Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d

Transcriptie

1 Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d Aanwezig Bestuursleden: Lucien Sikkens, Jeroen Helmer, Wim Meijer, Theo Gebhard, George Leek, Gerard Schootstra, Gunnar Vroom, Dick Immers en Joop de Bruijn. Aanwezige leden: Zie lijst van aanwezigen in bijlage 1. Afwezig met bericht: Wim Frohlich, Andy Hamburger, Peter en Monica Lubach, Henk van t Oever, Rob Roosendaal, Jan Smit, Ruud Kooger, Martin Willems, Harry Wijchers, L.W. Luberti, Jan van Oostende, Emmy Könst, Johan Dessaunois, Jan van der Pavoordt en de heer Ab Stuurman. 1 Opening en vaststelling agenda De vergadering wordt om uur geopend en de leden met een afbericht worden genoemd. Punt 9 op de agenda wordt voor de pauze behandeld. 2 Notulen ALV d.d. 25 mei 2012 De notulen van de algemene ledenvergadering d.d zijn na de verbetering van de schrijfwijze van de naam van Joop de Bruijn goedgekeurd. 3 Ingekomen stukken Geen 4 mededelingen EWVA neemt afscheid de heer L.W. Luberti vanwege een terminale ziekte en Harry Wijchers, waarover de voorzitter en bijzonder woord van dank spreekt voor zijn tomeloze inzet gedurende zijn lange lidmaatschap van de vereniging. 5 Algemene beschouwing 2012 De nieuwe bestuursleden zijn nu een jaar actief en hebben invulling gegeven aan het volgende: Groei ledenaantal in de breedte van jong tot oud. Tussen 2011 en 2013 is de vereniging gegroeid van 309 naar 334 leden. Verbetering en vergroting van het aanbod vanuit de vereniging aan de leden. Desalniettemin zoekt het bestuur nog verder naar mogelijkheden om leden te binden. Verbetering integratie ledengroepen en meer verbinding tussen jeugd en senioren. Bouwen aan de toekomst middels de update van de statuten en verenigingsstructuur als fundering voor die toekomst. Verwerving van additionele middelen via sponsoring en subsidies het eerste is gelukt en op het laatste is het wachten de beslissing van de gemeente op 2 aanvragen van EWVA. Financieel resultaat naar 0 of beter. Van 3 jaar gemiddeld 1400 verlies naar vooralsnog een ruim positief resultaat in Stand van zaken per individuele commissie - Commissie Evenementen. Deze verteld over de volgende gebeurtenissen in Nieuwjaars receptie Auto rally Openingstocht Den Oever met jeugd Medewerkersfeest Nieuw: de 6 UURS VAN ENKHUIZEN prestatietocht/wedstrijd Opening van de Waterweek op de Compagnieshaven Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 1 van 12

2 Drakenbootrace Seizoen afsluitingstocht; naar Urk met de Bep Glasius Mannen en vrouwen Zangkoor Klaverjassen onder leiding van Rob Roosendaal - Commissie Wedstrijden. Deze verteld over de volgende gebeurtenissen in Combi Zuiderzee wederom hebben een aantal jeugdleden de landelijke finale mogen varen. De 6 uurs van Enkhuizen was in haar eerste versie al een doorslaand succes. De Compagniescup in samenwerking met de haven mag wat extra aandacht krijgen. De Winter en Zomerwedstrijden zijn weer gehouden en de terugloop van deelnemers lijkt gestuit. - Commissie Materialen De optimisten zijn vervangen voor 12 polyethyleen versies. Deze zijn minder onderhoudsgevoelig en zijn uitstekend als lesboot voor de CWO groepen. EWVA heeft nog een Simoun gekregen, maar die moet nog even opgeknapt worden voor hij in de vaart genomen kan worden. Er is een J 22 aangeschaft. - Commissie Jeugd en Opleiding Dit jaar is de CWO wachtlijst weggewerkt door een dubbele CWO 1 groep. Verder heeft er weer een RIB training plaatsgevonden en was de Cursus Vaarbewijs een groot succes. Het jeugdteam dat met de J22 deelgenomen heeft aan de zomerwedstrijden was zeer succesvol.. - Commissie Media & Communicatie Communicatie hebben we niet heel veel gedaan, aan sponsorwerving juist wel en dat was ook zeer succesvol. Juist door de inzet van Lucien is de site veel actueler geworden en wordt deze ook steeds actiever gebruikt met inmiddels meer dan 3000 bezoekers per maand. - Commissie Clubhuis In 2012 hebben weer allerhande activiteiten in het clubgebouw mogen plaatsvinden van sterren restaurant bij het medewerkerfeest tot kleedruimte bij de combi. Er is nog steeds een grote behoeft aan uitbreiding in clubhuismedewerkers. Het gebruik van het terras door de Mastenbar is probleemloos verlopen en biedt een basis voor continuering in de toekomst. 7 Plannen rondom de nieuwbouw van het clubhuis van EWVA De laatste tekeningen worden getoond als wel de foto s van de locatie van de sluitingstocht naar Urk alwaar het restaurant grote gelijkenis vertoont met het nieuw te bouwen clubgebouw. Er zaten 2 bijlagen bij de uitnodiging. Deze stukken worden doorgelopen en de conclusie is dat we qua exploitatie goedkoper uitzijn dan volgens het voorstel in Mei. Echter daartegenover staat een hogere directe bijdrage en indirecte bijdrage. Het bestuur bevestigd op de vraag van Paul ter Linden dat het haven bestuur inmiddels akkoord is met dit voorstel waarin we een huurperiode aan zouden gaan van 20 jaar met aansluitend 2 perioden van elk 10 jaar. Het volledige voorstel wat later in stemming gebracht zal worden is het volgende: Bijdrage EWVA aan herbouw clubhuis 1. Kosten herinrichting nieuwe clubhuis (bijlage1) Betaling aan haven als directe bouwbijdrage Desinvestering wordt overgebracht als virtuele investering en afgeboekt in 20 jaar Opslag inventaris Marge derving clubhuis Totaal Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 2 van 12

3 1. In deze optie is de haven opdrachtgever en regievoerder voor de bouw en EWVA opdrachtgever en regievoerder voor de inrichting van het clubhuis. 2. De haven voorziet in een plateau- of stoellift naar het EWVA clubgebouw. 3. De haven levert per 1 april 2014 een operationeel clubhuis op na de sloop van het huidige clubhuis eind oktober Over de bovenstaande bouwperiode brengt de haven geen huur in rekening. 5. EWVA stort bij aanvang van de bouw als directe bouwbijdrage. 6. EWVA factureert de haven per 1 oktober ,= voor desinvestering, margederving en opslag inventaris. De haven factureert EWVA per 1 oktober ,= inclusief BTW voor indirecte bouwbijdrage. 7. Beide facturen onder 6 zullen met elkaar verrekend worden met een saldo van 0,00 na verrekening. 8. EWVA blijft ook in het nieuwe clubgebouw gedurende de huur periode primaire gebruiker van het boven en beneden terras. 9. De huur behelst een periode van 20 jaar met een optie op aansluitend 10 jaar en daarna nog 10 jaar. De huur bedraagt in aanvang 5.000,00 per jaar inclusief BTW. De huur wordt de 1e periode van 5 jaar niet geïndexeerd en in de volgende periode van 5 jaar met 1% per jaar. Na 10 jaar gaan partijen met elkaar in overleg over de indexering na voornoemde perioden. 10. EWVA heeft in redelijkheid inspraak in het definitieve interieur van het nieuwe clubhuis. (thans alleen nog in schets bekend). 11. De nieuwe huurovereenkomst zal dezelfde structuur en inhoud kennen als de huidige met uitzondering van wat hierboven genoemd staat of anderszins eerst na een wederzijds schriftelijk akkoord tussen partijen is overeengekomen. De Kustzeilers en het IJ hebben aan de haven aangegeven dat zij geen structurele bijdrage zullen geven aan de haven of EWVA voor het gebruik van het clubhuis. Bij monde van Rem Schuijt welke laatste zich binnenkort zal laten installeren als bestuurslid van de stichting compagnieshaven zijn voornoemde verenigingen wel bereid het gebouw te op ad hoc basis te huren mochten ze er gebruik van willen maken. Het overzicht van de exploitatieconsequenties t.o.v. het meivoorstel is als volgt: Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 3 van 12

4 Bart Dessaunois vraagt hoe de indirecte bijdrage opgebouwd is. Het bestuur legt uit dat dit bestaat uit ca aan terras en deuren, welke ten laste komt van de haven bij de sloop maar verrekend wordt als bouwbijdrage. Verder is wordt de inkomstenderving van de bar en opslag van de inventaris in rekening gebracht welke ook weer verrekend wordt als bouwbijdrage. Verder is een alternatieve locatie gedurende de bouwperiode niet begroot omdat men van mening is dat de kosten gedragen zullen worden door wat men in zo n locatie zal gebruiken. Tot slot maakt het bestuur nog duidelijk dat het nieuwe gebouw op de 1e verdieping middels een lift toegankelijk zal zijn voor mensen die moeilijk ter been zijn. 9 Rooster van aftreden, bestuursmutaties en verkiezen bestuursleden Het rooster van aftreden per datum ALV is als volgt. Voorzitter Lucien Sikkens najaarsvergadering 2012 Secretaris Jeroen Helmer najaarsvergadering 2014 Penningmeester Wim Meijer najaarsvergadering 2014 Commissaris media & communicatie Gerard Schootstra najaarsvergadering 2012 Commissaris clubhuis Theo Gebhard najaarsvergadering 2013 Commissaris evenementen Dick Immers najaarsvergadering 2013 Commissaris jeugd en opleiding Gunnar Vroom najaarsvergadering 2013 Commissaris materialen George Leek najaarsvergadering 2012 Commissaris wedstrijden Joop de Bruijn najaarsvergadering 2014 Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 4 van 12

5 Het bestuur heeft de volgende kandidaten voorgedragen welke bij acclamatie wordt gesteund door de ALV: Voorzitter, aftredend en herkiesbaar Lucien Sikkens Commissaris M&C, aftredend Gerard Schootstra, thans vacature Commissaris J&O, aftredend Gunnar Vroom, voorgedragen Gerard Schootstra Materialen commissaris, aftredend George Leek, voorgedragen Gunnar Vroom Haven commissaris, aftredend George Leek, voorgedragen Dick Immers George Leek wordt bedankt voor zijn grote inzet van de afgelopen jaren. Hoewel hij terugtreed als bestuurslid zal hij als vrijwilliger actief blijven bij EWVA. 8 Pauze 10 Update beleidsplan - Algemeen Het beleidsplan van vorig jaar blijft gehandhaafd op alle hoofdlijnen, wel zullen in operationele zin aanpassingen voorgesteld worden in het voorliggend beleid 2013 en de bijbehorende begroting. We missen nog steeds structurele groei in leden in de leeftijd tussen de 20 en 50 jaar. meer gaan doen aan actieve werving (media, flyers, betrekken haven, etc) EWVA zal deelnemen aan de Jeugd Sport Pas en er zal aansluiting gezocht worden met de sportstroom van de RSG. Voorts wordt de zeilpas geïntroduceerd waarmee het daglidmaatschap en de verhuur van de J22 komen te vervallen. De zeilpas zal inhouden dat leden die per type boot door de materiaalcommissie bekwaam bevonden zijn om zelfstandig en zonder begeleiding als schipper een daartoe door EWVA beschikbaar gestelde boot te gebruiken voor 200,- per kalenderjaar per 1e zeilpas in een gezin en 50,- per kalenderjaar per opvolgende zeilpas in hetzelfde gezin. Schade dient onverwijld gemeld te worden aan de materiaal commissie. Schade kent een maximaal eigen risico per gebeurtenis van 150,-. Schade veroorzaakt door slijtage kent geen verhaal op de gebruiker waarbij de schade ontstaan is. Schade die niet onverwijld gemeld is aan de materiaalcommissie kan leiden tot ontzegging van de bevoegdheden gekoppeld aan de zeilpas. In zo n geval vindt geen restitutie op de zeilpas plaats. Verder kan het bestuur in dit geval besluiten de gehele schade in exces op het eigen risico te verhalen op de pashouder. Een schipper mag opvarenden uitnodigen met hem mee te varen. Opvarenden kunnen zijn, EWVA leden en niet leden. Men dient een boten die beschikbaar is voor zeilpashouders te reserveren alvorens deze wordt meegenomen. Men mag een schip in principe maximaal één dagdeel per dag meenemen. Voor het deelnemen aan wedstrijden met een van de beschikbare schepen geldt dat hiervoor per seizoen de materiaal commissie voorafgaand aan de inschrijving voor die wedstrijden goedkeuring dient te geven. Het bestuur heeft hiertoe een concept reglement opgesteld en heeft daarop van de verzekeraar akkoord gekregen om dit zo uit te voeren waardoor de huidige WA en casco dekking op de vloot gehandhaafd blijft. Rem Schuijt zal zich vanuit zijn expertise ook nog Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 5 van 12

6 eens over de materie buigen. De secretaris zal hem hiertoe alle bescheiden doen toekomen. Voorts suggereert de voorzitter nog de sloepenpoes (pas) wanneer de vergrijzing echt doorzet, hetgeen instemmend wordt ontvangen. Tot slot wordt het opschaal mechaniek vlootvervanging duidelijk gemaakt. Dit houdt in dat de vloot pas uitgebreid wordt als de exploitatiebegroting van deze uitbreiding gedekt wordt door additioneel verkochte zeilpassen. (dit betreft alleen passen voor 200,00 per stuk. Gezinspassen worden niet meegerekend om zo n begroting sluitend te krijgen. Met de zeilpas kan de vloot voor het eerst volledig toegerekend gaan worden aan de gebruikers daarvan, zodat de contributie naar verwachting op lange termijn gehandhaafd kan blijven ondanks de op handen zijnde extra exploitatielasten van het nieuwe clubgebouw. - Commissie Evenementen Nieuwjaars receptie. Zondagmiddagopening in de maanden januari/februari van15.30 tot uur Openingstocht naar Den Oever weer met de jeugd. Medewerkerfeest (barbecue). De 6 UURS VAN ENKHUIZEN prestatietocht. Drakenbootrace: een grote of een kleine boot. Jubileumjaar EWVA (80 jaar -2 oktober). Opgericht; 2 oktober Het hele jaar zal verder doorspekt zijn met het jubileum als thema. Waterweek afhankelijk van de gemeentebegroting. Seizoen-afsluitingstocht met de Bep Glasius. Mannen en Vrouwen Zangkoor. Ledenwerf-promotiedag op de Compagnieshaven. Klaverjassen onder leiding van Rob Roosendaal - Commissie wedstrijden Men zal trachten meer deelnemers uit de haven zelf mee te laten doen. Meer profilering als wedstrijdorganisatie. Voor dit doel zijn 30 klassenorganisaties aangeschreven en 3 hebben reeds interesse getoond voor ( 2.4 al vastgelegd, EK Javelin en NK O-jol voorts heeft ook een kajuitboot toer en wedstrijd organisatie interesse getoond). Zomer-, winterwedstrijden en de Combi Zuiderzee. Talent uit CWO scouten en meer aandacht geven, over de vorm wordt nog gesproken, men wil graag voorzien in meer training en begeleiding van de jeugd. Verder is men op zoek naar nieuw bloed in de commissie. Er zal een gesprek gepland worden met de haven over de faciliteiten vanuit haven voor externe en interne wedstrijden opdat de samenwerking met de haven hierin meer gestalte zal krijgen. - Commissie Materialen Men voorziet een vlootuitbreiding met de komst van de zeilpas. Deze is ook als zodanig begroot. - Commissie Jeugd en Opleiding Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 6 van 12

7 Men wil meer inzetten op de O component zoals een cursusaanbod in o.a. EHBO, zeiltrim, motoronderhoud, welke niet alleen op jeugd maar meer op oudere leden is. De interne opleiding van instructeurs en jeugd wordt voortgezet. - Commissie Media & Communicatie Er wordt gewerkt aan sponsoring en meer exposure van EWVA. Dit met ondersteuning van social en de meer conservatieve media. De website heeft nu al meer dan 3000 bezoekers per maand. Vrijwel alle adverteerders uit het vuurtje zijn overgegaan op adverteren op de site. Bas Moojen vraag om een simpelere opzet zodat de pagina sneller laadt. De voorzitter stelt dat adverteerders zullen afhaken als we concessies gaan doen aan de grafics van de EWVA site. - Commissie Clubhuis Het wordt een korter jaar volgend jaar, maar daar is in de begroting rekening mee gehouden. Er wordt nogmaals een oproep gedaan op de leden om zich te melden als barmedewerker. 11 Begroting en voorstel contributie 2013 Vooralsnog stevenen we af op een resultaat van Dit omdat de penningmeester alles t.a.v. betalingen en inkomsten en structuren uit het verleden opgeschoond heeft, wij excessief veel sponsoring ontvangen hebben en we minder uitgegeven hebben dan begroot aan met name de vloot. In aansluiting op de reserveringsbesluitvorming in de ALV van Mei stelt het bestuur voor om van dit resultaat additioneel te reserveren voor het clubhuis waardoor deze bestemmingsreservering per ultimo zal bedragen en het restant ca additioneel te reserveren binnen de bestemmingsreserve vlootvervanging met name voor de vervanging van de RIB s in de komende 5 jaar. De begroting 2013 zoals opgenomen in bijlage 2 wordt verder besproken en toegelicht. 12 Besluitvorming Ten aanzien van de besluitvorming aangaande onderwerpen in deze vergadering, is deze geagendeerd na de presentatie van de begroting. Dit in verband met het feit dat de gevraagde besluitvorming van de diverse onderwerpen integraal met elkaar verbonden zijn. 1. Gepresenteerde afwijking van eerder goedkeuringsbesluit rondom plannen herbouw clubhuis, inclusief extra reservering van 3000,-- uit het verwachte resultaat van 2012, akkoord op voorstel richting Compagnieshaven en akkoord voor het aangaan van een huur, en bouwovereenkomst in lijn van de huidige maar met invulling van de besloten punten. 2. Inhaalreservering van ,-- voor RIB s uit het verwachte resultaat van 2012, additioneel op het besluit bestemmingsreserveringen in de ALV van 25 mei Begroting 2013 als geheel, inclusief de daarbij behorende onderdelen; a) EWVA zeilpas (eerder genoemd EWVA + abonnement) met als tarief 200,00 per 1e gezinspas en 50,00 per elke verdere gezinspas. b) Opschaal mechaniek vlootvervanging. c) Aanschaf 2e J22 en 420 na realisatie begrootte aantal zeilpassen d) Contributie 2013, handhaving op 65,00 Alle drie bovenstaande voorstellen zijn onverkort bij acclamatie aangenomen. 13 Rondvraag Dick Immers; komt er een AED? De aanvraag ligt bij de gemeente. Als de gemeente de aanvraag afwijst, wordt er gekeken of de vereniging zelf een AED gaat schaffen Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 7 van 12

8 Rem Schuijt; kun je met je zeilpas afrekenen aan de bar? Er komt een passysteem voor elektronische sloten en wellicht ook voor afrekenen aan de bar. Bas Moojen; kunnen de Statuten en HR ook als hard copy beschikbaar komen. De secretaris zal als uitzondering voor Bas Moojen een hard copy maken. Bas Moojen; het toiletgebouw van de Oosterhaven is dicht en kan daar wat aan gedaan worden. Dick Immers zal zijn licht erop werpen. Bas Moojen; kunnen de digitale stukken wat beperkter i.v.m. het printen. De secretaris stelt dat dit niet anders kan wanneer je iedereen volledig en conform de huisstijl van EWVA wilt informeren. De bedoeling van de digitale stukken is juist dat deze niet geprint worden en dat alle stukken voor een ALV getoond kunnen worden op de beamer zodat iedereen alles altijd paraat heeft. 14 Slotwoord en sluiting Er is geen erelid aanwezig voor het slotwoord van deze ALV en derhalve sluit de voorzitter de vergadering om uur Akkoord notulen Voorzitter Secretaris d.d. d.d. Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 8 van 12

9 Bijlage 1: Lijst van aanwezigen ALV d.d Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 9 van 12

10 Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 10 van 12

11 Bijlage 2: Begroting 2013 Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 11 van 12

12 Notulen Algemene Leden Vergadering EWVA d.d pagina 12 van 12