Advies aan het bestuur van volleybalvereniging De Meeuwen. Ambitie, Focus en Strategie

Transcriptie

1 Advies aan het bestuur van volleybalvereniging De Meeuwen Ambitie, Focus en Strategie Zuidhorn, 10 oktober 2008 Gertie Croezen Pieter Dijkema Michel Hofman Gerard Kuper Lian Meier

2 Voorwoord De Meeuwen is een vereniging waar door jong en oud gevolleybald kan worden op elk niveau. Gezelligheid, teamgevoel/saamhorigheid en volleybalaanbod voor iedereen, zijn de kernbegrippen. Voorts heeft de vereniging een goede jeugdopleiding, met goed gekwalificeerd kader. Deze kernwaarden verwoorden ambitie. Het doel is om deze ambitie in de toekomst te blijven uitstralen en hier ook naar te handelen door de sterke punten uit te bouwen en de zwakke punten om te buigen. Met dit in gedachten heeft een projectgroep, onder leiding van een consulente van de NeVoBo, zich de afgelopen tijd gebogen over de vraag hoe onze vereniging nog sterker te maken is. Hierbij zijn we ondersteund door Clubkoers 1. In verschillende fasen van het traject is geparticipeerd door andere leden van volleybalvereniging De Meeuwen. Dit advies is het resultaat van de inspanningen van deze projectgroep. Opgemerkt moet worden dat een aantal suggesties in dit advies al wordt uitgevoerd en dat dit advies niet als kritiek op de huidige kaderleden en andere vrijwilligers moet worden opgevat. 1 Clubkoers is opgezet door een aantal sportbonden, waaronder de NeVoBo, en wordt gesteund door NOC*NSF en VSBfonds. Clubkoers helpt verenigingen de kansen beter te kunnen benutten en levert daartoe ideeën, kennis en praktische instrumenten.

3 1. Analyse Als onderdeel van het Clubkoersproject is er een interne analyse en een externe analyse van de vereniging gemaakt. Bij de interne analyse worden de sterke en zwakke punten aangegeven voor de volgende onderwerpen: organisatie, ledenanalyse, financiën, accommodatie, huidig sportaanbod, sportniveau, communicatie en samenwerking. Bij de externe analyse gaat het om de trends, het imago, de behoefte van sporters en concurrentie. Onderdeel daarvan is een enquête onder de leden. De uitkomsten van de interne analyse en de externe analyse zijn besproken in een visiebijeenkomst, waaraan is deelgenomen door Floris Schakelaar, Eric Veldwiesch en Christa Moesker. Hier bespreken we eerst de conclusies uit de interne en externe analyse. Deze conclusies beschrijven de achtergronden van het uiteindelijke advies Interne analyse Een sterk punt van de vereniging is het complete volleybalaanbod: van volleybalspeeltuin tot recreatief volleybal. Op termijn kan daar beachvolleybal aan worden toegevoegd, zodat de leden het hele jaar door bij de vereniging terecht kunnen voor diverse volleybalactiviteiten. Een ander sterk punt is het hoge niveau van de jeugd. Dit heeft een aanzuigende werking op talentvolle jeugd uit de omgeving. Verenigingen in de omgeving hebben wellicht andere sterke punten. Door met elkaar om tafel te gaan zitten en te bespreken waar de verenigingen elkaar kunnen versterken, zou er een mooie onderlinge samenwerking kunnen ontstaan. Dit kan samenwerking zijn op het gebied van talententrainingen, vrijwilligersbeleid en het ontwikkelen van technisch beleid. Het teamgevoel en de betrokkenheid binnen de vereniging is groot, zoals ook blijkt uit de ledenenquête (waarover later meer). Dit is een belangrijke voorwaarde voor prestaties. Het met enige regelmaat organiseren van activiteiten vergroot de binding tussen de teams en de leden onderling en zorgt voor een levendige vereniging. Deze activiteiten dienen te worden gericht op alle groepen: van feest- en spelletjesmiddagen, disco s en eendagsuitjes voor de allerjongsten tot clinics, toernooien (intern en extern) en feestavonden voor de ouderen. Er zijn ook punten aan te geven waar verbeteringen mogelijk zijn. Het technisch reilen en zeilen binnen de vereniging vraagt om een helder technisch beleidplan. Dit kan ook een leidraad zijn voor een optimale benutting van de nieuw te bouwen sporthal. Door een helder technisch beleidsplan voor te leggen bij de gemeente, kan de vraag om ruimte in de (nieuwe) sporthal beter beargumenteerd worden. Door de huidige onderlinge samenwerking tussen volleybalverenigingen in de omgeving te verbeteren en te versterken wordt de positie van al deze verenigingen versterkt. De vereniging kan hierdoor beter de concurrentie aan met studentenverenigingen in Groningen en ze kan spelers behouden die anders zouden vertrekken. Er wordt naar verhouding minder aandacht besteed aan de opleiding en bijscholing van de trainers van de (hogere) senioren teams. De mogelijkheid zou onderzocht kunnen worden om samen met omliggende verenigingen cursussen en clinics aan te bieden en/of deze te ontwikkelen.

4 1.2. Externe analyse Volleybal heeft geen modern imago. Om te concurreren met de flexibele sportaanbieders met een moderne uitstraling, zoals fitness en hardlopen, zou de positieve uitstraling die de vereniging momenteel heeft moeten worden uitgebuit. Te denken valt aan beachvolleybal, Volley In (vrije volleybaluren voor niet aan teams gebonden spelers) en parkvolleybal (op gras). Een bedreiging is de algemene trend dat vrijwilligers steeds moeilijker zijn te vinden. Het is daarom van groot belang dat de huidige hoge betrokkenheid van leden in stand blijft. In het voorjaar is er enquête gehouden onder de leden om inzage te krijgen in hoe de leden de vereniging beoordelen en wat hun wensen zijn. De enquête heeft een respons opgeleverd van 42%. Dat is een goed resultaat waarvoor we alle leden hartelijk danken. Mannen en vrouwen zijn goed vertegenwoordigd in de enquête, terwijl de jeugd enigszins oververtegenwoordigd is. Uit deze enquête zijn een aantal conclusies te trekken: 1. De jeugd is positiever over de vereniging dan de senioren. Dit wordt tevens weerspiegeld in het cijfer: De seniorleden waarderen de vereniging met gemiddeld een 7,6 (ruim voldoende tot goed), terwijl de jeugd een 8 (goed) geeft. 2. Op de vraag of er voldoende aandacht is voor alle groepen antwoordt de jeugd met goed en de senioren met goed tot matig. Er is volgens de geënquêteerde seniorleden te weinig aandacht binnen de vereniging voor de teams uit de lagere competities. 3. Het onderhoud van douches en kleedruimtes wordt door de mannen/jongens als goed beoordeeld, maar door de vrouwen en meisjes - als goed tot matig. 4. De kwaliteit van de kantine wordt als goed beoordeeld, maar veel geënquêteerden vinden de inrichting van de kantine niet van deze tijd (donker/ouderwets). 5. De website wordt beter beoordeeld dan De Mepper en 39% van de geënquêteerden raadpleegt de website wekelijks. De presentatie van De Meeuwen in de media wordt door de jeugd als goed beoordeeld en door de senioren - vooral door de mannen - als matig. 6. Woorden die met De Meeuwen worden geassocieerd (top 3): Gezellig - Volleybal - Eenheid/clubbinding. 7. Sterk punt: De jeugd. Op de voet gevolgd door gezelligheid. 8. Zwak punt: Doorstroming van de jeugd. De uitkomsten van de sterkte-zwakte analyse uit de interne analyse en de kansen en bedreigingen uit de externe analyse monden uit in een ambitieplan voor onze vereniging. Dit ambitieplan wordt als advies aangeboden aan het bestuur van volleybalvereniging De Meeuwen. In dit advies worden de ambities besproken en worden er suggesties gedaan met betrekking tot de volgende onderwerpen: Sportieve ambitie en technisch kader, Focus op werving en behoud van leden en vrijwilligersinzet, Strategie en samenwerking en Organisatie en financiën.

5 2. Ambitie De projectgroep heeft de volgende sportieve ambities (tot 2012) geformuleerd: Bij de senioren speelt het eerste dames- en herenteam in de derde divisie. In de jeugdklasse Jongens speelt er ten minste één jongensteam in de Topklassen B en C. Vanwege de zwakke competitie in de Topklasse A heeft een vertegenwoordiging in deze klasse geen prioriteit. In de jeugdklasse Meisjes is De Meeuwen in de A/B/C-klassen vertegenwoordigd in de Topklasse en Hoofdklasse. Bij de Open Club Kampioenschappen is De Meeuwen bij de halve finale met minimaal 1 jongensteam en 2 meisjesteams aanwezig en bij de finale met minimaal 1 van deze 3 teams. Om zich als ambitieuze vereniging te kunnen onderscheiden, zullen voldoende teams op niveau moeten uitkomen en in de verschillende klassen vertegenwoordigd zijn. Talenten moeten de kans krijgen om zich binnen De Meeuwen zo ver mogelijk te ontwikkelen. De prestatieteams worden zoveel mogelijk gevuld met talenten uit de eigen jeugdopleiding. Wanneer dit niveau gerealiseerd wordt, kan er overwogen worden om talententrainingen te gaan organiseren met een open karakter. Onder bepaalde voorwaarden worden deze initiatieven financieel gesteund door de regio Noord-Oost van de NeVoBo. De ambitie hierboven beschreven vereist goede gekwalificeerde trainers en coaches voor alle teams. Voor de coördinatie en aansturing kan er gekozen worden voor een daartoe specifiek opgeleid persoon die voor een aantal uren per week in dienst wordt genomen, of voor een vrijwilliger die voldoet aan vooraf opgestelde competenties Deze persoon is binnen de vereniging verantwoordelijk voor het te ontwikkelen technische beleid en de uitvoering ervan. De coördinator is bijvoorkeur een onafhankelijke persoon die geen speler of trainer van een prestatieteam is. Deze coördinator houdt de op te stellen technische lijnen in de gaten, ondersteunt de trainers met informatie, organiseert bijscholingen en leidt de technische commissie. Door naast het technische beleid ook de randvoorwaarden in een kort overzicht op papier te zetten, wordt er voor de leden duidelijkheid gecreëerd. 3. Focus Er wordt door de vereniging geen grote groei van het ledenaantal nagestreefd. Dit is gezien de beschikbare accommodatie en kader niet wenselijk. Het streven is om te groeien van ruim 200 in 2008 naar ongeveer 260 leden in Deze extra leden zullen vooral moeten instromen in het Circulatie Mini Volleybal: door een brede basis wordt de visvijver voor talenten groter. Dit is nodig om prestatieteams te vullen. Daarnaast blijft ook de groep breedtesporters groot genoeg, zodat iedereen op het juiste en gewenste niveau kan spelen. De eerder benoemde kernwaarden: gezelligheid, teamgevoel/saamhorigheid en geschikt volleybalaanbod voor iedereen zijn hierbij de bindende factoren.

6 3.1. Werven van nieuwe leden De werving richt zich vooral op 4 12 jarigen. Door een brede basis aan de onderkant kan er gebouwd worden aan een goede jeugdopleiding. Door actief te gaan werven in deze doelgroep worden mogelijk ook meer jongens aangetrokken. Het opstellen van een wervingsplan geeft structuur aan de jaarlijkse terugkerende activiteiten die als doel hebben meer leden te werven in deze categorie. Deze activiteiten kunnen eventueel worden uitgesplitst naar leeftijdscategorie en sekse. Activiteiten die ondernomen worden en kunnen worden: Scholenproject van de NeVoBo, Eigen scholenproject, Volleyballessen en toernooien op en met scholen, Skillvolleybal (een buitenspeelspel), zie De Volleybalspeeltuin (eigen concept van de vereniging) volleybal vanaf 4 jaar. Daarnaast kan worden gedacht aan samenwerking met andere sportverenigingen. Er zou bijvoorbeeld kunnen worden afgesproken dat wanneer leden stoppen met voetbal, dit wordt doorgegeven, zodat deze kinderen benaderd kunnen worden voor volleybal. Paragraaf 4 bespreekt andere suggesties voor samenwerking Behoud van leden Naast werving is ledenbehoud cruciaal. Dit geldt voor alle leeftijdscategorieën, maar vooral voor jong volwassenen in de leeftijdsgroep van jaar. Door het aanbod en het speelniveau voor deze groep interessant te houden, wordt het voor hen aantrekkelijker om bij de vereniging te blijven spelen. Ook als ze gaan studeren en werken. Om de continuïteit te kunnen waarborgen is binding met de club van belang. Mensen die zich betrokken voelen zijn eerder bereid kaderfuncties te vervullen. Mogelijke activiteiten ter behoud van deze leden: Clinics organiseren voor verschillende doelgroepen, Plaatsen in team op eigen niveau (doorstroming), Verantwoordelijke taken geven en Trainers- of scheidsrechteropleiding aanbieden. De leeftijdscategorie van jarigen kan zelf goed aangeven wat voor hen de argumenten zijn om lid te blijven of om weg te gaan. De vereniging moet de behoefte van deze groep in beeld hebben, zodat hierop kan worden ingespeeld. Andere activiteiten gericht op jeugdleden kunnen zijn: Mini s betrekken bij ABC-jeugd en seniorwedstrijden ( mini van de week ) en omgekeerd ABC-jeugd betrekken bij mini s als trainers en coaches.

7 ABC-jeugd betrekken bij senioren en omgekeerd senioren betrekken bij de ABCjeugd als trainers en coaches Inzet van huidige leden Alle functies en taken binnen een vereniging moeten vervuld zijn, en blijven. Vooral de categorie jong werkenden (26 35 jarigen) is geschikt om te worden opgeleid tot (technische) kaderleden en kan nog jarenlang iets voor de vereniging betekenen. Verhoudingsgewijs wordt er momenteel door de oudere leeftijdscategorieën meer gedaan binnen de vereniging dan door deze groep. De betrokkenheid van de leden binnen de Meeuwen wordt als groot ervaren, hier kan van geprofiteerd worden. Manieren om deze doelgroep meer te laten doen zijn: Taken opsplitsen in korte projecten, met einddatum. Het 100 puntensysteem of een puntensysteem voor teams: ieder speler of team moet punten behalen door taken voor de vereniging uit te voeren. Trainers- en scheidsrechteropleiding aanbieden. Het pakket Ouders Graag Gezien (zie kan behulpzaam zijn. Hiermee kunnen alle functies die er zijn binnen de vereniging beschreven worden, wat betreft inhoud en competenties. Dit kan gebruikt worden om het niveau van het bestuurlijke kader hoog te houden en te zorgen dat de juiste persoon op de juiste plek terecht komt. 4. Strategie Naast acties gericht op de eigen vereniging is het wenselijk de mogelijkheden te onderzoeken naar samenwerking met omliggende volleybalverenigingen op het gebied van bijvoorbeeld: werving, beleid en training. Andere interessante partijen zijn de NeVoBo, Donitas, Lycurgus, en de gemeente (naschoolse opvang). De onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal jeugdteams bij omliggende verenigingen. Onderzoek naar samenwerking, vooral bij de jongens, verdient aandacht. ABC-jeugd Vereniging Plaats Meisjes Jongens Mix CMV De Meeuwen Zuidhorn SV Aduard Aduard 1 1 Voklubol Oldehove 2 1 t Huys Grijpskerk Grijpskerk 4 5 Impala Leek Dovo/Hujades Doezum Winkhem Winsum 2 1 Rovoc Roden

8 5. Gevolgen voor organisatie en financiën De hiervoor besproken zaken hebben in meer of mindere mate gevolgen voor de organisatie van de vereniging. Wellicht dat het nodig is de organisatiestructuur van de verenging, dat nu is gebaseerd op de commissies, te wijzigen. Ook zullen heldere en concrete plannen en ambities de lobby richting de gemeente en sponsoren overtuigender maken. De vereniging wordt al als serieuze gesprekspartner gezien door de gemeente. Door dit verder uit te bouwen en hier gebruik van te maken wordt de vereniging in staat gesteld haar ambities te realiseren. Uiteraard hebben de plannen financiële gevolgen. Om ook in de toekomst financieel gezond te blijven is het advies om 10% van de begroting als reserve te stellen. De vereniging heeft een transparant contributiestelsel, waarbij een staffelkorting voor familieleden opgenomen zou kunnen worden. Wanneer er geld nodig is voor extra activiteiten is het advies om meer in te zetten op sponsoring dan op fundraisingactiviteiten. Het is gebleken dat het rendement van deze acties laag is als je kijkt naar de hoeveelheid tijd en moeite die het kost. 6. Advies Ons advies is het installeren van drie werkgroepen. Elk van de werkgroepen doet voorstellen op haar terrein, bekijkt de gevolgen voor de organisatie van de vereniging en voor de financiën en voert de plannen uit. Uiteraard zijn er dwarsverbanden tussen de werkgroepen, zodat er coördinatie plaats moet vinden. Deze coördinatie is in handen van het bestuur of de projectgroep Clubkoers. Deze persoon bewaakt ook het tijdspad. Hierboven is de achtergrond van het advies geschetst en wordt het kader beschreven waarbinnen de werkgroepen opereren. Ook worden een aantal suggesties gedaan. In deze paragraaf wordt kort samengevat wat van elk van de werkgroepen wordt verwacht, wat de prioriteiten zijn en wat het tijdschema is. Werkgroep Ambitie stelt een technisch beleidsplan op. Het technische beleidsplan beschrijft de sportieve ambitie van de vereniging en stelt maatregelen voor om de doelen te bereiken, waaronder trainingsopbouw, afstemming van spelsystemen, de opleiding en coaching van trainers, de doorstroming van jeugd en wat verdere noodzakelijk is. Een coördinator is verantwoordelijk voor het te ontwikkelen technische beleid en de uitvoering ervan. De werkgroep onderzoekt tevens de voorwaarden van de NeVoBo, waaronder regionale talenttrainingen kunnen worden georganiseerd. Hier kan de werkgroep Strategie op voortborduren. Werkgroep Focus stelt maatregelen voor gericht op het behoud en de werving van leden en de vrijwilligersinzet. Het wervingsplan geeft structuur aan de activiteiten die jaarlijks georganiseerd kunnen worden in het kader van de werving van 4 12 jarigen en doet voorstellen om spelers in de leeftijdscategorie van jaar te behouden. De werkgroep zorgt dat ze de

9 behoefte van deze laatste groep in beeld heeft, zodat hierop ingespeeld kan worden. De werkgroep inventariseert de taken binnen de vereniging ( Ouders Graag Gezien ) en definieert kortlopende projecten met vast einddatum. Werkgroep Strategie onderzoekt de mogelijkheden tot samenwerking. Het strategieplan beschrijft de mogelijkheid tot samenwerking met omliggende volleybalverenigingen en met scholen en de gemeente. De werkgroep onderzoekt de haalbaarheid van het plan. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om samen met omliggende verenigingen cursussen, clinics en talententrainingen aan te bieden. We stellen voor de plannen gefaseerd in te voeren. Daar zijn twee redenen voor. In de eerste plaats vergen sommige plannen meer voorbereidingstijd en in de tweede plaats moet de druk op de organisatie niet te veel worden opgevoerd. Wanneer er uitvoerende taken gekoppeld zijn aan een van de onderwerpen, zoals de technisch coördinator, dan is het van belang om een taak- en functieomschrijving te maken, zodat het voor deze persoon duidelijk is binnen welke kaders er gewerkt mag worden. Ook verdient het aanbeveling de uitvoerders van de plannen goed en tijdig te informeren. Om vanaf de start een breed draagvlak te creëren adviseren we dat in elke werkgroep een afgevaardigde van alle afdelingen (commissies/trainers/ouders/leden) zitting neemt. Ook is het van belang om de leden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de bestaande communicatiemiddelen, zoals het clubblad, de website en de ledenvergaderingen. We adviseren om zowel tijdens als na invoering van de plannen regelmatig te evalueren. Als wordt afgeweken van de gestelde doelen of van het tijdspad, adviseren we de oorzaak daarvan te onderzoeken en eventuele belemmeringen weg te nemen. Is dit niet mogelijk dan dient het tijdspad of het gestelde doel te worden aangepast.