Maatschappelijk jaarverslag

Transcriptie

1 Maatschappelijk jaarverslag 2012

2 Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten van de verslaggeving 4 2 Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Ontstaan Doelgroep Werkwijze Structuur van het concern Kerngegevens Belanghebbenden 9 3 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Medezeggenschap personeel Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit ten aanzien van de medewerkers Samenleving Financieel beleid mei 2013

3 Voorwoord Voor u ligt het jaardocument van de Stichting Oase is voor Oase wederom een belangrijk jaar geweest waarin een nieuwe fase in de ontwikkeling van de organisatie is ingeslagen. De sterke groei in aantal cliënten in 2011 heeft zich in 2012 doorgezet. De kracht van laagdrempelige zorg is in 2012 nog nadrukkelijker verbonden met het verbeteren van de zelfredzaamheid van cliënten, gericht op het naar vermogen weer deelnemen aan de samenleving. De resultaten hiervan zullen de basis vormen van de transitie van de begeleiding van de AWBZ naar de Wmo. Belangrijk moment in de tweede helft van het jaar was het werkbezoek van de gemeente Heerlen, met 9 personen, waaronder de wethouder Zorg en Welzijn. De gemeente-delegatie kon in levende lijven ervaren hoe Oase haar missie en visie van het papier haalt. Dit heeft inmiddels geresulteerd in deelname aan een pilotproject waarin Oase als één van de belangrijke zorgaanbieders in Parkstad een rol mag spelen. De behandelfunctie is met succes van start gegaan. Verder is de dienstverlening uitgebreid met het onderdeel Trajectbegeleiding. Met behulp van dit product wordt gezamenlijk met het onderdeel Baanbrekend werk van de gemeente Heerlen geëxperimenteerd om mensen met een bijstandsuitkering, die geen of nauwelijks kans hebben op een baan, te activeren. Kwaliteit en administratieve organisatie waren wederom belangrijke aandachtpunten met als hoogtepunt de volledige HKZ hercertificering in oktober waarmee het certificaat weer voor 3 jaar is verlengd. Ook de positieve ontwikkeling in omzet en resultaat van de afgelopen jaren wordt doorgezet. Het jaar is met een bescheiden positief resultaat afgesloten. Dit alles was niet mogelijk geweest zonder de proactieve houding en grote inzet van medewerkers en management. 3 Behalve de medewerkers hebben uiteraard ook de vrijwilligers weer een belangrijke bijdrage geleverd aan de dagbestedingsactiviteiten. Zonder hun inzet en motivatie zou Oase niet compleet zijn. Zij vormen een waardevolle schakel tussen de cliënten en de samenleving. Er was ook dit jaar weer een uitgebreid aanbod van activiteiten. Naast de sportieve en creatieve activiteiten is er weer nadrukkelijk aandacht gegeven aan de educatieve activiteiten, waaronder groepsgesprekken, assertiviteits-, geheugen- en kooktrainingen en basic return. Op gezette tijden was er ook tijd voor een recreatief programma. Activiteiten waarvan zowel de cliënten, vrijwilligers als de medewerkers hebben genoten waren het vissen, de jaarlijkse Ride for fun en de kerstviering bij het Arcuscollege, waar horecastudenten de cliënten een feestelijk diner serveerden. Voor de komende jaren blijft verbreding van de organisatie leidend, met als randvoorwaarde een gezonde financiële positie. Ondanks alle onzekerheden en verwachte bezuinigingen waar de samenleving op dit moment mee te kampen heeft, wordt voor 2013 weer gedacht in kansen. Oase wil een wezenlijke bijdrage leveren aan de vernieuwing van de zorg op de weg terug naar een zorgzame samenleving. Leon HL Prevoo Directeur bestuurder

4 1 Uitgangspunten verslaglegging Het jaardocument is een belangrijk middel voor de Stichting Oase om uitdrukking te geven aan haar positie in de regio Zuid Limburg, te midden van vele andere instellingen. Het biedt tevens de mogelijkheid om op een transparante wijze verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid in Hoewel de verplichting vanuit VWS om dit in de vorm van een maatschappelijk verslag te doen is vervallen, zet de Stichting Oase de in 2011 gehanteerde structuur door. Deze dient tevens als basis voor het meerjarenbeleid 2013 t/m Op deze wijze kan, naast de verplichte digitale verantwoording, verantwoording worden afgelegd aan belanghebbende partijen. In het bijzonder willen wij vermelden dat we verantwoording willen afleggen aan cliënten, familieleden en relaties van cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Daarnaast maken we op deze wijze het door de Stichting gevoerde beleid transparant richting nieuwe en toekomstige samenwerkingspartners zoals de gemeenten en Welzijnsorganisaties in Parkstad. Dit jaardocument is ingedeeld in 4 hoofdstukken: 1. Uitgangspunten van de verslaglegging 2. Profiel van de organisatie 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 4. Beleid, inspanningen en prestaties In het jaardocument wordt verslag gedaan over de periode 1 januari tot en met 31 december De verslaglegging is op concernniveau en heeft betrekking op alle activiteiten van de Stichting Oase. 4

5 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens NAW gegevens Stichting Oase Koestraat XL Hoensbroek Contactgegevens Identificatiegegevens NZA: KvK: Ontstaan Oase is in 2003 opgericht door de huidige bestuurder Leon Prevoo. Aanleiding hiervoor waren de ervaringen binnen het gezin Prevoo nadat zoon Björn als gevolg van een verkeersongeluk in 1998 blijvend ernstig letsel had opgelopen. Na de revalidatieperiode bleek er onvoldoende aanbod van nazorg om een sociaal isolement te voorkomen. Om in deze leemte te voorzien werd een vrijwilligersorganisatie gestart van waaruit dagbesteding-activiteiten werden uitgevoerd. De behoefte hieraan bleek dermate groot dat de organisatie in 2007 werd omgevormd tot professionele zorgaanbieder Doelgroep De doelgroep van Oase is jongvolwassenen met een beperking. Dat betreft zowel cliënten met lichamelijke, psychische of verstandelijke beperking als cliënten met een somatische aandoening of beperking. De leeftijdscategorie varieert van 18 tot 55 jaar. De ervaring binnen Oase is dat deze groep een sterke behoefte heeft aan contacten met leeftijdsgenoten. De combinatie van cliënten met zware en lichtere beperkingen van verschillende aard met wisselende ontplooiingsmogelijkheden binnen dagbesteding-activiteiten wordt vanaf de start met succes toegepast. 2.4 Werkwijze De werkwijze van Oase kenmerkt zich door de flexibele aanpak waarin het sociale element en betrokkenheid een belangrijke rol spelen. Voor wat betreft de dagprogramma s biedt dit cliënten de mogelijkheid om een relatienetwerk op te bouwen waarmee ook buiten Oase

6 contact kan worden onderhouden. Deze sociale participatie voorkomt een neerwaartse spiraal die leidt tot zwaardere indicatie. Daarnaast voorziet de werkwijze voor zowel de groeps- als individuele begeleiding in een persoonlijke ontplooiingsgerichte benadering op basis van een rehabilitatieplan en in geval van behandeling aangevuld met een behandelplan. 2.5 Structuur van het concern Juridisch: Oase is een rechtspersoon met een eenvoudige juridische structuur in de vorm van een stichting naar Nederlands recht. De statutaire Raad van Bestuur bestaat uit één persoon. Organisatorisch: Oase heeft een platte organisatiestructuur, waarmee flexibel kan worden ingespeeld op veranderingen. Deze bestaat uit de volgende drie niveaus: 1. bestuur/ centraal management, verantwoordelijk voor strategie en de beleidsvorming. 2. middenmanagement (bestaande uit een zorgmanager en coördinatoren(staf)), verantwoordelijk voor de aansturing van de uitvoerende medewerkers en voor de uitvoering van het beleid. 3. Uitvoerende medewerkers, verantwoordelijk voor hun dagelijkse werkzaamheden, gericht op behandeling, ambulante woonbegeleiding en/of groepsbegeleiding bij dagbesteding-activiteiten. Bij de uitvoering van de groepsactiviteiten wordt, naast professionele krachten, intensief gebruik gemaakt van vrijwilligers en stagiaires. De verhouding hiervan is in de regel 1 beroepskracht op 2 vrijwilligers en 1 stagiaire, uitgaande van een gemiddelde drukte. Op rustige dagdelen worden minder vrijwilligers en stagiaires ingezet. Op jaarbasis worden gemiddeld 4 á 5 stagiaires ingezet. Behalve begeleiding bij hun stageopdracht en de mogelijkheid om werkervaring op te bouwen, krijgen zij na afloop van de stage de gelegenheid om een arbeidscontract aan te gaan. 6 Financieel: Oase heeft een lage overhead. De verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal cliënten is 1 op 7,5. Bij het verantwoorden van het resultaat in de jaarrekening wordt onderscheid gemaakt naar de segmenten zorg AWBZ gefinancierd, zorg Persoonsgebonden Budget en niet AWBZ gefinancierd. Medezeggenschap: De medezeggenschap van de cliënten is geregeld conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) in de vorm van een cliëntenraad. Gezien de geringe omvang van de organisatie is er geen ondernemingsraad. Om de continuïteit te waarborgen worden belangrijke ontwikkelingen vooraf met het personeel besproken.

7 Organisatiestructuur Hoensbroek. Parkstad. Maastricht / heuvelland. Westelijke mijnstreek Behandeling Dagbesteding Traject begeleiding Ambulante woonbegeleiding Beleid/ Kwaliteit/ICT Financiële adm/ Control (*) Aanm/registr/ Zorgtoeleiding Secretariaat en Receptie Personeelszaken Salarisadmin (*) Zorg Administratie (*) 7 Staf Zorgmanager Cliëntenraad Raad van Bestuur Samenwerking (*) AO/IC Raad van Toezicht. Mondriaan. Novizorg. Philadelphia. Radar. Rimo. Sevagram. SGL. Wonenplus

8 2.6 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering: AWBZ functies Doelgroepen Activiteiten Begeleiding groep Begeleiding individueel Begeleiding speciaal Behandeling Jongvolwassenen met lichamelijke beperking Jongvolwassenen met psychische beperking Jongvolwassenen met verstandelijke beperking Jongvolwassenen met somatische aandoening of beperking Zorg in natura Persoonsgebonden budget 8 Cliënten, capaciteit, personeel en opbrengsten: Cliënten en productie extramuraal AWBZ: 132 extramuraal PGB: 11 aantal dagdelen extramurale zorg: aantal uren extramurale zorg: Personeel aantal personeelsleden: 22 aantal FTE's: 13,15 Bedrijfsopbrengsten wettelijk budget voor aanvaardbare kosten (AWBZ): opbrengsten PGB: overige bedrijfsopbrengsten: totaal bedrijfsopbrengsten:

9 Oase is actief in het werkgebied van het zorgkantoor van Zuid-Limburg 90% van de cliëntgroep kwam in 2012 uit Parkstad. De overige 10% kwam uit Maastricht-Heuvelland. Circa 50% van de cliëntengroep kwam in 2012 uit de gemeente Heerlen. 2.7 Belanghebbenden Samenwerkingspartners in de zorg Onderwijs Overige Mondriaan NoviZorg Philadelphia Radar Rimo Sevagram SGL Wonenplus Arcus College Rea College Hoge School Zuyd Hoge School Fontys ROC Leeuwenborgh CZ Zorgkantoor Sittard Ministerie van VWS Inspectie voor de Volksgezondheid Rabo Bank VGN Zorg aan zet Gemeente Heerlen LOC Calibris 9

10 3 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Normen voor goed bestuur De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht hanteren de Zorgbrede Governancecode voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over beleid en activiteiten. 3.2 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestond in het verslagjaar uit één persoon, de heer L.H.L. Prevoo. In de dagelijkse praktijk voert hij de titel directeur- bestuurder. De Raad van Bestuur werkt volgens een vastgesteld directie/raad van Bestuur reglement. Gedurende het verslagjaar heeft de Raad van Bestuur zorggedragen voor het goed en deugdelijk functioneren van de Stichting Oase als zorginstelling. Op bestuurlijk niveau, juridisch en organisatorisch gebied zijn de werkzaamheden ordelijk en inzichtelijk geregeld en wordt daarover verantwoording afgelegd, o.a. aan de Raad van Toezicht, maar ook aan externe belanghebbenden voor zover dat voortvloeit uit wet- en regelgeving of overeenkomsten en afspraken. De Bestuurder heeft geen nevenfuncties. 3.3 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht ontleent zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de statuten van de Stichting Oase. De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op de hoofdlijnen van het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene zaken binnen de Stichting Oase. De Raad van Toezicht toetst of de Raad van Bestuur bij de besluitvorming oog houdt voor het organisatiebelang in relatie tot de maatschappelijke functie van de zorgorganisatie en of er sprake is van evenwichtige afwegingen van de belangen van allen die bij de Stichting Oase betrokken zijn. De Bestuurder verschaft de Raad van Toezicht tijdig de voor een adequaat functioneren benodigde informatie. In de regel gebeurt dit als voorbereiding van of tijdens een vergadering van de Raad van Toezicht. Indien de omstandigheden dit vragen voorziet de Bestuurder de Raad van Toezicht ook tussentijds van relevante informatie. Ter voorbereiding van de vergadering van de Raad van Toezicht wordt door de Bestuurder een managementrapportage-memo geschreven, welke ter vergadering wordt besproken. Jaarlijks wordt door twee leden van de Raad van Toezicht een evaluatiegesprek gevoerd met de Raad van Bestuur. De samenstelling van de Raad van Toezicht is gebaseerd op een profielschets, gericht op de benodigde competenties en deskundigheden. Op basis hiervan hebben leden met verschillende achtergronden (financieel, zorginhoudelijk, welzijn en beleid) zitting in de Raad. 10

11 Leden Raad van Toezicht in 2012 Dhr. M.H.C. Kremers Dhr. L.A.E.P. Lemeer Mw. E.A.M. Schlooz - Beerens Dhr. G.M.H. Timmermann (voorzitter) Dhr. T.J.M. Wilken (vice voorzitter) Aandachtsgebied Zorg en welzijn HRM Kwaliteit en innovatie Zorginhoudelijk, beleid Bedrijfsmatig, financieel Wijzigingen gedurende het jaar aangetreden De Raad van Toezicht heeft in 2012 in totaal 7 keer vergaderd, steeds in het bijzijn van de Raad van Bestuur. Tijdens de bijeenkomsten is uitvoerig aandacht besteed aan de exploitatie van de Stichting Oase, de begroting, de jaarrekening en de tussentijdse exploitatieoverzichten. Daarnaast is onder meer aandacht besteed aan risicomanagement, het beleidsplan en de verdere ontwikkelingen in de vorm van samenwerkingen en vervoer. De onafhankelijkheid van de Raad van Toezicht wordt gewaarborgd door het feit dat de leden van de Raad van Toezicht niet in loondienst kunnen zijn bij de Stichting Oase. Tevens kunnen zij geen posities bekleden die in enige mate kunnen leiden tot een verstrengeling van belangen, dan wel het wegvallen van hun onafhankelijke positie ten opzichte van de organisatie. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen voor hun werkzaamheden een geringe vergoeding Bedrijfsvoering Planning en control cyclus: De uitvoering van de planning en control functie en de bestuurlijke informatievoorziening wordt verzorgd door de organisatorische eenheid AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). De producten waarvoor zij zorgdragen betreffen o.a. de rapportage van financiële resultaten, begroting en bundeling van informatie. De organisatie werkt continu aan verbetering van administratieve processen en professionalisering van de dienstverlening. De in 2010 gestarte interne controle-cyclus is verder vormgegeven aan de hand van de maandelijkse tussenrapportages van de exploitatiecijfers, waarbij de productie per product wordt afgezet tegen de begroting en/of productieafspraak. Belangrijk aandachtspunt is ook de monitoring van de crediteuren. De rapportages worden uitvoerig besproken tijdens het maandelijks managementoverleg (Raad van bestuur). Verder worden deze maandelijks gerapporteerd aan de Raad van Toezicht. Op deze manier houdt de Stichting Oase grip op de financiële resultaten en kan tijdig en snel bijgestuurd worden indien de omstandigheden dit eisen. In tegenstelling tot eerdere jaren vond in de eerste maanden van 2012 geen terugval in omzet plaats. De stijging van het aantal cliënten en de omzet zette zich onverminderd door.

12 In het kader van de voorbereidingen voor de invoering van de Wmo trad Stichting Oase op 14 maart als gastheer op van een door het regionaal projectteam Zuid-Limburg georganiseerde informatiebijeenkomst voor kleine zorgaanbieders. De bijeenkomst vond plaats in het activiteitencentrum van Oase en vormde onderdeel van de inventarisatiefase van het regionaal project. Het projectteam maakte duidelijk dat samenwerking van kleine zorgaanbieders de kans vergroot om productieafspraken te krijgen. Naar aanleiding hiervan is een traject gestart met een deel van de betrokken zorgaanbieders om de haalbaarheid van samenwerking in de vorm van een coöperatie te onderzoeken. Eind van het jaar werd duidelijk dat de belangen te ver uit elkaar lagen. Het traject heeft echter een positieve impuls gegeven, het netwerk uitgebreid en de samenwerkingsmogelijkheden met de gemeenten, als zelfstandige organisatie, vergroot. Tezamen met de gestage groei van het aantal cliënten is hierdoor een versteviging van de positie van de organisatie gerealiseerd, hetgeen ook duidelijk werd tijdens de zorgmarkt eind oktober, waar Oase als gelijkwaardige partij werd beschouwd. In de tweede helft van het jaar werd duidelijk dat het vallen van het kabinet grote gevolgen had voor de invoering van de Wmo. De regionale samenwerking werd getemporiseerd, mede als gevolg van het feit dat invoering niet eerder dan in 2015 zal plaatsvinden. Dit geeft Oase de mogelijkheid om nog beter voorbereid met gemeenten aan de slag te gaan. Enerzijds hebben gemeenten hierdoor meer tijd gekregen om beleid te vormen. Anderzijds kan er in de praktijk al geëxperimenteerd worden met oplossingsrichtingen die de kanteling vanuit de Wmo ondersteunen. Oase wil hierbij een actieve rol (blijven) spelen en waar mogelijk en zinvol in pilot-situaties participeren met alle betrokken partijen. In het kader van bovenstaande ontwikkelingen heeft de Raad van Toezicht eind van het jaar besloten het geplande evaluatiemoment voor wat betreft het wel/niet actief zoeken naar een fusiepartner door te schuiven naar maart Risico s en onzekerheden: De belangrijkste ontwikkelingen die de bedrijfsvoering beïnvloeden zijn: o De toenemende bezuinigingen als gevolg van de economische crisis geven onzekerheid ten aanzien van beschikbare budgetten in de toekomst. o De korting van 50 % op de vergoeding voor het cliëntenvervoer met ingang van Als gevolg hiervan zijn er in het laatste kwartaal voorbereidingen getroffen om het vervoer in de loop van 2013 in eigen beheer uit te gaan voeren. Voor de aanschaf van rolstoelbussen is een sponsoring ontvangen. o De korting op het Wmo budget ten opzichte van het AWBZ budget zal er toe moeten leiden dat gemeenten dagbesteding voor de in de gemeente wonende zorgvragers efficiënter organiseren. De gevolgen hiervan zijn nog niet duidelijk. De in eerste instantie geplande korting van 5 % kan uiteindelijk oplopen tot een mindering op het budget van 25 %. Dit zal naar verwachting leiden tot andere oplossingen en financieringsstructuren dan de huidige.

13 3.5 Cliëntenraad De Stichting Oase heeft haar medezeggenschap voor cliënten geregeld met een cliëntenraad. De kosten van dit orgaan komen integraal voor rekening van de Stichting Oase. Zij kunnen gebruikmaken van de benodigde faciliteiten van de organisatie, zoals vergaderruimte en catering. Voor de cliëntenraad wordt vanuit de organisatie ondersteuning gegeven bij het zoeken naar kandidaat-leden ter vervulling van vacatures. In 2012 heeft de cliëntenraad onder leiding van haar voorzitter en een externe ondersteuner van het LOC gewerkt aan het optimaliseren van de communicatie met de achterban en het management van Oase. Doel hiervan is dat de cliëntenraad zo goed mogelijk in staat is om de belangen van de cliënten te behartigen en invloed uit te oefenen. In de cliëntenraad worden zaken besproken die het algemene beleid van de Stichting Oase omvatten. In 2012 is de cliëntenraad 8 keer in vergadering bijeen geweest, in alle gevallen was de bestuurder aanwezig om zaken toe te lichten. Er heeft geen informeel overleg plaatsgevonden met de bestuurder. De cliëntenraad besprak in 2012 een aantal onderwerpen en gaf positief advies over het rookbeleid van Oase. Voor meer informatie wordt verwezen naar het jaarverslag van de cliëntenraad. 3.6 Personeelsvertegenwoordiging De Stichting Oase kent gezien haar omvang geen ondernemingsraad. De medezeggenschap van de medewerkers is op informele wijze geregeld door hen te betrekken bij voor de organisatie van belang zijnde veranderingen en hen hierbij om commentaar te vragen. 13

14 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid In de tweede helft van het verslagjaar is het meerjarenbeleidsplan opgesteld. Hierin is de ontwikkelde visie op de aankomende wetswijzigingen van de AWBZ en de Wmo en de invoering van de Participatiewet uitgewerkt tot concrete doelen en speerpunten. Daarnaast is een eerste opzet gemaakt voor het marketing- en communicatieplan. Dit plan wordt in de eerste helft van 2013 afgerond. Missie: Oase staat voor zorg en betrokkenheid. Zorg in de vorm van begeleiding en behandeling van mensen met een lichamelijke- en / of psychische handicap in de leeftijd van 18 tot 55 jaar. Betrokkenheid door de mens centraal te stellen en te kijken naar zijn behoeften en wensen. Wij benaderen de cliënt belevingsgericht, professioneel en respectvol. Door hem bewust te maken van kansen en mogelijkheden, stimuleren we hem het beste uit zichzelf te halen. Kleinschaligheid, vooruitstrevendheid en saamhorigheid spelen een belangrijke rol. Gezamenlijk zorgen wij ervoor dat ons motto: Onbeperkt meedoen een zinvolle betekenis krijgt. Visie: Oase is een zorgaanbieder die groeit door klein te blijven. Wij bieden cliënten gedurende een periode begeleiding en zo nodig behandeling, met als doel dat zij weer zelfstandig (al dan niet met behulp van hun netwerk) in de samenleving kunnen functioneren en de regie over hun eigen leven (terug) krijgen. Naar vermogen wordt toegewerkt naar een zinvolle rol in de samenleving. Oase biedt cliënten de veiligheid dat de zorg die zij nodig hebben gewaarborgd is, als uitstroom medisch en/of sociaal gezien niet verantwoord is. De zorg concentreert zich dan op het stimuleren en prikkelen van aanwezige mogelijkheden en capaciteiten met als doel het behoud hiervan. In alle gevallen richt de zorg van Oase zich op vooruitkijken en mogelijkheden zien, waarbij een beperking niet het 'eindstation' is. Op deze wijze wil Oase bijdragen aan een leven waarin geluk, vreugde, levenslust en/of tevredenheid ervaren worden. 14 Visie ten aanzien van zorg- en dienstverlening: Oase stelt cliënten in staat om eigen keuzes te maken over zorg. Bij het maken van afspraken is er een goed evenwicht tussen persoonlijke behoeften en wensen, zorgdoelen en organisatorische, financiële en professionele kaders. De organisatie streeft naar continue verbetering van haar zorg- en dienstverlening en speelt in op de ontwikkelingen om zorg en welzijn dicht bij de burgers in de wijken te laten uitvoeren. Visie ten aanzien van goed werkgeverschap: Oase stimuleert medewerkers om actief mee te denken over de zorgverlening van de cliënt. Zij geven zelfstandig uitvoering aan de dagelijkse zorgverlening aan de cliënten en nemen de afspraken met de cliënt als vanzelfsprekend in acht. Hun houding is actief gericht op een continue verbetering van hun functioneren en hun persoonlijke en functionele deskundigheid.

15 Oase geeft medewerkers het vertrouwen om in teamverband zelfsturend op te treden, om de afgesproken kwaliteit en capaciteit te kunnen waarborgen. Uitgangspunten zijn zo min mogelijk hiërarchie, eigen verantwoordelijkheid, zo veel mogelijk delegeren en overlaten aan eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid. Nieuwe technologieën worden ingezet om hierbij te ondersteunen en werkzaamheden zo slim, efficiënt en effectief mogelijk te kunnen uitvoeren. Visie ten aanzien van maatschappelijk ondernemerschap: Oase is ondernemend en bereid om risico s te nemen binnen de kaders van de publieke en private middelen waaruit aangeboden producten worden gefinancierd. Uitgangspunt is een gezonde bedrijfsvoering, waarbij wordt voldaan aan de voorwaarden van contractpartners en behoeften van zorgvragers. Belangrijk hierbij is het behalen van voldoende rendement om de continuïteit van de stichting te kunnen waarborgen. Oase investeert in samenwerking met maatschappelijke partners op basis van de internationale standaard (ISO 26000) in maatschappelijk verantwoord ondernemen. Visie ten aanzien van de komende wetswijzigingen: De Stichting Oase beschouwt de overgang van de extramurale dagbesteding van de AWBZ naar de Wmo en de invoering van de Participatiewet als een kans om met elkaar meer samenhang, betrokkenheid en effectiviteit in de samenleving te realiseren. Strategie: De strategie geeft aan hoe de organisatie de visie wil gaan realiseren. In 2010 zijn in dit verband de volgende speerpunten geformuleerd, waaraan de afgelopen 2 jaar is gewerkt: 15 o Verbinden en versterken (samenwerkingen aangaan) o Creëren van nieuwe producten o Beheersen van het interne organisatiebelang Inspelend op de komende wetswijzigingen wordt hierbij het leggen van verbindingen in de komende jaren leidend om de dienstverlening aan de cliënten voor de toekomst te kunnen waarborgen. Dit richt zich op: o Verbinding met de omgeving o Verbinding van mensen met een beperking met mensen zonder beperking o Verbinding van zorgprofessionals met vrijwilligers o Verbinding met de arbeidsmarkt o Verbinding met gemeenten en andere zorgaanbieders Om de visie via de strategie in de dagelijkse praktijk te kunnen verankeren, is deze vertaald naar de concrete doelen/speerpunten die in hoofdstuk 4.2 t/m 4.7 zijn weergegeven.

16 4.2 Algemeen beleid Beheersen van het interne organisatiebelang In het verslagjaar is veel aandacht besteed aan het declaratiesysteem AW319, dat veel technische problemen heeft gegeven. Deze waren terug te voeren op gebreken en onvolkomenheden in het cliëntregistratiesysteem CRS en de interface met Vecozo. Door een intensieve samenwerking met de leverancier van de software Trompbx is het uiteindelijk gelukt om alle correcties als gevolg van de problemen uit te voeren en extra controlestappen in te bouwen. Mede naar aanleiding hiervan zal de software in het eerste halfjaar van 2013 worden geëvalueerd. De kantoorruimten op de 1 e etage zijn voor de zomer voorzien van aircosystemen om de werkomgeving te verbeteren. In het najaar is het aantal creatieve ruimten vergroot en de vloerbedekking in de grote activiteitenruimte vernieuwd. Daarnaast zijn de voorbereidingen getroffen om de rookruimte naar buiten te verplaatsen. Verder is het computernetwerk op locatie in 4 e kwartaal uit bedrijf genomen en is overgegaan naar het gebruik van applicaties (en content) in the Cloud. Creëren van nieuwe producten De voorbereiding voor het kunnen uitvoeren van de functie Gespecialiseerde begeleiding is in het verslagjaar met succes afgerond. Het plan is eind van 2012 goedgekeurd door het Zorgkantoor. In het verslagjaar is tevens gewerkt aan het opzetten van het product Trajectbegeleiding. Er is een aanpak ontwikkeld waarmee cliënten tezamen met een trajectbegeleider kunnen vaststellen waar hun mogelijkheden liggen in relatie tot interesses, kwaliteiten en ontwikkelpunten. Door het ontwikkelen van vaardigheden en opbouwen van arbeidsritme in de vorm van arbeidsmatige dagbesteding, kan de afstand tot de arbeidsmarkt worden verkleind, met als doel werken naar vermogen. In samenwerking met de gemeente Heerlen is in dit verband een pilot gestart, waarin 2 uitkeringsgerechtigden met grote afstand tot de arbeidsmarkt worden geactiveerd is het eerste jaar dat behandeling is gegeven. Op basis van de halfjaarlijkse evaluaties is geconcludeerd dat de behandeling van deze categorie cliënten als doeltreffend kan worden beschouwd. Er moet echter nog wel extra bekendheid aan dit product worden gegeven. In dat verband zijn folders gedrukt en is de website aangepast. In 2013 zal hieraan, mede als onderdeel van het marketing- en communicatieplan, verder aandacht worden gegeven. 16 Verbinden en versterken (samenwerkingen aangaan) In het verslagjaar is met een tiental kleinere zorgaanbieders een verkenning uitgevoerd, om na te gaan in hoeverre samenwerking gericht op dienstverlening op basis van de Wmo mogelijk en wenselijk is. Dit is een zinvol traject gebleken waarbij kennis en ervaring is uitgewisseld en gebrainstormd over de mogelijkheden die de Wmo kan bieden. Voor- en nadelen van kleinschaligheid zijn uitgediept, waarbij gebleken is dat behoud van eigen identiteit soms op gespannen voet staat met samen doelen bereiken en veranderen. Een aantal zorgaanbieders is inmiddels afgevallen en met de overgebleven partijen zal in het nieuwe jaar verder onderzocht worden waar kansen liggen. Daarnaast is met de cliëntenbelangenorganisatie Stichting Kompas Nederland (SKN) een plan uitgewerkt voor samenwerking. Doel hiervan is om mensen met en zonder indicatie gezamenlijk aan dagbesteding-activiteiten te laten deelnemen, met als speerpunt het

17 vergroten van de zelfredzaamheid van deze cliënten. Tevens is contact gelegd met de Welzijnsorganisatie Welzijn Parkstad, om na te gaan of samenwerking mogelijk en zinvol is. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Oase maakt een gestage groei door, waarbij zij zich wil legitimeren als betrouwbare en kwalitatief hoogstaande zorgaanbieder. De certificering vanuit de HKZ vormt hierbij een belangrijk uitgangspunt. De Stichting Oase is een volledig HKZ gecertificeerde instelling. Binnen de Stichting Oase is structurele aandacht voor kwaliteitsprocessen door het cyclisch ontwikkelen, evalueren en verbeteren van deze kwaliteitsprocessen. Er wordt gebruik gemaakt van de kwaliteitscyclus PLAN DO CHECK ACT. De gewenste kwaliteit is vastgelegd in kwaliteitsprocedures en beleidsstukken. De kwaliteitsdocumenten worden opgenomen en onderhouden in een zelf ontwikkeld inzichtelijk systeem dat toegankelijk is voor alle medewerkers. In het eerste kwartaal is een volledig nieuw handboek in gebruik genomen. Stapsgewijs krijgen alle belangrijke processen aandacht zodat het kwaliteitssysteem ook in de praktijk optimaal functioneert. Doel hiervan is nog bewuster het systeem als rode draad te gebruiken om op uniforme wijze te kunnen werken en elkaar hierop aan te spreken als dit niet gebeurt. Het certificaat is eind van het verslagjaar weer voor 3 jaar verlengd. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor implementatie van (opnieuw) vastgestelde kwaliteit. Het hele proces van de kwaliteitscirkel wordt begeleid en ondersteund door een kwaliteitsfunctionaris. Jaarlijks vinden er meerdere toetsingsmomenten (interne audits) plaats om de gewenste kwaliteitseisen bij de medewerkers te toetsen met als doel proces en/of uitvoering te verbeteren. 17 Voor de totale organisatie is een structuur ingevoerd met betrekking tot bedrijfshulpverlening. Op de locatie zijn getrainde BHV-ers (gediplomeerde) aanwezig. 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van de cliënten Kwaliteit van zorg In het kader van voortdurende kwaliteitsverbetering ten aanzien van de zorg maakt de Stichting Oase gebruik van verschillende instrumenten waaruit prestatie-indicatoren worden benoemd. o Cliënttevredenheidsonderzoeken o Zorginhoudelijke indicatoren meting o Interne audits o Melden Incidenten Cliënten (MIC) Het jaarlijkse intern tevredenheidsonderzoek is individueel uitgevoerd. De resultaten hiervan komen begin 2013 beschikbaar. Tevens zijn voorbereidingen getroffen voor een extern onderzoek in Gestart is met de eerste selectie van een extern bureau op basis van de CQ-index. Naar aanleiding van de wens van meerdere cliënten om bij stichting Oase ook wonen af te nemen, is destijds toegezegd om het domein Wonen nader te onderzoeken. Gezien de

18 ontwikkelingen op het gebied van de Wmo heeft dit echter geen prioriteit en is uitbreiding van dienstverlening met Wonen in de huidige situatie ook niet voor de hand liggend. MIC Er zijn in MIC meldingen geregistreerd. Dit betroffen 5 agressie gerelateerde incidenten, 1 valincident en 1 situatie waarbij ongewenste intimiteiten plaatsvonden (alle betrekking hebbend op cliënten). De incidenten zijn op professionele wijze in overleg met de zorgmanager afgehandeld. Een aantal van de incidenten is onderwerp van gesprek geweest van intervisie-overleggen. 1 cliënt is in behandeling gegaan en bij 1 cliënt is de zorg uit veiligheidsoverwegingen gestopt. Klachten De formele klachten bij de Stichting Oase worden behandeld bij de klachtencommissie van een collega-zorginstelling (Sevagram). In 2012 zijn er geen klachten ontvangen. 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid De Stichting Oase kenmerkt zich als een professionele organisatie in beweging en is zich bewust van het feit dat het personeel, als menselijk kapitaal, een essentiële factor vormt voor de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening en het realiseren van haar doelstellingen. Om op iedere situatie in te kunnen spelen is de groep personeel zo flexibel mogelijk gemaakt. In 2011 is een vaste kern van 7 medewerkers gecreëerd die de spil vormt van de organisatie. Inmiddels is deze uitgebreid tot 10. Aanvullend is een groep van 5 flexibel inzetbare medewerkers actief om de zorg 52 weken per jaar te kunnen garanderen. Deze medewerkers zijn aan Oase verbonden op basis van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd en met een variabel aantal uren. In het verslagjaar is aandacht besteed aan de ontwikkeling en professionele groei van de medewerkers. De persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers wordt in de cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken gestimuleerd en geëvalueerd. Het ziekteverzuim is bijzonder laag, namelijk 0,6 % op jaarbasis (2012). In 2012 is gestart met een deskundigheidsbevorderingsprogramma voor de vrijwilligers. 18 Aandachtspunten jaarplan 2012 Nadat in 2011 de overhead is teruggebracht, heeft in 2012 mede onder invloed van de toename van het aantal cliënten weer een uitbreiding plaatsgevonden. Met ingang van het tweede kwartaal is een beleidsmedewerker aangetrokken om, onder meer, de gevolgen van de komende wetswijzigingen voor te bereiden. In het najaar is een parttime administratieve kracht aangetrokken voor de receptie/telefoon en de zorgadministratie, die zich steeds verder uitbreidt. Het team was ook in 2012 erg gemotiveerd en stabiel in haar functioneren. Er is aandacht gegeven aan teamontwikkeling met behulp van intervisie. Mede onder invloed van de groei van het aantal cliënten zal in 2013 nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.

19 4.6 Samenleving De Stichting Oase wil als organisatie een bijdrage leveren aan de samenleving. De stichting stelt zich open voor de samenleving los van geloof, ras, politieke voorkeur, etc. Door het bieden van dagactiviteiten, ambulante woonbegeleiding en behandeling worden cliënten van Oase geholpen, begeleid en gestimuleerd om mee te doen in de samenleving. De doelgroep waarop Oase zich richt, de jongvolwassenen (18 tot 55), spelen een belangrijke rol in de samenleving. Het economische systeem maakt dat veel van hen wordt verwacht. Hun beperkingen belemmeren deze groep hierin, waardoor zij het risico lopen om in een neerwaartse spiraal te komen en een belasting voor de samenleving te vormen. Door de specifieke aanpak en werkwijze wordt het ontwikkelen van een netwerk van jongvolwassenen gestimuleerd dat de verbinding met de samenleving makkelijker tot stand brengt en in stand kan houden. Ultieme doel is dat ook jongvolwassenen met een beperking een bijdrage kunnen leveren aan de samenleving, waardoor zij zich nuttig voelen en waardering krijgen. In 2012 is in dit verband gestart met trajectbegeleiding, gericht op werken naar vermogen. Verder wordt door het laten meewerken van vrijwilligers bij de groepsbegeleiding nadrukkelijk een verbinding gelegd tussen jongvolwassenen met en zonder beperking, wat het meedoen in de samenleving eveneens dichterbij brengt. 4.7 Financieel beleid De basis van het financieel beleid is en blijft het waarborgen van de continuïteit van de stichting en wegwerken van het negatief eigen vermogen. Ondanks de uitbreiding van kantoorpersoneel is ook 2012 nadrukkelijk gestuurd op een lage overhead. Belangrijk aandachtspunt op financieel gebied was de voor 2013 aangekondigde halvering van de vergoeding voor het cliëntenvervoer. De verliespost die dit met zich mee zou brengen werd als een onaanvaardbaar groot risico beschouwd voor de continuïteit van de organisatie. In het tweede halfjaar zijn meerdere scenario s voor de uitvoering van het vervoer doorgerekend. Op basis hiervan is een stappenplan ontwikkeld om het cliëntenvervoer in 2013 gefaseerd in eigen beheer uit te gaan voeren. Voor de financiering van de rolstoelbussen is een sponsor benaderd die bereid is gevonden de aanschaf te financieren. 19