Statuslijn in MS Project 2007 Auteur: S. van Beek Copyright

Transcriptie

1 Statuslijn in MS Project 2007 Auteur: S. van Beek Copyright De statuslijn heeft als referentie de opgegeven datum en is in principe een verticale lijn. Taken die zijn gepasseerd, links van de status date staan en waarvan de progress opgave lager is dan 100% worden door een afwijking naar links in de statuslijn gemarkeerd. Hiermee ontstaat de zogenaamde zaagtandlijn. In principe zal de statuslijn alleen naar links uitwijken. De situatie dat deze ook een afwijking naar rechts laat zien is in de volgende gevallen: Als het een sommatie balk betreft en als het een gesplitste taak is, een taak waarbij de taakbalk uit twee of meer delen bestaat. In de Gantt Chart view wordt in de summary bar ook een progress indicator weergegeven. De standlijn in de Gantt Chart sluit echter niet aan op de progress indicatie in de summary bar, er kan dus een gap tussen deze twee te zien zijn. De reden dat dit niet aansluit is te verklaren uit het volgende. De progress indicator in de summary bar wordt bepaald uit de progress opgave van de onderliggende taken inclusief die taken waarvoor al progress staat genoteerd in de toekomst, taken rechts van de status date. Bij de positie bepaling van de statuslijn (verticale rode lijn) worden de taken die al een progress notatie hebben staan in de toekomst, rechts van de status date, NIET meegenomen. Hierdoor ontstaat er een progress notatie verschil in de summary bar tussen de horizontale proggress bar en de verticale status lijn. De reden waarom voor deze opzet is gekozen, status lijn sluit niet aan op de progress indicator van de summary bar, is mij onbekend. Ik denk dat er geen echte reden bestaat maar dat dit in de loop der tijd zo is gegroeid. In deze beredenering zit toch nog iets wat niet te verklaren is en dat is dat de gap tussen progress status en statuslijn in de opgerolde bar niet altijd aan dezelfde kant zit, het kan vriezen het kan dooien. Bij de ORG Print view is dit verschil van progress notatie in de summary bar niet zichtbaar omdat in de ORG Print view de horizontale progress indicator in de summary bar niet zichtbaar is. Door nog wat nader onderzoek blijkt dat de verstoring van de statuslijn te maken moet hebben met gesplitste taken, taken die bewerkt zijn met de button [Split task]. Bij een planning zonder gesplitste taken blijkt dat alles goed navolgbaar blijft, er treden geen onverklaarbare situaties op. Bij een planning met gesplitste taken treedt er verstoring in de statuslijn op. Als een gesplitste taak geheel in het verleden ligt (links van de statuslijn) en het percentage complete 100% is ziet alles er gezond uit. Maar als zich links en rechts van de statuslijn een deel van de taak bevindt dan is het verloop van de statuslijn niet meer te voorspellen. Wanneer je te maken hebt met een gesplitste taak en een deel staat links van de status datum en het andere deel staat rechts van de status datum en de taak is 100% compleet dan zal de statuslijn voor die taak toch een sprong naar links laten zien wat wil zeggen dat er een vertraging zou zijn maar dit is niet zo. Dit verschijnsel, vertragingsindicatie van de statuslijn, blijft bij alle opgaven van het percentage complete van 0 tot 100% aanwezig en dat ziet er wat vreemd uit. Pas als de totale gesplitste taak links van de statuslijn ligt en het percentage complete is 100% dan heeft de taak geen invloed meer op de statuslijn. Ik heb zelf nooit gesplitste taken gebruikt omdat ik niet precies kon volgen wat er dan gebeurt vandaar dat ik ook altijd al adviseerde geen gesplitste taken te gebruiken. Als er toch een splitsing moet plaatsvinden zet er dan een taak bij en geef dit aan in de Task name met iets als Stap-1 en Stap-2 of iets als 1 e deel, 2 e deel. D:\_Local\ Planning cursus\tops & Tricks source\standlijn\statuslijn in MS Project 2007_ docx blad 1

2 Instellingen progress line Het sprongetje in de statuslijn heeft te maken met de keuze mogelijkheid die je hebt in form Progress Lines. Als in het bovenstaande form onder Always display current progress line wordt gekozen voor At current date zul je geen sprongetje in de Statuslijn zien. Als er wordt gekozen At project status date moet in het onderstaande form Project information for in het veld Status date een werkdag worden gekozen. Als in het veld Status date een non working day wordt gekozen verschijnt er een sprongetje in de Statuslijn. Dus de spelregel moet zijn als je in het form Progress Lines voor de optie At project status date kiest moet je er aan denken dat de Status date in form Project Information for.. op een working day staat.

3 Automatische Planningbar splitsing Naast dat je met de optie [Split task] in de command bar een taak kan splitsen bestaat ook de mogelijkheid dat het bij het muteren in het % Complete van de taak gebeurt. Dit is dan wel afhankelijk van de setting in het form Option te vinden onder Tools Optons in de command bar. Om het automatisch splitsen van de planningbars mogelijk te maken moeten minimaal twee opties zijn aangevinkt te weten: Update task status updates resource status Move end of completed parts after status dates back to status date Als geen van deze opties zijn afgevinkt zal de planningbar niet worden aangepast bij het muteren in % Complete van de taak.

4 Als bovenstaande opties zijn aangevinkt zal dit kunnen resulteren in een automatische splitsing van de bar bij het muteren van % Complete. Hierbij moet wel met één ding rekening worden gehouden en dat is het veld Status date in form Project information. De splitsing zal namelijk als statuslijn datum de Status date aanhouden anhouden die in dit form staat ongeacht de keuze in form Progress Lines.

5 In het form Progress Lines kan gekozen worden voor: At project status date At current date Maar wat hier ook wordt gekozen bij het automatisch splitsen van de planningbar zal altijd de Status date van form Project Information als referentie worden gebruikt.

6 De setting: Move end of completed parts after status dates back to status date is niet zondermeer duidelijk maar met een test is het wel te verklaren. Als deze optie niet is aangevinkt en we updaten % Complete wordt de progress in de planning bar zichtbaar door een zwarte balk in de planningbar en in de originele opzet van de planningbar verandert er niets, er wordt niet gesplitst. Als de optie is aangevinkt wordt de progress s ook zichtbaar in de planningbar maar er vindt ook een splitsing plaats in de originele planningbar. Het restant van de originele planningbar komt geheel voor de statuslijn te liggen de statuslijn met als datum de Status date in form Project Information. De splitsing trekt zich niets aan van wat er in form Progress Lines staat te weten: At project status date At current date De splitsing zal altijd gebaseerd zijn op de Status date uit form Project Information. De splitsing van de planningbar kan op twee manieren worden uitgevoerd en wel als volgt. Als de Status date in form Project Information op een datum staat die al gepasseerd is, datum in het verleden, zal het deel wat gereed wordt gemeld met % Complete terug in de tijd worden geschoven en aansluiten voor de statuslijn. Dit sluit dus eigenlijk aan bij de tekst zoals deze wordt omschreven in het form: Move end of completed parts after status dates back to status date Het restant van de planningbar blijft staan waar het stond maar wordt wel iets korter hij neemt namelijk af met het deel % Complete. Het muteren van % Complete van taken die ver voor de status date liggen kan natuurlijk wel maar moet eigenlijk wel tot de uitzonderingen behoren.

7 De actie op het muteren van % Complete is eigenlijk in drie categorieën te verdelen te weten: 1. Planningbar wordt gesplitst, het deel % Complete schuift naar links, datum Status date staat voor de datum van de activiteit. De activiteit loopt voor, is eerder uitgevoerd dan in de planning staat opgegeven. 2. Planningbar wordt niet gesplitst bij het muteren van % Complete. Activiteit verloopt volgens planning. 3. Planningbar wordt gesplitst waarbij het deel wat nog geen % Complete melding heeft naar rechts schuift, voor de datum Status date als vermeldt in form Project information. Activiteit loopt achter. De splitsen van Planningbars heeft effect op twee dingen te weten: Wijziging in Resourceloading diagrams Wijziging in het Critical path Als beide niet de prioriteit hebben om te volgen bij het muteren van het % Complete is het dus niet nodig om onderstaande opties aan te vinken. Move end of completed parts after status dates back to status date And move start of remaining parts back to status date Move start of remaining parts before status date foeward to status date Als één van bovenstaande onderdelen, Resourceloading en/of Critical path, wel gevolgd moet worden als reactie op het muteren van het % Complete moet bovenstaande opties wel worden aangevinkt. Als bovenstaande opties zijn aangevinkt is het advies om voor het muteren van het % Complete eerst de Status date in form Project Information op de juiste Status date te zetten daar deze namelijk wordt gebruikt bij het automatisch splitsen van de Planningbars. D:\_Local\ Planning cursus\tops & Tricks source\standlijn\statuslijn in MS Project 2007_ docx blad 7

8 De voorkeur instellingen in form Options voor de tab Calculation zijn: D:\_Local\ Planning cursus\tops & Tricks source\standlijn\statuslijn in MS Project 2007_ docx blad 8

9 Statuslijn nog wat meer in detail De statuslijn kan wel eens vreemde afwijkingen laten zien. Dit heeft te maken met de bewerkingsvolgorde die gehanteerd wordt. Er wordt nog wel eens verondersteld dat er geen spelregels zijn en dat je alle bewerkingen op de planning in willekeurige volgorde kunt uitvoeren maar helaas dat is niet zo. MS Project geeft geen signaal af als er een verkeerde volgorde in de bewerking wordt gehanteerd. Het kan dan gebeuren dat er een standlijn tevoorschijn komt die geen correcte weergave laat zien. Een voorbeeld hiervan zie je in onderstaand voorbeeld. Als we task 4 bekijken, Task Name Proposal A, dan geeft de standlijn in de topregel aan dat er een achterstand zou zijn maar dat is niet zo als we naar de status van de onderliggende taken kijken. De reden van deze afwijking naar links van de standlijn is veroorzaakt door een wijziging van de doorlooptijd in een van de onderliggende taken waarbij de progress s % Complete al was ingevuld. De correcte werkwijze is: 1. In form Project Information de status date opgeven. 2. Doorlooptijd aanpassen indien nodig, normaal gesproken is er geen aanpassing. 3. % Complete muteren. Als het toch nodig is om een doorlooptijd aan te passen terwijl er al een % Complete is ingevuld moet eerst het % Complete op nul worden gezet dan de doorlooptijd aanpassen en vervolgens weer het % Complete opgeven.

10 Als deze volgorde wordt gehanteerd zal de standlijn eruit zien als hieronder weergegeven. De hoofd spelregel is dus als er een doorlooptijd gewijzigd moet worden en er is al een % Complete notering moet deze eerst op nul worden gezet dan de doorlooptijd aanpassen en dan weer het % Complete opgeven.

11 Nu nog even iets over het automatische splitsingproces van taken. Om het automatische splitsingproces bij het muteren van % Complete mogelijk te maken moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Zo moet in form Options in de tab Calculation minimaal de volgende twee opties zijn aangevinkt: Updating task status updates resource status. Move end of completed parts after status date back to status date. De settings in dit form zijn voor het hele project. Daarnaast moet het Task type niet Fixed duration zijn maar Fixed unit of Fixed work. Bij het Task type Fixed duration zal er ongeacht de setting in form Options tab Calculation geen splitsing van de taak optreden bij het muteren van het % Complete. Dit is dus een task individuele setting om de tasksplit te blokkeren.

12 Task type: Fixed Units Bij het muteren van het % Complete kan de volgende vraag opkomen. Wat zoveel betekent dat de progressbar de statuslijn bereikt heeft en nu wordt gevraagd of de statusbar de statuslijn mag passeren of dat de planningbar terug gezet moet worden in de tijd zodat de rechterkant van de progressbar links aansluit op de statuslijn. Bij [OK] zal de planningbar worden teruggezet in de tijd. Bij [Cancel] zal de planningbar de statuslijn passeren.

13 Ook bij de gesplitste taken kan de statuslijn vreemde vormen aannemen zoals hieronder te zien is bij taak 13. dt veroorzaakt doordat er al een % Complete was opgegeven gevolgd Deze situatie wordt door een task split. Als nu vervolgens een correctie op % Complete wordt gemaakt ontstaat de bovenstaande situatie, statuslijn laat een vertraging zien terwijl die er volgens de progress van de taak niet is. Om deze situatie te voorkomen is de volgende werkwijze nodig: 1. % Complete op nul zetten. 2. Split in planningbar weghalen. 3. % Complete weer opgeven. Na correcte opgave van de mutaties als hierboven omschreven.

14 Het gedrag van de statuslijn is soms onvoorspelbaar. Het voorbeeld hieronder laat een statuslijn zien op de overgang van donderdag/vrijdag dit laat een verticale rechte lijn zien, zie hier onder. Als we de status date op vrijdag zetten wordt de statuslijn op de overgang van vrijdag/zaterdag gezet, einde vrijdag dus. Hierbij zie je dan gelijk wat afwijkingen naar rechts in de statuslijn verschijnen op de topregel van elke groep. Bij task 12 Proposal B wijkt de statuslijn uit naar rechts wat indiceert dat iets voorloopt. Deze uitwijking wordt veroorzaakt door de lag (speling) die is opgegeven tussen task 13 en task 14. Task 14 staat op 0 % Complete en toch wijkt de statuslijn uit naar rechts tot voorbij task 14. Er is geen andere verklaring voor te vinden vinden dan dat de statuslijn uitwijkt naar rechts tot de eerstkomende taak.

15 Het wordt nog zotter als we task 14, een milestone, het % Complete op 100% zetten dan springt de statuslijn voor task 14 geheel naar links, deze uitwijking is geheel tegen alle regels ls in en is ook niet te verklaren. De oplossing hiervoor is: 1. Ga op % Complete staan met de muis. 2. Klik met de muisbutton naar 95%. 3. Activeer de button [OK] boven % Complete. 4. Klik met de muisbutton naar 100%. 5. Activeer de button [OK]. Dan ziet de statuslijn jn eruit zoals je verwacht maar het blijft merkwaardig. Veelal wordt de statuslijn op een einde week neergezet. Om dit te bereiken is het nodig een vrijdag als status date te kiezen. Als maandag als status date wordt gebruikt ligt de statuslijn op de overgang vergang van maandag naar dinsdag en dat komt niet overeen met een schone week break. De beste keuze is dus om een vrijdag (working day) als status date aan te houden. De uitwijkingen naar rechts in de statuslijn zijn dan te verklaren met als

16 toelichting dat de topregels van elke groep de gap van de non working days laat zien in de statuslijn. Resumé Belangrijke spelregels zijn: 1. Geef eerst de nieuwe status date op in form Project Information, kies hiervoor een vrijdag working day. 2. Muteer dan het % Complete. 3. Als er nog geen nieuwe status date is en er moet een correctie worden gemaakt in % Complete moet deze eerst op nul worden gezet en de split moet worden verwijderd in de planningbar en daarna kan weer het % Complete worden opgegeven. D:\_Local\ Planning cursus\tops & Tricks source\standlijn\statuslijn in MS Project 2007_ docx blad 16