 is opgenomen over verbonden partijen: 1. Het college biedt op verzoek van de raad, maar tenminste eenmaal in de vier jaar, een (bijgestelde) nota verbonden partijen aan. De raad stelt deze nota vast binnen drie maanden nadat deze is aangeboden. 2 Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente. 3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden. 4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Besluit Begroting en Verantwoording Ook het Besluit Begroting en Verantwoording vraagt om inzicht in de verbonden partijen van een gemeente, in de verplichte paragraven dient de gemeente verantwoording af te leggen over de verbonden partijen. Hieronder volgen de relevante artikelen uit het BBV over verbonden partijen. Artikel 1 b BBV Verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Artikel 1 c BBV Financieel belang: een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, danwel het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Artikel 1 d BBV Bestuurlijk belang: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofde van stemrecht. Artikel 1 e BBV l: Deelneming: een participatie in een besloten of naamloze vennootschap waarin de gemeente aandelen heeft. Artikel 15 BBV Volgens artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording dient deze paragraaf tenminste te bevatten: -de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting - de beleidsvoornemens omtrent de verbonden partijen. Artikel 67 BBV Lid 2: De toelichting op de productenrealisatie bestaat tenminste uit: b. een lijst van verbonden partijen. Artikel 69 BBV In de lijst van verbonden partijen wordt tenminste de volgende informatie verstrekt over verbonden partijen: a. naam en de vestigingsplaats; b.het openbare belang dat op deze wijze behartigd wordt; c. De veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft; d. Het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar; e. Het resultaat van de verbonden partij.

8 Wet Gemeenschappelijke Regelingen Hieronder volgen de relevante artikelen uit de Wet Gemeenschappelijke regelingen (WGR) Artikel 27 WGR Op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) rust op gemeenten de volgende verplichting. Artikel 27 Wet Gemeenschappelijke Regelingen luidt: Lid 1. Burgemeester en Wethouders houden een register bij van de regelingen waaraan hun gemeente deelneemt Lid 2 nvt. Lid 3. In de registers worden in ieder geval vermeld: a. de deelnemers b. de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst. c.de bevoegdheden die bij de regeling dan wel, met toepassing van artikel 10, tweede lid volzin, krachtens de regeling zijn overgedragen d. het adres en plaats van vestiging e. of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. f. of en in hoeverre de regeling wat betreft het gebied waarop deze van toepassing is afwijkt van een besluit in artikel 2. Lid 4. De registers liggen voor een ieder kosteloos ter inzage. Aan een ieder worden op diens verzoek afschriften van of uittreksels uit hetgeen in de registers in ingeschreven ter beschikking gesteld. Artikel 36 WGR Op grond van artikel 36 van de WGR zendt het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijke orgaan de ontwerp begroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk zes weken voordat zij door het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De ontwerpbegroting wordt voor een ieder ter inzage gelegd. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen vervolgens hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

9 Bijlage II Proces afspraken Naast alle voornoemde wettelijke verplichtingen is het ook noodzaak intern aan aantal zaken af te stemmen inzake verbonden partijen. Enerzijds is het noodzaak meer controle uit te oefenen op de verbonden partijen, maar ook organisatorische aspecten zoals advisering aan college en raad, ambtelijk vooroverleg en routing van de stukken spelen een rol. Doel van de interne afspraken is duidelijkheid te creëren over taakverdeling en aanspreekpunten zodat er een verantwoordelijkheidsverdeling ontstaat, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Interne afspraken over verbonden partijen Uitgangspunt is de verantwoordelijkheid van de betreffende vakafdeling waar de verbonden partij onder valt. De concernstaf zal betrokken worden voor de toetsing vooraf van de aangeleverde planning en control documenten. Concreet leidt dit tot het volgende overzicht. Taken ambtelijk contactpersoon 1. Ambtelijk contactpersoon is verantwoordelijk voor coördinatie van de contacten met de verbonden partij. 2. Zorgen voor een correct besluitvormingstraject, inclusief tijdige advisering aan college dan wel raad. Ook zorgt de contactpersoon voor advies- danwel oplegnotities aan de raad en voor tijdige toezending aan de raad van de conceptbegroting en eventuele andere planning en controldocumenten die op grond van de statuten of wettelijke verplichtingen aan de raad of het college dienen te worden voorgelegd. Beschikbare tussenrapportages vanuit de verbonden partij worden ter kennisname aan het college en raad gestuurd. De contactpersoon treedt pro-actief op naar verbonden partij voor benodigde informatie. Zo is in de WGR opgenomen dat de raden van de deelnemende gemeenten hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren kunnen brengen, 6 weken voor vaststelling van de definitieve begroting. 3. Zorgen voor (ambtelijk) integraal advies bij de stukken aan portefeuillehouder, college of raad, tijdig concernstaf en/ of andere vakafdelingen betrekken. Indien nodig wordt ambtelijk vooroverleg ingesteld voor integrale advisering aan portefeuillehouder. De ambtelijk contactpersoon is steller van deze stukken. In ieder geval zullen conceptbegrotingen van een ambtelijk advies worden voorzien, de overige planning en control documenten zullen van een advies worden voorzien wanneer hier aanleiding voor bestaat. 4.Concernstaf inschakelen voor advisering over PenCdocumenten, de betreffende sector controller zal de stukken van advies voorzien. Deze advisering zal zowel beleidsmatig als financieel van aard zijn. In ieder geval zullen conceptbegrotingen van een ambtelijk advies worden voorzien, de overige planning en control documenten zullen van een advies worden voorzien wanneer hier aanleiding voor bestaat. Taken portefeuillehouder 1. Portefeuillehouder koppelt na vergadering van AB en/of DB relevante informatie terug aan college (onder agendapunt terugkoppeling ) en aan de betreffende ambtelijk contactpersoon.

10 Taken concernstaf Alle planning en control documenten en tussentijdse rapportages van alle verbonden partijen worden door de concernstaf beoordeeld op: 1. Toetsing van alle pen c documenten aan doelstellingen en budget. Alle jaarrekeningen, begrotingen en tussenrapportages opgesteld vanuit de verbonden partij worden naar de concernstaf verstuurd door de ambtelijke contactpersoon. De concernstaf analyseert de penc documenten en doet, in samenwerking met het betreffende organisatieonderdeel van de lijnorganisatie, op basis daarvan een voorstel aan het betreffende bevoegde gremium (portefeuillehouder, BenW en/of gemeenteraad).tevens toetst de concernstaf op realisatie van de doelstellingen, budgetoverschrijdingen en afwijkingen, beheersing en bijsturing ogv tussentijdse rapportages en dergelijke. 2. Toetsing nieuwe participaties. Bij nieuwe participaties toetst de concernstaf op bijdrage aan kaders en aan de doelstellingen opgenomen in de programmabegroting. Concernstaf toetst ook bij nieuwe participaties of de doelstellingen voldoende SMART opgesteld zijn. Voor deze centrale rol van de concernstaf in de beoordeling van de planning en control documenten is op de eerste plaats gekozen om te zorgen voor uniformiteit. Daarnaast is het vanuit de concernstaf mogelijk de gestelde doelen te toetsen aan de programmabegroting, conform de voorschriften uit het BBV.