Duurzaamheidsbeleid informatievoorziening

Transcriptie

1 Klik hier als u tekst wilt invoeren. Klik hier als u tekst wilt invoeren.klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] Duurzaamheidsbeleid informatievoorziening

2 Documenthistorie Versie Datum Auteur (s) Toelichting Mostafa Belkadim Conceptversie Definitieve versie 2

3 Inhoudsopgave 1 Begripsbepaling en reikwijdte Begripsbepaling Reikwijdte beleid Belangen Bedrijfsvoeringsbelang Verantwoordingsbelang Informatiebelang Cultuurhistorisch belang Positionering, taken en verantwoordelijkheden Positionering duurzaamheidsbeleid informatievoorziening Taken en verantwoordelijkheden Systemen Basismaatregelen duurzaamheidsbeleid informatievoorziening Organisatorische maatregelen Processen en procedures Personeel ICT maatregelen Documenteren Beleid, instructies en procedures Vastleggen van transacties Vastleggen van veranderingen en mutaties van organisatorische aard Kwaliteitszorg en audits Middelen Financiën Personeel Communicatie Bijlage

4 1 Begripsbepaling en reikwijdte 1.1 Begripsbepaling Onder informatievoorziening wordt verstaan het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en de daarin opgeslagen documenten en metadata. Onder duurzaamheidsbeleid informatievoorziening wordt verstaan het geheel van organisatorische maatregelen, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en ICT maatregelen, wat duurzaam beheer en raadpleging van digitale informatie (documenten en metadata) mogelijk maakt. Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening 2016 voorziet in: Het toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het beheer van het e-depot; Het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen rondom het beheer van het e-depot; Het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen die het opslaan van risicovolle informatie op netwerkschijven moeten voorkomen. Onder risicovolle informatie wordt verstaan: informatie waarvan het ontbreken van (delen van) deze informatie leidt tot (aanzienlijke) financiële, juridische, bedrijfsvoering- of cultuurhistorische risico s voor de gemeenten Delft en Schiedam; Het vaststellen van een bewaarstrategie, waarin is aangegeven hoe de gemeenten Delft en Schiedam digitale archiefbescheiden beheren en omgaan met het verouderen of onbruikbaar worden van digitale bestanden. Tevens wordt hierin beschreven hoe de gemeenten omgaan met het uit faseren van systemen en anticipeert op nieuwe technologische ontwikkelingen. Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening 2016 voorziet niet in: Het toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het beheer van de websites, basisregistraties en gespecialiseerde processystemen van de gemeenten Delft en Schiedam; Het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen rondom de omgang met risicovolle informatie in websites, basisregistraties en gespecialiseerde processystemen van de gemeenten Delft en Schiedam; Het toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het beheer van het papieren archief; Het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen rondom de omgang met risicovolle informatie in het papieren archief; Het toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het beheer van digitale archiefbescheiden binnen gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeenten Delft en Schiedam participeren (Omgevingsdienst, veiligheidsregio, etc.). Het is aan te raden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom informatiebeheer binnen de gemeenschappelijke regelingen op te nemen. Dit wordt vanuit de gemeente Delft en Schiedam gecontroleerd; 4

5 Het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen rondom het beheer van digitale archiefbescheiden binnen gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeenten Delft en Schiedam participeren (Omgevingsdienst, veiligheidsregio, etc.). Het is aan te raden de procedures en richtlijnen rondom informatiebeheer binnen de gemeenschappelijke regelingen op te nemen. Dit wordt vanuit de gemeente Delft en Schiedam gecontroleerd. 1.2 Reikwijdte beleid Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening is kaderstellend. Een nadere uitwerking van het beleid is te vinden in de volgende documenten: Bewaarstrategie digitale archiefbescheiden gemeenten Delft en Schiedam; Processen en procedures beheerorganisatie e-depot (moet nog ontwikkeld worden); Procedure omgang met risicovolle informatie (moet nog ontwikkeld worden). Het vastgestelde duurzaamheidsbeleid informatievoorziening is van toepassing op de gehele organisatie van de gemeenten Delft en Schiedam. 5

6 2 Belangen Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening is geen losstaande activiteit. Er zijn vier belangen die het wenselijk maken om binnen de gemeenten Delft en Schiedam een duurzame informatievoorziening in te richten. Deze belangen zijn hieronder beschreven. 2.1 Bedrijfsvoeringbelang De gemeenten Delft en Schiedam hebben vier ambities met betrekking tot bedrijfsvoering: 1. Verhogen kwaliteit van dienstverlening 2. Verminderen kwetsbaarheid 3. Verhogen Klanttevredenheid, zowel extern als intern 4. Kostenbeheersing Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening draagt bij aan de realisering van deze ambities door: Kwaliteitsverbetering: door het delen van aanwezige kennis en ervaring wordt de kwaliteit verbeterd en ontstaat de mogelijkheid tot meer specialisatie (verdiepen van het kennisniveau). Kwetsbaarheidsreductie: door krachten te bundelen ontstaat een stabiel niveau van interne bedrijfsvoering en wordt de continuïteit gegarandeerd. Klanttevredenheid: Actief openbaar maken en zo snel mogelijk beschikbaar stellen voor hergebruik. Vanuit de pilot adviseren wij de gemeenten om na 7 jaar, nadat de zaak is afgesloten, de archiefbescheiden op te nemen in het e-depot. Kostenbesparing: door bundeling van krachten wordt efficiënter gewerkt en worden kosten bespaard. Actief openbaar maken en zo snel mogelijk beschikbaar stellen voor hergebruik. 2.2 Verantwoordingsbelang Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening draagt bij aan de mogelijkheid verantwoording af te kunnen leggen over het gevoerde beleid en het handelen van de organisatie (compliance). Digitale documenten vormen daarbij een van de belangrijkste bronnen van informatie. Daarnaast zijn de documenten van belang in het kader van controle en openbaarheid van handelen. Het betreft voor de organisatie onder andere een middel om de overheid te (kunnen) laten controleren en recht- en bewijszoekende burgers en bedrijven (klanten) van informatie te voorzien. 2.3 Informatiebelang Organisaties zijn gewend en soms zelfs (bij wet) verplicht, bij de uitvoering van hun taak, informatie te verstrekken over de bedrijfsvoering. Dit geldt ook voor de gemeenten Delft en Schiedam. Daarnaast is het van belang dat kennis intern gedeeld wordt en beheerd. 6

7 2.4 Cultuurhistorisch belang De Archiefwet 1995 schrijft voor dat zorgdragers (lees gemeenten Delft en Schiedam) archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Voor digitale documenten betreft dit een e- depot. Vanuit de praktijk is het gewenst om digitale archiefbescheiden eerder in het e-depot op te nemen. 7

8 3 Positionering, taken en verantwoordelijkheden 3.1 Positionering duurzaamheidsbeleid informatievoorziening Digitale documenten worden ontvangen en ontstaan als product bij de uitvoering van werkzaamheden van de gemeenten Delft en Schiedam en de daar werkende personen. Deze informatie maakt integraal onderdeel uit van de werkprocessen die binnen de organisatie worden uitgevoerd. Binnen de gemeenten Delft en Schiedam wordt de informatievoorziening inhoudelijk ondersteund vanuit de afdeling Documentenlogistiek (Delft) en de teams Gemeentearchief, ICT Beheer en Beleid en KCC (Schiedam). Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening heeft betrekking op alle medewerkers van de gemeenten Delft en Schiedam. Hoe taken en verantwoordelijkheden m.b.t. het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening binnen de gemeenten Delft en Schiedam zijn verdeeld, is hierna beschreven. 3.2 Taken en verantwoordelijkheden Op strategisch niveau (wat) zijn de Colleges van B&W van de gemeenten Delft en Schiedam als zorgdragers eindverantwoordelijk voor het aangeven van de hoofdlijnen van het duurzaamheidbeleid informatievoorziening. De Colleges bepalen, op strategisch niveau, welke maatregelen de gemeenten Delft en Schiedam in ieder geval moeten treffen om een duurzame informatievoorziening te bereiken en legt dit vast in een tweejaarlijks te actualiseren duurzaamheidbeleid informatievoorziening. Op tactisch niveau (hoe) zijn bij de gemeenten Delft en Schiedam de directeur en de leidinggevenden verantwoordelijk voor het (laten) opstellen van een samenhangend geheel van technische- en organisatorische eisen, normen en afspraken om een duurzame informatievoorziening van de gemeenten Delft en Schiedam te garanderen. Deze worden vastgelegd in de Bewaarstrategie digitale archiefbescheiden. Het bestuur van zowel Delft en Schiedam bewaken de samenhang tussen het duurzaamheidbeleid en andere beleidsdocumenten m.b.t. de informatievoorziening van de gemeenten. De controle op de naleving van het duurzaamheidbeleid informatievoorziening is weggelegd bij het bestuur. Verantwoordelijkheid wordt gescheiden. Tot het moment van overdragen is de organisatie verantwoordelijk. Op het moment van overdragen is het gemeentearchief verantwoordelijk. Op operationeel niveau (doen) zijn zowel het management als de medewerkers van de gemeenten Delft en Schiedam verantwoordelijk voor het werken volgens de in bovenstaande alinea vermelde procedures. De leidinggevenden zien toe op de naleving van de procedures in de werkprocessen die op de team uitgevoerd worden. De hierboven vermelde documenten en maatregelen vormen de kaders en randvoorwaarden voor het kwaliteitssysteem met betrekking tot de informatievoorziening en beheer van de gemeenten Delft en Schiedam. Een kwaliteitssysteem is een continu en systematisch proces van meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten. Een proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Om dit proces te sturen en om medewerkers te betrekken worden regelmatig audits en of zelfevaluaties gehouden, waarin auditors een 8

9 uitspraak doen over de kwaliteit en over de realisatie van geplande verbeteringen (definitie Erfgoedinspectie). Een goed werkend kwaliteitssysteem maakt langdurig duurzaam beheer en raadpleging van digitale informatie (documenten en metadata) mogelijk en minimaliseert de risico s van digitaal informatiebeheer voor de gemeenten Delft en Schiedam. In geval het duurzaamheidbeleid informatievoorziening en/of de bijbehorende documenten, door onvoorziene omstandigheden, niet voorzien in regels, beslist het College, in samenspraak met het management en/of de beheerder(s) van het e-depot, over toe te passen maatregelen en/of instructies. 9

10 4 Systemen Delft: Het DMS Verseon is aangewezen als applicatie voor het opslaan en ontsluiten van alle archiefbescheiden. Met een aantal specifieke procesapplicaties is een (handmatige) koppeling om de archiefbescheiden in Verseon te archiveren. Hoewel Verseon is aangewezen als (digitaal)archiefsysteem, worden ook nog veel archiefbescheiden op netwerkschijven bewaard. Het afschaffen van persoonlijke schijven is wel wenselijk, maar nog niet van toepassing. In de informatiearchitectuur zijn alleen de applicaties zichtbaar. Een groot (belangrijk) deel van de informatie staat op netwerkschijven die zijn niet zichtbaar. De plaats van de technische voorziening van het e-depot is op dit moment nog niet duidelijk. Er is beleid hoe om te gaan met zakelijke . De medewerker moet wel zelf zorgen dat wordt geregistreerd. Hij kan dit zelf door de mail op te slaan of hij kan de mail aanbieden aan DIV. De Delftse informatiearchitectuur: Schiedam: In Schiedam wordt al een aantal jaar EMAXX (Excellence) als Midoffice gebruikt. EMAXX voldoet nog niet aan de NEN2082 en wordt maar voor een aantal processen 10

11 (meest Burgerzaken) gebruikt. Voor een aantal processen is er een koppeling met Corsa, om documenten te archiveren. Het DMS Corsa is aangewezen als applicatie voor het opslaan en ontsluiten van alle archiefbescheiden. Met een aantal specifieke procesapplicaties is een (handmatige) koppeling om de archiefbescheiden in Corsa te archiveren. Hoewel Corsa is aangewezen als (digitaal)archiefsysteem, worden ook nog veel archiefbescheiden op netwerkschijven bewaard. Het afschaffen van persoonlijke schijven is wel wenselijk, maar nog niet van toepassing. In de informatiearchitectuur zijn alleen de applicaties zichtbaar. Een groot (belangrijk) deel van de informatie staat op netwerkschijven die zijn niet zichtbaar. De plaats van de technische voorziening van het e-depot is op dit moment nog niet duidelijk. Er is beleid hoe om te gaan met zakelijke . De medewerker moet wel zelf zorgen dat wordt geregistreerd. Hij kan dit zelf door de mail op te slaan via Groupwise in Corsa. Of hij kan de mail aanbieden aan KCC/DIV. De Schiedamse informatiearchitectuur: Corsa is voor de gemeente Schiedam (nog) niet ingericht om zaaksgewijs te werken. Bij registratie van documenten (inkomend) wordt zoveel mogelijk het werkproces gekoppeld. Deze werkprocessen komen uit het DSP (i-navigator). Er wordt verschillende metadata toegevoegd, echter nog niet via een vastgesteld metadata-schema. Er vindt vernietiging plaats in Corsa, maar dit wordt nog niet automatisch uitgevoerd. Op dit moment is dit in 11

12 ontwikkeling. Hierbij wordt ook meegenomen om bij te bewaren archiefbescheiden aan te geven wanneer zij moeten worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Corsa is voorzien van een audit module die transacties en beheeractiviteiten logt. De gemeente Delft beschikt over een DSP binnen een deel van Verseon. Verseon heeft een audittrail. Voor het goed positioneren van het e-depot is het noodzakelijk om te kijken naar de doelstelling van het e-depot. Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Al deze facetten moeten goed op elkaar worden aangesloten. Indien documenten (informatieobjecten) formeel worden overgebracht dan worden deze in principe openbaar. Bij de verklaring van overbrenging kunnen eventueel, op basis van de Archiefwet beperkingen worden opgelegd. Indien documenten worden uitgeplaatst in het e- depot dan zijn deze actief niet-openbaar, maar kunnen op verzoek van diegene die uitplaatst openbaar worden gemaakt. Dit geschiedt op basis van de WOB (of indien deze kracht van wet wordt de WOO). 12

13 5 Basismaatregelen duurzaamheidsbeleid informatievoorziening Om duurzaam beheer en raadpleging van digitale archiefbescheiden mogelijk te maken, worden de kaders voor de activiteiten die dit mogelijk maken hieronder beschreven. Het betreft de volgende onderwerpen: 1. Organisatorische maatregelen; 2. Processen en procedures; 3. Personeel; 4. ICT maatregelen. De feitelijke uitvoering van werkzaamheden is beschreven in de onderliggende documenten bij dit duurzaamheidsbeleid. 5.1 Organisatorische maatregelen De gemeenten Delft en Schiedam zouden de volgende organisatorische maatregelen moeten nemen om de duurzaamheid van haar informatievoorziening te garanderen: 1. Er moet een systeem door het College aangewezen worden als archiefbewaarplaats (technische voorziening van het e-depot), in de zin van de wet, voor blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden; 2. Het College dient een beheerder(s) van het e-depot De beheerder(s) zijn in dat geval verantwoordelijk voor het beheer van alle archiefbescheiden in het e-depot, ongeacht hun bewaartermijn. De archivaris is enkel verantwoordelijk voor overgedragen archiefbescheiden welke in het e-depot bevinden; 3. Digitale documenten die langer dan 7 jaar bewaard moeten worden, worden na afloop van een werkproces, volgens een vastgestelde procedure, gemigreerd naar de technische voorziening van het e-depot; 4. Zorg ervoor dat er een vastgestelde metadata-schema aanwezig is; 5. De technische voorziening van het e-depot wordt opgenomen in de informatiearchitectuur, het Informatiebeveiligingsbeleid, en andere beleidsstukken; 6. In samenspraak met de leverancier van de technische voorziening van het e-depot, wordt een continuïteitsplan (zoals escrow-regeling, calamiteitenplan e.d.) opgesteld, waardoor het doorlopend gebruik van de voorziening voor de lange termijn gegarandeerd is; 7. Het e-depot wordt opgenomen in het kwaliteitssysteem van de gemeenten Delft en Schiedam; 8. Het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening en de bijbehorende documenten worden tweejaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. 13

14 5.2 Processen en procedures De gemeente Delft en Schiedam zouden de volgende processen en procedures moeten beschrijven om de duurzaamheid van hun informatievoorziening te garanderen: Vastleggen van een generiek substitutiebeleid (en de procedure). Overdracht van digitale archiefbescheiden naar de technische voorziening van het e- depot. Opname van digitale archiefbescheiden in de technische voorziening van het e- depot, van uit het DMS of een specifieke procesapplicatie of vanaf een netwerkschijf. Opslag en beheer van digitale archiefbescheiden in de technische voorziening van het e-depot. Onderhoud metadata-schema en autorisatieschema van de technische voorziening van het e-depot. Vernietigen van digitale archiefbescheiden uit de technische voorziening van het e- depot. 5.3 Personeel De gemeenten Delft en Schiedam nemen de volgende personele maatregelen om de duurzaamheid van hun informatievoorziening te garanderen: 1. De gemeenten Delft en Schiedam voorzien structureel in voldoende formatie voor beheer van het e-depot. 2. De verantwoordelijkheden van de archivaris(sen), managers en medewerkers voor het beheer van informatie wordt beschreven en toegelicht. 3. Zo nodig worden functiebeschrijvingen in lijn gebracht met wat onder punt 2 is beschreven. 4. De kennis en vaardigheden die minimaal nodig zijn voor het beheer en/of gebruik van het e-depot worden beschreven en vastgesteld. Medewerkers worden daarbij gefaciliteerd o.a. in de vorm van training en opleiding. 5.4 ICT maatregelen De ICT-maatregelen die de gemeenten moeten nemen zijn afhankelijk van het soort scenario en welke technische voorziening van het e-depot voor wordt gekozen. Deze maatregelen moeten dus op een later moment beschreven worden. Maatregelen (niet uitputtend ) die uitvoering moeten krijgen, ongeacht welke keuzes er gemaakt worden, zijn de volgende: Beheermaatregelen m.b.t. inrichting van de netwerkschijven. Persoonlijke netwerkschijven niet toestaan. Beheermaatregelen m.b.t. behoud van accounts, digitale agenda s etc. 14

15 Bij het opstellen van wensen en eisen voor aanschaf nieuwe applicaties opnemen dat deze aan een vastgesteld metadata-schema moet kunnen worden ingericht, zodat latere overdracht makkelijker gaat. 15

16 6 Documenteren Onder documenteren wordt verstaan het vastleggen van alle beheeractiviteiten en van informatie over de systemen waarmee documenten worden beheerd en bewaard. In dit kader wordt onderscheid gemaakt in: Het vastleggen van beleid, instructies en procedures met betrekking tot het feitelijke beheer van de documenten; Het (geautomatiseerd) vastleggen van transacties binnen de technische voorziening van het e-depot en andere systemen; Het vastleggen van veranderingen en mutaties van organisatorische aard, bijvoorbeeld voortkomend uit reorganisatie of opheffing. 6.1 Beleid, instructies en procedures Het duurzaamheidbeleid informatievoorziening en de onderliggende documenten worden eenmaal per twee jaar beoordeeld op actualiteitswaarde om er zeker van te zijn dat het de geldende organisatie- of bedrijfsbehoeften weerspiegelt. Zo nodig zullen deze documenten worden aangepast door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers (zie: Taken en verantwoordelijkheden ). 6.2 Vastleggen van transacties Elk werkproces dat binnen de gemeenten Delft of Schiedam worden uitgevoerd, kent één of meerdere processtappen. Zodra er bij het uitvoeren van een processtap sprake is van overheidsinformatie, in de vorm van digitale documenten of registraties (metadata) in specifieke procesapplicaties, is er sprake van een transactie. Van elke transactie dienen minimaal de metadata over de ontstaanscontext ( wie heeft wat gedaan ) vastgelegd te worden. Het vastleggen van transacties draagt er aan bij dat kan worden gereconstrueerd welke acties zijn ondernomen rondom een document(registratie) en door wie. Verseon, Corsa en sommige specifieke procesapplicaties en de technische voorziening van het e- depot beschikken hiervoor over een ingerichte audittrail die wijzigingen automatisch vastlegt. In verband met de verantwoording van handelen worden transacties even lang bewaard binnen een systeem, als het document of de registratie waarop zij betrekking hebben, zodat reconstructie ervan kan worden gegarandeerd zolang het document in het betreffende systeem is opgeslagen. Het College ontmoedigt het opslaan van documenten of registraties in systemen die niet beschikken over een functionerende audittrail. De gemeenten Delft en Schiedam kennen diverse specifieke procesapplicaties. Bijvoorbeeld voor het afhandelen van vergunningsaanvragen, erfpacht, verhuur, financiële handelingen of klantcontacten. Voor de uitvoering van de kernwerkprocessen zijn specifieke procesapplicaties beschikbaar waarbij automatische vastlegging geschied. Deze transacties worden vastgelegd in specifieke procesapplicaties en kernsystemen. 16

17 Voor de gemeente Delft geldt dat er een omslag zou moeten plaats vinden van activiteitgericht werken naar procesgericht werken. Hier wordt door de gemeente Delft onder andere aan gewerkt door het opleiden van LEAN-masters. 6.3 Vastleggen van veranderingen en mutaties van organisatorische aard Binnen de gemeenten Delft en Schiedam kunnen zich meerdere organisatorische veranderingen voordoen, die gevolgen kunnen hebben voor het beheer - en eigendom van documenten in het e-depot. Wanneer andere overheidsorganisaties, personen of instellingen gebruik willen maken van het e-depot, wordt hiervoor met elke organisatie, persoon of instelling een overeenkomst afgesloten. Hierin wordt tenminste vastgelegd: Een korte samenvatting/beschrijving van de documenten die in het e-depot worden opgeslagen; Bijzondere voorwaarden m.b.t. het beheer van deze documenten (o.a. openbaarheidsbeperking); Het eigendom van de documenten; De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het beheer van deze documenten. De overeenkomst wordt ondertekend door de betreffende organisatie, persoon of instelling en de archivaris van de gemeenten Delft en Schiedam en opgeslagen in Verseon/Corsa. Wanneer de gemeenten Delft en Schiedam hun digitale archiefbescheiden overdragen naar een regionaal of landelijk e-depot, wordt dit vastgelegd in een overdrachtsdocument. Hierin wordt tenminste vastgelegd: De organisatie (extern) aan wie de digitale archiefbescheiden worden overgedragen; De reden van overdracht; Een korte samenvatting/beschrijving van de digitale archiefbescheiden die worden overgedragen. Het overdrachtsdocument wordt ondertekend door de verstrekker en de ontvanger van de digitale archiefbescheiden en opgeslagen in Verseon/Corsa. De Colleges zorgen ervoor dat, bij een verandering in de gemeentelijke organisatie, door opheffing, door samenvoeging, door splitsing of door overdracht van taken naar een andere overheidsorganisatie - na advies ingewonnen te hebben bij de archivaris - een voorziening wordt getroffen betreffende de bestemming en het beheer van de onder verantwoording van het College in beheer zijnde digitale archiefbescheiden. 17

18 7 Kwaliteitszorg en audits In verband met het op orde houden van het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening en het naleven van de vastgelegde afspraken, wordt kwaliteitszorg toegepast. Zowel het management als overige medewerkers van de organisatie zijn, in operationele zin, verantwoordelijk voor uitvoering van het in dit document vastgelegde beleid en onderliggende procedures. De beheerder van het e-depot draagt er, in opdracht van B&W, zorg voor dat controle op de uitvoering ervan wordt uitgevoerd. Bedoelde kwaliteitszorg betreft een permanent en cyclisch proces van zelfevaluatie en verbetering, waarbij de verbeteringen zo veel mogelijk met een relatief lage inspanning worden bewerkstelligd. Stap voor stap wordt jaarlijks, volgens de cyclus van plannen, uitvoeren, controleren en evalueren/bijsturen gewerkt naar een optimale duurzame informatievoorziening binnen de gemeenten Delft en Schiedam. De beheerder van de technische voorziening van het e-depot voert hiervoor een keer per jaar een audit uit en brengt hiervan verslag uit aan de directie en het College. Voor uitvoering van deze audit wordt het bestaande instrumentarium van de beheerder van de technische voorziening van het e-depot geactualiseerd en aangepast aan de in dit duurzaamheidsbeleid informatievoorziening en onderliggende documenten vastgelegde beleid, processen en procedures. Zonder voldoende middelen is het niet mogelijk uitvoering te geven aan het in deze richtlijn beschreven en vastgestelde beleid. Het schept verplichtingen aan de directie en het College hier jaarlijks zorg voor te dragen. 18

19 8 Middelen 8.1 Financiën De Colleges dragen zorg voor, op basis van een jaarlijkse planning- en budgetcyclus (jaarplannen), voldoende financiële middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering van taken betreffende het duurzaamheidsbeleid informatievoorziening, zoals beschreven in dit document en onderliggende procedures en instructies. 8.2 Personeel De Colleges zorgen, in overeenstemming met de organisatie en formatie van de gemeenten Delft en Schiedam voor voldoende en deskundig personeel om de taken betreffende de informatievoorziening, zoals beschreven in dit document en onderliggende procedures naar behoren uit te kunnen voeren. Het personeel dat werkzaamheden verricht dient daartoe voldoende te zijn opgeleid en te beschikken over voldoende ervaring en deskundigheid betreffende het vakgebied. Functieeisen en competenties hieromtrent worden vastgelegd in het bij een functie behorend functiebeschrijving. Eventuele opleidingsbehoeften worden in het jaarplan van de afdeling(en) opgenomen. 19

20 9 Communicatie Eén van de succesfactoren voor het behalen en behouden van een continue kwaliteitsniveau betreffende wat is vastgesteld in dit document en onderliggende processen en procedures, betreft een duidelijke en geregelde communicatie over het van toepassing zijnde duurzaamheidbeleid binnen de gemeenten Delft en Schiedam. In dit kader verplicht de directie zich ertoe, op verschillende niveaus binnen de organisatie, regelmatig initiatieven te ondernemen ter bevordering van deze communicatie. Voorbeelden hiervan zijn: Het, met gebruik van de binnen de gemeenten Delft en Schiedam beschikbare communicatiemiddelen, waaronder intranet, regelmatig aandacht schenken aan het bestaan en de toepassing van dit document en uitvoeringsprocedure(s); Het organiseren van informatiebijeenkomsten ter bevordering van het overdragen van het vastgestelde beleid en procedures; Het, bij indiensttreding van nieuwe medewerkers, onder de aandacht brengen van het duurzaamheidbeleid; Het, indien nodig en/of gewenst, behandelen van richtlijnen en procedures in werkoverleggen en individuele gesprekken met medewerkers. De gemeente Delft vindt dat de verantwoordelijkheid van adequaat beheren en het delen van informatie primair ligt bij de medewerkers in het proces. Hierbij krijgen zij ondersteuning en advies van informatieprofessionals. Deze manier van werken en de afspraken die daarbij horen vergt aanpassingsvermogen van elke medewerker. Regelmatig blijven communiceren over de gemaakte afspraken over digitaal delen en archiveren van informatie is hierin essentieel. Vooral bij het gebruik van nieuwe informatiekanalen, zoals sociale media is dit van belang. In de gewenste situatie is er een communicatiestrategie voor zowel reguliere zaken als voor projecten. Op projectniveau is net als in de huidige situatie per project een communicatieplan afgestemd met het team Communicatie. Hierbij wordt gekeken naar doelgroepen, draagvlak, bekendheid en voorlichtingswensen. Projectdeelnemers krijgen voorlichting over het belang van archivering voor de gemeente en de burger. De rollen rondom communicatie in relatie tot digitalisering zijn helder: De adviseur informatielogistiek/di is gesprekspartner voor de proceseigenaren inzake de communicatie rondom digitale informatievoorziening. Team Communicatie geeft gevraagd en ongevraagd advies over communicatieuitingen richting externe stakeholders, vanuit de verschillende media. Communicatie richting burgers verloopt via het KCC. Daar waar gecommuniceerd wordt over afspraken rondom digitalisering en digitale informatieverwerking worden in de gewenste situatie deze afspraken gefaciliteerd vanuit de techniek. Zo voldoet het DMS aan alle wettelijke kwaliteitsnormen. Indien gekozen wordt voor een zaakgerichte inrichting, is het DMS de spil voor zaakdossiers en koppeling aan 20

21 andere belangrijke applicaties. Autorisaties kloppen en de ordening sluit aan bij gebruikersbehoefte. (Systeem)faciliteiten maken het mogelijk dat gebruikers onder andere zelf s kunnen registreren en opslaan in het desbetreffende zaakdossier. In de gewenste situatie is er tevens een duidelijk beleid over keuzes en gebruik van applicaties. Dat houdt in dat gemeente Delft heeft onderzocht welke functionaliteiten zij nodig heeft. Daarnaast is inzichtelijk welke door gemeente Delft beschikbaar gestelde applicaties archiefwaardig materiaal bevat. Afspraken over archivering zijn eenduidig, werkbaar en gedeeld. Dit geldt vooral voor het gebruik van Sociale Media en het gebruik van . 21

22 10 Bijlage Overzichten gebruikte en ontbrekende informatie Gemeente Delft: Onderwerp: Paragraaf in Informatie beschikbaar (Ja/Nee): duurzaamheidbeleid: Archiefwet 3 Ja Archiefverordening 3 Ja Besluit informatiebeheer 3 Ja Bewerkersovereenkomst Scanhandboek Ja Ja (kwaliteitshandboek) Vervangingshandboek 4 Ja, voor proces WWB en concept generiek Ordeningsstructuur netwerkschijven (beleid hierover) 4/ 5.4 Nee Beheer accounts? Nee Overzicht applicaties met archiefwaardige documenten? Niet aanwezig Vernietigingsprocedure 4 Ja, opgenomen in besluit informatiebeheer Beleid / werkwijzen aanschaf nieuwe applicaties Nee Communicatiebeleid (mbt archivering belangrijkste uitingen) 9 Nee Afspraken rond opslag websites DSP (van I-navigator 1 proces uitwerken) Informatiebeleid gemeenten Er zijn geen afspraken voor archiveren websites Ja, maar schaars gevuld Ja Baseline Informatiebeveiliging Gemeente 5.1 Ja

23 Gemeente Schiedam Onderwerp: Paragraaf in Informatie beschikbaar (Ja/Nee): duurzaamheidbeleid: Archiefverordening Ja Besluit Informatiebeheer Ja Kwaliteitssysteem 3 Nee Richtlijnen ICT gebruik 4 Nee Handboek vervanging 4 Nee (alleen voor personeelsdossiers) Documentair Structuur Plan 4 Ja /i-navigator Metadataschema 4 Concept Protocol electronisch berichtenverkeer 4 Ja Vernietigingsprocedure 4 Nee Scanprocedure 4 Concept Informatiebeleid MVS (informatiearchitectuur) 5.1 Ja Baseline Informatiebeveiliging 5.1 Ja Communicatiebeleid 9 Ja, (meer richting burgers/bedrijven) 23