Storage intelligence, optimalisatie en beveiliging met

Transcriptie

1 File Reporter Storage intelligence, optimalisatie en beveiliging met File Reporter Inhoudsopgave pagina Gedetailleerde bestandsrapportage voor opslaganalyse en -planning Groei van in het netwerk opgeslagen bestanden Gegevensopslag, compliance en kosten Maak kennis met File Reporter Hoe werkt File Reporter? Bestandsbeheer de baas zijn via rapportage Unieke voordelen van File Reporter Conclusie.... 6

2 Storage intelligence, optimalisatie en beveiliging met File Reporter Gedetailleerde bestandsrapportage voor opslaganalyse en -planning Micro Focus File Reporter inventariseert de bestandssystemen in het netwerk en biedt gedetailleerde file storage intelligence waarmee u uw netwerk in het kader van efficiëntie en compliance kunt optimaliseren en beveiligen. Groei van in het netwerk opgeslagen bestanden De hoeveelheid bestandsgebaseerde gegevens die organisaties opslaan, groeit exponentieel. Hier zijn uiteenlopende redenen voor. Zo leidt compliance met branche-, overheids- en zakelijke voorschriften ertoe dat organisaties bestanden eindeloos bewaren. Opslag is bovendien goedkoper geworden, waardoor gebruikers meer netwerkruimte krijgen van IT en dus meer persoonlijke bestanden in het netwerk kunnen opslaan. Applicaties, plus alle aanvullingen hierop, worden met elke nieuwe release groter en vereisen bestandsgebaseerde opslag en toegang in plaats van databaseopslag en -toegang. Verbeterde functionaliteit zoals virtuele servers, desktopvirtualisatie, cloudcomputingprojecten en mobile computing leidt tot een grotere instroom van bestanden in het datacenter in de vorm van opgeslagen images van virtuele systemen, gerepliceerde kopieën van cloudgebaseerde gegevens en kopieën van documenten en applicaties voor gebruik door mobiele medewerkers op smartphones. Het is daarom nauwelijks verrassend te noemen dat zelfs zeer kleine organisaties meerdere terabytes aan bestanden in opslag kunnen hebben. Gegevensopslag, compliance en kosten Een aanzienlijke groei van opslag leidt tot aanzienlijke beheerproblemen, waaronder bestandsinventarisatie. Eenvoudig gezegd: hoe meer bestanden uw organisatie in het netwerk bewaart, hoe lastiger het is bestanden te lokaliseren en te achterhalen wat gebruikers in opslag hebben. Een belangrijk aspect van compliance met voorschriften betreft de bewaartermijn van data, waarbij wordt voorgeschreven hoe lang gegevens moeten worden bewaard (soms wel 20 jaar of nog langer). Hierbij is het van doorslaggevend belang dat bewaarde documenten effectief kunnen worden gelokaliseerd. Een ander compliance-aspect is beveiliging. Organisaties zijn verplicht gevoelige gegevens te beschermen tegen illegale toegang. Netwerkbeheerders moeten inzicht hebben in wie toegang heeft tot welke netwerkgebieden en hoe deze rechten tot stand zijn gekomen. Ook moeten zij een overzicht hebben van alle documenten waartoe een gebruiker toegangsrechten heeft. Tot slot spelen er natuurlijk ook uitdagingen als het gaat om kosten. Zonder ook maar enig inzicht te hebben in de hoeveelheid opgeslagen gegevens in uw organisatie, of gegevens op primaire of secundaire opslagapparaten moeten worden opgeslagen, of u duplicaatbestanden opslaat etc., is het natuurlijk onmogelijk om zeker te weten dat u geen onnodige uitgaven doet. De opslagkosten hebben naast schijfruimtecapaciteit ook betrekking op de kosten van opslagtoewijzing, stroomverbruik, onderhoud, aanvullende hardware, incrementele beheerkosten, de stijgende kosten en complexiteit van back-upsystemen en aanvullende vierkante meters voor extra hardware. Door de vele uitdagingen die bij exponentiële opslaggroei komen kijken, zijn organisaties van elk formaat en in elke branche op zoek naar hulp bij hun opslagbeheer en dit begint met inzicht in de opgeslagen bestanden in het netwerk. Maak kennis met File Reporter File Reporter inventariseert de bestandssystemen in het netwerk en biedt gedetailleerde file storage intelligence waarmee u uw netwerk in het kader van efficiëntie en compliance kunt optimaliseren en beveiligen. File Reporter is een rapportagetool voor zakelijke bestandssystemen en verzamelt gegevens over de miljoenen bestanden en mappen die op de verschillende opslagapparaten binnen uw netwerk zijn opgeslagen. Via flexibele opties voor rapportage, filtering en query s kunt u vervolgens de benodigde resultaten nauwkeurig weergeven om compliance aan te tonen of corrigerende maatregelen te nemen. File Reporter identificeert bestanden die momenteel in het netwerk zijn opgeslagen, de omvang ervan, wanneer deze voor het laatst door gebruikers zijn geopend of gewijzigd en de locatie van dubbele bestanden. File Reporter maakt het bovendien eenvoudiger om de opslagkosten op afdelings- of individueel niveau te berekenen. File Reporter kan zelfs de toegangsrechten tot mappen en de daarin opgeslagen bestanden vaststellen. 2

3 Hoe werkt File Reporter? File Reporter (FR) is bedoeld voor het analyseren van en rapporteren over terabytes aan gegevens, oftewel miljoenen bestanden, mappen en volumes die op de verschillende opslagapparaten binnen uw netwerk zijn opgeslagen. Dit is inclusief de rechten tot netwerkmappen en volumes en machtigingen voor Microsoft netwerkmappen en shares. Om efficiënt verslag uit te brengen van deze gegevens, spreidt File Reporter het werk tussen een FR Engine, FR Agents, een Microsoft SQL Server of PostgreSQL database en een Micro Focus edirectory of Active Directory. Via de FR Agent maakt File Reporter op een bepaald moment een scan van de opslagresource van een bestandssysteem. Een opslagresource kan een netwerkservervolume of een Microsoft netwerkshare zijn. Scans zijn geïndexeerde gegevens die betrekking hebben op een specifieke opslagresource. Door middel van scans kan een opslagrapport worden gegenereerd. Scans bieden uitgebreide informatie over de typen bestanden die gebruikers opslaan, de aanwezigheid van dubbele bestanden, de locatie van dubbele bestanden, de aanmaakdatum van bestanden, de laatste wijzigingsdatum van bestanden, machtigingsgegevens voor de mappen waarin deze bestanden staan en nog veel meer. De scans van de FR Agents worden door File Reporter verzameld, gecomprimeerd en naar de FR Engine verzonden, waarna ze worden opgeslagen in de database. De FR Engine is het mechanisme waarop File Reporter wordt uitgevoerd. De FR Engine: Slaat scans op in de database Plant de scans die de FR Agents uitvoeren Verwerkt de scans en verzamelt de gegevens voor opname in een rapport Stuurt alle informatie in het rapport naar de gebruikersinterface Voert geplande rapporten uit Geeft in het dashboard aan dat File Reporter een scan heeft voltooid of een rapport heeft gegenereerd Schematische componentweergave File Reporter NAS appliance Aantal bestanden Scan Scan Scan Scan Door het inventariseren van de volumes en shares, bestanden en mappen, en bijbehorende rechten en machtigingen van uw netwerkopslag, kan File Reporter de gewenste informatie nauwkeurig filteren en weergeven via een van de twintig verschillende typen ingebouwde rapporten. Opgeslagen scans File Reporter Engine en IIS webtoepassing Browser Content van scans wordt opgenomen in rapporten over bestandssystemen en veiligheid Afbeelding 1. Deze schematische weergave laat zien welke rol de File Reporter componenten spelen in het scannen en rapporteren van bestanden in het bedrijfsnetwerk. 3

4 Storage intelligence, optimalisatie en beveiliging met File Reporter Bestandsbeheer de baas zijn via rapportage Door het inventariseren van de volumes en shares, bestanden en mappen, en bijbehorende rechten en machtigingen van uw netwerkopslag, kan File Reporter de gewenste informatie nauwkeurig filteren, doorzoeken en weergeven via een van de twintig typen ingebouwde rapporten. Illegale toegang Voor een financiële instelling die betrokken is bij een veiligheidsaudit, is het noodzakelijk te weten wie toegang heeft tot welke netwerkgebieden en hoe deze toegang is verkregen. Hiervoor kan File Reporter een rapport met rechtstreekse toewijzingen genereren. Inzicht in rechten Wanneer een bedrijf vermoedt dat een medewerker bedrijfsgeheimen heeft doorgespeeld, is het van belang te weten tot welke documenten binnen het netwerk die medewerker toegang heeft. Hiervoor kan File Reporter een rapport met toegangsrechten per identiteit genereren. Rapport over trends in vrije ruimte op volumes Voorkoming van gegevensverlies Voor een overheidsinstantie die bepaalde bestanden een bepaald aantal jaren moet bewaren, kan File Reporter een rapport genereren waarin staat hoe oud bepaalde gegevens zijn. Groei van netwerkgegevens Voor netwerkbeheerders in organisaties met sterke groei van data biedt File Reporter een uitgebreide array van aanpasbare rapporten waaruit blijkt wie welke bestanden waar opslaat en of hier duplicaten van bestaan. Bovendien kunnen rapporten met vergelijking van historische bestandssystemen de inhoud van bestandssystemen tussen twee tijdstippen vergelijken en identificeren welke nieuwe bestanden zijn toegevoegd. Vergelijking historische machtigingen De toegangsrechten van gebruikers voor bestandssystemen kunnen na verloop van tijd bedoeld of onbedoeld veranderen. Rapporten met vergelijking van historische machtigingen stellen u in staat de NCP of NTFS machtigingen tussen twee tijdstippen te vergelijken. Aangepaste query s Hoewel File Reporter een uitgebreide reeks ingebouwde rapporten biedt, kunnen zich gevallen voordoen waarin u zeer specifieke gegevens nodig hebt die niet zijn opgenomen in een van de ingebouwde rapporten. Met Custom Query Reports kunt u via SQL opdrachten opgeven wat u wilt opnemen in uw rapport. Aangepaste queryrapporten maken gebruik van dezelfde bestandssysteemscans om ingebouwde rapporten te maken, maar de gerapporteerde content wordt beperkt door de voorwaarden van de SQL opdrachten. Nadat het aangepaste queryrapport is gegenereerd, kunt u het opmaken met de nieuwe Report Designer. Afbeelding 2. Rapporten over trends geven inzicht in het gebruik van schijfruimte gedurende langere tijd en de snelheid waarmee een netwerkvolume of share de opslaglimiet nadert. Bedrijfsrapportage In plaats van gegevens individueel en per server te verzamelen, kan een grote onderneming met meerdere afdelingen opslaggegevens van meerdere afdelingsservers, of zelfs van het volledige bedrijf, in één keer ophalen. 4

5 Unieke voordelen van File Reporter Het ontwerp van File Reporter is niet te vergelijken met andere producten voor netwerkrapportage. Wij hebben deze oplossing ontworpen om een groot aantal gegevens over bestandssystemen te verzamelen en weer te geven, en hierdoor vele unieke voordelen te bieden. Antwoorden op compliancevraagstukken Regelgeving schrijft voor dat u de bewaartermijn en beveiliging van bestanden kunt aantonen. Met File Reporter kunt u niet alleen specifieke documenten lokaliseren, maar ook vaststellen hoe veilig die documenten zijn. Zo zijn er machtigingsrapporten die specificeren wie toegang tot een netwerkmap heeft en hoe die toegang tot stand is gekomen. Andere machtigingsrapporten geven een overzicht van de toegangsrechten van een gebruiker tot mappen binnen het volledige netwerk. Rapportage op bedrijfsniveau In tegenstelling tot andere rapportageproducten met beperkte rapportagemogelijkheden voor bestandssystemen op serverniveau inventariseert File Reporter alle opslagapparaten die samen uw directoryservice vormen. File Reporter geeft u de flexibiliteit om uw rapportage te structureren rond één servervolume, rond alle servers van een afdeling of zelfs rond het volledige netwerk. Voorbeeld grafisch rapport Top 10 van mappen op basis van bestandsgrootte 0 byte Aantal bestanden Afbeelding 3. Voorbeeld van een grafisch rapport. Identiteitsgebaseerde rapportage File Reporter integreert in de directoryservice van uw netwerk (edirectory of Microsoft Active Directory) om rechten en machtigingen gekoppeld aan het bestandssysteem te identificeren en hierover te rapporteren. File Reporter kan zelfs tegelijkertijd rapporteren over opslag in edirectory en Active Directory. Zo kunt u bijvoorbeeld opslagrapporten genereren over twee of meerdere edirectory structuren, over Active Directory en edirectory netwerken of over een Active Directory en meerdere edirectory structuren. Rapportfiltering Wanneer File Reporter een rapport creëert, bevat dit alle bestandsgebaseerde of beveiligingsgegevens van de opslagresources of het Micro Focus Storage Manager beleid waarover u informatie wenst. Dit rapport kan een omvang van meerdere gigabytes hebben en honderdduizenden pagina s lang zijn. Het is onpraktisch en inefficiënt om al deze rapportgegevens te controleren. Daarom kunnen rapporten van File Reporter door een booleaans filter worden gehaald zodat u op basis van de door u gewenste criteria slechts een beperkt aantal items te zien krijgt. Flexibele presentatie Met File Reporter kunt u rapporten in verschillende indelingen presenteren, waaronder pdf, Microsoft Excel, RTF, HTML, TXT en CSV. Report Designer bevat mogelijkheden voor het ontwerpen en maken van grafieken om gegevens zo op verschillende manieren weer te geven. 5

6 Storage intelligence, optimalisatie en beveiliging met File Reporter Conclusie De explosieve groei van bestandsgebaseerde gegevens vereist dat organisaties efficiënt gegevensbeheer nastreven. Maar zonder inzicht te hebben in de huidige staat van opslag binnen uw netwerk, is het onmogelijk om significante en duurzame verbeteringen aan te brengen. File Reporter geeft netwerkbeheerders op unieke en krachtige wijze toegang tot uitgebreide informatie over de netwerkopslag in Windows bestandssystemen. Zowel kleine organisaties met slechts één server als multinationals hebben enorm veel baat bij File Reporter dankzij het vermogen rapporten te genereren over wie welke bestanden waar opslaat, wie toegang tot deze bestanden heeft en nog veel meer. File Reporter geeft u de informatie over uw opslag die u nodig hebt om hierover beslissingen voor nu en in de toekomst te kunnen nemen. 6

7 Micro Focus Nederland +31 (0) Micro Focus Hoofdkantoor Verenigd Koninkrijk +44 (0) DU N 03/ Micro Focus. Alle rechten voorbehouden. Micro Focus, het Micro Focus-logo en edirectory, onder andere, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Micro Focus of haar dochtermaatschappijen of gelieerde bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en andere landen. Alle overige merken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars.