Maatschappelijk jaarverslag

Transcriptie

1 Maatschappelijk jaarverslag 2013

2 Inhoudsopgave Voorwoord 4 1. Uitgangspunten van de verslaggeving 5 2 Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Ontstaan Doelgroep Werkwijze Structuur van het concern Kerngegevens Belanghebbenden 10 3 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Medezeggenschap personeel 13 4 Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Missie Visie Strategie Algemeen beleid Versterken door verbinden Samenwerken met kleine zorgaanbieders Samenwerken met welzijnsorganisaties Uitbreiden productaanbod / doelgroep Verkennen mogelijkheden opzetten buurthuis/inloopfunctie Verkennen mogelijkheden maatjesproject en ondersteuning mantelzorgers Opzetten trajectbegeleiding Overige ontwikkelingen Organisatieontwikkeling Optimaliseren functie begeleiding Verder ontwikkelen behandel-functie Uitbouwen zorgadministratie 18

3 Optimaliseren zorgmanagement Opstellen marketing- en communicatieplan Beheersen intern organisatiebelang Optimaliseren declaratiesysteem Verder stroomlijnen administratieve organisatie Maatschappelijk verantwoord ondernemen Onderzoek alternatieven uitbesteden cliëntenvervoer Ontwikkelen accommodatiebeleid Ontwikkelen ICT-beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Plan Do Check Act- cyclus Bedrijfs Hulpverlening Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Verstevigen / ontwikkelen cliëntenraad Kwaliteit van zorg Participatie cliënten bij vormgeving activiteiten Opzetten digitale omgeving cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsontwikkeling Ontwikkelen verzuimbeleid Ontwikkelen stagiairebeleid Training/ontwikkeling vrijwilligers Introduceren nieuwe werken Samenleving Financieel beleid Waarborgen continuïteit Transitie AWBZ naar Wmo Opstellen sponsorplan mei 2014

4 Voorwoord Voor u ligt het jaardocument van de Stichting Oase was voor Oase wederom een belangrijk jaar, nadat de organisatie in 2012 een nieuwe ontwikkelingsfase inging. De sterke groei in aantal cliënten in 2012 heeft zich in 2013 doorgezet. Er zijn een aantal belangrijke samenwerkingen gestart ter voorbereiding op de Wmo. Op Parkstad-niveau is meegedaan aan het pilotproject Gewoon doen. Tezamen met de 10 grootste zorgaanbieders van Heerlen is een bijdrage geleverd aan de beleidsvorming van de gemeente Heerlen. Op Zuid-Limburgs niveau wordt tezamen met 42 zorginstellingen deelgenomen aan het samenwerkingsverband Partnerschap sociaal domein. Daarnaast is een samenwerking gestart met Alcander, het Heerlense onderdeel van de Welzijnsgroep Parkstad, op het gebied van dagbesteding voor burgers met en zonder indicatie. Gedwongen door de halvering van de vergoeding voor het cliëntenvervoer is in het eerste kwartaal een eigen vervoertak opgezet. Hiervoor zijn twee medewerkers aangetrokken, die tezamen met een pool van vrijwilligers de cliënten met een vervoersindicatie met drie eigen rolstoelbussen van en naar de activiteiten brengen. De uitbreiding met het onderdeel Trajectbegeleiding verloopt positief. De samenwerking met het project Baanbrekend werk van de gemeente Heerlen, waarbij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden geactiveerd, is doorgezet. Tevens is in het traject van arbeidsmatige dagbesteding naar werken naar vermogen een aantal successen geboekt met de eigen cliëntengroep. Kwaliteit en administratieve organisatie waren wederom belangrijke aandachtpunten. De externe audit verliep probleemloos. De cliënten gaven de dienstverlening van Oase in de externe tevredenheidsonderzoeken gemiddeld een 8. Ook de positieve ontwikkeling in omzet en resultaat van de afgelopen jaren wordt doorgezet. Het jaar is met een bescheiden positief resultaat afgesloten, waardoor een positief eigen vermogen is ontstaan. Dit alles was niet mogelijk geweest zonder de proactieve houding en grote inzet van vrijwilligers, medewerkers en management. Er was ook dit jaar weer een uitgebreid aanbod van activiteiten. Naast de sportieve en creatieve activiteiten is er opnieuw nadrukkelijk aandacht gegeven aan de educatieve activiteiten, waaronder groepsgesprekken, assertiviteits-, geheugen- en kooktrainingen en basic return. De jaarlijkse Burendag (21 september) werd uitgebreid gevierd, ter gelegenheid van het 10-jarig bestaan van de Stichting. De cliënten hielpen actief mee bij het organiseren en de uitvoering van een feestelijke dag met een braderie en een tombola. 4 Voor de komende jaren blijft verbreding van de organisatie leidend, met als randvoorwaarde een gezonde financiële positie. Ondanks alle onzekerheden en verwachte bezuinigingen waar de samenleving op dit moment mee te kampen heeft, wordt voor 2014 weer gedacht in kansen. Oase wil een wezenlijke bijdrage leveren aan de vernieuwing van de zorg op de weg terug naar een zorgzame samenleving. Leon HL Prevoo Directeur bestuurder

5 1 Uitgangspunten verslaglegging Het jaardocument is een belangrijk middel voor de Stichting Oase om uitdrukking te geven aan haar positie in de regio Zuid Limburg, te midden van vele andere instellingen. Het biedt tevens de mogelijkheid om op een transparante wijze verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid in Hoewel de verplichting vanuit VWS om dit in de vorm van een maatschappelijk verslag te doen is vervallen, zet de Stichting Oase de in 2011 gehanteerde structuur door. Deze dient tevens als basis voor het meerjarenbeleid 2013 t/m Op deze wijze kan, naast de verplichte digitale verantwoording, verantwoording worden afgelegd aan belanghebbende partijen. In het bijzonder willen wij vermelden dat we verantwoording willen afleggen aan cliënten, familieleden en relaties van cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Daarnaast maken we op deze wijze het door de Stichting gevoerde beleid transparant richting nieuwe en toekomstige samenwerkingspartners zoals de gemeenten en Welzijnsorganisaties in Parkstad. Dit jaardocument is ingedeeld in 4 hoofdstukken: 1. Uitgangspunten van de verslaglegging 2. Profiel van de organisatie 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 4. Beleid, inspanningen en prestaties In het jaardocument wordt verslag gedaan over de periode 1 januari tot en met 31 december De verslaglegging is op concernniveau en heeft betrekking op alle activiteiten van de Stichting Oase. 5

6 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens NAW gegevens Stichting Oase Koestraat XL Hoensbroek Contactgegevens Identificatiegegevens NZA: KvK: Ontstaan Oase is in 2003 opgericht door de huidige bestuurder Leon Prevoo. Aanleiding hiervoor waren de ervaringen binnen het gezin Prevoo nadat zoon Björn als gevolg van een verkeersongeluk in 1998 blijvend ernstig letsel had opgelopen. Na de revalidatieperiode bleek er onvoldoende aanbod van nazorg om een sociaal isolement te voorkomen. Om in deze leemte te voorzien werd een vrijwilligersorganisatie gestart van waaruit dagbesteding-activiteiten werden uitgevoerd. De behoefte hieraan bleek dermate groot dat de organisatie in 2007 werd omgevormd tot professionele zorgaanbieder Doelgroep De doelgroep van Oase is jongvolwassenen met een beperking. Dat betreft zowel cliënten met lichamelijke, psychische of verstandelijke beperking als cliënten met een somatische aandoening of beperking. De leeftijdscategorie varieert van 18 tot 55 jaar. De ervaring binnen Oase is dat deze groep een sterke behoefte heeft aan contacten met leeftijdsgenoten. De combinatie van cliënten met zware en lichtere beperkingen van verschillende aard met wisselende ontplooiingsmogelijkheden binnen dagbesteding-activiteiten wordt vanaf de start met succes toegepast. 2.4 Werkwijze De werkwijze van Oase kenmerkt zich door de flexibele aanpak waarin het sociale element en betrokkenheid een belangrijke rol spelen. Voor wat betreft de dagprogramma s biedt dit cliënten de mogelijkheid om een relatienetwerk op te bouwen waarmee ook buiten Oase

7 contact kan worden onderhouden. Deze sociale participatie voorkomt een neerwaartse spiraal die leidt tot zwaardere indicatie. Daarnaast voorziet de werkwijze voor zowel de groeps- als individuele begeleiding in een persoonlijke ontplooiingsgerichte benadering op basis van een rehabilitatieplan en in geval van behandeling aangevuld met een behandelplan. 2.5 Structuur van het concern Juridisch: Oase is een rechtspersoon met een eenvoudige juridische structuur in de vorm van een stichting naar Nederlands recht. De statutaire Raad van Bestuur bestaat uit één persoon. Organisatorisch: Oase heeft een platte organisatiestructuur, waarmee flexibel kan worden ingespeeld op veranderingen. Deze bestaat uit de volgende drie niveaus: 1. bestuur/ centraal management, verantwoordelijk voor strategie en de beleidsvorming. 2. middenmanagement (bestaande uit een zorgmanager en coördinatoren(staf)), verantwoordelijk voor de aansturing van de uitvoerende medewerkers en voor de uitvoering van het beleid. 3. Uitvoerende medewerkers, verantwoordelijk voor hun dagelijkse werkzaamheden, gericht op behandeling, ambulante woonbegeleiding en/of groepsbegeleiding bij dagbesteding-activiteiten. Bij de uitvoering van de groepsactiviteiten wordt, naast professionele krachten, intensief gebruik gemaakt van vrijwilligers en stagiaires. De verhouding hiervan is in de regel 1 beroepskracht op 2 vrijwilligers en 1 stagiaire, uitgaande van een gemiddelde drukte. Op rustige dagdelen worden minder vrijwilligers en stagiaires ingezet. Op jaarbasis worden gemiddeld 4 á 5 stagiaires ingezet. Behalve begeleiding bij hun stageopdracht en de mogelijkheid om werkervaring op te bouwen, krijgen zij na afloop van de stage de gelegenheid om een arbeidscontract aan te gaan. 7 Financieel: Oase heeft een lage overhead. De verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal cliënten is 1 op 7,5. Bij het verantwoorden van het resultaat in de jaarrekening wordt onderscheid gemaakt naar de segmenten zorg AWBZ gefinancierd, zorg Persoonsgebonden Budget en niet AWBZ gefinancierd. Medezeggenschap: De medezeggenschap van de cliënten is geregeld conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) in de vorm van een cliëntenraad. Gezien de geringe omvang van de organisatie is er geen ondernemingsraad. Om de continuïteit te waarborgen worden belangrijke ontwikkelingen vooraf met het personeel besproken.

8 Organisatiestructuur Hoensbroek. Parkstad. Maastricht / heuvelland. Westelijke mijnstreek Behandeling Dagbesteding Traject begeleiding Ambulante woonbegeleiding Secretariaat en receptie Beleid/ Kwaliteit/ICT Financiële adm/ Control (*) Aanm/registr/ Zorgtoeleiding Vervoer Personeelszaken Salarisadmin (*) Zorg Administratie (*) 8 Staf Zorgmanager Cliëntenraad Raad van Bestuur Samenwerking (*) AO/IC Raad van Toezicht. Mondriaan. Philadelphia. Radar. Rimo. Sevagram. SGL. Relim - Alcander - Stal Bemelmans

9 2.6 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering: AWBZ functies Doelgroepen Activiteiten Begeleiding groep Begeleiding individueel Begeleiding speciaal Behandeling Jongvolwassenen met lichamelijke beperking Jongvolwassenen met psychische beperking Jongvolwassenen met verstandelijke beperking Jongvolwassenen met somatische aandoening of beperking Zorg in natura Persoonsgebonden budget Cliënten, capaciteit, personeel en opbrengsten: 9 Cliënten en productie extramuraal AWBZ: 138 extramuraal PGB: 9 aantal dagdelen extramurale zorg: aantal uren extramurale zorg: Personeel aantal personeelsleden: 24 aantal FTE's: 14,23 Bedrijfsopbrengsten wettelijk budget voor aanvaardbare kosten (AWBZ): opbrengsten PGB: overige bedrijfsopbrengsten: totaal bedrijfsopbrengsten:

10 Oase is actief in het werkgebied van het zorgkantoor van Zuid-Limburg 91% van de cliëntgroep kwam in 2013 uit Parkstad. De overige 9% kwam uit Maastricht-Heuvelland (3%) en de Westelijke Mijnstreek (6%). 54% van de cliëntengroep kwam in 2013 uit de gemeente Heerlen. 2.7 Belanghebbenden Samenwerkingspartners in de zorg Onderwijs Overige Mondriaan Philadelphia Radar Rimo Sevagram SGL Relim Arcus College Rea College Hoge School Zuyd Hoge School Fontys ROC Leeuwenborgh CZ Zorgkantoor Sittard Ministerie van VWS Inspectie voor de Volksgezondheid Rabo Bank VGN Zorg aan zet Gemeente Heerlen LOC Calibris Alcander Stal Bemelmans 10

11 3 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Normen voor goed bestuur De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht hanteren de Zorgbrede Governancecode voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over beleid en activiteiten. 3.2 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestond in het verslagjaar uit één persoon, de heer L.H.L. Prevoo. In de dagelijkse praktijk voert hij de titel directeur- bestuurder. De Raad van Bestuur werkt volgens een vastgesteld directie/raad van Bestuur reglement. Gedurende het verslagjaar heeft de Raad van Bestuur zorggedragen voor het goed en deugdelijk functioneren van de Stichting Oase als zorginstelling. Op bestuurlijk niveau, juridisch en organisatorisch gebied zijn de werkzaamheden ordelijk en inzichtelijk geregeld en wordt daarover verantwoording afgelegd, o.a. aan de Raad van Toezicht, maar ook aan externe belanghebbenden voor zover dat voortvloeit uit wet- en regelgeving of overeenkomsten en afspraken. De Bestuurder heeft geen nevenfuncties. 3.3 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht ontleent zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de statuten van de Stichting Oase. De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op de hoofdlijnen van het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene zaken binnen de Stichting Oase. De Raad van Toezicht toetst of de Raad van Bestuur bij de besluitvorming oog houdt voor het organisatiebelang in relatie tot de maatschappelijke functie van de zorgorganisatie en of er sprake is van evenwichtige afwegingen van de belangen van allen die bij de Stichting Oase betrokken zijn. De Bestuurder verschaft de Raad van Toezicht tijdig de voor een adequaat functioneren benodigde informatie. In de regel gebeurt dit als voorbereiding van of tijdens een vergadering van de Raad van Toezicht. Indien de omstandigheden dit vragen voorziet de Bestuurder de Raad van Toezicht ook tussentijds van relevante informatie. Ter voorbereiding van de vergadering van de Raad van Toezicht wordt door de Bestuurder een managementrapportage-memo geschreven, welke ter vergadering wordt besproken. Jaarlijks wordt door twee leden van de Raad van Toezicht een evaluatiegesprek gevoerd met de Raad van Bestuur. De samenstelling van de Raad van Toezicht is gebaseerd op een profielschets, gericht op de benodigde competenties en deskundigheden. Op basis hiervan hebben leden met verschillende achtergronden (financieel, zorginhoudelijk, welzijn en beleid) zitting in de Raad. 11

12 Leden Raad van Toezicht in 2013 Dhr. G.M.H. Timmermann (voorzitter) Dhr. T.J.M. Wilken (vice voorzitter) Dhr. M.H.C. Kremers Dhr. L.A.E.P. Lemeer Mw. E.A.M. Schlooz - Beerens Aandachtsgebied Zorginhoudelijk, beleid Bedrijfsmatig, financieel Zorg en welzijn HRM Kwaliteit en innovatie Wijzigingen gedurende het jaar De Raad van Toezicht heeft in 2013 in totaal 6 keer vergaderd, steeds in het bijzijn van de Raad van Bestuur. Tijdens de bijeenkomsten is uitvoerig aandacht besteed aan de exploitatie van de Stichting Oase, de begroting, de jaarrekening en de tussentijdse exploitatieoverzichten. Daarnaast is onder meer aandacht besteed aan risicomanagement, het beleidsplan en de verdere ontwikkelingen in de vorm van samenwerkingen en vervoer. De onafhankelijkheid van de Raad van Toezicht wordt gewaarborgd door het feit dat de leden van de Raad van Toezicht niet in loondienst kunnen zijn bij de Stichting Oase. Tevens kunnen zij geen posities bekleden die in enige mate kunnen leiden tot een verstrengeling van belangen, dan wel het wegvallen van hun onafhankelijke positie ten opzichte van de organisatie. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen voor hun werkzaamheden een geringe vergoeding Bedrijfsvoering Planning en control cyclus: De uitvoering van de planning en control functie en de bestuurlijke informatievoorziening wordt verzorgd door de organisatorische eenheid AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). De producten waarvoor zij zorgdragen betreffen o.a. de rapportage van financiële resultaten, begroting en bundeling van informatie. De organisatie werkt continu aan verbetering van administratieve processen en professionalisering van de dienstverlening. De in 2010 gestarte interne controle-cyclus is verder vormgegeven aan de hand van de maandelijkse tussenrapportages van de exploitatiecijfers, waarbij de productie per product wordt afgezet tegen de begroting en/of productieafspraak. Belangrijk aandachtspunt is ook de monitoring van de crediteuren. De rapportages worden uitvoerig besproken tijdens het maandelijks managementoverleg (Raad van bestuur). Verder worden deze maandelijks gerapporteerd aan de Raad van Toezicht. Op deze manier houdt de Stichting Oase grip op de financiële resultaten en kan tijdig en snel bijgestuurd worden indien de omstandigheden dit eisen. Evenals in 2012 vond in de eerste maanden van 2013 geen terugval in omzet plaats. De stijging van het aantal cliënten en de omzet zetten zich onverminderd door.

13 Risico s en onzekerheden: De belangrijkste ontwikkelingen die de bedrijfsvoering beïnvloeden zijn: o De 10 % volumekorting op het budget vanuit het CZ Zorgkantoor, als gevolg van de bezuinigingen in de zorg. o De korting van 50 % op de vergoeding voor het cliëntenvervoer en de onzekerheid over de ontwikkeling van deze vergoeding in de toekomst. o De korting op het Wmo budget ten opzichte van het AWBZ budget zal er toe moeten leiden dat gemeenten dagbesteding voor de in de gemeente wonende zorgvragers efficiënter en effectiever organiseren. De gevolgen hiervan zijn nog niet duidelijk. Uitgangspunt is op dit moment een percentage van 25 %. Het peiljaar waarop deze korting gebaseerd wordt is nog niet bekend. Ondanks de financiële onzekerheid is het actief naar geschikte fusiepartners zoeken op dit moment, gezien de wijze waarop de stichting zich zowel financieel als organisatorisch ontwikkelt, niet aan de orde. Wel wordt gezocht naar samenwerkingen op operationeel niveau. In hoofdstuk 4 komt dit verder aan de orde. 3.5 Cliëntenraad De Stichting Oase heeft haar medezeggenschap voor cliënten geregeld met een cliëntenraad. De kosten van dit orgaan komen integraal voor rekening van de Stichting Oase. Zij kunnen gebruikmaken van de benodigde faciliteiten van de organisatie, zoals vergaderruimte en catering. De cliëntenraad bestond in 2013 uit een voorzitter, een vice-voorzitter, een penningmeester en 1 lid, ondersteund door een ambtelijk secretaris. Deze laatste is geen lid van de cliëntenraad. Vanuit de stichting wordt ondersteuning gegeven bij het zoeken naar kandidaat-leden ter vervulling van vacatures. In het tweede kwartaal is een vacature ontstaan voor de functie ambtelijk secretaris, waarin in het derde kwartaal is voorzien. Verder is er 1 lid vertrokken en zijn er 2 nieuwe leden gekozen. 1 hiervan start in In de cliëntenraad worden zaken besproken die het algemene beleid van de Stichting Oase omvatten. In 2013 is de cliëntenraad 9 keer in vergadering bijeen geweest, in alle gevallen was de bestuurder aanwezig om zaken toe te lichten. Tijdens 1 van de vergaderingen was de tevens de Raad van Toezicht aanwezig. De cliëntenraad besprak in 2013 een aantal onderwerpen en gaf advies over de jaarrekening 2012, het meerjarenbeleidsplan en het maatschappelijk verslag Voor meer informatie wordt verwezen naar het jaarverslag van de cliëntenraad. 3.6 Personeelsvertegenwoordiging De Stichting Oase kent gezien haar omvang geen ondernemingsraad. De medezeggenschap van de medewerkers is op informele wijze geregeld door hen te betrekken bij voor de organisatie van belang zijnde veranderingen en hen hierbij om commentaar te vragen.

14 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid De doelen uit het meerjarenbeleidsplan voor 2013 zijn vertaald in het werkplan. Het meerjarenbeleidsplan is eind 2013 geëvalueerd en bijgesteld Missie Oase staat voor zorg en betrokkenheid. Zorg in de vorm van begeleiding en behandeling van mensen met een lichamelijke- en / of psychische handicap in de leeftijd van 18 tot 55 jaar. Betrokkenheid door de mens centraal te stellen en te kijken naar zijn behoeften en wensen. Wij benaderen de cliënt belevingsgericht, professioneel en respectvol. Door hem bewust te maken van kansen en mogelijkheden, stimuleren we hem het beste uit zichzelf te halen. Kleinschaligheid, vooruitstrevendheid en saamhorigheid spelen een belangrijke rol. Gezamenlijk zorgen wij ervoor dat ons motto: Onbeperkt meedoen een zinvolle betekenis krijgt Visie Oase is een zorgaanbieder die groeit door klein te blijven. Wij bieden cliënten gedurende een periode begeleiding en zo nodig behandeling, met als doel dat zij weer zelfstandig (al dan niet met behulp van hun netwerk) in de samenleving kunnen functioneren en de regie over hun eigen leven (terug) krijgen. Naar vermogen wordt toegewerkt naar een zinvolle rol in de samenleving. Oase biedt cliënten de veiligheid dat de zorg die zij nodig hebben gewaarborgd is, als uitstroom medisch en/of sociaal gezien niet verantwoord is. De zorg concentreert zich dan op het stimuleren en prikkelen van aanwezige mogelijkheden en capaciteiten met als doel het behoud hiervan. In alle gevallen richt de zorg van Oase zich op vooruitkijken en mogelijkheden zien, waarbij een beperking niet het 'eindstation' is. Op deze wijze wil Oase bijdragen aan een leven waarin geluk, vreugde, levenslust en/of tevredenheid ervaren worden. 14 Visie ten aanzien van zorg- en dienstverlening: Oase stelt cliënten in staat om eigen keuzes te maken over zorg. Bij het maken van afspraken is er een goed evenwicht tussen persoonlijke behoeften en wensen, zorgdoelen en organisatorische, financiële en professionele kaders. De organisatie streeft naar continue verbetering van haar zorg- en dienstverlening en speelt in op de ontwikkelingen om zorg en welzijn dicht bij de burgers in de wijken te laten uitvoeren. Visie ten aanzien van goed werkgeverschap: Oase stimuleert medewerkers om actief mee te denken over de zorgverlening van de cliënt. Zij geven zelfstandig uitvoering aan de dagelijkse zorgverlening aan de cliënten en nemen de afspraken met de cliënt als vanzelfsprekend in acht. Hun houding is actief gericht op een continue verbetering van hun functioneren en hun persoonlijke en functionele deskundigheid. Oase geeft medewerkers het vertrouwen om in teamverband zelfsturend op te treden, om de afgesproken kwaliteit en capaciteit te kunnen waarborgen. Uitgangspunten zijn zo min

15 mogelijk hiërarchie, eigen verantwoordelijkheid, zo veel mogelijk delegeren en overlaten aan eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid. Nieuwe technologieën worden ingezet om hierbij te ondersteunen en werkzaamheden zo slim, efficiënt en effectief mogelijk te kunnen uitvoeren. Visie ten aanzien van maatschappelijk ondernemerschap: Oase is ondernemend en bereid om risico s te nemen binnen de kaders van de publieke en private middelen waaruit aangeboden producten worden gefinancierd. Uitgangspunt is een gezonde bedrijfsvoering, waarbij wordt voldaan aan de voorwaarden van contractpartners en behoeften van zorgvragers. Belangrijk hierbij is het behalen van voldoende rendement om de continuïteit van de stichting te kunnen waarborgen. Oase investeert in samenwerking met maatschappelijke partners op basis van de internationale standaard (ISO 26000) in maatschappelijk verantwoord ondernemen. Visie ten aanzien van de komende wetswijzigingen: De Stichting Oase beschouwt de overgang van de extramurale dagbesteding van de AWBZ naar de Wmo en de invoering van de Participatiewet als een kans om met elkaar meer samenhang, betrokkenheid en effectiviteit in de samenleving te realiseren Strategie De strategie geeft aan hoe de organisatie de visie wil gaan realiseren. In 2010 zijn in dit verband de volgende speerpunten geformuleerd, waaraan de afgelopen 2 jaar is gewerkt: o Verbinden en versterken (samenwerkingen aangaan) o Creëren van nieuwe producten o Beheersen van het interne organisatiebelang 15 Inspelend op de komende wetswijzigingen wordt hierbij het leggen van verbindingen in de komende jaren leidend om de dienstverlening aan de cliënten voor de toekomst te kunnen waarborgen. Dit richt zich op: o Verbinding met de omgeving o Verbinding van mensen met een beperking met mensen zonder beperking o Verbinding van zorgprofessionals met vrijwilligers o Verbinding met de arbeidsmarkt o Verbinding met gemeenten en andere zorgaanbieders Om de visie via de strategie in de dagelijkse praktijk te kunnen verankeren, is deze vertaald naar de concrete doelen/speerpunten die in hoofdstuk 4.2 t/m 4.7 zijn weergegeven.

16 4.2 Algemeen beleid Versterken door verbinden Samenwerken met zorgaanbieders Het onderzoek naar de haalbaarheid van een coöperatie in samenwerking met een tiental kleine zorgaanbieders is in januari beëindigd. Nadat eerder duidelijk werd dat behoud van identiteit soms op gespannen voet staat met veranderen en samen doelen bereiken, bleek begin dit jaar dat er voor de overgebleven partijen onvoldoende basis was om opnieuw te investeren in samenwerkingsmogelijkheden. Het uitgevoerde traject wordt als een zinvol beschouwd en vormde een opstap naar een verdere samenwerking met de gemeente Heerlen. Van daar uit is in het derde kwartaal gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden om samen te werken met de grote zorgaanbieders binnen Parkstad. Er hebben oriënterende gesprekken plaatsgevonden met de Levantogroep (RIMO en RIBW), Mondriaan, Relim en MGZL. Met Relim is in het vierde kwartaal een samenwerking gestart op het gebied van arbeidsmatige dagbesteding. Het onderzoeken van samenwerkingsmogelijkheden zal in 2014 worden voortgezet Samenwerken met welzijnsorganisaties In het eerste halfjaar is, na een positief overleg met de Welzijnsgroep Parkstad en de gemeente Heerlen over de mogelijkheden van samenwerking tussen Alcander (het Heerlen s onderdeel van de welzijnsgroep) en Oase, gestart met het uitvoeren van dagbestedingsactiviteiten van Oase in het activiteitencentrum t Heitje. Op basis van een positieve evaluatie in het derde kwartaal is geëxperimenteerd met het mixen van doelgroepen. De eerste ervaringen maken de kwetsbaarheid van de doelgroep van Oase duidelijk. Dit zal worden teruggekoppeld in gemeentelijk verband. In 2014 zullen de samenwerkingsmogelijkheden verder worden uitgewerkt en beproefd. De voorgenomen samenwerking met Stichting Kompas Nederland (SKN) is niet doorgezet. Strategisch gezien wordt het focussen op de Parkstad gemeenten met daarbinnen Heerlen als speerpunt, vanuit de ontwikkelingen die op dit moment plaatsvinden, steeds vanzelfsprekender. Het starten van activiteiten in Maastricht past daar niet, op basis waarvan de keuze is gemaakt om hier niet verder in te investeren. Aandachtspunt in dit kader is het waarborgen van de zorg voor de cliënten in Maastricht. De mogelijkheden hiervoor zijn afhankelijk van het door de gemeente Maastricht te ontwikkelen beleid op dit punt. Deze ontwikkelingen worden via collega-zorgaanbieders gevolgd Uitbreiden productaanbod / doelgroep Opzetten buurthuis/inloopfunctie Deze activiteit is in 2013 gecombineerd met en de deelname aan de pilot Gewoon doen van de Parkstad-gemeenten (paragraaf 5). De door de gemeenten te ontwikkelen nieuwe arrangementen zijn leidend bij de opzet van een buurthuis/inloopfunctie. Ook in dit kader is de kwetsbaarheid van de doelgroep en het gevoel van veiligheid een aandachtspunt bij het binnenlopen van mensen uit de wijk.

17 Maatjesproject en ondersteuning mantelzorger In het tweede kwartaal zijn de in 2012 ontwikkelde ideeën hierover verder uitgewerkt tot een plan van aanpak. In het tweede halfjaar is de inventarisatie uitgevoerd van de zorgvragen per cliënt waarbij de maatjes een rol kunnen spelen. Het op beperkte schaal beproeven van de aanpak heeft door het op het laatste moment afhaken van het maatje nog niet plaatsgevonden. In 2014 zal hieraan een vervolg aan worden gegeven Opzetten trajectbegeleiding In het kader van het project Baanbrekend werk van de gemeente Heerlen is een pilot gestart. Via Baanbrekend Werk krijgen mensen met een bijstandsuitkering, die niet of nauwelijks kans hebben op een baan, de mogelijkheid om via allerlei zichtbare en maatschappelijk zinvolle projecten werkervaring op te doen. De pilot richt zich op 2 langdurige werklozen met een bijstandsuitkering die als gevolg van een gebrek aan zelfredzaamheid niet in staat zijn om werkervaring op te doen. Doel van de pilot is het activeren van deze 2 mensen en deze naar zorg toe leiden. Beide personen worden individueel begeleid. o De ene persoon is hierdoor, in combinatie met dagbesteding, zover geactiveerd dat in het derde kwartaal gestart is met vrijwilligerswerk op een werkervaringsplek binnen Oase (als telefoniste). Door de persoonlijke omstandigheden van deze persoon, waaronder een gebrek aan motivatie, heeft dit niet tot succes geleid. o Geconstateerd is dat de andere persoon het best gebaat is bij behandeling. Zij staat hiervoor echter op dit moment niet open. Over de pilot is op uitvoeringsniveau overleg geweest met de gemeente, maar de evaluatie op strategisch niveau moet nog plaatsvinden. Begin 2014 zullen hiervoor afspraken worden gemaakt, waarbij gekeken zal worden naar nieuwe mogelijkheden in dit verband. 17 Met de gemeente is verder afgesproken dat de overige deelnemers aan het Baanbrekend werk project die bij Oase als vrijwilliger (bij de dagbesteding en het vervoer) werken, eveneens trajectbegeleiding van Oase krijgen. Gezamenlijk wordt gewerkt aan het optimaliseren van de samenwerking op basis van een eenduidige werkwijze. Van de kant van gemeente wordt onderzocht op welke wijze de professionele begeleiding van Oase te financieren is. Dit punt zal worden meegenomen in het evaluatiegesprek met Baanbrekend werk begin Daarnaast is bij een aantal cliënten van Oase met trajectbegeleiding gestart, met als doel werken naar vermogen, waarbij in eerste instantie wordt ingezet op vrijwilligerswerk. Een eerste cliënt is begonnen met vrijwilligerswerk bij een dierenasiel. In het derde kwartaal is bij Pensionstalling Stal Bemelmans in Nuth gestart met arbeidsmatige dagbesteding voor 4 cliënten. 1 van deze cliënten is vanaf begin november onder begeleiding ingezet voor het beheer van de kantine van de pensionstalling. Verder zijn in het vierde kwartaal de mogelijkheden verkend om met Relim samen te werken op het gebied van arbeidsmatige dagbesteding. Gestart is met metaal- en houtbewerking. De cliënten van Oase doen mee met de door Relim aangeboden activiteiten.

18 Overige ontwikkelingen Gestart is met het uitvoeren van de functie gespecialiseerde begeleiding. Hier wordt terughoudend mee omgegaan. Inzet hiervan vindt alleen plaats als, naast de grondslag, ook de zorgvraag dit noodzakelijk maakt. Op basis van de zorgzwaarte en de mate van zelfredzaamheid van de cliënt wordt bepaald of voor gespecialiseerde begeleiding of begeleiding basis wordt gekozen. Aandachtspunt bij de AWB is de ontwikkeling van individueel naar collectief die in de beleidsvorming van de gemeenten op het gebied van de Wmo naar voren komt. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld. In 2014 zullen de mogelijkheden op dit gebied verder worden onderzocht door het in pilot-vorm aanbieden van vaardigheidstrainingen aan cliënten met woonbegeleiding Organisatieontwikkeling Optimaliseren functie begeleiding Om begeleiders efficiënter en effectiever in te kunnen zetten op de afzonderlijke onderdelen (AWB en groep) is in het eerste halfjaar een start gemaakt met het vormen van een groep begeleiders specifiek voor de AWB en een groep die zich alleen op de dagbestedingsactiviteiten richt. De organisatorische consequenties hiervan zijn uitgewerkt in een plan van aanpak. Op basis hiervan heeft de afronding van de voorbereidingsfase in het tweede halfjaar plaatsgevonden. Vanaf 2014 zullen de teams stapsgewijs zelfstandig gaan functioneren Verder ontwikkelen behandel-functie Naar aanleiding van de mailing aan verwijzers, gericht op de dienstverlening op het gebied van de behandeling, en de bel-ronde naar aanleiding hiervan in het eerste halfjaar hebben in het tweede halfjaar tot een beperkt aantal gesprekken plaatsgevonden (SGL, Atrium, Rimo, Koraalgroep). Dit heeft niet tot nieuwe cliënten geleid. Op basis van dit resultaat blijft het onzeker of er in de toekomst voldoende cliënten kunnen worden geworven om de continuïteit van de behandelfunctie te kunnen waarborgen. In 2014 zal dit worden geëvalueerd. Voor 2014 is in dit verband een bescheiden productieafspraak gemaakt. De gedragswetenschapper is uiteraard wel inzetbaar voor complexe problematieken op basis van een indicatie voor begeleiding (al dan niet speciaal/ gespecialiseerd) Verder uitbouwen van de zorgadministratie De taken van de zorgadministratie en het bureau intake zijn in het eerste kwartaal uitgewerkt tot functieomschrijvingen, op basis waarvan in het tweede kwartaal een nadere invulling heeft plaatsgevonden met de medewerkers die deze taken uitvoeren. Dit traject is in het tweede halfjaar afgerond. Mede in het kader hiervan is gestart met het digitaliseren van de cliëntendossiers. In het vierde kwartaal zijn voorbereidingen getroffen om de aanlevering van gegevens over de eigen bijdrage van cliënten naar het CAK te automatiseren. De gegevens van de laatste periode van 2013 zullen eind januari op deze wijze worden verwerkt.

19 Optimaliseren zorgmanagement In het eerste halfjaar is de voorbereiding van de overheveling van taken van de zorgmanager op het gebied kennismakingen en intakes uitgevoerd. Na inwerking van een afzonderlijke functionaris voor deze taken zijn de taken in het tweede halfjaar daadwerkelijk overgedragen. Daarnaast is de overheveling van de aansturing van de dagbesteding-begeleiders en AWBbegeleiders voorbereid. De functie teamleider AWB wordt in 2014 gecombineerd met de taken van bureau intake. De aansturing van het team dagbesteding wordt ondergebracht bij de coördinator dagbesteding. De zorgmanager kan hierdoor meer nadruk leggen op de strategische taken en de kwaliteitsbewaking Opstellen marketing/communicatieplan Op basis van de eind vorig jaar opgestelde eerste opzet is een werkgroep met de uitwerking aan de slag gegaan, waarbij al een aantal zaken direct opgepakt zijn. In het tweede kwartaal is het plan verder vormgegeven. Na de vakantieperiode is het definitief vastgesteld en aan de medewerkers bekend gesteld. Op basis van de in het plan opgenomen planning is aan de aangegeven doelen gewerkt. Deze worden in 2014 afgerond. De bewaking hiervan vindt plaats via de reguliere bedrijfsvoering Beheersen intern organisatiebelang Optimaliseren declaratiesysteem en berichtenverkeer Omdat het realiseren van geautomatiseerde controles in het huidige cliëntregistratiesysteem ingrijpende aanpassingen vragen, is in het eerste halfjaar gekeken naar alternatieve systemen. In eerste instantie is er voor gekozen om de periode tot aan de invoering van de Wmo met het huidige softwarepakket door te gaan. Enerzijds zijn er signalen dat gemeenten de huidige systematiek niet zullen overnemen en het betalingsverkeer gaan vereenvoudigen. Anderzijds werden de investerings- en exploitatiekosten die de invoering van de toonaangevende systemen voor de zorg met zich meebrengen in deze fase van voortdurende bezuiniging als niet verantwoord beschouwd. Eind van het jaar is toch besloten om in 2014 over te gaan op een ander systeem. De in het vierde kwartaal doorgevoerde functionele uitbreidingen in het systeem verbeteren de werkbaarheid voor Oase niet of nauwelijks. De correcties en afronding van de declaraties van 2013 is opnieuw erg intensief. Het huidige systeem wordt als een belemmering beschouwd om de geautomatiseerde informatievoorziening verder te kunnen verbeteren. Bovendien zijn de kosten voor 2014 aanzienlijk gestegen en blijken er goedkopere systemen op de markt te zijn die de gewenste functionaliteit op het gebied van het declaratie- en berichtenverkeer bieden Verder stroomlijnen administratieve organisatie Op basis van een enquête onder de begeleiders zijn de verbeterpunten van het proces van aan- en afmeldingen geïnventariseerd. Een deel hiervan vervalt als gevolg van de opstart van een eigen vervoerstak. In het tweede kwartaal is het proces, gebruikmakend van het in eigen hand hebben van het vervoer, verder geoptimaliseerd. Daarnaast is de bereikbaarheid van de aan- en afmeldtelefoon in de ochtenduren voorafgaande aan de activiteiten verbeterd.

20 Evaluatie in het derde kwartaal heeft duidelijk gemaakt dat verdere optimalisatie noodzakelijk is. Hiermee is in het vierde kwartaal een start gemaakt door het in kaart brengen van de verschillende alternatieven. Dit traject zal in het eerste halfjaar van 2014 worden afgerond Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Naast de milieuaspecten van het maatschappelijk verantwoord ondernemen is in het tweede kwartaal aandacht gegeven aan de mogelijkheden om verdere kennis te vergaren en een werkplek te creëren voor een arbeidsgehandicapte. Er hebben gesprekken plaatsgevonden met vertegenwoordigers van de MVO-gecertifieerde organisatie Adecco. Mede op basis hiervan is een plan van aanpak opgesteld, waarmee in 2014 zal worden gestart. Aan Relim is gevraagd of zij kandidaten hebben voor een werkervaringsplek op de administratie als telefonist(e) Onderzoek alternatieven uitbesteden cliëntenververvoer Het onderzoek is in het vierde kwartaal van 2012 gestart en gezien de halvering van de vervoersvergoeding door het Zorgkantoor (per ) nog in 2012 afgerond. In het eerste halfjaar is een eigen vervoerstak opgezet omdat uitbesteden tegen de huidige tarieven van het speciaal vervoer financieel niet meer haalbaar is. Vanaf het derde kwartaal worden alle ritten met 3 eigen rolstoelbussen gereden. Naast de coördinator vervoer is een tweede medewerker vervoer aangesteld, waarmee de continuïteit van het cliëntenvervoer is gewaarborgd. Deze medewerkers werken samen met een vrijwilligerspoule bestaande uit 6 chauffeurs. In het kader van de voorbereidingen op de Wmo zal de vervoerstak in 2014 qua effectiviteit en efficiency tegen het licht worden gehouden Ontwikkelen accommodatiebeleid Door de toename van het aantal cliënten ontstaan piekmomenten waarbij de grenzen van de accommodatie in zicht komen. Rekening houdend met de ontwikkelingen ten aanzien van de Wmo, waarbij activiteiten zo dicht mogelijk bij de burgers in de wijk gaan plaatsvinden, is het beleid wat betreft het uitbreiden van het aantal eigen locaties terughoudend. Ingezet wordt op het benutten van beschikbare ruimte bij toekomstige samenwerkingspartners om de piekmomenten te beperken en zo mogelijk te voorkomen Zoals aangegeven in is hiermee in het tweede kwartaal een start gemaakt. Voor de dinsdagmiddag is dit gerealiseerd. In 2014 zal het zoeken naar mogelijkheden om locaties gezamenlijk te gebruiken worden geïntensiveerd. Verder is de optimale benutting van de verschillende ruimten binnen het activiteitencentrum, de kantoorruimten en de onbebouwde oppervlakken een permanent aandachtspunt. In dat verband is een chauffeurskantoor ingericht, de opslag vergroot door het plaatsen van een tuinhuis en nieuw vluchtpad aangelegd Ontwikkelen ICT-beleid o Nadat eind vorig jaar voor het gebruik van de geautomatiseerde systemen in the cloud werd gegaan, heeft in het eerste kwartaal de fine-tuning hiervan plaatsgevonden. Hierbij is ook een wifi-mogelijkheid gecreëerd om begeleiders, ondanks het beperkt aantal beschikbare werkplekken, in de gelegenheid te stellen