Programma voor 2015 Inleiding 1. Aanpassing werkbeurtenbeleid

Transcriptie

1 Programma voor 2015 Inleiding Wij beginnen dit programma met de kwestie, die voor de geschillencommissie is gebracht over de schorsing van de echtgenote van een tuinlid uit een functie in de kantine (zie december, bestuursverslag 2014). Wij doen dat niet omdat het bestuur in deze kwestie door de recente uitspraak van de geschillencommissie in het gelijk werd gesteld. Waarom het gaat is dat het rapport verwijst naar hardnekkige tegenstellingen op ons complex. Het bestuur wordt opgeroepen om die tegenstellingen te overbruggen. Maar ook van de leden wordt - al of niet in groepsverband - een coöperatieve en een constructieve houding gevraagd. Want wie, aldus de commissie kiest voor een tuin in verenigingsverband, draagt ook verantwoordelijkheid voor het welslagen van de vereniging. Tegenstellingen op een volkstuinencomplex zijn een bekend fenomeen. Het Jaarverslag 2014 van het AVVN, noemt dit als het meest voorkomende probleem, waarmee besturen van volkstuinen te kampen hebben. Daar komt bij dat handhaving van regels een lastig punt is en telkens onrust veroorzaakt. Alle besturen worden er mee geconfronteerd. Moet iets afgebroken worden omdat de regels, die we met elkaar afgesproken hebben, soms net niet worden nageleefd? We zijn bezig om dit punt met de technische en de groencommissie te bespreken en te kijken of we een nieuwe koers kunnen uitzetten. Dat betreft onder meer het toezicht op het bouwen van schuurtjes, pergola's, schuttingen etc. Want al wordt er toestemming gevraagd dan blijkt de uitvoering helaas niet altijd volgens de regels te verlopen. In 2011 is het 30-jarig bestaan van ons complex ongemerkt voorbijgegaan. Wij stellen voor om het lustrum volgend jaar wel te vieren omdat het kansen biedt om met elkaar in contact te komen en leuke dingen te bedenken. 1. Aanpassing werkbeurtenbeleid Binnen onze vereniging wordt vrijwel alles gedaan door vrijwilligers. We zullen het met elkaar moeten doen. Via toilet- en werkbeurten, commissiewerk, het vrijwillig aanpakken van klusjes, zoals het plaatsen van een verkeersspiegel, het onderhoud van de sloten van het hek. Met drie werkbeurten per jaar is de inzet van de leden jaarlijks 6 uur. Aangezien leden gemiddeld 300 uur per jaar op hun tuin verkeren, is dat amper 2%. Gelukkig zijn er tal van leden die klussen voor de vereniging doen buiten de verplichte werkbeurten. Belangrijk is om de balans te vinden tussen wat aan inzet nodig is om het complex op orde te houden en wat door de leden aan prestaties geleverd kan worden. Taken om het complex op orde te houden: Hieronder brengen we een globale indeling in taken aan ( los van toiletbeurten, die leden eens per anderhalf jaar verrichten). werkbeurten voor onderhoud van het gemeenschappelijk groen; onderhoud parkeerterrein bij de kantine en bij de Lindenlaan; het onderhoud van het toegangspad en het terrein van de fietsenstalling; werkbeurten ter voorbereiding van de 'open dag' op 30 mei; onderhoud slootkant en groenstrook; vrijwillige werkbeurten: wilgen snoeien, voortzetting drainage, afsluiting tuinseizoen; onderhoud van de kantine, schilderwerk, reparatie plafonds en dak; diverse, kleine technische klussen. De gevraagde inzet van de leden Er blijven veel klussen liggen. Daarom wordt vanuit de groencommissie en de technische commissie voorgesteld het aantal vrijstellingen te reduceren. Wij stellen voor dat de leden van de kantinecommissie, die buffetdiensten verzorgen, voortaan nog vrijstelling krijgen voor één werkbeurt. Verschillende leden, die vrijgesteld zijn vanwege werk in commissies of bestuur vragen wij om voortaan mee te doen aan de werkbeurten of specifieke klussen te doen. Wij willen partnerleden vragen om voortaan twee werkbeurten mee te draaien wanneer het betreffende tuinnummer aan de beurt is. Partnerleden, die in de kantine werken,

2 vervullen dan èèn werkbeurt. Er is een lijst van de partnerleden. We sturen vooraf een brief met het verzoek om medewerking. Adoptie van delen van het complex of van klussen Aan 75+ leden willen wij vragen of zij mogelijkheden zien om ook activiteiten te vervullen, bijvoorbeeld als werkbeurtleider. Òf in samenspraak met de groencommissie, worden onderdelen van het complex geadopteerd en verzorgen 75+ leden van een pad samen een stukje gemeenschappelijk groen met lichte onderhoudswerkzaamheden. Verder bieden wij in samenspraak met de technische commissie de mogelijkheid om bepaalde klussen te adopteren en die met enkele andere leden uit te voeren. Daarbij kan men zelf afspraken maken over het tijdstip. Bijv. schilderwerk bij de kantine. Uitwerking Indien de ledenvergadering akkoord is met deze voorstellen dan willen wij op korte termijn ieder lid aanschrijven met het verzoek om bijv. als partnerlid mee te doen aan werkbeurten. Aan de hand van de ontvangen reacties wordt een nieuw werkbeurtenschema opgesteld voor de periode vanaf 1 juli. Het alternatief is dat we het aantal werkbeurten verhogen van 3 naar 4 (en dus van 6 naar jaarlijks 8 uur inzet). Het aantal werkbeurten wordt dan uitgebreid van 17 naar naar 25. Maar dat verzwaart wel de organisatie. 2. Voortzetting uitvoering van het bomenplan Met de uitvoering van het bomenplan is veel voortgang gemaakt. Fase 3 het toppen van de berkenbomen aan de slootkant van de Populierenlaan is in februari jl. afgerond. Daarbij is het advies gevolgd dat 30% toppen beter werkt en goedkoper is dan 50% toppen. Het stimulerende van het bomenplan is dat de effecten doorgaans direct zichtbaar zijn. Zo is het aanzien van het bos aan de Westvlietweg aanzienlijk verbeterd. Een toenemend aantal leden heeft er onder leiding van Veronica Hekking (tuin 57) plezier in om aan verdere verbetering te werken. De tijd dat enkele leden meenden ongegeneerd groenafval en puin in het bos te kunnen dumpen, is hopelijk voorbij. 3) Voortzetting drainage Jasmijnpad/Seringenpad De vaste groep van Jan van der Burg, Ger van Lochem, Michael de Ridder, Süleyman Arslan plus verschillende andere leden zal gevraagd worden om dit voorjaar de laatste fase ter hand te nemen van het drainageplan. Het gaat om het leggen van drainagebuis onder de betreffende paden. Er zal drainagezand worden aangeschaft en koppelstukken voor buizen. 3) Veiligheid van het complex Dit onderdeel van het programma valt onder de technische commissie. De inbraken in het afgelopen jaar gaven telkens weer een nieuwe impuls om naar inbraakpreventie op ons complex te kijken. Tot op heden gaat het om vier opties: Steeds is de vraag hoe het staat met de omheining. Daaraan is het afgelopen jaar veel gedaan. Maar er zijn nog verbeteringen nodig. Dan is er het rolhek. Er is gesproken over een constructie, waarbij het rolhek met een magneetkaart automatisch op afstand geopend en gesloten kan worden. De kosten hiervan zijn hoog omdat hierbij een nieuw hek geplaatst moeten worden. De eventuele realisatie zou rond ,- vergen. Camerabeveiliging is dan de volgende optie. Er zijn steeds nieuwe vindingen op dit gebied. Maar bij deze optie zit je er als vereniging ook jarenlang aan vast. Camerabeveiliging vraagt een stevige organisatie met training van leden. De vastgelegde beelden moeten met regelmaat bekeken worden. Er zijn verschillende offertes gevraagd en de kosten van aanschaf en installatie liggen rond Daar komen jaarlijks kosten bij voor onderhoud en internet: Dan komen we tenslotte toch op de leden. De beste beveiligers zijn de leden zelf. Het zou toch de gewoonste zaak van de wereld moeten zijn dat je het hek bij binnenkomst of vertrek afsluit. Recent heeft de technische commissie besloten om in de discussie over de beveiliging de knopen door te hakken met het volgende voorstel: Plaatsing van een technisch hoogwaardig slot op zowel het rolhek als op het achterhek

3 met een type sleutel dat praktisch niet te kopiëren valt. Het vermoeden is dat er teveel sleutels van de hekken in omloop zijn bij niet-leden. Ieder lid en partner ontvangt een sleutel en tekent daarvoor een ontvangstbewijs. Verder wordt per huisje een borgsom gevraagd van 25.- voor twee sleutels per huisje. Bij overdracht van het huisje worden de ontvangstbewijzen en sleutels ingeleverd en wordt de borg terugbetaald. Het achterhek (aan de parkeerplaats aan de Lindenlaan) wordt versterkt met een ijzeren plaat en een veer en uiteraard het nieuwe slot. Bij de entree aan de Elzenlaan wordt het hekwerk aan beide kanten van het rolhek verhoogd en vernieuwd. 4) Onderhoud toegangspad en parkeerterrein De gaten en plassen in het parkeerterrein worden dieper. Er is een offerte ontvangen om de gaten met speciaal grind te vullen en met een trilmachine aan te stampen (kosten ± 1.400). Maar dit is geen duurzame oplossing en voor de toegangsweg is deze aanpak niet geschikt. De technische commissie stelt als aanpak voor: a) Alle bakken met planten op het toegangspad worden naar de slootkant geplaatst omdat die kant relatief zwak is en moet worden ontzien. Het autoverkeer volgt dan een rechte baan langs het kantinegebouw in plaats van de slalom die er nu is; b) De breedte van het pad wordt 3.5 meter. Er zijn uitwijkmogelijkheden voor voetgangers/fietsers. Het pad wordt bestraat vanaf de inrit (geasfalteerde gedeelte gemeente) tot aan de punt waar de leeuw staat; c) Het pad wordt ontdaan van oud asfalt en grind, dus circa 30 cm afgegraven, nieuw zand wordt opgebracht, verbrede opsluitbanden worden aan de kant van de sloot gelegd en vervolgens wordt het pad met (gebruikte) klinkers bestraat. In deze bestrating kunnen 2 drempels worden aangebracht; d) Naar de toiletten zal het talud vloeiend moeten aflopen en dat geldt ook naar de parkeerplaats. Er zijn 2 offertes gevraagd.. 5. Overige zaken m.b.t. het complex (technische commissie) Hieronder volgen punten, waarvoor afspraken met leden gemaakt worden om die uit te voeren: Afwerking fietsenstalling, wij hopen dat Ger van Lochem en Michael de Ridder met nog enkele andere leden dit op zich willen nemen; Complete inventarislijst van tuingereedschap en graveren van het gereedschap met een merkteken (zal worden uitgevoerd door John Staal met wellicht ondersteuning); Onderhoud paden. Op sommige plekken is door aanleg van waterleiding verzakking ontstaan. We stellen voor om dit gezamenlijk aan te pakken met de leden rond deze plekken aan het pad; Kunststof paaltjes voor kranen langs de paden. Ook hiervoor zullen wij leden benaderen om dit uit te voeren; Onderhoud kantine: toiletruimte buitenzijde schilderen ( bruin);kantine onderkant van het dak; kieren dicht maken aan de buitenzijde dak; de balkon onderkant van het dak schilderen. We stellen voor om hiervoor een actieplan te maken. In 2015 staat controle van de aansluitingen op gasflessen op het programma evenals een controle op de bouwkundige staat van de huisjes o.l.v. Joop Kaiser. 6) Verdere stroomlijning verkoop huisjes Er is veel ervaring opgedaan met de verkoop van de huisjes. In overleg met de coördinator, de taxatiecommissie en de groencommissie is de procedure voor de verkoop op een aantal punten meer op elkaar afgestemd en er zijn verschillende nieuwe elementen toegevoegd. Bij de taxatie van de huisjes komt meer het accent te liggen op de bouwkundige staat; Er zijn aanpassingen voorgesteld in de tuintaxatie waarbij gelet wordt op de aanleg van de tuin en op de diversiteit van de beplanting. Bij overschrijding van de norm van 40 m² bestrating levert dit een negatieve waarde op in de taxatie en hetzelfde geldt voor de te hoge bomen, als die hinder veroorzaken naar buren;

4 De eigenaar zal voortaan afval/puin verwijderd moeten hebben, voordat een huisje in de verkoop kan worden gebracht; Er wordt voorzien in vroegtijdig contact met kandidaat-leden en er is motivatieformulier; Er komt begeleiding van leden. Nieuwe leden kunnen geen volledige kaalslag meer plegen van de tuin. Er zal overleg zijn met de groencommissie over bijv. behoud van bijzondere planten, struiken en bomen. Leden krijgen de tuin in gebruik van de vereniging en daar mogen eisen aan gesteld worden. Het aanzien van ons complex is van groot belang. De procedure zal binnenkort aan de leden worden toegestuurd en men kan hierop reageren. 7) Groenbeheer In 2015 vindt opnieuw tuincontrole plaats. De groencommissie zal twee tuinpaden bezoeken en volgend jaar de andere twee. Tuinen die eerder negatief werden beoordeeld, staan daarnaast dit jaar op het programma evenals een kennismakingsbezoek aan tuinen met een nieuwe eigenaar. Er komt een plan voor herbeplanting o.a. de parkeerplaats. 8) Communicatiecommissie Activiteiten voor dit jaar zijn: Stroomlijning van borden op het complex met ons nieuwe logo (winkel, kantine) en er is een nieuwe vlag in de maak ter vervanging van de oude; Organisatie van de open dag op 30 mei met Dorrepaal (feestelijke aankleding, bewegwijzering, kraampjes?). Daarbij aandacht voor de contacten met de bewoners van de wijk Leeuwenbergh. De commissie zal hiervoor een werkgroepje met verschillende leden instellen; Afronding project foto's van leden en partners met een overzicht per pad in de kantine. Dit project is van belang voor het al eerder genoemde verenigingsgevoel; Leeuwenbergh t-shirts (in ontwikkeling). 9) Kantine- en recreatiecommissie De kantineen recreatiecommissie is gevraagd dit jaar wat meer leven in de brouwerij te brengen bijv. met lezingen over onderwerpen, die ertoe doen. Misschien af en toe een aangeklede borrel met muziek op een zomerse zaterdag. Het initiatief moet van de commissie en de leden komen. Inmiddels wordt er geschaakt en er bestaan plannen voor klaverjassen. 10) Voorbereiding lustrum 2016 Graag willen wij het 35- jarig bestaan in 2016 vieren met een aantal feestelijke activiteiten. Het is zaak daar tijdig mee te beginnen. Met de communicatiecommissie en met de kantineen recreatiecommissie is overleg over de voorbereiding. De beide commissies zullen nauw bij de organisatie van het lustrum worden betrokken. Wij willen beginnen in mei met een of twee brainstorm-sessies met een aantal leden, die ervaring hebben met evenementen. Doel is om allerlei ideeën op te doen. In de Bestuursmededelingen van maart hebben wij leden gevraagd om zich aan te melden of ideeën te leveren. Vervolgens gaan we met de beide commissies bekijken hoe we aan die ideeën verder vorm kunnen geven. We hopen voor de zomer over te kunnen gaan tot de instelling van een aparte lustrumcommissie. De voorlopige taakstelling van deze commissie is: 1) Het organiseren van een programma met een of meer sfeervolle festiviteiten met muziek, eten, drinken. Eventueel wordt daarbij een apart kinderprogramma georganiseerd. 2) We willen ook de buitenwereld erbij betrekken. En bijvoorbeeld een open dag voor de buren van de wijk Leeuwenbergh organiseren (waarbij we uitgaan van samenwerking met Dorrepaal). 3) Met als inspiratie op de "Tuinen van Leeuwenberg' bedenken van een blijvende herinnering aan het 35-jarig bestaan van ons tuinenpark. 4) In aanloop naar het lustrum wordt met de redactie van TvL bekeken hoe via de

5 nieuwsbrieven aandacht aan 35 jaar Leeuwenbergh kan worden besteed. 5) We zullen het archief doornemen op hoogtepunten: feestelijke activiteiten, die in het verleden hebben plaatsgevonden en wellicht de moeite waard zijn voor het programma in ) We gaan na of sponsoring van activiteiten mogelijk is. Wij roepen hierbij leden op, die het leuk vinden en bereid zijn om dit lustrum te helpen organiseren, om zich aan te melden.