* * Statenfractie PVV mevrouw M.A.J.L. Frijters-Klijnen mevrouw P van der Kammen. Postbus MC S-HERTOGENBOSCH

Transcriptie

1 Brabantlaan 1 Postbus MC s-hertogenbosch Telefoon (073) Fax (073) info@brabant.nl Bank ING Statenfractie PVV mevrouw M.A.J.L. Frijters-Klijnen mevrouw P van der Kammen Postbus MC S-HERTOGENBOSCH * * Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen op grond van het Reglement van Orde betreffende vragen van mevrouw M.A.J.L. Frijters-Klijnen en mevrouw P. van der Kammen van de PVV Statenfractie Noord-Brabant aan het college van GS inzake (schijn van) belangenverstrengeling aanbesteding vacaturestelling 2018Eindhoven Brabant. Geachte mevrouw, Bij brief van 19 juli 2013, ingekomen op 19 juli 2013, heeft u namens de PVV fractie op grond van het Reglement van Orde voor Provinciale Staten schriftelijke vragen gesteld. Wij beantwoorden deze vragen als volgt. 1. Bent u bekend met de openstelling van deze vacatures? Antwoord: Ja. Datum 13 augustus 2013 Ons kenmerk C / Uw kenmerk - Contactpersoon G.W.M. Lenders Directie Sociale en Culturele Ontwikkeling Telefoon (073) Fax (073) Bijlage(n) 2 GLenders@brabant.nl 2. Bent u zelf dan wel is de Raad van Toezicht betrokken bij deze vacaturestelling? Zo nee, waarom niet? Zo ja, wanneer, op welke manier en op welke wijze is een en ander gedocumenteerd? Graag ontvangt de PVV Noord-Brabant de documentatie omtrent de vacatures, het vacaturebeleid en het wervings- en selectieproces en het beleid daaromtrent. Antwoord: De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering van 15 mei jl. ingestemd met het openstellen van vacatures voor 3 programmamanagers en een artistiek directeur. De stichting heeft vervolgens de RvT geïnformeerd over de procedure die is ingezet, inclusief de keuze voor het bureau. Zie bijlage 1. Hiervoor is de advertentietekst gepubliceerd waarnaar u met een voetnoot verwijst. Uit concurrentie-overwegingen maken wij de overige onderliggende stukken niet vóór 6 september, de datum van definitieve toewijzing van de titel, openbaar. Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.

2 3. Op welke wijze is Marina Wijn Consultants in Amsterdam de uitvoerder geworden van het wervings- en selectieproces voor de genoemde vacatures? Antwoord: Bestuur en zakelijke directie van de stichting hebben zich in de provincie en landelijk georiënteerd op diverse bureaus. Het bestuur heeft uitdrukkelijk het beleid gekozen de heer Sanders niet bij de invulling van zijn opvolging te betrekken. Marina Wijn Consultants is opgevallen bij die oriëntatie, en bovendien bij de stichting 2018Eindhoven Brabant aanbevolen naar aanleiding van de succesvolle werving voor een intendant voor Philharmonie Zuidnederland, de opvolger van Het Brabants Orkest en het Limburgs Symfonie Orkest. Andere mogelijke bureaus voor de werving van een artistiek directeur, zoals de grote landelijke bedrijfs-adviesbureaus, gaven een veel hogere kosten-indicatie te zien dan Marina Wijn Consultants. Datum 13 augustus 2013 Ons kenmerk C / Hoeveel bedrijven zijn er benaderd om een offerte uit te brengen voor deze opdracht voor de behandeling van het wervings- en selectieproces van 4 vacatures? Antwoord: Zie het antwoord op vraag 3. Na de oriëntatie op de markt is alleen Marina Wijn Consultants om een offerte gevraagd, omdat het uitgangspunt was dat de kosten van de opdracht onder de grens voor meervoudige aanbesteding blijven. Dat is ook gelukt. 5. De PVV ziet graag alle onderliggende stukken rondom het proces van de opdrachtverlening tegemoet. Antwoord: Zie de bijlagen 1 en 2. In bijlage 2 vindt u de offerte van Marina Wijn Consultants. 6. Waren er bij de zoektocht naar potentiële wervings- en selectiebedrijven voor deze klus geen Brabantse bedrijven beschikbaar? Antwoord: Nederland is voor werving voor functies in het culturele topsegment een kleine markt. Er is bij de oriëntatie geen Brabants bedrijf naar voren gekomen met specifieke kwaliteit en ervaring in dit segment. Wij verwachten niet anders dan dat de stichting zich inspant Brabantse gegadigden te onderzoeken, maar zien geen reden te twijfelen aan haar oordeel dat het meest geschikte bureau in dit geval niet uit Brabant komt. 7. Of is wederom gewoon de conclusie gerechtvaardigd dat Sanders en consorten liever hun netwerkvriendjes van klusjes en omzet voorzien dan zich onafhankelijk en integer in hun werk op te stellen? Antwoord: Nee. De heer Sanders heeft geen rol gehad bij het vinden van en kiezen voor Marina Wijn Consultants. 2/3

3 8. Bent u het eens met de PVV dat er wederom sprake is van ordinaire (schijn van) belangenverstrengeling en dus alweer een negatief hoofdstuk kan worden toegevoegd aan de soap rondom aanbestedingen vanuit 2018 Eindhoven? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Nee, want uw suggesties -geheel gebaseerd op aannames- stroken niet met de ons bekende feiten. De suggestie dat er eerdere kwesties rond aanbestedingen speelden, anders dan op basis van veronderstellingen van uw kant (die wij ook toen helder en gefundeerd hebben weerlegd), is onjuist. Datum 13 augustus 2013 Ons kenmerk C / Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, Voorzitter, Secretaris, 3/3

4 Bijlage 1 Proces werving artistieke functies Aan: Raad van Toezicht en Bestuur 2018Eindhoven Brabant Van: Directie stichting 2018Eindhoven Brabant Datum: 2 juli 2013 Status: ter informatie Betreft: proces werving en selectie artistieke leiding stichting 2018Eindhoven Brabant In de periode mei-september wordt het nieuwe artistieke team aangezocht voor de stichting 2018Eindhoven Brabant. Searchbureau Marina Wijn begeleidt deze procedure. In dit memo is toegelicht op welke wijze de stappen worden gezet. Er wordt langs twee lijnen gezocht naar kandidaten: a. Via een openbare oproep op 21 juni in drie dagbladen: De Volkskrant, De Standaard en het Eindhovens Dagblad, ondersteund met digitale vacaturepublicaties en social media. b. Via een search: door gesprekken met stakeholders over geschikte kandidaten en uit het eigen netwerk van searchbureau Marina Wijn. Vertegenwoordigers van het Bestuur en de Raad van Toezicht zijn betrokken bij de inventarisatie en selectie door: - Gesprekken vooraf met Marina Wijn over het profiel en over suggesties voor kandidaten. - Als klankbord (telefonisch/ ) tijdens de zoektocht om van longlist tot een shortlist te komen voor zowel artistiek directeur als programmamanagers. - Als lid van de sollicitatiecommissie om een voordracht te doen aan het bestuur voor de keuze van de artistiek directeur. De sollicitatiecommissie voor de artistiek directeur is als volgt samengesteld: 1. Brigite van Haaften 2. Marjo Frenk 3. Wim van den Goorbergh 4. Nienke Meijer 5. Heleen Huisjes 6. Matthijs Rümke 7. Marina Wijn De voorkeurskandidaat zal worden voorgesteld aan Wim van de Donk en Rob van Gijzel. De sollicitatiecommissie voor de programmamanagers is als volgt samengesteld: 1. Heleen Huisjes 2. Matthijs Rümke 3. Magdalena Piotrowska 4. Marina Wijn De drie voorkeurskandidaten worden voorgedragen aan de directie, de beoogd artistiek directeur en de bestuursvoorzitter Wim van den Goorbergh. 1

5 De tijdplanning: juni 2013 juli 2013 begin aug inventarisatie en publicatie search en voorgesprekken Marina Wijn van longlist naar shortlist in overleg met Bestuur en RvT aug gesprekken met alle shortlist-kandidaten eind aug selectie artistiek team 1 e week sept voorstellen aan de jury en uitslag titel Bij toewijzing van de titel worden z.s.m. daarna de formele trajecten afgehandeld. D.w.z. benoeming van de artistiek directeur incl. vaststelling arbeidsvoorwaarden door het bestuur en goedkeuring van deze bestuursbesluiten door de RvT. Aanstelling van de programmamanagers geschiedt door de directie onder goedkeuring van het bestuur. 2

6 Bijlage 2 Offerte Marina Wijn Consultants MARINA WIJN CONSULTANTS Search / W&S PERSOONLIJK EN VERTROUWELIJK Stichting 2018EINDHOVEN BRABANT T.a.v. Heleen Huisjes, zakelijk directeur Torenallee Apparatenfabriek 5617 BD EINDHOVEN heleen.huisjes@2018eindhoven.eu Amsterdam, 31 mei 2013 Zeer geachte mevrouw Huisjes, beste Heleen, Graag zenden wij u, zoals besproken op 22 mei 2013 hierbij ons voorstel tot samenwerking. Marina Wijn Consultants (MWC) zal heel graag in opdracht van de Stichting 2018EINDHOVEN BRABANT één creative director (CD) en drie art directors (AD s) zoeken. Onze visie op de achtergrond van de vacatures, onze werkwijze, een tijdpad in concept en het honorarium worden besproken in deze brief. De brief betreft een voorstel: aanpassingen en wijzigingen zijn bespreekbaar. Enige achtergrondinformatie bij de vacatures Op 6 september 2013 wordt bekend gemaakt welke stad in Nederland de titel Europese Culturele Hoofdstad van Europa mag dragen. Eindhoven, Maastricht en Leeuwarden zijn de laatste drie die strijden om de titel. Eindhoven is een samenwerkingsverband van Eindhoven, Tilburg, Helmond, Den Bosch, Breda en de provincie Brabant. Een Europese culturele hoofdstad presenteert een jaar lang een rijk gevuld cultuurprogramma aan de eigen inwoners en aan miljoenen bezoekers uit heel Europa. Onder de artistieke leiding van Martijn Sanders is een artistieke visie neergelegd in de vorm van een bidbook. Mocht Eindhoven de felbegeerde titel in de wacht slepen, dan breekt een nieuwe fase aan. De voorbereidingen voor het programma van 2018 starten dan direct: de plannen die gepresenteerd staan in het bidbook van Eindhoven, worden ook al in de jaren voorafgaand aan 2018 tot uitvoering gebracht en lopen ver door na Per 6 september is dan ook direct een enthousiast team nodig dat bestaat uit één creative director en drie art directors. Voor dit nieuwe team zal nu worden geworven. Weesperzijde EC Amsterdam 0031 (0) / office@marinawijn.nl KvK

7 MARINA WIJN CONSULTANTS Search / W&S Werkwijze De zoekopdracht begint met de inventarisatie- of onderzoeksfase. Het is belangrijk een aantal stakeholders te interviewen, zoals bestuursleden en leden van de Raad van Toezicht, Directie en misschien enkele stafleden. Dit dient om ons begrip van de situatie en van de vacatures en de profielen aan te scherpen en om draagvlak te creëren. De lijst met namen van te interviewen personen zal in overleg met u worden vastgesteld. Op basis van deze gesprekken en ons ter beschikking gesteld materiaal wordt een beknopte versie gemaakt van de beschrijving van de organisatie en van de vacatures en de profielen, bedoeld voor potentiële kandidaten, informanten en uw website. U zult deze beschrijvingen fiatteren. Wij spraken af in de hierop volgende search- en wervingsfase te kiezen voor een transparante, open procedure en gebruik te maken van twee methoden om kandidaten te zoeken: executive search met daarnaast een zeer bescheiden, ondersteunende vorm van mediawerving. Executive search, waarbij branchedeskundigen om advies wordt gevraagd, levert meestal kwalitatief de beste kandidaten op, maar uit een vaak (te) beperkte kring. De algemene openstelling via mediawerving kan bijzonder verrassende kandidaten opleveren, maar soms ook kwalitatief wat mindere kandidaten. De combinatie van deze twee methoden heft de zwaktes van beide op. Verder geeft deze transparante aanpak aan eenieder die dat wenst een kans, zodat hier geen negatieve beeldvorming over gesloten circuits kan ontstaan. Wat betreft de executive search: Allereerst krijgen wij uit uw eigen kring al een aantal namen van mogelijke kandidaten. Verder vragen wij advies aan deskundigen van uiteenlopende disciplines in de wereld van de cultuur. Dit zijn grote, zich continu ontwikkelende netwerken. Deze deskundigen geven ons eveneens namen van mogelijke kandidaten. Deze grote lijst van mogelijke kandidaten wordt door ons bestudeerd en gescreend. Per vacature stellen wij hieruit een longlist samen van zo n 10 à 12 personen, die door ons worden gepolst en geïnterviewd. Uit deze long list wordt een short list van 3 à 4 kandidaten per vacature samengesteld. Met name voor de creative director geldt dat zal worden overlegd met een door u voorgestelde klankbordcommissie, bestaande uit: Twee leden van het bestuur van de stichting 2018EINDHOVEN BRABANT Twee leden van de Raad van Toezicht van deze stichting Twee vertegenwoordigers uit de cultuur De zakelijk directeur van deze stichting Ondergetekende, Marina Wijn. Over de invulling van deze adviescommissie volgt spoedig overleg met u. Ook over de samenstelling van de iets kleinere benoemingscommissie volgt spoedig overleg. De shortlist -kandidaten zullen worden uitgenodigd voor een gesprek met de benoemingscommissie. De werving van de creative director zal iets vooruitlopen op de werving van de drie art directors, zodat hij/zij mede invloed kan hebben op de keuze van de drie nieuwe medewerkers. Weesperzijde EC Amsterdam 0031 (0) / office@marinawijn.nl KvK

8 MARINA WIJN CONSULTANTS Search / W&S Wat betreft de bescheiden vorm van mediawerving in print, gaf u aan een kleine advertentie te willen plaatsen op de voorpagina van één landelijk, één lokaal en één Belgisch dagblad; de zaterdageditie van de NRC, Het Eindhovens Dagblad en De Standaard. Voor de art directors is NRC Next het aangewezen blad. Na vergelijking van de reeds opgevraagde printoffertes zullen wij u hierover een apart voorstel sturen. Voor adverteren in print is bij deze bladen inmiddels een (opzegbare) optie genomen op zaterdag 22 juno. MWC stelt in de startfase eveneens een (concept)advertentie op. Wij stellen voor de vormgeving te laten verzorgen door ons vaste bureau in uw huisstijl. Ook deze kleine advertentie zal door u worden gefiatteerd. Wat betreft de mediawerving door middel van websites, stellen wij voor een advertentie te plaatsen op de website van Culturele Vacatures. De kosten hiervan zijn verwaarloosbaar. Het complete, gefiatteerde profiel wordt tegelijkertijd geplaatst op de website van Stichting 2018EINDHOVEN BRABANT, zodat de advertentiekosten minimaal blijven. Alle reacties worden door ons bureau bestudeerd en verwerkt. De meest interessante kandidaten krijgen een uitnodiging voor een gesprek met MWC. MWC verzorgt de volledige search en de mediawervingsprocedure. Wij zijn verantwoordelijk voor de vóórselectie van kandidaten en zullen uiteindelijk per vacature drie of vier kandidaten voorstellen aan uw benoemingscommissie. Het streven is de nieuwe creative director en 3 art directors per 2 september 2013 intern bekend te kunnen maken. Tijdens deze procedure zult uzelf fungeren als ons aanspreekpunt. Uw secretaresse wordt secretarieel aanspreekpunt, vooral noodzakelijk voor het inplannen van bestuursleden e.d.. Wat betreft de schriftelijke rapportage: Ons voorstel is ongeveer per tien dagen een te sturen aan u en uw bestuur. Mocht u de voorkeur geven aan een andere wijze van rapporteren, dan vernemen wij graag. Weesperzijde EC Amsterdam 0031 (0) / office@marinawijn.nl KvK

9 MARINA WIJN CONSULTANTS Search / W&S Tijdpad (in concept) De procedure kan direct na ondertekening worden gestart. In de maanden juni, juli en augustus zal ik volledig beschikbaar zijn met uitzondering van een reeds geplande vakantie van maandag 11 juno tot en met donderdag 20 juno. Het bijbehorende tijdpad zal in overleg met u verder worden vastgesteld. Fase 1 Inventarisatiefase Vaststellen tijdpad (in overleg) per direct Opstellen lijst van te interviewen stakeholders (in overleg) per direct Gesprekken met stakeholders per direct Voorbereiden search per direct Voorbereiden mediawerving en website per direct Plaatsen vacature en profiel op website 2018EINDHOVEN vr. 21 juni 2013 Start search za. 22 juni 2013 Start mediawerving NRC, Eindhovens Dagblad, De Standaard za. 22 juni 2013 Start mediawerving NRC Next carrière woe. 26 juni 2013 Website Culturele Vacatures za. 22 juni 2013 Sluitingsdatum print 13 julij Fase 2 Search en wervingsfase Search: raadplegen deskundigen eind juni - begin augustus Mediawerving: brievenselectie eind juni - medio julij Selecteren longlisten (overleg) julij, begin augustus Benaderen kandidaten search (MWC) eind juni - begin augustus Voorselectiegesprekken (MWC) juli - begin augustus Selectie shortlisten (overleg) begin augustus Toezending cv s kandidaten voor benoemingscommissie begin augustus Fase 3 Benoemingsfase Naar benoemingscommissie 3 à 4 kandidaten (creative director) 2 e week augustus, plan datum Naar benoemingscommissie alle kandidaten (art directors) 3 e week augustus, plan datum Referenties natrekken (MW of HH) 3 e week augustus Arbeidsvoorwaardengesprek CD+ contract (vz bestuur) eind augustus, plan datum Arbeidsvoorwaardengesprek AD s+ contract (HH) eind augustus, plan datum RvT, Bestuur benoemt eind augustus Kennismaking CD en AD s met medewerkers organisatie eind augustus UITSLAG TITEL CULTURELE HOOFDSTAD 6 september Presenteren team (of gedeelte) aan de jury begin september Benoeming nieuwe CD (en AD s) in persbericht begin september Indiensttreding CD, afhankelijk van bestaand contract medio september 2013 Weesperzijde EC Amsterdam 0031 (0) / office@marinawijn.nl KvK

10 MARINA WIJN CONSULTANTS Search / W&S Honorarium Voor de uitvoering van de complete zoekopdracht rekenen wij een vast bedrag van , ex BTW. Wij geven de voorkeur aan een vast bedrag, zodat wij indien nodig kunnen adviseren over de honorering van de kandidaten zonder conflicterend eigen belang. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: voor de creative director rekenen wij , hetgeen is gerelateerd aan 25% van het bruto jaarsalaris op full time basis. Voor de drie art directors gezamenlijk rekenen wij , ofwel per vacature: hun salaris ligt beduidend lager, onze inwerkperiode is al geschied bij de creative director èn het betreft drie enigszins vergelijkbare vacatures. Bijzondere kosten, zoals die van vliegtickets en advertentiekosten, worden apart in rekening gebracht. Over substantiële bijzondere kosten volgt overleg. De eerste termijn ad ex BTW wordt gefactureerd aan het begin van de opdracht, dat wil zeggen tijdens de inventarisatiefase. De tweede termijn ad ex BTW wordt gefactureerd bij de toezending van de cv s met toelichting. Het eindbedrag wordt gefactureerd wanneer u de kandidaten gaat contracteren. Wij stellen het bijzonder op prijs dat u met ons wilt werken en hopen een zeer goede bijdrage te leveren aan uw organisatie. Wij verheugen ons op een prettige en succesvolle samenwerking! Met vriendelijke groet, Voor akkoord: Marina M. Wijn Heleen Huisjes, zakelijk directeur Weesperzijde EC Amsterdam 0031 (0) / office@marinawijn.nl KvK