Handleiding Apostill POS

Transcriptie

1 Handleiding Apostill POS Laatste versie: september 2009

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Overzicht kassascherm Artikelscherm Afrekenscherm Afrekenbuttons Functietoetsenscherm Tafelbuttons Functiebuttons Gebruikersbuttons Kassahandelingen Basis kassahandelingen Een gebruiker aanmelden Een bestelling op een tafel plaatsen Een naam toevoegen aan tafel Een tafel verplaatsen Het verplaatsen van artikelen naar een andere tafel Een tafel splitsen Een korting aan een artikel of een gehele rekening toekennen Een regelcorrectie bij een foutieve invoer Een annulering van een bevestigde invoer Bericht toevoegen aan een artikel Bestelling overzicht bekijken / afdrukken Een artikel met een manuele prijs Afrekenen Een rekening contant afrekenen Het ontvangen bedrag invoeren om het wisselgeld te bepalen Een rekening met een andere betaalmethoden afrekenen Een combinatiebetaling van contant en pin Een rekening splitsen Managersfuncties Geld in kas / Geld uit kas Invoeren dagvoorraad Printerbeheer Printerfout en omgeleide printers Bon na Controlescherm Hulp op afstand door Team viewer Kalibreer scherm Back office Sluit POS Terug naar het hoofdscherm Rapportages in Apostill Algemeen Financiële rapporten Dagrapportage X Z rapport Overige rapporten Nulstelling

3 1. Inleiding De gebruiksvriendelijke buttons van Apostill stellen u in staat om uw gasten op een snelle en eenvoudige manier te helpen. In deze handleiding volgt een beschrijving van deze buttons. 2. Overzicht kassascherm Het hoofdscherm van Apostill kan worden onderverdeeld in het artikelscherm, het afrekenscherm en het functietoetsenscherm Artikelscherm Het artikelscherm is van links naar rechts onderverdeeld in Departementen (Oranje), Artikelen (Blauw) en Teksten (Groen). Teksten zijn gekoppeld aan een artikel. Telkens wanneer u een artikel kiest waaraan een Tekst is gekoppeld, wordt deze zichtbaar in het rechterkolom (Groen). Een Tekst kan zowel een nulprijs als een meerprijs bevatten. U hoeft niet perse een Tekst te selecteren om een bestelling af te handelen. Departementen, artikelen en supplementen Als de keuze van een Tekst wel verplicht is dan kunt u werken met een pop-up menu (Paars). Vervolgens bent u verplicht een keuze te maken (zie volgende pagina) -3-

4 Verplichte keuze -4-

5 2.2. Afrekenscherm In het afrekenscherm wordt de (openstaande) bestelling weergegeven. Afrekenscherm Afrekenbuttons Het afrekenscherm bevat vier buttons voor het contant afrekenen, overige betaalingswijzen, subtotaal en BTW wissel. Contant afrekenen Bij een contante betaling drukt u op deze button Betalingswijzen / Splits betaling Middels deze button selecteert u overige betalingswijzen (pinpas of kredietkaart) of het splitsen van een betaling. -5-

6 Meerdere subtotalen per ticket Middels de subtotaalbutton creëert u op het afrekenticket subtotalen, waardoor gescheiden bestellingen zichtbaar worden op de afrekenticket. BTW wissel In sommige landen is het BTW percentage afhankelijk of de artikelen ter plekke worden genuttigd of door de gast worden meegenomen naar huis. Middels deze button switcht u van BTW percentage. Geldlade openen Ook zonder af te rekenen kunt u de geldlade openen. Door op het Apostill logo te klikken wordt de geldlade automatisch geopend Functietoetsenscherm Functietoetsenscherm -6-

7 Tafelbuttons De eerste vier buttons in het functietoetsenscherm hebben betrekking op het tafeloverzicht. Hiermee bent u in staat om een bestelling op een tafel te plaatsen. Nadat u een bestelling op een tafel heeft geplaatst kunt u deze opnieuw openen, afrekenen of een nieuwe bestelling aan toevoegen. Tevens kunt u een naam toevoegen aan een tafel. Hieronder volgt een uitleg per button. Plaats je order op een tafelnummer Nadat u een bestelling heeft ingevoerd kunt u middels deze button ervoor kiezen om deze bestelling op een tafel te plaatsen. Open het tafeloverzicht Middels deze button kunt u een tafel (opnieuw) openen vanuit het tafeloverzicht. Bevestigen Nadat u een tafel (opnieuw) heeft geopend uit het tafeloverzicht kunt u middels deze button een tafel sluiten / bevestigen. Naam plaatsen op tafel Middels deze button kunt u een naam toevoegen aan een tafel. Dit kan alleen op een tafel waar minstens één artikel opstaat. LET OP: op het moment dat u een tafel geopend heeft kunt u pas een nieuwe tafel openen nadat u de openstaande tafel weer heeft afgesloten. -7-

8 Functiebuttons Het functietoetsenscherm bevat tevens een viertal functiebuttons. Hieronder volgt een uitleg per button. Korting Middels deze button kunt u een korting geven per artikel of een gehele rekening. Als u een korting wilt geven per artikel dient u eerst het artikel in het afrekenscherm te selecteren waarop u een korting wilt geven. Regelcorrectie / Annuleren Indien u het verkeerde artikel heeft ingetoetst kunt u middels deze button een regelcorrectie toepassen. Als u een correctie wilt toepassen nadat de bestelling al bevestigd is vindt er een annulering van het artikel plaats. De bevoegdheid voor annuleren van een artikel is afhankelijk van het mandaat. Bericht toevoegen Middels deze button kunt u een bericht toevoegen aan een artikel. Bestellingen overzicht Nadat u een tafel heeft geopend kunt u middels deze button een detailoverzicht van een bestelling openen. Het detailoverzicht bevat achtereenvolgens het tijdstip, de datum, het artikel met de prijs en de gebruikersnaam. -8-

9 Gebruikersbuttons De laatste drie buttons in het functietoetsenscherm zijn de gebruikersbuttons. Ook hier volgt een uitleg per button. Inloggen Om in te loggen heeft iedere gebruiker een persoonlijke toegangscode. Middels deze button kan een gebruiker zichzelf inloggen op het kassascherm. Manager Onder de managerbutton zitten een aantal managersfuncties welke afhankelijk van het toegekende mandaat per gebruiker toegankelijk zijn. Bon na Als u zonder afrekentickets wilt werken kunt u in het printerbeheer het afdrukken van een rekening uitzetten. Met deze button kunt u vervolgens alsnog een Bon na afdrukken. De functie Bon na werkt alleen als bij het printerbeheer Afdrukken Rekening op Niet toestaan staat. -9-

10 3. Kassahandelingen 3.1. Basis kassahandelingen Een gebruiker aanmelden 1. Klik op de button Inloggen 2. Toets uw gebruikerscode in 3. Klik op de button Bevestigen (bij een foutieve invoer klikt u op het minteken) Een bestelling op een tafel plaatsen Er zijn twee manieren op een bestelling op een tafel te plaatsen. U kunt eerst de tafel openen of eerst de bestelling opnemen. Het voordeel van de eerste methode ten opzichte van de tweede methode is dat je kunt zien wat er reeds op de tafel staat zodat je een beter overzicht behoudt. Methode 1 1. Klik op de button Tafeloverzicht 2. Open een tafel door op het tafelnummer te klikken 3. Voer de bestelling in 4. Klik op de button Bevestigen Methode 2 1. Voer de bestelling in 2. Klik op de button Plaats je order op een tafel 3. Selecteer een tafelnummer -10-

11 Een naam toevoegen aan tafel 1. Klik op de button Tafeloverzicht 2. Open een tafel door op het tafelnummer te klikken 3. Klik op de button Naam op een tafel 4. Klik op de button Bevestigen Een tafel verplaatsen 1. Klik op de button Tafeloverzicht 2. Klik op de button Verplaats tafel 3. Selecteer het tafelnummer die u wilt verplaatsen (hint) Van Tafel 4. Selecteer het tafelnummer waar u de tafel naar wilt verplaatsen (hint) naar tafel 5. Klik op de button Bevestigen -11-

12 Het verplaatsen van artikelen naar een andere tafel 1. Klik op de button Tafeloverzicht 2. Klik op de button Verplaats tafel 3. Selecteer het tafelnummer die u wilt verplaatsen (hint) Van Tafel 4. Selecteer het tafelnummer waar u de tafel naar wilt verplaatsen (hint) naar tafel Klik op de button Verplaatsen van artikel. Er wordt een nieuwe tafel geopend met rechts een kolom met alle artikelen van de originele tafel Selecteer de artikelen uit de rechterkolom die u wilt verplaatsen. Eventueel kunt u in het numerieke gedeelte aangeven hoeveel artikelen u wilt verplaatsen > Klik op de button Ongedaan maken om een verplaatsing ongedaan te maken 7. Klik op de button Bevestigen Een tafel splitsen Let op! U kunt een tafel alleen splitsen als er al een bestelling op de tafel staat 1. Klik op de button Tafeloverzicht 2. Klik op de button Splits tafel 3. Selecteer de rekening die u wilt verplaatsen (hint) Splits welke? 4. Voer de bestelling 5. Klik op de button Bevestigen Als u de tafel heropent ziet u dat er een tweede rekening is aangemaakt. U kunt maximaal zes deelrekeningen op 1 tafel plaatsen. -12-

13 Een korting aan een artikel of een gehele rekening toekennen 1. Voer een bestelling in 2. Selecteer in het afrekenscherm het artikel waar u een korting aan toe wilt kennen 3. Klik op de button Korting 4. Maak een keuze in het kortingspercentage en geef aan of u de korting wilt berekenen over het geselecteerde artikel of over de gehele rekening 5. Klik op de button Ongedaan maken om een verplaatsing ongedaan te maken Let op! De korting wordt automatisch berekent Een regelcorrectie bij een foutieve invoer 1. Selecteer in het afrekenscherm het artikel waarop u een correctie wilt uitvoeren 2. Klik op de button Regelcorrectie Een annulering van een bevestigde invoer 1. Selecteer in het afrekenscherm het artikel dat u wilt annuleren 2. Klik op de button Annuleren > Bij meerdere van hetzelfde artikel vraagt Apostill om een annuleringsbevestiging. Voer het aantal te annuleren artikelen in op het numerieke gedeelte. >. Klik op de button Contant om het aantal te bevestigen 3. Klik op de button Contant om de annulering te bevestigen Bericht toevoegen aan een artikel 1. Selecteer in het afrekenscherm het artikel waaraan u een bericht wilt toevoegen 2. Klik op de button Extra tekst -13-

14 Bestelling overzicht bekijken / afdrukken Let op! U kunt alleen historieken bekijken van bevestigde artikelen op een tafel 1. Klik op de button Tafeloverzicht 2. Selecteer de tafel waarvan u de historiek wilt bekijken 3. Klik op de button Bestelling overzicht > Klik op de button Afdrukken om het bestelling overzicht af te drukken > Klik op de button Terug om terug te keren naar het hoofdscherm Een artikel met een manuele prijs 1. Kies een artikel met een manuele prijs 2. Voer de prijs in op het numerieke gedeelte 3. Klik op de button Contant om het bedrag te bevestigen Let op! Het is alleen mogelijk om bij een artikel een manuele prijs in te voeren als dit in de Back Office is ingesteld. -14-

15 3.2. Afrekenen Een rekening contant afrekenen 1. Voer de bestelling in 2. Klik op de button Contant Het ontvangen bedrag invoeren om het wisselgeld te bepalen 1. Klik op de button Overige betaalmethoden > Voer het ontvangen bedrag in op het numerieke gedeelte van het afrekenscherm 2. Klik op de button Contant Een rekening met een andere betaalmethoden afrekenen 1. Klik op de button Overige betaalmethoden > Klik op de button Contant > Klik op de button Pin > Klik op de button Visa > Klik op de button American Express -15-

16 Een combinatiebetaling van contant en pin 1. Klik op de button Overige betalingswijzen > Voer het bedrag in dat de klant contant heeft betaald 2. Klik op de button Contant 3. Klik op de button Pin om het restantbedrag af te rekenen Op dezelfde manier kunt u ook andere betaalcombinaties uitvoeren Een rekening splitsen 1. Klik op de button Overige betalingswijzen Klik op de button Rekening splitsen. Er wordt nu een deelrekening geopend met rechts een kolom met alle artikelen van de originele rekening Selecteer de artikelen uit de rechterkolom die u wilt splitsen. Eventueel kunt u in het numerieke gedeelte van de deelrekening aangeven hoeveel artikelen u wilt splitsen > Klik op de button Ongedaan maken om een splitsing ongedaan te maken 4. Klik op de button Contant -16-

17 4. Managersfuncties 4.1. Geld in kas / Geld uit kas Als u geld uit de kassa haalt voor bijzondere uitgaven dan kunt u dit aangeven in het in kas / uit kas scherm. Hiermee voorkomt u dat de totaaltelling van uw kasgeld aan het einde van de dag niet klopt. Achtereenvolgens kunt u de leverancier, de reden en het totaalbedrag invoeren. 1. Selecteer of u een bedrag In Kas of Uit Kas wilt halen 2. Toets in het blanco veld onder Reden en geef een reden waarom of waarvoor u het geld in kas of uit kas haalt. 3. Toets vervolgens op het blanco veld naast Totaal en geeft het totaalbedrag aan dat u in kas of uit kas haalt. In kas / uit kas -17-

18 4.2. Invoeren dagvoorraad Met Apostill heeft u de mogelijkheid om op een bepaald artikel een dagvoorraad bij te houden. Dit betekent dat er op het artikel een teller wordt geplaatst die waarschuwt als u onder een bepaalde waarde komt. Als u een dagvoorraad wilt bijhouden dient u van dit artikel een dagvoorraad artikel te maken in de back office van Apostill. Nadat u van het artikel een voorraadartikel heeft gemaakt kunt u de dagvoorraad als volgt invoeren: 1. Voer het aantal stuks in dat u van het voorraadartikel op voorraad heeft. 2. Vervolgens selecteert u het betreffende artikel. LET OP! Iedere keer dat u een nieuwe dagvoorraad invoert wordt het vorige aantal stuks overschreven. Dagvoorraad -18-

19 4.3. Printerbeheer Printerfout en omgeleide printers Apostill beschikt over een intelligente printeraansturing. Dit betekent dat wanneer een printer tijdelijk buiten gebruik is Apostill u de mogelijkheid geeft om een andere printer te selecteren. Een printer kan tijdelijk buiten bereik zijn omdat het papier op is, de printer uitstaat of niet goed is aangesloten. Middels het printerbeheer kunt u een tijdelijke omleiding ongedaan maken. In printerbeheer wordt een onderscheid gemaakt in een printerfout en omgeleide printers. Onder het kopje printerfout wordt de printer weergegeven die buiten gebruik is. Onder het kopje omgeleide printers wordt weergegeven of en waarna een bepaalde printer is omgeleid. Printerbeheer Printerfout ongedaan maken Middels deze button kunt u een printerfout ongedaan maken. Selecteer eerst de printerfout. Printeromleiding ongedaan maken Middels deze button kunt u een printeromleiding ongedaan maken. Selecteer eerst de printeromleiding. -19-

20 Bon na In printerbeheer heeft u de mogelijkheid om het afrekenticket of het bonticket tijdelijk uit te schakelen. Door Rekening afdrukken op Niet toestaan in te stellen wordt er geen afrekenticket afgedrukt en kunt u middels de Bon na button de laatste rekening alsnog afdrukken. Let op! Bij een herstart van Apostill wordt deze instelling ongedaan gemaakt. Als u Bon na instelt kunt u via het controlescherm geen rekening herafdrukken. -20-

21 4.4. Controlescherm In het controlescherm is het mogelijk om bestellingen en rekeningen terug te kijken. Middels de pijltjestoetsen kunt u bladeren in de bestellingen en rekeningen. Tevens is het mogelijk om een rekening te heropenen of opnieuw af te drukken. LET OP! U kunt alleen rekeningen heropenen of herafdrukken. Het is niet mogelijk om bestellingen te heropenen of her af te drukken. Heropenen Om een rekening te heropenen zoekt u allereerst middels de pijltjestoetsen de desbetreffende rekening. Afhankelijk van het type verkoop wordt de rekening heropend in het afrekenscherm of in het tafeloverzicht. Staat er reeds een nieuwe rekening open op de betreffende tafel dan wordt automatisch een tweede rekening aangemaakt. Bij het heropenen van een rekening wordt deze tijdelijk uit de omzet gehaald. Op de rekening die u heeft heropend kunt u eventueel een correctie toepassen. Om de rekening weer als omzet te boeken dient u opnieuw een betalingswijzen te selecteren. Herafdrukken Middels deze button kunt u een geselecteerde rekening herafdrukken -21-

22 4.5. Hulp op afstand door Team viewer Op verzoek van uw dealer kunt u gevraagd worden om Team viewer te openen. Team viewer is een programma waarmee uw systeem tijdelijk door uw dealer kan worden overgenomen. Voor Team viewer dient uw Apostill aangesloten te zijn op het internet Kalibreer scherm Middels deze button kunt u het touch scherm opnieuw kalibreren Back office Middels deze button komt u in de Back office van Apostill Sluit POS Middels deze button wordt Apostill automatisch afgesloten Terug naar het hoofdscherm Middels deze button verlaat u het managerscherm en gaat u terug naar het hoofdscherm. -22-

23 5. Rapportages in Apostill 5.1. Algemeen Apostill bevat 15 standaardrapportages geschikt voor de horeca en detailhandel. Daarnaast bevat het onderdeel rapportages in Apostill een aantal selectie mogelijkheden. Zo is het mogelijk om een datumselectie en een gebruikersselectie toe te passen. Datumselectie Middels de + en toetsen kan de datum worden aangepast. Standaard staat de datumselectie op de dag van vandaag. Gebruikersselectie Tevens is het mogelijk om een gebruiker te selecteren met betrekking tot een bepaalde rapportage. Standaard staat de gebruikersselectie op alle gebruikers. Let op: voor zowel de datumselectie als de gebruikersselectie geldt dat de handmatig gekozen selectie wordt vastgehouden door Apostill (ook nadat het rapport is gegenereerd). Wilt u terug naar de standaard dan dient u de selectie handmatig ongedaan te maken. Een andere optie om de gekozen selectie ongedaan te maken is om het rapportagescherm te verlaten en opnieuw in te loggen. Links de datumselectie en rechts de gebruikersselectie Weergave rapportages Iedere rapportage kan op het scherm worden weergeven of worden afgedrukt met de bonprinter. Wilt u een rapportage op het scherm weergegeven dan drukt u voordat u de betreffende rapportage selecteert op het icoontje met het beeldscherm. Wilt u een rapportage afdrukken kies dan voor het icoontje met de printer. U wordt vervolgens gevraagd een bonprinter te selecteren waarna de rapportage wordt afgedrukt. Weergave op het scherm en afdrukken op de bonprinter -23-

24 5.2. Financiële rapporten Voor het genereren van een financieel rapport zijn er twee rapportages beschikbaar. Een tussentijdse rapportage (Dagrapportage X) en een definitieve rapportage (Z rapport) Dagrapportage X De meest gebruikte rapportage is de Dagrapportage X. Dit rapport kunt u op ieder gewenst moment van de dag bekijken. De omzet die u krijgt te zien is het resultaat van de geselecteerde interval. Hierbij rekeninghoudend dat een dag in Apostill loopt van s morgens 6.00 uur tot de volgende morgen 6.00 uur. Om de omzet op bijvoorbeeld 15 juni te bekijken selecteert u het interval 15 juni tot en met 16 juni. Met de Dagrapportage X bent u tevens in staat om omzet in het verleden te bekijken Z rapport Met het Z rapport bent u in staat om een bepaalde periode definitief af te sluiten. Het gevolg in een gesloten boekhouding. Het Z rapport wordt opvolgend genummerd en het is niet mogelijk om een interval te kiezen. Bij het generen van een Z rapport wordt automatisch het tijdstip gekozen van de laatste Z tot en met het tijdstip waarop u het Z rapport gaat afdrukken. Nadat u een Z rapport heeft genereert is het mogelijk om van exact dezelfde periode een ander rapport af te drukken. Apostill zal het interval van het Z rapport net zolang vasthouden, tot dat u het rapportagescherm heeft verlaten Overige rapporten Naast de Dagrapportage X en het Z rapport bevat Apostill nog een aantal overige rapporten. Hieronder volgt een korte uitleg per rapport: 15 standaardrapportages geschikt voor horeca en detailhandel In/Out Cash Dit rapport laat de geldstromen zien die veroorzaakt zijn door in kas en uit kas handelingen. Kelner rapport Dit rapport laat de omzet per betaalwijze per gebruiker zien. Tevens bevat dit rapport een controlestrook met kortingen, correcties, transfers en open tafels. Indien er geen gebruikersselectie is gemaakt zijn de bedragen op de controlestrook cumulatief voor alle gebruikers. Door een gebruikersselectie te maken wordt de controlestrook per gebruiker weergegeven. -24-

25 Artikelen Dit rapport geeft per categorie/departement een overzicht van het totaal aantal verkochte artikelen. Artikelen transfert Dit rapport genereert een overzicht van de verplaatste tafels (transfers). Indien u vanuit het afrekenscherm een bestelling op een tafel plaatst wordt dit eveneens gezien als een transfer. Artikelen met korting In dit rapport worden de met korting verkochte artikelen weergegeven. De artikelen met korting worden niet-cumulatief weergegeven, tenzij er tijdens één transactie een korting is gegeven op meerdere artikelen. Artikelen per aantal Dit rapport geeft per categorie/departement een overzicht van het totaal aantal verkochte artikelen. Geannuleerde artikelen Dit rapport geeft per gebruiker een overzicht van het aantal geannuleerde artikelen (correcties). Openstaande tafels Dit rapport geeft per gebruiker een overzicht van de openstaande tafels. Dagvoorraad Dit rapport geeft van alle actieve voorraadartikelen de voorraad weer. Gesloten tafels Dit rapport geeft een overzicht van alle gesloten tafels / afgerekende bestellingen. Eventuele correcties / kortingen zijn in dit rapport te achterhalen. Openstaande tafels/kelner Dit rapport geeft per gebruiker een overzicht van de openstaande tafels. Dag per Dag Dit rapport laat per dag een overzicht zien van de verkopen per uur. Uurrapport Dit rapport laat een overzicht zien van de verkopen per uur. Middels een interval van meerdere dagen worden de verkopen per uur cumulatief weergeven Nulstelling Middels de nulstelling worden alle omzetgegevens uit de kassa verwijdert. Omdat een nulstelling alle omzetgegevens verwijdert volgt er een extra controlevraag voordat de nulstelling daadwerkelijk wordt uitgevoerd. -25-