Technology Partnerships en MES-contracten. Ernst-Jan van de Pas HEAD Congres, 10 juni 2016

Transcriptie

1

2 Technology Partnerships en MES-contracten Ernst-Jan van de Pas HEAD Congres, 10 juni 2016

3 Waar hebben we het over? A Managed Equipment Service (MES) is a flexible and specialized partnership [ ] to provide access to innovative medical technology and equipment. This is typically over a period of years (sometimes longer), for a fixed annual fee. MES manages all equipment concerns throughout the entire contract life-time, including ownership, provision, purchase, installation and commissioning, user training, asset management, maintenance and ongoing replacement.

4 [ ] Our total solution covers the procurement, installation, commissioning, training, maintenance, upgrading, and replacement of all your equipment at a fixed service fee. [ ] MES or Managed Equipment Services is a long term, multi-vendor technology project with GE Healthcare to provide a hospital with sustainable access to medical technology for a fixed fee [ ] Covering everything from procurement and financing to maintenance, asset management, commissioning and decommissioning of equipment, staff training and a dedicated helpdesk, [ ]

5 Kenmerken - ter beschikking stelling van systemen (apparatuur en software) - koop / huur / lease (soms bruikleen bijvoorbeeld bij lab-systemen) - al dan niet tegen vaste vergoeding - voor lange looptijd: jaar - waarbij leverancier ontzorgt (MES specifiek): - installatie / implementatie / vervanging van Systemen (ook van derden) - onderhoud + support - soms ook onderhoud en support van derden (Multi Vendor) - opleiding / training gebruikers - soms ook (TP specifiek): - R&D component: gezamenlijke (door)ontwikkeling, meedoen aan trials - consultancy: verbetering efficiency / (straling)hygiëne / etc - overige dienstverlening: - System Integrator: turnkey oplevering of bouwcoördinatie - Nieuw: financiering van nieuwbouw/vastgoed

6 Hoezo partnership? Gewoon een slimme truc om afnemer voor vele jaren aan je te binden Partnership veronderstelt afstemming van elkaars belangen: Afnemer wil passende technologie tegen voorzienbare kosten Leverancier wil langjarige commitment en omzetzekerheid Hoe is dit anders dan een leveringscontract met een onderhoudsverplichting? Kern bij MES/TP: passende technologie en ondersteuning Veronderstelt samenwerking, afstemming en flexibiliteit Maar let op: If it walks like a [leveringscontract met een onderhoudsverplichting], and it quacks like a

7 Algemene aandachtspunten Stap 1: Formule voor goed contract: (W + W + W + H + K) - Wat moet er worden geleverd? - Wanneer moet Wat worden geleverd? - Wie moet Wat Wanneer leveren? - Hoe moet Wie Wat Wanneer leveren? - Wat Kost dit allemaal? Stap 2: Adresseren en mitigeren van risico s - Welke concrete risico s/aandachtspunten spelen hier? - Risicoanalyse (impact assessment) noodzakelijk - Tegelijk: je kunt niet alles van te voren bedenken en oplossen

8 Waar begin je? Wat-vraag en risico s belangrijkste om te adresseren Bedenk wat je wilt: - TP/MES geen vast kader; wat wil je bereiken? - State of the Art technologie tegen een vaste/voorspelbare prijs? - Vastlegging inkoopkorting? - Volledige ontzorging of veel zelf blijven doen? - Samenwerking op gebied van R&D? - etc Zorg dat je voorzienbare ontwikkelingen adresseert: jaar is hele lange tijd! - technologische ontwikkelingen; prijsontwikkeling; marktontwikkelingen; positie leverancier; eigen positie (fusie/defusie/overname?)

9 Specifieke aandachtspunten Zorg voor voldoende flexibiliteit: - Technologische ontwikkelingen: State of the Art/Need/Innovation - Prijsontwikkeling: marktconformiteittoets en benchmarking - Leverancier, tenzij -principe: Clinical Freedom of Choice - Recht op eerder / later / meer / minder / anders vervangen Zorg voor borging partnership gedachte - Niet alles vooraf te regelen: Overleggen en handelen in geest van overeenkomst. - Hoe leg je geest van de overeenkomst vast? Zorg voor voldoende escapes: extra aandacht voor looptijd en tussentijdse beëindigingsmogelijkheden

10 Koop of lease? Steeds meer lease: systemen + onderhoud tegen een vaste maandelijkse fee. - geen investeringspieken, voorzienbare kosten, beschikbare liquiditeit Let op: - Operational vs financial lease = ± huur vs huurkoop - Nieuw: Vanaf 2019 alle leasevormen activeren op balans! - Accountant/fiscalist hierin tijdig betrekken - Instemming van de bank nodig? Lease heeft effect op onderpand Lease meestal door financieringsmaatschappij (Leasepartner): - Is driehoeksverhouding, vergt nadere afspraken: - Leasepartner wil alleen financieren; geen onderhoud; geen garanties - Onderhoud/garanties dus door Leverancier - Borg continuïteit gebruik en hoogte vergoedingen, controle behouden

11 Toekomstige technologische ontwikkelingen Systemen moeten State of the Art* zijn en blijven: - SotA = eis aan huidige + toekomstige systemen - Wat houdt SotA eigenlijk in? Geen vastomlijnd begrip, dus definitie nodig Gezichtspunten definitie SotA: - Nieuwste versie van bestaand systeem? - Bewezen kwaliteit of prototype? - Maak onderscheid tussen topsystemen en werkpaarden - Minimum eisen: gecertificeerd; vrijgegeven voor klinisch gebruik; minimaal voldoen aan oorspronkelijk PvE (ondergrens). - Hoe wordt SotA vastgesteld? Door wie? Kijk eventueel ook naar collega ziekenhuizen, brancheorganisaties, inkoopallianties (wat vinden zij SotA?)

12 Prijsontwikkelingen Hoe ga je om met toekomstige prijsontwikkelingen van systemen (stijgingen of dalingen)? Pas op met vaste prijs van systemen! - Apparatuur van vandaag morgen doorgaans minder waard. - Tegelijk: apparatuur van morgen kan waarschijnlijk veel meer dan van vandaag (dit kun je dus niet los zien van SotA) Gezichtspunten voor contract: - Gaat om betalen toekomstige prijs. Wat is die prijs dan? Listprijs of actuele marktprijs? Hoe stel je die vast? - Benchmark of offerterondje soortgelijke producten? - Voordeeldeling: prijsstijgingen maximeren, prijsdalingen verdelen (bijvoorbeeld 50-50). Let op: Voordeel liquide maken of inzetten voor extra s? - Geen/wel/hoe effect op flat fee?

13 Flexibiliteit: Algemeen Systemen worden gefaseerd vervangen - Meerjarenvervangingsplan als centraal document - Wat als men besluit systeem toch niet af te nemen? Of juist eerder dan verwacht? Moet dat kunnen? - Let op: geen afnameverplichting maar verplichting tot verkoop of ter beschikking stelling op afroep Gezichtspunten voor contract: - Meerjarenvervangingsplan centraal document maken voor het managen van contract - Vastleggen: eerder / later / meer / minder - Periodieke evaluatie: vereist goede governance structuur! - Eventueel afspraken/mechanismen bijstellen

14 Flexibiliteit: Clinical Freedom of Choice Wat als concurrent een mooier/beter product heeft? - Clinical Freedom of Choice = Vrijheid om systemen van derden te kiezen - Vaak eis medisch specialisten, - Uitzondering op Leverancier, tenzij -principe Gezichtspunten voor het contract: - Choice veronderstelt keuze. Geen keuze = volledig vrij zijn - Balans: Te veel vrijheid knaagt aan partnership, te weinig aan intern draagvlak - CFoC beperken (productcategorieën, maximumbedrag of bepaald percentage)? Keuze voor derden-systemen betekent ook onderhoud daarop; door wie? - Multi Vendor Maintenance steeds meer in zwang; - Let op mogelijk verval van garantie! Leverancier moet dit opvangen

15 Hoe leg je partnership gedachte vast? Lange looptijd, veel onzekerheid en grote belangen = gevaarlijke cocktail Daar waar je geen concrete oplossing voor kunt verzinnen, handelen naar de geest van de overeenkomst. Maar hoe? - Benoem belangen van partijen (niet uit de weg gaan): - Afnemer wil SotA + ontzorgd worden tegen voorspelbare prijs - Leverancier wil omzetzekerheid = minstens inspanningsverbintenis - Benoem dat toekomst onzeker is (techniek, verrichtingen, wetgeving); - Benoem flexibiliteit als uitgangspunt: eerder / later / meer / minder - Leg vast dat er (in dat licht) geen minimumafname geldt - Tuig goede overlegstructuur op voor periodiek overleg (governance)

16 Beëindiging en andere escapes Ook goed over nadenken: - Wat gebeurt er bij fusie, de-fusie, splitsing van Afnemer of Leverancier? - Wat gebeurt er bij faillissement van Leverancier/Leasepartner? - Je kunt deze situaties niet voorkomen, maar je kunt wel alvast de gevolgen ervan zoveel mogelijk in kaart brengen Bij een maandelijkse flat fee: - Er zal altijd enige beweging in zitten (bijvoorbeeld door extra systemen) - Eventueel bandbreedte vaststellen (bijv +/- 10%) gevolgd door een overleg Tussentijds opzeggen? - Moet kunnen: vaak geen tekortkoming om contract te kunnen ontbinden, maar je bent toch niet tevreden of je wilt iets anders - Laat zich vertalen in een beëindigingsvergoeding

17 Enkele praktische tips Zorg voor een goed geëquipeerd onderhandelteam (de Leverancier doet dat ook) Maak vooraf en gedurende de onderhandelingen duidelijke voorbehouden - instemming RvB, RvT of andere relevante interne gremia - Instemming van derden, bijvoorbeeld accountant, bank! Neem de tijd voor de onderhandelingen, niet zomaar even gedaan; - gaat om een zoektocht naar een evenwichtig contract - Afstemming/invloed strategisch beleid Contract moet door uw opvolger worden begrepen: geen juridische acrobatiek Sterke contract manager van beide zijden essentieel voor welslagen partnership

18 Verantwoording In deze presentatie wordt algemene en beknopte informatie verstrekt over een aantal juridisch relevante ontwikkelingen. Niet beoogd is om hiermee juridisch advies te geven voor concrete situaties. Hoewel veel zorg is besteed aan het opstellen van deze presentatie, aanvaardt Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. geen aansprakelijkheid voor de inhoud ervan. Copyright 2016 Dirkzwager advocaten & notarissen N.V.

19

20 Actuele kennis van wet- en regelgeving Jurispruden tie Dirkzwager zorgt dat u Advocatuur het Arnhem weet. Postbus AC Arnhem Postbus AC Arnhem Kantoor Velperpoort Kantoor Velperpoort Velperweg 1 Verlperweg BZ Arnhem 6824 BZ Arnhem T +31 (0) T +31 (0) F +31 (0) F +31 (0) E info@dirkzwager.nl E info@dirkzwager.nl I I Postbus AB Nijmegen Kantoor Stella Maris Van Schaeck Mathonsingel AN Nijmegen T +31 (0) F +31 (0) E info@dirkzwager.nl I Postbus BC Nijmegen Kantoor Stella Maris Van Schaeck Mathonsingel AN Nijmegen T +31 (0) F +31 (0) E info@dirkzwager.nl I