Bewaarstrategie. Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN.

Transcriptie

1 Bewaarstrategie Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN.

2 Documenthistorie Versie Datum Auteur (s) Toelichting Mostafa Belkadim Conceptversie Definitieve versie 2

3 Inhoudsopgave 1 Waarom een Bewaarstrategie? Probleemstelling Wettelijke kaders voor een Bewaarstrategie Doel van de Bewaarstrategie Beheer van digitale archiefbescheiden Beleidskader Algemene maatregelen Maatregelen met betrekking tot informatie op netwerkschijven Maatregelen met betrekking tot informatie in specifieke procesapplicaties Maatregelen met betrekking tot informatie in het DMS Maatregelen met betrekking tot informatie in het e-depot Omgaan met veroudering van digitale bestanden Omgaan met het uitfaseren van oude systemen en het invoeren van nieuwe systemen Anticiperen op nieuwe technologische ontwikkelingen Keteninformatisering Websites en social media Cloud computing Bijlage

4 1 Waarom een Bewaarstrategie? 1.1 Probleemstelling Met papieren documenten en registraties is, ten aanzien van langdurige bewaring, jarenlange ervaring opgebouwd. Dit geldt echter niet voor het langdurig bewaren van digitale documenten. Op bepaalde punten is digitale informatie wezenlijk anders dan papieren informatie. Digitale documenten hebben geen vaste vorm en er kan door meerdere personen aan gewerkt worden. Daarnaast verouderen hard- en software sneller dan papier, waardoor digitale informatie verloren kan gaan op de middellange termijn. Om digitale informatie langdurig duurzaam te bewaren, onderzoeken de gemeenten Delft en Schiedam de mogelijkheden rondom de aanschaf van een e-depot. In deze Bewaarstrategie wordt specifiek ingegaan op de technische en organisatorische maatregelen m.b.t. het duurzaam beheren van digitale informatie van de gemeenten Delft en Schiedam. 1.2 Wettelijke kaders voor een Bewaarstrategie Digitale informatie van een overheidsorganisatie valt onder de werking van de Archiefwet 1995, de Archiefverordeningen 2011 (Schiedam) en 2012 (Delft) en de Besluiten informatiebeheer In de Archiefverordeningen en Besluiten zijn nadere voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden opgenomen. De verordening en de daarop berustende voorschriften waaronder worden verstaan: a) de wet: de Archiefwet 1995 en de daarvan afgeleide en onderliggende regelingen; b) gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c) de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d) de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; e) beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; f) beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; g) informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. In hoofdstuk 5 van het Besluit Informatiebeheer 2015 (voor zowel Delft als Schiedam) is het volgende opgenomen over het bewaren van documenten: - Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard (Artikel 17). - Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen (Artikel 18). 4

5 - Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord (Artikel 19). Al deze aspecten hebben betrekking op zowel analoge als digitale informatie. Voor digitale archiefbescheiden wordt in het Besluit Informatiebeheer van Schiedam specifiek genoemd: Met Artikel 15 wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden, van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. 1.3 Doel van de Bewaarstrategie In deze Bewaarstrategie is vastgelegd hoe het bewaren van digitale documenten binnen de gemeenten Delft en Schiedam gewaarborgd is. Het gaat daarbij om de combinatie van technische en organisatorische maatregelen die voor duurzame bewaring nodig zijn en ervoor zorgen dat de gemeenten voldoen aan alle wettelijke eisen. Binnen de kaders van het beleid geeft deze Bewaarstrategie aan hoe de gemeenten Delft en Schiedam: 1. Digitale archiefbescheiden beheren; 2. Omgaan met het verouderen of onbruikbaar worden van digitale bestanden; 3. Omgaan met het uitfaseren van oude systemen en het invoeren van nieuwe systemen; 4. Anticiperen op nieuwe technologische ontwikkelingen. Duurzaamheidsbeleid is kader stellend en geeft strategische doelen van een organisatie weer (het wat). De Bewaarstrategie richt zich op tactisch niveau (het hoe). In werkinstructies wordt het operationeel niveau uitgewerkt (het doen). De Bewaarstrategie wordt tweejaarlijks herzien. 5

6 2 Beheer van digitale archiefbescheiden 2.1 Beleidskader De gemeenten Delft en Schiedam hebben (nog) geen vastgestelde uitgangspunten voor het beheer van digitale archiefbescheiden. Voor de gemeente Schiedam is wel vastgesteld dat: 1. Corsa het leidende DMS binnen de gemeente is voor ontsluiting en opslag van documentaire informatie (maar dit is niet specifiek voor digitale documenten). 2. Alle systemen met een documentaire aard of inhoud moeten voldoen aan de norm NEN 2082 (bron B&W besluit d.d. 7 dec 2010 / 10int00477). Voor de gemeente Delft is het beleidskader voor het beheer van digitale archiefbescheiden in ontwikkeling. 2.2 Algemene maatregelen De gemeenten Delft en Schiedam nemen de volgende gemeente brede maatregelen voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden: Besluit informatiebeheer Delft (2012): De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de werkprocessen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Deze verantwoordelijkheid is gemandateerd aan de desbetreffende proceseigenaar (Artikel 3.1). Het feitelijk beheer van archiefwaardige informatie wordt opgedragen aan de afdeling Informatie van Interne Dienstverlening, team Advisering en Expertise (adviseurs DI). De uitvoerende werkzaamheden worden opgedragen aan de afdeling DIV. Het college van burgemeester en wethouders kan, met advies van de in lid 1 genoemde beheerder, en instemming van de gemeentearchivaris, als uitzondering op het eerste lid, een andere organisatorische eenheid aanwijzen die feitelijk beheer uitvoert (Artikel 3.2). De beheerder en de proceseigenaar stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van informatie plaatsvindt. De beheerder wordt om advies gevraagd bij: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem (Artikel 3.3). 6

7 Besluit Informatiebeheer Schiedam (2015): - Als beheereenheden in de zin van dit besluit worden aangewezen: a. de teams als bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2014 of opvolgende organisatieregelingen; b. de Griffie; c. de Ondernemingsraad (Artikel 6). - Het hoofd van de beheereenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid, voor zo ver deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Artikel 7). - Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen (Artikel 8). - Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast (Artikel 9). - Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut (Artikel 10). - Het hoofd van de beheereenheid draagt voor zover van toepassing zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen (Artikel 11). 2.3 Maatregelen met betrekking tot informatie op netwerkschijven Binnen de gemeenten Delft en Schiedam zijn er (nog) geen afspraken over het beheer van informatie op de netwerkschijven. Er is geen vastgestelde ordeningsstructuur binnen de verschillende schijven. 2.4 Maatregelen met betrekking tot informatie in specifieke procesapplicaties Op dit moment zijn bij de gemeenten geen specifieke afspraken/maatregelen rondom specifieke procesapplicaties. Van specifieke procesapplicaties die zelf geen DMSfunctionaliteit hebben, moeten de documenten in het DMS worden opgeslagen. Binnen de gemeenten geldt: daar waar mogelijk worden digitale documenten uit specifieke applicaties opgenomen in het DMS door middel van een (handmatige) koppeling. 2.5 Maatregelen met betrekking tot informatie in het DMS De gemeenten Delft en Schiedam nemen de volgende beheersmaatregelen voor digitale documenten die in Verseon/Corsa bewaard worden: Voor de gemeente Schiedam geldt dat het zaaksysteem leidend moet worden en anders moet er een koppeling met specifieke procesapplicatie worden gerealiseerd. 7

8 De gemeente Schiedam beschikt over een DSP welke o.a. wordt gebruikt binnen Corsa. Corsa is voorzien van een audit module die transacties en beheeractiviteiten logt De gemeente Delft beschikt over een DSP binnen een deel van Verseon. Verseon heeft een audittrail. De gemeente Delft is aan het oriënteren op de aanschaf van een zaaksysteem en deze moet leidend worden. 2.6 Maatregelen met betrekking tot informatie in het e-depot De gemeenten Delft en Schiedam nemen de volgende beheersmaatregelen voor digitale documenten die in het e-depot bewaard worden: Alle documenten die in het e-depot geïmporteerd worden, worden, voor zover noodzakelijk, omgezet naar de open standaard(en) voor langdurig te bewaren bestanden (document retention); Alle brondocumenten worden tevens in hun oorspronkelijke bestandsformaat, zoals aangeboden aan het e-depot, bewaard; De beheerder van het e-depot maakt minimaal een keer per jaar vanuit het e-depot een overzicht van documenten die niet geconverteerd zijn naar open standaarden voor langdurig te bewaren bestanden en biedt deze documenten opnieuw aan voor conversie; De beheerder van het e-depot wordt door het e-depot geïnformeerd over het optreden van systeemfouten bij de conversie van bestanden naar open standaarden voor langdurig te bewaren bestanden; De beheerder van het e-depot kan bestandsformaten die niet geconverteerd kunnen of hoeven worden, uitsluiten van conversie naar open standaarden voor langdurig te bewaren bestanden; We houden rekening met de nog te ontwikkelen open standaarden voor bijvoorbeeld excel, videotulen, bewegend beeld en dergelijken. Alle verplichte metadata voor te bewaren digitale archiefbescheiden worden vastgelegd; Alle beheeractiviteiten worden gelogd; De beheerder van het e-depot toetst en signaleert het verouderen of onbruikbaar worden van digitale documenten en documenteert de resultaten van deze toetsen; De Interne dienstverlening Advies (Delft) en het team ICT Beleid en Beheer (Schiedam) toetsen jaarlijks het verouderen of onbruikbaar worden van de hardware van het e-depot en rapporteert hierover aan de beheerder van het e-depot; De beheerder van het e-depot neemt passende maatregelen naar aanleiding van foutmeldingen vanuit het systeem. Het e-depot beschikt over een digitale kluis. Van alle in het e-depot opgenomen bestanden wordt automatisch de metadata (in XML), het oorspronkelijke brondocument en het retentioned document naar deze kluis overgebracht; Van alle bestanden worden technische metadata vastgelegd; Voor de controle van de integriteit van digitale bestanden en metadata in de het e- depot beheeromgeving en in de digitale kluis wordt een hashberekening ingezet: o Van elk document dat in het e-depot gecreëerd wordt, wordt een hash berekend; 8

9 o o o Elk document dat door het e-depot gelezen wordt zal op de integriteit gecontroleerd worden door het berekenen van de hash en deze te vergelijken met de eerder opgeslagen hash waarde; Bij elk in het e-depot geïmporteerd document zal de hash waarde vergeleken worden of deze al in het e-depot voorkomt; Het systeem geeft automatisch een foutmelding wanneer de hash waarden niet overeen komen. 9

10 3 Omgaan met veroudering van digitale bestanden Om het verouderen van digitale bestanden, hardware en software, met de bijbehorende problemen als ontoegankelijke en gecorrumpeerde bestanden tegen te gaan nemen de gemeenten Delft en Schiedam de volgende beheermaatregelen: Langdurig te bewaren digitale informatie wordt opgeslagen in het e-depot; Langdurig te bewaren digitale informatie wordt opgeslagen in een open standaard; Langdurig te bewaren digitale informatie wordt tevens opgeslagen in het oorspronkelijke bestandsformaat. Bewaren in het oorspronkelijke formaat biedt, zolang de originele software er nog is, de meest authentieke representatie van het document én het blijft mogelijk om in de toekomst nieuwe strategieën toe te passen op het oorspronkelijke document. Als dat geen goed resultaat meer oplevert is de informatie altijd nog te raadplegen in een gestandaardiseerd formaat. Het e-depot beschikt over een digitale kluis waarin originele bestanden bewaard worden. 10

11 4 Omgaan met het uit-faseren van oude systemen en het invoeren van nieuwe systemen Binnen de gemeenten Delft en Schiedam is er een procedure met betrekking tot het uitfaseren van oude systemen. Hierbij wordt geanticipeerd op nieuwe technologische ontwikkelingen. De gemeenten Delft en Schiedam nemen de volgende maatregelen m.b.t. het uit-faseren van oude systemen: De afdeling Interne dienstverlening advies (Delft) en het team ICT Beleid en Beheer (Schiedam) beheren een lijst van (archief-houdende) applicaties en programma s en toetst jaarlijks of deze lijst nog actueel is; Een voornemen tot uit-faseren van een systeem wordt door de vak-afdeling gemeld aan de afdeling Interne dienstverlening advies (Delft) en het team ICT Beleid en Beheer (Schiedam); De afdeling Interne dienstverlening advies (Delft) en het team ICT Beleid en Beheer (Schiedam) stellen een uitfaseringsplan op voor elk systeem wat uit-gefaseerd wordt. Hierin wordt bepaald: o Hoe lang de aanwezige digitale informatie bewaard moet worden; o In welke systeem deze informatie bewaard wordt (de huidige of een andere); o Op welk tijdstip en hoe het systeem definitief uit-gefaseerd wordt. Dit is een aandachtspunt in de praktijk omdat dit vaak niet gebeurt, waardoor het systeem toch in leven, en dus in gebruik blijft De gemeenten Delft en Schiedam nemen de volgende maatregelen m.b.t. het invoeren van nieuwe systemen: Een voornemen tot aanschaf en invoering van een nieuw systeem wordt door de betreffende afdeling gemeld bij de afdeling Interne dienstverlening advies (Delft) en het team ICT Beleid en Beheer (Schiedam); In gezamenlijk overleg wordt gekeken in hoeverre de gevraagd functionaliteit ook geleverd kan worden door bestaande specifieke procesapplicaties, het DMS of de netwerkschijven. Wanneer aanschaf van een nieuwe specifieke procesapplicatie nodig is, wordt vooraf gekeken of de informatie in de nieuwe specifieke procesapplicatie beheerd kan worden, of dat deze via koppelingen op termijn in het e-depot beheerd moet worden. Elke nieuwe specifieke procesapplicatie, dient minimaal te beschikken over een werkende audittrail die transacties en beheeractiviteiten automatisch logt. En moet over de mogelijkheid beschikken om stukken te vernietigen. 11

12 5 Anticiperen op nieuwe technologische ontwikkelingen Met de ingebruikname van het e-depot beschikken de gemeenten Delft en Schiedam over een voorziening waarmee digitale documenten duurzaam langdurig beheerd kunnen worden. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke nieuwe technologische en organisatorische ontwikkelingen in de (nabije) toekomst verwacht kunnen worden en hoe de gemeenten Delft en Schiedam hierop anticiperen. Naast deze ontwikkelingen, zullen er andere ontwikkelingen plaatsvinden die nu nog niet te voorzien zijn. Om te kunnen anticiperen op deze ontwikkelingen is het wenselijk dat de archivaris(sen) en de hoofden van Documentlogistiek (Delft) en ICT Beleid en Beheer (Schiedam) jaarlijks een rondetafelgesprek met leveranciers, medewerkers en MT leden organiseren over nieuwe technologische ontwikkelingen en de impact hiervan voor en op de gemeenten Delft en Schiedam. De uitkomsten van dit rondetafelgesprek zullen worden verwerkt in het Duurzaamheidbeleid en onderliggende stukken. 5.1 Keteninformatisering Keteninformatisering is geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen organisaties in een procesketen of via gemeenschappelijke databases. Deze (grootschalige) uitwisseling van digitale informatie tussen overheidsorganisatie vindt vaak niet meer in de vorm van digitale documenten plaats. Voorbeelden hiervan zijn databases als Suwinet, waarin digitale gegevens worden uitgewisseld. De gemeente gebruikt deze gegevens voor (beleids)beslissingen, maar is niet de beheerder van de gegevens en de gegevens zijn ook niet geborgd in een document. Er zijn steeds meer verbanden waarbij (alleen) gegevens uitgewisseld worden. Denk hierbij aan veiligheidsregio s, omgevingsdiensten en nog op te richten regionale verbanden in het kader van de decentralisaties in het sociale domein en de inwerkingtreding van de Omgevingswet in In deze gevallen is er vaak discussie aanwezig over het eigendom van gegevens, bevoegdheden en beheerstaken. Het ontbreken van formeel en eenduidig gezag is hierbij de belangrijkste factor. Als er op basis van informatie van derden besluiten worden genomen en beschikkingen worden opgesteld (zoals in het voorbeeld van Suwinet), dan moet aangetoond kunnen worden dat de beschikking op de juiste manier genomen is. Maatregelen die nog niet gerealiseerd, maar wel wenselijk zijn: De gemeenten Delft en Schiedam leggen in de eigen systemen vast op grond van welke (externe) gegevens beslissingen genomen zijn. In verband met de verantwoording van handelen worden deze gegevens even lang bewaard binnen het eigen systeem als het document of de registratie waarop zij betrekking hebben. De gemeenten Delft en Schiedam maken in elk samenwerkingsverband afspraken over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden m.b.t. archivering door middel van een dienstverleningsovereenkomst, mandatering of een SLA. 12

13 5.2 Websites en social media Burgers en de gemeente communiceren in toenemende mate met elkaar via gemeentelijke website en diverse social media. Wanneer aan deze communicatie rechten ontleend kunnen worden, betreft het archiefwaardige communicatie. Maatregelen die nog niet gerealiseerd, maar wel wenselijk zijn: De gemeenten Delft en Schiedam stellen in het Communicatiebeleid vast via welke communicatieplatformen zij met haar burgers wil communiceren. Dit beleid wordt tweejaarlijks geactualiseerd; De afdeling Interne dienstverlening advies (Delft) en het team ICT Beleid en Beheer (Schiedam) dragen er zorg voor dat communicatie via deze communicatieplatformen gearchiveerd wordt met een daarvoor geschikte applicatie. Dit is tot op heden alleen geregeld voor de gemeentelijke websites. 5.3 Cloud computing In toenemende mate slaan burgers, overheden en bedrijven informatie op in de cloud. Concreet betekent dit dat digitale informatie op de servers van de cloud leverancier (Dropbox, Google, KPN) worden opgeslagen. Deze servers kunnen overal ter wereld staan. Daarnaast is vaak onduidelijk hoe de beveiliging en het beheer geregeld is en wat er gebeurd bij overname of faillissement van het bedrijf. Voor overheidsorganisaties komt daarbij dat gevoelige informatie in principe in Nederland bewaard dient te blijven en niet zomaar op een buitenlandse server geplaatst mag worden. Gemeente Delft werkt met SAAS oplossingen en gebruikt cloudapplicaties als Trello en Asana. De maatregelen die getroffen worden bij een SAAS oplossing: een goede SLA en een bewerkingsovereenkomst. Hierin wordt bepaald wie de eigenaar van de documenten is. Niet bij iedere leverancier zijn de gemeenten Delft en Schiedam in staat om eisen te stellen. De vraag is dan of het wenselijk is om informatie in deze cloudapplicaties op te slaan. Dit vraagstuk wordt momenteel behandeld binnen de gemeenten Delft en Schiedam. Voor de gemeente Schiedam geldt dat er een nieuw cloud-beleid in samenwerking met Vlaardingen en Maassluis in de maak is. Wanneer er informatie in cloudapplicaties opgeslagen wordt, zullen de volgende eisen aan de leverancier gesteld moeten worden: Er is een duidelijk SLA over beveiliging, beschikbaarheid etc. van de applicatie; De garantie dat informatie bij overname of faillissement van de leverancier niet verloren gaat. Er wordt met de leverancier een bewerkersovereenkomst gesloten in het geval van de bewerking van persoonsgegevens; De garantie dat informatie wordt opgeslagen op een Nederlandse server, die valt onder het Nederlandse recht, waar buitenlandse overheden geen toegang tot kunnen vragen. 13

14 6 Bijlage Overzicht gebruikte en ontbrekende informatie Gemeente Delft Onderwerp: Paragraaf in bewaarstrategie: Archiefverordening 1.2/2.2 Ja Besluit Informatiebeheer 1.2/2.2 Ja Informatiebeleid 2.1 Ja Informatie beschikbaar (ja/nee): Beheersmaatregelen digitale documenten op netwerkschijf 2.3 Beheersmaatregelen digitale documenten op netwerkschijf 2.3 Ja, beperkt Beheermaatregelen voor digitale documenten die in sectorspecifieke applicaties bewaard worden Beheersmaatregelen voor digitale documenten die in Verseon bewaard worden Herstelplan (back-up & restore) Toetsing/update/audit Risico analyse Procedure uit-faseren systemen. 2.2 Nee (er wordt wel altijd op dezelfde wijze gehandeld, maar dit ligt niet vast) Maatregelen m.b.t. informatie op netwerkschijven. 2.3 Nee Maatregelen m.b.t. informatie binnen specifieke procesapplicaties. Communicatiebeleid over omgang met archiefwaardige communicatie. 2.4 Nee (nog niet) 5.2 Nee (wil Delft wel ontwikkelen)

15 Gemeente Schiedam Onderwerp: Paragraaf in bewaarstrategie: Archiefverordening Ja Besluit informatiebeheer Ja Uitgangspunten beheer digitale archiefbescheiden 2.1 Nee Afspraken beheer netwerkschijven 2.3 Nee Beheersmaatregelen m.b.t. informatie in specifieke procesapplicaties 2.4 Nee Beheersmaatregelen m.b.t. informatie in het DMS 2.5 Nee Metadata-model 2.5 Ja, concept DSP / i-navigator 2.5 Ja Beheersmaatregelen m.b.t. informatie in het e-depot 2.6 Nee Beleid voor conversie, migratie en substitutie 2.6 Nee Informatie beschikbaar (ja/nee): Afspraken m.b.t. aanschaf nieuwe applicaties 4 Ja, niet vastgesteld Communicatiebeleid m.b.t. archiefwaardige communicatie 5.2 Nee Archiveren gemeentelijke website 5.2 Ja (bron: overzicht extern gehoste applicaties) Cloud beleid 5.3 Gezamenlijk cloudstrategie is in de maak. Er wordt nu gewerkt met een vragenlijst die bij aanschaf wordt ingevuld door leverancier. Bewerker-overeenkomst 5.3 Ja 15