GRIP OP DATA. Via inzicht en controle naar waarde! Jan-Hein Mols Datamanagement Consultant bij Axians

Transcriptie

1 GRIP OP DATA Via inzicht en controle naar waarde! Jan-Hein Mols Datamanagement Consultant bij Axians 1

2 INTRODUCTIE Data driven Digitale transformatie Transformatie naar IT organisatie Jan-Hein Mols Datamanagement Consultant AGENDA: Uitdagingen Databerg Van inzicht naar controle Verantwoording Waarde DM Maturity Model 2

3 UITDAGINGEN 1 De meeste organisaties hebben geen idee welke informatie zij hebben, wat het waard is of waarvoor men het bewaard. Voor altijd 3

4 UITDAGINGEN 2 De meeste organisaties hebben geen idee waar hun gevoelige, verplicht te bewaren of meest waardevolle informatie is en wie deze kan raadplegen. 4

5 UITDAGINGEN 3 Wanneer organisaties daadwerkelijk informatie moeten vinden kost dat teveel tijd, teveel geld waarbij vaak informatie mist, overweldigd. Of beide. 5

6 DE DATABERG TROTSEREN Reproduceerbaar? Accountability? Geoptimaliseerde data omgeving Vindbaar? Beheersbaar? Verantwoording Controle Risico s? Efficiency? Inzicht DC infra is ok maar geen inzicht en controle over de data. 6

7 DATAMANAGEMENT MATURITY MODEL Reductie van: Dark data Risico s Kosten Status Quo 1. Inzicht Inzicht in: - Data - Risico's - Efficiency mogelijkheden Resultaat: - Inzicht - Vaststellen van normen en retentieregels 2. Controle Controle door: - Continue beschikbaarheid - Bescherming tegen ongeoorloofd gebruik - Snel doorzoekbaar archief - Signalering van afwijkingen Resultaten - Uitgebreide analyse mogelijkheden - Dashboards - Signaleringsmogelijkheden - Managd repository 3. Verantwoording Verantwoording door: - Reproduceerbaarheid van gebeurtenissen binnen het gehele (ongestructureerde) datalandschap Resultaat: - Platform ter ondersteuning van onderzoeken gedurende de gehele ediscovery lifecycle Geoptimaliseerde data omgeving Verhogen van: GDPR compliancy Controle op de data Inzicht, vindbaarheid, beschikbaarheid Waarde van ongestructureerde data 7

8 DATAMANAGEMENT Het creëren, opslaan, onderhouden, beschikbaar maken, archiveren en langdurig bewaren van data. Bron: Universiteit van Leiden 8

9 DATA MANAGEMENT - VIA - DE DATA ROTONDE Monitoren Afschermen gevoelige data Analyseren Bekend Beschermd Beperken toegang Signaleren Bewust Borgen continuïteit Beschikbaar Archiveren Classificeren Retentie Vinden 9

10 Bewust 10

11 BEWUST Scan op metadata Leeftijd ROT Consumptie Inactiviteit Gebruikers toegang Access en Modfied Omvang Aantal Redundant Obsolete Trivial Bestandstype Gebruiker Per bestandsgroep Omvang Eigenaar Toegang per gebruiker Directory niveau Scan op content (Bijzondere) Persoonsgegevens 11

12 BEWUST 12

13 BEWUST VOORBEELDEN BSN 9% Religie 3% Financieel 88% 13

14 VIA INZICHT EN CONTROLE Strategie Nieuwe status quo Schonen ROT data Kwantificeren dark data Procedures Databeleid Maatregelen Classificeren Retentieregels Eigenaar Toegang IT Bekend Beschermd Beschikbaar 14

15 1. INZICHT 15

16 INZICHT Scan op metadata Leeftijd ROT Consumptie Inactiviteit Gebruikers toegang Access en Modfied Omvang Aantal Redundant Obsolete Trivial Bestandstype Gebruiker Per bestandsgroep Omvang Eigenaar Toegang per gebruiker Directory niveau Classificeren 16

17 INZICHT VOORBEELDEN 17

18 INZICHT RESULTAAT Beperkt zicht op autorisaties & geen toegang monitoring???? Niet compliant, niet auditable Geen zicht op toegang Losbandige autorisaties Inefficiënte archiverings policies Volledig zicht op bestandstoegang & effectieve toegang Compliant en auditable Compl. beeld bestandstoegang Blokkeren autorisaties Intelligente archiverings policies 18

19 2. CONTROLE 19

20 CONTROLE Beschermen (gevoelige) data Bedreigingsbronnen Open shares Ongeautoriseerde toegang Policy schendingen Gebruikers gedrag Vaststellen van toegang tot data Toepassen van gebruikers policies Toegangspatronen Beschermen gevoelige data Frequentie van gebruikerstoegang Lokaliseren risico data Afschermen gevoelige data Toegang obv noodzaak 20

21 CONTROLE NEXT LEVEL BACKUP Volledige ontzorging niet alleen platform, maar ook het beheer Geen back-up schema s maar servicelevels Eenvoudig zoeken met predictive input Eenvoudig restore juiste file of VM kan met rechter muisklik worden gerestored Uitwijk systeem incl. test back-ups van VM s kunnen worden opgestart in het Axians Datacenter Lange termijn opslag mogelijk max. 30 dagen, langere termijn obv extra service level 21

22 CONTROLE BACKUP VS ARCHIEF Backups are for recovery Archives are for discovery 22

23 CONTROLE CLASSIFICEREN Classificeren om: betere retentie beslissingen te kunnen maken betere ediscovery beslissingen te kunnen maken items beschikbaar te maken voor supervisor review classificeren PII om zo beter te kunnen beschermen Risico analyses mogelijk te maken en maatregelen te nemen 23

24 CONTROLE RETENTIEREGELS BEPALEN 24

25 CONTROLE ARCHIVEREN 25

26 CONTROLE VOORBEELDEN 26

27 CONTROLE RESULTAAT SharePoint Files Exchange Storage Long term Repository 3th Party Extensions Voice, Unix File etc. Cloud Storage ediscovery 27

28 3. VERANTWOORDING 28

29 VERANTWOORDING Archiveren Opslaan & behouden Reviewen Exporteren Centraliseren Retentie toepassen Records management Doel opslag Zoeken Vasthouden voor legal hold Rol gebaseerde workflow Analyse Rapporteren en auditen Doel formaat Laad bestand Juridische review 29

30 WAARDE Grip op Data Nieuwegein 30

31 WAARDE Iets wat je belangrijk vindt, wat je na wilt streven Algemene principes die belangrijk worden geacht Getal, de kwantitatieve betekenis van een grootheid Een -meestal in geld uitgedrukte- economische betekenis die een (on)lichamelijke zaak heeft 31

32 WAARDE GEOPTIMALISEERDE DATA OMGEVING Kennis van welke data er is, waar het staat en wie er bij kan Risico s zijn inzichtelijk en afwijkingen worden proactief gesignaleerd Efficiency verbetering; informatie is sneller vindbaar en er is 1 waarheid Opslag, bescherming en beschikbaarheid naar aard en urgentie van de data Nieuwe inzichten die kunnen leiden naar nieuwe inkomsten/verdienmodellen Voldoen aan maatschappelijke behoeften Voldoen aan wet- en regelgeving Aantoonbaar in control 32

33 RESUMÉ Inzicht Controle Waarde + = Bewust Bekend Beschermd Beschikbaar Kosten reduceren Opbrengst verhogen Grip op risico s 33

34 TOT SLOT 34

35 BEDANKT VOOR UW AANDACHT 35