Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem Auteur: Status document: W. Koolschijn DEFINITIEF Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 1 van 21

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Invoer gegevens Acceptatie gebruikersvoorwaarden Uitleg menu Melding invoeren Melding bekijken (overzicht van de meldingen) Dashboard Beheer - Wijzigen wachtwoord Help - Helppagina Help Issues Gebruik dashboard Installatie Tableau reader Voorafgaand aan gebruik dashboard Korte toelichting op de dashboards van railalert Veiligheidsdashboard Dashboard IF-rate Gebruik dashboard Inzoomen op (onderdelen van) het dashboard Aanpassen van de schaal van een grafiek Aanpassen kleuren van grafieken Filtermogelijkheden Vergelijkingen Exporteren naar PDF Bijlagen Bijlage 1. Importeren van incidenten Bijlage 2. Een txt bestand openen in Excel Bijlage 3. Installatie Tableau Reader Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 2 van 21

3 1. Inleiding In deze handleiding wordt een uitleg gegeven voor de registratie van ongevallen met verzuim, periodes van nul ongevallen met verzuim, de IF-rate en incidenten ten behoeven van het veiligheidsdashboard. Daarnaast geeft het een uitleg met betrekking tot het gebruik van de diverse dashboards van railalert in Tableau Reader. U kunt op ieder moment een melding invoeren via de meldingapplicatie van railalert. Vervolgens zal de melding gecontroleerd worden door de projectleider van railalert. De melding wordt onder andere gecontroleerd op de juiste invulling t.a.v. de categorisering, compleetheid van omschrijvingen en anonimiteit van persoonsgegevens. Indien er onjuistheden of onduidelijkheden zijn zal de projectleider van railalert contact met u opnemen. Pas na verificatie van railalert wordt de melding gepubliceerd en zichtbaar op het dashboard welke u kunt bekijken met behulp van Tableau Reader. 2. Invoer gegevens U kunt een melding invoeren via de meldingapplicatie. Hiervoor dient u eerst in te loggen. Ieder bedrijf ontvangt hiervoor één eigen gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt inloggen op de meldingapplicatie via de website van railalert ( via het menu-item dashboard. Deze inloggegevens kunt u ook gebruiken om toegang te krijgen tot de dashboards. 2.1 Acceptatie gebruikersvoorwaarden Voordat u gebruik kunt maken van de meldingsapplicatie van railalert dient u bij de eerste keer inloggen de gebruikersvoorwaarden te accepteren. Indien er eventuele wijzigingen in deze voorwaarden plaatsvinden wordt u opnieuw gevraagd de voorwaarden te accepteren. Deze gebruikersvoorwaarden kunt u terugvinden op de helppagina van het systeem ( 2.2 Uitleg menu In de afbeelding hierboven ziet u een overzicht van het menuscherm van de meldingapplicatie. Via melding invoeren kunt u een melding invoeren waarbij u een keuze kunt maken uit de vier verschillende soorten meldingen: ongeval met verzuim, periode met nul ongevallen met verzuim, incident t.b.v. dashboard en IF-rate. Via melding bekijken komt u bij de overzichtsschermen van de meldingen die u heeft ingevoerd. Hierbij heeft u ook de keuze uit de vier verschillende soorten meldingen. Via dashboard kunt u de dashboards bekijken. Indien u hierop klikt, komt u op het inlogscherm van de applicatie waarmee de dashboards worden verspreid. De inloggegevens die u hiervoor dient te gebruiken zijn dezelfde als voor de meldingapplicatie. U dient ten allen tijde een dashboard via deze applicatie te openen zodat u gegarandeerd de juiste versie van het dashboard met de meest actuele data kunt bekijken. Via beheer kunt u uw wachtwoord wijzigen. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 3 van 21

4 Via help kunt u naar de helppagina waarop u onder andere de demofilmpjes voor het invoeren en bekijken van meldingen en het gebruik van het dashboard kunt vinden. Daarnaast kunt u via dit menu item issues melden en kunt u een overzicht zien van de issues die al gemeld zijn. Via home komt u op de startpagina van deze meldingsapplicatie. U kunt via deze startpagina de achterliggende informatie m.b.t. dit systeem terugvinden zoals o.a. een demonstratievideo en een Quick Reference Card. 2.3 Melding invoeren Meldingen invoeren via een web-formulier 1. Klik in de menubalk op melding invoeren en vervolgens op het type melding die u wilt invoeren. Nadat u één van deze keuzes heeft aangeklikt krijgt u van de betreffende melding een invulformulier in beeld te zien. 2. Vul het formulier in. Nadat u alle verplichte velden heeft ingevuld kunt u op opslaan klikken. Deze melding is vervolgens terug te vinden in het meldingsoverzicht (zie hiervoor de volgende paragraaf). Indien er een * bij een veld staat is een veld verplicht en dient deze ingevuld te worden. Let op: indien niet alle verplichte velden zijn ingevuld dan is het ook niet mogelijk om de melding op te slaan. De meldingen die u invoert zijn pas na verificatie van railalert zichtbaar op het dashboard. Meldingen importeren via een gevalideerd Excel bestand Meldingen van incidenten kunt u ook in één keer invoeren door regels met codes uit het gevalideerde Excel bestand te importeren. Dit bestand kunt u terug vinden op de website van railalert. Op deze manier hoeft u niet ieder incident apart via het web-formulier in te voeren maar kunt u ook in één keer alle incidenten tegelijk uploaden. In Bijlage 1. Importeren van incidenten staat uitgelegd hoe u meldingen van incidenten kunt invoeren via een gevalideerd Excel bestand. 2.4 Melding bekijken (overzicht van de meldingen) Nadat u de melding(en) heeft ingevoerd is het verstandig om deze nog even te controleren in het overzichtsscherm. Zo kunt u zien of uw melding juist is ingevoerd. Zodra de melding niet meer de status nieuw heeft kunt u uw melding niet meer wijzigen. Indien u de melding dan nog wilt wijzigen kunt u contact opnemen met de projectleider van railalert. De projectleider van railalert beschikt over de autorisatie om in overleg de melding te kunnen wijzigen. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 4 van 21

5 Hoe komt u bij het meldingsoverzicht? 1. Klik in de menubalk op melding bekijken voor het meldingsoverzicht. 2. Maak in het pull down menu een keuze uit één van de vier soorten meldingen waarvan u het overzicht wilt zien. Er verschijnt nu een overzicht op uw scherm van alle meldingen die u heeft gedaan. U kunt dit overzicht ook sorteren of filteren. Zo kunt u onder andere een filter zetten op bijvoorbeeld de status van de meldingen m.b.v. de filters boven het overzichtsscherm. Meldingen wijzigen Indien u een melding wilt wijzigen kunt u dat op twee manieren doen: a. Klik dubbel op de betreffende melding die u wilt wijzigen. U krijgt vervolgens het ingevulde formulier met de melding te zien. Hier kunt u alles in aanpassen wat u zelf eerder heeft ingevoerd. Klik vervolgens op opslaan en de melding is aangepast en opgeslagen en staat in uw meldingsoverzicht. b. Klik op de betreffende melding die u wilt wijzigen. Klik vervolgens op de knop wijzigen rechts onderin de pagina. U krijgt nu het ingevulde formulier met de melding voor u, hier kunt u alles in aanpassen wat u heeft ingevoerd. Klik vervolgens op opslaan en de melding is aangepast en opgeslagen en staat in uw meldingsoverzicht. Let op: u kunt niet alle gegevens van de melding wijzigen. Zo kunt u bijvoorbeeld niet uw bedrijfsnaam wijzigen omdat u alleen meldingen kunt invoeren voor uw eigen bedrijf. U kunt dus alleen de gegevens wijzigen die u zelf heeft ingevoerd via het web-formulier. Daarnaast kunt u alleen zelf gegevens wijzigen van meldingen met de status nieuw. Meldingen exporteren naar Excel Indien u een overzicht van uw meldingen wilt exporteren naar een Excel bestand klikt u in de rechter bovenhoek van het scherm op export. Hierna wordt er automatisch een bestand gedownload welke u kunt opslaan en openen met Excel op uw computer. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 5 van 21

6 Let op: het export bestand bestaat uit het overzicht zoals op dat moment weergegeven in het meldingsoverzicht. Indien u een filter heeft aanstaan met bijvoorbeeld de status nieuw dan zullen alleen de meldingen met de status nieuw geëxporteerd worden. 2.5 Dashboard Zie Hoofdstuk 3. Gebruik dashboard voor een toelichting op het dashboard. 2.6 Beheer - Wijzigen wachtwoord 1. Klik in de menubalk op beheer. 2. Klik vervolgens op wijzigen wachtwoord. 3. Voer uw huidige wachtwoord in en vervolgens twee keer het nieuwe wachtwoord en klik op opslaan. 2.7 Help - Helppagina Op deze pagina vindt u achterliggende informatie over het registratiesysteem waaronder een demonstratievideo, Quick Reference Card en een handleiding. Daarnaast vindt u hier ook de lijst met veel gestelde vragen (tips), het document met de definities die worden gehanteerd en de gebruikersvoorwaarden. 1. Klik in de menubalk op help. 2. Klik vervolgens op helppagina. Er wordt automatisch een apart tabblad geopend met de helppagina welke te vinden is op de site van railalert. U kunt ook via deze link op de helppagina komen: Help Issues Indien u problemen ervaart met het systeem of behoefte heeft aan een andere functionaliteit dan kunt u dit melden via issues. De projectleider van railalert zorgt er vervolgens voor dat u zo snel mogelijk een reactie krijgt op de door u gemelde issue. 1. Klik in de menubalk op help. 2. Klik vervolgens op issues. Er wordt een overzicht van alle gemelde issues weergegeven. 3. Klik vervolgens rechts onderin het scherm op nieuw. 4. Vul het formulier in en klik op opslaan. U krijgt vervolgens weer het overzicht van de issues te zien inclusief de zojuist door u gemelde issue. Deze issue kunt u ook weer aanpassen door hem te selecteren en op wijzigen te klikken. 3. Gebruik dashboard Met behulp van Tableau Reader kunt u het veiligheidsdashboard van railalert inzien. Voordat u aan de slag kunt gaan met Tableau Reader dient u eerst de software hiervan te installeren op uw computer. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 6 van 21

7 U kunt toegang krijgen tot het meest recente veiligheidsdashboard door in de menubalk van op dashboard te klikken. Ook kunt u bij het dashboard komen door in de menubalk van de meldingsapplicatie te klikken op dashboard. Het dashboard is alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers met een beveiligde verbinding (https). Voor het bekijken van de dashboards dient u in te loggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord van het meldingssysteem van railalert. 3.1 Installatie Tableau reader Voordat u gebruik kunt maken van het dashboard dient u de software van Tableau Reader te downloaden en te installeren. Tableau Reader is vergelijkbaar met Acrobat Reader waarmee u pdf bestanden kunt openen. Met Tableau Reader kunt u namelijk het dashboard van railalert openen. Vervolgens kunt u met behulp van deze tool zelf laagdrempelig informatie uit het veiligheidsdashboard halen. Zo kunt u bijvoorbeeld zelf zien wat de trends zijn binnen uw branche en hoe de veiligheid binnen uw bedrijf zich verhoudt ten aanzien van anderen. U kunt de software downloaden via deze link: Voor een uitleg m.b.t. de installatie van Tableau Reader, zie Bijlage 3. Installatie Tableau Reader. 3.2 Voorafgaand aan gebruik dashboard Om het meest recente dashboard in te zien klikt u, zoals al eerder is genoemd, op de link dashboard in de meldingsapplicatie. Of gaat u via de railalert website in de menubalk naar dashboard. U komt dan op een pagina waar u de keuze kunt maken uit één van de dashboards. Nadat u Tableau Reader heeft geïnstalleerd op uw computer opent hij het dashboard vervolgens automatisch in Tableau Reader. Door hem op deze manier te openen bent u ervan verzekerd dat u altijd de meest recente versie van het dashboard voor u heeft. 3.3 Korte toelichting op de dashboards van railalert Veiligheidsdashboard Het veiligheidsdashboard dat u te zien krijgt komt ongeveer overeen met het veiligheidsdashboard dat u gewend was van railalert. Echter, in dit dashboard kunt u meer gegevens inzien en is het dashboard interactiever omdat er gebruik wordt gemaakt van de Tableau Reader functionaliteit Dashboard IF-rate Dit dashboard geeft de uren en ongevallen met verzuim ten behoeve van de IF-rate weer. In deze grafiek staat het voortschrijdend gemiddelde per periode weergegeven welke is aan te passen met de parameter naast de grafiek. Ook is er de mogelijkheid om te filteren op jaar en werksoort. 3.4 Gebruik dashboard Inzoomen op (onderdelen van) het dashboard Om het dashboard op een heel scherm weer te geven klikt u op onderstaand (geel omlijnde) onderdeel in de menubalk: U kunt vervolgens door op de Esc knop op uw toetsenbord te drukken weer terug gaan naar het gewone scherm. Inzoomen op een grafiek Om in te zoomen op een bepaalde grafiek van het dashboard: 1. Klik in de grafiek waarop u wilt inzoomen, hierna verschijnt er een grijs kader om de grafiek. 2. Rechts bovenin het grijze kader ziet u een klein zwart pijltje naar beneden, klik hierop en klik vervolgens op Go to Sheet. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 7 van 21

8 Hierna komt u op een apart tabblad met de grafiek die u zojuist geselecteerd heeft. Zoals u kunt zien kunt u hier gemakkelijk m.b.v. de quick filters naast de grafiek inzoomen op de data die voor u relevant zijn. Indien u na het bekijken van de grafiek weer terug wilt naar het dashboard, klikt u op het tabblad VeiligheidsDB links onderin de pagina. Hierna wordt het huidige tabblad automatisch gesloten. Gegevens uitsluiten U kunt in een grafiek ook gegevens uitsluiten, zodat deze niet worden weergegeven in de grafiek of tabel. 1. Klik op het gedeelte van de grafiek dat u niet zichtbaar wilt hebben. 2. Ga met de muis op het betreffende deel staan. Hierna verschijnt een wit tekstveld met de opties Keep Only en Exclude 3. Klik op Exclude indien u dit gedeelte van de grafiek niet meer zichtbaar wilt hebben. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 8 van 21

9 Indien u op Keep Only klikt dan wordt alleen het gedeelte van de grafiek dat u geselecteerd heeft zichtbaar en valt de rest weg. Via Vorige (de pijl hieronder in de menu balk) of control + Z kunt u iets ongedaan maken. Terug naar begininstellingen Als u na het excluden van gegevens weer terug wilt naar de begininstellingen, klik dan in de menubalk op File en vervolgens op Revert to Saved. U krijgt dan het dashboard te zien zoals u hem geopend had vanuit de link op de website van railalert Aanpassen van de schaal van een grafiek Het is ook mogelijk om de schaal van de grafiek aan te passen. Zo kunt u bijvoorbeeld een staafdiagram op basis van kwartalen in de x-as aanpassen in een staafdiagram op basis van maanden in de x-as. 1. Ga met uw muis naar de hoek links onder in de grafiek, er verschijnt dan een + in beeld. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 9 van 21

10 2. Klik op de +. Hierna verschijnen de maanden op de x-as van de grafiek. Om weer terug te gaan naar een grafiek per kwartaal, klikt u in de linker bovenhoek op de -. Indien u nog een keer op dit min-teken klikt krijgt u de jaren op deze x-as te zien. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 10 van 21

11 3.4.3 Aanpassen kleuren van grafieken U kunt ook grafiek de kleuren aanpassen: 1. Klik dubbel op een kleur in het legendaveld dat bij de grafiek hoort. Hierna verschijnt het volgende scherm in beeld: 2. Klik op het onderdeel (onder Select Data Item ) waarvan u een kleur wilt wijzigen en klik vervolgens op de kleur waarin u dit onderdeel wilt wijzigen. U kunt ook een keuze maken uit andere kleuren, dan hierboven staan weergegeven, door boven het kleurenpalet bij Select Color Palette een keuze te maken uit één van de andere mogelijkheden. 3. Indien u uw wijzigingen heeft aangebracht klikt u op OK. Hierna wordt de wijziging in de grafiek meteen zichtbaar. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 11 van 21

12 3.4.4 Filtermogelijkheden Bij de grafieken in het dashboard is het mogelijk om te filteren op o.a. jaar, kwartaal en werksoort. Zo heeft u de mogelijkheid om in het dashboard boven de grafiek een filter aan te zetten maar kunt u ook via go to sheet inzoomen op een bepaalde grafiek en hier gemakkelijk filteren. Indien u bijvoorbeeld een filter zet op het jaar 2012 en 2013 en kwartaal 1 en 3 dan verandert de grafiek meteen en worden alleen deze waarden zichtbaar. Bij sommige filters is een multiple select (u kunt dan meerdere keuzes aanvinken) en bij andere een single select (u kunt hier maar 1 keuze aanvinken) mogelijk. Dit is afhankelijk van de grafiek. De mogelijkheid om te filteren is handig voor het uitvoeren van vergelijkingen Vergelijkingen In het veiligheidsdashboard is het mogelijk om vergelijkingen te maken tussen onder andere jaren, werksoorten en kwartalen. En in enkele grafieken ook tussen sub-categorieën, Basis Risico Factoren, bijna-aanrijdingen en incidenten. U kunt gemakkelijk vergelijkingen maken door via go to sheet in te zoomen op een bepaalde grafiek en gebruik te maken van de filters. In het Benchmark dashboard is het ook mogelijk om de vergelijking te maken tussen bedrijven en bedrijven en werksoorten/branches Exporteren naar PDF 1. Voor het exporteren van het dashboard naar PFD klikt u in de menubalk op File en vervolgens op Print to PDF. Hierna verschijnt het volgende scherm in beeld: Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 12 van 21

13 Indien u het hele dashboard naar een PDF wilt exporteren maakt u de keuze voor Entire Workbook. Indien u alleen een bepaalde grafiek wilt exporteren naar PDF maakt u de keuze voor Active sheet. U dient hiervoor wel eerst ingezoomd te zijn op de betreffende grafiek via Go to sheet. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 13 van 21

14 4. Bijlagen 4.1 Bijlage 1. Importeren van incidenten Stap 1. Invoeren incidenten in importsjabloon in Excel De meest recente versie van het gevalideerde bestand kunt u vinden op de helppagina. Controleer voor het importeren van uw gegevens via het Excel bestand of u in bezit bent van de juiste versie. U dient bij iedere nieuwe import van incidenten een nieuw bestand te gebruiken. Het Excel bestand bestaat uit twee tabbladen: Op het eerste tabblad incidentenformulier gebruikers vindt u het invulformat van de incidenten. Hier voert u de incidenten in. Op het tabblad importregels meldingssysteem komen vervolgens de codes van de incidenten te staan die u heeft ingevuld. Deze codes zullen geïmporteerd worden in het systeem. Het invulformat is als volgt opgebouwd: De groene kop Foutmelding aan de linkerkant (kolom U) geeft aan of er nog velden niet/onjuist ingevuld zijn en de rode kopjes geven aan of een veld verplicht is. Zoals u hierboven bijvoorbeeld kunt zien ontbreekt het tijdstip van het incident nog. U krijgt vervolgens een foutmelding waarbij wordt aangegeven wat u nog moet invullen of welke velden u teveel heeft ingevuld. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 14 van 21

15 Let op: indien dit gevalideerde Excel bestand niet volledig is ingevuld kunt u hem niet uploaden in de meldingapplicatie en krijgt u dus een foutmelding. Zorg er dus voor dat alle verplichte velden volledig zijn ingevuld anders mislukt de import van het bestand. Omdat dit een gevalideerd Excel bestand is kunt u bij de meeste velden maar een keuze maken uit een bepaalde selectie. Nadat u de incidenten heeft ingevuld in het Excel bestand kunt u verder gaan naar stap 2. Stap 2. Importeren van de incidenten vanuit het importsjabloon in het meldingssysteem 1. Ga in het meldingssysteem naar het overzicht van de incidenten. Klik hiervoor in de menubalk op melding bekijken en vervolgens op incident t.b.v. dashboard. 2. Klik rechts bovenin het overzichtsscherm van de incidenten op import. Hierna wordt het volgende scherm geopend: 3. Ga vervolgens in het Excel bestand naar het tabblad importregels meldingssysteem. 4. Kopieer de codes uit kolom A van dit tabblad door de ingevulde cellen te selecteren en deze vervolgens te kopiëren (rechtermuisknop op de geselecteerde cellen en vervolgens op kopiëren klikken). Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 15 van 21

16 5. Plak de gekopieerde cellen in het meldingssysteem onder te importeren regels: van het venster dat u zojuist heeft geopend. 6. Klik op importeren. Indien de import mislukt is krijgt u hier een melding van. Controleer dan nogmaals in het Excel bestand of er (verplichte) velden niet of onjuist ingevuld zijn. Indien de import gelukt is krijgt u hier ook een melding van, hierna kunt u het venster weer sluiten en staan de meldingen van de incidenten al meteen weergegeven in het overzichtsscherm. De meldingen van deze incidenten zijn pas zichtbaar op het dashboard na verificatie van railalert. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 16 van 21

17 4.2 Bijlage 2. Een txt bestand openen in Excel In het exportbestand dat u opent in kladblok staan alle kolommen uit het overzichtsscherm in één kolom weergegeven, gescheiden door komma s. Dit komt doordat het bestand dat u exporteert eigenlijk een txt bestand is. Door een kleine handeling uit te voeren kunt u hier weer verschillende kolommen van maken zoals ook in het meldingsoverzicht stond weergegeven: 1. Open het bestand vanuit Excel. Kies de optie alle bestanden. 2. Excel komt vanzelf met de Wizard tekst importeren. 3. Zorg ervoor dat gescheiden geselecteerd is en klik op volgende. 4. Zorg ervoor dat in de linker bovenhoek alleen het vinkje van komma is geselecteerd en klik op voltooien. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 17 van 21

18 Hierna staan alle kolommen in Excel weergegeven zoals in het overzichtsscherm van de meldingsapplicatie. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 18 van 21

19 4.3 Bijlage 3. Installatie Tableau Reader 1. Ga naar: 2. Klik op download. U krijgt vervolgens het volgende scherm in beeld: 3. Klik vervolgens op uitvoeren. 4. Accepteer de voorwaarden en klik op install. Hierna dient u zich te registreren. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 19 van 21

20 5. Vul uw gegevens in en klik op Register. Hierna is uw registratie compleet en kunt u gebruik maken van Tableau Reader. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 20 van 21

21 Let op: RailAlert zal zeker het komende jaar gebruik blijven maken van Tableau Reader versie 8.2. U mag in deze periode dan ook geen updates installeren van Tableau Reader. Indien een nieuwe versie van Tableau Reader nodig is zal railalert dit uiteraard vroegtijdig communiceren naar alle betrokken partijen. Gebruikershandleiding veiligheidsdashboard systeem V Pagina 21 van 21