Export uitvoeren vanuit GPSTime

Transcriptie

1 Export uitvoeren vanuit GPSTime Hier wordt de Export planning besproken, dit is één van de meest gebruikte exports in GPS-Time. Met deze export zijn volgende gegevens te exporteren : Personeelsgegevens (Naam, Bedrijf, Personeelsnummer, Afdeling) Boekingen Afwezigheden Planning (gepland dagmodel) Uren (uitgerekende registerwaarden) Kostenplaats van de planning 1> Log in in GPSTime en ga naar Onderhoud => Export => Export module Als je de Exportmodule niet ziet staan, kies je bovenaan Beeld => Grote Pictogrammen Als je hierop dubbelklikt krijg je een nieuw venster waarbij je bovenaan de Module Tijdsregistratie kiest. De exports kan je ook inhoudelijk aanpassen. Om te weten wat er allemaal geëxporteerd zal worden, of om de export aan te passen, vind je op puntje 3 terug. 2> Export uitvoeren: Klik 1 keer op de export en klik op het uitroepteken.

2 Je komt in de instellingen van de export wat niet de bedoeling is, zou je hierop dubbelklikken. Datumbereik instellen (zet bij voorkeur Datumbereik opslaan aan) Aantal terug : 0 Huidige -1 Vorige Als Bereik op Maand staat, slaat dit op welke maand zal geëxporteerd worden. Week op welke week geëxporteerd zal worden. Periode: Zelf te bepalen periode Van-Tot Selectie : Volgens Selectiefilter kiezen en de selectiefilter eronder.

3 Bestand: Exporteren als een tekstbestand (ook wel CSV-bestand genoemd) De exportgegevens zijn eenvoudig in het bestand te lezen. Dit type kies je ook in het geval er geen Excel geïnstalleerd is op de PC. Excel: Gegevens komen in Excel-formaat : Kies bij bestand naam.xls Dus de naamgeving is altijd met.xls erachter! Zet Bevestiging opslaan ook aan, dan kan je na de export de bestandsnaam nog wijzigen. Algemeen : Zoals hier meegegeven in afbeelding:

4 Extra opties: Alle details, dag per dag, of enkel de totalen of beide. Boekingen: zoals in de afbeelding getoond.

5 Registers: Voeg hier ALLE registers toe, de registers die geëxporteerd zullen worden zijn enkel deze die Ingesteld zijn. (Zie export instellen verderop). Als je kiest voor de Totalen, kan je hier ook op Totalen klikken en ook weer ALLE registers toevoegen!

6 Uurinstellingen : 60-delig, 100-delig of in minuten. Kies bij voorkeur 60-delig om kleine afrondingsfouten te voorkomen. Wil je in Excel uren gaan optellen, kies je beter 100-delig of minuten. Klik op OK. 3> Export instellen Dubbelklik op de export, ga naar Export velden en vink Labels tonen aan.

7 Beginpositie komt overeen met de kolom in Excel 1 = A, 2 = B : Dit is vrij mee te geven Mask: Als je het scheidingsteken wil wijzigen van het datum- of uurformaat. Dit is gebonden aan enkele mogelijkheden DD/MM/YY kan je vervangen door DD-MM-YY Het uurformaat HH:MM kan je aanpassen naar bv. HH.MM Andere mogelijkheden mag je proberen in te stellen, maar het kan zijn dat dit niet altijd werkt. Tabel en veld: Velden die geëxporteerd moeten worden. Llaat dit misschien aan ons over, tenzij je over enige database kennis beschikt. Belangrijk : Je kan hier het venster ook nog meer naar rechts schuiven, en dan zie je Omschrijving Achter Historische afwezigheid staat Code = 0 : Afwezigheidscode volledige dag Hour= 0 : Afwezigheidsuren volledige dag Code = 1 : Afwezigheidscode 1 e afwezigheid niet volledige dag Hour= 1 : Afwezigheidsuren 1 e afwezigheid niet volledige dag Uigerekende register Omschrijving 1 betekend dat Register met nr. 1 zal geëxporteerd worden. Deze nummers zijn in Suite terug te vinden waarbij nr. 1 meestal overeenkomt met Totaal (totale werktijd). Klik Nieuw als je meer dan 3 registers wil exporteren en neem de instelling van veld over vanuit een bestaand veld. Pas de Omschrijving aan (nummer van het register) Positie : de positie van het veld in Excel : Dit mag nooit hetzelfde zijn dan bij een ander veld! Verzuimwaarde is de waarde die in Excel komt als er niets is om te exporteren (NIET GEBRUIKEN)

8