Microsoft Dynamics NAV IPAL: Begraafplaats module

Transcriptie

1 Microsoft Dynamics NAV 4.03 IPAL: Begraafplaats module

2 GAC Business Solutions behoudt zicht het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van GAC Business Solutions te worden beschouwd. GAC Business Solutions neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van GAC Business Solutions. Microsoft Business Solutions-Microsoft Dynamics Nav. Software a/s heeft de volgende handelsmerken geregistreerd: AssistButton, C/AL, C/SIDE, FlowField, FlowFilter, M/Vision, Navigator, NaviScout, Microsoft Dynamics NAV, Navisoft, SIFT, SIFTWARE, SumIndex en SumIndexField. Microsoft is een geregistreerd handelsmerk en Windows en Windows XP zijn handelsmerken van Microsoft Corporation. Copyright 2010 GAC Business Solutions. Alle rechten voorbehouden. Documentnummer NA-BPL-BOEK Gepubliceerd door GAC Business Solutions. Pagina 2 van GAC Business Solutions

3 INHOUD 1 Inleiding Voorkennis Legenda Typografie Gebruikersomgeving Starten van Microsoft Dynamics Nav Opstarten internet Inloggen Systeem Microsoft Dynamics Nav Het algemene venster Deelvensters Deelvenster Begraafplaatsmodule Deelvenster Snelkoppelingen Afsluiten Startmenu Begraafplaatsmodule Procesoverzicht De begraafplaats module Basisfuncties Systeem Bediening via het toetsenbord Functietoetsen Schermen Kaartschermen Regelschermen Speciale schermen GAC Business Solutions Pagina 3 van 105

4 4.3 Basis functies Invoegen Opslaan van de gegevens Verwijderen Zoeken Bladeren Overzicht Sorteren op schermen Filters op schermen Berekende velden FlowFilters Samenvatting functietoetsen Inrichting Instellingen Begraafplaats instellingen Nummerreeksen Type graf Stamgegevens Begraafplaats Het scherm Begraafplaats Invoeren Begraafplaats Graf Het scherm Algemeen graf Het scherm Eigen-/particuliergraf Invoeren Algemeen graf of Eigen-/particuliergraf Wijzigen van een rechthebbende van een Eigen-/particuliergraf Begrafenisondernemer Het scherm Begrafenisondernemer Invoeren begrafenisondernemer Steenhouwer Het scherm Steenhouwer Invoeren steenhouwer Artikelen Het scherm Artikelen Invoeren Artikel Pagina 4 van GAC Business Solutions

5 6 Begraving Overledene Het scherm Overledene Registreren Overledene Koppelen van relaties aan een overledene Rechthebbende / gebruiker Registreren Rechthebbende Begraving Het scherm Begraving Registreren begraving Factureren Het facturatiescherm Aanmaken factuur Factureren Begrafenisondernemer Factureren Steenhouwer Factureren Rechthebbende (Eigen-/particuliergraf) Factureren Gebruiker (Algemeen graf) Factureren overige contactpersonen Boeken Boeken factuur Controlescherm expiratiedatum Afdrukken factuur Overzichten en rapporten Overzichten Rechthebbende historie Register Grafhistorie GAC Business Solutions Pagina 5 van 105

6 8.2 Lijsten en Brieven Werkbon begraving Vervallen algemeen Graf Verlenging Eigen Graf Grafakte Algemeen- en Eigen/Particuliergraf Register Overschrijvingsbewijs Aankondiging begraving Overzicht graf + inhoud Factuur begraafplaats Overzicht algemene graven Allerzielenlijst Rechthebbende/ Gebruiker Afstandsverklaring Eigen graf loopboek Navigeren Periodieke activiteiten Graven ruimen Herbegravingen Notificatie expiratie Expiratie algemeen graf Expiratie eigen-/particuliergraf Expiratie onderhoud eigen-/particuliergraf Aanpassen expiratiedata Pagina 6 van GAC Business Solutions

7 1 INLEIDING Voorkennis U wordt bekend verondersteld met de bediening van Windows. U wordt bekend verondersteld met het gebruik van de Tijdelijke Voorziening Legenda In deze map worden de volgende symbolen gebruikt: Verwijzing naar handboeken van Microsoft Dynamics NAV of andere trainingen Extra informatie Waarschuwing! Let goed op! Bediening met behulp van het toetsenbord Bediening met behulp van de muis Typografie In dit boek worden dezelfde symbolen en typografie toegepast als in de handboeken van Microsoft Dynamics NAV. Hieronder vallen de volgende typografisch afspraken: SHIFT Menu Veld Toetsen van het toetsenbord, weergegeven in kleine hoofdletters Menuopties en knoppen in schermen, beginnen met een hoofdletter en één of meerdere letters onderstreept. Namen van velden worden vet weergegeven en beginnen met een hoofdletter. Scherm Namen van schermen en tabellen. Ze worden weergegeven in vet schuinschrift en beginnen met een hoofdletter. Ingave Bestand Waarden die ingegeven moeten worden, worden weergegeven in schuinschrift. Namen van bestanden worden weergegeven in het lettertype courier en met kleine letters GAC Business Solutions Pagina 7 van 105

8 Pagina 8 van GAC Business Solutions

9 2 GEBRUIKERSOMGEVING Om goed met Microsoft Dynamics Nav. te kunnen werken, is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in de gebruikersomgeving. Deze is namelijk eenduidig opgezet, opdat u snel uw weg kunt vinden in Microsoft Dynamics Nav.. In dit hoofdstuk staat: hoe u Microsoft Dynamics Nav. opstart, hoe u zich aanmeldt in Microsoft Dynamics Nav., hoe het scherm van Microsoft Dynamics Nav. opgebouwd is. 2.1 Starten van Microsoft Dynamics Nav. Nadat u de computer heeft opgestart volgt u de volgende stappen Opstarten internet 1) Start internet via het aanklikken van het icoontje in de balk onderaan in het scherm of via START 2) Geef het volgende adres van de portal in in de adresbalk 3) U komt vervolgens op de beginpagina van het Ledenadministratie portaal Inloggen Systeem Microsoft Dynamics Nav. Afhankelijk van de instellingen die u gedaan heeft volgt u de stappen in de volgende paragrafen: - Automatische login - Handmatige login Automatische login 1) Klik op de bovenste knop Microsoft Dynamics Nav. Tijdelijke Voorziening Automatische Login GAC Business Solutions Pagina 9 van 105

10 2) U krijgt een waarschuwing, klik hier op de knop Ja. De verbinding naar Microsoft Dynamics Nav. is hiermee voltooid. Handmatige login 1) Klik op de onderste knop Microsoft Dynamics Nav. Tijdelijke Voorziening Handmatige Login 2) Het onderstaande scherm verschijnt; klik hier op de knop OK. 3) Vervolgens krijgt u het Windows loginscherm. Vul hier de gegevens in die u gebruikt om in te loggen op Microsoft Dynamics Nav. en klik op de knop OK. De verbinding naar Microsoft Dynamics Nav. is hiermee voltooid. Pagina 10 van GAC Business Solutions

11 2.2 Het algemene venster Het algemene venster van Microsoft Dynamics Nav., dat altijd open is, wordt direct getoond zodra u het programma start en is het uitgangspunt voor alle verdere werkzaamheden in Microsoft Dynamics Nav.. Titelbalk Werkblad Hoofdmenu (F12) Menubalk Werkbalk Navigatie- Deelvenster Klik op het blauwe vakje of gebruik F12 om het hoofdmenu te openen. De verschillende onderdelen van het venster zijn: Titelbalk Hierin wordt het kaskinummer van de parochie waarin gewerkt wordt, getoond. In de handleiding is in plaats van het kaskinummer het trainingsbedrijf Cronus weergegeven. Menubalk De menubalk bevat de pulldown menu s met algemene functies waarmee binnen Microsoft Dynamics Nav. gewerkt kan worden. Hierin zult u een aantal standaard Windows functies herkennen. Zo vind u in Bewerken o.a. de functies Kopiëren en Zoeken terug, en in Help de Helpfuncties GAC Business Solutions Pagina 11 van 105

12 Werkbalk De werkbalk biedt snelle toegang met behulp van knoppen tot de meest gebruikte functies van de menubalk, plus twee extra functies: Overzicht en Hoofdmenu. Door even met de muiscursor op één van de knoppen te blijven staan, krijgt u een omschrijving van de knop. Werkblad Het werkblad is dat deel van het algemene venster waarin met de verschillende programma s van Microsoft Dynamics Nav. gewerkt wordt. Dit onderdeel wordt later beschreven. Statusbalk De statusbalk bestaat uit diverse onderdelen. Van links naar rechts wordt achtereenvolgens getoond: de volledige naam en inhoud van het actieve veld de gebruikersid - de code waarmee u zich aangemeld heeft in Microsoft Dynamics Nav.. de werkdatum - ten behoeve van snelle invoer van een datum. de tekst FILTER als er filters actief zijn. de tekst NIEUW wanneer een nieuw record ingevoegd wordt. of u werkt in invoegmodus (INV) of overschrijfmodus (OVR). Deelvenster Het onderdeel deelvenster wordt in de volgende paragraaf beschreven. 2.3 Deelvensters De inhoud van de deelvensters is bepaald op basis van de verschillende functies die in een parochie voorkomen zoals de ledenadministrateur, de penningmeester, de pastoraal medewerker, de beheerder kerkbijdrage of de beheerder van de begraafplaats. Het hoofdmenu blijft zichtbaar, ook na het openen van schermen, het voordeel hiervan is dat het altijd mogelijk is nieuwe schermen te openen zonder de anderen eerst af te sluiten. De beheerder van de begraafplaats zal slechts het deelvenster Begraafplaats zien, dit is dan ook geopend. Pagina 12 van GAC Business Solutions

13 2.3.1 Deelvenster Begraafplaatsmodule Als het deelvenster van het menu onderdeel Begraafplaats niet automatisch opent, opent u dit onderdeel door met uw linkermuisknop op de balk Begraafplaats te klikken. Het menu Begraafplaats verschijnt op het scherm. Door op te klikken, krijgt u alle onderliggende menuonderdelen van een menugroep te zien. In hoofdstuk 3 van deze handleiding wordt een uitgebreide beschrijving van de menu onderdelen in de begraafplaatsmodule gegeven inclusief een overzicht van de samenhang Deelvenster Snelkoppelingen Als u slechts een beperkt deel van de menuonderdelen gebruikt die aan u zijn toegewezen, kunt u alle menuonderdelen die u gebruikt naar het menu Snelkoppelingen kopiëren, zodat u ze snel kunt terugvinden. Ook is het mogelijk om een snelkoppeling naar de website te maken Afsluiten Een scherm of menu wordt afgesloten door de knop rechtsboven in het scherm aan te klikken. Alle ingevoerde gegevens worden automatisch bewaard en u krijgt dus geen vraag of de gegevens moeten worden opgeslagen GAC Business Solutions Pagina 13 van 105

14 Pagina 14 van GAC Business Solutions

15 3 STARTMENU BEGRAAFPLAATSMODULE In dit hoofdstuk wordt de algemene opbouw van de begraafplaatsmodule binnen het ledenadministratiesysteem beschreven. Tevens krijgt u een overzicht van de onderdelen behorende tot het proces rondom het beheer en registratie van een begraafplaats en begravingen. 3.1 Procesoverzicht In onderstaand schema worden de verschillende processtappen weergegeven. 1. INRICHTEN (H5) Instellingen Invoeren stamgegevens 2. REGISTREREN BEGRAVING (H6) Registreren overledene Registreren rechthebbende/ gebruiker Registreren begraving Koppelen rechthebbende 3. FACTUREREN (H7) Aanmaken factuur Boeken factuur Geboekte factuur Afdrukken factuur 4. PERIODIEKE ACTIVITEITEN (H9) Graven ruimen Herbegravingen Verlengen Aanpassen expiratiedatum 2010 GAC Business Solutions Pagina 15 van 105

16 1. Inrichten Om de begraafplaatsmodule te kunnen gebruiken moeten eerst zowel de instellingen (zoals algemene begraafplaatsinstellingen en type graf) als de stamgegevens (zoals begrafenisondernemer, steenhouwer en artikelen) ingericht en ingegeven zijn. 2. Registreren begraving Het registreren van een begraving start met het registeren van de overledene (voor zover dit nog niet gebeurd is in de ledenbeheer module), het registratienummer, de rechthebbende in geval van een eigen-/particuliergraf en een gebruiker is geval van een algemeen graf. Nadat de datum en tijdstip van de begraving is vastgelegd, wordt ook het graf waarin begraven wordt, de begrafenisondernemer en eventueel de steenhouwer vastgelegd. Na de begraving kan het kistnummer worden geregistreerd. 3. Factureren U kunt facturen aanmaken voor de begrafenisondernemer, de steenhouwer, de rechthebbende en alle andere contactpersonen die in uw bestand zijn opgenomen. Nadat u een factuur hebt aangemaakt, boekt u deze zodat u altijd kunt zien bij wie er nog een betaling open staat. Een geboekte factuur wordt door het systeem naar de Historie verplaatst. Van hieruit kunt u de factuur afdrukken. 4. Periodieke activiteiten Naast het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden zijn er ook werkzaamheden die u niet dagelijks maar wel met enige regelmaat in het systeem zal uitvoeren zoals het ruimen van graven, het verlengen van eigen-/particuliere graven, het verlengen van het onderhoud van een graf en het aanpassen van de expiratiedatum. Pagina 16 van GAC Business Solutions

17 3.2 De begraafplaats module De menu onderdelen zijn te benaderen via de menu onderdelen links in uw scherm. Wanneer u op de begraafplaats module klikt, verschijnen de menugroepen die bij deze module horen. U opent het deel van het programma waarmee u wilt werken door een van deze groepen te kiezen. De indeling van de verschillende opties is in onderstaand overzicht weergegeven. Het menu van de begraafplaatsmodule bestaat uit de volgende onderdelen: Begraafplaats Via de begraafplaats komt u op het scherm begraafplaats. Hier kunt u nieuwe begraafplaatsen aanmaken. Tevens registreert u vanuit dit menu onderdeel een begraving. Overledene Via dit menu onderdeel kunt u de gegevens opvragen van alle overledenen die binnen de begraafplaatsmodule geregistreerd staan. Tevens kunt u een overzicht oproepen van alle overledenen en een nieuwe overledene registeren. Rechthebbende/Gebruiker Via dit menu onderdeel kunt u de gegevens opvragen van alle rechthebbenden die binnen de begraafplaatsmodule geregistreerd staan. Tevens kunt u een overzicht oproepen van alle rechthebbenden en een nieuwe rechthebbende registreren GAC Business Solutions Pagina 17 van 105

18 Klanten Hier vindt u de klanten voor de begraafplaats module terug. Begraving Dit is het scherm waar u de begravingen registreert in het systeem. Daarnaast vindt u hier alle eerder gedane begravingen terug. Begraafplaatsfactuur Via dit menu onderdeel kunt u de gegevens opvragen van alle nog niet geheel verwerkte facturen. Tevens kunt u een overzicht oproepen van alle nog niet geheel verwerkte facturen en een nieuwe factuur aanmaken. Folder: Stamgegevens begraving In deze folder vindt u de stamgegevens terug van de begraafplaats module. De stamgegevens bestaan uit de volgende gegevens: Algemeen graf Hier legt u de algemene graven van uw begraafplaats(en) vast. Eigen-/Particuliergraf Hier legt u de eigen-/particuliere graven van uw begraafplaats(en) vast. Begrafenisondernemer Via dit menu onderdeel kunt u de gegevens opvragen van alle begrafenisondernemers die binnen de begraafplaatsmodule geregistreerd staan. Tevens kunt u een overzicht oproepen van alle begraafplaatsondernemers en een nieuwe begrafenisondernemer registreren. Steenhouwer Via dit menu onderdeel kunt u de gegevens opvragen van alle steenhouwers die binnen de begraafplaatsmodule geregistreerd staan. Tevens kunt u een overzicht oproepen van alle steenhouwers en een nieuwe steenhouwer registreren. Artikel BPL Via dit menu onderdeel kunt u de gegevens opvragen van alle artikelen die binnen de begraafplaatsmodule geregistreerd staan. Tevens kunt u een overzicht oproepen van alle artikelen en een nieuw artikel registreren. Folder: Lijsten Via deze folder kunt u diverse standaard lijsten en documenten afdrukken die betrekking hebben op de begraafplaatsmodule. Folder: Brieven In deze folder vindt u een aantal brieven terug die verbandhouden met de begraafplaats module Folder: Historie Onder de historie vindt u o.a. de begravingshistorie, grafhistorie en geheel verwerkte (geboekte) facturen terug. Folder: Periodieke activiteiten Via periodieke activiteiten kunt u een aantal werkzaamheden uit (laten) voeren die u niet dagelijks zult doen zoals het ruimen van graven en het controleren van de expiraties van graven. Folder: Instellingen Via deze folder dient u een aantal standaard (begraafplaats)instellingen te definiëren, waarmee het systeem moet gaat werken. Pagina 18 van GAC Business Solutions

19 4 BASISFUNCTIES SYSTEEM Alvorens met het ledenadministratiesysteem te gaan werken, is het noodzakelijk kennis te hebben van de basisfuncties. In dit hoofdstuk worden zowel de verschillende soorten schermen, velden en functietoetsen beschreven. 4.1 Bediening via het toetsenbord Microsoft Dynamics Nav. kan zowel met de muis als met het toetsenbord bediend worden. U bepaalt zelf wat voor u het beste werkt. Alle onderdelen kunnen met alleen het toetsenbord bediend worden. De muis is niet nodig Functietoetsen De bediening van de programma s wordt vereenvoudigd door het gebruik van functietoetsen. Handelingen die in alle onderdelen van Microsoft Dynamics Nav. terugkomen, kennen een vaste functietoets. Zo staat F3 voor nieuw en F4 voor verwijderen. Daarnaast zijn er functietoetsen die alleen in bepaalde programma s gebruikt kunnen worden. Het is afhankelijk van het programma welke functietoetsen er allemaal gebruikt kunnen worden. Een overzicht van de functietoetsen die mogelijk zijn in het scherm waarin u aan het werken bent, kunt u op ieder moment bekijken via Menu Help, Overzicht van functietoetsen. DOOR OP SHIFT OF CTRL TE KLIKKEN, KRIJGT U EEN OVERZICHT VAN DE FUNCTIES DIE U KUNT GEBRUIKEN MET DE TOETSEN CTRL OF SHIFT IN COMBINATIE MET DE TOETSEN F1 T/M F GAC Business Solutions Pagina 19 van 105

20 4.2 Schermen Vanuit het menu kiest u het scherm waarin u uw werkzaamheden wilt verrichten. Ook in de schermen is weer een vaste opzet te herkennen, wat het werken met Microsoft Dynamics Nav. vereenvoudigt. Er zijn in Microsoft Dynamics Nav. vele schermen. Ze zijn echter allemaal afgeleid van twee soorten schermen: kaartscherm en regelscherm Kaartschermen Op een kaartscherm staan alle gegevens van bijv. één klant overzichtelijk bij elkaar. De indeling doet denken aan een dossiermap met tabbladen. Als voorbeeld een rechthebbende kaart. Titel Tabblad Veldnaam Wit veld Knoppen Titel Een korte indicatie van het record dat op de kaart staat, gevolgd door de naam van het scherm. De inhoud van de titel blijft zichtbaar als u het scherm minimaliseert, en verschijnt ook in het overzicht van openstaande schermen (zie Venster in de menubalk). Op die manier kunt u dus met meerdere schermen tegelijk werken en toch het overzicht behouden. Pagina 20 van GAC Business Solutions

21 Tabblad Gegevens uit een record worden onderverdeeld in logisch bij elkaar horende delen. Deze delen worden weergegeven door middel van tabbladen. Aan de titel van het tabblad kunt u zien om welke gegevens het zal gaan. Zo heeft het tabblad Algemeen in bovenstaand voorbeeld betrekking op de naam en adresgegevens van de rechthebbende etc. U opent een tabblad door het tabblad aan te klikken. In een kaartscherm gaat u met CTRL PAGEDOWN naar het volgende tabblad van de kaart. Met CTRL PAGEUP gaat u naar het vorige tabblad. Veldnaam De beschrijving van een veld. De inhoud ervan wordt er achter getoond. Binnen Microsoft Dynamics Nav. wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten velden en knoppen: Veld Soort veld Omschrijving Invoer Wit veld Grijs veld Veld met DropDown knop Toont de inhoud van een veld. De inhoud mag gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. Toont de inhoud van een veld, maar de waarde kan niet gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. U krijgt een aantal vaste keuzemogelijkheden om dit veld te vullen. Geen of ingave van de eerste letter via Veld met LookUp knop U krijgt een tabel met daarin een aantal keuzemogelijkheden, bijv.: of ingave van de code via 2010 GAC Business Solutions Pagina 21 van 105

22 U kunt deze keuzemogelijkheden in de meeste gevallen zelf uitbreiden. Knop met tekst Knop met tekst en menusymbool Knop met tekst en Activeert het beschreven scherm of de functie nadat de knop aangeklikt is. Opent een menu waarmee andere schermen of menu s gestart kunnen worden nadat de knop aangeklikt is. Activeert een scherm met een verwerking nadat de knop aangeklikt is. De puntjes geven aan dat er (een) ingave(n) verwacht wordt/worden, voordat de verwerking uitgevoerd kan worden. n.v.t. n.v.t. n.v.t. In een scherm kiest u het tabblad, het veld of dergelijke dat u nodig heeft. Met de muis of het toetsenbord plaatst u de cursor direct op het gewenste onderdeel. U hoeft dus niet eerst alle andere velden langs. Er zijn verschillende soorten velden in Microsoft Dynamics Nav., bijvoorbeeld een tekst of een datum. Iedere soort heeft zijn eigen kenmerken. De meeste komen overeen met andere Windows programma s. Ter bevordering van de leesbaarheid zullen daarom alleen de belangrijkste en de specifieke kenmerken beschreven worden. Overschrijven / Edit Op het moment dat de cursor in een veld staat en de inhoud ervan blauw gemarkeerd is, dan betekent dit dat de inhoud overschreven wordt. Indien de inhoud niet overschreven, maar deels gewijzigd moet worden ( edit ), kunt u in de meeste gevallen met de muis in het veld gaan staan. Als dit niet kan, gaat u met de toets F2 in de zogenaamde Edit-mode. De statusbalk informeert u of dit overschrijven (OVR) of invoegen (INS) inhoudt. Deze status beïnvloedt u met de toets INSERT. In alle situaties geldt dat de ingave van een veld tijdens de ingave met de knop uit de werkbalk, of met de toets ESC ongedaan gemaakt kan worden. De oorspronkelijke inhoud van het veld wordt dan weer getoond. Tekst Tekstvelden komen overal in Microsoft Dynamics Nav. voor. Er zijn een aantal speciale tekstvelden waarbij de ingegeven tekst automatisch omgezet wordt in hoofdletters. De velden waar dit gebeurt, zijn vaak speciale codes. Numeriek Velden waarin alleen getallen voor mogen komen, heten numerieke velden. Deze vindt u in ieder onderdeel van Microsoft Dynamics Nav. terug. Denk bijv. aan huisnummers. Pagina 22 van GAC Business Solutions

23 Datum Bij datums wordt gebruik gemaakt van de Landinstellingen van Windows. Hiermee wordt bijvoorbeeld de volgorde van dag, maand en jaar ingesteld. In Microsoft Dynamics Nav. kan de datum van 1 januari 0 tot en met 31 december 9999 gaan. Om in Microsoft Dynamics Nav. een datum snel in te kunnen geven, zijn er een aantal verschillende mogelijkheden: Huidig De datum die in de klok van uw PC ingesteld is (de systeemdatum), heet in Microsoft Dynamics Nav. de huidige datum. Deze kan opgehaald worden door Huidig (of de eerste letter(s) van dat woord) in te geven. Deel van een datum Een datum hoeft u niet volledig in te geven. Het volstaat om slechts de dag òf de dag en de maand in te geven. De maand en het jaar respectievelijk het jaar worden door Microsoft Dynamics Nav. aangevuld aan de hand van de werkdatum (meestal de systeemdatum). Wanneer de werkdatum 25 januari 2007 is, wordt de ingave 5 aangevuld tot ; en de ingave 5-2 wordt ` Dagen in de week Tot slot kan een datum ook ingegeven worden als dag in de week, eventueel gevolgd door kalenderweek. U geeft dan de omschrijving van de dag in (of de eerste letters ervan), bijvoorbeeld maandag of ma. Microsoft Dynamics Nav. zet deze ingave dan aan de hand van de werkdatum om naar een complete datum. Zo wordt, op basis van de werkdatum 25 januari 2007, de ingave ma omgezet naar ` ; en de ingave ma10 omgezet naar ` In Microsoft Dynamics Nav. is maandag de eerste dag van de week. Werkdatum Het is ook mogelijk om een tijdelijke datum in te stellen die afwijkt van de systeemdatum. Dit heet in Microsoft Dynamics Nav. de werkdatum. Via het Menu Extra in de menubalk wordt deze ingesteld. De waarde ervan wordt in de statusbalk getoond. Deze datum haalt u op door Werkdatum (of de eerste letter(s) van dit woord) in te geven. Datumformules Met datumformules bepaalt u hoe datums moeten worden berekend ten opzichte van de huidige datum of werkdatum. Hiervoor worden de volgende afkortingen gebruikt: L Lopend D Dag W Week M Maand K Kwartaal J Jaar 2010 GAC Business Solutions Pagina 23 van 105

24 Deze afkortingen kunnen gebruikt worden in drie soorten datumformules: Lopend plus een tijdseenheid: LW Lopende Week LM Lopende Maand Een nummer plus een tijdseenheid: 10D 10 dagen vanaf vandaag 2W 2 weken vanaf vandaag Een tijdseenheid plus een getal: D10 De volgende tiende dag van een maand WD4 De volgende vierde dag van een week (donderdag) U kunt de drie soorten naar wens combineren: LM+10D Lopende maand + 10 dagen U gebruikt een minteken om een datum in het verleden aan te duiden: -1J 1 jaar geleden vanaf vandaag Zoeknaam Codes onthouden kan ongewenst of bijzonder lastig zijn. Wie kent bijvoorbeeld alle artikelnummers uit zijn hoofd en kan ze direct ingeven? In Microsoft Dynamics Nav. is daarom in een schermen het veld Zoeknaam opgenomen. Deze kunt u gebruiken als alternatief voor de ingave van de code. Op het moment dat u bij het vastleggen van bijvoorbeeld een artikelnummer op de factuur het veld Nr. de zoeknaam ingeeft, zet het systeem deze om naar het juiste artikelnummer. De ingave Begraving in het voorbeeld hierna geeft als resultaat artikelnummer ART Pagina 24 van GAC Business Solutions

25 4.2.2 Regelschermen Titel In tegenstelling tot kaartschermen tonen regelschermen de gegevens van meerdere overledene, rechthebbende, begraafplaatsen etc. in één keer. Veld Selectiebalk Veldnaam Geselecteerde regel De verschillende regels worden onder elkaar getoond, en de velden staan in kolommen. Boven elke kolom staat de veldnaam die de inhoud van de kolom beschrijft. De cursor wordt in een kolom geplaatst door de kolom aan te klikken. Kolomindeling aanpassen De indeling van de kolommen op een regelscherm kan aangepast worden door: Verplaatsen Plaats de cursor op de titel van een kolom en druk de linker muisknop in. De muiscursor verandert in Houd de linker muisknop ingedrukt en verplaats de kolom naar de gewenste positie. Laat daar de linker muisknop los. Verbreden of versmallen Plaats de cursor tussen de titels van twee kolommen in, zodat de muiscursor verandert in Druk de linker muisknop in en houd deze ingedrukt. Verplaats de muis. De linker kolom wordt versmald wanneer de muis naar links verplaatst wordt, en verbreed bij een verplaatsing naar rechts. Selectiebalk De linker grijze kolom wordt de selectiebalk genoemd. Het symbool in de kolom geeft de geselecteerde regel aan. Een regel wordt geselecteerd door de cursor in één van de kolommen van de betreffende regel te plaatsen, of door de selectiebalk aan te klikken met de linkermuisknop GAC Business Solutions Pagina 25 van 105

26 Ingave toegestaan? Of ingave van een veld wel of niet toegestaan is, is niet af te leiden van de kleur van een kolom. Alle velden zijn namelijk wit. U ziet pas op het moment dat de cursor op een veld staat of ingave toegestaan is. Wanneer er een stippellijn om het veld staat, is er geen ingave toegestaan. Zie bijvoorbeeld de kolom Initialen in het volgende schermvoorbeeld Speciale schermen Zoals gezegd zijn alle schermen in Microsoft Dynamics Nav. gebaseerd op het kaart- en regelprincipe. Het Factuurscherm is zo n speciaal, afgeleid schermtype. In de kop van het Factuurscherm staan de algemene gegevens zoals de naam en de datum waarop de factuur betrekking heeft dit is een kaartscherm. Dit is het bovenste gedeelte van het Factuurscherm. Het onderste gedeelte van het Factuurscherm is een regelscherm; hierin worden alle regels getoond van de artikelen betreffende de factuur. Bij het invoeren in een regelscherm kan de inhoud van een bovenliggend veld overgenomen worden in het actuele record door middel van de toets F8. In het voorbeeld bijvoorbeeld het overnemen van de omschrijving van de regel erboven. Pagina 26 van GAC Business Solutions

27 4.3 Basis functies Nu de opzet en de indeling van de schermen bekend is, wordt in deze paragraaf ingegaan op de bediening van de schermen en de verschillende functies uit de werkbalk Invoegen Om nieuwe gegevens in te kunnen geven, moet altijd eerst een leeg scherm ingevoegd worden. In de werkbalk is hier een speciale knop voor of gebruik functietoets F3. Nieuw (F3) In de statusbalk wordt getoond dat u een NIEUW scherm invoegt. In een kaartscherm wordt een nieuw scherm aangeduid met naamloos in de titelbalk. In een regelscherm wordt een nieuwe regel aangeduid met in de selectiebalk. Uniek nummer Ieder record moet een uniek nummer hebben. Dat is dan ook het eerste veld dat u moet ingeven. Een leeg veld is daarbij niet toegestaan. DIT NUMMER WORDT BIJ DE INVOER VAN BIJV. EEN NIEUWE KLANT AUTOMATISCH TOEGEKEND. DRUK HIERTOE OP ENTER OF TAB OM NAAR HET VOLGENDE VELD TE GAAN. Wijzigen Om gegevens op een scherm te wijzigen, zoekt u het gewenste record op waarna u de betreffende velden wijzigt. Op het zoeken van gegevens wordt verder in dit document ingegaan Opslaan van de gegevens Uw ingevoerde gegevens worden automatisch opgeslagen als het scherm afgesloten wordt. Dit kan op verschillende manieren: het opzoeken van een ander record, het openen van een ander scherm of het afsluiten van het huidige scherm. Met andere woorden: u hoeft de ingaven dus niet eerst te bevestigen voordat ze weggeschreven worden! Verwijderen Verwijderen houdt in dat u alle gegevens van bijv. een klant of leverancier definitief uit uw bestand verwijderd. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F4. Verwijderen (F4) 2010 GAC Business Solutions Pagina 27 van 105

28 Microsoft Dynamics Nav. vraagt of u het zeker weet, want er is geen weg terug. Het dossier verdwijnt in de versnipperaar Zoeken Als u een scherm opent, opent Microsoft Dynamics Nav. altijd de gegevens waar u het laatst mee bezig bent geweest. Met de knop Zoeken in de werkbalk kunt u op ieder willekeurig veld van een scherm zoeken naar bijv. een bepaalde grootboekrekening of klant of leverancier. Zoeken (Ctrl+F) Dit is dezelfde Zoeken als in andere Windows programma s. Hiermee zijn diverse manieren van Zoeken mogelijk, zoals zoeken op basis van een gedeelte van een veld: Een belangrijk voordeel van Zoeken is dat het op ieder veld gebruikt kan worden. U kunt dus zoeken op basis van een nummer, maar ook op basis van een omschrijving, een naam, een adres etc. U moet wel eerst op de cursor op dat veld plaatsen voordat u Zoeken activeert! Bladeren De tweede mogelijkheid om te zoeken, is door te bladeren. In de werkbalk zijn hiervoor de volgende knoppen opgenomen, die u kunt aanklikken: Ga naar de eerste kaart Ga naar de laatste kaart Ga naar de vorige kaart Ga naar de volgende kaart In een regelscherm kunt u bladeren met,, PAGEUP en PAGEDOWN. In een kaartscherm bladert u met PAGEUP en PAGEDOWN. In beide schermen gaat u met CTRL HOME naar het eerste record en met CTRL END naar het laatste. Pagina 28 van GAC Business Solutions

29 4.3.6 Overzicht Als derde is er de mogelijkheid om een overzicht van alle gegevens op te vragen. Hierin kunt u dan de gewenste gegevens zoeken door door de regels te bladeren of door middel van de zoekfunctie. Deze mogelijkheid is aanwezig in de kaartschermen, en de kaart+regelschermen. U kunt dit vergelijken met het openen van de dossierlade om daarin - op basis van de labels van de dossiers - te zoeken naar het gewenste dossier. In een overzicht kunnen geen gegevens ingegeven of gewijzigd worden. In de werkbalk is een speciale knop opgenomen om het overzicht snel op te kunnen roepen: Overzicht (F5) Of dit is bijvoorbeeld mogelijk via de knop Rechthebbende en dan Overzicht aan te klikken. Vanuit een overzicht terug naar het kaartscherm In een overzicht worden vaak minder velden getoond dan op een kaartscherm. Gewoonlijk wordt het daarom gebruikt om een bepaald record op te zoeken en dan vervolgens met dat record terug te keren naar het kaartscherm. Dit werkt als volgt: Zorg ervoor dat de gewenste regel in het overzicht actief is (let op links kies vervolgens voor OK. in de selectieblak) en Vanuit een overzicht door naar een kaartscherm Het is ook mogelijk om vanuit het overzichtscherm de kaart op te vragen via de menuknop Klant en dan te kiezen voor de optie Kaart. De functietoets die hier bij hoort is SHIFT F5. Het verschil met voorgaande manier is dan nu een tweede klantkaart is geopend. Tik nooit zomaar iets in, maar gebruik altijd één van de bovenstaande mogelijkheden om een gegeven op te zoeken GAC Business Solutions Pagina 29 van 105

30 4.3.7 Sorteren op schermen De gegevens die op een scherm getoond worden, kunnen gesorteerd worden. Wanneer u door de kaartschermen heen bladert, zullen de schermen in de volgorde van sortering getoond worden. In de regelschermen ziet u de regels in de door u aangegeven volgorde staan. In de werkbalk is er een speciale knop voor sorteren opgenomen: Sorteren (Shift+ F8) U kunt aangeven op welk veld u wilt sorteren en in welke volgorde, oplopend (van laag naar hoog) of aflopend (van hoog naar laag) u wilt sorteren. Gebruik om door de lijst met velden te gaan. Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden door hier op te klikken. Kies voor Oplopend of Aflopend. Kies voor Toepassen als u de sortering wilt uitvoeren maar het scherm Sorteren niet wilt afsluiten of kies voor OK als u de sortering definitief wilt uitvoeren en het scherm Sorteren wilt afsluiten Filters op schermen Door middel van het bladeren krijgt u de gegevens van alle grootboekrekeningen, klanten, etc. die in uw bestand zitten op het scherm. Dit is niet altijd gewenst omdat u bijvoorbeeld alleen de Klanten in een bepaalde reeks wilt zien. U kunt dan een selectie maken uit uw bestand met behulp van een filter. Alleen de gegevens van de klanten, die aan het criterium voldoen, worden op het scherm getoond. In een aantal schermen is standaard al een filter aanwezig maar u kunt zelf ook filters plaatsen. Een groot voordeel daarbij is dat een filter op elk veld geplaatst kan worden. In de werkbalk zijn speciale knoppen voor de filters opgenomen: Veldfilter FlowFilter Tabelfilter Alles weergeven Pagina 30 van GAC Business Solutions

31 Veldfilter Op een scherm kunt u zelf een bepaalde filter plaatsen door op het gewenste veld te gaan staan. U klikt dan de knop Veldfilter aan. In het scherm dat daarna getoond wordt, geeft u de selectiecriterium op. Merk op dat de huidige waarde van het veld als filter voorgesteld wordt. Zo worden in het voorbeeld hieronder de klanten in de plaats Amsterdam uit het bestand gelicht: De knop Toepassen voert de filter uit, maar biedt u de gelegenheid om het resultaat van de filter te beoordelen zonder het filterscherm te verlaten. Mocht de filter niet naar wens zijn, dan kunt u het direct aanpassen. De knop OK voert de filter uit, en u keert terug naar het voorgaande scherm. Indien op een scherm een filter geplaatst is, wordt u hierop geattendeerd door de tekst FILTER in de statusbalk! Filters opvragen / Tabelfilter De statusbalk toont dus of er wel of geen filter op het scherm geplaatst is, maar hoe weet u nu wat de inhoud van het filter is? De methode om dit op te vragen is door de knop Tabelfilter in de werkbalk aan te klikken. Alle filters die tot dan toe op velden geplaatst zijn, worden hierin getoond. Zo ziet u in het voorbeeld dat alle gehuwde contactpersonen van het mannelijke geslacht er uitgelicht worden (GH = gehuwd). Om velden toe te voegen aan een filter op het scherm gebruikt u ook het Tabelfilter. Hier kunt u regels met velden invoegen, ook al staat het betreffende veld niet op het scherm! 2010 GAC Business Solutions Pagina 31 van 105

32 Ingavemogelijkheden In een filter kan een bepaalde waarde ingegeven worden, waar een criterium aan toegevoegd kan worden. Een voorbeeld van een waarde is de ingave bij Saldo(LV). Wanneer nu alle klanten moeten worden getoond die nog bedragen open hebben staan kan worden ingegeven >0 (Lees groter dan 0). Wanneer nu gebladerd wordt door het bestand worden alleen de klanten getoond met een Saldo(LV) groter dan 0. U kunt bij de invoer van criteria alle cijfers en letters gebruiken die u normaal ook kunt gebruiken. Daarnaast kunt u een aantal speciale symbolen en rekenkundige formules gebruiken. Dit zijn de beschikbare notities: Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records = Gelijk aan 377 Nummer 377 BLAUW Records met de code BLAUW, zoals de magazijncode BLAUW Een exacte datum/tijd: :00:00.. Interval Nummers 1100 t/m Tot en met Datums tot en met P8.. Gegevens voor boekhoudperiode 8 en verder..23 Van begintijd tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59: Van 23 lopende maand, lopend jaar 00:00:00 tot eindtijd Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59 Of/of Records met nummer 1200 of 1300 & En <2.000&>1.000 Nummers kleiner dan 2000 en groter dan Een zelfstandig gebruik van het teken & met nummers is niet mogelijk omdat er geen records met twee nummers zijn toegestaan. <> Niet gelijk aan <>0 Alle nummers behalve 0 > Groter dan >1.200 Nummers groter dan 1200 Pagina 32 van GAC Business Solutions

33 >= Groter dan of gelijk aan >=1.200 Nummers groter dan of gelijk aan 1200 < Kleiner dan <1.200 Nummers kleiner dan 1200 <= Kleiner dan of gelijk aan <=1.200 Nummers kleiner dan of gelijk aan 1200 Leeg veld (bij tekstvelden) 0 Leeg veld (bij getalvelden) Alle velden die niet gevuld zijn en dus leeg zijn 0 Alle velden met een waarde nul * Een onbeperkt aantal onbekende tekens *Be* *Be Be* Tekst met de letters "Be" Tekst die eindigt op "Be" Tekst die begint met "Be"? Een onbekend teken Jans?n Tekst zoals Jansen of Janson Berekenen voor de rest 30 (>=10&<=20) Records met nummer 30 of met een nummer tussen 10 en 20 (het resultaat van de berekening tussen Geen onderscheid tussen hoofdletters en Tekst zoals LOCATIE, locatie of Locatie. letters (beide zijn toegestaan) U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: Alle records met het nummer 5999 of een nummer uit het interval 8100 tot en met Records met een nummer kleiner dan of gelijk aan 1299 of gelijk aan 1400 en hoger. Met andere woorden: alle nummers behalve 1300 tot en met >50&<100 Records met een nummer groter dan 50 en kleiner dan 100, ofwel nummer 51 tot en met 99. *C*&*D* Tekst met de tekens C en Tekst met de tekens bo, BO, Bo, bo zoals boek, boekhouding en geboekt. De combinatie BO, bo, Bo of bo moet in de tekst voorkomen, gevolgd door ten minste één teken en kan worden omsloten door een onbeperkt aantal tekens in de vorm van zowel hoofdletters als kleine letters. Attentie Zorg dat u alleen zinvolle filters invoert. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een niet-bestaand interval op te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd. U moet op de hoogte zijn van de sorteringregels van het programma om zinvolle filters te kunnen invoeren. Filters verwijderen Indien u alle filters op velden in één keer van een scherm wilt verwijderen, kunt u ook de knop Alles weergeven in de werkbalk aanklikken. Filters in een overzichtsscherm worden automatisch verwijderd bij het verlaten van het scherm GAC Business Solutions Pagina 33 van 105

34 4.3.9 Berekende velden In sommige schermen komen velden voor waarin de uitkomst van een berekening wordt getoond. Zo worden in het scherm van de Rechthebbende het totaalbedrag van de openstaande facturen getoond in het veld Saldo(LV). Dit is een optelling van alle bedragen die verzameld staan in een andere tabel. Een dergelijk berekend veld wordt in Microsoft Dynamics Nav. een FlowField genoemd. Op het moment dat dit veld wordt aangeklikt, verschijnt de zogenaamde DrillDown-knop. Klik deze knop aan en de contactpersonen waaruit de berekening opgebouwd is, worden getoond. Uit het onderstaande scherm blijkt dat het bedrag van 1.156,00 uit 3 openstaande facturen is opgebouwd. Pagina 34 van GAC Business Solutions

35 FlowFilters De uitkomst van FlowFields kan beïnvloed worden met behulp van een specifiek soort filters: de zogenaamde FlowFilters. De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Ze zijn te herkennen aan de veldnaam: deze eindigt op filter. De FlowFilters die u in een scherm gebruiken kunt, zijn altijd op te vragen door de knop FlowFilter in de werkbalk aan te klikken. Een FlowFilter beïnvloedt direct de mogelijke velden met berekeningen in uw bestand. De FlowFilters beïnvloeden ook de weergave van de posten via de DrillDown-knop van een veld. Alleen de posten die bij de berekening betrokken zijn, worden dan getoond. De knop Alles weergeven heeft géén invloed op de geplaatste FlowFilters. Deze blijven dus actief! U herkent dit doordat de tekst FILTER in de statusbalk blijft staan GAC Business Solutions Pagina 35 van 105

36 4.4 Samenvatting functietoetsen Hieronder vindt u een samenvatting van alle knoppen uit de werkbalk met de daarbij behorende functietoetsen zoals in dit hoofdstuk beschreven: Knop Functietoets Functie Omschrijving F3 Nieuw Aanmaken van een nieuw kerklid, wijk etc. F4 Verwijderen Verwijderen van een kerklid, wijk etc. Ctrl+F Zoeken Deze functie gebruikt u als u de gegevens van bijv. een bepaald kerklid op wilt vragen. F7 Veldfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op één criterium. Ctrl+F7 Tabelfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op meerdere criteria. Shift+F7 Flowfilter De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Shift+Ctrl+F7 Alles weergeven Hiermee heft u de actieve veldfilter(s) of tabelfilter weer op. Shift+F8 Sorteren Met deze functie kunt u uw bestand oplopend of aflopend sorteren op een door uzelf gekozen veld. Ctrl+Home Eerste Hiermee gaat u naar de eerste gegevens in uw bestand. Page Up Vorige Hiermee bladert u terug in uw bestand. Page Down Volgende Hiermee bladert u verder in uw bestand. Ctrl+End Laatste Hiermee gaat u naar de laatste gegevens in uw bestand. F5 Overzicht Hiermee krijgt u een totaaloverzicht van het bestand waar u op dat moment mee bezig bent. F12 Start Het opstarten van Microsoft Dynamics Nav.. Pagina 36 van GAC Business Solutions

37 5 INRICHTING Om de begraafplaatsmodule te kunnen gebruiken moeten zowel de instellingen (algemene begraafplaatsinstellingen, type graf) als de stamgegevens (begrafenisondernemer, steenhouwer, artikelen) ingericht zijn. 5.1 Instellingen Begraafplaats instellingen Toegangspad: Instellingen, begraafplaats instellingen Het scherm Begraafplaats instellingen bestaat uit de volgende vier tabbladen: Tabblad Algemeen Hier kunt u een aantal standaardinstellingen vastleggen die voor de hele module gelden. De volgende velden zijn hierin opgenomen: Algemeen Grafrusttermijn: de wettelijke grafrusttermijn bedraagt 10 jaar, te rekenen vanaf de datum van begraving. Gedurende deze 10 jaar mag het lijk niet geroerd worden. Met de waarde in dit veld wordt rekening gehouden wanneer gecontroleerd wordt of een graf al geruimd kan worden. Eigen-/Particuliergraf grafrecht uitgiftetermijn Dit is het eerste termijn grafrecht die bij de uitgifte van een eigen/-particuliergraf wordt gehanteerd. De wettelijke uitgifte termijn voor een recht op een eigen/particuliergraf bedraagt 10 jaar. Vanuit de Kerkprovincie wordt geadviseerd de uitgiftetermijn op minimaal 20 jaar te stellen. Deze module gaat daarom uit van een uitgiftetermijn van 20 jaar. Na die termijn kan het grafrecht worden verlengd. Eigen-/Particuliergraf grafrecht verlenging: met de waarde in dit veld wordt rekening gehouden bij het aanmaken van verlengingsvoorstellen. In bovenstaand voorbeeld wordt in de verlengingsvoorstellen een termijn van 10 jaar gehanteerd. Eigen-/Particuliergraf onderhoud verlenging: zelfde als vorige veld maar nu voor de onderhoudsbijdrage GAC Business Solutions Pagina 37 van 105

38 Tabblad Nummering In dit tabblad kunt u aangeven welke nummerreeksen het systeem moet gebruiken voor het nummeren van de begraafplaatsen, overledenen, kisten en graven. Wanneer u op een van de LookUp knop klikt, krijgt u de instellingen van de nummerreeks te zien. In die instellingen staat bijvoorbeeld met welk nummer begonnen wordt en met hoeveel het nummer opgehoogd wordt als er een nieuw gegeven aangemaakt wordt. Tabblad Facturering In dit tabblad worden de standaard betalingscondities ingegeven die gelden voor de verschillende klantgroepen (rechthebbende, steenhouwer,begrafenis ondernemer). Pagina 38 van GAC Business Solutions

39 Tabblad Kosten In dit tabblad kunt u aangeven welke artikelen gebruikt worden in het document dat u vanuit het systeem kunt afdrukken,waarin de rechthebbende van een eigen-/particuliergraf het voorstel krijgt een graf te verlengen of te ruimen. In dit scherm wordt aangegeven waaruit de opheffingskosten zijn opgebouwd. Indien alle artikelen zijn ingevoerd in het systeem (zie volgende paragraaf Stamgegevens ) klikt u op de LookUp knop om het artikeloverzicht te tonen. Selecteer het juiste artikel en klik op OK om het artikelnummer te kopiëren van het artikeloverzicht naar dit tabblad Nummerreeksen Via deze optie kunt u alle nummerreeksen zien die gedefinieerd staan in het systeem. Toegangspad: Instellingen, Nr.-reeks 2010 GAC Business Solutions Pagina 39 van 105

40 5.1.3 Type graf Onder type graf kunt u de verschillende soorten graven vastleggen per grafsoort (eigen graf of algemeen graf). Toegangspad: Instellingen, Type graf 1. Klik op de eerstvolgende lege regel in het scherm Type graf. 2. Kies in de kolom Grafsoort via de DropDown knop voor Eigen-/Particulier of Algemeen. 3. Kies in de kolom Sorteervolgorde op welke positie in de lijst dit graftype dient staan 4. Vul de omschrijving in de kolom Graftype. Pagina 40 van GAC Business Solutions

41 5.2 Stamgegevens Begraafplaats U kunt in de begraafplaatsmodule meerdere begraafplaatsen vastleggen Het scherm Begraafplaats Toegangspad: Begraafplaats Het scherm Begraafplaatskaart bestaat uit de volgende tabbladen: Tabblad Algemeen Op dit tabblad staan de basisgegevens van de begraafplaats weergegeven. Nr.: Dit is het nummer van de begraafplaats. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een begraafplaats. Het begraafplaatsnummer is uniek per graf. Naam: De naam van de begraafplaats. Adres: Het adres van de begraafplaats. Adres 2: Dit is een verlenging van het veld Adres. Als de tekst die u wilt invoeren niet past in het veld Adres dan kunt u verder typen in het veld Adres 2. Postcode/Plaats: De postcode van de begraafplaats; als de postcode plaats combinatie reeds bekend is wordt het veld Plaats automatisch gevuld GAC Business Solutions Pagina 41 van 105

42 Land: Telefoon: Contactpersoon: Zoeknaam: Gewijzigd op: Begravingsnrs.: Directeur: Hier kan eventueel het land worden aangegeven. In geval dat het land NL is, verdient het aanbeveling dit veld leeg te laten. U kunt middels de LookUp knop in een scherm komen waaruit u een land kunt selecteren. Het telefoonnummer van de begraafplaats. De naam van de contactpersoon van de begraafplaats. De zoeknaam van de begraafplaats, wordt automatisch gevuld maar kan aangepast worden. Indien er een wijziging plaatsvindt op de kaart, wordt de datum in dit veld automatisch gewijzigd. Het nummerreeks die geldt voor begravingen die plaatsvinden op deze begraafplaats. Indien er een begraving wordt geregistreerd op deze begraafplaats, zullen deze genummerd worden volgen de nummerreeks zoals hier gedefinieerd. De naam van de directeur van de begraafplaats. Tabblad communicatie Op het tabblad Communicatie kunt u de volgende gegevens registreren: Telefoon: Fax: Homepage: Het telefoonnummer van de begraafplaats. Het faxnummer van de begraafplaats. Het adres van de begraafplaats. De website van de begraafplaats Invoeren Begraafplaats Om een nieuwe begraafplaats aan te maken, gebruikt u de knop of functietoets F Graf De begraafplaatsmodule bevat twee varianten van de grafkaart. Namelijk Algemeen graf en Eigen- /particuliergraf. Beide schermen bestaan uit twee delen waarop zowel informatie over het graf als de overledenen die in het graf begraven zijn, wordt vastgelegd. Bij eigen-/particuliere graven wordt meer informatie bijgehouden dan bij een algemeen graf. Deze informatie heeft betrekking op de rechthebbende en op de expiratiedata van het graf. Pagina 42 van GAC Business Solutions

43 Het scherm Algemeen graf In een algemeen graf worden het tarief voor de werkzaamheden aan het graf, het tarief voor het grafrecht en het tarief voor het onderhoud in rekening gebracht. Bij een algemeen graf bepaalt de beheerder van de begraafplaats wie in het graf worden begraven. Begraving vindt plaats op volgorde van binnenkomst. Hierdoor is het mogelijk dat overledenen die geen verwanten van elkaar zijn bij elkaar in hetzelfde graf worden begraven. Een algemeen graf kan niet verlengd worden. Een algemeen graf wordt doorgaans voor 10 jaar uitgegeven en wordt nadien geruimd. Toegangspad: Stamgegegevens begraving, Algemeen graf Het scherm Algemeen graf bestaat uit twee delen. Het bovenste gedeelte bevat de gegevens van het graf, waarin de volgende velden zijn weergegeven: Nr.: Dit is het grafnummer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een graf. Het grafnummer is uniek per graf. Klasse/Afdeling/ Rij/Nummer/ Toevoegsel: Deze velden vormen tezamen de locatie aanduiding van een graf. Grafsoort: Dit veld geeft aan of het om een Algemeen graf of Eigen-/particuliergraf gaat. In de grafkaart Algemeen graf staat dit veld altijd op Algemeen, ook bij het aanmaken van een nieuw graf. Graftype: Klik op de LookUp knop om een keuzescherm te openen met graftypes van algemene graven. Er kunnen in de begraafplaatsmodule verschillende graftypen gedefinieerd worden voor algemene en voor eigen graven. Status: Dit veld geeft de status van een graf weer. Deze moet altijd handmatig aangepast worden. Het systeem past de status van een graf nooit automatisch aan! Een graf kan de volgende statussen hebben: Vrij De status Vrij wordt gebruikt als een graf leeg en beschikbaar is om in te begraven. Optie Als iemand een optie wil nemen op een graf, dan is dat geheel vrijblijvend. Deze status is bedoeld voor de eigen-/particuliere graven, maar kunt u hier eventueel selecteren. Gereserveerd Deze status is bedoeld voor een eigen-/particuliergraf GAC Business Solutions Pagina 43 van 105

44 In gebruik Vol Benaderd Te ruimen Vervallen Uitgegeven voor aantal lagen: Dit is de status waarop de meeste graven zullen staan. Als in een leeg graf begraven wordt, dient op de grafkaart (die verschijnt na invoeren overledene en graf op begravingkaart) de status te worden verzet naar In gebruik. Als het graf vol is kunt u deze status gebruiken. Dit geeft aan dat het grafrecht (bijna) is vervallen. Ook deze status gebruikt u logischer wijs alleen bij een eigen-/particuliergraf. Deze status kunt u gebruiken om aan te geven dat het graf klaar is om te worden geruimd. Deze status wordt gebruikt om aan te geven dat een grafrecht vervallen is. Ook hier geldt logischer wijs alleen gebruiken bij eigen-/particuliergraf. In dit veld kan bij aanmaken van het record of bij uitgifte van het graf worden bijgehouden voor hoeveel lagen het graf is uitgegeven. In elk graf kan echter een ongelimiteerd aantal overledenen worden geregistreerd. Dat is niet afhankelijk van de waarde van dit veld. Begraafplaatsnr.: Dit veld geeft aan bij welke begraafplaats het graf behoort. Het onderste gedeelte van het scherm Algemeen graf bevat informatie over de overledene: Laag: De laag waarop de overledene begraven ligt. Wordt in principe automatisch door het systeem gegenereerd maar is handmatig aan te passen. Overledenenr.: Dit is het contactpersoonnummer van de overledene. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een contactpersoon of overledene. Voornaam: De voornaam van de overledene. Tussenvoegsels: De tussenvoegsels van de overledene. Achternaam: De achternaam van de overledene. Geslacht: Het geslacht van de overledene. Registratienr.: Het registratienummer van de overledene. Begravingsdatum: De datum van de begrafenis of crematie. Expiratiedatum: De datum waarop het grafrecht verloopt. Monumentstatus: Hierin wordt de status van de monumentaanvraag aangegeven (geen, aangevraagd, geplaatst, geruimd). Deze status dient handmatig te worden aangepast. Het systeem past de status in geen enkel geval automatisch aan! Monumentstatus wijzigingsdatum: Op het moment dat de monumentstatus gewijzigd wordt, wordt in dit veld de datum opgeslagen waarop dit gebeurd is. Herbegraven: Indicatie dat het om een herbegraving handelt. Opmerking: In dit veld kunt nog wat extra informatie kwijt. Pagina 44 van GAC Business Solutions

45 Het scherm Eigen-/particuliergraf Een eigen-/particuliergraf is aan te raden als men de beschikking wil hebben over een graf voor langere termijn en het de bedoeling is te zijner tijd een nabestaande van de overledene in hetzelfde graf te laten begraven. Daarnaast kunnen er ook, in geval men besluit tot cremeren, urnen in worden bijgezet. De bisdommen hebben bepaald dat het grafrechttermijn bij uitgifte minimaal 20 jaar moet zijn. Na die termijn kan het grafrecht worden verlengd, met een termijn van telkens minimaal 10 en maximaal 20 jaar. De beheerder van de begraafplaats dient de rechthebbende minimaal 1 jaar voor het verstrijken van de termijn van het grafrecht op de hoogte te brengen van het verlopen van het grafrecht en aan de rechthebbende een aanbod voor verlenging te doen Toegangspad: Stamgegevens begraving, Eigen-/particuliergraf Het scherm Eigen-/Particuliergraf bestaat uit twee delen. Het bovenste gedeelte bevat de gegevens van het graf, waarin de volgende velden zijn weergegeven: Nr.: Klasse/Afdeling/ Rij/Nummer/ Toevoegsel: Recht hebbendenr.: Laatste verklaringsnr.: Dit is het grafnummer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een graf. Het grafnummer is uniek per graf. Deze velden vormen tezamen de locatie aanduiding van een graf. Dit is het contactpersoonnummer van de rechthebbende. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een contactpersoon of overledene. Als de rechthebbende komt te overlijden en de rechten overgaan naar een familielid (andere rechthebbende) dan wordt een verklaring opgesteld. Hierbij wordt automatisch een verklaringsnummer gegenereerd. U kunt dit nummer zowel op de verklaring als op de kaart van het eigen graf vermelden GAC Business Solutions Pagina 45 van 105

46 Saldo: Totale openstaande saldo van posten die betrekking hebben op dit graf. Begraafplaatsnr.: Dit veld geeft aan bij welke begraafplaats het graf behoort. Grafsoort: Dit veld geeft aan of het om een Algemeen graf of eigen-/particuliergraf gaat. In de grafkaart Eigen-/particuliergraf staat dit veld altijd op eigen, ook bij het aanmaken van een nieuw graf. Graftype: Klik op de LookUp knop om een keuzescherm te openen met graftypes van eigen graven. Er kunnen in de begraafplaatsmodule verschillende graftypen gedefinieerd worden voor algemene en voor eigen graven. De verschillende type graven zijn beschreven in paragraaf 5.1. Status: Dit veld geeft de status van een graf weer. Deze moet altijd handmatig aangepast worden. Het systeem past de status van een graf nooit automatisch aan! Een graf kan de volgende status hebben: Vrij De status Vrij wordt gebruikt als een graf leeg en beschikbaar is om in te begraven. Optie Als iemand een optie wil nemen op een graf, dan is dat geheel vrijblijvend. De status van het graf kan dan op Optie gezet worden. De geïnteresseerde kan als rechthebbende worden opgegeven en aan het betreffende graf gekoppeld worden. Het is van belang dat er een opmerking wordt gemaakt bij het graf (de knop naast het veld Nr.) waarin wordt aangegeven tot wanneer de optie loopt. Van een optie is sprake indien men in de dagen tussen het overlijden en de begraving een graf uitkiest, dat wil zeggen een optie neemt, welke optie binnen een aantal dagen bevestigd dient te worden door middel van het vestigen van een grafrecht. Gereserveerd Als iemand een graf wil reserveren dan dient deze persoon als rechthebbende aan het graf gekoppeld te worden. Reservering is alleen mogelijk indien direct een grafrecht wordt gevestigd, hetgeen inhoudt dat voor het grafrecht direct wordt betaald en de termijnen van het grafrecht direct gaan lopen, zonder dat in dat graf een begraving plaatsvindt. Als de status op Gereserveerd gezet wordt komt het systeem automatisch met de vraag of u de reservering gelijk wilt factureren. Deze vraag wordt alleen gesteld als en de status op gereserveerd staat en er een rechthebbende gekoppeld is. Dit is bovendien de enige keer dat er functionaliteit geprogrammeerd is rondom het veld status! In gebruik Dit is de status waarop de meeste graven zullen staan. Als in een leeg graf begraven wordt, dient op de grafkaart (die verschijnt na invoeren overledene en graf op begravingkaart) de status te worden verzet naar In gebruik. Vol Als het graf vol is kunt u deze status gebruiken. Benaderd Dit geeft aan dat het grafrecht (bijna) is vervallen. Dit betekend dat u contact heeft gezocht met de rechthebbende en in afwachting bent van een reactie. Hiervoor geldt minimaal 1 jaar voor het verstrijken van het grafrechttermijn. Te ruimen Deze status kunt u gebruiken om aan te geven dat het graf gereed is om te worden geruimd. Vervallen Deze status wordt gebruikt om aan te geven dat een grafrecht vervallen is. Als de status van een graf op vervallen staat, betekent dit dat de rechthebbende of de gebruiker tot 3 maanden na het vervallen van het grafrecht de gelegenheid heeft om de grafsteen en de grafbeplanting van het graf te verwijderen. Doet men dit niet, dan worden deze door de beheerder verwijderd. Als het grafrecht is vervallen en de grafrusttermijn van de laatst overledene is verstreken, kan het graf geruimd worden. Pagina 46 van GAC Business Solutions

47 Expiratiedatum grafrechttermijn: Dit is de einddatum van de gefactureerde grafrechttermijn. Als er nog een factuur met grafrechtposten openstaat en betaling blijft uit, is het mogelijk deze datum terug te zetten naar zijn oorspronkelijke waarde. Expiratiedatum onderhoud: Dit is de einddatum van de gefactureerde periode waarover onderhoudsbijdrage dient te worden voldaan. Wanneer de datum door het factureren van onderhoud automatisch wordt opgehoogd wordt tevens de vorige datum bewaard voor het geval de factuur niet wordt voldaan. Monumentstatus: Hierin wordt de status van de monumentaanvraag aangegeven (geen, aangevraagd, geplaatst, geruimd en verwijderd). Deze status dient u handmatig te wijzigen. Het systeem past de status alleen aan als u een steenhouwer registreert. De status komt dan automatisch op aangevraagd te staan. Steenhouwer: De steenhouwer die het monument levert of heeft geleverd. Monumentstatuswijzigingsdatum: Op het moment dat de monumentstatus gewijzigd wordt, wordt in dit veld de datum opgeslagen waarop dit gebeurd is. Uitgegeven voor aantal lagen: In dit veld kan bij aanmaken van het record of bij uitgifte van het graf worden bijgehouden voor hoeveel lagen het graf is uitgegeven. In elk graf kan echter een ongelimiteerd aantal overledenen worden geregistreerd. Dat is niet afhankelijk van de waarde van dit veld. Grafrechtartikel: Klik op de LookUp knop om een grafrecht artikel te selecteren. Het artikel dat hier geselecteerd staat wordt gebruikt in het verlengingsvoorstel dat gegenereerd kan worden. Onderhoudsartikel:Klik op de LookUp knop om een onderhouds artikel te selecteren. Het geselecteerde artikel dient als basis voor het verlengingsvoorstel dat door het systeem gegenereerd kan worden. Reservering in jaren: Als een graf is gereserveerd dan staat hier het aantal jaren vermeld dat betaald is aan grafrecht. Het onderste gedeelte van het scherm Eigen-/particuliergraf bevat informatie over de overledene. Voor een omschrijving van deze gegevens, verwijzen we u naar de informatie zoals beschreven onder Algemeen graf 2010 GAC Business Solutions Pagina 47 van 105

48 Invoeren Algemeen graf of Eigen-/particuliergraf Om een nieuwe grafkaart aan te maken, gebruikt u de knop of functietoets F3. U hoeft hierbij alleen het bovenste gedeelte van het scherm in te vullen. Registratie van de overledene kan op een ander moment plaatsvinden Wijzigen van een rechthebbende van een Eigen-/particuliergraf Wanneer een eigen-/particuliergraf wordt overgeschreven op naam van een andere rechthebbende, dient op de grafkaart aan het betreffende graf een andere rechthebbende gekoppeld te worden: 1. Gebruik de LookUp knop in het veld Rechthebbendenr. om de nieuwe rechthebbende te selecteren. 2. Klik op OK. 3. U krijgt de volgende melding: Als u deze vraag met Yes beantwoordt, staat daarna het graf in het systeem op naam van een andere rechthebbende. U kunt nu een overschrijvingsbewijs afdrukken (zie hiervoor het hoofdstuk over overzichten en rapportages). Pagina 48 van GAC Business Solutions

49 5.2.3 Begrafenisondernemer De begrafenisondernemers zijn in te voeren via de begrafenisondernemer kaart Het scherm Begrafenisondernemer Toegangspad: Stamgegevens begraving, Begrafenisondernemer Een groot aantal velden op deze kaart spreekt voor zich, de overige velden worden hieronder verklaard. Nr.: Predicaat: Voorletters: Naam: Begraafplaats Relatie: Gewijzigd op: Van segment uitsluiten: Klantnr.: Saldo (LV): Dit is het contactpersoonnummer van de begrafenisondernemer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een contactpersoon of begrafenisondernemer. Het veld Predicaat bevat de adellijke titel van de persoon in kwestie. Met de lookup knop komt u in het scherm Adellijke titel. In het veld Voorletters achter het predicaat vult u de voorletters in (als het om een persoon gaat). Dit is de naam van de begrafenisondernemer. De soort relatie (Rechthebbende/Gebruiker, Steenhouwer, Begrafenisondernemer en Overledene) Indien er een wijziging plaatsvindt op de kaart, wordt de datum in dit veld automatisch gewijzigd. Indien er een selectie wordt gemaakt via het onderdeel Segmenten in de Ledenbeheer- of Kerkbijdrage module, wordt deze begrafenisondernemer niet in de selectie meegenomen. Dit is het klantnummer van de begrafenisondernemer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een debiteur. Saldo van de openstaande posten die van de begrafenisondernemer GAC Business Solutions Pagina 49 van 105

50 Invoeren begrafenisondernemer Om een nieuwe begrafenisondernemer in de begraafplaatsmodule aan te maken, gebruikt u de knop of functietoets F3. In de Ledenbeheer module ontstaat op dat moment automatisch een contactpersoonkaart waarop het veld Begraafplaats relatie is gevuld met Begrafenisondernemer. Indien er aan de begrafenisondernemer gefactureerd dient te worden, moet er een debiteurenkaart (klantenkaart) aan worden gemaakt. Ga hiervoor naar de knop Begrafenisondernemer en kies de optie Debiteur maken. U krijgt de melding dat er een klant is aangemaakt door het systeem. In de Ledenbeheer module is de mailinggroep BG hierdoor automatisch op de contactpersoonkaart geregistreerd. Pagina 50 van GAC Business Solutions

51 5.2.4 Steenhouwer De steenhouwers zijn in te voeren via de steenhouwer kaart Het scherm Steenhouwer Toegangspad: Stamgegevens begraving, Steenhouwer Een groot aantal velden op deze kaart spreekt voor zich, de overige velden worden hieronder verklaard. Nr.: Predicaat: Voorletters: Naam: Begraafplaats relatie: Gewijzigd op: Van segment uitsluiten: Klantnr.: Saldo (LV): Dit is het contactpersoonnummer van de steenhouwer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een contactpersoon of steenhouwer. Het veld Predicaat bevat de adellijke titel van de persoon in kwestie. Met de lookup knop komt u in het scherm Adellijke titel. In het veld Voorletters achter het predicaat vult u de voorletters in (als het om een persoon gaat). Dit is de naam van de steenhouwer De soort relatie (Rechthebbende/Gebruiker, Steenhouwer, Begrafenisondernemer en Overledene). Indien er een wijziging plaatsvindt op de kaart, wordt de datum in dit veld automatisch gewijzigd. Indien er een selectie wordt gemaakt via het onderdeel Segmenten in de Ledenbeheer- of Kerkbijdrage module, wordt deze steenhouwer niet in de selectie meegenomen. Dit is het klantnummer van de steenhouwer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een debiteur. Saldo van de openstaande posten die van de steenhouwer GAC Business Solutions Pagina 51 van 105

52 Invoeren steenhouwer Om een nieuwe steenhouwer in de begraafplaatsmodule aan te maken, gebruikt u de knop of functietoets F3. In de Ledenbeheer module ontstaat op dat moment automatisch een contactpersoonkaart waarop het veld Begraafplaats relatie is gevuld met Steenhouwer. Indien er aan de steenhouwer gefactureerd dient te worden, moet er een debiteurenkaart (klantenkaart) aan worden gemaakt. Ga hiervoor naar de knop Steenhouwer en kies de optie Debiteur maken. U krijgt de melding dat er een klant is aangemaakt door het systeem. In de Ledenbeheer module is de mailinggroep ST hierdoor automatisch op de contactpersoonkaart geregistreerd Artikelen Om de begrafenisondernemer, steenhouwer en rechthebbende te kunnen factureren worden er in het systeem artikelen vastgelegd Het scherm Artikelen Toegangspad: Stamgegevens begraving, Artikelen. Pagina 52 van GAC Business Solutions

53 U vindt hierin de volgende velden: Nr.: Het artikelnummer. Wordt automatisch door het systeem aangemaakt. Omschrijving: Een omschrijving van het artikel, zoals het ook in de factuurregel geprint wordt. Basiseenheid: Hier kunt u selecteren wat de basiseenheid is van het artikel. In het geval van een begraafplaats staat hier Stuk of Jaar. Eenheidsprijs: De stuksprijs van de basiseenheid. Verkoopeenheid: De verkoopeenheid kan afwijken van de basiseenheid. Zo kan onderhoud bijvoorbeeld per 20 jaar worden verkocht. Zoeknaam: De zoeknaam van het artikel, wordt automatisch gevuld maar kan aangepast worden. Productboekingsgroep: De productboekingsgroep waarop geboekt wordt. Hiermee legt u de koppeling naar de juiste grootboekrekening in de boekhouding. Stem dit per artikel af met de penningmeester van de parochie. Voorraad boekingsgroep: De voorraadboekingsgroep die gebruikt wordt. Deze dient u met ALGMEEN te vullen. Artikeltype:Hier wordt bijgehouden wat voor type artikel het is. In de begraafplaatsmodule zijn artikelen opgedeeld in de volgende types: Grafrechtartikel Bij alle artikelen die betrekkingen hebben op het vestigen of verlengen van een graf wordt als artikel-type Grafrechtartikel opgegeven. Het systeem gebruikt dit type om de expiratiedatum van de grafrechttermijn van een graf aan te passen. Onderhoudsartikel Selecteer dit type om aan te geven dat het artikel een onderhoudsartikel is. Wanneer rechthebbenden vrij zijn gesteld van onderhoudsbetalingen wordt bij het aanmaken van een factuur een waarschuwing gegeven als een onderhoudsartikel wordt geselecteerd. Begraafkosten Met dit type worden artikelen aangeduid die slaan op het begraven zelf. Als er een begrafenisondernemer wordt gefactureerd, dienen begraafkosten altijd in rekening te worden gebracht. Per factuur slechts 1 maal te gerbuiken. Voorraadartikel Dit is een standaard Navision artikel-type dat door de begraafplaatsmodule niet wordt gebruikt. Dit wordt alleen gebruikt als men van bepaalde artikelen bij wil houden hoe het staat met de voorraad van dit artikel. Niet-voorraadartikel Dit artikeltype wordt gebruikt artikelen waarvoor geen voorraad wordt bijgehouden. Bijvoorbeeld van toepassing op consumpties of aulaverhuur. In het systeem zijn controles ingebouwd die kijken naar het artikeltype. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk een grafrechtartikel voor een eigen-/particuliergraf te selecteren als er een factuur wordt gemaakt voor een algemeen graf Invoeren Artikel Om een nieuw artikel in de begraafplaatsmodule aan te maken, gebruikt u de knop of functietoets F GAC Business Solutions Pagina 53 van 105

54 Pagina 54 van GAC Business Solutions

55 6 BEGRAVING In de begraafplaatsmodule worden alle gegevens vastgelegd naar aanleiding van begravingen. Bij het registreren van een begraving worden de datum en tijdstip van begraven vastgelegd alsook de gegevens van de overledene, de rechthebbende/gebruiker, het graf waarin begraven wordt, de begrafenisondernemer en eventueel de steenhouwer. 6.1 Overledene Op de overledene kaart kunt u nieuwe overledenen invoeren en gegevens van reeds begraven overledenen inzien. Als u een begraving invoert en er zijn geen onbegraven overledenen in het systeem dan wordt de overledene kaart automatisch geopend voor nieuwe invoer Het scherm Overledene Toegangspad: Overledene Het scherm Overledene bestaat uit drie tabbladen: Tabblad Algemeen Op dit tabblad staan de volgende gegevens van de overledene weergegeven: Nr.: Dit is het overledene nummer. Wordt automatisch aangemaakt door het systeem en is uniek voor iedere overledene. Roepnaam: De roepnaam van de overledene. Initialen: De initialen van de overledene. Voornamen: De voornamen van de overledene (voluit). Tussenvoegsel: Het tussenvoegsel dat voor de achternaam staat. Geslachtsnaam: De geslachtsnaam van de overledene. Postcode/Huisnr./ Huisletter: De postcode, het huisnummer en eventueel de huisletter van de overledene. Deze bepalen automatisch de straat en de plaats. Straatnaam: De straatnaam van de overledene. Wordt automatisch gevuld op basis van de postcode GAC Business Solutions Pagina 55 van 105

56 Plaats: Land: Gebruiker: Plaats van de overledene. Automatisch gevuld op basis van de postcode. Hier kan eventueel het land worden aangegeven. In geval dat het land NL is, verdient het aanbeveling dit veld leeg te laten. U kunt middels de LookUp knop in een scherm komen waaruit u een land kunt selecteren. In het geval van een algemeen graf is hier de gebruiker gekoppeld. Primair relatie: Deze relatie is het eerste aanspreekpunt en ontvangt de eventuele correspondentie. Begraafplaats Relatie: Dit veld dient ervoor om onderscheid te kunnen maken tussen begrafenisondernemers, steenhouwers, rechthebbenden en overledenen. In het geval van een rechthebbende is dit altijd gevuld met Overledene. Zoeknaam: De zoeknaam van de overledene, wordt automatisch gevuld maar is aan te passen. Geslacht: Het geslacht van de overledene. Geboortedatum/Leeftijd U kunt ofwel de geboortedatum ofwel de leeftijd van een overledene opgeven. Indien u geboortedatum opgeeft wordt op basis van die datum en de datum van overlijden de leeftijd automatisch berekend. Als u geen geboortedatum kent, is het ook mogelijk zelf de leeftijd op te geven. U kunt dat in jaren of in maanden doen. Datum overlijden: De datum van overlijden. Burgerlijke staat: De burgerlijke staat van de overledene op het moment van overlijden. Saldo (LV): Het openstaand saldo. Registratienr. Het nummer waaronder de overledene is geregistreerd bij het overlijden. Tabblad Begraving De gegevens op dit tabblad geven aan in welk graf de overledene begraven ligt, wat de begraaf datum was en welk kistnummer de overledene heeft. Deze gegevens kunnen niet vanuit dit scherm worden aangepast en dienen slechts ter informatie. Pagina 56 van GAC Business Solutions

57 Op dit tabblad worden de volgende velden weergegeven: Registratienummer toevoegen Begraafplaatsnr. Dit is de begraafplaats waar de overledene begraven ligt. Begravingsnr. Het nummer van de begraving Begravingsdatum: De datum waarop de begraving plaatsvindt of heeft plaatsgevonden. Kistsoort De kistsoort; hier kunt u kiezen uit: Onbekend, Kist, Asbus, Loden kist of Urn. Registratienr. Dit is het centrale registratienummer voor de overledene. Grafsoort: Dit veld geeft aan of het om een Algemeen graf of Eigen-/particuliergraf gaat. Grafnr.: Dit is het grafnummer waarin de overledene zal worden begraven of ligt begraven. Het grafnummer is uniek per graf. Klasse/Afdeling/Rij/Nummer/Toevoegsel: Deze velden vormen tezamen de locatie aanduiding van een graf. Tabblad Ruimen Het tabblad Ruimen bevat de volgende twee velden: Ruimingsdatum: Herbegraven: Wanneer het graf waarin de overledene lag geruimd is, kunt u hier aflezen op welke datum het graf geruimd is. Herbegraving dient een uitzondering te zijn. Het uitgangspunt is begraven is begraven. In sommige bijzondere gevallen kan een herbegraving echter nodig zijn. Zet hier een vinkje indien de overledene (op termijn) herbegraven dient te worden. Zodra u een vinkje zet wordt u gevraagd een notitie te maken m.b.t. de toekomstige locatie. Als u in het systeem graven probeert te ruimen wordt automatisch gecontroleerd of er overledenen herbegraven dienen te worden GAC Business Solutions Pagina 57 van 105

58 6.1.2 Registreren Overledene Het registeren van een overledene in de begraafplaatsmodule, kan op twee manieren en is afhankelijk van het wel of niet aanwezig zijn van de overleden persoon in het ledenbestand. Persoon is aanwezig in het ledenbestand 1. Open een overledene kaart vanuit het hoofdmenu. 2. Gebruik de knop Registreren contactpersoon als overledene 3. U komt in het scherm Registreren contactpersoon waarin alle niet overleden personen zijn opgenomen die in de Ledenbeheer module bekend zijn. 4. Selecteer de overledene en kies OK. Het systeem maakt automatisch een overledene kaart aan, waarin de meeste gegevens zijn overgenomen uit de Ledenbeheer module. Vul de ontbrekende gegevens aan zoals bijvoorbeeld Datum overlijden, Kistsoort en Registratienummer overledene. Persoon is niet aanwezig in het ledenbestand Controleer altijd of de overledene niet in het ledenbestand is opgenomen door de stappen 1 en 2 uit de eerste werkwijze te volgen. Pas als u er zeker van bent dat de overledene niet in het overzicht aanwezig is, kunt u onderstaande stappen volgen! 1. Open een overledene kaart vanuit het hoofdmenu. 2. Gebruik de knop of functietoets F3 om een nieuwe kaart aan te maken. 3. Vul de gegevens op de kaart. 4. In de Ledenbeheer module ontstaat automatisch een contactpersoonkaart waarop het veld Begraafplaats relatie is gevuld met Overledene. Pagina 58 van GAC Business Solutions

59 6.1.3 Koppelen van relaties aan een overledene U kunt meerdere contactpersonen aan een overledene koppelen. Er is echter altijd maar één relatie die de primaire relatie van de overledene is. Deze relatie ontvangt eventuele correspondentie. Om een rechthebbende / gebruiker te koppelen aan een overledene neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar de knop Overledene op de overledene kaart en kies Relaties per overledene. 2. U komt op het scherm Relaties per overledene. 3. Klik in de kolom Gekoppelde relatie op de LookUp knop. 4. U komt in het scherm Contactpersoonoverzicht Selecteer de persoon die u wilt koppelen en klik op OK. 5. Gebruik de Drop-Down knop in de kolom Relatiesoort om aan te geven welke relatie de contactpersoon met de overledene heeft. U kunt hierbij kiezen uit: Onbekend, Echtgenoot, Echtgenote, Partner, Ouder, Zoon, Dochter, Broer, Zus, Zaakwaarnemer, Oom, Tante, Neef of Nicht GAC Business Solutions Pagina 59 van 105

60 6. Indien u meerdere personen wilt koppelen aan de overledene gaat u naar de volgende regel in het scherm Relaties per overledene en herhaalt de stappen 3 t/m 6. Op de overledene kaart kunt u aangeven wie de primaire relatie van de overledene is waarmee u de eventuele correspondentie voert. U kunt deze persoon op de volgende manier selecteren: 1. Gebruik de LookUp knop in het veld Primaire relatie om in het overzicht met de gekoppelde relaties te komen. 2. Selecteer de primaire relatie en klik op OK. 6.2 Rechthebbende / gebruiker De rechthebbende is diegene die een uitsluitend recht op een eigen-/particuliergraf heeft. De gebruiker is degene die het recht op medegebruik in een algemeen graf heeft. Het scherm Rechthebbende/gebruiker Toegangspad: Rechthebbende/gebruiker Het scherm Rechthebbende/gebruiker bestaat uit twee tabbladen: Tabblad Algemeen Op dit tabblad staan de basisgegevens van de rechthebbende weergegeven. Nr.: Dit is het nummer van de relatie. Dit nummer wordt door Navision automatisch gegenereerd. Pagina 60 van GAC Business Solutions

61 Roepnaam: De roepnaam van de rechthebbende. Initialen: De initialen van de rechthebbende. Voornamen: De voornamen van de rechthebbende (voluit). Tussenvoegsel: Het tussenvoegsel dat voor de achternaam staat. Naam: De naam van de rechthebbende. Postcode/Huisnr./ Huisletter: De postcode, het huisnummer en eventueel de huisletter van de overledene. Deze bepalen automatisch de straat en de plaats. Straatnaam: De straatnaam van de overledene. Wordt automatisch gevuld op basis van de postcode. Plaats: Plaats van de overledene. Automatisch gevuld op basis van de postcode. Land: Hier kan eventueel het land worden aangegeven. In geval dat het land NL is, verdient het aanbeveling dit veld leeg te laten. U kunt middels de LookUp knop in een scherm komen waaruit u een land kunt selecteren.telefoon: Vul hier het telefoonnummer in van de rechthebbende. Meer telefoonnummers kunt u kwijt op het tabblad communicatie. Telefoonnummer: Het telefoonnummer van de rechthebbende. Geboortedatum: De geboortedatum van de rechthebbende. Begraafplaats- Relatie: Dit veld dient ervoor om onderscheid te kunnen maken tussen begrafenisondernemers, steenhouwers, rechthebbenden en overledenen. In het geval van een rechthebbende is dit altijd gevuld met Rechthebbende. Zoeknaam: Dit veld wordt automatisch gevuld met datgene wat in het veld Naam wordt ingevoerd. U kunt de inhoud van het veld zoeknaam echter zelf aanpassen. Het veld kan in overzichtsschermen gebruikt worden om snel te zoeken. Adres vervallen: Geef in dit veld middels een vinkje aan of het adres vervallen is. Als in het systeem is aangegeven dat een adres van een rechthebbende vervallen is, wordt geen correspondentie naar dit adres gegenereerd. Vrijgesteld van onderhoud: Vink dit veld aan wanneer een rechthebbende van een graf vrijgesteld is van onderhoudskosten. Op verlengingsvoorstellen zal de post onderhoud bij deze mensen niet voorkomen. Van segment uitsluiten: Indien er een selectie wordt gemaakt via het onderdeel Segmenten in de Ledenbeheer- of Kerkbijdrage module, wordt deze rechthebbende niet in de selectie meegenomen. Klantnr.: Het debiteurennummer van de rechthebbende. Saldo (LV): Het saldo van de openstaande posten van de rechthebbende GAC Business Solutions Pagina 61 van 105

62 Tabblad Communicatie De rechthebbende kaart kent ook een tabblad communicatie. Hierop staan telefoonnummers en een e- mailadres van de relatie. Het veld telefoon op het algemene tabblad staat nog eens herhaald op het tabblad communicatie Registreren Rechthebbende Controleer altijd of de rechthebbende niet in het ledenbestand is opgenomen. Indien de rechthebbende aanwezig is in het ledenbestand dan dient u net als bij de overledene te kiezen voor Registreren. Pas als u er zeker van bent dat de rechthebbende niet aanwezig is, kunt u onderstaande stappen volgen! 1. Open een rechthebbende kaart vanuit het hoofdmenu. 2. Gebruik de knop of functietoets F3 om een nieuwe kaart aan te maken. 3. Vul de gegevens op de kaart. 4. In de Ledenbeheer module ontstaat automatisch een contactpersoonkaart waarop het veld Begraafplaats relatie is gevuld met Rechthebbende. 5. Gebruik de knop Rechth./Contactpersonen en kies de optie Debiteur maken. 6. U krijgt de melding dat er een klant is aangemaakt door het systeem. 7. In de Ledenbeheer module is de mailinggroep RH hierdoor automatisch op de contactpersoonkaart geregistreerd. Pagina 62 van GAC Business Solutions

63 6.3 Begraving Het scherm Begraving Toegangspad: knop Begraving De begraving die getoond wordt is degene die het laatst geraadpleegd is. Op het scherm Begraving zijn de volgende gegevens weergegeven: Nr.: Het nummer van de begraving. Dit nummer wordt bij aanmaken van een begraving automatisch door het systeem gegenereerd. Het nummer is altijd uniek. Begraafplaatsnr.: Dit veld geeft aan op welke begraafplaats de begraving plaatsvindt. Overledene: De naam van de overledene. Datum overlijden De datum van overlijden. Aanmelddatum: Dit is de datum waarop de begraving is aangemeld. Bij het aanmaken van een nieuwe begraving wordt dit veld standaard gevuld met de systeemdatum. Begravingsdatum: De datum waarop de begraving plaatsvindt. In de basiscursus Navision worden tips gegevens voor het invullen van datumvelden. Tijdstip: Het tijdstip waarop de begraving plaatsvindt. Dit tijdstip wordt vermeld bij de aankondiging de begraving. Begrafenis ondernemer: De betrokken begrafenisondernemer. Grafnr.: Dit is het grafnummer waarin de overledene zal worden begraven of ligt begraven. Het grafnummer is uniek per graf. Graftype: Het type graf, deze zijn vastgelegd in de instellingen van de begraafplaatsmodule. Steenhouwer: De steenhouwer die het monument komt plaatsen. Saldo: Het openstaand saldo dat ontstaan is n.a.v. de begraving. Registratienr.: Uniek nummer wat in Nederland de registratie van de overledenen bewerkstelligd. Graflokatie: Een informatieveld waarin Klasse, Afdeling, Rij en Nummer van het graf getoond worden. In dit veld kan niet gewijzigd worden GAC Business Solutions Pagina 63 van 105

64 6.3.2 Registreren begraving Om een begraving vast te leggen, gaat u naar het scherm Begraving. Hanteer hier de volgende stappen: 1. Bekijk via de knop Functies, Geplande begravingen de begravingen die gepland staan. In een zwart lettertype worden begrafenissen die in de toekomst gepland staan, getoond. Dit kan uitkomst bieden bij het plannen van datum en tijdstip van een nieuwe begrafenis. In een rood lettertype worden begravingen in het verleden getoond waarbij aan de overledene in het systeem nog geen registratienummer is toegekend. Dit is een hulpmiddel om te voorkomen dat er iets misgaat in de registratienummers. Sluit dit scherm af zodat u weer terug komt op het scherm Begraving. 2. Gebruik de knop of functietoets F3 om een nieuwe kaart aan te maken. 3. Vul de velden op het scherm Begraving. 4. Gebruik de LookUp knop om in het veld Grafnr. een graf te selecteren. Pagina 64 van GAC Business Solutions

65 5. Selecteer een graf in het scherm Graf-overzicht en klik op OK. 6. U komt nu op de grafkaart. Hier dient u een afhankelijk van het graf een aantal velden te vullen. Bijvoorbeeld rechthebbende, status, grafrechtartikel, onderhoudsartikel of de monumentstatus. Na uw werkzaamheden sluit u dit scherm en keert u terug naar het scherm begraving. 7. U sluit de grafkaart middels het kruisje en komt weer terug op het scherm Begraving GAC Business Solutions Pagina 65 van 105

66 Pagina 66 van GAC Business Solutions

67 7 FACTUREREN Er zijn binnen de begraafplaatsmodule meerdere manieren om een factuur aan te maken: Vanaf het scherm Begraving kunt u een factuur aanmaken die gericht is aan een begrafenisondernemer of aan een steenhouwer. Vanaf het scherm Algemeen graf kunt u een factuur aanmaken die gericht is aan de gebruiker van een algemeen graf. Vanaf het scherm Eigen-/particuliergraf kunt u een factuur aanmaken die op naam gesteld wordt van de rechthebbende van het eigen-/particuliergraf. U kunt ook een factuur aanmaken via het menu onderdeel Begraafplaatsfactuur in het hoofdmenu. U moet dan zelf selecteren aan wie u de factuur richt. U kunt kiezen uit alle rechthebbenden, gebruiker, steenhouwers en begrafenisondernemers. 7.1 Het facturatiescherm Toegangspad: Begraafplaatsfactuur (zie ook verder voor de overige mogelijkheden) Het scherm begraafplaatsfactuur bestaat uit twee tabbladen: Tabblad Algemeen Het bovenste gedeelte van dit tabblad bevat algemene gegevens; in het onderste gedeelte staan de factuurregels. Het bovenste gedeelte van dit scherm bevat de volgende velden: Nr.: Dit is het factuurnummer. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een factuur. Het factuurnummer is uniek per graf. Orderklantnr.: Het debiteur(klant)nummer van de persoon aan wie de factuur gericht is. Naam: De volledige naam van de debiteur. Naam 2: Dit is een verlenging van het veld Naam. Als de tekst die u wilt invoeren niet past in het veld Achternaam dan kunt u verder typen in het veld Naam 2. Op facturen en reports worden de twee velden aan elkaar geplakt. Adres: Het volledige adres van de debiteur GAC Business Solutions Pagina 67 van 105

68 Adres 2: Postcode/ Plaats: Dit is een verenging van het veld Adres. Als u nog extra gegevens m.b.t. het adres in wilt geven, kunt u dit veld gebruiken. De postcode van de debiteur; als de postcode plaats combinatie reeds bekend is wordt het veld Plaats automatisch gevuld. Start expiratiedatum: Dit is bij het ontbreken van de expiratiedatum op de grafkaart het uitgangspunt voor het vaststellen van de expiratietermijn. Indien een verlenging wordt gefactureerd wordt de datum van de grafkaart gehanteerd om de nieuwe expiratiedatum te berekenen. Boekingsdatum: De datum waarop de factuur geboekt wordt. Documentdatum: De factuurdatum die op de factuur komt te staan. Deze datum wordt gebruikt om de vervaldatum van de factuur te berekenen. Vervaldatum: De datum waarop de factuur moeten zijn betaald. Deze datum wordt door het systeem berekend op basis van de documentdatum en de betalingscondities op de klantkaart. Regelnr. grafrecht: Hier staat het regelnummer van de regel waarin het grafrecht wordt gefactureerd Regelnr. onderhoud: In dit veld is het regelnummer opgenomen van de regel waarin het onderhoud is gefactureerd. In het onderste gedeelte van dit scherm vindt u de volgende gegevens: Nr.: Het artikelnummer van hetgeen gefactureerd moet worden. Omschrijving: De omschrijving van het artikel. Aantal: Het aantal stuks of jaren dat gefactureerd moet worden. Eenheidscode: De basiseenheid van het artikel. In het geval van een begraafplaats staat hier Stuk of Jaar. Eenheidsprijs: De prijs per stuk of jaar van een artikel. Bedrag: Het totaal bedrag van het aantal artikelen op de regel. Tabblad Herkomst Het belangrijkste onderscheid tussen de verschillende manieren om een factuur te maken is terug te zien op het tabblad Herkomst. Hier is namelijk af lezen op welke begraving of op welk graf de factuur betrekking heeft. Pagina 68 van GAC Business Solutions

69 Dit tabblad bevat de volgende velden: Begravingsnr.: Het nummer van de begraving waar de factuur betrekking op heeft. Begraafplaatsnr.: Dit veld geeft aan bij welke begraafplaats het graf behoort waar de factuur betrekking op heeft. Overledenenr.: Dit is het contactpersoonnummer van de overledene waar de factuur betrekking op heeft. Voornaam: De voornamen van de overledene waar de factuur betrekking op heeft. Achternaam: De achternaam van de overledene waar de factuur betrekking op heeft. Registratienr.: Het registratienummer van de overledene waar de factuur betrekking op heeft. Grafrechtartikel: Het grafrechtartikel behorende bij het graf waar de factuur betrekking op heeft. Onderhouds artikel: Het onderhoudsartikel behorende bij het graf waar de factuur betrekking op heeft. Herkomst kenmerk: In dit veld staat aangegeven op basis waarvan de factuur opgesteld is. Dit veld kan de volgende waardes hebben: Begrafeniskaart BO Een factuur n.a.v. een begraving aan begrafenisondernemer Begrafeniskaart SH Een factuur n.a.v. een begraving aan steenhouwer Algemeen graf Factuur aan een gebruiker van algemeen graf Eigen-/particuliergraf Factuur aan rechthebbende van een eigen-/particuliergraf Leeg Een lege factuur aan een willekeurige klant Reservering: Wanneer er aan een graf een rechthebbende is gekoppeld en de status wordt op gereserveerd gezet, Reservering is alleen mogelijk indien direct een grafrecht wordt gevestigd, hetgeen inhoudt dat voor het grafrecht direct wordt betaald en de termijnen van het grafrecht direct gaan lopen, zonder dat in dat graf een begraving plaatsvindt. Grafnr.: Dit is het grafnummer waarin de overledene is begraven. Grafsoort: Dit veld geeft aan of het om een Algemeen graf of Eigen-/particuliergraf gaat. Graftype: Het type graf behorende bij het algemene of eigen-/particuliergraf. Graflokatie: Een informatieveld waarin Klasse, Afdeling, Rij en Nummer van het graf getoond worden. Uitgegeven voor aantal lagen: Het aantal lagen waarvoor het betreffende graf is uitgegeven. Status: De status van het betreffende graf (vrij, optie, gereserveerd, in gebruik, gesloten, vervallen). Expiratiedatum grafrechttermijn: Dit is de einddatum van de gefactureerde grafrechttermijn. Expiratiedatum onderhoud: Dit is de einddatum van de gefactureerde periode waarover onderhoudsbijdrage dient te worden voldaan. Begravingsdatum: De datum waarop de begraving heeft plaatsgevonden GAC Business Solutions Pagina 69 van 105

70 7.2 Aanmaken factuur Een factuur kan vanuit verschillende schermen worden aangemaakt. De verschillende mogelijkheden worden in de volgende paragrafen beschreven Factureren Begrafenisondernemer Vanaf de begravingkaart bent u in staat een factuur aan te maken die gericht is aan de begrafenisondernemer. Toegangspad: Begraving 1. Gebruik de knop Functies en kies de optie Factureren en dan Begrafenisondernemer. 2. Indien er van de betreffende begraving reeds een factuur is aangemaakt die nog niet geheel verwerkt is, verschijnt een overzichtsscherm. U kunt deze facturen verder bewerken (zie hieronder stap 3) of een nieuwe factuur aanmaken (zie hieronder stap 4 en verder). 3. Selecteer de juiste factuur in het overzichtsscherm en kies Factuur Kaart (of Shift F5) om de factuur verder te bewerken. 4. Als er nog geen factuur is aangemaakt voor de begraving wordt de factuurkaart geopend. De gegevens van de begrafenisondernemer worden automatisch gevuld. 5. Klik op de LookUp knop in de kolom Nr. om een artikel te selecteren. U kunt het artikelnummer ook direct ingeven als dit bekend is. Pagina 70 van GAC Business Solutions

71 6. U komt in het scherm Artikeloverzicht BPL met daarin alle in het systeem bekende artikelen. 7. Selecteer een artikel en kies OK om het artikelnummer naar de factuurregel te kopiëren. De kolommen Omschrijving, Eenheidscode en Eenheidsprijs worden automatisch gevuld. Vul de kolom Aantal in. Het programma berekent vervolgens de inhoud van het veld Bedrag. 8. Als u meer artikelen in dezelfde factuur wilt opnemen, moet u per artikel een regel invullen. 9. U kunt de factuur afsluiten om hem later te completeren of u kunt de factuur afsluiten door hem direct te boeken (zie volgende paragraaf Boeken ) Factureren Steenhouwer Op een zelfde wijze als het factureren van begrafenisondernemers kunnen ook steenhouwers worden gefactureerd. Toegangspad: Begraving 1. Gebruik de knop Functies en kies de optie Factureren en dan Steenhouwer GAC Business Solutions Pagina 71 van 105

72 2. Indien er van de betreffende begraving reeds een factuur is aangemaakt die nog niet geheel verwerkt is, verschijnt een overzichtsscherm. U kunt deze facturen verder bewerken (zie hieronder stap 3) of een nieuwe factuur aanmaken (zie hieronder stap 4 en verder). 3. Selecteer de juiste factuur in het overzichtsscherm en kies Factuur Kaart (of Shift F5) om de factuur verder te bewerken. 4. Als er nog geen factuur is aangemaakt voor de begraving wordt de factuurkaart geopend. De gegevens van de steenhouwer worden automatisch gevuld. 5. Zie voor de verdere verwerking van de factuur de stappen 5 en verder zoals hierboven beschreven onder Factureren Begrafenisondernemer. Pagina 72 van GAC Business Solutions

73 7.2.3 Factureren Rechthebbende (Eigen-/particuliergraf) Het is mogelijk vanaf de eigen-/particuliergraf kaart te factureren. De factuur wordt dan automatisch opgesteld aan de rechthebbende van het graf. Eenmalig factureren. Toegangspad: Stamgegevens Begraving, Eigen/particuliergraf 1. Gebruik de knop Functies en kies de optie eenmalig factureren. 2. Indien er van de betreffende begraving reeds een factuur is aangemaakt die nog niet geheel verwerkt is, verschijnt een overzichtsscherm. U kunt deze facturen verder bewerken (zie hieronder stap 3) of een nieuwe factuur aanmaken (zie hieronder stap 4 en verder). 3. Selecteer de juiste factuur in het overzichtsscherm en kies Factuur Kaart (of Shift F5) om de factuur verder te bewerken. 4. Als er nog geen factuur is aangemaakt voor de begraving wordt de factuurkaart geopend. De gegevens van de rechthebbende worden automatisch gevuld. 5. Klik op de LookUp knop in de kolom Nr. om een artikel te selecteren. U kunt het artikelnummer ook direct ingeven als dit bekend is. 6. U komt in het scherm Artikeloverzicht BPL met daarin alle in het systeem bekende artikelen. Selecteer een artikel en kies OK om het artikelnummer naar de factuurregel te kopiëren. De 2010 GAC Business Solutions Pagina 73 van 105

74 kolommen Omschrijving, Eenheidscode en Eenheidsprijs worden automatisch gevuld. 7. Vul de kolom Aantal in. De omschrijving van het artikel wordt aangepast met het jaartal waarin het grafrecht verloopt. Tevens berekent het systeem de inhoud van het veld Bedrag. 8. Als u meer artikelen in dezelfde factuur wilt opnemen, moet u per artikel een regel invullen. 9. U kunt de factuur afsluiten om hem later te completeren of u kunt de factuur afsluiten door hem direct te boeken (zie volgende paragraaf Boeken ). Pagina 74 van GAC Business Solutions

75 Termijn factureren Toegangspad: Stamgegevens Begraving, Eigen/particuliergraf 1. Gebruik de knop Functies en kies de optie termijn factureren. 2. Vul de betalingstermijn, het aantal jaren en het aantal termijnen in 3. Kies voor functies, termijnen aanmaken 4. Het scherm bijwerken expiratietermijn TF verschijnt 5. Kies voor bijwerken en vervolgens yes om de termijnen aan te maken. 6. Kies vervolgens voor functies, facturen aanmaken 7. Onder het tabblad opties kunt u aangeven t/m welke datum u wilt factureren. Onder het menu item begraafplaatsfactuur staat de factuur gereed om geboekt te worden GAC Business Solutions Pagina 75 van 105

76 7.2.4 Factureren Gebruiker (Algemeen graf) Voor een Algemeen graf kan een factuur gestuurd worden aan de gebruiker van een algemeen graf. Toegangspad: Stamgegevens Begraving, Algemeen graf 1. Gebruik de knop Regel en kies Factureren. 2. ndien er van de betreffende begraving reeds een factuur is aangemaakt die nog niet geheel verwerkt is, verschijnt een overzichtsscherm. U kunt deze facturen verder bewerken (zie hieronder stap 3) of een nieuwe factuur aanmaken (zie hieronder stap 4 en verder). 3. Selecteer de juiste factuur in het overzichtsscherm en kies Factuur Kaart (of Shift F5) om de factuur verder te bewerken. 4. Als er nog geen factuur is aangemaakt voor de begraving wordt de factuurkaart geopend. De gegevens van de gebruiker worden automatisch gevuld. 5. Zie voor de verdere verwerking van de factuur de stappen 5 en verder zoals hierboven beschreven onder Factureren Rechthebbende. Pagina 76 van GAC Business Solutions

77 7.2.5 Factureren overige contactpersonen U kunt binnen de begraafplaatsmodule ook direct een factuur aanmaken waarbij u zelf dient aan te geven voor welke klant de factuur zal zijn. Toegangspad: Begraafplaatsfactuur 1. Het systeem opent met de laatste, nog niet geheel verwerkte, factuur waar u mee bezig bent geweest. 2. Gebruik de knop of functietoets F3 om een nieuwe factuur aan te maken. 3. Klik op de LookUp knop in het veld Orderklantnr. 4. U komt in het scherm Klantenoverzicht. 5. Selecteer de klant voor wie de factuur zal zijn en kies OK. De naam- en adresvelden worden automatisch gevuld GAC Business Solutions Pagina 77 van 105

78 6. Zie voor de verdere verwerking van de factuur de stappen 5 en verder zoals hierboven beschreven onder Factureren Rechthebbende. Als een factuur geen betrekking heeft op een graf, dan kunt u geen onderhouds- of grafrechtartikelen factureren. Het systeem geeft daarvan dan een melding. 7.3 Boeken Nadat u alle gegevens op de factuur gevuld heeft, kunt een factuur boeken Boeken factuur Kies vanaf het scherm Begraafplaatsfactuur voor de knop Boeken. Hiermee wordt de boekhouding in de Boekhoud module bijgewerkt. U heeft dan de keuze om eerst een controlelijst te printen, meteen door te boeken of te boeken en de factuur af te drukken. Voordat een factuur geboekt wordt, worden er controles uitgevoerd. Zo dient een begrafenisondernemer die een factuur krijgt naar aanleiding van een begraving altijd begraafkosten op zijn factuur te krijgen. Pagina 78 van GAC Business Solutions

79 7.3.2 Controlescherm expiratiedatum Na het boeken van een factuur waarop grafrechtrecht- of onderhoudsartikelen staan, verschijnt altijd het scherm Bijwerken expiratietermijnen. Op dit controlescherm kunt u aflezen wat er met de expiratiedata van het graf zal gebeuren als u de factuur boekt. Als de nieuwe expiratiedata niet overeenkomen met hetgeen u in gedachte had kunt u op twee manieren corrigeren: U kunt het controlescherm sluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken of door op Escape te drukken. U keert dan weer terug naar het factuurscherm alwaar u de nog niet geboekte factuur kunt corrigeren. U kunt echter ook de factuur corrigeren door het aantal jaren grafrecht of onderhoud handmatig op te geven in dit scherm. 1. Gebruik de knop Bijwerken. U krijgt de volgende melding: 2. Klik op Yes indien u akkoord bent met de nieuwe expiratiedata en de factuur definitief geboekt mag worden. 3. U vindt de geboekte factuur nu niet meer terug onder het menu onderdeel Begraafplaatsfactuur omdat deze geheel verwerkt is. De factuur is verplaatst naar het menu onderdeel Historie van de begraafplaatsmodule GAC Business Solutions Pagina 79 van 105

80 7.3.3 Afdrukken factuur Vanaf het scherm Geboekte begraafplaatsfactuur heeft u de mogelijkheid een factuur af te drukken. Toegangspad: Historie, Geboekte begraafplaatsfactuur 1. U komt in het scherm Geboekte begraafplaatsfactuur. 2. Gebruik de knop Afdrukken 3. U krijgt het volgende optiescherm 4. In dit scherm kunt u onder het tabblad Geboekte verkoopfactuur aangeven welke facturen dienen te worden afgedrukt. Zo is er in bovenstaand voorbeeld voor gekozen om alleen factuur VF af te drukken, maar u zou er ook voor kunnen kiezen om alle facturen met een bepaalde boekingsdatum af te drukken. Tevens wordt er in het systeem automatisch bijgehouden of een factuur reeds is afgedrukt of niet. U kunt hierop ook selecteren bij het afdrukken; het is dus mogelijk een opdracht te geven om alle geboekte maar nog niet afgedrukte facturen te printen. Pagina 80 van GAC Business Solutions

81 5. Onder het tabblad Opties van dit scherm, kunt u nog aangeven hoeveel exemplaren u afgedrukt wilt hebben en welke tekst er op de factuur moet komen te staan. 6. Gebruik vervolgens de knop Voorbeeld om een voorbeeld van de factuur op uw scherm te zien of kies Afdrukken om de factuur direct op de printer te laten afdrukken GAC Business Solutions Pagina 81 van 105

82 Pagina 82 van GAC Business Solutions

83 8 OVERZICHTEN EN RAPPORTEN Binnen de begraafplaatsmodule heeft u de mogelijkheid tot het oproepen en afdrukken van overzichten en rapporten. De rapporten die in het systeem zijn opgenomen, zijn standaard rapporten. U kunt deze niet zelf aanpassen. 8.1 Overzichten Rechthebbende historie Het systeem biedt de mogelijkheid om na te gaan wat de historie is van rechthebbenden van een bepaald graf. Zo kunt u altijd terugvinden van wanneer tot wanneer er andere rechthebbenden van het graf zijn geweest. Toegangspad: Stamgegevens Begraving, Eigen/Particuliergraf, knop Eigen graf, Rechthebbendehistorie U komt in het volgende scherm: In het regeloverzicht ziet u naast de naam van de vorige rechthebbenden ook twee datumvelden, Rechthebbende van en Rechthebbende tot. Daaraan kunt u zien vanaf wanneer tot wanneer iemand rechthebbende is geweest van het graf Register Van alle begravingen die worden ingevoerd, houdt het systeem automatisch een register bij. Toegangspad: Historie, Register 2010 GAC Business Solutions Pagina 83 van 105

84 Het scherm Register verschijnt. U kunt het register vanuit dit scherm afdrukken door de knop Afdrukken te gebruiken. Het volgende optiescherm verschijnt: U kunt in bovenstaand scherm zowel filtervoorwaarden opgeven als ook de sorteervolgorde bepalen. Standaard is het rapport waarmee het register wordt afgedrukt gesorteerd op begrafenisnummer. Indien u een andere sorteervolgorde wilt, klikt op het tabblad Grafregel, en vervolgens de knop Sorteren. Het volgende scherm verschijnt. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om te sorteren op begraafdatum of op grafsoort, nr. en overledenenr. Selecteer een sorteervolgorde en klik op OK. U kunt het rapport daarna afdrukken door op de knop Afdrukken te kiezen of u kunt eerst een afdrukvoorbeeld op uw scherm bekijken door de knop Voorbeeld te gebruiken. Pagina 84 van GAC Business Solutions

85 8.1.3 Grafhistorie Het hoofdmenu bevat ook een optie grafhistorie waarmee u de historie kunt inzien van alle geruimde graven. Toegangspad: Historie, Grafhistorie U kunt bladeren door alle geruimde graven. 8.2 Lijsten en Brieven In het systeem zijn verschillende standaard rapportages opgenomen die u kunt afdrukken. Toegangspad: Lijsten Voordat u een rapportage afdrukt, wordt altijd eerst een optiescherm getoond waarin u door middel van het zetten van filters aan kunt geven wat u precies afgedrukt wilt hebben (zie ook hoofdstuk 4 voor het gebruik van filters) GAC Business Solutions Pagina 85 van 105

86 Zo is in onderstaand voorbeeld aangegeven dat u alleen een aankondiging van de begravingen van 1 oktober 2009 wilt afdrukken. De mogelijkheid bestaat om op meerdere velden een filter te zetten. Zo zou u op de volgende manier aan kunnen geven dat u alleen de aankondigingen van de begravingen van 1 oktober op begraafplaats af wilt drukken. Als u een filter wilt zetten op een veld dat niet in het optiescherm is opgenomen kunt u dit op de volgende wijze toevoegen: 1. Klik op de eerstvolgende lege regel in het scherm in de kolom Veld en gebruik de LookUp knop.u komt in een overzichtsscherm met alle velden die u kunt toevoegen. Pagina 86 van GAC Business Solutions

87 2. Selecteer het veld dat u wilt toevoegen en klik op OK. 3. Zet de gewenste filter achter het gekozen veld in de kolom Filter. U kunt het rapport daarna afdrukken door op de knop Afdrukken te kiezen of u kunt eerst een afdrukvoorbeeld op uw scherm bekijken door de knop Voorbeeld te gebruiken. De rapportages die in het systeem zijn opgenomen worden hieronder beschreven Werkbon begraving Het is mogelijk voor het buitenpersoneel van de begraafplaats een werkbon af te drukken van de geplande begrafenissen. Bij dit rapport heeft u naast het zetten van filters onder het tabblad Begraving ook nog de mogelijkheid om andere gegevens op de werkbon te vermelden. Dit kunt u voordat u gaat afdrukken aangeven onder het tabblad Opties GAC Business Solutions Pagina 87 van 105

88 De werkbon ziet er dan als volgt uit : Pagina 88 van GAC Business Solutions

89 8.2.2 Vervallen algemeen Graf Toegangspad: Brieven, Vervallen algemeen graf 2010 GAC Business Solutions Pagina 89 van 105

90 8.2.3 Verlenging Eigen Graf Toegangspad: Aanschrijving verlenging eigen graf Pagina 90 van GAC Business Solutions

91 8.2.4 Grafakte Algemeen- en Eigen/Particuliergraf Als voorbeeld: Grafakte Eigen graf Voor een graf is het mogelijk een grafakte af te drukken. De gegevens van het graf, de overledenen in het graf en de huidige rechthebbende worden op dit rapport getoond. Toegangspad: Brieven, Grafakte eigen graf GAC Business Solutions Pagina 91 van 105

92 8.2.5 Register Pagina 92 van GAC Business Solutions

93 Overschrijvingsbewijs Toegangspad: Lijsten, overschrijvingsbewijs. Wanneer een eigen-/particuliergraf wordt overgeschreven op naam van een andere rechthebbende, kunt u hiervan een overschrijvingsbewijs afdrukken GAC Business Solutions Pagina 93 van 105

94 8.2.6 Aankondiging begraving Overzicht graf + inhoud Pagina 94 van GAC Business Solutions

95 8.2.8 Factuur begraafplaats Overzicht algemene graven Allerzielenlijst Rechthebbende/ Gebruiker 2010 GAC Business Solutions Pagina 95 van 105

96 Afstandsverklaring Eigen graf Pagina 96 van GAC Business Solutions

97 loopboek 8.3 Navigeren Naast de overzichten en rapportages in het systeem, bestaat er in de begraafplaatsmodule een functie Navigeren die u kunt gebruiken om gegevens terug te vinden. Om snel en uitgebreid te kunnen zoeken in de begraafplaatsdata kunt u het beste dit scherm gebruiken. Toegangspad: Historie, Navigeren BPL In het bovenste gedeelte van het scherm is ruimte om zoekcriteria in te geven; in het onderste gedeelte worden begrafenissen getoond die voldoen aan de door u ingegeven zoekcriteria. Wanneer u de knop Tonen gebruikt, wordt de begravingkaart van de betreffende begraving getoond. Vanaf de begravingkaart kunt u verder doorzoomen naar de overledene, het graf, de begrafenisondernemer of de steenhouwer. U kunt één of meerdere velden vullen voordat u het systeem opdracht geeft te zoeken. U kunt hiervoor de volgende velden gebruiken: Overledene: Vul een overledene nummer in of klik op de LookUp knop om een overledene uit het overzicht te selecteren Overledenenaam: In het veld naast het veld met de LookUp button kunt u zoeken op (gedeeltes van) de achternaam van overledene GAC Business Solutions Pagina 97 van 105

98 Begrafenis ondernemernr.: Vul een nummer in van de begrafenisondernemer of klik op de LookUp knop om een begrafenisondernemer uit het overzicht te selecteren. Steenhouwernr.: Vul een nummer in van de steenhouwer of klik op de LookUp knop om een steenhouwer uit het overzicht te selecteren. Rechthebbendenr.:Vul een nummer in van de rechthebbende of klik op de LookUp knop om een rechthebbende uit het overzicht te selecteren. Begraafplaatsnr.: Vul een nummer in van de begraafplaats of klik op de LookUp knop om een begraafplaats uit het overzicht te selecteren. Grafnr.: Vul een nummer in van een graf of klik op de LookUp knop om een graf uit het overzicht te selecteren. Klasse: Geef hier de klasse op. Dit veld is niet hoofdlettergevoelig. Afdeling: Geef hier de afdeling op. Dit veld is niet hoofdlettergevoelig. Rij: Geef het rij nummer op. Nummer: Geef hier het nummer op. Toevoegsel: Vul hier eventueel het toevoegsel. Begravingsdatum van: Alle begravingen met begraafdata groter dan de waarde in dit veld worden getoond. Begravingsdatum tot: Alle begravingen met begraafdata kleiner dan de waarde in dit veld worden getoond. Overlijdingsdatum van: Alle begravingen van overledenen met overlijdensdata groter dan de waarde in dit veld worden getoond. Overlijdingsdatum Tot: Alle begravingen van overledenen met overlijdensdata kleiner dan de waarde in dit veld worden getoond. Kistnummer: Vul hier het kistnummer in waar u op wilt zoeken. U kunt in het navigatiescherm meerdere velden vullen en op deze manier verschillende zoekcriteria opgeven. Klik op de knop Zoeken om de opgegeven zoekcriteria toe te passen. In het onderste gedeelte van het navigatiescherm worden alleen die begrafenissen getoond die voldoen aan de opgegeven criteria. Klik op de knop Reset als u de eerder opgegeven zoekcriteria wilt wissen en nieuwe wilt ingeven. Pagina 98 van GAC Business Solutions

99 9 PERIODIEKE ACTIVITEITEN Onder periodieke activiteiten worden werkzaamheden bedoeld die u met enige regelmaat in het systeem zal uitvoeren zoals: het ruimen van graven; het verlengen van eigen-/particuliere graven; het verlengen van het onderhoud van een graf; het aanpassen van de expiratiedatum. 9.1 Graven ruimen Een andere periodieke activiteit die u kunt uitvoeren is het ruimen van graven. Als graven in het systeem geruimd worden verdwijnen de gegevens uit de normale overzichten maar worden zij gekopieerd naar de grafhistorie tabellen waar ze altijd nog op te vragen zijn. Er wordt verschil gemaakt tussen het ruimen van Algemene- en Eigen-/particuliere graven: 1. Eigen-/particuliergraf Wanneer een eigen-/particuliergraf wordt geruimd, worden gegevens van het graf, de laatste rechthebbende en de overledenen gekopieerd naar de grafhistorie. Het eigen-/particuliergraf blijft in het systeem aanwezig waarbij: de status op vrij komt te staan; de rechthebbende wordt ontkoppeld; de overledenen zijn verdwenen uit het graf. 2. Algemeen graf Als een algemeen graf wordt geruimd worden eveneens de gegevens gekopieerd naar de grafhistorie. Het graf verdwijnt echter ook helemaal uit het systeem. Als er ooit begraven dient te worden in een graf met dezelfde locatieaanduiding (klasse, afdeling enz) als het geruimde graf, dan dient dat graf eerst opnieuw aangemaakt te worden. Toegangspad: Periodieke activiteiten, Graven ruimen 2010 GAC Business Solutions Pagina 99 van 105

100 Boven in het scherm worden filtermogelijkheden weergeven. U kunt middels het aanvinken van deze velden, zelf bepalen welke graven u wilt zien in het bovenste regel gedeelte van het scherm. U kunt het veld Eigen-/ particuliere graven aanvinken zodat u alleen de Eigen-/ particuliere graven te zien krijgt of u kunt het veld Algemene graven aanvinken zodat u alleen de algemene graven te zien krijgt. Tevens kunt u een vinkje zetten in het veld Herbegravingsfilter waarmee het systeem alle graven toont waarin overledenen begraven zijn die nog herbegraven dienen te worden. Wanneer een overledene herbegraven dient te worden kan het graf niet geruimd worden. De overledene regel in het onderste regelgedeelte van dit scherm wordt in dat geval in het rood weergegeven. Hoe u dient om te gaan met overledenen die herbegraven moeten worden, wordt beschreven in de volgende paragraaf. Indien u één van de regels in het bovenste scherm selecteert, worden in het onderste gedeelte van het scherm de overledenen getoond van het graf dat in het bovenste regel gedeelte geselecteerd is. Neem na het zetten van de juiste filters, de volgende stappen: 1. Vul het veld Ruimingsdatum met de datum waarop de ruiming plaats zal vinden of plaats gevonden heeft. 2. Zet een vinkje in het veld Ruimingsdatumfilter. Hiermee filtert u op alle graven waarbij de expiratiedatum lager is dan de ruimingsdatum, dus alle graven die in principe geruimd mogen worden. (Ook algemene graven kennen een expiratiedatum, dat is de datum waarop de laatste overledene is begraven plus de grafrusttermijn). 3. Zet een vinkje in de kolom Graf ruimen voor elk graf dat (administratief) geruimd moet worden. 4. Gebruik de knop Functies en kies Ruimen. Pagina 100 van GAC Business Solutions

101 5. U krijgt de vraag of u zeker weet dat u de geselecteerde graven wilt ruimen. Klik op Yes. 6. Als er geen foutmelding verschijnt met betrekking tot het nog niet verstreken zijn van de expiratiedatum of het herbegraven van de overledene, zijn de geselecteerde graven geruimd. Van aangevinkte Eigen-/particuliere graven verdwijnt het vinkje wanneer het filter wordt gelegd op algemene graven Van aangevinkte algemene graven verdwijnt het vinkje wanneer het filter wordt gelegd op Eigen-/ particuliere graven U kunt middels de filtermogelijkheden de selectie in het bovenste deel van het scherm verkleinen, bij het uitvoeren van de functie graven ruimen worden echter alle aangevinkte graven geruimd en niet alleen diegene die nog zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat een graf geruimd wordt zonder dat de herbegraving plaats vindt, wordt door het systeem een controle uitgevoerd bij het ruimen van graven. U kunt een graf niet ruimen wanneer daar iemand in ligt die herbegraven dient te worden. 9.2 Herbegravingen Het kan voorkomen dat overledenen na het verstrijken van de grafrusttermijn op een andere locatie herbegraven moeten worden. Herbegraving dient echter een uitzondering te zijn. Neem hiervoor de volgende stappen: 1. Ga via het menu onderdeel Overledene naar de overledenekaart van de overledene die herbegraven moet worden. Ga naar het tabblad Ruimen en zet een vinkje in het veld Herbegraven. 2. U krijgt de vraag om een opmerking bij de overledene te plaatsen waarin u de toekomstige locatie kunt vastleggen GAC Business Solutions Pagina 101 van 105

102 3. Klik op OK en plaats de opmerking in het opmerkingenscherm en sluit hierna het opmerkingenscherm. Om het mogelijk te maken de overledene opnieuw te begraven (en om het mogelijk te maken het graf te ruimen), gaat u weer naar het menu onderdeel Periodieke activiteiten, Graven ruimen. 4. Zet een vinkje in het veld Herbegravingsfilter om alleen de graven te zien die betrekking hebben op een herbegraving. Pagina 102 van GAC Business Solutions

103 5. Kies vervolgens voor Functies, Opgraven overledene. 6. Het systeem stelt u de volgende vraag: 7. Klik op Yes. U krijgt de volgende melding: 8. Klik op OK. De gegevens van de begraving van de betreffende overledene kunt u hierna terugvinden via het menu onderdeel Historie, Begravingshistorie. Tevens komt de overledene beschikbaar om opnieuw te begraven. 9.3 Notificatie expiratie Een ander onderdeel van de periodieke activiteiten is het sturen van verlengingsvoorstellen. Deze documenten zijn af te drukken via het menu onderdeel Lijsten, verleng of ophef voorstel (zie hoofdstuk 8). Onder periodieke activiteiten kunt u een overzicht op uw scherm oproepen van de graven waarvan de expiratiedatum van of het grafrecht of het onderhoud verloopt Expiratie algemeen graf Toegangspad: Periodieke activiteiten, Expiratie algemeen graf 2010 GAC Business Solutions Pagina 103 van 105

104 In het veld expiratiedatum kunt u een datum invoeren. Er wordt dan een filter gelegd op algemene graven waarvan de het grafrecht kleiner is dan de ingevoerde datum. Breidt het filter eventueel uit zodat in het scherm alleen die graven overblijven die u daadwerkelijk wilt benaderen. Het veld Laatste aanschrijving is een datumveld waarin de datum wordt bijgehouden waarop voor het laatst een aanschrijving heeft plaatsgevonden Expiratie eigen-/particuliergraf Toegangspad: Periodieke activiteiten, Expiratie eigen-/particuliergraf In het veld expiratiedatum kunt u een datum invoeren. Er wordt dan een filter gelegd op alle graven waarvan het grafrecht kleiner is dan de ingevoerde datum. Breidt het filter eventueel uit zodat in het scherm alleen die graven overblijven die u daadwerkelijk wilt benaderen. Het veld Laatste aanschrijving is een datumveld waarin de datum wordt bijgehouden waarop voor het laatst een aanschrijving heeft plaatsgevonden Expiratie onderhoud eigen-/particuliergraf Toegangspad: Periodieke activiteiten, Expiratie onderhoud eigen-/particuliergraf In het veld expiratiedatum kunt u een datum invoeren. Er wordt dan een filter gelegd op alle graven waarvan de onderhoudstermijn kleiner is dan de ingevoerde datum. Breidt het filter eventueel uit zodat in het scherm alleen die graven overblijven die u daadwerkelijk wilt benaderen. Het veld Laatste aanschrijving is een datumveld waarin de datum wordt bijgehouden waarop voor het laatst een aanschrijving heeft plaatsgevonden. Pagina 104 van GAC Business Solutions

105 9.4 Aanpassen expiratiedata Via het onderdeel periodieke activiteiten is het ook mogelijk om handmatig de expiratiedata van een graf aan te passen. In principe wijzigen expiratiedata slechts wanneer er onderhouds- of grafrecht artikelen voor een graf worden gefactureerd. Echter omdat er altijd uitzonderingssituaties op zullen treden, kunt u expiratiedata ook handmatig muteren. Toegangspad: Periodieke activiteiten, Aanpassen expiratiedata Selecteer het juiste graf en pas eventueel handmatig de expiratiedata van de grafrecht- of onderhoudstermijn aan. Misschien overbodig om te vermelden, maar zorgvuldigheid is hierbij vereist GAC Business Solutions Pagina 105 van 105