Handleiding. WinGym Handleiding

Transcriptie

1 WinGym Handleiding Handleiding ANRO Adviesbureau Post en bezoek adres : WinGym Gounodlaan AE Tilburg M +31 (0) Fax +31 (0) info@wingym.nl updates staan op remote ondersteuning via TeamViewer op Uitgave oktober 2014 WinGym Handleiding pagina 1

2 WinGym Handleiding pagina 2

3 Inhoud 1. Systeem Opstarten Afmelden systeem Backup in en uitloggen als medewerker Inloggen Uitloggen WinGym Up-date Hulp online Ledenadministratie Invoeren lidgegevens Persoonsgegevens Collectief Beroep Pasnummer Aanmelden pasjes Aanmeld en Opzegdatum Medewerker en trainer Nieuwsbrief Prospect Abonnement toekennen Invoeren rekeningnummer Opzoeken lidgegevens Opzoeken abonnementen Opzoeken betalingen - Contante contributie betalingen en overzichten Opzoeken brieven, s Opzoeken Geblokkeerde leden Wijzigen lidgegevens Stopzetten lidmaatschap Tijdelijk stopzetten (blokkeren) lidmaatschap Blokkeringen Geforceerde blokkeringen Verwijderen blokkering Meldingen van blokkeringen Aanmeld en Opzegdatum Barcode en visite kaartje Barcode maken Visite kaartje maken Pasfoto maken Gespreksnotitie Documenten inscannen Informatie Informatie zichtbaar voor het lid Informatie niet zichtbaar voor het lid Abonnement Abonnement aan lid toekennen Borg, inschrijfgeld en boetes Aanmaken abonnementen Prijs per periode WinGym Handleiding pagina 3

4 3.2.2 Aantal keren Via incasso Knipkaart Gezinsabonnement Met activiteit Per aanwezige tijdseenheid Betaal per les (personal trainer) Blokuren Bepaalde periodes niet incasseren Korting Abonnement wijzigen Wijziging van het bedrag per abonnement Wijzing van het type Andere wijzigingen Toevoegingen op basis abonnement Aanmaken toevoegingen Wijzigen toevoegingen Wijzigingen voor alle leden met deze toevoeging (actueel) Wijzigingen in de toevoegingen per lid Verwijderen en tijdelijk stopzetten van een Toevoeging bij alle leden Verwijderen en tijdelijk stopzetten van een Toevoeging bij alle leden Verwijderen van een Toevoeging bij alle leden Tijdelijk stopzetten van een Toevoeging bij alle leden Verwijderen van een Toevoeging bij een bepaald lid Organisaties en bedrijven (collectief/bedrijfsfitness) Activiteit Toegangscontrole Toegangscontrole Pas vergeten Opzoeken Bezoekhistorie Contante betalingen abonnementen registreren Contante betaling abonnement Betaling borg, inschrijfgeld en boetes Incasso aanmaken automatische incasso s (stap 1) Verwerkingsdatum Betaald tot datum Aangeven welke leden u wilt incasseren Tekst op afschrift Geblokkeerde en Opgezegde leden Geblokkeerde leden incasseren Opgezegde leden incasseren Betaalhistorie Bepaalde periodes niet incasseren Meerdere incassobatches op 1 dag verwerken Vaste gegevens opdrachtgever Plaats Sepa bestand Incassobestand mailen aanmaken incassobatch (stap 2) importeren in telebankieren programma WinGym Handleiding pagina 4

5 7.4 Overzicht van de incassobatches (tab 3) Incasso s verwerken Doorboeken incasso Incasso s verwerken (verwerken wie er betaald heeft) Leden bij wie de incasso niet gelukt is Doorboeking verwerken Storno s na doorboeking Agenda Gezondheid Brieven en s Brieven maken Sjabloon Het maken van een brief Versturen van brieven en s aan een bepaald lid Een sturen naar een bepaald lid Een brief sturen naar een bepaald lid Versturen per post Versturen via versturen van brieven en s aan groepen van leden Versturen van een brief of bij storno Versturen van een brief bij blokkeringen of wijzigingen Versturen van een felicitatie bij een verjaardag Versturen van brieven of s aan groepen leden die jarig zijn Versturen van een brief of aan een lid die binnen 7 dagen jarig is Automatisch een versturen aan jarige leden Versturen van een document als bijlage in een of per BCC Versturen als bijlage in een Versturen via BCC Terug vinden van brieven en s Credits Kassa betaling registreren Betalen van artikelen Contante betalingen van abonnementen Afrekenen: Contant Afrekenen: Credits Afrekenen: PIN Kassa artikelen Toevoegen Wijzigen Verwijderen Rapport Zoeken Aanmaken van groepsteksten Artikelen overzicht Verhuur artikelen Toevoegen toevoegen categorie toevoegen artikel Wijzigen Verwijderen Verhuur registreren WinGym Handleiding pagina 5

6 15.5 Artikel retourneren Afrekenen huurprijs Management Overzicht ledenbezoek Journaal Pop-up Artikelen Blokkering teksten Automatische incasso Overzicht contributie betalingen Rapportages Diverse overzichten leden Lid sinds: Presentieoverzicht bedrijfsfitness: Verjaardagen: Blokkeringen en wijzigingen: Redenen van aanmelding en opzegging: Leden die meest zijn geweest: Abonnement gebruik: Slapende leden: Leden overzicht: Geld/credits/knipkaart: Contributie betalingen: Inkomsten periode: Urenrapportage medewerkers: Leden die niet zijn komen sporten: Leden die minder zijn komen sporten: Retentie: Uitgebreide zoekopdracht Simpele zoekopdracht Leden Cockpit Brieven Medewerkers Berichten aan medewerkers Bewaar huidige venster positie Uitloggen Aantekeningen Bijlagen Symbolen en Diakritische tekens Trucks en tips WinGym Handleiding pagina 6

7 1. Systeem 1.1 Opstarten Na het opstarten krijgt u de volgende pop-up schermen: Geef PINCODE -Hiermee kunt u versnelt inloggen (optioneel). Aanwezige leden - Hier ziet u welke leden aanwezig zijn. - (Het is mogelijk leden automatisch na een bepaalde tijd uit de lijst te verwijderen. Werkt u niet met een afmelding neem dan contact met ons op) Komende 7 dagen jarig Hier ziet u welke leden de komende 7 dagen jarig zijn (optioneel). (Het is mogelijk de standaard pop-up schermen te wijzigen. Neem hiervoor contact met ons op.) 1.2 Afmelden systeem Sluit WinGym altijd af voordat u de computer uitzet. U sluit WinGym via het menu Leden Afsluiten. (of met CTRL-Q) (het kruisje rechts bovenin werkt niet!) 1.3 Backup LET OP!! Maak elke dag een backup!! We adviseren u gebruik te maken van een automatische online backup service van KPN, Back-up Online, of de online backup van Google drive. WinGym Handleiding pagina 7

8 1.4 in en uitloggen als medewerker Hebt u WinGym opgestart moet u om te kunnen werken nog inloggen als werknemer Inloggen Inloggen doet u via Of via uw pincode (Hoe u uw pincode kunt instellen leest u bij 16. Management punt medewerkers) Uitloggen Uitloggen als medewerker doet u door in de menubalk te klikken op Log uit Management Uitloggen., of via U of uw collega kunnen dan op de hierboven beschreven manier direct weer inloggen. Sluit u WinGym af, dan hoeft u niet eerst als medewerker uit te loggen. WinGym Handleiding pagina 8

9 1.5 WinGym Up-date WinGym wordt regelmatig uitgebreid en aangepast. Zorg ervoor dat u altijd met de nieuwste versie werkt. Links bovenin de blauwe balk ziet u met welke versie van WinGym u werkt Algemeen en dan Over vindt u informatie over WinGym en uw licentiecode., of via Wilt u WinGym Updaten? Sluit dan eerst WinGym op alle computers af en ga naar Kies de nieuwste versie en volg de aanwijzingen op het scherm. (Beschikt u niet over het wachtwoord? Neem dan contact met ons op) WinGym Handleiding pagina 9

10 1.6 Hulp online WinGym hulp online werkt via WinGym QuikSupport. Ga hiervoor naar en klik op WinGym_QuikSupport.exe. We vragen u de eerste keer de 9 cijfers van uw ID nummer. LET OP!!! Tijdens de hulp online de muis NIET gebruiken. WinGym Handleiding pagina 10

11 2 Ledenadministratie 2.1 Invoeren lidgegevens U kunt leden invoeren door : - In het startscherm te klikken op Nieuw Lid in de roze balk; Tijdens het invoeren ziet u een geel blokje NIEUW. WinGym Handleiding pagina 11

12 2.1.1 Persoonsgegevens Zet het tussenvoegsel van de naam in het daarvoor bestemde veld. (Dit is nodig voor het juist printen van brieven, het zoeken op naam en het alfabetiseren van uw leden.) LET OP!! We adviseren u de diakritische tekens niet in de naam te gebruiken!! Als u bij een lid een diakritische teken gebruikt in de achternaam en/of voornaam, vermeld dan in het leden beheer Actieve leden op het 2 e tabblad Bank bij het veld tenaamstelling de naam zonder de diakritische tekens (zoals deze bij het lid op het bankafschrift staat). Gebruikt u de diakritische tekens zoals é, à of ö, dan heeft ditgeen gevolgen voor de zoekopdracht of alfabetisering, maar zorgt wel voor een juiste te naam stelling in uw brieven en s - U gebruikt diakritische tekens door de ALT toets in combinatie met een cijfercode. (In de bijlage 18.1 vindt u de meest gebruikte cijfercodes voor diakritische tekens). - Of via de menubalk Algemeen' en dan Standaardteksten/Diakritische tekens of F2) WinGym Handleiding pagina 12

13 Klik op het gewenste teken en plak het met de muis in het invoerscherm op de gewenste plaats (of CTRL-V) De velden Achternaam, Voornaam, Adres en Woonplaats hebben de auto-aanvullen functionaliteit Na het invoeren van de Postcode klikt u op adres>> Het programma vult dan zelf de straatnaam en woonplaats in en springt naar de plek waar u het huisnummer in moet voeren. Het geslacht is automatisch gevuld met V. (wilt u M als standaard vulling? Neem dan contact met ons op) Het Noodtelefoon nummer (ICE) is voor het telefoonnummer van degene die u in geval van nood moet waarschuwen Collectief Voor het toevoegen van een Collectief bij een lid moet u eerst collectiviteiten maken. (Hoe dit moet leest u bij 3. Abonnementen punt 3.5 Organisaties en bedrijven) Bij het vakje Collectief kunt u een keuze maken uit de al eerder ingevulde collectiviteiten. Hierdoor kunt u later rapportages en presentielijsten maken. (Hoe dit moet leest u bij 3 Abonnementen punt 3.5 Organisaties en bedrijven) Door te klikken op de button O ziet u alle gegevens van het collectief. (zoals het aantal leden met dit collectief, de korting en eventueel de staffelkorting.) Beroep Het vakje Beroep vult u het beroep in van het lid. (Dit is makkelijk als u of een ander lid bijvoorbeeld een timmerman nodig heeft). WinGym Handleiding pagina 13

14 2.1.4 Pasnummer In het vakje Pasnummer vult u het nummer wat op de pas van het lid staat. Is het nummer al bij een ander lid in gebruik krijgt u een melding. U moet dan eerst het pasnummer bij het (oude) lid verwijderen voordat u het pasnummer (en dus de pas) voor een nieuw lid kunt gebruiken Aanmelden pasjes. Klik hiervoor op het linker plaatje en haal het pasje door, over of langs de paslezer (of de klant legt de vinger op de vingerscanner). Het nummer van het pasje wordt dan ingevuld in het pasnummer vakje. Bij gebruik van barcode pasjes wordt deze bij hand invoer vanzelf met nullen tot 10 karakters aangevuld. Het nieuwe lid krijgt automatisch een lidnummer (vermeld rechtsonder de foto). Dit hoeft niet gelijk te zijn aan het pasnummer Aanmeld en Opzegdatum Is bij een nieuw lid de Aanmelddatum vandaag, dan wordt ook de opzegdatum standaard met de datum van vandaag gevuld. Het is dan een actief lid. LET OP!! Vult u bij de Aanmelddatum een datum in het verleden in omdat het lid eerder is begonnen, dan moet u de Opzegdatum verwijderen. (Of klik op = zodat beide datums gelijk zijn) Wil het nieuwe lid meteen opzeggen, dan kunt u alvast de opzegdatum invullen. De opzegdatum moet dan wel in de toekomst liggen! (U leest meer over de Aanmeld en Opzegdatum bij 2.6 Aanmeld en opzegdatum) Medewerker en trainer Voor uw personeel moet u medewerker en of trainer aanvinken. Hierdoor: - - Kunt u uw personeel autoriseren voor WinGym. (Hoe dit moet ziet u bij 16 Management punt Medewerkers) - - Ziet u bij het contributie overzicht de reden waarom deze personen niet betalen. - - Kunt u de werktijden van uw personeel registreren. WinGym Handleiding pagina 14

15 2.1.8 Nieuwsbrief Door het aanvinken van de nieuwsbrief ontvangt het lid de nieuwsbrief. (Per 1 juni 2009 is het verboden voor bedrijven om ongevraagde s te sturen.) (Hoe u een nieuwsbrief maakt leest u bij 11. Brieven en s punt 11.1 Brieven maken.) Prospect Bij een prospect vinkt u het vakje prospect aan. U kunt alle gegevens van de klant invullen alsof het om een nieuwe aanmelding gaat. Hierdoor kunt u de klant een pas geven en alle zaken van WinGym (bijvoorbeeld Toegangscontrole en Kassa ) gebruiken. Wordt een prospect een lid, dan vinkt u het vakje prospect uit. Controleer of alle gegevens (bijvoorbeeld de betaald tot datum en de datum van aanmelding) juist zijn ingevuld Abonnement toekennen Bij het eerste tabblad Abonnement vult u de abonnementen van het lid in. (Hoe u abonnementen maakt leest u bij 3. Abonnementen punt 3.2 Aanmaken abonnement.) Een lid kan maximaal drie verschillende abonnementen hebben. - Kies met het pijltje naar beneden het juiste abonnement(en) We adviseren u de eerste abonnement regel te gebruiken voor het abonnement welke u voor de toegangscontrole wilt gebruiken. (Maakt u gebruik van een tweede abonnement met strippenkaart? Vraag ons dan hoe u de toegangscontrole hierop kunt aanpassen) - Bij meerdere abonnementen geeft u met een puntvinkje voor het gekozen abonnement aan welk abonnement gebruikt wordt voor de toegangscontrole. WinGym Handleiding pagina 15

16 - Met een vinkje voor verleng geeft u aan dat het abonnement automatisch verlengd mag worden. - Met een vinkje voor incasso geeft u aan dat het lid via automatische incasso betaald. - Achter korting % kunt u dit lid een procentuele korting geven (Wilt u alle kortingen in korting in euro s, neem dan contact met ons op). - Door te klikken op L verwijderd u het gekozen abonnement. - Door te klikken op V verlengt u de Betaald tot datum bij het lid. (de datum bij betaald tot wordt één periode verlengd en het aantal keer wordt aangepast.) - Bij type geeft u de incassofrequentie aan. o inc1 staat voor incasso per maand. o inp1 staat voor incasso per 4 weken; (De overige keuzes zijn vervallen). - Het aantal keren dat het lid in de actuele periode (nog) mag komen wordt bij het selecteren van het abonnement automatisch gevuld bij Keer. Werkt u met een toegangscontrole, dan wordt bij elke training één keer in mindering gebracht. U kunt het aantal handmatig aanpassen. - De Betaald tot datum wordt gevuld met de datum van vandaag. Door op de Betaald tot datum te klikken kunt u deze aanpassen; Bij een ingangsdatum in de toekomst moet u de Contract van datum invullen Bij een ingangsdatum in het verleden moet u de Betaald tot datum bij het lid aanpassen. - De vorige keer wordt bij automatische incasso gevuld zodra u de incasso doorboekt. Met de knop terug kunt u telkens 1 (maximaal 3) betaaldatum terug gaan. - De eventuele achterstand bij periode wordt automatisch gevuld. (periode 1 is geen achterstand). - Vult u een van en tot datum in, dan gaat het abonnement in zodra de van datum bereikt is en stopt zodra de tot datum bereikt is. (omdat een abonnement niet meer stilzwijgend verlengd mag worden hoort u deze datums te vullen) (Hoe u het hele lidmaatschap beëindigt leest u bij 2.4 Stopzetten lidmaatschap) - Het abonnementbedrag en de eventuele korting wordt na het kiezen van het abonnement automatisch gevuld. - Bij kunt u de extra kosten vermelden die het lid via automatische incasso moet betalen. Is de datum achter het bedrag gevuld, dan heeft het lid betaald. (meer over de extra kosten leest u bij 3. Abonnementen punt Borg, inschrijfgeld en boetes) WinGym Handleiding pagina 16

17 Invoeren rekeningnummer Bij het tweede tabblad Bank vult u de betaalgegevens van het lid in LET OP!! Als u bij een lid een diakritische teken heeft gebruikt in de achternaam en/of voornaam, vermeld dan in het veld tenaamstelling de naam zonder de diakritische tekens (zoals deze bij het lid op het bankafschrift staat). U vult het IBAN en BIC nummer in. (Het BIC nummer is niet verplicht, wel voor buitenlandse rekeningnummers) U kunt het IBAN of BIC nummer vinden via de link: Is de betaler van het abonnement iemand anders dan het lid, dan vult u het vakje tenaamstelling in met de naam van de betaler. (bijvoorbeeld voor ouders die voor hun kind betalen of bij samenwonende partners). In het veld Gezinsabonnement betaald door lidnummer vult u het lidnummer in van degene die de totale som van de abonnementsgelden betaald als het om een gezinsabonnement gaat. Bij alle leden van dit gezinsabonnement ziet u lijst van wie er onder dit gezinsabonnement vallen. LET OP!!! Bij alle abonnementen waar u het gezinsabonnement wilt gebruiken moet u bij het abonnement gezinsabonnement aanvinken (U leest hier meer over bij 3. Abonnementen punt Gezinsabonnementen) WinGym Handleiding pagina 17

18 2.2 Opzoeken lidgegevens U kunt een lid opzoeken door: - In het startscherm in de menubalk te klikken op Zoek Lid (of met CTRL-Z); - In het scherm Leden beheer Actieve leden in de alfabetische balk te klikken op de eerste letter van de achternaam rechts in het scherm. - Via de ledenlijst (F3). - Via het vraagteken. (zoeken op IBAN nummer) Via het startscherm. Klik hiervoor op Zoek lid Bij zoektekst kunt u actieve leden direct zoeken op voornaam, achternaam of lidnummer. (U hoeft hiervoor geen diakritische tekens zoals é, à of ö te gebruiken) Wilt u op pasnummer of ook bij de opgezegde leden zoeken? Vink dan het pasnummer of Ook zoeken in opgezegde leden aan. In het rechter scherm ziet u alle leden die aan uw zoekopdracht voldoen. (Deze staan op alfabetische volgorde van eerst de achternaam dan de voornaam en dan het lidnummer.) Door te dubbel klikken op de naam komt u in het scherm Leden beheer Actieve leden. Via de alfabetische balk Klikt u op de beginletter van de achternaam rechts in het scherm Leden beheer Actieve leden, Dan komt u op het eerste actuele lid met een achternaam met deze beginletter. Door op de buttons < en > te klikken gaat u een lid verder of terug. WinGym Handleiding pagina 18

19 Via de ledenlijst Klik in de menu balk op leden en dan op Active leden (of F4) Op deze manier kunt u ook de opgezegde en prospect leden opzoeken. Via het vraagteken (bv. IBAN) Door te klikken op het vraagteken achter de gegevens waarop u wilt zoeken opent u een venster waar u uw zoekopdracht kunt ingeven. Hierdoor kunt u ook door te klikken op het vraagteken achter het veld IBAN (onder het 2 e tabblad bank) zoeken op Ibannummer Vul bij Op item het Iban nummer precies in (hoofdletter gevoelig) en druk op enter. WinGym toont op volgorde van achternaam de gevonden leden. Met het pijltje volgende lid. gaat u naar het WinGym Handleiding pagina 19

20 2.2.1 Opzoeken abonnementen Bij Abonnement (tabblad 1) ziet u welke abonnementen het lid heeft. Een lid kan maximaal drie verschillende abonnementen hebben. Bij Ziet u door het vinkje voor verleng dat het abonnement automatisch verlengd wordt. Bij ziet u door een vinkje of het lid per automatische incasso betaald. Bij ziet u hoeveel korting het lid krijgt. (Het is mogelijk om deze standaard % instelling te wijzigen in een korting in euro s. Neem hiervoor contact met ons op). Bij Bij Bij Bij Bij ziet u hoe vaak het lid in de actuele periode nog mag komen. ziet u tot wanneer het lid betaald heeft. ziet u wanneer het lid de laatste keer betaald heeft. ziet u hoeveel periodes een lid achterloopt met betalen (periode 1 is geen achterstand). ziet u van wanneer tot wanneer het contract loopt. Bij hij hierop heeft. ziet u wat het lid per periode moet betalen en hoeveel korting in euro s Bij Ziet u welke extra kosten het lid moet betalen. Is de datum achter het bedrag gevuld, dan heeft het lid betaald. (meer over dit scherm leest u bij 3. Abonnementen punt 3.1 abonnement aan lid toekennen.) WinGym Handleiding pagina 20

21 2.2.2 Opzoeken betalingen - Contante contributie betalingen en overzichten. Door in het 1 e tabblad Abonnementen te klikken op 'Contributie en betaalhistorie ziet u de betaalhistorie van het lid. WinGym Handleiding pagina 21

22 2.2.3 Opzoeken brieven, s. De verzonden vindt u terug in het scherm Leden beheer Actieve leden onder het 4 e tabblad Overig door te klikken op en dan dubbel klikken op de gewenste brief of . Door te klikken op nee wordt de brief geopend. Klikt u op Ja dan wordt de brief verwijderd Opzoeken Geblokkeerde leden Via Management en dan Rapportages en dan Diverse overzichten leden onder Blokkeringen en wijzigingen vindt u een overzicht van geblokkeerde leden. Laat u het veld achter blokkering leeg en klikt u op Rapport dan krijgt u een overzicht van alle blokkeringen met vermelding van naam, begindatum, einddatum en reden van de blokkering. U kunt in het veld ook op reden van blokkering selecteren met het pijltje naar beneden. 2.3 Wijzigen lidgegevens Nadat u het betreffende lid heeft opgezocht typt u de juiste gegevens over de oude of ontbrekende gegevens in en klikt op de button Opslaan (of ALT-O of druk op ENTER). WinGym Handleiding pagina 22

23 2.4 Stopzetten lidmaatschap Klik bij het betreffende lid op het veld opzegdatum. Bij kies de datum vult u de datum dat het abonnement beëindigd is (of moet worden) en klikt op de button Overnemen (ALT-O). Bij een opzegdatum in de toekomst ziet u de melding Let op! Lid heeft opgezegd, maar dient nog wel te betalen!. Deze melding verdwijnt vanzelf. (Meer hierover leest u bij 2.6 Aanmeld en Opzegdatum) Vul minimaal de verplichte velden Reden van de opzegging Meest gedane activiteit en opgezegd door in en klik op de button opslaan (ALT-O). (Wilt u de verplichte velden wijzigen? Neemt u dan contact met ons op) WinGym Handleiding pagina 23

24 Bij opgezegd door kunt u alleen medewerkers selecteren die u de bevoegdheid voor het beëindigen van een lidmaatschap heeft gegeven. (Hoe u medewerkers die bevoegdheid geeft leest u bij 16. Management punt Medewerkers) De standaard reden van kunt u wijzigen via de menubalk Management en dan Rapportages en vervolgens Diverse overzichten leden onder het tabblad Reden van aanmelding en opzegging. Bij Opzeggingsredenen vult u de gewenste reden in en klikt op bewaar. WinGym Handleiding pagina 24

25 2.5 Tijdelijk stopzetten (blokkeren) lidmaatschap Blokkeringen In het scherm Leden beheer Actieve leden Onder het 4 e tabblad Overig en dan klikken op Blokkeringen kunt u de toegang voor een lid tijdelijk stopzetten (blokkeren). U selecteert bij Lid wordt geblokkeerd om de reden van de blokkering de reden met het pijltje naar beneden. (Hoe u redenen van blokkering kunt toevoegen of verwijderen leest u bij 16. Management punt 16.5 Blokkering teksten) Bij blokkering loopt van vult u de periode waarin het abonnement geblokkeerd moet worden. Bij tot en met klikt op +1 tot het aantal periodes is bereikt. U krijgt dan de melding - Klikt u op Ja dan wordt de Betaald tot datum bij het actieve abonnement (het aangevinkte abonnement voor de toegangscontrole) aangepast met het aantal periodes van de blokkering. Het lid betaalt dan over deze periode niet. LET OP!! Heeft het lid een achterstand in betaling of meerdere abonnementen? Dan deze optie niet gebruiken! Klikt u op Nee dan wordt de Betaald tot datum bij het lid niet aangepast. Het lid betaalt deze periode wel. WinGym Handleiding pagina 25

26 Bij meerdere abonnement bij een lid LET OP!!!!! Heeft het lid meerdere abonnementen en hoeft hij de blokkeringsperiode niet te betalen? Dan moet u bij het tweede en eventueel derde abonnement de Betaald tot datum bij het lid aan passen naar de einddatum van de blokkering. In de rechterkolom ziet u alle blokkeringen uit het verleden. U kunt alleen de nieuwste blokkering (staat in de velden aan de linkerkant en in de rechterkolom bovenaan) wijzigen of verwijderen. LET OP! Vergeet niet het eventueel tweede en derde abonnement aan te passen Geforceerde blokkeringen Door het aanvinken van geforceerde blokkering wordt de toegang voor het lid direct geblokkeerd Verwijderen blokkering U verwijdert de blokkade door te klikken op wordt de blokkade automatisch opgeheven.. Zodra de tot en met periode is verstreken, Meldingen van blokkeringen In het scherm Leden beheer Actieve leden ziet u in de periode van de blokkering een blokje met de door u ingevoerde reden van blokkering. Door met de muis op het blokje te gaan staan, ziet u de ingangsdatum en einddatum van de blokkering. In het pop-up scherm Overzicht abonnementen, lid komt binnen ziet u een melding van blokkeringen. In het Aanwezige leden scherm wordt in de periode van blokkering bij geblokkeerde leden de regel rood. Door met het pijltje naar rechts naar rechts in het scherm te gaan ziet u onder blo(keringen) een kruisje. WinGym Handleiding pagina 26

27 2.6 Aanmeld en Opzegdatum Als u bij een bestaand lid de opzegdatum aanpast, let dan wel op het volgende: als de aanmelddatum gelijk is aan de opzegdatum, dan is het een actief lid, als de opzegdatum in de toekomst ligt, dan wordt het abonnement automatisch beëindigd zodra deze opzegdatum bereikt is. als de opzegdatum voor vandaag ligt, is het abonnement meteen beëindigd, en wordt het lid verplaatst naar de opgezegde leden. Zegt een lid op dan: - Betaald het lid als de betaald tot datum gelijk of verder weg is dan de opzegdatum, de volgende periode niet. - Betaald het lid als de betaald tot datum eerder is dan de opzegdatum, de volgende periode wel. U kunt een opgezegd lid weer terug halen naar de actieve leden door op het = knopje naast het Aanmeld datum vakje te klikken. De opzegdatum wordt dan gelijk aan de aanmeld datum. Het lid is dus weer actief! Achter het = knopje staat hoelang een lid al actief is. 2.7 Barcode en visite kaartje Barcode maken Klik hiervoor in het scherm Leden beheer Actieve leden op het tabblad Overig (4 e tabblad) en vervolgens op de button barcode. Na de volgende melding kunt u de barcode in het door u gewenste programma (bijvoorbeeld Word ) plakken (Ctrl +V) en printen. Bij gebruik van de zelfgemaakte barcode wordt het pasnummer gelijk aan het lidnummer. WinGym Handleiding pagina 27

28 2.7.2 Visite kaartje maken Door in het scherm Leden beheer Actieve leden Onder het 4 e tabblad Overig te klikken op maakt u MS Outlook visite kaartje. Het bestand heet dan <lidnummer>.vcf. Dit bestand kunt u direct in MS Outlook importeren zonder de NAW gegevens over te typen in MS Outlook. 2.8 Pasfoto maken Klik hiervoor in het scherm Leden beheer Actieve leden op het tabblad Overig (4 e tabblad) en vervolgens op Zodra het hoofd van het lid goed gepositioneerd staat, klik u op. (Door op de pasfoto te klikken kunt u deze in een ander document plakken.) WinGym Handleiding pagina 28

29 2.9 Gespreksnotitie Klik hiervoor in het scherm Leden beheer Actieve leden op het 4 e tabblad Overig en vervolgens op Gespreksnotitie. Tijdens het invoeren ziet u een geel blokje Nieuw. Klik voor het opslaan van uw gespreksnotitie op bewaar. De datum van de laatste gespreksnotitie wordt gevuld Documenten inscannen Klik hiervoor in het scherm Leden beheer Actieve leden op het 4e tabblad Overig en vervolgens op scan document. (U kunt inscannen met een standaard USB Twain compatible document scanner.) In het scherm Document Scannen klikt u op start scanner (nieuw) In het scherm Document Scannen ziet u alle gescande documenten. Neem voor het instellen van de juiste printer contact met ons op. WinGym Handleiding pagina 29

30 2.11 Informatie Informatie over het lid vermeld u in het scherm Leden beheer Actieve leden bij Informatie (3 e tabblad) Informatie zichtbaar voor het lid Bij informatie bij aanmelden vermelden. kunt u informatie die u met het lid wilt delen Deze informatie wordt getoond als het lid zich aanmeld via de toegangscontrole. In het scherm Aanwezige leden wordt het vakje informatie geel. WinGym Handleiding pagina 30

31 Informatie niet zichtbaar voor het lid. Informatie voor het management wordt niet getoond tijdens het aanmelden en wordt niet getoond in de lijst aanwezige leden. Hier kunt u vertrouwelijke informatie (wanbetaler/betalingsregeling) vermelden. WinGym Handleiding pagina 31

32 WinGym Handleiding pagina 32

33 3. Abonnement 3.1 Abonnement aan lid toekennen Bij het eerste tabblad Abonnement vult u de abonnementen van het lid in. (Hoe u abonnementen maakt leest u bij 3. Abonnementen punt 3.2 Aanmaken abonnement.) Een lid kan maximaal drie verschillende abonnementen hebben. - Kies met het pijltje naar beneden het juiste abonnement(en) We adviseren u de eerste abonnement regel te gebruiken voor het abonnement welke u voor de toegangscontrole wilt gebruiken. (Maakt u gebruik van een tweede abonnement met strippenkaart? Vraag ons dan hoe u de toegangscontrole hierop kunt aanpassen) - Bij meerdere abonnementen geeft u met een puntvinkje voor het gekozen abonnement aan welk abonnement gebruikt wordt voor de toegangscontrole. - Met een vinkje voor verleng geeft u aan dat het abonnement automatisch verlengd mag worden. - Met een vinkje voor incasso geeft u aan dat het lid via automatische incasso betaald. - Achter korting % kunt u dit lid een procentuele korting geven (Wilt u alle kortingen in korting in euro s, neem dan contact met ons op). - Door te klikken op L verwijderd u het gekozen abonnement. - Door te klikken op V verlengt u de Betaald tot datum bij het lid. (de datum bij betaald tot wordt één periode verlengd en het aantal keer wordt aangepast.) - Bij type geeft u de incassofrequentie aan. o inc1 staat voor incasso per maand. o inp1 staat voor incasso per 4 weken; (De overige keuzes zijn vervallen). WinGym Handleiding pagina 33

34 - Het aantal keren dat het lid in de actuele periode (nog) mag komen wordt bij het selecteren van het abonnement automatisch gevuld bij Keer. Werkt u met een toegangscontrole, dan wordt bij elke training één keer in mindering gebracht. U kunt het aantal handmatig aanpassen. - De Betaald tot datum wordt gevuld met de datum van vandaag. Door op de Betaald tot datum te klikken kunt u deze aanpassen; Bij een ingangsdatum in de toekomst moet u de Contract van datum invullen Bij een ingangsdatum in het verleden moet u de Betaald tot datum bij het lid aanpassen. - De vorige keer wordt bij automatische incasso gevuld zodra u de incasso doorboekt. Met de knop terug kunt u telkens 1 (maximaal 3) betaaldatum terug gaan. - De eventuele achterstand bij periode wordt automatisch gevuld. (periode 1 is geen achterstand). - Vult u een van en tot datum in, dan gaat het abonnement in zodra de van datum bereikt is en stopt zodra de tot datum bereikt is. (omdat een abonnement niet meer stilzwijgend verlengd mag worden hoort u deze datums te vullen) (Hoe u het hele lidmaatschap beëindigt leest u bij 2.4 Stopzetten lidmaatschap) - Het abonnementbedrag en de eventuele korting wordt na het kiezen van het abonnement automatisch gevuld. - Bij kunt u de extra kosten vermelden die het lid via automatische incasso moet betalen. Is de datum achter het bedrag gevuld, dan heeft het lid betaald. (meer over de extra kosten leest u bij 3. Abonnementen punt Borg, inschrijfgeld en boetes) Borg, inschrijfgeld en boetes Hier vult u het borgbedrag en/of inschrijfgeld in wat het lid via incasso moet betalen. Betaalt het lid de borg en/of het inschrijfgeld contant, dan registreert u de betaling via de Contributie en betaalhistorie. (Hoe dit moet leest u bij 6. Contante betalingen punt 6.2 Betaling borg, inschrijfgeld en boetes) WinGym Handleiding pagina 34

35 Door te klikken op de toets telt u het borgbedrag en inschrijfgeld bij elkaar op. Het totaalbedrag wordt ingevuld bij Betaal extra. Dit bedrag gaat bij leden met een automatische incasso met de volgende incassobatch mee. Bij contant betaalde bedragen staat de betaaldatum achter het bedrag ingevuld. Als de borg of het inschrijfgeld nog niet betaald is ziet u dit in het scherm aanwezige leden onder borg en/of inschrijf. 3.2 Aanmaken abonnementen Via de menubalk Abonnementen en lessen en dan Abonnementen en dan Abonnementen.(of F5) komt u in het scherm waarin u uw abonnementen kunt maken. WinGym Handleiding pagina 35

36 Om een abonnement aan te maken klikt u op nieuw, Tijdens het invoeren ziet u een geel blokje Nieuw. - Bij type geeft u een unieke omschrijving van het abonnement. - Bij omschrijving geeft u de omschrijving van het abonnement wat het type duidelijk maakt. LET OP! Bij type geen teken gebruiken. (De volgende letters mogen voorkomen in het type omschrijving: A t/m Z hoofdletters, a t/m z kleine letters, 0 t/m 9 cijfers, spatie,. punt, ( haakje openen, ) haakje sluiten, + plus, & en, $ dollar, * asterisk, : dubbele punt, ; punt komma, - koppelteken, / schuine streep,, komma, % procent,? apenstaart, = is gelijk.) (Bij 18. Bijlage vindt u de meest gebruikte symbolen en diakritische tekens) LET OP! Nadat u een abonnement heeft gewijzigd of nieuw aangemaakt, dan moet u alle WinGym programma s afsluiten en opnieuw te starten!!. U ziet op het 1 e tabblad Gegevens wanneer het abonnement is gewijzigd, hoeveel actieve leden dit abonnement heeft, en hoeveel van deze leden per incasso, contant of via een collectief betalen Prijs per periode - Bij prijs per periode geeft u aan wat het abonnement kost. - Bij ingangsdatum geeft u aan per welke datum dit abonnement begonnen is. - Bij per geeft u aan voor hoeveel perioden het abonnement geldig is o 1 bij maandelijkse of per 4 weken betaling o 3 voor betaling per kwartaal. o 6 voor betaling per half jaar o 12 voor betaling per jaar. Wijzigt het bedrag van het abonnement dan vult u op de volgende regel het nieuwe bedrag en de ingangsdatum hiervan in. WinGym berekent dan automatisch ook bij achterstand in betaling het juiste tarief. Bij BTW vult u het voor u geldende BTW percentage in. WinGym Handleiding pagina 36

37 3.2.2 Aantal keren Bij aantal keer per week geeft u aan hoe vaak het lid per week mag trainen. (Onbeperkt is 7) Bij aantal keer per periode geeft u aan hoe vaak het lid in de periode (maand/4 weken) mag komen. Bij opzegtermijn vult u altijd 1 in. Zodra het aantal gebruikte lessen per week is bereikt, wordt het lid niet meer toegelaten. (Meer informatie hierover vindt u bij 5. Toegangscontrole) Via incasso U kunt met een vinkje bij via incasso aangeven dat alle leden met dit abonnement automatisch geïncasseerd moeten worden. Zodra u bij een lid dit abonnement kiest wordt dan het vakje incasso in het ledenscherm op het tabblad Abonnementen automatisch aangevinkt Knipkaart Een knipkaart/rittenkaart geeft u aan met een vinkje achter knipkaart Bij per. periode(n) geeft u aan hoelang (hoeveel perioden) de knipkaart geldig is. Bij aantal.. keer per periode geeft u aan hoe vaak het lid in totaal mag komen. De knipkaart stopt zodra de eindtijd is bereikt of de lessen op zijn. De toegang wordt dan geweigerd Gezinsabonnement Met een vinkje achter gezinsabonnement maakt u een gezinsabonnement aan. De contributie voor het hele gezin wordt in 1 bedrag bij het hoofd van het gezin geïncasseerd. LET OP!!! Bij alle abonnementen waar u het gezinsabonnement wilt gebruiken moet u bij het abonnement gezinsabonnement aanvinken (Meer hierover leest u bij 3. Abonnementen punt Gezinsabonnement) Met activiteit Bij een abonnement met een vaste activiteit vinkt u het vakje met activiteit aan. Kiest u bij een lid dit abonnement en er is nog geen activiteit gekozen krijgt u een melding. (meer hierover leest u bij 4 Activiteit) WinGym Handleiding pagina 37

38 3.2.7 Per aanwezige tijdseenheid Vinkt u het vakje per aanwezige tijdseenheid aan, dan betaald het lid per ingekochte tijdsduur. De tijd tussen aanmelden en afmelden wordt in mindering gebracht op de ingekochte hoeveelheid tijd Betaal per les (personal trainer) Vinkt u het vakje betaal per les aan, dan betaald het lid achteraf het aantal lessen die hij gevolgd heeft. Via de toegangscontrole wordt het aantal lessen in een incasso periode berekend Blokuren Door het invullen van de blokuren bij een abonnement geeft u aan wanneer en op welke tijdstippen een lid toegang heeft. Met een vinkje voor de dag geeft u aan dat het lid die dag toegang heeft. Door het invullen van de uren bij van en tot geeft u aan op welke tijdstippen het lid toegang heeft. Indien u een van en tot tijd heeft ingegeven, kan het lid 20 minuten voor aanvang van de ingestelde van tijd tot aan de tot tijd binnenkomen. U kunt 5 van/tot tijden instellen per dag Bepaalde periodes niet incasseren Moet er voor een bepaald abonnement een(of meer) incassoperiode niet geïncasseerd worden dan plaatst u alleen een vinkje voor de maanden (of de 4 weken) die wel geïncasseerd moeten worden. Bij leden met het abonnement waarbij een bepaalde periode niet is aangevinkt wordt deze periode niet geïncasseerd maar wel doorgeboekt. Door te klikken op bewaar. Wordt het ingevulde nieuwe of gewijzigde abonnement opgeslagen. WinGym Handleiding pagina 38

39 Korting In het 4 e tabblad Korting kunt u bepalen of dit abonnement Geen korting, Leeftijd of Datum korting heeft. Bij korting voor leeftijd vult u in: de leeftijden van en t/m en het kortingspercentage. Bij korting in een bepaalde periode vult u in: de startdatum, over hoeveel periodes deze korting geldig is en het kortingspercentage.. Hierna klikt u op bewaar kortingsregel. (Wilt u alle kortingen in euro s neem dan contact met ons op) Door te klikken op een abonnement ziet u aan de rechterkant de aangesloten leden. Door te dubbelklikken op de naam van het lid, gaat u meteen naar de gegevens van het lid in het Leden beheer Actieve leden scherm. De vijf kolommen in Overzicht leden met dit abonnement zijn: - 1. naam van het lid - 2. de datum die staat bij betaald tot - 3. of het lid geblokkeerd is - 4. het lid per automatische incasso (A) betaald - het lid via collectief/bedrijfsfitness (B) betaald - het lid contant (C) betaald 5. het een actief abonnement (A) is het een Prospect (P) is. WinGym Handleiding pagina 39

40 3.3 Abonnement wijzigen Wijziging van het bedrag per abonnement Wijzigt het bedrag van een abonnement, dan vult u op de volgende regel het nieuwe bedrag en de ingangsdatum hiervan in. WinGym berekent dan automatisch (ook bij achterstand in betaling) het juiste tarief Wijzing van het type Klik op wijzig achter type. Bij Wijzig abonnement type vult u op de tweede regel de nieuwe gegevens in en klikt op wijzig. LET OP!! Deze wijziging geld dan voor alle (ook opgezegde leden) die met dit abonnement geregistreerd staan Andere wijzigingen Voor andere wijzigingen in het abonnement past u de gegevens aan en klikt op Bewaar WinGym Handleiding pagina 40

41 3.4 Toevoegingen op basis abonnement U kunt aan alle abonnementen Toevoegingen toevoegen Aanmaken toevoegingen Via de menubalk Abonnementen en lessen en dan Abonnementen en dan Toevoegingen komt u in het scherm waarin u zelf uw eigen toevoegingen kunt maken. Om een toevoeging aan te maken klikt u op toevoegen regel., U klikt op de nieuwe blanco Bij Omschrijving vult u de door u gewenste omschrijving van de toevoeging in en bij Prijs per periode het bedrag wat de klant voor de periode moet betalen. Met een vinkje bij Actief geeft u aan dat de toevoeging op dit moment gebruikt kan worden. U kunt de mogelijkheid voor het toevoegen van de Toevoeging hier door het verwijderen van het vinkje (tijdelijk) blokkeren. Bevestig nu de invoer door op bewaren te klikken. WinGym Handleiding pagina 41

42 3.4.2 Wijzigen toevoegingen Wijzigingen voor alle leden met deze toevoeging (actueel) Via de menubalk Abonnementen en lessen en dan Abonnementen en dan Toevoegingen komt u in het scherm waarin u een Toevoeging kunt wijzigen. De wijziging die u hier aanbrengt geldt voor alle leden die deze toevoeging op hun abonnement hebben. - Wijzigt u de Omschrijving wordt bij alle leden die u in het rechter scherm ziet staan de omschrijving gewijzigd. - Wijzigt u de Prijs per periode wordt bij alle leden die u in het rechter scherm ziet staan de prijs per direct gewijzigd Wijzigingen in de toevoegingen per lid. In het scherm Leden beheer Actieve leden bij het 8 e tabblad Extra en dan klikken op Add Ins kunt u een Toevoeging wijzigen. Een begin en eind datum kunt u invullen of overschrijven. Door op ok te klikken bevestigt u de ingevoerde datums. Bij Totaal extra per periode ziet u in het eerste veld het totaal bedrag van alle aangevinkte toevoegingen van dit lid. Hierbij wordt geen rekening met de begin en eind datum gehouden. In het tweede veld vindt u het totaal bedrag van alle toevoegingen van de gezinsleden bij een gezinsabonnement. WinGym Handleiding pagina 42

43 3.4.3 Verwijderen en tijdelijk stopzetten van een Toevoeging bij alle leden Verwijderen en tijdelijk stopzetten van een Toevoeging bij alle leden Via de menubalk Abonnementen en lessen en dan Abonnementen en dan Toevoegingen komt u in het scherm waarin u een Toevoeging bij alle leden met deze toevoeging kunt verwijderen of tijdelijk stopzetten. De toevoegingen die u hier verwijdert worden bij alle leden die deze toevoeging op hun abonnement hebben verwijderd Verwijderen van een Toevoeging bij alle leden Voor het stopzetten klikt u op de regel van de Toevoeging die u wilt verwijderen. Door op Ja te klikken verwijdert u de Toevoeging bij alle leden. In de rechterkolom Gebruikt door ziet u alle leden die deze toevoeging hebben. Het aantal tussen de haakjes is het aantal leden die deze Toevoeging hebben Tijdelijk stopzetten van een Toevoeging bij alle leden Voor het (tijdelijk) stopzetten van een Toevoeging klikt u op de regel van de Toevoeging die u wilt stopzetten. Vink Actief uit en klik op Bewaren. De toevoegingen waarbij u Actief uitvinkt worden bij alle leden die deze toevoeging op hun abonnement hebben de Toevoeging direct stopgezet totdat u Actief weer aanvinkt. WinGym Handleiding pagina 43

44 Verwijderen van een Toevoeging bij een bepaald lid In het scherm Leden beheer Actieve leden bij het 8 e tabblad Extra kunt u een Toevoeging bij dit lid verwijderen of een stopdatum geven. Voor het verwijderen van de Toevoeging klikt u op het vinkje voor de Toevoeging die u wilt verwijderen (uitvinken). Het bedrag bij Totaal extra per periode wordt direct aangepast. Voor het stopzetten op een bepaalde datum vult u in het tweede datum veld de door u gewenste stopdatum in en klikt op ok. Zolang de Toevoeging aangevinkt blijft, veranderd het bedrag bij Totaal extra per periode niet. Bij de incasso wordt wel rekening met de begin en einddatum gehouden. WinGym Handleiding pagina 44

45 3.5 Organisaties en bedrijven (collectief/bedrijfsfitness) Via de menubalk Abonnementen en lessen en dan Organisaties en bedrijven (CRTL-5) komt u in het scherm waarin u collectiviteiten en bedrijfsfitness kunt maken. Hier vult u alle gegevens van het collectief in. Kiest u voor korting in procenten dan: - vult u het kortingspercentage in bij korting Kiest u voor een korting in euro s dan: - vult u de eerste staffel bij Aantal leden met het cijfer 1 (in plaats van het percentage %). - en bij Korting het bedrag wat deze leden aan korting krijgen. Voor het versturen van een factuur aan de organisatie of het bedrijf moet u eerst een brief (factuur) maken. (hoe dit moet leest u bij Het maken van een brief) Onder Factuur brieven aangemaakte facturen. staan dan de bij Door de gewenste brief (factuur) aan te vinken en dan te klikken op Factuur ziet u de voor ingevulde factuur en kunt u deze eventueel aanpassen en printen. WinGym Handleiding pagina 45

46 Voor het maken van rapportages en presentielijsten gaat u via de menubalk Management en dan Rapportages en vervolgens Diverse overzichten naar het tabblad Presentie overzicht bedrijfsfitness. Via de pijl naar beneden selecteert u de juiste organisatie. Vul de door u gewenste periode in en klik op Rapport. In het scherm ziet u de leden die geregistreerd staan onder de door u gekozen Organisatie. In de Excellijst ziet u meer gegevens over de presentie van deze leden. WinGym Handleiding pagina 46

47 4. Activiteit Activiteiten zijn groepslessen die elke week op dezelfde dag en zelfde tijdsstip plaats vinden. Wisselende activiteiten vermeld u in de Agenda. (meer hierover leest u bij 9. Agenda) Leden die aan groepslessen meedoen, kunnen hier een plaats in een les reserveren. U moet wel eerst de lessen aanmaken onder Abonnementen en lessen Lessen en Activiteiten Lessen samenstellen. U kunt ook abonnementen aanmaken waarbij een activiteit gekozen dient te worden (Hoe dit moet leest u bij 3. Abonnementen punt Met activiteit). U kiest een dag en de activiteiten die op deze dag plaats vinden worden getoond. U selecteert een activiteit en klikt op selectie toevoegen. De geselecteerde activiteit wordt dan in het rechter venster getoond. In dit venster kunt u tevens zien hoeveel activiteiten een lid heeft. (Wilt u een maximum aantal aangeven? Neemt u dan contact met ons op) WinGym Handleiding pagina 47

48 WinGym Handleiding pagina 48

49 5. Toegangscontrole 5.1 Toegangscontrole De toegangscontrole geeft het lid toegang als: De Betaald tot datum bij het lid na vandaag ligt; De bezoek datum binnen de van en tot Contract datum valt; De bezoek datum binnen de Aanmeld datum en Opzegdatum valt; Er geen blokkade aanwezig is. Krijgt u bij de toegangscontrole de tekst datum bij betaald tot ouder dan vandaag. dan is van 1 of meer abonnementen de Krijgt u bij de toegangscontrole de tekst Contract datum of er is geen geldig contract Krijgt u bij de toegangscontrole de tekst blokkade. dan valt vandaag buiten de van en tot dan is er voor dit lid op dit moment een Zijn er meerder abonnementen, dan krijgt u de melding Voor welke sport/activiteit komt het lid? 5.2 Pas vergeten. De button Komen/gaan zonder pas zijn pas is vergeten. kan gebruikt worden om het lid toe te laten als hij WinGym Handleiding pagina 49

50 5.3 Opzoeken Bezoekhistorie U kunt bij het 4 e tabblad Overzichten door te klikken op alle bezoeken van het lid zien. U kunt de periode wijzigen door de datum van en de tot in te vullen. Hier kunt u zien wanneer en hoelang het lid binnen is geweest. De tijdsduur is alleen van toepassing als leden zich ook afmelden. Door te dubbelklikken op een regel kunt u de bezoekregistratie verwijderen. WinGym Handleiding pagina 50

51 6. Contante betalingen abonnementen registreren Om een contante betaling te registreren klikt u in het scherm Leden beheer Actieve leden onder Abonnementen (1 e tabblad) op Contributie en betaalhistorie. 6.1 Contante betaling abonnement Voor betaling van contributie klikt u op nieuwe contributie betaling. WinGym Handleiding pagina 51

52 Bij te betalen wordt per abonnement het te betalen bedrag en het aantal periodes die betaald moeten worden getoond. De omschrijving is voor ingevuld. Bij reden kunt u een door u gewenste reden invullen. Is het Te betalen bedrag gelijk aan het Ontvangen bedrag? Dan klikt u op bewaar. Is het Te betalen bedrag niet gelijk aan het Ontvangen bedrag? Geef dan bij periodes het aantal periodes aan die de klant wil betalen. Heeft het lid meerdere abonnementen? Vul dan de periodes in op de juiste regel van het abonnement. WinGym geeft u bij te betalen het totaal bedrag voor de ingevulde periodes weer. Vul dit bedrag in bij Ontvangen (of pas het aantal periodes aan) en klik op bewaar. Door bij de volgende melding op Ja te klikken wordt de betaald tot datum bij het lid aangepast met het aantal betaalde periodes. Betaalt het lid naast de contributie ook het inschrijfgeld of de borg, dan kunt u ook Betaalt het lid een afwijkend bedrag, dan moet u het voor ingevulde bedrag aanvinken. eerst aanpassen. WinGym Handleiding pagina 52

53 6.2 Betaling borg, inschrijfgeld en boetes Voor betaling van inschrijfgeld, borg of administratie(overige)kosten klikt u op: inschrijfgeld betaling, Borg betaling of administratiekosten. Betaalt het lid een afwijkend bedrag, dan moet u het voor ingevulde bedrag eerst aanpassen. Na Ja of Nee klikt u op bewaar Na Ja of Nee is de betaling verwerkt. WinGym Handleiding pagina 53

54 WinGym Handleiding pagina 54

55 7. Incasso De stappen voor de incasso: 7.1 aanmaken automatische incasso s (CTRL-F7) 7.2. aanmaken incassobatch 7.3. importen in telebankieren programma 7.4. overzichten incassobatches 7.5. Incasso s verwerken Doorboeken incasso(ctrl-f8) 7.1 aanmaken automatische incasso s (stap 1) Voor het maken van een incasso klikt u in de menubalk op Management, Automatische incasso, Incasso bestand aanmaken (CTRL F7) WinGym Handleiding pagina 55

56 Op het eerste tabblad Incasso instellingen (stap 1) kiest u: - De gewenste verwerkingsdatum. - De Betaald tot datum. - Bij welke leden u wilt incasseren. - De tekst. - Of u ook bij alle geblokkeerde leden wilt incasseren. - (hoe u leden kunt blokkeren leest u bij 2. Ledenadministratie punt 2.5 Tijdelijk stopzetten (blokkeren) lidmaatschap) Verwerkingsdatum De gewenste verwerkingsdatum moet minimaal 5 werkdagen in de toekomst liggen. - Door het aanvinken van Doorlopende en eerste incasso op de zelfde datum - Is de incasso van de leden bij wie u voor het eerst incasseert tegelijk met de leden bij wie u al vaker heeft geïncasseerd. - Door het uitvinken van Doorlopende en eerste incasso op de zelfde datum worden de al eerder geïncasseerde leden ± 3 dagen eerder geïncasseerd Betaald tot datum De datum die u invult bij is mede bepalend voor het wel of niet incasseren. Is de datum bij Betaald tot bij het lid ouder dan de datum die u invult bij de Betaald tot datum bij de incasso, dan wordt er bij dit lid geïncasseerd. Is de datum bij Betaald tot bij het lid nieuwer dan de datum die u invult bij de Betaald tot datum bij de incasso, dan wordt er bij dit lid niet geïncasseerd Aangeven welke leden u wilt incasseren Hier vinkt u aan bij welke leden u wilt incasseren U kunt bijvoorbeeld de bestaande leden en de nieuwe leden op een andere incassodatum of in een aparte incassobatch incasseren. WinGym Handleiding pagina 56

57 7.1.4 Tekst op afschrift Voor de Extra tekst op het afschrift van het lid kunt u kiezen uit: Periode. De voor ingevulde periode kunt u overschrijven met uw eigen tekst (bv. Fijne feestdagen); Van/tot periode datums. WinGym vermeld dan bij het lid de voor hem geldende abonnementsperiode Geblokkeerde en Opgezegde leden Geblokkeerde leden incasseren Wilt u bij geblokkeerde leden de nog verschuldigde (achterstallige) contributie incasseren? Zet dan een vinkje bij Alle geblokkeerde leden incasseren Bij Alle geblokkeerde leden incasseren geeft u aan of bij geblokkeerde leden bij wie de datum bij betaald tot kleiner is dan de incassodatum geïncasseerd moeten worden. (Hoe u een lid blokkeert leest u bij 2. Ledenadministratie punt 2.5 Tijdelijk stopzetten (blokkeren) lidmaatschap) Opgezegde leden incasseren Wilt u ook bij opgezegde leden de achterstallige betalingen incasseren dan laat u Opgezegde leden ook controleren aangevinkt staan. Hierdoor wordt er bij opgezegde leden met een datum bij betaald tot kleiner dan de opzegdatum geïncasseerd. Deze optie staat standaard aangevinkt. WinGym Handleiding pagina 57

58 Betaalhistorie Wilt u in de betaal historie een extra regel waardoor u kunt zien dat er bij dit lid een incasso opdracht is afgegeven, dan vinkt u Zet incassobatch in betaalhistorie aan. Of de incasso wel of niet gelukt is wordt dan na het doorboeken van de incasso in een aparte regel aangegeven. Vinkt u Zet incassobatch in betaalhistorie niet aan, dan krijgt u bij het aanmaken van de incassobatch nogmaals de vraag of u een opmerking in de betalingshistorie wilt plaatsen Bepaalde periodes niet incasseren U kunt bij de incasso bij vooraf bepaalde abonnementen bepaalde periodes niet incasseren. (Hoe dit moet leest u bij 3. Abonnement punt Bepaalde periodes niet incasseren.) Meerdere incassobatches op 1 dag verwerken. Het is mogelijk meerdere incassobatches op 1 dag te verwerken. Door op dezelfde dag via de menubalk naar de incasso te gaan past WinGym het veld automatisch aan. Vult u een andere verwerkingsdatum in, dan past WinGym het veld automatisch weer aan. Op deze manier komen de incassobatches bij de bank niet door elkaar. (U moet hiervoor wel de eerste incassobatch direct doorboeken) Vaste gegevens opdrachtgever De vaste gegevens opdrachtgever Kloppen de gegevens niet, dan wordt de batch afgekeurd. (Kloppen de gegevens niet? Neem dan contact met ons op) moeten juist zijn. WinGym Handleiding pagina 58

59 7.1.9 Plaats Sepa bestand Hier geeft u éénmalig aan waar u het incassobestand wilt opslaan zodat u het incassobestand kunt vinden bij het importeren in uw telebankieren pakket Incassobestand mailen U kunt het incassobestand mailen naar een door u gewenst adres door het incassobestand ook naar: aan te vinken en het adres in te vullen aanmaken incassobatch (stap 2) In het 2 e tabblad Aanmaken incasso (stap 2) maakt u een incassobatch aan. WinGym Handleiding pagina 59

60 Nadat u de Instellingen incasso heeft gecontroleerd klikt u op Controleer namen en Iban nrs. U moet voordat u verder gaat zorgen dat de getoonde lijst leeg is. Daarna gaat u verder door te klikken op maak incassobatch. Krijgt u de melding Er staat nog een niet (volledig) verwerkt ClieOp/Sepa bestand dan moet u eerst de vorige incassobatch doorboeken. (Hoe dit moet leest u bij 7. Incasso punt 7.5 Incasso verwerken) Klikt u hier op ja, dan kunt u de vorige incassobatch niet meer doorboeken!!. U krijgt de melding ClieOp03/Sepa bestand is gemaakt. U kunt hier zien waar het bestand is opgeslagen. U ziet nu het totaalbedrag en het aantal posten van de incasso batch. In de middelste kolom ziet u welke leden er in de incasso batch verwerkt zijn. In de rechter kolom staan de leden die niet meegenomen zijn in de incasso batch of die afwijkend zijn. Door op de naam van het lid te dubbelklikken komt u in het scherm Leden beheer Actieve leden. WinGym Handleiding pagina 60

61 7.3. importeren in telebankieren programma U kunt nu de incassobatch via internet bankieren importeren en versturen naar uw bank. Zoek het juiste SEPA bestand en verstuur. Omdat iedere bank afwijkende internetbankieren programma s heeft kunnen wij u hierover niet verder informeren. 7.4 Overzicht van de incassobatches (tab 3). Door op het door u gewenste bestand te klikken opent u het bestand. Een: -.log (1 e kolom) bestand opent in MS WordPad -.xls (2 e kolom)bestand opent in MS Excel. Door op Huidig logbestand huidige WordPad en Excel bestand. in de 3 e kolom te dubbelklikken opent u het WinGym Handleiding pagina 61

62 7.5 Incasso s verwerken Doorboeken incasso Via de menubalk Management, Automatische incasso, Vorige incasso doorboeken (CTRL F8) verwerkt u de incassobatch in de betaalhistorie van de leden Incasso s verwerken (verwerken wie er betaald heeft) U boekt de incasso door nadat u het bedrag van de incasso op uw rekening heeft ontvangen. Is de incasso niet of niet volledig gelukt, dan volgt u eerst de stappen van punt Om de incasso door te boeken klikt u op de knop iedereen betaald de kolom voor het abonnement met een X.. WinGym vult Voor dat u de incasso batch verwerkt moet u aangeven wie er niet betaald heeft. (Hoe dit moet leest u bij punt 7.5.2) WinGym Handleiding pagina 62

63 7.5.2 Leden bij wie de incasso niet gelukt is. Bij leden die niet betaald hebben verwijderd u door op de X te dubbelklikken. U kunt deze leden zoeken Via het veld zoek op lidnummer of naam. U vult hiervoor in het veld het lidnummer of (een gedeelte van) de. naam. Na het invullen van uw zoekgegeven klikt u op zoek. Komt u bij het zoeken op naam bij een verkeerd lid uit, dan klikt u nogmaals op zoek WinGym zoekt dan het volgende lid wat aan de zoekvraag voldoet. U kunt hier direct de leden die niet betaald hebben een gepersonaliseerde brief of versturen. (Hoe u brieven verstuurt vindt u bij 11. Brieven en s punt 11.4 versturen van een brief of bij storno) Doorboeking verwerken Wilt u voordat u doorboekt een rapport in Exel? Klik dan op aangemaakt zodra u op de knop verwerk klikt.. Dit rapport wordt ook Door te klikken op verwerk boekt u de incassobatch door. De datum bij Betaald tot bij het lid wordt na de doorboeking: - Bij betaalde leden - De laatst betaald datum aangepast. - De betaald tot datum bij het lid verlengd met het aantal betaalde periodes. - Bij niet betaalde leden De datum bij betaald tot niet aangepast. Na doorboeken ziet u bij het lid door onder het 1 e tabblad op Abonnement te klikken en dan op Contributie en betaalhistorie alle betalingen. WinGym Handleiding pagina 63

64 WinGym Handleiding pagina 64

65 8 Storno s na doorboeking Heeft een lid na het doorboeken van de incasso alsnog de periode gestorneerd, dan klikt u in het scherm Leden beheer Actieve leden onder Abonnementen (1 e tabblad) op Contributie en betaalhistorie Klik de regel aan die door het lid is gestorneerd.. Vervolgens klikt u op lid heeft incasso gestorneerd bewaar. en dan op Beantwoord of bevestig de volgende drie vragen. De storno ziet u nu in het betaaloverzicht. WinGym Handleiding pagina 65

66 WinGym Handleiding pagina 66

67 9. Agenda In het scherm Leden beheer Actieve leden onder het 4 e tabblad Overig klikt u op Afspraak De gegevens van het lid zijn nu op het klembord geplaatst. Door te dubbelklikken op de dag en tijd dat u een afspraak wilt maken komt u in het venster Nieuwe gebeurtenis Klikt u hier op neem naam over worden de naam en het lidnummer ingevuld. WinGym Handleiding pagina 67

68 Door in de agenda op een op deze manier gemaakte afspraak te klikken met de rechtermuis en dan klikken op Ga naar dit lid, komt u direct in het scherm Leden beheer Actieve leden van dit lid. WinGym Handleiding pagina 68

69 10. Gezondheid U kunt bij 5 e tabblad door te klikken op Medische Gegevens. de diverse metingen zoals BMI, Polar hartslaghorloge en Tanita weegschaal meetgegevens verwerken en rapporten en (vergelijkings) grafieken maken. Door het aan te vinken krijgt u in de lijst aanwezige leden een melding zodra het lid de toegangscontrole gebruikt. Hebt u een licentie van Healt Software of van FitControl betreffende pakket gestuurd., dan kunt u dit hier aangeven. De lidgegevens worden direct naar het U kunt een trainer toewijzen terugbel datum invullen. aan het betreffende lid, en de U kunt de terugbel datum een maand opschuiven door op te klikken. Extra informatie kunt u kwijt in het onderste veld. WinGym Handleiding pagina 69

70 WinGym Handleiding pagina 70

71 11. Brieven en s 11.1 Brieven maken U kunt voor het maken van brieven, s gebruik maken van een sjabloon (standaard opmaak) of voor alle of bepaalde groepen leden of een enkel lid een brief zonder sjabloon maken Sjabloon Sjabloon (Standaard opmaak) U kunt zelf een sjabloon maken waarin u uw eigen huisstijl ontwerpt. In het sjabloon plaatst u bijvoorbeeld uw logo, de gegevens van de klant die u standaard wilt vermelden en uw bedrijfsgegevens. U kunt het sjabloon dan voor al uw brieven en s gebruiken. Via Management en dan Diverse brieven komt u in het volgende scherm. Voor het maken van een sjabloon klikt u op. WordPad wordt geopend. In WordPad plakt u uw logo en voegt u de velden toe die u standaard in uw brieven en s wilt verwerken. Het logo Het logo: Plakt u met de rechtermuis knop en dan plakopties (Ctrl + V). WinGym Handleiding pagina 71

72 Gepersonaliseerde velden De door u gewenste velden voegt u toe door op het gewenste veld in WinGym (bijvoorbeeld voornaam ) veld te klikken en dan in WordPad op de door u gewenste plaats te plakken (Ctrl-V). In WordPad wordt het veld dan tussen { } weergegeven. Bij het versturen van uw brief of vult WinGym dan automatisch de (gepersonaliseerde) gegevens van het lid in. Houdt er voor de opmaak rekening mee dat een { of } staat voor een spatie. Bedrijfsgegevens U kunt de gegevens van uw bedrijf invullen in het sjabloon zodat deze standaard in uw brieven en e- mails wordt weergegeven. WinGym Handleiding pagina 72

73 Het maken van een brief Via Management, Diverse brieven komt u in het scherm Zelf brieven aanmaken waarin u brieven kunt maken. Klik op de knop nieuw. Tijdens het invoeren ziet u een geel blokje Nieuw!. In het vakje bestandsnaam het bestand in zoals de brief moet worden opgeslagen. LET OP! Gebruik hiervoor alleen de letters van het alfabet en cijfers. vult u de naam van In het vakje omschrijving geeft u een beknopte omschrijving van de brief. Deze tekst komt later te staan op plaatsen waar u een brief kunt kiezen. WinGym Handleiding pagina 73

74 - -Met een vinkje bij lid geeft u aan dat de brief bij het lid getoond moet worden. (Dit moet u aanvinken om de brief naar één bepaald lid te kunnen sturen) - -Met een vinkje bij verjaardag geeft u aan dat deze brief gebruikt moet worden bij het venster van de jarigen. (U kunt maar één brief gebruiken om verjaardagbrieven te versturen.) - -Verstuurt u deze brief niet gepersonaliseerd en meestal per , dan kunt u Bulk aanvinken. - -Met een vinkje bij factuur kunt u naar bedrijven en organisaties een factuur voor alle bij het collectief aangesloten leden sturen. LET OP! U kunt bij een factuur alleen velden toevoegen die onder Factuur tbv collectief of bedrijf staan. (hoe u velden toevoegt leest u hieronder) Wilt u de brief voor storno s gebruiken moet u aangeven om welke brief het gaat bij. Na het invullen van de gegevens klikt u op bewaar. Voor het invullen van de brief klikt u op wijzig. U moet dan kiezen of u het sjabloon wilt gebruiken of niet. Klikt u op Ja dan komt u in het eerder door u gemaakte sjabloon. Klikt u op Nee dan kunt u een hele nieuwe brief maken met een eigen opmaak. WinGym Handleiding pagina 74

75 Velden toevoegen In het sjabloon en de lege brief kunt u zelf velden toe voegen vanuit het brieven venster in WinGym. De ingegeven velden (herkenbaar door { }) worden bij het versturen automatisch ingevuld door WinGym. (gepersonaliseerd) Houdt er voor de opmaak rekening mee dat het teken { of } staat voor een spatie. Om velden toe te voegen klikt u op het veld in WinGym (bijvoorbeeld op aanhef kort of voornaam plaats in de brief. ) en plakt het met (of Ctrl + V) vervolgens op de door u gewenste Als u de brief klaar heeft, klikt u op opslaan (of CTRL-S) en verlaat Wordpad. LET OP!! Klik NIET op opslaan als. U bent de brief dan kwijt! WinGym Handleiding pagina 75

76 11.2 Versturen van brieven en s aan een bepaald lid U kunt brieven en s versturen naar een bepaald lid, groepen van leden of naar alle leden Een sturen naar een bepaald lid. Klik in het scherm Leden beheer Actieve leden op het envelopje. achter het vakje . Het lid ontvangt uw bericht op het hier ingevulde adres. U ziet een nieuw venster waarin u een onderwerp en een bericht typt. Door te klikken op verstuur wordt uw verzonden Een brief sturen naar een bepaald lid In het scherm Leden beheer Actieve leden onder het 4 e tabblad Overig klikt u op brieven. Hier ziet u overzicht van de standaard brieven die u kunt gebruiken doordat u bij het maken van de brief bij lid heeft aangevinkt. (U ziet hier in het linker venster ook de brieven die al naar dit lid gestuurd zijn. lees hier meer over bij punt 11.9) WinGym Handleiding pagina 76

77 Klik het rondje aan dat voor de gewenste brief staat, klik vervolgens op kies nieuwe brief. (Staat de gewenste brief er niet bij? Bij punt Brieven maken leest u hoe u deze kunt maken) U ziet dan de door u al gemaakte brief. De door u voor ingevulde velden (herkenbaar aan de haakjes{}) vult WinGym automatisch voor u in. U kunt nu de brief en eventueel de gegevens aanpassen, toevoegen of verwijderen. Hebt u de brief aangepast dan klikt u op opslaan. LET OP! Klik niet op Opslaan als U bent de brief dan kwijt Versturen per post Voor het versturen per post kunt u nu de brief printen door te klikken op en vervolgens op Versturen via Een brief versturen naar een bepaald lid per . Wilt u de brief per versturen? Sluit dan WordPad af door te klikken op en vervolgens op afsluiten Klik in het venster Correspondentie met lidnaam op de brief die u per wilt versturen en klik dan op WinGym Handleiding pagina 77

78 Bevestig de melding die u krijgt. U ziet dan een scherm Status van verzenden en daarna de bevestiging dat de is verzonden. In het brieven venster zien we nu het volgende: Klik nu op bewaar. WinGym Handleiding pagina 78

79 11.3 versturen van brieven en s aan groepen van leden. Via Management en dan Rapportages en dan Simpele zoekopdracht selecteert u de groep leden aan wie u een brief of wilt sturen (Hoe u de Simpele zoekopdracht gebruikt leest u bij Simpele zoekopdracht) WinGym Handleiding pagina 79

80 Bij het blok Wie vinkt u aan naar welke groep leden u een brief of wilt versturen. (Staat de juiste groep er niet bij? Neem dan contact met ons op over het gebruik van een uitgebreide zoekopdracht) Bij het blok Welke vinkt u aan of u een brief of wilt sturen naar alle leden, actieve leden, opgezegde leden of prospect leden. Bij het blok Wat. Selecteert u met het pijltje naar beneden de brief die u aan deze groep leden wilt versturen. (Staat de juiste brief er niet bij? Dan kunt u een nieuwe brief maken. (Hoe dit moet vindt u bij 11. Brieven en s punt 11.1 Brieven maken) Bij het blok Hoe vinkt u aan of u iedere brief of afzonderlijk wilt versturen of printen of dat u alle brieven of s in één keer wilt printen of versturen. bij een vinkje bij vraag om volgende moet u na elke brief of voor bevestiging klikken. Alleen geschikt voor kleine aantallen Als u alles heeft ingevuld klikt u op maak. Voor het versturen per adviseren we u alle ineens aan te vinken. Hierdoor hoeft u niet elke brief of op doorgaan met volgend lid te klikken. Kiest u voor Als bijlage dan wordt de brief niet gepersonaliseerd. (Hierover leest u alles bij 11. Brieven en s punt 11.7 Versturen van een brief als bijlage in een ) WinGym Handleiding pagina 80

81 11.4 Versturen van een brief of bij storno Via Management en dan Automatische incasso en dan Vorige incasso doorboeken (CRTL F8) komt u in het scherm Overzicht van leden die wel/niet betaald hebben per incasso. Hier kunt u leden die niet betaald hebben een brief of sturen. Voor brieven die u naar leden waarbij de incasso niet is gelukt wilt sturen moet bij de opmaak zijn aangegeven om welke brief het gaat. (Meer hierover vindt u bij punt Het maken van een brief) - U kiest bij kies brief de brief (via het pijltje naar beneden) - - Brieven - Klik op brief en dan op herinneringsbrieven voor het afdrukken van de brieven. - Hebt u auto afdrukken aangevinkt worden de brieven direct geprint. - Hebt u auto afdrukken niet aangevinkt, print u de brieven 1 voor s - Bij vult u het onderwerp in - Klik op en de met de gepersonaliseerde tekst uit de brief wordt verzonden. WinGym Handleiding pagina 81

82 11.5 Versturen van een brief bij blokkeringen of wijzigingen Via Management en dan Rapportages en dan Diverse overzichten leden onder het tabblad Blokkeringen en wijzigingen verstuurt u brieven naar leden met een blokkade of wijziging. Vink aan of het om een blokkering of om een wijziging gaat. - Kies de brief (via het pijltje naar beneden). - Vul de periode in waarover u de brieven wilt versturen. - Klik op Rapport om te controleren welke leden een blokkering of wijziging hebben. - - Brieven - Klik op brief voor het afdrukken van de brieven. - Hebt u alle brieven ineens aangevinkt worden de brieven direct geprint. - Hebt u alle brieven ineens niet aangevinkt, print u de brieven 1 voor Klik op en de s met de gepersonaliseerde tekst uit de brief worden verzonden. WinGym Handleiding pagina 82

83 11.6 Versturen van een felicitatie bij een verjaardag. Hiervoor moet u bij het maken van de brief bij verjaardag aanvinken. (U kunt maar één brief gebruiken om verjaardagbrieven te versturen.) (Meer hierover vindt u bij punt Het maken van een brief) Versturen van brieven of s aan groepen leden die jarig zijn Via Management en dan Rapportages en dan Diverse overzichten leden onder het tabblad Verjaardagen verstuurt u brieven naar leden die jarig zijn. - Vul de periode van t/m in - Door te klikken op Excelbestand ziet u een overzicht van de jarige leden - Kies de brief (via het pijltje naar beneden). - - Brieven - Klik op brief voor het afdrukken van de brieven. - Hebt u alle brieven ineens aangevinkt worden de brieven direct geprint. - Hebt u alle brieven ineens niet aangevinkt, print u de brieven 1 voor Klik op en de s met de gepersonaliseerde tekst uit de brief worden verzonden. - - Etiketten - (Wilt u brieven met adres etiketten versturen, neem dan contact met ons op) WinGym Handleiding pagina 83

84 Versturen van een brief of aan een lid die binnen 7 dagen jarig is. In het pop-up scherm Komende 7 dagen jarig klikt u dubbel op de naam van het lid waarna u een brief voor de verjaardag wilt sturen. (Hoe u het pop-up scherm ziet leest u bij 16. Management punt 16.3 Pop-up) In het scherm Leden beheer Actieve leden onder het 4 e tabblad Overig klikt u op brieven. (Hoe u de brief of verstuurt leest u bij punt en ) Automatisch een versturen aan jarige leden. Voor het versturen van een automatische moet u eerst een verjaardag brief maken. (Hoe dit moet leest u bij punt Het maken van een brief en punt Versturen van brieven of s aan groepen leden die jarig zijn) (Wilt u aan jarige leden automatisch een sturen, neem dan contact met ons op) WinGym Handleiding pagina 84

85 11.7 Versturen van een document als bijlage in een of per BCC Versturen als bijlage in een Wilt u een document als bijlage mee te sturen. Ga dan via Management en dan Rapportages naar Simpele zoekopdracht. Hier vinkt u aan: als bijlage Onder Bijlage klikt u op het document die u als bijlage wilt meesturen. Door op Maak (Meer hierover leest u bij punt 11.3) te klikken bevestigt u de zoek en communicatieopdracht. WinGym Handleiding pagina 85

86 Versturen via BCC Niet gepersonaliseerde s (bijvoorbeeld de nieuwsbrief) verstuurt u als Bcc. Per bericht worden dan het aantal adressen toegevoegd zoals door u is ingesteld. Het maximale aantal per keer is afhankelijk van de internet provider. Als het teveel adressen zijn, kan uw internetprovider dit zien als spam. Hiervoor vinkt u BCC (bulk) aan en vult het aantal per keer in. Onder Bijlage klikt u op het document welke u als BCC wilt versturen. Door op Maak (Meer hierover leest u bij punt 11.3) te klikken bevestigt u de zoek en communicatieopdracht. De adressen onder Bcc zijn niet voor andere leden zichtbaar. Een in Bcc als bijlage toegevoegd document is direct leesbaar in de Terug vinden van brieven en s. De verzonden vindt u terug in het scherm Leden beheer Actieve leden onder het 4 e tabblad Overig door te klikken op en dan dubbel klikken op de gewenste brief of . (Meer informatie vindt u bij 2. Ledenadministratie punt Opzoeken brieven, s) WinGym Handleiding pagina 86

87 12 Credits In het scherm Leden beheer Actieve leden onder het 4 e tabblad Overig klikt u op Credits. Kunt u Credits toekennen en afschrijven. Door te klikken op Toevoegen kunt u bij Toename of Afname het bedrag invullen. Vervolgens vinkt u betaalwijze aan en klikt op opslaan. Moet het bedrag geïncasseerd worden, klik dan op incasso. WinGym Handleiding pagina 87

88 WinGym Handleiding pagina 88

89 13 Kassa betaling registreren Voordat u de Kassa kunt gebruiken moet u eerst de Artikelen registreren. (Hoe dit moet leest u bij 14. Kassa artikelen bij punt 14.1 Toevoegen) Door te klikken op opent u het scherm Verkoop artikelen. U kunt het scherm Verkoop artikelen ook openen via het menu Kassa verkoop (of F6) U komt dan in het scherm Verkoop artikelen. WinGym Handleiding pagina 89

90 13.1 Betalen van artikelen Artikel kiezen Klik op het tabblad waaronder het artikel staat geregistreerd. Klik dan op het artikel wat betaald wordt. Door meerdere malen op het zelfde vakje te klikken, verhoogt u het aantal. Een gekozen artikel verwijderen Door op het min teken te klikken (is de toets recht onder de 7) en daarna op het vakje met het artikel dat al eerder gekozen is, wordt er 1 eenheid in mindering gebracht. Het totaal bedrag wordt direct aangepast. Meerdere gekozen Artikelen verwijderen Wilt u meerdere dezelfde artikel verwijderen klik dan op het artikel wat u wilt verwijderen (de regel wordt blauw). Klik op Verwijder regel Bevestig de controle vraag. Het totaalbedrag wordt dan meteen aangepast. Alle gekozen Artikelen verwijderen Klik op lijst leegmaken Bevestig de controle vraag. Alle artikelen zijn nu verwijderd. Artikel verwijderen als deze al is afgerekend. Klik opnieuw op het artikel wat u wilt verwijderen. Klik op de (toets onder de 7 in het cijferblok) Het bedrag komt negatief te staan. Klik op afrekenen. De voorraad en de kastelling worden direct aangepast. Dit werkt ook zo bij betaling met credits en met PIN. Natuurlijk kunt u ook het lidnummer invullen en zelf het negatieve bedrag intypen. Afrekenen Klik voor het afrekenen op de betaal methode (Contant, Credits of PIN) Daarna op Afrekenen. WinGym Handleiding pagina 90

91 13.2 Contante betalingen van abonnementen Contante betalingen van een abonnement registreert u niet via de Kassa maar via het scherm leden beheer Actieve leden op het 1 e tabblad Abonnementen. (hoe dit moet leest u bij 6 Contante betalingen abonnementen registreren) 13.3 Afrekenen: Contant Klik bij betaalwijze op Contant. Hierdoor wordt de betaling in het kasboek geregistreerd. Vult u bij Klant geeft het ontvangen bedrag in, dan ziet u hoeveel u terug moet geven Afrekenen: Credits Klik voor betaling via credits op Credits. Ziet u de knipperende groene pop-up, haal dan het pasje door de paslezer. U kunt het pasnummer handmatig invullen of de betaling registreren via Bar credits zonder pas. Klik hiervoor in het scherm Leden beheer Actieve leden op het tabblad Overig (4 e tabblad) en vervolgens op Bar credits zonder pas U komt dan in het scherm Verkoop artikelen. Het pasnummer van het lid is dan al ingevuld Afrekenen: PIN Klik bij betaalwijze op PIN Hierdoor wordt de betaling als inkomsten via de bank geregistreerd. WinGym Handleiding pagina 91

92 WinGym Handleiding pagina 92

93 14. Kassa artikelen Voordat u de Kassa kunt gebruiken moet u eerst de Artikelen registreren. Via Management Artikelen Kassa artikelen vindt u het scherm waar u de bar artikelen kunt invullen, wijzigen en verwijderen Toevoegen Dubbel klik op de (lege)regel die u wilt vullen. Door te klikken op wordt er een blanco regel toegevoegd. WinGym Handleiding pagina 93

94 Hier vult u de velden: Artikel: vult u de omschrijving van het artikel in Artikelcode: hier kunt u een zelf gegeven code invullen of met de handheld barcode scanner de EAN artikelbarcode scannen. Barcode maken Hiermee maakt u zelf een barcode. Vul de door u gewenste barcode in en klik op Barcode naar klembord.. De barcode wordt nu aangepast naar 13 cijfers en op het klembord gezet. U kunt de barcode nu in het door u gewenste programma (bijvoorbeeld Word ) plakken en printen. Leverancier: hier vult u de naam en het telefoonnummer van de leverancier in. Hierdoor kunt u direct van de Overzicht voorraad barartikelen lijst uw artikelen bestellen. WinGym Handleiding pagina 94

95 Inkoop: u kunt hier de inkoopprijs van het artikel invoeren. U kunt zo de winst per artikel berekenen. Verkoop: De verkoopprijs die u hier vermeldt wordt gebruikt en getoond in het barverkoop scherm. BTW: hier vult u een: 0 in voor artikelen zonder BTW 1 in voor artikelen met het lage BTW tarief 2 in voor het hoge BTW tarief. Minimum: Door het invullen hoeveel u minimaal op voorraad wilt hebben van het artikel, krijgt u een melding van WinGym zodra uw de voorraad moet aanvullen. Maximum: Door het maximum aantal in te vullen ziet u op de voorraad lijst direct of u de maximale door u gewenste voorraad overschrijdt. Voorraad: Hier ziet u hoeveel stuks er nog aanwezig zijn. U kunt het aantal hier ook handmatig aanpassen. Groepsnummer: hier vult u het nummer in van de groepteksten waar u het artikel wilt plaatsen. Een nieuw groepsnummer maakt u aan door in het veld te klikken en de tekst aan te passen. Hierna klikt u op opslaan en de groepstekst is toegevoegd of gewijzigd. Layoutnummer: hier geeft u aan in welk vakje van het blad groepteksten u het artikel wilt plaatsen. Vult u geen layoutnummer in, dan kan het artikel nog altijd met de handheld barcode scanner gescand en verkocht worden, het wordt alleen niet op het barscherm getoond. (Wilt u meer dan 28 vakjes of grotere vakjes? Neem dan contact met ons op) Door op een kleur te klikken wordt het vakje van het artikel de door u gewenste kleur. Door te klikken op is het nieuwe artikel opgeslagen. WinGym Handleiding pagina 95

96 14.2 Wijzigen Om een artikel te wijzigen klikt u 2 keer op het betreffende artikel en past de gegevens aan. Door te klikken op is de wijziging opgeslagen Verwijderen Om een artikel te verwijderen klikt u op de regel van het artikel en dan op. Door op ja te klikken in het volgende scherm verwijdert u het artikel Rapport Om een leveringsrapport te maken, klikt u op de knop getoond en ziet welke artikelen besteld moeten worden.. In dit rapport wordt de voorraad 14.5 Zoeken Als u een artikel wilt zoeken in de lijst, typt u een gedeelte in het onderste vakje in en klikt u op de knop Zoeken. De cursor loopt dan naar het te zoeken artikel toe. WinGym Handleiding pagina 96

97 14.6 Aanmaken van groepsteksten De groepteksten kunt u hier invullen of wijzigen en opslaan. Deze teksten staan op de tabbladen in het barverkoop scherm boven de te verkopen artikelen. Deze teksten worden lokaal op iedere PC opgeslagen omdat het mogelijk is om op verschillende PC s andere artikelen te verkopen en dus andere groepteksten heeft Artikelen overzicht In de lijst Artikelen overzicht ziet u de te verkopen artikelen gesorteerd op groepnummer(teksten) en dan op lay-out nummer. Staat er een * voor het artikel dan is de minimale voorraad bereikt. WinGym Handleiding pagina 97

98 WinGym Handleiding pagina 98

99 15. Verhuur artikelen Voordat u de verhuur van artikelen kunt registreren via Kassa van verhuren artikelen moet u eerst de te verhuren artikelen registreren. Via Management en dan Artikelen en vervolgens Bar artikelen vindt u het scherm waar u de te verhuur artikelen kunt invullen, wijzigen en verwijderen Toevoegen Via Management en dan Artikelen en vervolgens Verhuur artikelen vindt u het scherm waar u te verhuren artikelen kunt invoeren. WinGym Handleiding pagina 99

100 toevoegen categorie Klik op nieuw onder Prijs per categorie en vul de volgende velden: Categorie: Vul hier een groepsnaam in voor het te verhuren artikel. Bedrag per dag : Vul hier het bedrag van 1 dag huur in. Borg bedrag: Vul hier het bedrag in wat de klant als borg voor de verhuur moet betalen. Informatie: Vul hier extra informatie die u over het artikel heeft in. Tijdens het invoeren ziet u een geel blokje NIEUW Klik als u alles heeft ingevuld op bewaar toevoegen artikel U kunt per categorie verschillende artikelen invoeren. Klik hiervoor op nieuw Artikelen verhuur en vul de volgende velden: Artikelnaam: Vul hier een groepsnaam in voor het te verhuren artikel. Prijs categorie: Vul hier de categorie in waaronder het artikel valt. Barcode: Vul hier de barcode in of maak deze via maak barcode. (meer hierover leest u bij 14 Barartikelen punt 14.1 Toevoegen) Aantal: Vul hier het aantal van het te verhuren artikel in. Informatie: Vul hier extra informatie die u over het artikel heeft in. onder 15.2 Wijzigen Wilt u een categorie wijzigen? Dubbelklik dan op de categorie. Wilt u een artikel wijzigen? Dubbelklik dan op het artikel. Klik als u de gegevens gewijzigd heeft op bewaar. WinGym Handleiding pagina 100

101 15.3 Verwijderen U kunt met de knop verwijder de geselecteerde categorie of artikel verwijderen. Is er nog een artikel in de categorie verhuurd, dan wordt deze niet verwijderd! Het verhuurbedrag wordt dan 0 (nul euro)! 15.4 Verhuur registreren Via het menu Kassa Verhuren van artikelen kunt u de verhuurde artikelen registreren. U komt dan in onderstaand scherm terecht. U kunt met de handheld barcode scanner het te verhuren artikel scannen, de gegevens worden dan getoond. U zoekt de gegevens van het lid op of scan de pas of gebruik de vingerscanner. WinGym Handleiding pagina 101

102 Onder het 4 e tabblad Overig klikt u op de knop. De lidgegevens en pasfoto worden dan links onderin getoond. Tevens worden ook de vorige artikelen die dit lid gehuurd heeft getoond Artikel retourneren Bij retourneren van het artikel zoekt de gegevens van het lid op (handmatig of via een scan van de pas of gebruik de vingers). Kies dan uit de middelste lijst het artikel en klik op de knop ingeleverd Afrekenen huurprijs Het afrekenen gaat zoals omschreven bij 13. Kassa betalingen registreren. Het aantal verhuurdagen staat standaard op 7, maar kan na de toekennen nog gewijzigd worden. Met Credits afrekenen zonder pas. Klik hiervoor in het scherm Leden beheer Actieve leden op het tabblad Overig (4 e tabblad) en vervolgens op Huren zonder pas U komt dan in het scherm Verkoop artikelen. Het pasnummer van het lid is dan al ingevuld. WinGym Handleiding pagina 102

103 16. Management 16.1 Overzicht ledenbezoek Door te klikken op Management Overzicht ledenbezoek kunt het aantal bezoeken en uw bar omzet op de door u gewenste periode op verschillende tijdstippen bekijken. WinGym Handleiding pagina 103

104 16.2 Journaal Door te klikken op Management Journaal en Journaal van leden bezoek of Overzicht Activiteitenbezoek ziet u direct de bezoeken of de activiteiten van de huidige dag. WinGym Handleiding pagina 104

105 16.3 Pop-up Door te klikken op Management pop-up en dan op: Verjaardag : Ziet u het pop-up scherm van uw leden die de komende 7 dagen jarig zijn; Terugbel leden : Ziet u het pop-up scherm van de leden met wie u in de agenda een afspraak heeft gemaakt om te bellen. Lange tijd niet geweest: Ziet u de leden die 21 dagen niet zijn komen sporten; Contracteinde : Ziet u de leden met een stopdatum; Huurartikelen te laat retour Ziet u de leden die u via Kassa Verhuren van artikelen heeft ingevoerd en het gehuurde artikel niet op tijd hebben geretourneerd; Leden met te weinig credits : Ziet u de leden met te weinig credits Artikelen Alles over Artikelen leest u bij 14. Bar artikelen. WinGym Handleiding pagina 105

106 16.5 Blokkering teksten U kunt door te klikken op Management Blokkering teksten de redenen van blokkering toevoegen of verwijderen Automatische incasso (Alles wat u moet weten voor de incasso vindt u bij 7. Incasso) Omdat het Banknummer IBAN BIC tijdelijk is wordt het in deze handleiding niet verder beschreven. (hebt u vragen over IBAN BIC? Neem dan contact met ons op) WinGym Handleiding pagina 106

107 16.7 Overzicht contributie betalingen Door te klikken op de naam van een lid krijgt u een overzicht van laatste incasso betalingen Rapportages Via Management, Rapportages, vindt u allerlei overzichten en kunt u zelf uw zoekopdrachten maken. WinGym Handleiding pagina 107

108 Diverse overzichten leden Via Management en dan Rapportages en dan Diverse overzichten leden komt u in het scherm Rapportage ledenoverzichten. (Hebt u vragen over deze rapportage neem dan contact met ons op) Lid sinds: Presentieoverzicht bedrijfsfitness: Verjaardagen: WinGym Handleiding pagina 108

109 Blokkeringen en wijzigingen: U kunt hier leden bij wie u een blokkering heeft ingevoerd selecteren en een brief of sturen. (Hoe dit moet leest u bij 11. Brieven en s punt 11.3 Versturen van brieven en s aan groepen van leden) Redenen van aanmelding en opzegging: Hier kunt de Opzeggingsreden ingeven, wijzigen en verwijderen. Leden die meest zijn geweest: WinGym Handleiding pagina 109

110 Abonnement gebruik: Slapende leden: Niet actief Leden overzicht: Geld/credits/knipkaart: WinGym Handleiding pagina 110

111 Contributie betalingen: Inkomsten periode: Urenrapportage medewerkers: WinGym Handleiding pagina 111

112 Leden die niet zijn komen sporten: Leden die minder zijn komen sporten: Retentie: WinGym Handleiding pagina 112

113 Uitgebreide zoekopdracht We adviseren u de Uitgebreide zoekopdracht niet te gebruiken. Komt u er met een Simpele zoekopdracht niet uit? Neem dan contact met ons op. Door te klikken op Management Rapportages Uitgebreide zoekopdracht kunt u op nagenoeg alle in WinGym ingebrachte lidgegevens zoeken en selecteren. WinGym Handleiding pagina 113

114 In vak B kiest u door op het pijltje naar beneden te klikken waarop u wilt selecteren. In vak C kiest u waaraan uw selectie moet voldoen = de selectie voldoet precies aan de door u ingevulde gegevens in vak D > De selectie is groter dan de door u ingevulde gegevens in vak D >= De selectie is groter dan of precies gelijk aan de door u ingevulde gegevens in vak D <= De selectie is kleiner dan of precies gelijk aan de door u ingevulde gegevens in vak D < De selectie is kleiner dan de door u ingevulde gegevens in vak D <> De selectie is niet gelijk aan de door u ingevulde gegevens in vak D like De selectie voldoet aan een gedeelte van de door u ingevulde gegevens in vak D Bij like geeft u voor en achter het gedeelte van de gegevens een % teken. Bijvoorbeeld bij: %ans% vindt u Janssens, Jansen, Jans, Wansink, Ansink, Ansterhuis, Buurmans en Krans %ans vindt u Jans, Krans en Buurmans. ans% vindt u Ansink en Ansterhuis. In vak D vult u de gegevens in waarop u wilt selecteren. U hoeft hierbij geen hoofdletters te gebruiken. Selecteren op abonnementstype Wilt u selecteren op abonnementstype dan kiest u in vak B Type_ abonnement in vak C kiest u voor = en in vak E kiest u met pijl naar beneden het door u gewenste abonnement. Selecteren op bedrijf (collectief) Wilt u selecteren op bedrijfsnaam van de bedrijfsfitness dan kiest u in vak B Bedrijf in vak C kiest u voor = en in vak F kiest u met pijl naar beneden de door u gewenste bedrijfsnaam. Meerdere selecties tegelijk Bij twee selecties van de zelfde soort (bijvoorbeeld achternaam van K tot M) dan vult u G met or of and. Bij meerdere selecties van een andere soort (bijvoorbeeld achternaam en abonnementssoort) vult u in het meest linkse vakje van het volgende blok or of and in. Bij Welke leden kunt u aanvinken of u alle of alleen de actieve of opgezegde leden wilt selecteren. U kunt als u de leden geselecteerd heeft, de leden een brief of sturen. Vinkt u Excelbestand aan dan wordt het zoekresultaat in een Excelbestand geplaatst. Het Excelbestand wordt dan ook meteen geopend (indien u MS Excel heeft geïnstalleerd). WinGym Handleiding pagina 114

115 Simpele zoekopdracht Via Management, Rapportages, Simpele zoekopdracht kunt u bepaalde leden selecteren zodat u met de geselecteerde leden kunt communiceren. Bij Simpele zoekopdracht en communicatie Kunt u bij: - Wie met een vinkje aangeven waarop u de leden wilt selecteren; - Welke met een vinkje aangeven of u actuele, opgezegde of prospect leden wilt selecteren; - Wat hoe u met de geselecteerde wilt communiceren; - Hoe aangeven of u het een voor een of allemaal tegelijk wilt mailen of printen. In de rechterkolom worden de leden getoond die aan uw selectiecriteria voldoen. Door op keer selectie om te klikken bevestigt u dat de getoonde leden een brief of moeten ontvangen. U kunt hier leden uitsluiten door het vinkje te verwijderen. U kunt er bij voor kiezen een brief/document als bijlage mee te sturen. Hiervoor kiest u bij Bijlage de juiste brief en vinkt bij Hoe als bijlage aan. (Meer hierover leest u bij 11. Brieven en s punt 11.8 Versturen van een brief als bijlage in een ) U krijgt door te klikken op Google Earth (Hiervoor moet u Google Earth geïnstalleerd hebben en toegang hebben tot het Internet een overzicht waar en hoe u leden wonen. WinGym Handleiding pagina 115

116 Leden Cockpit 16.9 Brieven Hiermee maakt u brieven en sjablonen. (Alles hierover leest u bij 11. Brieven en s punt 11.1 Brieven maken.) WinGym Handleiding pagina 116

117 16.10 Medewerkers Via Management en dan Medewerkers komt u in het scherm Rechtenbeheer van medewerkers. Hier kunt u: - de autorisaties/bevoegdheden van uw medewerkers aangeven. U doet dit door een vinkje te plaatsen; - een pincode aangeven ; - het wachtwoord instellen ; - de handelingen van een medewerker bekijken. Als u met de muis op het (2 e ) wachtwoord of op de pincode gaat staan wordt deze getoond. WinGym Handleiding pagina 117

118 16.11 Berichten aan medewerkers Bij het inloggen, krijgt een pop-up waarin eventuele berichten voor u getoond worden. Via Management Berichten aan medewerkers kunt u ook uw berichten bekijken en zelf berichten aan medewerkers versturen Bewaar huidige venster positie Hiermee bewaart u de instellingen van de vensters Uitloggen Voor het wisselen van medewerker moet u als medewerker eerst uitloggen en dan opnieuw met de nieuwe gegevens inloggen. WinGym wordt door het uitloggen van een medewerker niet beëindigd. (Hoe dit moet leest u bij 1. Systemen punt 1.4 in en uitloggen als medewerker.) WinGym Handleiding pagina 118

119 17. Aantekeningen Veranderingen in de WinGym ini die u zelf aanbrengt zijn voor eigen risico. Wijzigt u iets zelf iets in de WinGym.ini vergeet dan niet dit in al uw computers te doen Betaald tot LET OP!!! Er is een groot verschil tussen de: Datum Betaald tot bij het lid. Deze vind u bij het lid onder het tabblad abonnementen en geeft aan tot wanneer het lid betaald heeft. en de Betaald tot bij incasso. Deze vult u in bij het tabblad Incasso instellingen (stap 1). In deze handleiding wordt aangegeven om welke Betaald tot (bij lid of bij incasso) het gaat. WinGym Handleiding pagina 119

120 WinGym Handleiding pagina 120

121 18. Bijlagen Symbolen en Diakritische tekens LET OP!! Gebruikt u een diakritisch teken in de voor of achternaam, vermeld dan de tenaamstelling bij het rekeningnummer zonder het diakritische teken!! (U leest hier alles over bij 2. Ledenadministratie punt 2.1 Persoonsgegevens) Alt 0128 Alt 171 ½ Alt 172 ¼ Alt 133 Alt 135 Alt 130 Alt 137 Alt 144 Alt 148 Alt 149 Alt 153 Alt 151 Alt 154 à ç é ë É ö ò Ö ù Ü WinGym Handleiding pagina 121

122 WinGym Handleiding pagina 122

123 18.2. Trucks en tips Aantallen onder de pasfoto Onder de pasfoto van het lid staan drie getallen. Als u de muiscursor op deze getallen plaatst en dan even wacht wordt de uitleg zichtbaar. - Het eerste getal is het aantal actieve leden; - Het tweede getal is het aantal prospects (aanstaande leden); - Het derde getal is het aantal medewerkers. NAW naar klembord De knop NAW naar klembord in het Leden beheer Actieve leden scherm kunt u gebruiken om de naam en adres gegevens van het lid te plaatsen in een MS Word document. U kunt dan door middel van plakken, of CTRL-V, de gegevens plaatsen in uw document. Gegevens sorteren Bij het invulvakje Achternaam, Postcode, Pasnummer, en bij het lidnummer onder de pasfoto staat een knopje met een s erop. Als u hierop klikt dan worden de actieve leden op oplopende volgorde van het betreffende invulvakje gesorteerd. Hierdoor kunt u ook op het IBAN nummer zoeken. (Hoe dit moet leest u bij 2. Ledenadministratie punt 2.2 opzoeken lidgegevens) WinGym Handleiding pagina 123

124 Google Earth Door in het scherm Leden beheer actieve leden te klikken op Google Earth adres), wordt dit lid aan de hand van zijn adresgegevens getoond in Google Earth. (achter Via Management, Rapportages, Simpele zoekopdracht komt u in het scherm Simpele zoekopdracht en communicatie. Hier kunt u de gewenste leden selecteren. Klik dan op keer selectie om en vervolgens op Google Earth U krijgt dan een overzicht waar en hoe u leden wonen. (Hiervoor moet u Google Earth geïnstalleerd hebben en toegang hebben tot het Internet) NHN Het programma van NHN kan gekoppeld worden aan WinGym. (Maakt u gebruik van NHN, neem dan contact met ons op) Dymo label printer De Dymo label printer kan gekoppeld worden aan WinGym. (Maakt u gebruik van een Dymo label printer, neem dan contact met ons op). WinGym Handleiding pagina 124