Inzicht in inhuur. Het blijkt dat gemeenteraden graag inzicht willen in de omvang en de kosten die gemoeid zijn met de inhuur van externen.

Transcriptie

1 Het blijkt dat gemeenteraden graag inzicht willen in de omvang en de kosten die gemoeid zijn met de inhuur van externen. De rekenkamercommissie van de gemeenten Wervershoof, Enkhuizen, Drechterland en Andijk heeft daarom besloten een quick-scan uit te voeren naar de inhuur van externen om de raad inzicht te verschaffen in de omvang en kosten die samenhangen met de inschakeling van externen. GEMEENTE DRECHTERLAND Inzicht in inhuur Uitgevoerd door de rekenkamercommissie WEDA December 2009

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding... pagina 3 2. Opzet en werkwijze... pagina 4 3. Gemeente Enkhuizen... pagina 5 4 Gemeente Drechterland... pagina 8 5. Gemeente Wervershoof... pagina 11 6 Gemeente Andijk... pagina Conclusies... pagina Aanbevelingen... pagina 19 Bijlage 1 - documenten gemeente Enkhuizen... pagina 20 Bijlage 2 - contactpersonen... pagina 24 Bijlage 3 reacties van de colleges van B&W... pagina 25

3 1. Inleiding In het dualistische stelsel is de gemeenteraad onder meer belast met kaderstelling en controle van gemeentelijk beleid. Het college van burgemeester en wethouders zorgt binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders voor de uitvoering van het beleid. Daarbij is het van belang dat de zogenaamde 3 W vragen worden beantwoord: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we doen? 3. Wat mag het kosten? Bij de uitvoering van vastgesteld beleid is het voor de gemeenteraad niet van belang of er gebruik gemaakt wordt van de ambtelijke organisatie of dat er externe deskundigen worden ingehuurd. Van belang is of met het beleid het gestelde doel wordt behaald binnen het vastgestelde budget. Toch blijkt dat gemeenteraden graag inzicht willen in de omvang en de kosten die gemoeid zijn met de inhuur van externen. De rekenkamercommissie van de gemeenten Wervershoof, Enkhuizen, Drechterland en Andijk heeft daarom besloten een quick-scan uit te voeren naar de inhuur van externen om de raad inzicht te verschaffen in de omvang en kosten die samenhangen met de inschakeling van externen. Tevens wil de rekenkamercommissie vaststellen of de regels en procedures voldoen en, voor zover mogelijk, beoordelen of deze worden nageleefd. Het zijn deze regels en procedures, de implementatie daarvan in de organisatie en het gebruik en de naleving daarvan door de medewerkers die de raad het vertrouwen moet geven dat inschakeling van externen alleen dan plaatsvindt wanneer dat noodzakelijk is, daarmee bereikt wordt wat beoogd werd, tegen zo laag mogelijke kosten en in overeenstemming met wet- en regelgeving. Onder de inhuur van externen wordt verstaan: de inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden en; externe bureaus die worden ingehuurd voor het verrichten van tijdelijke diensten of voor het geven van beleids- en/of organisatieadviezen. De centrale vraag van deze quick-scan is: In welke omvang worden externen ingeschakeld, welke regels en richtlijnen zijn daarbij van toepassing, voldoen deze en worden zij nageleefd? Is daarbij de noodzaak voor de inschakeling voldoende onderbouwd en is daarover correct gerapporteerd aan college en raad? Teneinde een antwoord op de vraag van deze quick-scan te vinden, is deze in een vijftal deelvragen gesplitst: 1. wat is de aard en de omvang van de externe inhuur binnen de gemeenten Wervershoof, Enkhuizen, Drechterland en Andijk in de jaren 2006 t/m 2008? 2. zijn er gemeentebrede regels en procedures die gelden voor de inhuur van externen en borgen deze interne regels in voldoende mate een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen? 3. worden de interne en wettelijke regels nageleefd ten aanzien van rechtmatigheid? 4. is er een onderbouwing van de noodzaak tot inschakeling van externen wat betreft de doeltreffendheid en doelmatigheid daarvan? 5. beschikken college en raad over voldoende informatie om hun kaderstellende en controlerende taken te kunnen vervullen? Pagina 3

4 2. Opzet en werkwijze Deze rapportage is tot stand gekomen door het houden van interviews, het bestuderen en analyseren van beschikbaar gesteld (cijfer)materiaal en het beoordelen van regelingen en procedures. Helaas heeft Andijk een aantal door de rekenkamercommissie gewenste aanvullende gegevens niet tijdig kunnen aanleveren waardoor er in deze quick-scan bij de gemeente Andijk gegevens ontbreken. In het vervolg van deze rapportage zal voor elke afzonderlijke gemeente zo veel mogelijk inzicht worden gegeven in de antwoorden op de vijf deelvragen van deze quick-scan. Daarna volgen in de afsluitende twee hoofdstukken de gezamenlijke conclusies en aanbevelingen. Pagina 4

5 3. Gemeente Enkhuizen 3.1. Algemeen De gemeente Enkhuizen kent 2 soorten externe inhuur: de inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden; externe bureaus die worden ingehuurd voor het verrichten van tijdelijke diensten of voor het geven van beleids- en/of organisatieadviezen. Inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden gebeurt bij langdurige afwezigheid door ziekte, tijdelijke invulling van een vacature of tijdelijke piekwerkzaamheden. Inhuur van externe bureaus voor tijdelijke diensten vormt in Enkhuizen ook een onderdeel van de externe inhuur. Vermeldenswaardig bij deze quick-scan is het feit dat Enkhuizen in de jaren een omvangrijk project heeft uitgevoerd: Enkhuizen in de greep, gevolgd door een reorganisatie. Beide processen hebben geleid tot ingrepen in de organisatie met kostenbesparing in formatie en bedrijfsvoering tot gevolg. Terugkijkend concludeert het college dat deze processen inmiddels op succesvolle wijze zijn afgerond. Enkhuizen kent binnen de begroting centrale P&O-budgetten die ook centraal door de afdeling P&O worden beheerd. Deze budgetten bestaan uit een vast bedrag en uit de ruimte die ontstaat als een vacature later wordt ingevuld dan de datum waarop de vacature ontstaat Aard en omvang In de onderstaande tabellen worden de aard en omvang van de externe inhuur in de jaren weergegeven: 2006 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,57 Grondgebied ,83 Samenleving ,24 Staf ,36 Totaal ,00 procent 56,14 12,71 31,15 100,00 * Onder de post overig in 2006 vielen onder meer de volgende zaken: - diverse inhuurbudgetten voor o.a. sporthal, haven, OpMaat en advisering WMO - opvang van piekwerkzaamheden in o.a. rioolheffing, website en subsidies In 2006 bedroeg de totale loonsom Het totaalbedrag aan inhuur in 2006 ( ) bedroeg 7,17% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies. Pagina 5

6 2007 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,96 Grondgebied ,00 Samenleving ,59 Staf ,45 Totaal ,00 procent 24,29 25,09 50,62 100,00 * Onder de post overig in 2007 vielen onder meer de volgende zaken: - diverse inhuurbudgetten voor o.a. haven, OpMaat en advisering WMO, BWT en P&O - opvang van piekwerkzaamheden en achterstanden op Financiën en Sociale Zaken - uitbesteding infraprojecten en migratie van automatiseringssystemen In 2007 bedroeg de totale loonsom Het totaalbedrag aan inhuur in 2007 ( ) bedroeg 11,46% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,07 Grondgebied ,60 Samenleving ,45 Staf ,88 Totaal ,00 procent 21,18 17,92 60,90 100,00 * Onder de post overig in 2008 vielen onder meer de volgende zaken: - diverse inhuurbudgetten voor o.a. haven, OpMaat en advisering WMO - wegwerken van diverse achterstanden en oplossen van knelpunten - uitbesteding infraprojecten, EGEM-i en informatiseringsprojecten - extra inzet op burgerzaken en het servicepunt - interim-gemeentesecretaris In 2008 bedroeg de totale loonsom Het totaalbedrag aan inhuur in 2008 ( ) bedroeg 12,96% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies. Ter informatie: eind 2008 bestond de gemeentelijke organisatie uit 119,95 fte. Met ingang van 1 januari 2009 is op basis van een knelpunten-inventarisatie 130,28 fte toegestaan Regels en procedures Tijdens de uitvoering van Enkhuizen in de greep en de gestarte bezuinigingsoperatie zijn de reeds bestaande regels en procedures beoordeeld en verder ontwikkeld en aangescherpt. Pagina 6

7 Dit heeft er toe geleid dat de regels en procedures helder en duidelijk beschreven zijn en schriftelijk zijn vastgelegd. In bijlage 1 treft u deze schriftelijk vastgelegde procedures en van belang zijnde formulieren aan. Uit het interview en de schriftelijke stukken blijkt dat op het moment dat er een situatie ontstaat waarbij er behoefte is aan externe inhuur, de productgroepmanager dit meldt via een vastgesteld voorstelformulier. Voordat het voorstel kan worden ingediend bij het managementteam, dient het voorzien te zijn van een advies c.q. akkoord van de afdelingen P&O en Financieel beleid. In het voorstel moet duidelijk omschreven zijn: reden van vervanging en/of de ambtenaar waarvoor vervanging noodzakelijk is periode van vervanging dekking van de kosten, vergezeld van betreffend besluit (van raad, college of managementteam) Met name het laatste aandachtspunt betekent dat de inhuur alleen plaatsvindt op het moment dat de dekking van de kosten middels een raadsbesluit is vastgelegd. Inhuur waarvoor binnen de begroting geen ruimte is, vindt pas plaats nadat de gemeenteraad een nieuw besluit heeft genomen. Nadat het voorstel is goedgekeurd door het managementteam volgt er een overleg met de afdeling P&O. Eén van de onderdelen van dit P&O-overleg vormt het uitzetten van een opdracht bij Content. Hiervoor is in samenwerking met o.a. de gemeenten Hoorn, Alkmaar, Heerhugowaard en Den Helder een zogenoemd monstercontract afgesloten met deze uitzendorganisatie. Door dit contract zijn er zeer scherpe inhuurtarieven vastgesteld. Er wordt daarom in eerste instantie altijd offerte gevraagd bij Content. Kan Content niet voldoen aan de uitgezette opdracht dan worden er meerdere offertes bij andere bedrijven opgevraagd. De kwaliteit van de ingehuurde externen wordt beoordeeld door de direct leidinggevenden. Indien de kwaliteit onvoldoende is, wordt de externe inhuur direct beëindigd Verantwoording Bij het vaststellen van de begroting en eventuele afzonderlijke projecten stelt de gemeenteraad budget beschikbaar voor de inhuur van (extern) personeel. Voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen zijn er door het college en het managementteam gemeentebrede richtlijnen en procedures vastgesteld. Uit interviews en onderzoek is gebleken dat deze richtlijnen en procedures goed worden nageleefd. Indien de externe inhuur binnen budget en volgens de vastgestelde procedures plaatsvindt, wordt er niet gerapporteerd aan het college of de gemeenteraad. Op het moment dat er extra budget noodzakelijk is voor de inhuur worden het college en de gemeenteraad geïnformeerd. In tussentijdse rapportages en in de jaarrekening wordt niet afzonderlijk aan de gemeenteraad gerapporteerd omtrent de inhuur van externen. Wel wordt in de jaarrekening door het college verantwoording afgelegd over het totale personeelsbudget. Hier maakt het inhuurbudget onderdeel van uit. Pagina 7

8 4 Gemeente Drechterland 4.1. Algemeen De gemeente Drechterland kent 3 soorten externe inhuur: de inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden; externe bureaus die worden ingehuurd voor het verrichten van tijdelijke diensten of voor het geven van beleids- en/of organisatieadviezen; de inhuur van zogenaamde starters die worden ingezet in reguliere vacatures of op termijn kunnen doorgroeien naar reguliere vacatures. In afwijking van de vraagstelling van de quick-scan kent Drechterland met ingang van 2008 een extra categorie externe inhuur. Het betreft hier jonge HBO-opgeleide starters die via detacheringbureaus worden ingezet in reguliere functies of op termijn kunnen doorgroeien naar reguliere vacatures. Indien er sprake is van toekomstige vacatures gaat het om vacatures die op termijn ontstaan door vertrek of pensionering van huidig personeel. De keuze om jonge hoog opgeleide starters binnen te halen op (veel) vrijkomende functies is bewust gemaakt. De jaarcontracten kunnen worden vergeleken met een aanstelling in tijdelijke dienst. Na het jaarcontract volgt bij gebleken geschiktheid een gemeentelijke aanstelling. Voordeel van deze constructie is dat geen enkele (wachtgeld)verplichting ontstaat als de kwaliteit niet voldoet. Naast de inhuur van starters vindt er inhuur van extern personeel plaats voor reguliere, interne werkzaamheden bij langdurige afwezigheid door ziekte, tijdelijke invulling van een vacature of tijdelijke piekwerkzaamheden. Vermeldenswaardig bij deze quick-scan is het feit dat gemeente Drechterland met ingang van 1 januari 2006 gefuseerd is met de gemeente Venhuizen en werkt vanuit twee locaties. Drechterland kent binnen de begroting centrale P&O-budgetten die ook centraal door de afdeling P&O worden beheerd. Deze budgetten bestaan uit een vast bedrag en uit de ruimte die ontstaat als een vacature later wordt ingevuld Aard en omvang In de onderstaande tabellen worden de aard en omvang van de externe inhuur in de jaren weergegeven: 2006 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,93 Grondgebied ,37 Samenleving ,83 Anders ,87 Totaal ,00 procent 69,10 5,16 25,74 100,00 * Onder inhuur overig 2006 wordt begrepen: stagiaires, piekbelasting, vakantiewerk, uitbesteding groenonderhoud, banenpool en inhuur voor projecten zoals WMO en BAG. Pagina 8

9 In 2006 bedroeg de totale loonsom Dit betreffen de kosten van het interne gemeentelijke apparaat dus exclusief, brandweer, muziekschool, zwembad etc. Het totaalbedrag aan inhuur in 2006 ( ) bedroeg 3,50% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,90 Grondgebied ,60 Samenleving ,50 Totaal ,00 procent 70,42 10,59 18,99 100,00 * Onder inhuur overig 2007 wordt begrepen: stagiaires, piekbelasting, vakantiewerk, uitbesteding groenonderhoud, banenpool en inhuur voor projecten zoals WMO en BAG. In 2007 bedroeg de totale loonsom Dit betreffen de kosten van het interne gemeentelijke apparaat dus exclusief, brandweer, muziekschool, zwembad etc. Het totaalbedrag aan inhuur in 2007 ( ) bedroeg 6,62% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,34 Grondgebied ,42 Samenleving ,24 Totaal ,00 procent 63,40 19,94 16,66 100,00 * Onder inhuur overig 2008 wordt begrepen: stagiaires, piekbelasting, vakantiewerk, uitbesteding groenonderhoud, banenpool en inhuur voor projecten zoals WMO en BAG. In 2008 bedroeg de totale loonsom Dit betreffen de kosten van het interne gemeentelijke apparaat dus exclusief, brandweer, muziekschool, zwembad etc. Het totaalbedrag aan inhuur in 2008 ( ), inclusief de jong opgeleide starters die voor een groot deel in reguliere vacatures werkzaam zijn, bedroeg 24,30% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies. Ter informatie: per 1 januari 2009 bestond de gemeentelijke organisatie uit 111,87 fte waarvan 13,39 vacatures en 3,7 fte overbezetting. Pagina 9

10 4.3. Regels en procedures Uit het interview blijkt dat op het moment dat er een situatie ontstaat waarbij er behoefte is aan externe inhuur, het afdelingshoofd het initiatief neemt om een aanvraag in te dienen. Deze aanvraag wordt ingediend bij het managementteam en het managementteam beslist of de aanvraag gehonoreerd wordt. Drechterland kent geen vastgestelde, schriftelijke standaardprocedure voor de inhuur van externen. Elke situatie wordt apart door het managementteam beoordeeld. Hierbij zijn een aantal zaken van belang: de kwaliteit van de in te huren externe is belangrijker dan het goedkoopste tarief. Met andere woorden: er wordt gekeken naar het economisch beste rendement. De zwaarte van de functie bepaalt welke procedure wordt gevolgd. Er wordt niet gewerkt met één vast bureau maar er worden per situatie meerdere offertes bij verschillende bureaus gevraagd. Na gesprekken met meerdere kandidaten wordt op basis van het beste economische rendement een keuze gemaakt. De kwaliteit van de ingehuurde externen wordt beoordeeld door de direct leidinggevenden. Indien de kwaliteit onvoldoende is, wordt de externe inhuur direct beëindigd Verantwoording Bij het vaststellen van de begroting en eventuele afzonderlijke projecten stelt de gemeenteraad budget beschikbaar voor de inhuur van (extern) personeel. Voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen zijn er door het college en het managementteam geen vastgestelde gemeentebrede standaardrichtlijnen en -procedures vastgesteld; elke situatie wordt afzonderlijk beoordeeld. Per situatie dient het afdelingshoofd een aanvraag in bij het managementteam en worden alle argumenten door het managementteam afgewogen voordat uiteindelijk wordt besloten tot externe inhuur. Hierbij is het economisch rendement een belangrijke, bepalende factor. Uit interviews en onderzoek is gebleken dat het budget voor externe inhuur wordt bewaakt. Indien de externe inhuur binnen budget plaatsvindt, wordt er niet gerapporteerd aan het college of de gemeenteraad. Op het moment dat er extra budget noodzakelijk is voor de inhuur worden het college en de gemeenteraad geïnformeerd. In de najaarsrapportage wordt de gemeenteraad op de hoogte gesteld van de financiële ontwikkelingen in het budget externe inhuur. Ook wordt in de jaarrekening door het college verantwoording afgelegd over het totale personeelsbudget. Het budget externe inhuur vormt hier een onderdeel van. Pagina 10

11 5. Gemeente Wervershoof 5.1. Algemeen De gemeente Wervershoof kent 3 soorten externe inhuur: de inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden; externe bureaus die worden ingehuurd voor het verrichten van tijdelijke diensten of voor het geven van beleids- en/of organisatieadviezen; Inhuur van personeel om de tijdelijke druk van de harmonisatiewerkzaamheden in het kader van de fusie te kunnen opvangen. In afwijking van de vraagstelling van de quick-scan kent Wervershoof een extra categorie externe inhuur. Het betreft hier inhuur van tijdelijk personeel om de druk te kunnen opvangen die ontstaat doordat vast personeel zijn bijdrage levert in diverse harmonisatiegroepen gericht op de aanstaande fusie met Medemblik en Andijk. Hiervoor is een extra budget beschikbaar gesteld van Inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden gebeurt bij langdurige afwezigheid door ziekte, tijdelijke invulling van een vacature of tijdelijke piekwerkzaamheden. Wervershoof kent binnen de begroting centrale P&O-budgetten die ook centraal door de afdeling P&O worden beheerd. Deze budgetten bestaan uit een vast bedrag en uit de ruimte die ontstaat als een vacature later wordt ingevuld Aard en omvang In de onderstaande tabellen worden de aard en omvang van de externe inhuur in de jaren weergegeven: 2006 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,00 Grondgebied ,00 Samenleving ,00 Anders ,00 Totaal ,00 procent 0,00 100,00 0,00 100,00 * Onder inhuur overig 2006 wordt begrepen: stagiaires, piekbelasting, vakantiewerk, uitbesteding groenonderhoud, banenpool en inhuur voor projecten zoals WMO en BAG. In 2006 bedroeg de totale loonsom Dit betreffen de kosten van het interne gemeentelijke apparaat inclusief de griffier en de gemeentesecretaris maar exclusief de kosten van het gemeentebestuur, brandweer en voormalig personeel. Het totaalbedrag aan inhuur in 2006 ( ) bedroeg 0,61% van de loonsom. Pagina 11

12 2007 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,83 Grondgebied ,68 Burgers ,49 Totaal ,00 procent 8,75 7,58 83,67 100,00 * Onder inhuur overig 2007 wordt begrepen: piekbelasting en de inhuur voor projecten zoals WMO en BAG. In 2007 bedroeg de totale loonsom Dit betreffen de kosten van het interne gemeentelijke apparaat inclusief de griffier en de gemeentesecretaris maar exclusief de kosten van het gemeentebestuur, brandweer en voormalig personeel. Het totaalbedrag aan inhuur in 2007 ( ) bedroeg 8,29% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,06 Grondgebied Burgers ,94 Totaal ,00 procent 46,34 32,06 21,60 100,00 * Onder inhuur overig 2008 wordt begrepen: piekbelasting en de inhuur voor het project WMO. In 2008 bedroeg de totale loonsom Dit betreffen de kosten van het interne gemeentelijke apparaat inclusief de griffier en de gemeentesecretaris maar exclusief de kosten van het gemeentebestuur, brandweer en voormalig personeel. Het totaalbedrag aan inhuur in 2008 ( ) bedroeg 8,90% van de loonsom. Hierbij moet de opmerking worden geplaatst dat een deel van de kosten van de externe inhuur ook verwerkt is in de loonsom. Dit is bijvoorbeeld het geval bij externe inhuur in reguliere functies. Ter informatie: per 1 januari 2009 bestond de gemeentelijke organisatie van Wervershoof uit 49,67 fte Regels en procedures Uit het interview blijkt dat op het moment dat er een situatie ontstaat waarbij er behoefte is aan externe inhuur, het sectorhoofd het initiatief neemt om een aanvraag in te dienen. Deze aanvraag wordt na overleg met de afdeling P&O ingediend bij het managementteam en het managementteam beslist of de aanvraag gehonoreerd wordt. Pagina 12

13 Tevens is in Wervershoof het aantrekken van zowel vast als tijdelijk (extern) personeel door het college gemandateerd aan de gemeentesecretaris. Wervershoof kent geen vastgestelde, schriftelijke standaardprocedure voor de inhuur van externen. Elke situatie wordt apart door het managementteam beoordeeld. Hierbij zijn een aantal zaken van belang: de kwaliteit van de in te huren externe is belangrijker dan het goedkoopste tarief. Er worden per situatie niet meerdere offertes bij verschillende bureaus gevraagd. Er is een zogenoemd pay-rol contract met Content afgesloten waardoor inhuur bij detacheringbureau Maandag voor de hand ligt. De kwaliteit en de productie van de ingehuurde externen wordt beoordeeld door de sectorhoofden. Indien de kwaliteit onvoldoende is, wordt de externe inhuur direct beëindigd Verantwoording Bij het vaststellen van de begroting en eventuele afzonderlijke projecten stelt de gemeenteraad budget beschikbaar voor de inhuur van (extern) personeel. Voor de reguliere inhuur hanteert Wervershoof een percentage van 2,5% van de loonsom. Dit komt neer op een bedrag van afgerond Voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen zijn er door het college en het managementteam geen vastgestelde gemeentebrede standaardrichtlijnen en -procedures vastgesteld; elke situatie wordt afzonderlijk beoordeeld. Per situatie dient het sectorhoofd een aanvraag in bij het managementteam en worden alle argumenten door het managementteam afgewogen voordat uiteindelijk wordt besloten tot externe inhuur. Uit interviews en onderzoek is gebleken dat het budget voor externe inhuur wordt bewaakt. Indien de externe inhuur binnen budget plaatsvindt, wordt er niet gerapporteerd aan het college of de gemeenteraad. Bij de tussentijdse rapportages wordt het budget voor externe inhuur, indien nodig, bijgesteld. Op het moment dat er extra budget noodzakelijk is, worden het college en de gemeenteraad geïnformeerd. Pagina 13

14 6. Gemeente Andijk 6.1. Algemeen De gemeente Andijk kent evenals de gemeente Wervershoof 3 soorten externe inhuur: de inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden; externe bureaus die worden ingehuurd voor het verrichten van tijdelijke diensten of voor het geven van beleids- en/of organisatieadviezen. Inhuur van personeel om de tijdelijke druk van de harmonisatiewerkzaamheden in het kader van de fusie te kunnen opvangen. In afwijking van de vraagstelling van de quick-scan kent ook Andijk een extra categorie externe inhuur. Het betreft hier inhuur van tijdelijk personeel om de druk te kunnen opvangen die ontstaat doordat vast personeel zijn bijdrage levert in diverse harmonisatiegroepen gericht op de aanstaande fusie met Medemblik en Wervershoof. Hiervoor is een extra budget beschikbaar gesteld van Inhuur van extern personeel voor reguliere, interne werkzaamheden gebeurt bij langdurige afwezigheid door ziekte, tijdelijke invulling van een vacature of tijdelijke piekwerkzaamheden. Vermeldenswaardig bij deze quick-scan is het feit dat gemeente Andijk met ingang van 1 januari 2006 de P&O-functie heeft uitbesteed aan de gemeente Wervershoof. Op die datum is ook één medewerkster van de gemeente Andijk in dienst getreden bij de gemeente Wervershoof. Veel van de P&O-werkzaamheden worden gezamenlijk uitgevoerd. Toch kennen beide gemeenten een verschillende werkwijze t.a.v. de externe inhuur. In het vorige hoofdstuk is de werkwijze van de gemeente Wervershoof beschreven. In dit hoofdstuk treft u de werkwijze van de gemeente Andijk aan. Ook mag niet onvermeld blijven dat Andijk in 2008 een organisatiewijziging heeft doorgevoerd. Deze organisatiewijziging heeft geleid tot veel openstaande vacatures waarvoor tijdelijk capaciteit is ingehuurd. Inmiddels is een groot aantal vacatures ingevuld. Andijk kent binnen de begroting centrale P&O-budgetten die ook centraal door de afdeling P&O worden beheerd. Deze budgetten bestaan uit een vast bedrag en de uit ruimte die ontstaat als een vacature later wordt ingevuld. Pagina 14

15 6.2. Aard en omvang In de onderstaande tabellen worden de aard en omvang van de externe inhuur in de jaren weergegeven: 2006 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,50 Grondgebied ,56 Samenleving ,05 Staf ,01 Anders ,88 Totaal ,00 procent 77,90 0,17 21,93 100,00 * Onder de post overig in 2006 vielen onder meer de volgende zaken: - uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken (WOZ) - uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) - opstellen van een ontwikkelingsvisie 2007 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,47 Grondgebied ,56 Samenleving ,13 Staf ,34 Anders ,50 Totaal ,00 procent 67,70 17,68 30,52 100,00 * Onder de post overig in 2007 vielen onder meer de volgende zaken: - uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) - ondersteuning bij een aantal woningbouwprojecten (waaronder Molensloot en De Linten) 2008 vacature ziekte overig* totaal procent Middelen ,81 Grondgebied ,87 Samenleving ,17 Staf ,44 Anders ,71 Totaal ,00 procent 87,36 0,60 12,04 100,00 * Onder de post overig in 2008 vielen onder meer de volgende zaken: - opstellen van een ontwikkelingsvisie - ondersteuning bij jeugdbeleid en jeugd- en jongerenwerk Pagina 15

16 6.3. Regels en procedures Uit het interview blijkt dat op het moment dat er een situatie ontstaat waarbij er behoefte is aan externe inhuur, het sectorhoofd het initiatief neemt om een aanvraag in te dienen. Deze aanvraag wordt na overleg met de afdeling P&O ingediend bij het managementteam en het managementteam beslist of de aanvraag gehonoreerd wordt. Andijk kent geen vastgestelde, schriftelijke standaardprocedure voor de inhuur van externen. Elke situatie wordt apart door het managementteam beoordeeld. Hierbij zijn een aantal zaken van belang: de kwaliteit van de in te huren externe is belangrijker dan het goedkoopste tarief. Er worden per situatie niet meerdere offertes bij verschillende bureaus gevraagd. Er is een zogenoemd pay-rol contract met Content afgesloten waardoor inhuur bij detacheringbureau Maandag voor de hand ligt. De kwaliteit van de ingehuurde externen wordt beoordeeld door het sectorhoofden. Indien de kwaliteit onvoldoende is, wordt de externe inhuur direct beëindigd Verantwoording Bij het vaststellen van de begroting en eventuele afzonderlijke projecten stelt de gemeenteraad budget beschikbaar voor de inhuur van (extern) personeel. In Andijk is voor de reguliere externe inhuur een percentage van 2,5% van de loonsom opgenomen in de begroting. Dit is een bedrag van afgerond Voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen zijn er door het college en het managementteam geen vastgestelde gemeentebrede standaardrichtlijnen en -procedures vastgesteld; elke situatie wordt afzonderlijk beoordeeld. Per situatie dient het sectorhoofd een aanvraag in bij het managementteam en worden alle argumenten door het managementteam afgewogen voordat uiteindelijk wordt besloten tot externe inhuur. Uit interviews en onderzoek is gebleken dat het budget voor externe inhuur goed wordt bewaakt. Door de afdeling P&O wordt periodiek aan het college gerapporteerd over de stand van zaken m.b.t. de externe inhuur. Deze periodieke rapportages zijn financieel van aard en geven geen inzicht in de productie, kwaliteit en voortgang van de werkzaamheden. In de jaarrekening wordt door het college verantwoording afgelegd over het totale personeelsbudget. Het budget externe inhuur vormt hier een onderdeel van. Er wordt geen inzicht verschaft in de kwaliteit en de doelmatigheid van de externe inhuur. Pagina 16

17 7. Conclusies De centrale vraag van deze quick-scan is: In welke omvang worden externen ingeschakeld, welke regels en richtlijnen zijn daarbij van toepassing, voldoen deze en worden zij nageleefd? Is daarbij de noodzaak voor de inschakeling voldoende onderbouwd en is daarover correct gerapporteerd aan college en raad? 7.1 Omvang In de voorgaande hoofdstukken is de omvang van de externe inhuur in de gemeenten Enkhuizen, Drechterland, Wervershoof en Andijk in de jaren 2006 t/m 2008 in beeld gebracht. Met uitzondering van het jaar 2007 in Andijk vertonen het bedrag en het percentage van de loonsom dat gemoeid is met externe inhuur een stijgende lijn Regels en richtlijnen Alleen in de gemeente Enkhuizen is er sprake van schriftelijk vastgelegde standaardregels en richtlijnen m.b.t. de inhuur van externen. De gemeenten Drechterland, Wervershoof en Andijk hebben geen standaardregels en richtlijnen Voldoen de regels en worden zij nageleefd? 1. In Enkhuizen zijn de regels en richtlijnen m.b.t. de externe inhuur schriftelijk vastgelegd en voor iedereen bekend. In de andere gemeenten wordt er niet gewerkt met schriftelijk vastgelegde standaarden waardoor de bekendheid in en naleving door de organisatie moeilijk kan worden vastgesteld. 2. In Enkhuizen en Drechterland worden bij de inhuur van externen meerdere offertes beoordeeld. Bij de gemeenten Wervershoof en Andijk is de kwaliteit belangrijker dan de prijs en volstaat één aanbieding van meestal één detacheringbureau. De interne regels en richtlijnen van de gemeente Enkhuizen borgen in voldoende mate een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen. De regels en richtlijnen die worden gehanteerd in de gemeenten Drechterland, Wervershoof en Andijk zijn voor verbetering vatbaar. Op basis van de huidige procedures in de laatstgenoemde 3 gemeenten kan niet worden vastgesteld dat de inhuur van externen doelmatig, doeltreffend en rechtmatig plaatsvindt. 7.4 Wordt de noodzaak tot inschakeling van externen voldoende onderbouwd? In alle 4 gemeenten wordt de afweging om externen in te schakelen gedaan door het managementteam waarbij de afdeling P&O een adviserende rol heeft. Omdat in 3 van de 4 gemeenten standaard aanvraagformulieren ontbreken is het voor de rekenkamercommissie niet te beoordelen of in deze 3 gemeenten de noodzaak tot inschakeling van externen voldoende wordt onderbouwd. Pagina 17

18 7.5 Rapportage aan college en gemeenteraad 1. Er wordt in de gemeenten Enkhuizen, Drechterland en Wervershoof alleen aan het college gerapporteerd indien er een aanvullend budget nodig is. In de gemeente Andijk wordt wel periodiek aan het college gerapporteerd over de stand van zaken m.b.t. de externe inhuur. Deze rapportages zijn financieel van aard en geven geen inzicht in productie, kwaliteit en voortgang van de werkzaamheden. 2. In alle 4 de gemeenten wordt in twee gevallen aan de gemeenteraad gerapporteerd: a. Indien er aanvullend budget nodig is; b. bij de jaarrekening, wanneer het college verantwoording aflegt over het totale personeelsbudget. In alle 4 de gemeenten wordt de noodzaak tot externe inhuur afgewogen door het managementteam. Indien er gerapporteerd wordt aan college en gemeenteraad, betreft dit hoofdzakelijk financiële rapportages. Er wordt aan college en raad geen periodiek inzicht verschaft in productie, kwaliteit en voortgang. 7.6 Afsluitende conclusies 1. De colleges van alle 4 gemeenten beschikken over voldoende informatie om hun financiële taken te kunnen vervullen op het gebied van externe inhuur. 2. De financiële informatie aan de 4 gemeenteraden omtrent de aard en omvang van de externe inhuur kan worden verbeterd. 3. De colleges van de gemeenten Drechterland en Wervershoof worden niet periodiek geïnformeerd omtrent de aard en omvang van de externe inhuur. De colleges van Enkhuizen en Andijk worden over aard, omvang en dekking van externe inhuur periodiek geïnformeerd door het ambtelijk apparaat. 4. Inhuur van externen vindt in de meeste gevallen plaats bij commerciële bedrijven. Slechts in een aantal gevallen worden buurgemeenten ingeschakeld of wordt gebruik gemaakt van een banenpool. Pagina 18

19 8. Aanbevelingen Op basis van de informatie over de aard en omvang van de externe inhuur in de jaren 2006 t/m 2008 en de conclusies uit het vorige hoofdstuk, komt de rekenkamercommissie van de gemeenten Wervershoof, Enkhuizen, Drechterland en Andijk tot een aantal aanbevelingen. Deze aanbevelingen worden onderverdeeld naar aanbevelingen richting gemeenteraad, college en management. Gemeenteraad Verlang inzicht in de aard en omvang van de externe inhuur. Dit kan door het opnemen van deze gegevens in bijvoorbeeld de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarrekening. College Stel duidelijke verantwoordingskaders om de controlerende taak t.a.v. inhuur goed te kunnen vervullen; Management Stel duidelijke, schriftelijke, gemeentebrede regels en richtlijnen op voor de inhuur van externen (geldt niet voor Enkhuizen). Rapporteer periodiek aan het college over de inhuur van externen. Betrek hier naast de financiële aspecten ook de kwaliteit en voortgang in. Onderzoek of afsluiten van een zogenaamd monstercontract tariefsvoordelen kan hebben (geldt niet voor Enkhuizen); Onderzoek of er andere (goedkopere) mogelijkheden m.b.t. inhuur zijn zoals bijvoorbeeld inschakeling van gekwalificeerde ambtenaren via NGXchange (zie Onderzoek of inhuur van externen voor landelijke projecten zoals bijvoorbeeld de WMO en de BAG binnen de regio gebundeld kunnen worden waardoor mogelijk financiële voordelen ontstaan. Pagina 19

20 Bijlage 1 documenten gemeente Enkhuizen Pagina 20

21 Pagina 21

22 Pagina 22

23 Pagina 23

24 Bijlage 2 contactpersonen Gemeente Enkhuizen: Gemeente Drechterland: Gemeente Werverhoof: Gemeente Andijk: Wendy Velner Annet Doodeman en Ed Mol Ton Oudejans en Krijn de Haan Sandra Bouhuis Pagina 24

25 Bijlage 3 reacties van de colleges van B&W In hoofdstuk 3 van het werkprogramma van de rekenkamercommissie is de werkwijze vastgelegd rond de onderzoeken die door of namens de rekenkamercommissie worden uitgevoerd. Deze procedure is als volgt: 1. De rekenkamercommissie rondt het rapport af 2. Het conceptrapport (exclusief conclusies en aanbevelingen) wordt voor het zogenoemde ambtelijke wederhoor naar de betreffende ambtelijke contactpersonen gezonden. 3. De ambtelijke contactpersonen krijgen de gelegenheid om te reageren op de feitelijke juistheid van de inhoud van het conceptrapport. 4. In voorkomende gevallen wijzigt de rekenkamercommissie het conceptrapport indien er sprake is van feitelijke onjuistheden. 5. Als de feitelijke juistheid van het rapport na de ambtelijke wederhoor is vastgesteld, worden de conclusies en aanbevelingen door de rekenkamercommissie geformuleerd. 6. Het eindrapport wordt inclusief de conclusies en aanbevelingen vastgesteld door de rekenkamercommissie. 7. Na de vaststelling van het eindrapport wordt het rapport voor het zogenoemde bestuurlijke wederhoor naar de colleges van de 4 gemeenten gezonden. De colleges hebben hiermee de gelegenheid om inhoudelijk op het eindrapport inclusief de conclusies en aanbevelingen te reageren. 8. De rekenkamercommissie voegt de bestuurlijke reactie, eventueel voorzien van een nawoord, toe aan het rapport maar wijzigt het eerder vastgestelde rapport inhoudelijk niet meer. 9. Tenslotte wordt het eindrapport inclusief de eventuele reacties van het bestuurlijk wederhoor aan de 4 gemeenteraden aangeboden. De medewerking van de ambtelijke contactpersonen bij de aanlevering en verwerking van de gegevens en het ambtelijke wederhoor was over het algemeen goed. We merken echter dat met name de gemeenten Wervershoof en Andijk zich volop concentreren op de komende fusie met de gemeente Medemblik waardoor de afronding van het rekenkamerrapport is vertraagd. Complicerende factor hierbij is dat er één eindrapport wordt opgesteld t.b.v. alle vier de aangesloten gemeenten. Het bestuurlijk wederhoor heeft ondanks herhaalde verzoeken niet geleid tot reacties van alle 4 de gemeenten. Alleen van de gemeente Wervershoof is een schriftelijke bestuurlijke reactie ontvangen en van de gemeente Andijk zijn aanvullende cijfermatige gegevens ontvangen. Uit telefonisch contact met de gemeentesecretarissen van de gemeenten Drechterland en Enkhuizen bleek dat deze gemeenten zich in het rapport kunnen vinden. De schriftelijke reactie van de gemeente Wervershoof treft u op de volgende pagina aan. Pagina 25

26 Pagina 26

27 Met betrekking tot deze reactie merken wij op dat wij al in de inleiding van dit rapport hebben aangegeven: Bij de uitvoering van vastgesteld beleid is het voor de gemeenteraad niet van belang of er gebruik gemaakt wordt van de ambtelijke organisatie of dat er externe deskundigen worden ingehuurd. Van belang is of met het beleid het gestelde doel wordt behaald binnen het vastgestelde budget. Toch blijkt dat gemeenteraden graag inzicht willen in de omvang en de kosten die gemoeid zijn met de inhuur van externen. Tevens wil de rekenkamercommissie vaststellen of de regels en procedures voldoen en, voor zover mogelijk, beoordelen of deze worden nageleefd. Het zijn deze regels en procedures, de implementatie daarvan in de organisatie en het gebruik en de naleving daarvan door de medewerkers die de raad het vertrouwen moet geven dat inschakeling van externen alleen dan plaatsvindt wanneer dat noodzakelijk is, daarmee bereikt wordt wat beoogd werd, tegen zo laag mogelijke kosten en in overeenstemming met wet- en regelgeving. Toch zijn wij van mening dat de raad inzicht mag verlangen in de aard en omvang van de externe inhuur. Hierdoor kan de kaderstellende rol van de gemeenteraad beter worden ingevuld. Zoals eerder gemeld zijn er van de gemeente Andijk aanvullende cijfermatige gegevens ontvangen. Deze gegevens treft u aan op de volgende pagina s. Omdat het rapport al officieel is vastgesteld is het niet meer mogelijk de gegevens van de gemeente Andijk in het eindrapport op te nemen dan wel aan te passen. Wel kunnen we positief antwoorden op de vraag van de gemeente Andijk inzake de vergelijkbaarheid van de gegevens. Er zijn in het rapport gelijkluidende gegevens opgenomen waardoor objectieve vergelijking mogelijk is. Dat is immers de meerwaarde van de gezamenlijke rekenkamercommissie. Pagina 27

28 Pagina 28

29 Pagina 29

30 Pagina 30

31 Pagina 31