De mededelingen van onze zusterclubs gaan voortaan naar Martin die bepaalt of het zinvol is deze onder de aandacht te brengen van onze leden.

Transcriptie

1 Beknopt verslag van de bestuursvergadering op 9 juni Locatie: Huis Douwe Bosma Als plaatsvervangend voorzitter heet Douwe de heer Martin Brands welkom in het bestuur. Martin neem de taak van PR over van Simone Taapken, en heeft daarnaast de eindverantwoordelijkheid voor het website gebeuren. Simone neemt de taak van Mieke Stijweg over als hoofd van de evenementencommissie. Voorts gaf Simone aan door omstandigheden geen zitting meer kan nemen in het komende verenigingsjaar. Aan haar opvolging wordt gewerkt. Marjolein verhuist naar Cambodja. Er zal een oproep op de website worden gedaan voor gegadigden van haar functie (penningmeester en ledenadministratie). De mededelingen van onze zusterclubs gaan voortaan naar Martin die bepaalt of het zinvol is deze onder de aandacht te brengen van onze leden. Leden die voor het lopende verenigingsjaar hun lidmaatschapsgeld nog niet hebben betaald worden aangespoord dit alsnog te doen. Iedereen krijgt in het nieuwe verenigingsjaar een nota toegezonden. De evenementencommissie krijgt de opdracht om een centraal meldpunt aan te leggen voor ziekenbezoek. Er komt een protocol hoe te handelen door het bestuur bij overlijden. Via de rode knop zal regelmatig een mini enquête worden gehouden met vragen over het clubgebeuren. De edities van het Magazine worden na 2 jaar verwijderd. Er is financieel quitte gespeeld met het koningsfeest. Voor het lustrumfeest in januari 2015 zijn enkele locaties genoemd die zullen worden bezocht. De komende bestuursvergadering op 21 juli zal gehouden worden op een van de genoemde plekken. Er wordt gestreefd om een topartiest voor die gelegenheid uit Nederland te laten komen. De interesse in de borrelavonden bij de Varuna zullen we over een tijdvak van een jaar bekijken, afgezien van klachten over de bereikbaarheid. De evenementencommissie heeft voor de komende maanden de invulling van de borrelavonden rond. Ad hoc zal er worden besloten welke goede doelen wij bij evenementen in gedachten hebben. Het golftoernooi van de vereniging zal naar Mieke Stijweg worden genoemd. Kort verslag van de bestuursvergadering van de NVTP op 14 april 2014 t.h.v. Lourens van den Bosch (Grand Condotel 2 E ). Aanwezig: Marjolein Bakker, Lourens van den Bosch, Lodewjik Lagemaat, Mieke Stijweg en Hubert van Zanten Afwezig met kennisgeving: Douwe Bosma, Piet van den Broek, Simone Taapkens De actielijst met punten wordt nagelopen en bijgewerkt. Bij het secretariaat is een Thaise vertaling binnen gekomen van het draaiboek bij overlijden. Deze vertaling is gemaakt in opdracht van Ton Frankenmolen. Vraag is of deze ook geplaatst kan worden op de website met nuttige informatie, omdat er nog al wat Nederlanders zijn met jongere Thaise vriendinnen/ vrouwen, die de Engelse en Nederlandse taal niet machtig zijn. Besloten wordt de tekst via Douwe door te spelen naar de webmaster van de website van de NVTP, waarbij het belangrijk is dat duidelijk wordt dat het om een niet geautoriseerde vertaling van een nuttig document gaat. 1

2 De andere binnnengekomen en verzonden worden voor kennisgeving aangenomen. Penningmeester geeft overzicht van de bijgewerkte ledenlijst per 14 april 201: 178 leden. Zij zal degenen die in 2013 lid waren, maar nog niet betaald hebben, per benaderen en hen wijzen op de mogelijkheid de contributie (12 euro per jaar) op een rekeningnummer van een Nederlandse bank te betalen en het Iban nummer vermelden. Voorts geeft zij een overzicht van de advertentie-inkomsten op de website tot nog toe, alsmede een overzicht van de advertentierekeningen die nog betaald moeten worden. Afgesproken wordt dat zij met een voorstel voor de advertentietarieven voor 2015 zal komen. De organisatie van de website wordt nogmaals kort besproken. Douwe krijgt als eindredacteur van de website alle informatie toegezonden die betrekking heeft op De Rode Knop. Hij zendt dit door naar Martin Brands als executive editor. De evenementen cie en de verschillende clubs die onder de vleugels van de NVTP vallen, moeten hun informatie via Douwe laten lopen, die het doorstuurt naar Martin Brands. Na bewerking stuurt Martin het materiaal door naar Steven van der Ven die het als webmaster plaatst. De aankondigingen worden drie weken van te voren geplaatst. Het maandmagazine blijft onder de verantwoordelijkheid van Piet van den Broek. De lijst met adressen van de leden die de Rode Knop krijgen toegestuurd moet worden opgeschoond en bijgewerkt. Simone en Marjolein hebben hier een taak en zullen hierover terugrapportern. De evenementencommissie geeft een overzicht van de stand van zaken betreffendende de maandelijkse borrel en het koningsfeest. Voor de maandelijkse borrel kan de NVTP per mei a.s. terecht bij de Varuna Yachtclub, een fraaie locatie met billijke prijzen voor de drankjes. Voorts is daar de mogelijkheid voor voldoende beweging, zodat men niet gebonden is aan vaste stoelen. Bali Breeze is afgevallen omdat daar een verbouwing zal plaats vinden met veel stof en lawaai. De organisatie van het koningsfeest staat goed in de stijgers. Een probleem is dat er zich tot nog toe relatief weinig leden hebben opgegeven, waardoor het moeilijk is een goede planning te maken van te bestellen maaltijden, drank, etc. Ook loopt de rommelmarkt nog niet goed bij gebrek aan aangemelde artikelen. Uitgegaan wordt van ongeveer 100 a 125 aanwezigen om quitte te kunnen draaien. Er vindt momenteel een uitgebreide wervingscampagne plaats via de Rode Knop en door middel van flyers op verschillende contactpunten. Een probleem blijft dat men zich doorgaans pas op het laatste moment aanmeldt, terwijl er vaste kosten zijn, zonder garantie dat de uitgaven terug verdiend zullen worden. Het totaal aan vaste kosten bedraagt tot nog toe ruim Baht. Na afloop van het feest zal er een evaluatie door de evenementencie moeten komen met een discussiestuk voor de algemene ledenvergadering om duidelijk te krijgen wat de leden willen en wat er van hen verwacht mag worden. De voorzitter heef een overzicht gemaakt van de verschillende functiebeschrijvingen van de bestuursleden, zodat duidelijk wordt wie wat behoort te doen. Vanwege langdurige afwezigheid in de komende zomermaanden zal Huub aan Douwe Bosma vragen of hij bereid is om tijdens die periode de bestuursvergaderingen voor te zitten. Bij afwezigheid van Lourens tijdens de zomer zal Piet van den Broek waarnemen als secretaris. In de rondvraag stelt Marjolein Bakker de kwestie aan de orde dat de website van de NVTP op een verouderde versie van Joomla draait en dat conversie naar een nieuwere versie noodzakelijk is. Daarom moet aan Steven gevraagd worden wanneer een upgrade naar de nieuwere versie voorzien is. Marjolein vraagt ook door te geven welke leden van de NVTP ernstig ziek zijn, zodat de commissie Lief en Leed daar actie op kan ondernemen. Constactpunt hiervoor is Marjolein Bakker. 16 april 2014, Lourens van den Bosch Verslag bestuursvergadering van 17 maart 2014 Gehouden uur in de Royal Varuna Yachtclub te Pattaya. Aanwezig: Lourens van den Bosch Douwe Bosma, Piet van den Broek, Mieke Stijweg, Simone Taapken, en Hubert van Zanten. Afwezig met kennisgeving: Lodewijk Lagemaat en Marjolein Bakker. 2

3 Secretariaat met ingekomen stukken In deze vergadering worden de resultaten van het overleg over de website kort besproken. Gestreefd wordt naar een duidelijke stroomlijning van de berichtgeving van de NVTP. De Rode Knop verschaft korte informatie over evenementen en activiteiten van de NVTP, alsmede korte zakelijke berichten. Voorts kunnen aankondigingen worden opgenomen van activiteiten die voor onze leden interessant zijn. De vooraankondigingen kunnen zich uitstrekken tot maximaal 3 weken. Het Magazine is bedoeld voor meer uitgebreide verslagen en artikelen die voor onze doelgroep interessant zijn. Mieke Stijweg en Simone Taapken zullen in eerste instantie het materiaal voor de Rode Knop aanleveren en Martin Brands zal de taak van Douwe Bosma als redacteur onder auspiciën van het bestuur overnemen. Bij zijn afwezigheid zal Piet van de Broek het redacteurschap waarnemen. Steven van der Ven zal het toegestuurde materiaal voor de website klaar maken. Douwe Bosma zal als bestuurslid een adviserende taak bij de website houden en in geval van afwezigheid van anderen eventueel tijdelijk invallen. Voorts wordt besloten het materiaal op de website van de NVTP na 14 april op te schonen. Het is niet nodig om de Rode Knop wekelijks te laten verschijnen. In het laagseizoen kan men volstaan met een Rode Knop die eenmaal in de 2 weken verzonden wordt. Wat betreft de oranje menubalk van de website, wordt besloten dat de secretaris van de NVTP als contactpersoon expliciet vermeld wordt, zodat de leden weten dat hij het eerste aanspreekpunt is. Penningmeester In de Rode Knop is tweemaal het verzoek gedaan aan leden die nog niet betaald hebben om hun lidmaatschapsbijdrage te betalen. Besloten wordt dat de penningmeester vanaf 1 april alle leden die nog niet betaald hebben persoonlijk per zal benaderen met een verzoek om te betalen. Voorts zullen niet betalende leden de volle prijs moeten betalen voor activiteiten van de NVTP. Website In de bestuursvergadering van januari 2014 kwam reeds aan de orde wat de richtlijnen zijn voor opname van informatie op de website. Deze worden nogmaals geformuleerd: a) De informatie moet interessant zijn voor onze leden, b) er moet een Nederlands tintje aan zitten, c) onze leden vinden dat deze past binnen de doelstellingen van de NVTP en/of dat zij een culturele waarde heeft, d) Zij mag niet commercieel zijn, e) culturele producties van Nederlandse origine vormen hierop een uizondering, f) informatie over goede doelen kan, mits daarover schriftelijk met het bestuur overlegd is. Het gebruik van mailinglijsten van de NVTP dient aan dezelfde regels te voldoen. Evenementencommissie De evenementen commissie werkt druk aan de voorbereiding van het koningsfeest in de Royal Varuna Yachtclub op 26 april en onderzoekt hoe ze hierbij zoveel mogelijk Nederlanders kan betrekken. Meer informatie hierover zal worden aangeboden onder de Rode Knop, in de Pattaya People, het Thailand Blog en op Flyers en affiches. Er wordt onder meer gewerkt aan een rommelmarkt waarvoor spullen kunnen worden aangeboden. Verschillende sponsoren zullen worden benaderd voor een bijdrage. Voorts wordt besloten om op het koningsfeest het weeshuisproject van Matthieu Corporaal eenmalig te steunen, todat er een explicietere doelstelling is geformuleerd in het huishoudelijk reglement van de NVTP. Besloten wordt het lustrumfeest van de NVTP in januari 2015 te organiseren om zoveel mogelijk overwinteraars bij het evenement te betrekken. In dit verband wordt er ook gesproken over andere mogelijke culturele evenementen. Daarbij zal ook overleg moeten plaats vinden met de Nederlandse verenigingen in Bangkok en Hua Hin om de kosten wat te drukken. De maandelijkse borrel op 27 maart zal voor het laatst plaats vinden in de Moon River bar van het Thai Garden Resort, omdat de bar afgebroken wordt. Eind april zal er geen borrel worden georganiseerd, omdat omstreeks die tijd ook het koningsfeest plaats vindt. Er wordt naar een ander onderkomen voor de maandelijkse borrel in mei gezocht. Hierover volgt nader bericht. Rondvraag en sluiting De volgende bestuursvergadering zal worden gehouden op maandag 14 april 2014 om uur bij Lourens van den Bosch, Grand Condotel, Thrappaya Rd 319/17, Jomtien. 3

4 Lourens van den Bosch, 20 maart 2014 Verslag bestuursvergadering 17 februari 2014 In verband met de afwezigheid door verblijf in het buitenland van de secretaris,is van deze vergadering geen verslag gemaakt, uitsluitend een lijst met aandachtspunten en enige korte notities. Verslag bestuursvergadering 20 januari 2014 Gehouden t.h.v. Douwe Bosma. Aanwezig: Lourens van den Bosch, Marjolein Bakker, Douwe Bosma, Piet van den Broek, Lodewijk Lagemaat, Mieke Stijweg, Simone Taapken, en Hubert van Zanten. Beleidsnotitie Centraal in deze bijeenkomst staat de Beleidsnotitie van de NVTP In dit discussiestuk gaat het om de vraag waar we staan en waar we naar toe willen. Uitgangspunt zijn de doelstellingen van de vereniging volgens artikel 2 van het huishoudelijk reglement en de wijze waarop het bestuur die doelstellingen probeert te realiseren. Belangrijk is te weten wie onze leden zijn en wat ze willen. Daarom is gepoogd een ruwe inventarisatie te maken van de verschillende categorieën leden en leeftijden. Naast de permanent woonachtigen vormen de overwintereraars een belangrijke groep. Toch wil het bestuur zich niet alleen op deze groepen richten, maar kiest het voor een brede benadering, waarin het vooral leuke en interessante activiteiten aan mensen wil aanbieden. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds de activiteiten die in de verschillende sociale groepen plaatsvinden, en anderzijds de meer centrale evenementen die bepalend zijn voor het Nederlandse profiel. Door de regelmatige bijeenkomsten in deze sociale groepen/clubs kunnen mensen 'geworteld' raken en nieuwe vrienden maken. De centrale evenementen zijn soms meer grootschalig en vaak gericht op een aspect van de Nederlandse samenleving of identiteit. Hierbij kan gedacht worden aan het koningsfeest en het Sinterklaasfeest, maar ook aan specifiek Nederlandse culturele activiteiten, zoals bijvoorbeeld het cabaret van Karin Bloemen in het afgelopen jaar en het dictee der Nederlandse taal. In dit verband wordt opgemerkt dat een goede fasering van de verschillende activiteiten belangrijk is. De evenementencommissie moet tot een goede spreiding over het jaar te komen, waarbij ook rekening gehouden wordt met de seizoenen. Daarom is het kalenderbeheer van de verschillende activiteiten door de evenementencommissie belangrijk. De vraag komt aan de orde hoe men de Nederlandse activiteiten die formeel buiten de vereniging vallen, zoals bijvoorbeeld Nederlandse bridgeclub en de klaverjasclub, mede vanuit de NVTP kan coördineren. Hoe kan men verschillende groepen die in het verleden wat los geraakt zijn van de NVTP weer terug halen? Ongeveer 80% van de leden van de NVTP is boven de vijftig jaar, maar het is belangrijk ook jongere geïnteresseerden te bereiken. Te denken valt aan expats met kinderen in de omgeving. In Pattaya en omgeving wonen ongeveer 5000 Nederlanders en er valt dus nog veel werk te verrichten voor de NVTP. Een eerste schatting van de inkomensverdeling onder de leden lijkt te indiceren dat ongeveer 80% van de leden een gemiddeld inkomen heeft. Daarom moeten we af van het idee dat we een vereniging van armlastige leden zijn. De evenementen moeten op een redelijke prijs gesteld worden en dienen in beginsel kostendekkend met een eventuele bijdrage uit de clubkas te zijn. Voorts wordt bij de evenementen het dragen van 'singlets' als ongewenst beschouwd. In de beleidsvisie van 2014 zal meer aandacht besteed worden aan onze doelgroepen en de vraag hoe we die kunnen bereiken. De website van de NVTP zal verder worden aangepast. Naast de week-berichten met verschillende activiteiten aan leden en geïnteresseerden, zal het maandelijkse magazine vooral op de leden worden toegesneden. De betrokken verantwoordelijken zullen voor een goede onderlinge afstemming zorgen. Public relations is in 2014 een nieuw ingestelde functie die uitgevoerd gaat worden door Simone Taapken. Zij draagt de zorg voor de algehele publiciteit en de ledenwerving in het bijzonder. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het contact met de verschillende sociale groepen op diverse locaties. In de bijlage wordt de functiebeschrijving geformuleerd. 4

5 Bij de verdere behandeling van de doelstelling komt ook het thema liefdadigheid aan de orde, maar daarvoor zal een apart stuk moeten worden gemaakt en besproken. Op termijn moet dit onderdeel in de doelstelling worden opgenomen, maar gelet op het beperkte aantal leden is het daarvoor nog te vroeg. Het bestuur wil proberen voor 2014 een groei naar 300 betalende leden te realiseren. Overige zaken Gelet op het geringe aantal aanmeldingen voor de kennisquiz afgewogen tegen de kosten adviseert het bestuur de evenementencie dit onderdeel nu af te gelasten of naar een latere datum te verplaatsen. De andere onderdelen van de vergadering worden kort besproken of naar een volgende vergadering verplaatst. De volgende vergaderingen zijn op maandag 17 februari, maandag 17 maart en maandag 14 april om uur bij Douwe Bosma. Lourens van den Bosch, 22 januari