Handleiding: E-Reps Gebruikers

Transcriptie

1 Handleiding: E-Reps Gebruikers Editie April 2012 Copyright Renson 2011 N.V. RENSON Ventilation S.A N.V. RENSON Sunprotection-Screens S.A N.V. RENSON Sunprotection-Projects S.A N.V. ARGENT ALU S.A

2 e-reps. 1.1 Gebruiker van e-reps Aanmelding als gebruiker Toegang verkrijgen tot e-reps Gebruikersrollen Hiërarchie Rechten en plichten Wie kan gebruikers beheren Verantwoordelijkheid van de dealer beheerder (admin dealer) Verantwoordelijkheid van de klant beheerder (customeradmin) Gebruikers beheer e-reps Titelbalk Selectiecriteria Gebruikerslijst Toevoegen, wijzigen, activeren, blokkeren van gebruikers Toevoegen van een nieuwe gebruiker Te wijzigen gebruikers Blokkeren gebruiker Heractiveren van de gebruiker Te verwijderen gebruiker p.2/17 19/04/2012

3 1.1 Gebruiker van e-reps Om de e-reps website te openen dient u gebruik te maken van uw internet browser. De meeste courante browsers die op uw systeem geïnstalleerd kunnen zijn, zijn Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Safari, De link naar e-reps die u in uw adresbalk dient in te tikken is: Merk op dat er in de bovenstaande link gebruik wordt gemaakt van een HTTPS verbinding en niet van een HTTP verbinding met de website. Dit heeft alles te maken met de beveiliging. HTTPS is een uitbreiding van het http-protocol met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Bij gebruik van HTTPS worden de gegevens versleuteld, waardoor het voor een buitenstaander, onmogelijk is om te weten welke gegevens worden verstuurd. Een openstaande sessie waar na 5 minuten geen verandering optreedt, wordt afgesloten. Voorbeelden van HTTPS zijn o.a. betalingstransacties per creditcard of internetbankieren Aanmelding als gebruiker. Om toegang te verkrijgen tot het e-reps systeem dient een gebruiker een gebruikersnummer te krijgen van de beheerder van e-reps. Afhankelijk van de rol die de gebruiker krijgt kan dit een bedrijfsinterne beheerder zijn of een externe beheerder. p.3/17 19/04/2012

4 1.1.3 Toegang verkrijgen tot e-reps. De stappen die genomen kunnen worden om toegang te verkrijgen zijn de volgende: Een gebruikersnummer toebedeeld worden door uw rechtstreekse beheerder Een gebruikersnummer door u zelf aangevraagd worden via de link gebruikersnummer aanvragen op de aanmeldpagina van de website. U dient vervolgens uw naam en voornaam, en firma in te geven om een account aan te vragen. Uw aanvraag wordt gevalideerd door de webbeheerder van e-reps. U ontvangt uw gebruikersnummer op het ingevoerde adres. De verwerking van deze aanvragen gebeurt tijdens de werkuren. Gebruiker 1 2 e-reps 4 3 Beheerder Legende : Optioneel Verplicht Proces: (1) Gebruiker vraagt via e-reps een gebruikersnummer aan (optioneel). (2) Aanvraag wordt via e-reps aan de beheerder doorgegeven ter validatie (optioneel). (3) Beheerder maakt gebruiker aan in e-reps. (4) Gebruiker ontvangt een activati Gebruikersrollen. Elke gebruiker van e-reps wordt een rol toegekend. De rol bepaalt wat de gebruiker kan doen. Een eerste onderscheid in de rollen is de beheerdersrol en standaard gebruiker. De rol van de beheerder staat duidelijk boven de rol van de standaard gebruiker. De rol wordt door de beheerder ingesteld bij aanmaak van een nieuwe gebruiker. p.4/17 19/04/2012

5 Hiërarchie. We stellen de beheerdersrollen en standaard gebruikers hieronder schematisch even voor. Er zijn 3 beheerders binnen het systeem gekend op 3 verschillende niveau s, nl. e-reps account administrator, dealer admin en customer admin. Er zijn 2 standaard gebruikers gekend, nl. de besteller en de boekhouder. In deze volgorde kunt u hieronder top-down de verschillende gebruikers met hun beschrijving, hun functie en hun rechten die ze hebben in e-reps nalezen. (1) e-reps beheerder (admin e-reps). Is de algemene administrator van e-reps en heeft slechts één taak, het beheer van de dealerbeheerder. De e-reps beheerder zal alle aanvragen van gebruikers via de aanmeld pagina doorsturen naar de betreffende dealerbeheerder. Daarnaast zijn een aantal technische taken zoals het verzorgen van de vertalingen en de handleidingen van de website e-reps. (2) Dealerbeheerder (DealerAdmin). Deze dealerbeheerder beheert het gebruikersnummer van de klanten van de dealer. Hij ontvangt zijn gebruikersnummer van de e-reps beheerder. Een dealer is ook een klant, toch is de rol van de dealerbeheerder verschillend en gescheiden van de klantbeheerder. Hij staat boven de klanten van de dealer. Er kunnen meerdere dealerbeheerders aangevraagd en verleend worden. (3) Klantbeheerder (CustomerAdmin). p.5/17 19/04/2012

6 Deze beheerder zorgt voor het beheren van de accounts binnen de eigen onderneming waarbinnen hij fungeert als klant. Hij ontvangt zijn gebruikersnummer van de dealerbeheerder. De klantbeheerder kan boekhouders en bestellers aanmaken, wijzigen, wissen en blokkeren voor de klant waartoe hijzelf behoort. Er kunnen meerdere klantbeheerders aangevraagd en verleend worden. (4) Boekhouder. Een boekhouder kan alle documenten en bijhorende bijlagen raadplegen en toevoegen. De boekhouder heeft geen actieve rol in het aanmaken van nieuwe documenten, bijvoorbeeld offertes of orders. Een boekhouder van een dealer heeft toegang tot alle documenten die behoren tot de klanten van de dealer. Een boekhouder van een klant heeft enkel toegang tot de documenten van zichzelf als klant. (5) Besteller. Een besteller is de meest te gebruiken rol is de actieve gebruiker van e-reps. Hij kan alle documenten beheren, bijvoorbeeld offertes, prijsaanvragen en orders. De toegang tot bijlagen is beperkt tot de niet-financiële bijlagen. Financiële bijlagen houden meestal verband met prijzen of betalingen. Een besteller van een dealer heeft toegang tot alle documenten die behoren tot de klanten van de dealer. Een besteller van een klant heeft enkel toegang tot de documenten van zichzelf als klant Rechten en plichten. Beheerders voeren volgende taken uit: 1. Nieuwe gebruikers inschrijven voor de klanten welke hem zijn toegewezen. 2. Rechten verlenen en ontnemen aan zijn gebruikers. 3. Gebruikers opnieuw activeren of blokkeren. 4. Alle functies gebruikers welke beschikbaar zijn voor zijn gebruikers. 5. Beheerder is verantwoordelijk voor zijn gebruikers. Hij heeft het recht en de plicht gebruiker te blokkeren indien misbruiken vastgesteld worden Wie kan gebruikers beheren. E-Reps kent drie niveaus van beheer. Op het hoogste niveau staat de e-reps administrator. Dit is de algemene administrator van e-reps en heeft slechts één taak, het beheer van de dealerbeheerder. De e-reps beheerder zal alle aanvragen van gebruikers via de aanmeld pagina doorsturen naar de betreffende dealerbeheerder. Daarnaast zijn een aantal technische taken zoals het verzorgen van de vertalingen en de handleidingen van de website e-reps. p.6/17 19/04/2012

7 Menu weergave volgens rol van de gebruiker Wie Menukeuze Verschillen bij aanmaak Gebruiker(s) Dealer beheerder (admin Dealer) Klant beheerder (customeradmin) De dealer beheerder heeft een extra gebruiker die hij kan aanmaken t.o.v. de klant beheerder, nl. de klant beheerder(s) zelf. Besteller Geen aanmaak van gebruikers Boekhouder De accounts van boekhouders en bestellers kunnen door iedere beheerder voor hun eigen onderneming worden aangemaakt, met uitzondering van de e-reps beheerder. De dealer beheerder (admin dealer) kan iedere gebruiker beheren van zijn klanten, nl. de klant beheerder MET zijn respectievelijke gebruikers Verantwoordelijkheid van de dealer beheerder (admin dealer). Om misbruik van gegevens te voorkomen is er een continu opvolging nodig van de gebruikers (klanten) die onder de verantwoordelijkheid vallen van de dealer beheerder. Iedere gebruiker, die toegang verleend wordt tot e-reps, wordt als beschouwd gevalideerd en aanvaard door zijn beheerder. De aanvragen aan e-reps wordt beschouwd als geautoriseerd door de beheerder van de klant of dealer. De dealer-admin moet zorgvuldig omspringen met het uitdelen van gebruikers. Hij beschikt over de middelen om misbruiken te beteugelen door het ontnemen van toegang tot e-reps. Daarnaast geldt hetzelfde als voorgaande voor de bedrijfsleiding indien het over de admin dealer zelf gaat, m.a.w. de e-reps administrator dient bij een verwijdering, wijziging of blokkering op de hoogte te worden gebracht via p.7/17 19/04/2012

8 1.1.7 Verantwoordelijkheid van de klant beheerder (customeradmin). Om misbruik van gegevens te voorkomen is er een continu opvolging nodig van alle gebruikers binnen de onderneming die onder de verantwoordelijkheid vallen van de klant beheerder. Iedere account binnen de onderneming die in het systeem inlogt, wordt als erkend beschouwd bij aanvragen aan e-reps. Ieder proces dat dus wordt gestart door een gebruiker van e-reps valt onder de verantwoordelijkheid van de klant beheerder (customeradmin). Een up-to-date gebruikersregister met desbetreffende toegang is dus van zeer groot belang. p.8/17 19/04/2012

9 1.2 Gebruikers beheer e-reps. Alle beheerders hebben de mogelijkheid om gebruikers aan te maken, te wijzigen, te blokkeren of te verwijderen uit het systeem. U logt in op e-reps met uw gebruikersnaam en paswoord als beheerder. Hulp aangaande de beschrijving van de onderdelen en het werken met de schermen kunt u terugvinden door op het vraagteken te klikken aan de rechterkant in de titelbalk van het inlogscherm Wanneer u geen gebruikersnummer en paswoord heeft, kunt u een account aanvragen via de link op het scherm gebruikersnummer aanvragen. U klikt Het menu aan en selecteert de optie Gebruiker voor de aanmaak van nieuwe gebruikers. p.9/17 19/04/2012

10 1.2.1 Titelbalk. U bevindt zich nu in het scherm Gebruiker Selectiecriteria. Het doel van de selectiecriteria is op basis van keuzelijsten en zoekwoorden, een beperkte lijst van gebruikers te bekomen. Waarom en hoe selecteren is afhankelijk van de zoekinformatie waarover men beschikt. 1. Keuzelijsten. Een eenregelig hokje waarin rechts een pijl naar beneden staat. De verschillende keuzes worden zichtbaar als de gebruiker op het pijltje klikt. U kan door de lijst wandelen met de pijltjes van uw klavier. Een versneld zoeken in de lijst kan met de beginletters van het gezochte woord in te voeren. De eerste methode kan verder gebruikt worden na het gebruik van de versneld methode. Er zijn 5 keuzelijsten beschikbaar: Bedrijf: zijn alle bedrijfsnamen die als klant onder het eigen beheer liggen. Taal: hier kunt u de moedertaal van de op te zoeken gebruiker filteren. De mogelijkheden zijn: Nederlands, Frans, Engels, Duits. Is geactiveerd: hier filtert u of een gebruiker al dan niet is geactiveerd in e-reps. De mogelijkheden zijn: ja of nee. Rol: een rol bepaalt hoe een gebruiker tegen een omgeving aankijkt en er mee werkt. De keuze die u hier bij Rol kunt maken is afhankelijk of u ingelogd bent als dealerbeheerder (DealerAdmin) of klantbeheerder (CustomerAdmin). De keuzemogelijkheden om te filteren die u hebt als DealerAdmin zijn: o AdminDealer, AdminCustomer, Besteller, Boekhouder De keuzemogelijkheden om te filteren die u hebt als AdminCustomer zijn: o AdminCustomer, Besteller, Boekhouder 2. Zoekwoorden. Een eenregelig invoerveld, zoals wordt gebruikt door de meeste zoekmachines. In de tekstvakken kunnen we geen gebruik maken van zogenaamde wildcards of search characters. Wildcards zijn, in de wereld van zoekprogramma s op computers, operatoren waarmee zoekoperaties flexibel kan definiëren. Een * (asterisk) en?(jokerteken) zijn gekende operatoren. Search characters zijn tekens die de relatie en of weergeven, zoals het & teken. Deze methoden kunnen niet gebruikt worden. Het zoekwoord wordt links uitgelijnd. Het zoekwoord kan zowel letters als cijfers bevatten. Bij het zoeken wordt de ingevoerde tekst in de volledige string gezocht. De plaats van de voorkomende string is niet belangrijk. Er zijn 3 tekstvakken voor zoekwoorden. Inlogcode: bestaat uit x-cijfers en wordt bij aanmaak door via activati aan de gebruiker toegekend. Gebruikersnaam: hier kan de voornaam, naam of een deel van de naam gebruikt worden voor het zoeken. hier kan het -adres of een gedeelte ingevoerd worden. p.10/17 19/04/2012

11 Wanneer u alle gewenste criteria hebt uitgevoerd, klikt dan op Selectie Toepassen. Wenst u de criteria te verwijderen dan klikt u op Selectie wissen om de volledige lijst onder uw beheer terug te zien. U kunt natuurlijk een combinatie maken van op te zoeken tekstvakken en/of keuzelijsten alvorens uw selectie toe te passen Gebruikerslijst. Hier ziet de beheerder alle gebruikers (accounts) met hun eigenschappen welke voldoen aan de bovenvermeld selectie. De tabel bevat kolommen en rijen. De kolommen zijn een verzameling van data waarden van een bepaald type, één voor elke rij van de tabel. De kolommen voorzien dus in de structuur volgens welke de rijen worden samengesteld. De waarden per type kolom die één rij vormen zijn: Naam klant, Klantnummer, Rol, Taal, Gebruikersnaam, Inlogcode, , is geactiveerd en is geblokkeerd. p.11/17 19/04/2012

12 Vóór elke rij zijn er event-knoppen die een bepaalde gebeurtenis kunnen activeren. De 2 mogelijkheden zijn: - het bewerken van de gebruikersgegevens van die rij. (knop:potloodje). - het definitief verwijderen van de gebruikersgegevens van die rij.(knop:vuilbakje). De velden die u per rij ziet staan zijn de volgende: (1) Naam Klant De klantnaam is gekoppeld aan het klantnummer. (2) Klantnummer Het klantnummer is gekoppeld aan de klantnaam. (3) Rol Hier ziet u de rechten die toegekend zijn per gebruiker. Er zijn 4 rollen die kunnen worden toegekend, nl. customeradmin (beheerder klant), besteller en boekhouder. (4) Taal Bevat de taalinstelling van de e-reps omgeving voor de nieuwe gebruiker. (5) Gebruikersnaam De gebruikersnaam is vrij te kiezen door de beheerder bij de aanmaak. (6) Inlogcode Wordt toegekend door e-reps en zal via de activati aan de gebruiker worden overgemaakt. (7) Hier wordt het mailadres van de nieuwe gebruiker ingevuld. Dit mailadres krijgt een verwelkomingsmail waardoor de gebruiker zijn account kan activeren. De activatie kan enkel door de gebruiker gebeuren. (8) Is geactiveerd Dit veld kan niet worden gewijzigd door de beheerder maar dient ter controle of de gebruiker zijn account wel of niet heeft geactiveerd. (9) Is geblokkeerd De administrator kan de keuze maken om de toegang te blokkeren tot e-reps voor een bepaalde gebruiker. p.12/17 19/04/2012

13 1.2.4 Toevoegen, wijzigen, activeren, blokkeren van gebruikers. Hieronder kunt u zien welke rechten en acties u als beheerder heeft over welke gebruikers. Beheerder Rechten op Gebruikers Welke gebruikers? e-reps Admin Toevoegen Wijzigen Verwijderen Blokkeren Admin Dealer Admin Dealer Toevoegen Wijzigen Verwijderen Blokkeren Customer Admin Besteller Boekhouder Customer Admin Toevoegen Wijzigen Verwijderen Blokkeren Customer Admin Besteller Boekhouder p.13/17 19/04/2012

14 Toevoegen van een nieuwe gebruiker. Via de knop Toevoegen kunt u nu een gebruiker aanmaken. Vul alle velden correct in en bevestig via de knop Bewaar Nieuwe. De verplichte velden worden gemarkeerd met (*). Bedrijf Kies via het pijltje het bedrijf. Indien u bent ingelogd als dealer beheerder (admin dealer) dan beheert u meerdere klanten met zijn verschillende gebruikers en hun desbetreffende rollen. Wanneer u bent ingelogd als beheerder klant (admincustomer), dan beheert u enkel voor uw eigen onderneming uw gebruikers en hun rollen. Rol Kies via het pijltje de wenste rol. Afhankelijk van het soort admin kan hier gekozen worden uit de rollen (admindealer, Taal admincustomer, besteller en boekhouder Kies de gewenste taal voor scherm, teksten en communicatie van de gebruiker. De standaard talen zijn Nederland, Frans, Engels en Duits. Gebruikersnaam De gebruikersnaam is vrij te kiezen door de beheerder. De gebruikersnaam verschijnt in de menu balk na het inloggen. Indien een persoon verschillende gebruikersnummer zou krijgen, zorg er dan voor dat in de naam het onderscheid verwerkt is. Moet een correct geschreven adres zijn. Hier wordt het mailadres van de nieuwe gebruiker ingevuld. Dit mailadres krijgt een verwelkomingsmail waardoor de gebruiker zijn account kan activeren. De activatie kan enkel door de gebruiker die betreffende mail ontvangt gebeuren. Is geactiveerd Dit veld kan niet worden gewijzigd door de beheerder maar dient ter controle of de gebruiker zijn account wel of niet heeft geactiveerd. Is geblokkeerd p.14/17 19/04/2012

15 De administrator kan de keuze maken om de toegang te blokkeren tot e-reps voor een bepaalde gebruiker. Het hokje aanvinken blokkeert onmiddellijk de gebruiker voor verder aanmelden. Een gebruiker die aangemeld is kan verder werken totdat zijn sessie beëindigd is. Het deblokkeren van een gebruiker kan enkel door een nieuwe activatie mail te sturen Te wijzigen gebruikers. De gebruikers kunnen door de beheerders worden gewijzigd door op het potloodje te klikken en uw aanpassingen uit te voeren. Zoals u hieronder kunt zien kunnen de wijzingen worden geannuleerd, opgeslagen of opnieuw worden geactiveerd door de beheerder. Pas wanneer de activatieaanvraag is verzonden door de beheerder en deze bevestigd werden door de gebruiker via de bevestigingsmail, is de wijziging in het e-reps bevestigd Blokkeren gebruiker. U klikt via het menu de optie Gebruiker aan. Wanneer u een gebruiker wenst te blokkeren tot e-reps dan kunt u dit doen door terug op het potloodje te klikken voor de desbetreffende gebruiker. Vervolgens vinkt u de optie is geblokkeerd aan en klikt u op opslaan. De gebruiker kan nu geen handelingen meer uitvoeren op het systeem. p.15/17 19/04/2012

16 De gebruiker kan ook automatisch worden geblokkeerd door e-reps zelf omdat hij gedurende een bepaalde periode NIET meer heeft aangelogd op het systeem. Deze periode staat standaard op 182 kalenderdagen Heractiveren van de gebruiker. Om een gebruiker te heractiveren dient u de optie is geblokkeerd uit te vinken en te bevestigen op start activatie. p.16/17 19/04/2012

17 Te verwijderen gebruiker. Naast het blokkeren van gebruikers heeft de beheerder tevens de keuze om de gebruiker volledig te verwijderen uit e-reps door op het vuilbakje te klikken. Er wordt u nog een bevestiging van de aanvraag via onderstaand scherm gevraagd alvorens definitief te verwijderen uit e-reps. p.17/17 19/04/2012