Op weg naar de Griffie 2.0 Griffiejaarplan 2016

Transcriptie

1 Op weg naar de Griffie 2.0 Griffiejaarplan 2016 Hanna Jansen Raadsgriffier

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Gemeenteraad & commissies De Griffie Meerjarenplan

3 Inleiding In 2014 is er door een externe partij een onderzoek gedaan naar de Griffie van de gemeente Harlingen. Hieruit kwam een advies om een griffiejaarplan op te stellen om meer op doelstellingen te sturen en het jaarplan daadwerkelijk als sturingselement te gebruiken. De griffier legt in het eerste kwartaal van het jaar een jaarplan voor aan de Werkgeverscommissie. 1

4 2.De gemeenteraad De gemeenteraad stelt het beleid vast, controleert het College van Burgemeester en Wethouders en vertegenwoordigt de inwoners van de gemeente. De Commissie Mens & Bestuur en de commissie Omgeving. De gemeente Harlingen heeft twee raadscommissies, de commissie Mens & Bestuur en de commissie Omgeving. Deze commissies worden gecombineerd bij wijze van pilot. In deze commissies worden de raadsvoorstellen besproken. De commissieleden kunnen vragen stellen aan het College en insprekers kunnen hun visie geven over het onderwerp. Tijdens de commissie worden er geen besluiten genomen. Raadsleden zijn benoemd voor de commissie, maar dit kan ook iemand anders uit de fractie zijn. Dit noemen we dan een duo-commissielid. Duo-commissieleden zijn officieel als plaatsvervangers benoemd. De raadsvergadering: debatteren en besluiten Tijdens de raadsvergadering gaan de raadsleden in de debat over de onderwerpen die op de agenda staan en wordt er uiteindelijk een besluit genomen. Tijdens de raadsvergadering is er de mogelijkheid voor een raadsfractie of raadslid om gebruik te maken van instrumenten. De griffie kan de gemeenteraad hierover gevraagd en ongevraagd adviseren. Zetelverdeling gemeente Harlingen zetelverdeling gemeenteraad Harlingen 2 1 zetelverdeling 0 Vergaderingen Naast de commissie Mens & Bestuur en de commissie Omgeving heeft de gemeente Harlingen de volgende commissies: Presidium Alle voorzitters van de in de raad vertegenwoordigende partijen zitten in het Presidium. De voorzitter van de raad is voorzitter van het Presidium en de griffier is secretaris van het overleg. Het Presidium houdt zich met name bezig met bedrijfsvoering technisch zaken en zaken van huishoudelijke aard. 2

5 Agendacommissie Er is een agendacommissie die bestaat uit de voorzitter van de raad en de voorzitters van de commissies. De voorzitter van de raad is voorzitter van de Agendacommissie, de griffier is secretaris van de agendacommissie. De agendacommissie bereidt de agenda van de commissies Mens en Bestuur en Organisatie en de raad voor en stelt deze voorlopig vast. De Agendacommissie vergadert ook over de raadsactiviteiten en houdt de planning van de raad nauwlettend in de gaten. Werkgeverscommissie De Werkgeverscommissie treedt op als werkgever voor de griffier, behoudens voor de taken die wettelijk aan de raad zijn voorbehouden. De gemeenteraad heeft hiervoor 3 raadsleden benoemd. De raad benoemd de voorzitter. Auditcommissie De raad heeft 3 raadsleden benoemt voor de Auditcommissie. Zij hebben uit hun midden een voorzitter aangewezen. De Auditcommissie controleert de fractieafrekening op rechtmatigheid en onderhoudt de contacten met de Accountant. De Auditcommissie bereidt daarnaast een aantal financiële producten voor en spreekt hierover met de wethouder. De raadsadviseur is secretaris van de commissie. Rekenkamercommissie Vanaf 1 januari 2006 zijn de gemeenten verplicht om een rekenkamerfunctie in te stellen. De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur. Deze commissie is de gemeenteraad van dienst bij het uitoefenen van zijn controlerende taak en geeft waar nodig adviezen om het functioneren van de gemeente te verbeteren. De gemeenteraad heeft 3 externe leden benoemd, de griffier is tevens secretaris van de commissie. Vertrouwenscommissie De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester. De commissie kiest een voorzitter uit hun midden, de griffier is secretaris van de Vertrouwenscommissie. Gemeenteraad

6 3. Naar een afdeling Griffie 2.0 De griffie is vanaf medio 2015 gewijzigd in samenstelling. Hanna Jansen, is door de raad per 1 juni 2015 benoemd tot raadsgriffier van de gemeente Harlingen voor 30 uren per week. De Werkgeverscommissie heeft een visie in haar vergadering gedeeld met de gemeenteraad en deze visie op de griffie uiteindelijk vastgesteld. Dit betekent dat de griffie een bezuiniging heeft doorgevoerd in Fte s (voorheen 2,2 fte) en uiteindelijk 2.0. Fte gesplitst heeft over 3 functies. De reden van de splitsing is om mensen de taken toe te bedelen waar ze daadwerkelijk verantwoordelijk voor zijn en minder kwetsbaar te zijn als afdeling. De vacatures voor Raadsadviseur (24 uren per week) en Griffiemedewerker (18 uren per week) zijn ingevuld door mevrouw Magda Brinksma (raadsadviseur) en mevrouw Margje Pars (griffiemedewerker). Beide zijn per 1 september 2015 benoemd door de gemeenteraad en aangenomen op basis van speeddate (sollicitatie)gesprekken en inhoudelijke sollicitatiegesprekken. De griffier is kartrekker geweest van dit project en heeft dit samen met een adviseur van P&O en de Werkgeverscommissie opgepakt. Voor alle functies zijn nieuwe functieprofielen, volgens HR1, opgesteld. Uren verdeling Griffie per 1 september 2015 Griffier Raadsadviseur Griffiemedewerker 4

7 Wat doet de griffie. De gemeenteraad heeft een eigen ambtelijk apparaat: De Griffie. De griffie heeft in Harlingen 3 medewerkers, in totaal 2 fte. De griffier is de belangrijkste adviseur voor de gemeenteraad als het gaat om de werkwijze en de procedures. Onder leiding van de griffier ondersteunen de medewerkers van de raadsgriffie de raad. Het doel is de besluitvorming in de gemeenteraad democratisch, efficiënt en doelgericht tot stand te laten komen. Voor de griffie is een goede verbinding met de raad essentieel. Om ondersteuning en advisering goed te kunnen invullen en om namens de raad goed te opereren in de relatie met dagelijks bestuurders en ambtelijke organisatie. Hanna Jansen, raadsgriffier. Is eindverantwoordelijk voor de griffie en ondersteuning van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter en de raadscommissies. De griffier heeft een sleutelpositie ten aanzien van de advisering en ondersteuning van de gemeenteraad en is de spil tussen de griffie en ambtelijke organisatie. De griffier zorgt voor het door ontwikkelen en innovatie van de griffie. De griffier bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en adviseert de raad over de raadsinstrumenten (moties, amendementen, vragen van de raad). De griffier is binnen de driehoek (burgemeester griffier gemeentesecretaris) de belangenbehartiger van de gemeenteraad. Daarnaast heeft de griffier een netwerkrol om meer naar buiten te treden, zichtbaar te maken wat het werk van de raad en griffie inhoudt en de drempel naar de raad lager te maken. Magda Brinksma, raadsadviseur (1 e loco griffier) Kerntaak van de Raadsadviseur is het adviseren en ondersteunen van de raadscommissie M&B en O., de Auditcommissie, de voorzitters van commissies en de griffier. De raadsadviseur treedt bij afwezigheid van de griffier op als eerste plaatsvervanger. De raadsadviseur is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bijhouden van ict-systemen binnen de griffie. De raadsadviseur is, samen met de griffier, verantwoordelijk voor het toetsen van de stukken die binnenkomen op de griffie t.b.v. de raad. De raadsadviseur kan de raad adviseren over amendementen, initiatiefvoorstellen en moties. De raadsadviseur is verantwoordelijk voor het bewaken van de processen voor raad en commissie. Margje Pars, griffiemedewerker. De griffiemedewerker is een spin in het web. Margje Pars verleent brede administratieve en secretariële aan de griffie(r) en raad(sleden). De griffiemedewerker is verantwoordelijk voor de logistieke voorgang van de stukkenstroom (raadsstukken). De griffiemedewerker is verantwoordelijk voor het doorgeleiden, in overleg met de griffier, van de raadsvragen. De griffiemedewerker beheert de afdelingsagenda en de mailbox van de griffie, regelt de afspraken voor de raad, griffier en zorgt dat iedereen digitaal alle afspraken via Outlook ontvangt. De griffiemedewerker draagt zorg voor het klaar maken van de agenda voor het afdelingsoverleg en maakt notulen, ondersteunt bij het opzetten van bijeenkomsten voor de raad, intern en extern. De griffiemedewerker beheert het archief op de afdeling Griffie. 5

8 3.1. Terugblik op 2015 Projecten 2015 De Vertrouwenscommissie heeft het proces voor de benoeming van de kroon benoemde burgemeester doorlopen. Op 28 mei 2015 is Roel Sluiter tijdens een extra raadsvergadering benoemd tot burgemeester van Harlingen. In mei hebben we afscheid genomen van de voormalig griffier i.v.m. bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In het voorjaar van 2015 hebben we de procedure voor de aanbesteding van de accountantsdiensten opgezet. Dit heeft tot positief resultaat geleid, de accountant van de raad is tijdens de raadsvergadering van juli benoemd. In 2015 zijn er 3 vacatures op de griffie ontstaan en succesvol ingevuld. Benoemingen: 1 juni 2015 Hanna Jansen, raadsgriffier 1 september 2015 Magda Brinksma, raadsadviseur en 1 e loco griffier 1 september 2015 Margje Pars, griffiemedewerker. Voor alle medewerkers is een functieomschrijving opgezet en alle functies zijn opnieuw ingeschaald. Er heeft in september een teambuilding plaatsgevonden om het nieuwe team vorm te geven en de visie van de raad te bespreken. Ook hebben de nieuwe medewerkers kennis gemaakt met de raad, het college, de ambtelijke organisatie etc. De focus heeft het laatste kwartaal van het jaar 2015 geleden op het inwerken van de nieuwe medewerkers. Efficiencyslag Door een efficiencyslag op de griffie en de nieuwe takenverdeling onder 3 functies is de productiviteit van de griffie aanzienlijk verhoogd. De griffie kan hierdoor ook extra projecten op gaan pakken, zodat in dit jaarplan verwerkt is. De werkdruk op de griffie is door de nieuwe verdeling van taken naar een gezond niveau gegaan. Werkoverleg De griffie heeft vanaf september het twee wekelijkse Werkoverleg ingevoerd. Hier worden alle lopende projecten en werkzaamheden besproken en worden er acties opgezet. Presidium Het Presidium heeft een besluit genomen om 1 keer per 8 weken te vergaderen (i.p.v. 1x per 6 weken). Dit in het kader van efficiency. Opening politieke jaar De opening van het politieke jaar wordt vanaf 2015 op een interactieve manier opgepakt, in verband met omstandigheden is er geschoven met de datum voor de opening. De raad en aanwezigen waren zeer enthousiast over de opening. 6

9 Driehoek De Driehoek (burgemeester-griffier-gemeentesecretaris) heeft het initiatief genomen om een dag met de raad, de duo-commissieleden en het college de vergaderstructuur te evalueren. Door middel van Workshops is hier invulling aangegeven en uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een top 12 van 4 workshops met aanbevelingen aan de griffie en de organisatie. In 2016 zal de uitwerking worden gepresenteerd van de top 3 en zal de griffie en de organisatie hiermee aan de slag gaan. Social Media Inzet van Social media wordt steeds belangrijker. De griffie vindt de inzet van social media ook van groot belang. De griffier is per 1 juni 2015 actief gestart met Twitter en probeert zo de inwoners en belangstellenden op de hoogte te houden van raadsbijeenkomsten en besluiten van de raad. In de toekomst wil de griffie dit onderdeel breder op gaan pakken en ook de website voorzien van een update. De griffie is in september 2015 begonnen de dienstverlening te verbreden naar de raad toe. Post ligt bijvoorbeeld niet meer in postbakjes, maar op de tafels bij de vergaderingen klaar. De bode hier heeft ook een rol in gekregen. Alle afspraken worden tegenwoordig via Outlook in de agenda van de raad gezet en alle relevante uitnodigingen staan voor de raad in het systeem Ibabs. Een keer per week ontvangt de raad een weekbericht. Dit zal gaan wijzigen in 2016 (zie 3.2. visie). Digitalisering De griffie streeft naar een stap in de digitalisering. De Rekenkamercommissie werkt sinds september 2015 via Ibabs en ervaart dit als plezierig. Het papierloos werken wordt op deze manier steeds breder ingezet in Harlingen. Daarnaast streeft de griffie als afdeling ernaar om volledig digitaal te werken en is dit voor 95% gerealiseerd. Raad, college en duocommissleden in gesprek tijdens de evaluatie van de vergaderstructuur op 27 november

10 3.2. Visie 2016 en tijdsplanning projecten Griffie. Doelstellingen via griffiejaarplan De doelstellingen van de Werkgeverscommissie zijn in een visiepresentatie gepresenteerd aan de gemeenteraad. In 2015 zijn er diverse doelen behaald zoals het benoemen van medewerkers van de griffie en zijn er diverse stappen gezet op het gebied van digitalisering (zie ook 3.1.). De hoofddoelstelling van het griffiejaarplan is om de projecten, naast de vaste werkzaamheden van de griffie, actief op te pakken in 2016 en te plannen. De doelstellingen zijn samengesteld vanuit signalen van de raad, de werkgeverscommissie en de griffier. 1. Gesprekkencyclus voor medewerkers. De griffie sluit aan bij de gesprekkencyclus van de ambtelijke organisatie. Dit beleid is opgesteld door Personeelszaken en sluit aan op de doelstellingen van de raad. Er worden per jaar 3 gesprekken gevoerd met medewerkers van de griffie, waardoor er gestuurd kan worden op doelstellingen en het resultaat besproken kan worden. De griffier heeft door middel van het inzetten van de gesprekken de mogelijkheid om te sturen op de ondersteuning van de raad, de werkzaamheden en de projecten. Uiteindelijk vindt er aan het einde van het jaar een beoordeling plaats op basis van de afspraken die er zijn gemaakt. De Werkgeverscommissie voert de gesprekken met de Griffier. Planning: febr Startgesprek (planningsgesprek) juni 2016 evaluatiegesprek nov beoordelingsgesprek 2. Digitalisering Op het gebied van digitalisering wil de griffie het komende jaar stappen zetten. In het eerste halfjaar wordt Corsa Bestuur geïmplementeerd, hierdoor worden de raadsvoorstellen digitaal gekoppeld aan de agenda van de commissie en de raad en wordt de besluitvorming digitaal vastgelegd. Met Corsa Bestuur kan vervolgens ibabs gevuld worden. Door de aanschaf van een link tussen ibabs en de website wordt de agenda met één handeling op de website geplaatst. Het voordeel van deze werkwijze is dat met één maal invoeren alle systemen gevuld kunnen worden. Dit levert voor de griffie een mooie tijdswinst op. Daarnaast wil de griffie een burgeraccount implementeren voor Ibabs. Belangstellenden kunnen dan via een tablet, gratis via een app de stukken van de commissie en raad inzien. Op het gebied van digitalisering zijn ook in 2016 al de nodige stappen gezet. Met de inwerkingtreding van de nieuwe rechtspositie heeft de griffie de declaraties omgezet naar digitale declaraties. De raadsleden hebben een handleiding ontvangen. 8

11 Planning: febr voorstel aan Presidium (weekbericht om te zetten naar Ibabs). maart 2016 raad informeren en implementeren april 2016 evaluatie nieuwe werkvorm weekbericht (griffie) mei 2016 Business case maken voor aanschaf link zomerreces voorbereidingen treffen burgeraccount Ibabs. (griffie) sept implementeren en actief communiceren Burgeraccount Ibabs sept opstarten voorbereiding aanschaffen link (kan alleen als Corsa bestuur is gestart) dec link treedt in werking. 3. Website De website is per 1 januari een top taken website geworden. De griffie is verantwoordelijk voor de informatie van de gemeenteraad op de openbare website. De griffie zal een aanpassing doorvoeren en de website gaan actualiseren. Planning: juli 2016 start met inventarisatie en beoordelen website dec website gereed. 4. Griffier als netwerker Bij het opstellen van de vacature voor griffier heeft de raad bewust gekozen om op zoek te gaan naar een griffier als netwerker. De bedoeling van de netwerk functie is dat de raad hierdoor zichtbaarder is en de griffier ook beschikbaar is voor burgers en niet alleen gericht is op de interne klanten en raadsleden. De griffie zet zich meer in om interactieve bijeenkomsten voor de gemeenteraad te plannen en de planning aan te laten sluiten bij actuele onderwerpen, zoals de werkbezoeken. Daarnaast is de griffier actief op Twitter en geeft zo meer bekendheid aan de activiteiten van de gemeenteraad. Doelstelling Griffier: In 2016 de raad zichtbaarder maken door middel van Twitter, opzetten project Gast van de Raad, intern en extern een goed netwerk opbouwen, de website (onderdeel Gemeenteraad) actualiseren en verbreden. Meer naar buiten gericht zijn en de raad actief op de kaart zetten. Planning jan-dec gehele jaar. 9

12 5. Uitwerking evaluatie vergaderstructuur De gemeenteraad van Harlingen wil zich blijven ontwikkelen. Daartoe heeft ze onder meer haar vergaderorde en structuur aangepast bij aanvang van de raadsperiode In november van 2015 is de werkwijze geëvalueerd. Deze evaluatie heeft een aantal aanbevelingen opgeleverd. De Driehoek presenteert deze aanbevelingen aan de raad door middel van een leidraad met acties en uitwerkingen. De griffie zal een deel van deze acties uitvoeren en werkzaamheden inplannen in het gehele jaar. Planning: maart 2016 Presenteren uitkomsten door de Driehoek aan de raad maart 2016 Na instemming van de raad neemt de griffie de werkzaamheden op in de actielijst Griffie, zodat alle werkzaamheden tijdig worden gesignaleerd en alles wordt gepland. mrt dec 16 Uitvoering van de werkzaamheden / ideeën. nov Evalueren in de Driehoek van de uit te voeren werkzaamheden. Vanaf 2017 zal de top 4 t/m 6 onder de aandacht komen van de Driehoek en worden deze werkzaamheden aan de raad gepresenteerd en in actielijsten opgenomen en uitgewerkt. 6. Implementeren Gast van de Raad. In 2012 is er een voorstel aan het Presidium gedaan voor de implementatie van het Project Gast van de Raad. Helaas was er in deze periode geen tijd voor en was de werkdruk te hoog om dit project op te pakken. Door het verschuiven van taken op de afdeling en medewerkers op verschillende functies flexibeler te kunnen inzetten willen we dit project gaan inzetten en uitwerken. Door het verdelen van de taken voor dit project en het betrekken van raadsleden willen we dit project 4 keer per jaar inzetten om de drempel naar het stadhuis en naar de raadsvergaderingen te verlagen. Planning: juni 2016 Uitwerken en bespreken Project Gast van de Raad op afd. griffie. sept 2016 Opzet gereed maken, zodat we in november 2016 de eerste gasten kunnen ontvangen. okt Brieven versturen naar de Gasten van de Raad en nabellen. okt Raadsleden werven voor eerste Gast van de Raad en presentatie maken. Voorbereidingen treffen avond. nov 2016 Gasten van de raad ontvangen. nov 2016 Eerste avond evalueren (griffie met betrokken raadsleden) en vervolg plannen. 7. Bedrijfsvoering griffie. De processen van de werkzaamheden van de griffie zijn nog niet allemaal digitaal beschikbaar In 2016 streven we er naar om alle werkprocessen digitaal beschikbaar te hebben, zodat je bij afwezigheid van een medewerker minder kwetsbaar bent. Daarnaast willen zal de griffie het griffie archief onder de loep nemen en zaken digitaliseren. Het gedeelte archief, wat onder het college valt, kan via corsa gedigitaliseerd worden. 10

13 Planning: jan-dec 2016 Processen beschikbaar maken door het opzetten van procesbeschrijvingen. Apr- nov 2016 Archief digitalisering en volledig doorlopen van vorige jaren. 8. Vacatures Rekenkamercommissie In november 2016 zijn er 2 vacatures (voorzitter en lid) van de Rekenkamercommissie vacant. In maart 2016 spreekt de RKC met de raad hierover. Daarna zal er invulling gegeven moeten worden aan het vervolg. Planning: maart 2016 Gesprek RKC met de raad over de vacatures. juni 2016 Start met opzetten teksten e.d. voor vacatures en betrokkenen informeren. Nov 2016 Benoemen nieuwe leden en afscheid oude leden van de RKC. 9. Overige werkzaamheden. Naast de bovenstaande grotere projecten heeft de griffie nog een aantal kleine projecten voor 2016 in de planning staan, zoals wijzigingen in de CAR-UWO doorvoeren voor het griffiepersoneel (vaststellen door de raad), de verordening op de instructies voor de griffier actualiseren, de raad informeren over de spelregels omtrent inzet van de duocommissieleden, een voorstel schrijven voor de Gedragscode voor de raad en de regels omtrent Geheimhouding eenvoudig op papier te zetten, zodat de raad zelf een toets kan doen. 11

14 4. Meerjarenplan 2017 t/m 2018 In 2016 werkt de griffie aan de ontwikkeling van de afdeling, maar zetten we ook stappen naar de toekomst. Voor de jaren 2017 en 2018 zullen jaarplannen komen. In 2017 / 2018 wordt in het jaarplan o.a. opgenomen (en gewerkt aan) moties / amendementen en vragen van de raadsleden maken en ontvangen via ipad; Avond organiseren in 2017 voor potentiele kandidaat raadsleden Raad op Straat in 2017, in het voortraject van de verkiezingen; Avond organiseren in januari 2018 voor top 5 per partij (nieuwe raadsleden); Planning schrijven voor de verkiezingen en uitvoeren; Introductieprogramma op een andere manier gaan opzetten en in het Presidium aan de orde stellen; Mogelijkheden onderzoeken voor taken / werkzaamheden (griffie) op regio niveau; Mogelijkheden onderzoeken eens per jaar Raad op Locatie. Alle formats van de griffie onder de loep nemen en aanpassen; Verordeningen gereed maken voor verkiezingen en zo nodig aanpassen (naar aanleiding van evaluatie vergaderstructuur); Evalueren lopende pilots en vervolg geven hieraan; Project aanschaf nieuwe ipads en digitaliseringsmogelijkheden; Inwoners van Harlingen meer betrekken bij het besluitvormingsproces van de raad. Jeugd betrekken bij Politiek (scholen / jeugdraad) 12