06530 Peymeinade

Transcriptie

1 DE NEDERLANDSE CLUB Secretariaat: Postbus Peymeinade Verslag Algemene Ledenvergadering 9 maart 2013 Op zaterdag 9 maart 2013 vond in Château de La Colle Noire te Montauroux de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Club plaats. Er waren circa 55 leden aanwezig waaronder het voltallige bestuur. Na de ontvangst met koffie opende de voorzitter om 11 uur de vergadering en heette de aanwezigen van harte welkom. Hierna werd een minuut stilte in acht genomen om de ons in het afgelopen jaar door overlijden ontvallen leden te herdenken. Het bestuur ontving 18 volmachten met 33 stemmen. Hierbij was een advies betreffende het voorstel tot wijziging van Statuten en Huishoudelijk reglement. Dit komt bij het betreffende agendapunt aan de orde. De voorzitter doet mededeling over een incident met een niet lid. Deze heeft een aantal van onze leden, kennelijk met gebruik van de ledenlijst, een gezonden met reclame voor zijn activiteiten. De voorzitter heeft hierover contact met hem opgenomen en zijn ongenoegen geuit over deze handelswijze. Aan de leden wordt verzocht zorgvuldig om te gaan met de ledenlijst en deze niet uit handen te geven zodat deze niet voor commerciële of semi commerciële doeleinden kan worden gebruikt. De voorgenomen contributieverdubbeling van 0,50 naar 1- per lid voor de FANF wordt door het bestuur niet nodig geacht. De financiële situatie is zoals blijkt uit de jaarstukken van de FANF gezond en er is bovendien een aanzienlijk reservekapitaal. In een brief hebben wij dit aan de FANF laten weten en een jaarlijkse bijdrage vanuit DNC van voorgesteld. Daarnaast hebben wij voorgesteld om de reis en verblijfkosten van de vertegenwoordigers van de diverse verenigingen door de verenigingen zelf te laten dragen. Helaas is de jaarvergadering van de FANF, zonder overleg, op dezelfde dag vastgesteld als onze ALV. Ons verzoek van enkele maanden geleden om die datum te wijzigen werd helaas niet gehonoreerd.

2 Wij hebben mevrouw Lapidaire, voorzitter van onze zustervereniging ANM bereid gevonden ons standpunt in de FANF vergadering naar voren te brengen. De notulen van de algemene ledenvergadering van 3 maart 2012 worden goedgekeurd. Alle stukken voor deze vergadering zijn elektronisch verstuurd. Van de mogelijkheid de stukken per post te ontvangen tegen betaling van 2,50 werd geen gebruik gemaakt. Vervolgens doet de voorzitter verslag over het afgelopen verenigingsjaar. Nadat de vorige penningmeester zich om persoonlijke reden had teruggetrokken heeft de heer P.E. Romeijn in mei 2012 zijn plaats ingenomen. UNO Animo telt nu 27 leden. Omdat de grondslag voor deze wijze van verzekeren is komen te vervallen komen er geen nieuwe leden meer bij. Er komen ook geen afzonderlijke vergaderingen en stukken meer. Op de vraag van de heer Besançon of dat kan volgens de statuten antwoordt de voorzitter dat in het vervolg dit onderwerp in de ALV zal worden meegenomen. Crédit Agricole was de grootste sponsor afgelopen jaar. Zij steunden het golftoernooi met en daarnaast plaatsten zij een annonce in het Magazine. Crédit Agricole zal ook voor het lopende jaar dit beleid handhaven. JOP loopt goed. De netwerkborrels worden druk bezocht. De laatste keer met een lezing. Met onze zustervereniging ANM hebben we het afgelopen jaar bij een aantal evenementen samengewerkt en droegen ook gezamenlijk bij aan de kosten. Ook het komend jaar zal dat weer gebeuren. O.a. bij de 5 mei lezing door Jan Brokken. Hierna licht de heer Romeijn de financiële stukken toe. De financiële administratie is verder uitgebouwd naar een volledige elektronische administratie en inzichtelijker gemaakt heeft een positief resultaat laten zien. Een aantal kosten zijn lager uitgevallen dan begroot en de evenementen waren kostendekkend, met uitzondering van de bestuurs-evenementen zoals de Nieuwjaarsborrel, de Nieuwe leden borrel en de Algemene Ledenvergadering.

3 Een deel van de contributie over 2012 werd in 2011 ontvangen en verwerkt in het resultaat over 2011, waardoor de inkomsten hiervan in 2012 lager uitvielen. In de toekomst zal dit anders worden gedaan. De kosten voor het Magazine zijn met 10 tot 15% afgenomen. De advertentie-inkomsten waren lager, maar het geheel is nog steeds gezond. Het bestuur heeft besloten om de bestuurskosten meer transparant te maken. Eveneens werd besloten om de commissies voor de gemaakte kosten in redelijkheid te vergoeden loopt tot nu toe voorspoedig. Aan contributie is al binnen in tegenstelling tot de die vorig jaar om deze tijd was ontvangen. Dit is toe te schrijven aan de nieuwe aanpak met het verzenden van facturen. Hoewel de vraag naar advertenties in het Magazine goed is, is er wel een kentering merkbaar. Men is kritischer en de advertenties voor de Website lopen wat terug. Aan de ledenadministratie werd door mevrouw van Herwaarden, samen met de heer van Cuyk, vorig jaar heel veel tijd besteed en deze is nu op orde. In november heeft zij de ledenadministratie overgedragen aan Peter Romeijn die deze elektronisch nog verder heeft verfijnd. Er wordt gewerkt aan een mogelijkheid om de leden op een veilige manier via de Website hun eigen gegevens te kunnen laten aanpassen. Het aantal niet betalende leden werd opgeschoond, zodat er nu 1850 actieve leden zijn. Inmiddels is van 80% van de leden het adres bekend. Er wordt nogmaals verzocht om alle adressen en wijzigen door te geven. De heer Besançon vraagt naar de betaling door niet leden op de Nieuwjaarsreceptie. Er is 200 binnengekomen van niet leden en 2 nieuwe leden hebben zich aangemeld. De Kascommissie, bestaand uit mevrouw P. de Zeeuw, voorzitter en de heer H.E. Polak, hebben op 15 januari de boeken doorgenomen en zijn zeer tevreden over het gevoerde beleid en adviseren aan de ledenvergadering het bestuur decharge te verlenen voor dit beleid en de daarmee samenhangende cijfers over het jaar De vergadering stemt in met dit advies. Mevrouw P. de Zeeuw treedt terug uit de commissie. Door de vergadering wordt de heer H.E. Polak voor het komende jaar als voorzitter benoemd en de heer G.W. Jongbloed wordt als nieuw lid aan de Kascommissie toegevoegd. De heer J.C. de Deugd is bereid gevonden zijn werk in het bestuur voor nog een periode voort te zetten. De vergadering wordt verzocht hiermee in te

4 stemmen, evenals met de benoeming van de heer P.E. Romeijn tot penningmeester. De ledenvergadering gaat akkoord. Over de voorgestelde wijziging ven de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement volgt, met name over het nieuwe artikel 3, het toevoegen van Commissies, enige discussie. De heer van Eck heeft, samen met zijn gegeven volmacht, geadviseerd om de mogelijkheid niet uit te sluiten een bestuurslid deel te laten uitmaken van een commissie. Het bestuur wil juist de commissies, binnen zekere grenzen, meer zelfstandigheid geven met inachtneming van het feit dat het bestuur de eindverantwoordelijkheid heeft. Zij is van mening, dat onder andere art. 3 lid c. De commissies voeren met inachtneming van statuten en huishoudelijk reglement en in overleg met het bestuur zelfstandig de hen toebedeelde taken uit dat voldoende waarborgt. De heer Wissink vraagt of het niet verstandig is om een JOP bestuurslid deel te laten uitmaken van het hoofdbestuur De voorzitter antwoordt dat er zo nodig overleg plaats vindt tussen bestuursleden en commissie JOP bestuursleden. Mevrouw Koning stelt voor om de coördinatoren van alle commissies deel te laten uitmaken van het bestuur. Het bestuur antwoordt dat het bestuur dan veel te zwaar wordt om nog efficiënt te kunnen werken. Bovendien is het zo dat de verschillende commissies de taak hebben om ideeën voor evenementen aan te dragen en voor een deel ook te organiseren. Het bestuur zelf coördineert de verschillende evenementen, middels de secretaris of door een ander daartoe aangewezen bestuurslid. De heer Bron wijst er op dat indertijd Uno Animo als tweede vereniging een groot probleem was en vraagt zich af of er geen herhaling met JOP gaat komen. De voorzitter antwoord dat de jongeren een heel ander belang hebben en dat zij een onderafdeling van DNC club zijn en in overleg met het bestuur handelen. Hij brengt in herinnering dat JOP op ons verzoek is ontstaan na mislukte andere jongerenorganisaties. Wanneer JOP zo groot zou worden dat zij liever zelfstandig verder willen gaan en uit DNC stappen, dan houdt niemand hen tegen. De heer Wissink licht nog toe dat UNO ANIMO werd opgericht omdat DNC geen verzekeringen wilde afsluiten voor de leden. Dat heeft een andere geschiedenis.

5 De heer Koning vraagt of de verzekering de JOP-activiteiten dekt. Het antwoord is ja. De verzekering zal wel worden aangepast aan de vernieuwde Statuten en Huishoudelijk Reglement. Vervolgens wordt de voorgestelde wijziging van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement door de vergadering aangenomen. Tijdens de rondvraag komt het Oranjefeest aan de orde. Dit zal op 27 april plaats vinden bij Clos des Roses in Frejus. De organisatie is een samenwerking met ANM, de Gouden Klomp en het consulaat. Het wordt een Hollands feest met levende muziek. Het terrein biedt plaats aan 600 volwassen in tegenstelling tot de 1400 bezoekers twee jaar geleden. Inschrijven voor dit evenement is daarom noodzakelijk. Volgend jaar bestaat DNC 55 jaar. Binnenkort zal een lustrumcommissie worden aangesteld. Iedereen wordt verzocht om ideeën voor het lustrum aan te dragen. Leden die mee willen helpen bij de organisatie worden eveneens verzocht zich op te geven. Het Magazine gaat er weer anders uitzien. We zijn overgestapt naar een andere drukker in verband met inkrimping, waardoor de drukker minder aandacht aan het Magazine kon besteden. Ook was de voor hen benodigde tijd te lang. De vormgever van het Magazine gaat naar Plan B, die ook al de opmaak voor de Website en de Nieuwsbrief verzorgt. De heer Koning merkt op dat het adres van de hoofdvestiging van DNC in de stukken moet worden gewijzigd. Bij het juli Magazine zal een nieuw ledenboekje worden gevoegd. De heer Buter wijst er op dat ABNAMRO al jaren het tennistoernooi sponsort met 250. Hier worden o.a. nieuwe tennisballen voor gekocht. Het plan is om een borrel voor onze sponsoren te organiseren. Tot slot spreekt de heer Wissink zijn waardering er over uit dat de vroeger ingestelde regels nog steeds worden gerespecteerd. De elektronische ontwikkeling acht hij positief. Hij maakt het bestuur een compliment voor de wijze waarop deze wereldwijd grootste Nederlandse Club in het buitenland wordt bestuurd. De voorzitter sluit de vergadering en nodigt de leden uit voor een aperitief.