VRIJWILLIGERSBELEID SOCIAAL HUIS DEERLIJK KIND & GEZIN DONAH MOBIEL LOKAAL DIENSTENCENTRUM

Transcriptie

1 VRIJWILLIGERSBELEID SOCIAAL HUIS DEERLIJK KIND & GEZIN DONAH MOBIEL LOKAAL DIENSTENCENTRUM

2 Deze nota is bedoeld om weer te geven hoe OCMW Deerlijk omgaat met vrijwilligerswerk. Wat hieronder beschreven staat, heeft betrekking op de verschillende diensten die werken met vrijwilligers: het mobiel lokaal dienstencentrum, en het consultatiebureau van. We streven ernaar om tussen de verschillende diensten zoveel mogelijk dezelfde werkwijze te hanteren en op dezelfde manier met de vrijwilligers om te gaan. Waar sprake is van afwijkingen tussen de verschillende diensten worden deze gemotiveerd. Deze vrijwilligersbeleidsnota omvat verschillende onderdelen. 1. VISIE ROND HET WERKEN MET VRIJWILLIGERS Vrijwilligers nemen een vooraanstaande plaats in binnen OCMW Deerlijk. Dankzij de inzet van vrijwilligers slaagt het OCMW immers in het kwaliteitsvol uitvoeren van zijn dienstverlening. Zonder hun inzet zou het OCMW met andere woorden niet hetzelfde kwantitatief en kwalitatief aanbod kunnen leveren. Naast de noodzaak van de inzet van vrijwilligers is de uitbouw van een vrijwilligerswerking ook een bewuste keuze, dit omwille van diverse redenen: Meerwaarde voor vrijwilligers Vrijwilligers voelen zich erkend en betekenisvol wanneer ze zich kunnen inzetten voor anderen. Op die manier kunnen ze iets betekenen voor hun medemens en voor de gemeenschap. Vrijwilligerswerk schept daarenboven ontplooiingskansen op persoonlijk vlak. Meerwaarde voor gebruikers Op zich betekent het concrete takenpakket dat vrijwilligers uitvoeren reeds een meerwaarde voor de gebruikers. Daarnaast biedt het contact met vrijwilligers een uitbreiding van hun sociaal netwerk. Deze diversiteit aan contacten confronteert hen met een diversiteit aan meningen en perspectieven. Vrijwilligers staan verder minder onder tijdsdruk en kunnen een meer vrijblijvend contact opbouwen, in tegenstelling tot professionelen die in hun begeleiding van cliënten vooruitgang willen boeken. Ze gaan op een andere manier met mensen om, wat kan zorgen voor een lagere drempel voor gebruikers en / of een ander verhaal. Meerwaarde voor de organisatie Vrijwilligers zijn complementair met de taken die professionals uitvoeren binnen OCMW Deerlijk. Van vrijwilligers kan je immers andere zaken verwachten dan hetgeen wat professionele werkkrachten doen. Door het inzetten van vrijwilligers in verschillende diensten slagen we erin contact uit te bouwen met de verschillende bevolkingslagen in Deerlijk. Via de vrijwilligers slaagt het OCMW erin zijn opdrachten in de samenleving te verankeren en de vinger aan de pols te houden. Vrijwilligers vormen als het ware een brug tussen OCMW / professionals en de (kwetsbare) inwoners van Deerlijk. Meerwaarde voor de samenleving Via de inzet van vrijwilligers hopen wij als OCMW ons steentje te kunnen bijdragen aan een solidaire samenleving, waarin zorg wordt opgenomen voor de meest kwetsbaren. We hopen op die manier ook onder andere om vooroordelen en clichés omtrent mensen van andere origine, armoede en uitsluiting,... te doorbreken. OCMW Deerlijk hecht veel belang aan een respectvolle omgang tussen vrijwilliger en professional. Een harmonieuze samenwerking tussen vrijwilliger en professional vormt hierbij het uitgangspunt, met een continue aandacht voor en ruimte tot gesprek. Er wordt dezelfde kwaliteitsvolle inzet verwacht van vrijwilligers als van betaalde werkkrachten. Dit betekent echter niet dat vrijwilligers hetzelfde mandaat hebben als betaalde krachten van het OCMW. Vrijwilligers houden zich aan de OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 2

3 afspraken en voeren geen taken uit die niet op voorhand werden afgesproken, zonder medeweten van de medewerker in kwestie. De beroepskracht stuurt met andere woorden aan welke richting vrijwilligers uitgaan. Vanuit het belang dat OCMW Deerlijk onderschrijft wat de inzet van vrijwilligers betreft, wordt de nodige personeelstijd voorzien voor de betrokken medewerkers om taken op te nemen hieromtrent. Concreet betekent dit dat tijd wordt voorzien voor: het voeren van intakegesprekken, persoonlijk contact met vrijwilligers (feedback, bespreken van signalen, huisbezoeken,...), vrijwilligersbijeenkomsten in groep (bedanking, vorming, groepsgevoel, evaluatie van de werking,...),... Maar ook dat er in het budget werkingsmiddelen worden voorzien om deze acties te realiseren. 2. HET ZOEKEN NAAR VRIJWILLIGERS Er hangt in het Sociaal Huis, de buurthuizen en het ontmoetingscentrum een affiche met een oproep naar vrijwilligers. Dit is niet voor een specifieke dienst, maar is wel een zoektocht naar vrijwilligers voor zowel, en het mobiel LDC. Daarnaast wordt er jaarlijks, tijdens de Week van de Vrijwilliger, een oproep gepubliceerd in het Gemeentenieuws. Wanneer potentiële vrijwilligers dan contact opnemen, dan verwijst het onthaal door naar de dienst van hun interesse. Vrijwilligers worden vooral gevonden via persoonlijke gesprekken Het zoeken van vrijwilligers gebeurt via het Gemeentenieuws, flyers en mond-aan-mond reclame. Nieuwe vrijwilligers vinden hun weg vooral via de bestaande vrijwilligers en via het consultatiebureau zelf, waar een affiche uithangt. 3. ONTHAAL EN INTAKE De intake is een belangrijk moment, omdat dit de eerste kennismaking is met de dienst. Dat eerste contact kan bepalend zijn voor het verdere engagement van de geïnteresseerde vrijwilliger. Daarom is het belangrijk om te zorgen voor een warm en vriendelijk onthaal, zodat de vrijwilliger zich welkom en op zijn gemak voelt. Het is ook van belang om hier voldoende tijd voor te nemen! We voorzien voor de intake 2 momenten, tenzij uit het 1 ste contact blijkt dat een 2 de gesprek overbodig is. Het eerste contact, dat ofwel bij de vrijwilliger thuis of in het Sociaal Huis plaats vindt, dient vooral om kennis te maken. De vrijwilliger leert de dienst en de medewerker kennen, zodat hij/zij een duidelijk beeld krijgt van wat hij/zij als vrijwilliger zal kunnen doen en wat hij/zij mag verwachten van de organisatie (voorstelling van de volledige werking van de dienst). Anderzijds leert de medewerker de vrijwilliger kennen, waar zijn/haar interesses liggen, wat werkervaringen of andere vrijwilligersinzet zijn, wanneer en hoeveel de vrijwilliger zich wil inzetten, of de vrijwilliger al dan niet een uitkering krijgt en dus een toestemming moet krijgen om vrijwilligerswerk te mogen doen, (invullen van intakeformulier). OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 3

4 Het tweede contact vindt 1 of 2 weken na het eerste contact plaats. Dit geeft de vrijwilliger enige bedenktijd om na de kennismaking uit te maken of hij/zij nog steeds interesse heeft om zich in te zetten. Indien dit zo is, kan het 2 de intakegesprek doorgaan. Voor het kan dit doorgaan tijdens een activiteit, zodat de vrijwilliger de sfeer kan opsnuiven. Dit biedt ook de mogelijkheid dat de andere vrijwilligers zelf wat uitleg kunnen geven over de werking. Dit tweede gesprek staat vooral in teken van de administratie: - het overlopen van de organisatienota - het overlopen van de verzekeringen die zijn afgesloten - het helpen in orde brengen van de nodige toestemmingen voor RVA, adviserend geneesheer, wanneer dit aan de orde is, o Wie een uitkering ontvangt van de RVA, moet de vrijwillige activiteit melden via het formulier C45B (terug te vinden op Dit formulier moet ingevuld bezorgd worden aan de vakbond waar de vrijwilliger bij aangesloten is of aan de Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen (wanneer de vrijwilliger niet aangesloten is bij een vakbond). Zij sturen dit op hun beurt door naar de RVA. De vrijwilliger kan na de melding onmiddellijk van start gaan. De RVA heeft een beperkte periode de tijd om het vrijwilligerswerk te weigeren of te beperken. o Wie een uitkering ontvangt van het ziekenfonds, moet een schriftelijke aanvraag doen bij de adviserend geneesheer. De kandidaat-vrijwilliger moet wachten op de goedkeuring vooraleer van start te gaan. o Wie een leefloon ontvangt, moet melden aan zijn/haar maatschappelijk werker dat hij/zij vrijwilligerswerk zal doen. - : uitleg over het vereiste doktersattest om als vrijwilliger te kunnen meedraaien Bij de intake geven we een map mee aan de vrijwilliger. Deze map bevat alle documenten die belangrijk zijn voor de vrijwilliger en kunnen per dienst verder aangevuld worden. - een interne checklist - het intakeformulier - de organisatienota (in tweevoud) - uitleg over de verzekeringen - de gegevens van hun contactpersoon (afhankelijk van de dienst bij wie ze zich inzetten) - uitleg over het project en eventuele visieteksten - documentatie over de gevolgde vormingen (die vrijwilligers dan verder kunnen aanvullen) - een voorbeeld van een medisch attest (voor het MLDC) - voorschriften rond persoonlijke hygiëne (voor het MLDC) - Zo n map geeft als voordeel voor de dienst dat alle info gebundeld zit en klaar ligt wanneer een vrijwilliger op intake komt. Het enige wat de medewerker moet doen, is deze map erbij nemen, zonder nog te moeten nadenken over welke paperassen allemaal nodig zijn. Voor de vrijwilliger is zo n map handig, omdat alle nodige info samen zit en kan aangevuld worden met nieuwe info die er in de loop van de rit bijkomt. De interne checklist is een handig instrumentje waarop vermeld staat welke zaken allemaal in orde moeten worden gebracht bij de start van een nieuwe vrijwilliger (zoals toestemming RVA aangevraagd + reactie van RVA ontvangen, nieuwe persoon aanvullen op de lijst met vrijwilligers, verjaardagskaart schrijven, nummerplaat doorgeven, ). Telkens iets in orde is, kan dit afgevinkt worden. Zo kun je als medewerker goed opvolgen wat je nog allemaal in orde moet brengen. OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 4

5 4. ZET DE VRIJWILLIGERS AAN HET WERK Eens de vrijwilliger en de organisatie beslist hebben om samen in zee te gaan, kan de vrijwilliger aan de slag. Ook nu rijzen nog enkele vragen: wie bepaalt welke taken de vrijwilliger opneemt, is dit de vrijwilliger zelf of de dienst? Mag een vrijwilliger vrijblijvend bepaalde taken eens uitproberen om te zien of het hem/haar ligt? Verwacht je van de vrijwilliger een engagement voor een zekere periode? Enz. - De coördinator legt vast welke taken er voor de vrijwilligers zijn en wat voor de medewerker is. Bijvoorbeeld: alles wat met geld te maken heeft, behoort tot het takenpakket van de medewerker. - Welke vrijwilliger wat opneemt binnen het takenpakket van de vrijwilligers, wordt door de vrijwilligers onderling bepaald. - Vrijwilligers kunnen zelf kiezen of ze ingezet worden voor de maaltijd en de activiteit, of slechts voor 1 van de 2. - Vrijwilligers mogen gerust zaken uitproberen om te zien of het hen ligt. - Er is geen vast engagement in tijdsduur. De vrijwilligers kiezen zelf de frequentie van hun inzet. - De vrijwilligers kiezen zelf welke taak men wil opnemen. De organisatie gebeurt door het OCMW. - Er is geen vast engagement in tijdsduur. De vrijwilligers kiezen zelf hun frequentie van inzet. In het geval van de verjaardagsbezoeken wordt er wel verwacht dat men rond de periode van de verjaardag van de 80-jarige of 80-plusser op bezoek gaat. - Het organiserend bestuur / OCMW legt vast welke taken er voor de vrijwilligers zijn en wat voor de medewerker is, dit in samenspraak met verpleegster/vrijwilliger/ocmw. - Vrijwilligers mogen gerust zaken uitproberen om te zien of het hen ligt. - Er wordt geen vast engagement in tijdsduur verwacht. De vrijwilligers kiezen zelf de frequentie van hun inzet. 5. BEGELEIDING VAN DE VRIJWILLIGERS Eens de vrijwilligers aan het werk zijn, is het belangrijk om hen niet los te laten, maar te blijven ondersteunen. We geven er de voorkeur aan om deze begeleiding zowel individueel te doen als via de vrijwilligersbijeenkomsten. 1 VRIJWILLIGERSBIJEENKOMSTEN: Er is 1 bijeenkomst per jaar, namelijk tijdens de Week van de Vrijwilliger. Deze bijeenkomst is voor alle vrijwilligers van, het en. Daarnaast is er per deelwerking 1 aparte groepsbijeenkomst, waarbij vrijwilligers op een voor hen toegankelijke manier vorming krijgen rond een thema dat voor hun taak als vrijwilliger van belang kan zijn. De invulling en het thema van de vorming wordt met andere woorden afgestemd op de vrijwilligerswerking waar zij deel van uitmaken. Tijdens deze aparte bijeenkomsten wordt steeds koffie en een kleine versnapering (minikoffiekoeken, cake, fruit, ) volgens richtprijs van 1,50 euro per persoon voorzien. Dit maakt het overleg niet alleen aangenamer, maar geeft ook blijk van waardering naar de vrijwilligers. OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 5

6 Het is mogelijk dat een bijeenkomst uitzonderlijk eens niet kan doorgaan door geval van overmacht. Er gaat per jaar 1 kleine extra bijeenkomst door voor de vrijwilligers van het mobiel LDC van alle wijken. Tijdens deze bijeenkomst krijgen de vrijwilligers vorming rond een thema dat voor hen betekenisvol kan zijn als vrijwilliger in het mobiel LDC. Deze bijeenkomst is belangrijk: - Om hen de kans te geven ervaringen uit te wisselen met vrijwilligers van andere wijken - Om regelmatig van de vrijwilligers feedback te krijgen - Om van de vrijwilligers suggesties te krijgen voor de uitbouw van de verdere werking van het mobiel LDC in het algemeen - Om vrijwilligers te laten voelen dat ze niet enkel deel uitmaken van de werking binnen hun wijk, maar ook van het volledige mobiel LDC Er gaat per jaar 1 extra bijeenkomst door, georganiseerd per wijk. Deze extra bijeenkomst per wijk is van belang om een kwaliteitsvolle werking en een goede omgang tussen de vrijwilligers in deze wijk in kwestie te verzekeren. Deze bijeenkomst duurt ongeveer 1 uur en gaat door in de voormiddag tijdens de openingsuren van het dienstencentrum. De bedoeling hiervan is: - Om regelmatig van de vrijwilligers feedback te krijgen - Om van de vrijwilligers suggesties te krijgen voor de uitbouw van de verdere werking - Om signalen van gebruikers / deelnemers te bespreken - Om de groepsgeest en het groepsgevoel te bevorderen - Om vorming te geven aan de vrijwilligers Er is 1 kleine bijkomende bijeenkomst per jaar om een ontmoetingsmoment te creëren tussen de vrijwilligers met volgende insteken: - Om regelmatig van de vrijwilligers feedback te krijgen - Om van de vrijwilligers suggesties te krijgen voor de uitbouw van de verdere werking in deze wijk in kwestie - Om signalen van gebruikers / deelnemers te bespreken - Om de groepsgeest en het groepsgevoel te bevorderen - Om vorming te geven aan de vrijwilligers Er is 1 bijkomende kleine bijeenkomst per jaar, georganiseerd in het consultatiebureau zelf. Dit is belangrijk omwille van diverse redenen, namelijk: - Om regelmatig van de vrijwilligers feedback te krijgen - Om van de vrijwilligers suggesties te krijgen voor de uitbouw van de verdere werking - Om signalen van gebruikers / deelnemers te bespreken - Om de groepsgeest en het groepsgevoel te bevorderen - Om vorming te geven aan de vrijwilligers 2 INDIVIDUELE BEGELEIDING Deze individuele begeleiding gebeurt vooral spontaan en al doende. Dit gebeurt op een informele manier tijdens het dienstencentrum zelf. Dit kan ook telefonisch buiten het dienstencentrum. Dit gebeurt per , huisbezoeken of telefonisch tijdens de werkuren van het OCMW. OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 6

7 Dit gebeurt op een informele manier tijdens de vrijwilligersbijeenkomsten zelf. Dit kan ook telefonisch / per mail / persoonlijk tijdens de werkuren van het OCMW. 6. MOTIVEREN VAN DE VRIJWILLIGERS Het is belangrijk dat de vrijwilligers enthousiast blijven over het werk dat ze doen. Voorzie daarom taken die zinvol zijn. Even belangrijk is het dat vrijwilligers de nodige waardering krijgen voor hun inzet. Het geven van een vergoeding kan ook een motiverende factor zijn, maar mag uiteraard nooit de hoofdreden van het vrijwilligerswerk zijn. - Vrijwilligers krijgen geen vergoeding, ook niet wanneer ze zich met hun eigen wagen verplaatsen naar het dienstencentrum. - Wanneer ze echter in opdracht van het moeten rijden (bijvoorbeeld materiaal ophalen), dan worden de kilometers die ze met hun wagen afleggen, wel vergoed. - Vrijwilligers kunnen gratis deelnemen aan activiteiten, waarvan de kostprijs onder de 4 euro ligt. Deelname aan activiteiten vanaf 4 euro en de maaltijd zijn betalend. - Vrijwilligers hoeven tijdens hun taken in het dienstencentrum niet te betalen voor hun drankjes. - Tijdens de Week van de Vrijwilliger krijgen de vrijwilligers als bedanking een kleine attentie en gaat een bijeenkomst door met koffie en taart / broodjes / ontbijt. - De vrijwilligers ontvangen een kaartje met hun verjaardag. - Bij de uitvoering van hun taken worden de vrijwilligers mondeling bedankt door de medewerker. - De beleidsmensen proberen jaarlijks een bezoekje te brengen aan het mobie LDC in de verschillende wijken en daar een praatje te slaan met de vrijwilligers. Dit wordt sterk gewaardeerd door de vrijwilligers. - Iets van een totaal andere orde dan de waardering die hierboven beschreven staat, is het versturen van rouwkaartjes naar de vrijwilligers die een dierbaar iemand verloren zijn. Wanneer de dienst via een rouwbrief op de hoogte gebracht wordt van een overlijden van iemand uit de naaste kring van een vrijwilliger of dit via via verneemt, dan wordt er vanuit het OCMW een rouwkaartje of brief van het OCMW verstuurd. - Indien vrijwilligers ziek worden, ontvangen zij een kaartje na 4 weken afwezigheid. Na 8 weken afwezigheid wordt een bezoekje gebracht door de medewerker. Er wordt een attentie van maximum 10 euro voorzien. : - De vrijwilligers ontvangen een kilometervergoeding voor hun verplaatsingen in het kader van. - Tijdens de Week van de Vrijwilliger krijgen de vrijwilligers als bedanking een kleine attentie en gaat een bijeenkomst door met koffie en taart / broodjes / ontbijt. - De vrijwilligers ontvangen een kaartje met hun verjaardag. - De vrijwilligers worden mondeling of per bedankt voor hun inzet. - Iets van een totaal andere orde dan de waardering die hierboven beschreven staat, is het versturen van rouwkaartjes naar de vrijwilligers die een dierbaar iemand verloren zijn. Wanneer de dienst via een rouwbrief op de hoogte gebracht wordt van een overlijden van iemand uit de naaste kring van een vrijwilliger of dit via via verneemt, dan wordt er vanuit het OCMW een rouwkaartje of brief van het OCMW verstuurd. OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 7

8 - Indien vrijwilligers ziek worden, ontvangen zij een kaartje na 4 weken afwezigheid. Na 8 weken afwezigheid wordt een bezoekje gebracht door de medewerker. Er wordt een attentie van maximum 10 euro voorzien. - Vrijwilligers krijgen kilometervergoeding, heen en terug naar het consultatiebureau. Voor degene buiten Deerlijk, geldt de afstand vanaf de grens van Deerlijk tot het consultatiebureau. Deze kilometervergoeding wordt toegekend, omdat het consultatiebureau op een publieke locatie is gelegen en men zich voor het vrijwilligerswerk naar die locatie moet begeven. - Tijdens de consultaties is er water en koffie voorzien. - Tijdens de Week van de Vrijwilliger krijgen de vrijwilligers als bedanking een kleine attentie en gaat een bijeenkomst door met koffie en taart / broodjes / ontbijt. - De vrijwilligers ontvangen een kaartje met hun verjaardag. - Iets van een totaal andere orde dan de waardering die hierboven beschreven staat, is het versturen van rouwkaartjes naar de vrijwilligers die een dierbaar iemand verloren zijn. Wanneer de dienst via een rouwbrief op de hoogte gebracht wordt van een overlijden van iemand uit de naaste kring van een vrijwilliger of dit via via verneemt, dan wordt er vanuit het OCMW een rouwkaartje of brief van het OCMW verstuurd. - Indien vrijwilligers ziek worden, ontvangen zij een kaartje na 4 weken afwezigheid. Na 8 weken afwezigheid wordt een bezoekje gebracht door de medewerker. Er wordt een attentie van maximum 10 euro voorzien. 7. OMKADERING Dit onderdeel heeft te maken met het in orde stellen van de organisatie en de vrijwilliger met de wettelijke verplichtingen. - Er is een organisatienota. Die wordt meegegeven met de vrijwilligers bij de intake. - De verzekeringen zijn geregeld: o Er is een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en een dienstomnium. o Er is een nota met uitleg rond de verzekeringen. Deze nota wordt meegegeven bij de o intake. Na de intake wordt de nummerplaat van de vrijwilliger doorgegeven aan de medewerker die de verzekeringen regelt. - De medewerker vult de nodige documenten in wanneer het nodig is dat de vrijwilliger toelating moet vragen bij RVA of adviserend geneesheer. Deze documenten worden door de dienst zelf verstuurd. Opmerking: Het aanvragen van de toelating om vrijwilligerswerk te mogen doen, is in principe de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger. Maar het is een extra ondersteuning naar de vrijwilliger toe wanneer je als dienst zelf deze documenten invult. Bovendien heb je dan als medewerker ook de zekerheid dat de juiste documenten naar de juiste dienst werden verstuurd. - Vrijwilligers in het MLDC hebben een attest nodig van een arts waarin verklaard wordt dat de vrijwilliger in een goede gezondheid verkeert om in aanraking te komen met voedsel. o o Bij de intake wordt een voorbeeldattest meegegeven met de vrijwilliger, die dit dan kan bezorgen aan de eigen huisarts (deze kan dit voorbeeldattest gebruiken of zelf een ander attest opmaken). De vrijwilliger gaat na of het mogelijk is dit attest te verkrijgen zonder consultatie bij de huisarts (vb. doorsturen via of ophalen). Indien een consultatie wordt OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 8

9 aangerekend, vergoed het OCMW het resterende bedrag na tussenkomst door de mutualiteit. o Dit doktersattest moet om de 3 jaar vernieuwd worden. o De dienst houdt per vrijwilliger bij wanneer dit attest vernieuwd moet worden. - Vanuit het FAVV worden ook een aantal voorschriften rond persoonlijke hygiëne opgelegd. Deze voorschriften worden via een apart document meegedeeld aan de vrijwilligers (het document zit ook in de map). - Er is een organisatienota. Die wordt meegegeven met de vrijwilligers bij de intake. - De verzekeringen zijn geregeld: o Er is een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en een dienstomnium. o Er is een nota met uitleg rond de verzekeringen. Deze nota wordt ook meegegeven bij o de intake. Na de intake wordt de nummerplaat van de vrijwilliger doorgegeven aan de medewerker die de verzekeringen regelt. - De medewerker vult de nodige documenten in wanneer het nodig is dat de vrijwilliger toelating moet vragen bij RVA of adviserend geneesheer. Deze documenten worden door de dienst zelf verstuurd. - Er is een organisatienota. Die wordt meegegeven met de vrijwilligers bij de intake. - De verzekeringen zijn geregeld: o Er is een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en een dienstomnium. Er is een nota met uitleg rond de verzekeringen. Deze nota wordt ook meegegeven bij de intake. Na de intake wordt de nummerplaat van de vrijwilliger doorgegeven aan de medewerker die de verzekeringen regelt. o - De medewerker vult de nodige documenten in wanneer het nodig is dat de vrijwilliger toelating moet vragen bij RVA of adviserend geneesheer. Deze documenten worden door de dienst zelf verstuurd. 8. FEEDBACK Vrijwilligers hebben nood aan feedback eenmaal ze bezig zijn met de uitvoering van hun taken. 1 INFORMELE FEEDBACK: Er wordt tijdens het dienstencentrum op een informele manier feedback gegeven aan de vrijwilligers, dus tijdens de uitvoering van hun taken. Er wordt feedback gevraagd en/of gegeven tijdens het uitvoeren van de taken. Daarnaast gebeurt dit tijdens de vrijwilligersbijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst van de vrijwilligers peilen we naar de bevindingen van de vrijwilliger: tevreden/ontevreden/opmerkingen. De contactpersonen voor zijn tijdens de werkuren telefonisch, persoonlijk en via mail bereikbaar voor problemen en opmerkingen. OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 9

10 2 FORMELE FEEDBACK: De verschillende diensten kiezen er voor om geen formele feedbackgesprekken te voeren met de vrijwilligers, tenzij dit nodig blijkt. Dit soort gesprekken gaat bij voorkeur door in het Sociaal Huis. Wanneer een vrijwilliger niet naar behoren functioneert, dan is het wel aangewezen dat er een formeel gesprek met de vrijwilliger en de medewerker wordt gevoerd, eventueel in aanwezigheid van de secretaris en/of voorzitter. Wanneer wordt overwogen om de samenwerking met een vrijwilliger stop te zetten, dan is dit een beslissing die door het beleid genomen wordt, na een gesprek met de betrokken vrijwilliger en de medewerker. 9. BEDANKING Het is essentieel om de vrijwilligers regelmatig te bedanken voor hun inzet. - Tijdens de Week van de Vrijwilliger worden de vrijwilligers in de bloemetjes gezet tijdens een bijeenkomst en krijgen ze een kleine attentie (richtprijs: 2,50 euro). - Met hun verjaardag krijgen de vrijwilligers een kaartje. Bij stopzetting van de samenwerking is het aangewezen om de vrijwilliger nog een keer te bedanken, om zo de periode van vrijwilligersinzet op een mooie manier te kunnen afronden en af te sluiten. - Wanneer een vrijwilliger stopt, dan wordt die persoon nog uitgenodigd naar de volgende bijeenkomst (in de Week van de Vrijwilliger). Op dat moment wordt de vrijwilliger voor de hele groep bedankt en krijgt hij/zij een attentie ter waarde van maximum 10 euro. - Op het moment dat een vrijwilliger aangeeft dat hij of zij zal stoppen, deelt de medewerker mee dat er nog een bedanking zal volgen. Er wordt op dat moment expliciet aan de vrijwilliger gevraagd of hij/zij het zou appreciëren om in groep bedankt te worden. Wanneer de vrijwilliger dit liever niet heeft, dan gaat de medewerker later eens op huisbezoek met een attentie ter waarde van maximum 10 euro. 10. EVALUEREN Op regelmatige tijdstippen gebeurt een evaluatie en actualisatie van het vrijwilligersbeleid. OCMW Deerlijk Vrijwilligersbeleid binnen mobiel lokaal dienstencentrum, en 10