Kwaliteitsborging van medische systemen. Praktische gids voor een goede aanpak

Transcriptie

1 Kwaliteitsborging van medische systemen Praktische gids voor een goede aanpak

2 Colofon Kwaliteitsborging van medische systemen Praktische gids voor een goede aanpak is een uitgave van de NVZ vereniging van ziekenhuizen. Postbus GR Utrecht Telefoon Fax Ontwerp Studio Flip, Druk GVO grafisch bedrijf, Veenendaal Bestellingen Deze uitgave kunt u onder vermelding van het gewenste aantal en het publicatienummer uitsluitend schriftelijk/per mail bestellen bij: NVZ vereniging van ziekenhuizen Meldpunt Publicaties Postbus GR Utrecht Fax meldpuntpublicaties@nvz-ziekenhuizen.nl Aan uw bestelling zijn kosten verbonden. NVZ 2004 Niets in deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever verveelvoudigd en/of openbaar worden gereproduceerd door middel van druk, fotokopie, microfilm, beeldplaat, magnetische schijf of band, opslag in een voor derden toegankelijk raadpleegsysteem, of op welke andere wijze dan ook, elektronisch, mechanisch of anderszins. Dit verbod betreft tevens de gehele of gedeeltelijke bewerking. Uitzondering vormt uitsluitend hetgeen in de Auteurswet bepaald is met betrekking tot het Reprorecht.

3 Kwaliteitsborging van medische systemen Praktische gids voor een goede aanpak

4

5 Inhoudsopgave Voorwoord 1 1. Inleiding 3 2. Praktische gids kwaliteitsborging medische systemen 5 3. Beleidsplan medische technologie 7 4. De verantwoordelijke medische technologie 9 5. Positionering instrumentatie afdeling Een gecertificeerd kwaliteitssysteem Communicatie met (poli)klinische afdelingen Het (elektronisch) beheerssysteem Prestatie-indicatoren Dankwoord 23

6

7 Voorwoord Een van de speerpunten van de NVZ vereniging van ziekenhuizen is het streven naar een kwalitatief hoogwaardige zorgverlening. Deze zorgverlening moet aan hoge eisen voldoen, waarbij prioriteit wordt gegeven aan patiëntveiligheid. Daarbij wordt aan de toepassing van medische technologie als essentieel onderdeel van de directe patiëntenzorg een pakket van kwaliteitseisen gesteld. Ter ondersteuning van haar leden heeft de NVZ daarom in 2003 een themabijeenkomst georganiseerd over Kwaliteitsborging rondom medische apparatuur. Eén van de conclusies was dat de NVZ-leden behoefte hebben aan een praktische handreiking om een plan van aanpak te kunnen formuleren, dat uiteindelijk moet leiden tot een kwaliteitssysteem rondom het gebruik van medische apparatuur. De NVZ heeft daarop de handen ineen geslagen met de deskundige deelnemers aan de themabijeenkomst: de werkgroep Coördinatie Instrumentatie Beheer Ziekenhuizen (CIBZ), het Nederlands Instituut voor Accreditatie van Ziekenhuizen (NIAZ), TNO en de KEMA. Op basis van de ISO 9001:2000- norm is een gids ontwikkeld voor de implementatie van een kwaliteitssysteem voor Medisch Instrumentele Diensten. Dit kwaliteitssysteem voldoet aan de NIAZ-norm en is afgestemd op het NIAZ-referentiekader. Het laatste wordt door de NVZ van belang geacht, omdat de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) in juli 2003 heeft aangegeven dat zij de NIAZaccreditatie als een indicator beschouwt dat het geaccrediteerde ziekenhuis aan de regels van good practice voldoet. Voor de totstandkoming van dit implementatiemodel is gebruik gemaakt van de kennis en ervaringen van het Jeroen Bosch Ziekenhuis en het Leyenburg Ziekenhuis. Deze ziekenhuizen heeft de IGZ als good practice bestempeld. Ik verwacht dat deze praktische handleiding uw gids zal zijn bij het opstellen van een plan van aanpak om tot een aantoonbare verbetering te komen rondom het gebruik van medische apparatuur. Ik wens u daar dan ook veel succes bij! J.M. Leemhuis-Stout, voorzitter 1

8 2

9 1. Inleiding In 2001 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) bij alle Nederlandse ziekenhuizen een schriftelijk onderzoek verricht naar de kwaliteitsborging inzake het gebruik en beheer van medische apparatuur. Bij een twintigtal ziekenhuizen is deze enquête gevolgd door een visitatie. Eind 2002 heeft de IGZ het rapport met de onderzoeksresultaten vrijgegeven. Dit rapport toonde aan dat de situatie dringend verbetering behoeft; de IGZ heeft daarvoor acht aanbevelingen gedaan. Deze acht aanbevelingen zijn de basis van Kwaliteitsborging medische systemen - Praktische gids voor een goede aanpak, die een situatie schetst waarmee aan de door de IGZ gestelde eisen kan worden voldaan. In de kaders staan de belangrijkste aanbevelingen van het IGZ-rapport met een korte uitleg. 3

10 4

11 2. Praktische gids kwaliteitsborging medische systemen De trend naar meer afhankelijk worden van de zorg van technologische ontwikkelingen maakt het noodzakelijk dat ziekenhuizen, meer nog dan vroeger, aandacht geven aan de kwaliteitsborging van medische apparatuur. Door het nemen van een zevental maatregelen worden alle belangrijkste aanbevelingen van de IGZ overgenomen. Onderstaande tabel laat het verband zien tussen de maatregelen en de aanbevelingen. Het aantal plussen geeft sterkte van de relatie tussen aanbeveling en maatregel aan. Maatregelen beleid medische apparatuur risico management verantwoordelijkheidsstructuur acceptatie en vrijgifte introductie / gebruiksaanwijzing apparatuurbeheerssysteem (achterstand) preventief onderhoud opslag medische apparatuur 1. Beleidsplan Medische Technologie 2. Verantwoordelijke medische Technologie Positionering instrumentatie afdeling Gecertificeerd kwaliteitssysteem Communicatie met (poli)klinische afdelingen (elektronisch) beheerssysteem Prestatie indicatoren

12 De eerste drie strategische maatregelen zijn van beleidsmatige c.q. organisatorische aard. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de Raad van Bestuur tezamen met de Medische Staf. Maatregel 4. en maatregel 5. liggen meer op het tactische vlak en dienen te worden uitgevoerd op lokaal niveau. Dat maakt de leidinggevende van de instrumentele afdeling tot verantwoordelijke. De laatste twee maatregelen betreffen beheer en voor de uitvoering ervan is de leidinggevende van de instrumentele afdeling eveneens verantwoordelijk. 6

13 3. Beleidsplan medische technologie Kwaliteitsbeleid rond medische apparatuur: onvoldoende waarborging Noodzakelijke maatregel: De Raad van Bestuur is ervoor verantwoordelijk dat het ziekenhuis beschikt over een operationeel kwaliteitsbeleid met betrekking tot medische apparatuur. Een dergelijk kwaliteitsbeleid dient zich uit te strekken tot alle betrokken diensten en afdelingen. Oplossingsrichting: Beleid Het ziekenhuis organiseert de zorgverlening op zodanige wijze, voorziet het ziekenhuis zowel kwalitatief als kwantitatief zodanig van medische apparatuur, en draagt zorg voor een zodanige verantwoordelijkheidstoedeling, dat een en ander leidt of redelijkerwijs moet leiden tot een verantwoorde zorg. Er dient een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg te zijn. Er dient een ziekenhuisbreed kwaliteitssysteem aanwezig te zijn waarin duidelijk staat waar de volgende partijen voor verantwoordelijk zijn; Raad van Bestuur, Medische staf, Instrumentele Afdeling, andere afdelingen die betrokken zijn bij medische apparatuur (bijvoorbeeld; Inkoop, Hygiëne & Infectie Preventie) en gebruikers van medische apparatuur. De basis voor het verantwoord omgaan met medische apparatuur, of beter nog medische technologie, is het vaststellen van een beleidsplan medische technologie. Een dergelijk beleidsplan heeft een directe relatie met het ziekenhuisbeleidsplan en besteedt aandacht aan aspecten die voor de toepassing van medische technologie van belang zijn. Tot deze aspecten behoren in elk geval: De wijze waarop het investeringsplan tot stand komt. De wijze van beheer van medische inventaris. De relatie met de ziekenhuisbrede kwaliteitssysteem. De wijze waarop applicatieondersteuning wordt verleend. 7

14 Hoe wordt omgegaan met de veiligheid rondom het gebruik van medische apparatuur. Hoe ongevalmeldingen met medische apparatuur worden verwerkt. De aanwezige aantoonbare deskundigheid inzake medische technologie in relatie tot de uit te voeren taken. De afstemming tussen medische technologie en ICT. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de totstandkoming van een beleidsplan medische technologie. Het plan moet de goedkeuring dragen van de medische staf en het ziekenhuismanagement. Het beleidsplan wordt bij voorkeur opgesteld door een ziekenhuisfunctionaris met inhoudelijke kennis van de materie en een goede kennis van de ziekenhuisorganisatie. Daarbij valt te denken aan een klinisch fysicus of leidinggevende van de afdeling medische instrumentatie. 8

15 4. De verantwoordelijke medische technologie Risicomanagement in ziekenhuizen ten aanzien van medische apparatuur onvoldoende ontwikkeld Noodzakelijke maatregel: De Raad van Bestuur dient er voor zorg te dragen dat risicomanagement onderdeel wordt van het bedrijfsproces van het ziekenhuis. Ten aanzien van medische apparatuur verwacht de inspectie binnen een jaar van elk ziekenhuis een plan van aanpak om dit te realiseren. Ziekenhuizen dienen visitatierapporten van schadeverzekeraars en specialistische beroepsverenigingen te benutten om de kwaliteitsborging rond medische apparatuur te verbeteren. Oplossingsrichting: Beleid Er dient een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg te zijn. Het ziekenhuis dient volgens de wet ook doeltreffend, doelmatig en patiëntgericht te functioneren. De bedrijfsprocessen dienen deze aspecten te waarborgen. De aansturing tot verbeteringen van de kwaliteit dient plaats te vinden door onder andere risicomanagement. Benoem een managementproces met daarin de vermelding van de activiteiten die betrekking hebben op een beleidscyclus, klachtenafhandeling, interne en externe audits (waaronder die van de inspectie, schadeverzekeraars en beroepsverenigingen), klantentevredenheid onderzoek en bewaking en verbetering door middel van indicatoren. De eindverantwoordelijkheid voor de medische systemen ligt bij de Raad van Bestuur. Deze kan verantwoordelijkheden betreffende de beschikbaarstelling, het gebruik en het beheer delegeren aan onderscheiden afdelingen en/of personen. De Raad van Bestuur kan daarbij een verantwoordelijke medische systemen aanwijzen. Deze functionaris heeft als minimaal hbo denkniveau. Met name voor deskundig toezicht op applicatieondersteuning en het gebruik van ioniserende straling verdient een academisch denk- en 9

16 werkniveau de voorkeur. Daardoor is het ook mogelijk een gelijkwaardige gesprekspartner te zijn van de betrokken medisch specialisten die de belangrijkste verantwoordelijken zijn voor de toepassing van het medische systeem. Lidmaatschap van de medische staf wordt gezien als een belangrijke voorwaarde om optimaal te kunnen functioneren. Inhoudelijke kennis van het vakgebied medische technologie is vereist en eveneens worden hoge eisen gesteld aan sociale vaardigheden zoals het opbouwen van een netwerk. De opleiding tot klinisch fysicus zoals uitgewerkt door de Nederlandse Vereniging voor Klinische Fysica sluit goed aan bij dit profiel. De Raad van Bestuur benoemt de verantwoordelijke medische systemen. Gezien het belang van een staflidmaatschap voor het functioneren verdient het aanbeveling de functionaris voor te dragen voor toelating tot de medische staf. De Raad van Bestuur stelt het profiel op van de functionaris, stemt dit af met de medische staf en stelt de vacature. 10

17 5. Positionering instrumentatie afdeling Verantwoordelijkheden binnen het ziekenhuis ten aanzien van de medische apparatuur onduidelijk: risico voor de patiënt Noodzakelijke maatregel: Het management van de ziekenhuizen dient de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Instrumentele Dienst en andere afdelingen in het proces van aanschaf, introductie, onderhoud, beheer en gebruik van medische apparatuur expliciet vast te leggen. Met name moet meer aandacht worden besteed aan het proces van aanschaf en aan de introductie van medische apparatuur bij gebruikers op de afdeling. Oplossingsrichting: Beleid De Instrumentele Afdeling verzorgt de instandhouding van de beschikbaarheid van medische apparatuur en bevordert het doelmatig, juist en veilig gebruik ervan. De veiligheid van de patiënt en medewerker van het ziekenhuis moet geborgd zijn. De Instrumentele Afdeling is verantwoordelijk voor een correcte werking van medische apparatuur. De gebruiker is verantwoordelijk voor een correct gebruik van medische apparatuur. De plaats van een afdeling in een organisatie draagt in belangrijke mate bij aan het functioneren van die afdeling. Voor een afdeling die verantwoordelijk is voor het beheer en de toepassing van medische apparatuur, geldt dat ze daarmee direct invloed uitoefent op de (kwaliteit van de) behandeling van patiënten. Een logisch gevolg is een organisatorische plaatsing dicht bij patiëntgerichte afdelingen. Dit vereenvoudigt de netwerkmogelijkheden en brengt de afdeling dichter bij de cultuur en manier van denken van haar klanten. Gezien de autoriteit die nodig is om het scala aan patiëntgerichte afdelingen volgens uniforme procedures te laten werken, dient de instrumentele afdeling zelf voldoende hoog in de organisatie te zijn gepositioneerd, ten minste gelijkwaardig aan patiëntgerichte afdelingen. Verder is een onafhankelijke opstelling tegenover patiëntgerichte afdelingen van belang. 11

18 In de praktijk zijn veel instrumentele afdelingen gepositioneerd binnen het zogenaamde facilitaire deel van de organisatie, vaak als onderdeel van de Technische Dienst. Gezien de beheerstaken van de afdeling is dit een logische keuze. Verwacht de organisatie echter meer op het gebied van applicatieondersteuning, dan ligt een positionering vergelijkbaar met die van laboratoria en ziekenhuisfarmacie meer voor de hand. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de positionering van de instrumentele afdeling. Deze moet in overeenstemming zijn met de gekozen taakstelling van de afdeling. 12

19 6. Een gecertificeerd kwaliteitssysteem Hiaten in uitvoering proces rond medische apparatuur: procedures rond acceptatie en vrijgifte vaak afwezig Noodzakelijke maatregel: Ziekenhuizen dienen een acceptatieprocedure voor medische apparatuur en een vrijgifteprocedure voor ingebruikneming van medische apparatuur op te stellen. De gegevens van de acceptatietest van medische apparatuur dienen te worden vastgelegd en de vrijgifte dient te zijn geformaliseerd. Oplossingsrichting: Kwaliteitssysteem Binnen het proces Introductie dient een activiteit te zijn benoemd met betrekking tot de acceptatie en vrijgifte. Werk deze activiteiten uit in een procedure, geef duidelijk aan wat je wil bereiken met de activiteiten en dat de onderzoekresultaten van acceptatie worden gearchiveerd. Binnen het proces Reparatie en Onderhoud vindt weer een vrijgifte plaats, werk deze activiteit ook uit in een procedure. Hedendaagse instrumentele afdelingen zijn complexe afdelingen waar het woord routine geenszins van toepassing is. De diversiteit aan problemen en werkzaamheden maakt medewerkers sterk afhankelijk van communicatie, zowel onderling als met de klanten. Deze situatie noodzaakt het maken van afspraken. Een kwaliteitssysteem kan gezien worden als een verzameling afspraken die vastgelegd zijn zodat de medewerkers onderling en ook de klant inzicht hebben in de werkwijze van de instrumentele afdeling. Het doel van een kwaliteitssysteem is de aanwezige kwaliteit te borgen (kwaliteit onafhankelijk van toevallige klant of medewerker) en een cultuur van voortdurende verbetering te bewerkstelligen. Bij voorkeur wordt aangesloten bij een procesgericht kwaliteitssysteem volgens de ISO 9001:2000 of NIAZ-kwaliteitsnormen. De belangrijkste processen binnen een instrumentele afdeling zijn hierna schematisch weergegeven. 13

20 begeleiding bij investeringen managementprocessen materialenbeheer aanschaf en implementatie training en instructie klinische assistentie preventief onderhoud correctief onderhoud modificatie verwijdering Uit praktische overwegingen kan het aanschafproces worden opgedeeld in aanschaf en introductie (is implementatie) van medische apparatuur. Bij onderhoud kunnen preventief en correctief onderhoud onderscheiden worden. Organisatieondersteunende activiteiten zoals werving en selectie, werkbesprekingen, beheer van documenten, etc. kunnen worden samengevoegd in managementprocessen. Hierin wordt ook de cyclus voor verbetering, de jaarplanprocedure en de uitgave van een jaarverslag beschreven. Introductie en gebruiksaanwijzingen op de afdeling onvoldoende: risico voor de patiënt Noodzakelijke maatregel: Ziekenhuizen dienen binnen één jaar na het bezoek van de Inspectie procedures op te stellen voor de introductie van nieuwe apparatuur op afdelingen van het ziekenhuis. Hierin dienen de verantwoordelijkheden te zijn uitgewerkt. De inspectie adviseert de Instrumentele Dienst bij de introductie van medische apparatuur meer te betrekken dan nu het geval is. Er dient vast te liggen welke medewerkers bevoegd en bekwaam zijn in het bedienen van apparatuur. In ziekenhuizen dienen de door fabrikanten geleverde Nederlandstalige gebruikersinstructies bij medische apparatuur aanwezig te zijn. Geadviseerd wordt de Instrumentele Dienst hierin een bewakende rol te geven. 14

21 Oplossingsrichting: Kwaliteitssysteem Binnen het proces Introductie dient een activiteit te zijn benoemd met betrekking tot de instructie voor de gebruiker. Werk deze activiteit uit in een procedure, geef duidelijk aan wat je wilt bereiken met de activiteit en dat de gebruikshandleidingen worden gearchiveerd, zodat deze beschikbaar zijn als dat nodig blijkt. De implementatie van een kwaliteitssysteem voor een instrumentele afdeling vergt een langdurig arbeidsintensief traject. Op basis van eerdere ervaringen in een aantal ziekenhuizen is het advies hierbij ondersteuning te vragen van (externe) professionele adviseurs, de kwaliteitsafdeling van het ziekenhuis en vergelijkbare afdelingen in andere ziekenhuizen. De afdeling zelf blijft verantwoordelijk voor het implementatieproces. Het ongewijzigd overnemen van procesbeschrijvingen en procedures van anderen wordt met het oog op locale cultuur en noodzakelijke betrokkenheid van de medewerkers sterk afgeraden. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de implementatie c.q. instandhouding van een kwaliteitssysteem voor de instrumentele afdeling. Hij geniet daarbij de volledige steun van de Raad van Bestuur. De leidinggevende van de instrumentele afdeling benoemt een functionaris die zorg draagt voor de ontwikkeling en implementatie van een kwaliteitssysteem voor de afdeling. Bij voorkeur maakt de functionaris deel uit van deze afdeling en bezit hij inhoudelijke kennis van het takenpakket. Een afbreukrisico van deze constructie is dat de functionaris onvoldoende tijd kan vrijmaken om de noodzakelijke werkzaamheden op te pakken. 15

22 16

23 7. Communicatie met (poli)klinische afdelingen Ruimtelijke voorzieningen voor een veilige opslag van medische apparatuur onvoldoende Noodzakelijke maatregel: Ziekenhuizen dienen te zorgen voor een verantwoorde en veilige opslag van kwetsbare en dure apparatuur. Oplossingsrichting: Kwaliteitssysteem en organisatie Binnen het proces aanschaf en/of introductie dient een activiteit te zijn benoemd met betrekking tot het rekening houden met bouwtechnische voorzieningen. Werk deze activiteit uit in een procedure, geef duidelijk aan wat je wil bereiken met de activiteit en geef aan dat er voldoende veilige opslag voor kwetsbare, dure en gevaarlijke apparatuur aanwezig is. De instrumentele afdeling is de spin in het web van de medische technologie. Medische technologie wordt ingezet voor onderzoek en behandeling van patiënten. Communicatie tussen de instrumentele afdeling en de patiëntgerichte afdelingen is essentieel voor het goed functioneren van de instrumentele afdeling. Zoals eerder aangegeven speelt de positionering van de instrumentele afdeling daarbij een belangrijke rol. De spelregels van de communicatie zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem en afspraken die hiervoor in het ziekenhuis zijn gemaakt. Verder dient de afdeling over voldoende middelen te beschikken om communicatie te faciliteren, zoals mobiele telefonie, communicatie, gespreksruimten en brochures over de werkzaamheden van de instrumentele afdeling. Dienstverleningsovereenkomsten (SLA - service level agreement) kunnen de relatie tussen dienstverlener en klant verzakelijken. Dit past in het beeld van de moderne ziekenhuisorganisatie. Naast een zakelijke relatie is ook wederzijds vertrouwen van belang bij het verstrekken van gevoelige informatie om tijdig de juiste preventieve maatregelen te kunnen nemen bij een incident of bijna-ongeval. 17

24 Het geniet de voorkeur alle medewerkers met een technische achtergrond, die zich professioneel met medische technologie bezig houden, binnen één organisatorische eenheid (de instrumentele afdeling) onder te brengen. Dit vereenvoudigt de onderlinge communicatie en garandeert een uniforme aanpak van medisch technologische vraagstukken. In veel ziekenhuisorganisaties nemen de laboratoria en de afdeling radiodiagnostiek een bijzondere plaats in. Het risico bestaat daarbij dat kennis en kunde van de instrumentele afdeling niet benut worden voor deze kapitaalsintensieve afdelingen terwijl het juist de grote hoeveelheid en diversiteit aan medische apparatuur zijn die de bijzondere positie lijken te rechtvaardigen. Een tussenoplossing is detachering vanuit de instrumentele afdeling. Ook hier is het gevaar van het ontstaan van een eigen koninkrijk met gevolgen voor communicatie, continuïteit van dienstverlening en uniforme aanpak van medisch technologische vraagstukken groot. De leidinggevende van de instrumentele afdeling is verantwoordelijk voor een goede communicatie tussen zijn afdeling en de patiëntgerichte afdelingen. De medewerkers van de instrumentele afdeling geven uitvoering aan de communicatie met de patiëntgerichte afdelingen. Een goede communicatie wordt onder andere bereikt door een evenwichtige verdeling tussen aanwezigheid op de eigen afdeling en in de kliniek. 18

25 8. Het (elektronisch) beheerssysteem Hiaten in beheerssysteem van medische apparatuur Noodzakelijke maatregel: Ziekenhuizen dienen binnen een jaar na het bezoek van de Inspectie het apparatuurbeheerssysteem te actualiseren, zodat continu een actuele database beschikbaar is waarin alle relevante gegevens nodig voor het verantwoord beheer en onderhoud van medische apparatuur is opgeslagen. Oplossingsrichting: Organisatie Er dient een apparatuurbeheerssysteem aanwezig te zijn dat alle noodzakelijke gegevens eenvoudig kan opslaan en ook weer beschikbaar kan stellen. Het grote aantal inventarisobjecten dat tot het apparatuursysteem behoort, kan niet meer (efficiënt) in een papieren archief worden beheerd. Om die reden beschikt de instrumentele afdeling over een elektronisch beheerssysteem op basis van een moderne database toepassing. Bij de selectie van een (nieuw) systeem moeten de volgende uitgangspunten in overweging genomen te worden: Het is een professioneel ontworpen systeem (het in eigen beheer ontwikkelen van een dergelijk systeem is niet meer van deze tijd). Het systeem maakt gebruik van standaard hardware en draait in een standaard software-omgeving (MS Windows, Oracle, MS Access, etc.). Het systeem wordt gedragen door de medewerkers van de instrumentele afdeling. Het systeem kan gekoppeld worden aan andere beheerssystemen die in het ziekenhuis in gebruik zijn. Elk beheerssysteem voor medische inventaris voldoet aan de volgende eisen: Er is een stamkaart waarin voor elk object de volgende gegevens opgenomen kunnen worden: - omschrijving en categorie-indeling; - identificatie (inventarisnummer, fabrikant, typeaanduiding); 19

26 - aanschafgegevens (leverancier, jaar, waarde); - gebruiksgegevens (afdeling, locatie, wijze van onderhoud). Laagdrempelige (simultane) toegang voor alle medewerkers van de instrumentele afdeling. De mogelijkheid om preventief onderhoud te plannen en de voortgang ervan te bewaken. De mogelijkheid om na elke onderhoudsactie de essentiële gegevens vast te leggen (zogenaamde logboekfunctie). De mogelijkheid om naar eigen inzicht rapportage samen te stellen. Toegangsbeveiliging tot het systeem. Belangrijke opties die bij de selectie overwogen kunnen worden zijn: Een applicatie voor orderregistratie en voortgangbewaking waarbij een koppeling gemaakt wordt met het apparatuurgedeelte. De mogelijkheid te werken met diverse bevoegdheidniveaus. De mogelijkheid patiëntgerichte afdelingen inzage te geven in de gegevens. Een exportmogelijkheid voor Excel, Word en Access. Het hoofd van de instrumentele afdeling is verantwoordelijk voor de selectie van het beheerssysteem voor medische apparatuur. Medewerkers van de instrumentele afdeling zijn bevoegd gebruik te maken van het beheerssysteem voor medische apparatuur. Informatie uit het beheerssysteem voor medische apparatuur staat ter beschikking van het ziekenhuismanagement. 20

27 9. Prestatie-indicatoren Achterstanden in preventief onderhoud: risico voor de patiënt Noodzakelijke maatregel: Ziekenhuizen dienen binnen een jaar na het bezoek van de Inspectie een beleid voor het preventief onderhoud van medische apparatuur opgesteld en geïmplementeerd te hebben. Preventief onderhoud dient navolgbaar en afgestemd te zijn met gebruikers. Oplossingsrichting: Organisatie Binnen het proces Onderhoud dient een activiteit te zijn benoemd met betrekking tot inventarisatie van het noodzakelijke onderhoud, de uitvoering en de bewaking. Werk deze activiteiten uit in procedures, geef duidelijk aan wat je wilt bereiken met de activiteit en zorg dat de noodzakelijke gegevens worden gearchiveerd, zodat deze beschikbaar zijn als dat nodig blijkt. Er dient voldoende fte/budget te zijn om het noodzakelijke preventieve onderhoud te kunnen uitvoeren. Het is ook wenselijk dat dit systeem de mogelijkheid biedt om controle door middel van indicatoren mogelijk te maken. Het gebruik van prestatie-indicatoren om de output van een organisatie te monitoren is de laatste jaren ook doorgedrongen in de ziekenhuiswereld. Kwaliteitssystemen zoals die volgens de nieuwe ISO- en NIAZ-normen maken er gebruik van. Recentelijk hebben IGZ, de Orde van Medisch Specialisten (Orde), de Vereniging van Academische Ziekenhuizen (VAZ) en de NVZ gezamenlijk een set prestatie-indicatoren voor ziekenhuizen bekend gemaakt. In deze set zitten nog geen indicatoren die door een instrumentele afdeling moeten worden aangeleverd. Ze worden wel ontwikkeld en dienen om de kwaliteit van de output te kunnen beoordelen. Deze prestatieindicatoren moeten aan de volgende randvoorwaarden voldoen: Ze moeten relevant zijn voor de werkzaamheden van de instrumentele afdeling. Ze moeten eenvoudig verkregen kunnen worden, bijvoorbeeld uit het elektronisch beheerssysteem. 21

28 Ze moeten beïnvloedbaar zijn, bijvoorbeeld door aanpassing van werkwijzen. Ze moeten tijdig informatie verschaffen over veranderingen in de output van de instrumentele afdeling. Naast de hierboven behandelde prestatie-indicatoren kunnen ook andere gegevens een indicatie geven van de kwaliteit van de output van een instrumentele afdeling. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de resultaten van een klanttevredenheidsonderzoek dat op initiatief van de instrumentele afdeling wordt uitgevoerd. Ook kunnen de publicaties van de commissie Meldingen Incidenten Patiëntenzorg (MIP) en verzekeraars als Centramed en MediRisk voor dit doel gebruikt worden. Het principe van de balance scorecard biedt een uitgelezen mogelijkheid de prestaties tegen de kosten af te wegen. De leidinggevende van de instrumentele afdeling is verantwoordelijk voor de toepassing van prestatie-indicatoren om de output van diens afdeling te meten. De Raad van Bestuur is er verantwoordelijk voor dat ziekenhuisafdelingen (meer) met prestatie-indicatoren werken. Medewerkers van een instrumentele afdeling zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van juiste informatie op basis waarvan de prestatie-indicatoren worden opgesteld. 22

29 10. Dankwoord Deze uitgave had niet tot stand kunnen komen zonder de bijdragen van deskundigen op het gebied van medische technologie. De NVZ wil dan ook met nadruk de hierna genoemde personen vriendelijk danken voor hun medewerking: dr. A.J.J. Maas, cluster Klinische Fysica Jeroen Bosch Ziekenhuis ing. G.H.A. de Vries, Instrumentele Dienst Klinische Fysica Ziekenhuis Leyenburg dr. L.S. Jonker (Advysica), Klinisch Fysische dienstverlening Namens Coördinatie Instrumentatie Beheer Ziekenhuizen (CIBZ: ing. J.W.H. Gradussen, manager ID-West/ ID-lab Universitair Medisch Centrum St. Radboud, Namens de CIBZ ing. W.J.E. Middelink, hoofd Techniek, Ziekenhuis Rivierenland Tiel Namens de CIBZ ing. B.H. Scholten, Nederlandse Vereniging voor Technisch facilitair management in de Gezondheidszorg (NVTG) 23

30 Voor informatie, ondersteuning bij het implementatieproces of accreditering dan wel certificering van uw kwaliteitssysteem kunt u contact opnemen met onderstaande deskundigen van het NIAZ, TNO en KEMA: drs. F.V.M.J. van der Heijden (NIAZ), adviseur Kwaliteit en Doelmatigheid ir. R.J. den Adel (TNO), adviseur/projectleider Technologie in de Gezondheidszorg drs. C.G.M. Verhoeckx (KEMA Quality B.V.), adviseur kwaliteitszorg zorgsector 24

31

32 Postbus GR Utrecht T F E nvz@nvz-ziekenhuizen.nl W