Whitepaper. Office365 PowerApps Roel Adams, Senior Developer

Transcriptie

1 Whitepaper Office365 PowerApps Roel Adams, Senior Developer

2 Een van de meest veelbelovende ontwikkelingen binnen de Office365 suite van Microsoft is PowerApps. Sinds de Public Preview in april 2016 gestart is, heeft iedereen met een Office365-account de mogelijkheid om gratis mobiele apps, formulieren en workflows te bouwen zónder dat er geprogrammeerd hoeft te worden. Heb je toegang tot Office365 en wil je deze data in een mobiele app kunnen benaderen? Dit whitepaper beschrijft stap voor stap het proces voor het maken van een simpele app met PowerApps. Inhoudsopgave Inleiding... 3 Functionaliteiten Databron PowerApps client App installeren... 9 UX Conclusie Handige referenties... 14

3 Inleiding PowerApps is een Office365 service voor het bouwen en gebruiken van mobiele apps die met verschillende zakelijke databronnen als SharePoint Online, OneDrive en Dynamics CRM kunnen communiceren, maar ook met populaire sociale databronnen als Facebook of Instragram, zonder dat er veel tijd moet worden geïnvesteerd in maatwerk. Met PowerApps kun je dus snel en gemakkelijk een mobiele app bouwen om data binnen je organisatie te ontsluiten naar mobiele apparaten. Of dit nu een gedeelde Excel sheet in je Dropbox is of een uitgebreide lijst in SharePoint Online: al deze data kan vanuit een mobiele app volledig beheerd worden. PowerApps respecteert hierbij automatisch de rechtenstructuur van de databron. Er ontstaan geen (extra) security issues die betrekking hebben op ongeoorloofde toegang tot de data.

4 Functionaliteiten Klinkt allemaal fantastisch natuurlijk, maar wat kunnen we er nou mee? Zoals het geval is met elke nieuwe (cloud) feature, is dit het makkelijkst te demonstreren aan de hand van een praktisch voorbeeld: het bouwen van een PowerApp voor je mobiele telefoon, die data uit de cloud kan beheren! Het proces is op te delen in grofweg drie stappen: 1) Een databron verzorgen. In ons geval: een lijst met Pokémon binnen ons SharePoint Intranet (Ook wij zijn slachtoffer van de hype ) 2) Het maken van de app in PowerApps. 3) Het downloaden en installeren van de gebouwde app op je mobiele apparaat. 1. Databron Voor dit voorbeeld maken we gebruik van een lijst in ons eigen intranet als databron, gebouwd in SharePoint Online. De lijst bestaat uit vijf kolommen, de veldtypen staan er in haakjes achter vermeld: - Name (text) - CP (number) - Caught? (yes/no) - PokéType (choice) - Picture (Hyperlink or URL) Er zijn al een aantal items in de lijst aanwezig, zoals te zien op de volgende afbeelding:

5 2. PowerApps client We openen de PowerApps client op ons lokale device om te beginnen met bouwen. De webclient zal voor Office365 gebruikers in de nabije toekomst beschikbaar worden gemaakt via een tegel in de App Launcher (rechtstreekse link). De offline client is te downloaden via de Windows Store:

6 Allereerst dient er verbinding gemaakt te worden met een databron voor de app via een Office365 work- of schoolaccount: Om gebruikers op weg te helpen, zijn er een aantal demo-apps beschikbaar, die zeker de moeite waard zijn om te bekijken. Voor ons voorbeeld creëren we echter een nieuwe app via de New -knop. Er worden direct een aantal databronnen getoond waarmee we met de nieuwe app kunnen verbinden:

7 We kiezen hier voor SharePoint Online en de phone layout, omdat we de app willen gebruiken op een mobiele telefoon. Vervolgens geven we de URL op van de site die de lijst bevat waarmee we willen verbinden: Daarna kiezen we de lijst: Na klikken op Connect zien we dat PowerApps direct voor ons aan de slag gaat. Er wordt verbinding gemaakt met de lijst en er wordt al iets gebouwd: Na een momentje geduld komen we in het ontwerpscherm voor onze PowerApp:

8 We zien aan de linkerkant van het scherm dat er automagically een Browse Screen, een Detail Screen en een Edit Screen zijn gegenereerd. Met deze schermen staat de basis voor onze app, zonder dat we ook maar één regel hebben hoeven programmeren! In het Browse Screen zien we een overzicht van de items in de lijst, in het Detail Screen zien we één enkel item uit de lijst en in het Edit Screen kunnen we een lijstitem bewerken. We krijgen een standaard opmaak cadeau, die we zelf nog verder kunnen finetunen. Het staat je dus helemaal vrij welke velden uit de lijst je op welke plek wil tonen, met alle mogelijkheden die daarbij horen (lettergrootte, opmaak, stijl, formules, verschillende controltypes, etc.). Daarnaast kun je kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde lay-outsjablonen en kan er een thema gekozen worden voor de kleurstelling. Het is dus niet al te ingewikkeld om je eigen huisstijl in de app te verwerken. NB: We gaan in deze post niet in op de details en mogelijkheden van PowerApps met betrekking tot het bewerken van de verschillende schermen. Houd de KEMBIT nieuwspagina in de gaten voor updates! Zoals in het BrowseScreen te zien is, hebben we de mogelijkheid om in de lijst te zoeken naar items. Tevens is er een knop om naar het DetailScreen van een item te klikken, kan er filtering worden ingesteld en is er een knop aanwezig om een nieuw item toe te voegen aan de lijst. Helemaal tevreden met de weergave van de data in je

9 app? Klik op File - App settings om een icoon en kleur te kiezen en het geheel af te maken. Klik hierna op File Save as om je app op te slaan in Office365: Let op: vink Allow access to others users in my organization hier aan om de app beschikbaar te maken voor je collega s. 3. App installeren Nu willen we uiteraard graag zien hoe de app eruit zal zien op onze mobiele telefoon. Ga hiervoor naar de native App Store van je device (ios in het geval van onderstaand voorbeeld) en download wederom de PowerApps app: Deze native app fungeert als een soort schil die om de zojuist door ons ontwikkelde app zit. Na opstarten van de app log je ook hier in met je Office365-account. De app geeft een overzicht van de beschikbare PowerApps in jouw Office365-omgeving en biedt de mogelijkheid deze te openen. Open nu de zojuist ontwikkelde app. Deze

10 wordt vervolgens automatisch gedownload: Tip: Om een directe link naar de app op je SpringBoard (ios) te maken, klik je op de drie puntjes achter je app en vervolgens op Pin to Home. Je krijgt hierna de mogelijkheid de app toe te voegen aan je startscherm, hetgeen wel zo praktisch is:

11 Een van de mooiste features van PowerApps is dat aanpassingen aan indeling of functionaliteit, die door de beheerder zijn gemaakt, direct zichtbaar zijn in PowerApps op de mobiele telefoon in de vorm van een update: Na het starten van de app wordt direct de data uit de bronlijst opgehaald en getoond in de overzichtsweergave. Daarnaast is er in deze versie ook een ververs-knop ingebouwd, om de data uit de bron te kunnen verversen:

12 Wanneer we de detailweergave voor een item openen, krijgen we de mogelijkheid om het gehele item te bekijken, evenals de mogelijkheid om dit item te verwijderen of aan te passen via de actieknoppen rechtsboven in het scherm: Middels deze applicatie is het nu mogelijk om items in de bronlijst te bekijken, maar ook items toe te voegen en te bewerken vanaf je mobiele telefoon! Er zijn legio toepassingen te bedenken waarvoor dit handig is binnen een bedrijf, waaronder nieuwsvoorzieningen, een buitendienst die formulieren moet kunnen invullen of verlofregistratie. Let wel: de personen met wie je de data wil delen, moeten wel in Office365 toegang tot de gekoppelde databron hebben.

13 UX 2.0 Voor de IT-enthousiasts die binnen Office365 de zogenaamde new experience voor SharePoint lijsten al geactiveerd hebben, is er zelfs al een directe knop toegevoegd om een PowerApp te maken vanuit de bronlijst zelf:

14 Conclusie Met PowerApps ontsluit je gemakkelijk cloud data binnen je organisatie naar mobiele apparaten als tablets en mobiele telefoons. De security is geregeld via OAuth tokens, een authenticatie techniek die ook door de grote jongens als Facebook en Google wordt gebruikt. Gezien het grote aantal connectoren dat nu al beschikbaar is, is er altijd wel een mogelijkheid te bedenken om juist die data te ontsluiten, die binnen jouw organisatie gewenst is. Daarnaast komen er nog steeds connectoren bij om andere bronnen aan te kunnen boren. Is de specifieke connector voor jouw databron nog niet voorhanden? Geen probleem. Het is mogelijk om elke databron aan te spreken die aan de een standaard voldoet middels Swagger (poweruser stuff!). Er zijn voorlopig nog een aantal beperkingen. Zo is PowerApps momenteel alleen nog beschikbaar voor ios en Android. Gek genoeg laat de Windows-versie nog op zich wachten. Ook is er op dit moment maar beperkte ondersteuning voor complexere veldtypen. Hopelijk worden deze punten in de komende updates aangepakt. Met behulp van de bestaande templates is het voor key users goed mogelijk om een app in elkaar te klikken. Het gebruiksgemak van PowerApps is wellicht nog niet optimaal, maar we moeten niet vergeten dat het nog steeds om de Public Preview fase van dit product gaat. Wordt ongetwijfeld vervolgd! Handige referenties Voor een volledig overzicht van de bronnen die momenteel met PowerApps kunnen worden aangesproken:

15 KEMBIT B.V. Kasteel Wijnandsrade Opfergeltstraat BW Wijnandsrade High Tech Campus Eindhoven High Tech Campus AE Eindhoven +31 (0) contactus@kembit.nl kembit.nl