LOWLANDSCASE. Logistiek bij het Lowlands Festival

Transcriptie

1 LOWLANDSCASE Deze case hoort bij het boek Logistiek van Walther Ploos van Amstel ( 2008, Pearson Education, Amsterdam). De elementen van het logistiek concept komen in deze case aan de orde. Eerst krijg je informatie over het bedrijf Mojo en het Lowlands Festival en vervolgens een aantal opdrachten waarbij de logistiek bij het bedrijf in kaart brengt, analyseert en verbetert. Logistiek bij het Lowlands Festival LOC7000 en Mojo Productions organiseren elk jaar het Lowlands Festival. Mojo is verantwoordelijk voor de inhoudelijke programmering en LOC 7000 doet de opbouw van het terrein. Mojo is aanwezig met 20 mensen, LOC7000 met 15 mensen. De rest is uitbesteed aan 60 leveranciers die circa mensen leveren. Het begint met de aanvoer van veel, heel veel materieel. Dat materieel bestaat uit 5 grote tenten en 1 super tent, podia, licht en geluid, 2 supermarkten, 2000 spoeltoiletten, 700 douches voor de camping, decorstukken, 120 mensen van radio en tv, 110 stroomgeneratoren, 20 taps voor bier en fris, 30 cateringpunten. En na afloop 450 ton vuilafvoer en opslagtanks. Daarnaast nog fietsen, brommers, golfwagentjes, schoppen, harken, een buitenmagazijn, slaapgelegenheid voor het personeel en een catering waar 3500 medewerkers kunnen ontbijten, lunchen en dineren. Tijdens het festival werken 700 beveiligingsmedewerkers op het terrein, die worden gedirigeerd vanuit een centrale commandopost. Voor al te enthousiaste festivalgangers die zich buitensporig gedragen is een officier van justitie aanwezig die snelrecht toepast. Korte lijnen dus. In drie weken tijd wordt alles opgebouwd en moet een stroom van 1000 vrachtwagens worden geregeld; wie komt hoe laat en waar moet de vracht afgeleverd worden. Het hele terrein is met GPS uitgemeten en ingedeeld in blokken (zogenoemde grids). Die grids zijn heilig. Enerzijds wordt de gridaanduiding gebruikt voor positieaanduiding tijdens calamiteiten. Hulpdiensten gebruiken deze gridaanduiding ook. Ook is het de basis voor het systeem waarmee het festivalterrein wordt ingedeeld. Een tent wordt helemaal ontleed en zo is bekend uit welke onderdelen uiteindelijk een volledige geoutilleerde tent bestaat: tent, podium, vloeren, licht- en geluidsplan. De projectadministratie is ook aan dit systeem gekoppeld. Zo kan men een planning zichtbaar maken. Dit is handig voor de afhandeling van alle facturen die na het festival binnenkomen. Leveranciers ontvangen de planning met de benodigde materialen en levertijd en gaan daarmee aan de slag. Het festivalterrein is 120 hectare groot. Er is een Noord- en een Zuid-terrein, gescheiden door een drukke weg. Het Zuid-terrein heeft als bestemming festival- en campingterrein en het Noord-terrein camping- en parkeerterrein. Dit betekent direct een logistieke uitdaging: hoe krijg je meer dan bezoekers van de ene naar de andere kant van de weg, zonder dat het verkeer daarvan hinder ondervindt en hoe voorkom je ongelukken? Lowlands bouwt daarvoor een brug. Die brug is demontabel en wordt elk jaar weer opgebouwd. Het lijkt simpel, maar drie mensen zijn een half jaar bezig met de voorbereiding van Lowlands. Lang van te voren wordt alles gepland en doorgesproken met leveranciers.

2 Er wordt voor het festival een stad van inwoners uit de grond gestampt met een eigen krant en een eigen munteenheid. Een knap staaltje logistiek. HET BEPALEN VAN DE VERWACHTINGEN VAN KLANTEN OPDRACHT 1.A De markt in kaart brengen - Zoek op het internet uit hoe het gaat met de festivalmarkt. - Geef in eigen woorden weer wat het belang van Lowlands is bij het goed regelen van de logistiek. - Wat denk je dat Lowlands belangrijker vindt, de externe logistieke prestaties of de interne logistieke inspanningen? - In hoeverre speelt duurzaamheid hierbij ook een rol? - Kijk eens goed op de verschillende Lowlands-fora op het internet. Wat vinden de bezoekers belangrijk en hoe de concurrenten van Lowlands het in de ogen van bezoekers? Paragraaf 2.3 OPDRACHT 1.B Waardeketen Maak een schema van de waardeketen van Lowlands op basis van het model van Porter. Geef vervolgens een korte beschrijving van elk van de elementen van de waardeketen. Paragraaf 1.2 OPRACHT 1.C Goederenstroom Hoe heeft Lowlands de goederenstroom opgebouwd? Gebruik de bouwstenen transformatie, translatie en stabilisatie. Is de goederenstroom convergent of divergent? Geef in het schema van de goederenstroom aan waar zich de volgende gebieden bevinden voor Lowlands: - Inkooplogistiek. - Productielogistiek. - Distributielogistiek. - Retourlogistiek. Geef ook de verschillen aan met de personenstroom (bezoekers en artiesten). Zullen de logistieke eisen voor deze personenstromen verschillend zijn? Paragraaf 1.2 Paragraaf 5.2 OPDRACHT 1.D Klanten - Een goede logistiek begint bij de verwachtingen van de bezoekers. Welke customer service-eisen zijn het meest belangrijk voor de bezoekers van Lowlands? - Welke elementen kan Lowlands gebruiken voordat de bezoeker tickets koopt, die op het moment van het evenement zelf tellen en die na Lowlands belangrijk zijn?

3 - Welke mogelijkheden biedt het internet voor het verbeteren van de logistieke service aan bezoekers? Paragraaf 3.2 en 3.5 OPDRACHT 1.F Prestatie-indicatoren Welke prestatie-indicatoren adviseer je het management van Mojo om te gebruiken voor het volgen van de customer service-prestaties? Paragraaf 9.3 HET BEPALEN VAN DE LOGISTIEKE STRATEGIE Nu je hebt bepaald wat klanten verwachten kun je gaan werken aan het formuleren van de logistieke strategie en concrete logistieke doelstellingen. OPDRACHT II.A Logistieke beslissingen De logistiek manager van Mojo moet een logistiek concept ontwikkelen voor evenementen. Geef ten minste drie voorbeelden van logistieke beslissingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau voor Lowlands waarop hij een antwoord moet geven. Paragraaf 1.5 OPDRACHT II.B Concurrentiestrategie - Het management van Mojo moet kiezen voor een logistieke strategie met afweging van klanteneisen en de interne mogelijkheden. Zoek daarvoor eerst uit wat Mojo allemaal nog meer doet. - Voor Lowlands heeft Mojo als concurrentiestrategie gekozen voor een versterkingsstrategie. Vind je dit een verstandige concurrentiestrategie om succesvol en winstgevend te kunnen voortbestaan? - Wat betekent de versterkingsstrategie voor het logistieke beleid van Lowlands? Paragraaf 2.3 OPDRACHT II.C Logistieke strategie Motiveer de soort logistieke strategie die Lowlands zou moeten aanhouden; goedkoop, snel of robuust. Geef vervolgens aan wat de aandachtspunten zijn van de logistieke strategie voor de invulling van het logistiek concept op basis van de 3 strategische modellen voor logistiek. Hoofdstuk 4 OPDRACHT II.D Rol van leveranciers

4 - Gebruik de Kraljicmatrix om de rol van de 60 leveranciers uit te leggen bij het organiseren van Lowlands. - Op welke aspecten van ketenlogistiek kan Lowlands samenwerken met de leveranciers? Maak een onderscheid tussen de vier fasen: voorbereiding, opbouw, tijdens het festival zelf en afbouw. - Wat betekent dit voor de organisatie van de inkoop bij Mojo? (Pak eventueel je inkoopboek erbij.) Paragraaf 3.3 Paragraaf 10.3 en 10.4 OPDRACHT III Logistieke Kosten De directie vraagt de logistiek manager om een opstelling van de logistieke kosten. Hoe zou jij de logistieke kosten bij Lowlands in kaart brengen? Hoofdstuk 9 OPDRACHT IV Logistieke ontwikkeling Op welk niveau van de ontwikkeling van logistieke ontwikkeling bevindt Lowlands zich? Leg uit waarom je tot die conclusie bent gekomen. Paragraaf 1.6 OPDRACHT V Logistiek concept Lowlands Geen halve maatregelen. Een goed logistiek concept is compleet. Probeer op basis van de beschrijving de elementen van het logistiek concept voor Lowlands te inventariseren. - Structuur van de goederen- en personenstroom - Logistieke beheersing - Logistieke ICT - Logistieke organisatie Hoofdstuk 2 LOGISTIEKE BEHEERSING BIJ EVENEMENTEN OPDRACHT VI.A Plannings- en besturing bij evenementenlogistiek Welke logistieke planning- en besturingsvragen onderscheid je bij Lowlands op het bedrijfsniveau, goederenstroomniveau en het afdelingsniveau? Paragraaf 6.2 OPDRACHT VI.B Logistiek beheersingsmodel

5 Maak een logistiek beheersingsmodel voor Lowlands. Maak een goed onderscheid tussen de beheersing op bedrijfs-, goederenstroom- en afdelingsniveau. Geef voor elk onderdeel van het logistieke beheersingsmodel aan wat het doel is van het onderdeel, welke informatie als input nodig is en wat de output is van het onderdeel. Moet de logistieke beheersing push of pull zijn? Paragraaf 6.2 en 6.3 OPDRACHT VI.C Capaciteitsplanning - Waarom is juist voor Lowlands een capaciteitsplanning als onderdeel van de beheersing op het niveau van de goederenstroom zo belangrijk? - Is het dan verstandig om bijvoorbeeld met scenario s te plannen? Paragraaf 6.3 en 6.4 OPDRACHT VI.D Beheersen van de vraag - Welke gegevens heeft Lowlands nodig om een goede voorspelling van de deelnemersaantallen en hun behoefte aan bijvoorbeeld catering te doen? - Wat kunnen ketenlogistieke concepten als CPFR en VMI bieden voor Lowlands (als zij samenwerken met leveranciers)? Paragraaf 6.6 en 6.7 INFORMATIESTROMEN EN LOGISTIEKE ICT OPDRACHT VII.A Informatiestromen - Hoe lopen de informatiestromen binnen Lowlands? - Welke logistieke beslissingen moet de ICT bij Lowlands ondersteunen voor de vier fasen: voorbereiding, opbouw, tijdens het festival zelf en afbouw? OPDRACHT VII.B Logistieke ICT - Geef in het logistieke beheersingsmodel, dat je eerder hebt gemaakt, aan welke onderdelen je gaat ondersteunen met welke ICT-oplossingen. Je maakt daarbij een onderscheid naar de ondersteuning met ERP, Supply Chain Execution-software, Supply Chain Planning-software en Business Intelligence Tools. - Zoek op het internet uit welke leveranciers van software Lowlands kunnen ondersteunen. Hoofdstuk 7 LOGISTIEKE ORGANISATIE OPDRACHT VIII.A Analyse organisatiestructuur

6 - Wat is jouw oordeel over de logistieke complexiteit en de logistieke voorspelbaarheid bij Mojo? Maak een onderscheid naar de vier fasen: voorbereiding, opbouw, tijdens het festival zelf en afbouw. - Geef een gefundeerd oordeel over de wenselijkheid om een logistiek manager aan te stellen. Wanneer je een logistiek manager nodig vindt, maak dan een wervingsadvertentie voor deze manager. Kijk daarbij eens op het internet naar wervingsadvertenties wat in het algemeen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een logistiek manager zijn. Paragraaf 8.3 en 8.4 OPDRACHT VIII.B Verandermanagement - Het management van Mojo beseft dat het invoeren van verbeteringen in evenementenlogistiek geen eenvoudige veranderingsproces is. - Welke suggesties zou je het management van Mojo geven? OPDRACHT IX Logistieke kengetallen - Wat is het belang van kengetallen voor Lowlands? - Ontwerp een logistieke Balanced Scorecard voor het management. Besteed aandacht aan het financieel perspectief, het klantperspectief, de interne processen en innovatie en leren. Paragraaf 9.7 OPDRACHT X Innovatie en RFID Logistieke ICT en RFID In 2007 heeft bierbrouwer Grolsch tweeduizend bezoekers op Lowlands de mogelijkheid geven om met RFID-technologie hun belevenissen vast te leggen in een videoblog. Grolsch laat op Lowlands zien dat RFID veel breder inzetbaar is dan tot nu toe gebruikelijk. Op het muziekfestival Lowlands kregen tweeduizend Grolsch Llowloggers de mogelijkheid om hun mooiste momenten vast te leggen en te regisseren. Een polsbandje met een RFID-chip speelt hierbij een centrale rol. Volgens Grolsch is RFID nog nooit zo grootschalig ingezet in de entertainmentindustrie. Er zijn vijf camerateams en twee vaste camerapunten aanwezig. Zodra de drager van een RFID-polsbandje contact zoekt met een van de camerateams, wordt er gefilmd. De opnames van mensen worden opgenomen en uiteindelijk samengevoegd tot 2 tot 3 minuten durende festivalfilmpjes. De deelnemers kunnen deze doorsturen naar thuisblijvers en vrienden, maar ze worden ook vertoond op een groot LED-scherm. Volgens Joost Smit, hoofd Sponsoring & Evenementen bij Grolsch wordt RFID normaal gesproken alleen ingezet bij toepassingen zoals koeriersdiensten, paspoorten, parkeergarages en tolpoortjes. Nu wordt het ook voor entertainment ingezet. Opdrachten - Welke voordelen kan Mojo behalen met RFID bij evenementenlogistiek? - Geef voor elk van de vier elementen van het integraal logistiek concept wat mogelijke aanpassingen zijn die Lowlands in het logistiek concept moet doorvoeren om de voordelen van RFID te realiseren.

7 - In hoeverre zou de toepassing van intelligente agenten in combinatie met RFID kunnen leiden tot nog meer voordelen voor Mojo? - Zoek eens uit op het internet wat de bezoekers er eigenlijk van vonden.