Dynamisch, flexibel en betrouwbaar

Transcriptie

1 Dynamisch, flexibel en betrouwbaar 1. Inleiding In 2013 vond een onderzoek plaats naar de haalbaarheid van het opzetten van een Belbus voor Schoonhoven e.o.. Al snel bleek dat, gezien de omvang van de gemeente Schoonhoven, het alleen vervoeren van senioren en mensen met een beperking onvoldoende opbrengsten zouden opleveren om de exploitatie rond te krijgen. Omdat de Gemiva-SVG groep ook zocht naar nieuwe mogelijkheden van vervoer van hun cliënten tussen woonlocatie en de dagbesteding, bleek door samenwerking een haalbaar concept te ontstaan. In 2014 werd de Stichting Belbus Schoonhoven e.o. een feit. 2014, een jaar waarin alles in de steigers moest worden gezet: -huisvesting -aanschaf van een bus -werven van vrijwilligers/vrijwilligersovereenkomst ontwerpen e.d. -werven van klanten, zoeken naar goede mogelijkheden om de bus onder de aandacht te brengen -ontwerp logo, folders,website -ICT infrastructuur -vinden van sponsors -enz., enz., In september 2014 kon worden gestart met het vervoer van de senioren en cliënten van Gemiva. Het bedrijf stond, de steigers konden worden verwijderd. Een geweldige prestatie neergezet in een half jaar. Het jaar 2015 kan worden getypeerd met bouwen! We bouwden voort op het in 2014 ontwikkelde bedrijf. We bouwden uit vanwege de forse groei van het aantal leden. We verbouwden( soms repareerden) omdat nadere inzichten en de forse groei dit vereisten. Dit was alleen mogelijk door de enthousiaste inzet en flexibiliteit van onze vrijwilligers en het bestuur. De Belbus Schoonhoven e.o. staat als een huis, niet meer weg te denken als voorziening voor ouderen en mensen met een beperking. Een voorziening die past in deze tijd, waarin participatie en meedoen centraal staan. Een bedrijf met een stevig fundament, waarop we in 2016 verder kunnen bouwen!

2 2. Doelstelling van de Stichting Belbus Schoonhoven e.o. De doelstelling van de stichting Belbus Schoonhoven e.o. is het vervoeren van deur tot deur van senioren (55+) en mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking binnen de gemeente Schoonhoven om zo te voorkomen dat zij in een sociaal isolement raken en om met dit vervoerssysteem hun mogelijkheid tot deelname aan het maatschappelijk en sociaal verkeer te vergroten. 3. Organisatie/Ontwikkeling 3.1 Bestuur In 2015 was de samenstelling/taakverdeling van het bestuur: Marry Holst-Brink, voorzitter, lid DB (vanaf ) Frits Bruens, secretaris, interne organisatie, plv. voorzitter, lid DB Kees van Nes, penningmeester, lid DB, (voorzitter a.i. tot ) Adrie de Pater, rollend materieel, rijvaardigheidstesten Hans Straver, vrijwilligers Piet Boogaers, administratie en plv. penningmeester Rinus Hollemann, ledenwerving, ledencontacten 3.2. Huisvesting Met de Gemiva-Groep is in 2014 een overeenkomst gesloten voor het gebruik van een kantoorruimte in het activiteitencentrum van Gemiva aan de Gentiaan 2, 2871 AZ Schoonhoven. Groot voordeel van het wonen onder een dak is dat de communicatielijnen kort zijn, vragen en eventuele problemen worden snel opgelost. Omdat Gemiva in september 2015 met een nieuwe groep is gaan werken, moesten wij begin september intern verhuizen van de grote ruimte naar twee kleineren. Een kamer is ingericht als kantoor, de andere gebruiken we voor vergaderingen en overleg. Door Gemiva werd het kantoor opgeknapt ern heringericht ( keukentje, infrastructuur) 3.3. Vrijwilligers De organisatie draait volledig met vrijwilligers, chauffeurs, bijrijders, centralisten, bestuursleden. Eind 2015 konden we rekenen op ca. 55 vrijwilligers, waarvan er velen op meerdere functies inzetbaar zijn. Betrokken, gemotiveerd en flexibel zijn trefwoorden die de inzet van onze vrijwilligers typeren. -Betrokken bij het wel en wee van de Stichting, maar ook heel betrokken bij de cliënten die ze vervoeren. Waar nodig bieden ze extra service en zijn alert op signalen die wijzen op lichamelijke/geestelijke achteruitgang.

3 -Gemotiveerd om een zinvolle bijdrage te leveren aan en zo te bereiken dat senioren en mensen met een beperking weer kunnen deelnemen aan het maatschappelijk verkeer ( boodschappen, sociale activiteiten, familie/vriendenbezoek enz.).ook het vervoer van de cliënten van Gemiva ervaren zij als een enorme meerwaarde. -flexibel, dat zijn al onze vrijwilliger, velen zijn op meerdere functies inzetbaar, ook bij knelpunten in het rooster door uitval is er bereidheid een keer extra werkzaamheden te verrichten. Het merendeel van de vrijwilligers is gepensioneerd, maar ook weten mensen die op zoek zijn naar werk ons te vinden. Met name in de zomermaanden dreigt een tekort aan vrijwilligers en dus problemen met de roosters. Immers dat is een periode dat de 65+ers regelmatig en ook vaak voor langere tijd met vakantie gaan. Dat betekent dat we ons permanent moeten inspannen om nieuwe vrijwilligers te werven. De dienstroosters worden in nauw overleg met betrokkenen opgesteld en kunnen zowel op kantoor als thuis via de website worden ingezien. Iedere vrijwilliger beschikt over een wachtwoord waarmee hij/zij op een beveiligd deel kan komen. Met het groeien van de organisatie groeit ook de behoefte aan een meer eenduidige communicatie, dit om geen vergissingen te laten ontstaan. De klant staat centraal, klantvriendelijkheid staat hoog in ons vaandel, dat vraagt om zeer zorgvuldige (interne) communicatie. Bij ieder bedrijf, maar zeker bij een bedrijf dat volledig draait op vrijwilligers, is het heel belangrijk om regelmatig elkaar te informeren over de ontwikkelingen die hebben plaats gevonden of gaan plaats vinden. Ook het uitwisselen van ervaringen en gebruik maken van elkaars kennis en kunde dragen bij aan saamhorigheid. Daarom hebben we in (of3????)vrijwilligersbijeenkomsten gehouden waarin het elkaar informeren, maar ook een gezellig samenzijn gecombineerd werden Ledenontwikkeling In september 2014 zijn we gestart met een tariefstelling van 6,- per maand als vaste bijdrage voor minimaal een jaar en een 11 rittenkaart voor 5,-. Na een vlotte start stagneerde de ledengroei in de maanden november/december 2014 een sloten we dat jaar af met ca. 40 leden. We ontvingen signalen van onze vrijwilligers en de Welzijnsstichting dat een aantal senioren het lidmaatschapsbedrag te hoog vonden, rekening houdend met de door hen te verwachten frequentie waarop ze gebruik zouden maken van de bus. Daarom is de tariefstructuur per 1 februari 2015 gewijzigd: Lidmaatschap kost 2,- per maand, een 5-rittenkaart 5,-, een 10-rittenkaart 9,- en een 20-rittenkaart 16,00 Het effect van de nieuwe prijsstelling werd snel merkbaar, dit samen met het mond tot mond doorgeven van positieve ervaringen, gemakkelijk kunnen reserveren, op tijd rijden, zeer behulpzame vrijwilligers, heeft in 2015 geleid tot een forse groei. Hoewel het merendeel van de ritten binnen Schoonhoven plaats vinden vervoeren we ook cliënten uit Schoonhoven naar Bergambacht v.v.. Dit betreft o.a. bezoek aan familie in

4 verpleeghuizen, wekelijks zwemmen in het overdekte zwembad. De retourritten worden gecombineerd met vervoer van cliënten van Gemiva, die laat in de middag van de dagbesteding naar de woonlocatie worden gebracht. Na de komst van de tweede bus bieden we bewoners uit Ammerstol de mogelijkheid om naar Schoonhoven v.v. vervoerd te worden. De behoefte aan dit vervoer blijkt echter klein. Omdat er een stijgende vraag was naar vervoer op zaterdag is besloten ook deze service aan te bieden. Voorwaarde is dat deze ritten minimaal 24 uur van te voren worden gereserveerd. Ook is de tijd beperkt tot uur. Bij evenementen kan de bus worden ingezet ( b.v. feest voor ouderen op koningsdag, activiteit bij de SWOS e.d. ) Onze doelstelling voor 2015: Het behalen van 100 leden hebben we ruimschoots gehaald, we telden eind december ca. 125 leden Bussen Bij de start in 2014 is een bus aangeschaft (een VW-Crafter) met twee rolstoelplaatsen en een rolstoellift. De financiering werd geregeld door een lening tegen commerciële voorwaarden bij de Gemiva SVG-groep met een looptijd van 8 jaar. Al snel bleek dat met name s middags een knelpunt ontstond. Tussen en uur vindt het vervoer van de cliënten van Gemiva plaats, juist een moment waarop ook veel senioren behoefte hebben aan vervoer van een activiteit naar huis. Ook kwam de vraag van Gemiva of wij in staat zouden zijn clienten uit Schoonhoven naar de dagactiviteit in de Buurtsuper Attent in Amsmerstol te vervoeren en had de SWOS (welzijnsstichting) behoefte aan vervoer van mensen met beginnende dementie, op maandag en donderdag, naar de dagopvang en weer naar huis. Daarom is er een 2 e hands bus, zonder rolstoelplaatsen, gekocht uit een faillissement (Mercedes Vito) en konden aan voornoemde vraag worden voldaan. In de loop van 2015 is het aantal senioren wat deelnemer is van de Belbus fors gegroeid en is de verwachting dat die groei zich in 2016 nog zal voorzetten. Een groot deel van de clientren gebruikt een rollator en sommigen zijn rolstoel gebonden. De tweede bus heeft geen rolstoelplaats, is aan de lage kant en is ook niet voorzien van een elektrisch bedienbare treeplank. Om die reden heeft het bestuur in september 2015 besloten de Mercedes Vito te gaan inruilen voor een bus die hoger is, met een rolstoelplaats en een elektrisch bedienbare treeplank Een bijkomend voordeel is dat we daardoor ook minder kwetsbaar worden, mocht de grote bus onverhoopt een keer uitvallen zijn we in staat toch rolstoelgebonden cliënten te vervoeren. De Stichting kan uit eigen middelen (incl. opbrengst oude bus) ,- bijdragen en heeft besloten om te proberen via fondswerving het resterende bedrag bij elkaar te krijgen. In 2015 zijn aanvragen ingediend bij : -Ridderlijke Duitse Orde Balije van Utrecht -Rivierenlandfonds

5 -Oranjefonds -RCOAK ( rooms Catholijk oude Armen Kantoor) Onderzoek wees uit dat we bij het VSB fonds en het Nationaal Ouderenfonds geen kans maakten. Eind 2015 werd door voornoemde fondsen gemeld dat onze aanvraag in behandeling was genomen, maar zekerheid kregen we pas in het eerste kwartaal 2016.( Het is gelukt, in 2016 kunnen we een nieuwe bus aanschaffen). 3.6 ICT In 2015 hebben we via een ondernemersplatform (georganiseerd in Schoonhoven) een inwoner van deze plaats leren kennen die in staat is om een volledig geautomatiseerd electronisch rittensysteem te ontwerpen specifiek gericht op de Belbus. In februari 2015 is dit programma in gebruik genomen tot ieders tevredenheid: de website geeft alle informatie voor de bezoekers van deze website en een beveiligd gedeelte waarop de ritten kunnen worden ingevoerd, dienstroosters worden aangemaakt, gegevens betreffende de leden met hun specifieke vervoerswensen worden ingevoerd en vrijwilligersgegevens ten behoeve van de dienstroosters kunnen worden afgelezen. De chauffeurs krijgen de de dienstroosters op papier mee in de bus en vervoeren volgens het rooster onze senioren. Vanwege de gestage groei was er in de loop van het jaar sprake van de wens om (zoals eerder vermeld) de communicatie te verbeteren en de roosters efficienter af te stemmen op de verschillende vervoersvragen. Daartoe hebben we onze programmeur verzocht het electronische rittensysteem te upgraden waarbij er volledig geautomatiseerd wordt: de roosters worden in de bus afgelezen op beeldschermen waardoor de bussen op efficientere routes worden ingezet en aanvragen van ritten tussendoor snel in behandeling genomen kunnen worden. Tevens is de communicatie zodanig ingericht dat de deze efficient en op tijd bij de diverse vrijwilligers terecht komt met één bedoeling: onze reizigers op de juiste plaats van bestemming krijgen op een tijd die door hen is aangevraagd: dynamisch, flexibel en betrouwbaar. Op kantoor is computerapparatuur beschikbaar die voldoet aan de snelheid en betrouwbaarheid die door het electronische rittensysteem vereist wordt. Ook is onze intenetsnelheid cruciaal en is gekozen voor snelle verbindingen met hoge upload- en downloadsnelheden. Onze apparatuur wordt na drie jaar afgeschreven waardoor we gelijke tred kunnen houden met de technische ontwikkelingen. We blijven technisch de vinger aan de pols houden en waarbij we onze vrijwilligers coachend meenemen in de technische voortgang.

6 3.7. Communicatie Helder en eenduidig communiceren is voor ieder bedrijf, iedere organisatie van levensbelang. Dit geldt voor de communicatie naar buiten, maar zeker ook voor de interne manier van communiceren. De externe communicatie vindt plaats via de web-site, onze folders, interviews en persberichten in lokale bladen, flyers en posters. In verband met de veranderde prijsstelling en enige uitbreiding van ons werkgebied zijn in het eerste kwartaal 2015 de folders vernieuwd en de website aangepast. Bij heugelijke momenten zoals het verwelkomen van het 100 e lid is daar via de pers aandacht aan besteed. De Stichting Belbus werkt uitsluitend met vrijwilligers, dat betekent dat er op ieder dagdeel op elke stoel andere mensen zitten die snel moeten worden geïnformeerd over wijzigingen, toevoegingen e.d. ook moet er constant kunnen worden overlegd tussen de chauffeur/bijrijder en de centralist. Soms valt plots een rit weg, komt er nog een bij enz. Door sterk wisselend gebruik van allerlei communicatiemiddelen, A-4tjes, kladjes, map in de bus, prikbord, briefjes op bureau van het bestuur e.d. dreigt miscommunicatie, is de kans op fouten groot, wekt het wrevel op bij de vrijwilligers en in het ergste geval gaat er iets mis bij het ophalen van een klant. Daarom heeft het bestuur eind 2015 besloten om een werkgroep Communicatie in te stellen om in 2016 de communicatiestructuur opnieuw in te richten. Hiervoor worden vrijwilligers uit de diverse werkvelden uitgenodigd. 4. Samenwerkingspartners/externe contacten 4.1 Gemiva-SVG groep De samenwerking met Gemiva is in 2015 naar beider tevredenheid verlopen. De Belbus verzorgt dagelijks het vervoer van de cliënten van Gemiva van woonlocatie naar dagbesteding v.v. Wijzigingen in het vervoersschema worden door Gemiva tijdig doorgegeven, gesignaleerde problemen ( met cliënten) worden snel opgelost. Het wonen onder een dak wordt door beide organisaties positief ervaren Op verzoek van Gemiva wordt wekelijks naar het zwembad in Bergambacht gereden, ook kan de bus worden ingezet voor uitstapjes buiten de reguliere rijtijden. Hiervoor geldt een apart tarief. 4.2 Stichting Welzijn en Ondersteuning Schoonhoven (SWOS), Om onze doelstelling te bereiken dat senioren in Schoonhoven e.o. niet in een sociaal isolement raken, werken we nauw samen met de SWOS. Naast het vervoer naar de dagopvang voor licht dementerende, vervoeren we ook dagelijks ouderen die gebruik maken van de maaltijdvoorziening bij de SWOS en/ of deelnemen aan de veelheid van activiteiten.

7 4.3. Rode Kruis Met het Rode Kruis afdeling Krimpenerwaard is in 2015 een aantal keren overleg gevoerd om te komen tot een vorm van samenwerking. Het Rode Kruis gaat zelf weer een rolstoelbus aanschaffen die kan worden ingezet voor uitstapjes e.d. We gaan de mogelijkheid verkennen of de planning bij ons kan worden uitgevoerd en verwachten een win-win situatie te kunnen bereiken door b.v. de inzet van beide bussen bij uitjes in het weekend en gebruik van de bus van het Rode Kruis mocht onze rolstoelbus een keer uitvallen. In 2016 wordt dit overleg voortgezet en hopen we tot een officiële overeenkomst te kunnen komen Diverse externe contacten Met de Stichting Welzijn en Ondersteuning Bergambacht/Vlist is een aantal keren overlegd over vervoer cliënten naar de dagopvang licht dementerenden in Bergambacht. Ook heeft er afstemming plaatsgevonden over de inzet van onze bus in Ammerstol. Met de 2 verpleeghuizen in Schoonhoven zijn afspraken gemaakt over de inzet van de bus bij uitstapjes. Daarvoor rekenen we een speciaal tarief. Met de gemeente Krimpenerwaard zijn een aantal overleggen gevoerd, zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau. Deze overleggen hadden een verkennend en informerend karakter en hebben niet geleid tot concrete afspraken. 5. Financiën Het jaar 2015 hebben we met een positief saldo kunnen afsluiten. We kunnen constateren dat de Stichting Belbus Schoonhoven e.o. een gezonde organisatie is met,zo blijkt uit de begroting 2016, een gunstig perspectief voor de toekomst. Verdere informatie vindt u in het bijgevoegde Financieel jaarverslag 2015

8 6. Tenslotte Dynamisch, flexibel, betrouwbaar! Dat is ons credo, daar gaan en staan we voor, ook in 2016 e.v. In 2016 hopen we : -de nieuwe bus te kunnen aanschaffen -de communicatie helder en eenduidig te gaan opzetten -veel aandacht te besteden aan verbetering van de ICT infrastructuur -w eer veel nieuwe leden te mogen begroeten -ook op uitbreiding van het aantal vrijwilligers Dank aan al onze vrijwilligers voor de geweldige inzet. Ook dank aan onze Samenwerkingspartners voor het geschonken vertrouwen. Maar vooral dank aan al onze leden, die regelmatig laten blijken dat ze zoveel plezier beleven aan de vrijheid die de Belbus hen brengt.