Vraagspecificatie GO - Procesdeel

Transcriptie

1 Vraagspecificatie GO - Procesdeel Van Auteur Aanbestedingszaken, kostenmanagement en inkoop Mr. T.A. Biessels, MSc. Kenmerk Vraagspecificatie GO - procesdeel Modelversie 003. Modeldatum 1 december 2010 Status Definitief Pagina 1 van 16

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Leeswijzer Begrippen en afkortingen in dit document Realiseren Inkoop en hergebruik vrijkomende materialen Indienst- en buitendienststellen (indien van toepassing) Uitvoeren van milieumaatregelen Het uitvoeren van keuringen Landmeten en maatvoering (indien van toepassing) Beheer & Instandhouding Uitvoeringseisen m.b.t. projectbeheersing Interacteren met ProRail tijdens de Realisatiefase Tijdmanagement Configuratiemanagement Kwaliteitsmanagement Veiligheidsmanagement Communicatiemanagement Appendices Formulier verzoek tot Wijziging Formulier - Afwijking Pagina 2 van 16

3 1 Inleiding 1.1 Leeswijzer Dit document betreft een standaard document voor verschillende soorten overeenkomsten tot aanneming van werk. De in dit document beschreven activiteiten zijn van toepassing, tenzij specifiek anders is bepaald De door de Opdrachtnemer uit te voeren activiteiten en de eisen aan deze activiteiten zijn door ProRail onderverdeeld in werkpakketten. Deze indeling is bedoeld om logisch te ordenen. De in dit procesdeel beschreven activiteiten zijn uitgewerkt in een aantal hoofdstukken. Voor ieder hoofdstuk is de volgende indeling aangehouden: 1) Eisen: bijzondere eisen aan de wijze van werken/producten die voortkomen uit het uitvoeren van de betreffende activiteiten. 2) Input: De door ProRail minimaal voorgeschreven documenten / informatie benodigd voor het uitvoeren van de activiteiten, de processen en de te leveren van producten en diensten. De Opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor evt. aanvulling. Eisen gesteld in deze documenten dienen nageleefd te worden. 3) Te leveren producten en diensten (output): Hierin wordt benoemd welke diensten en producten concreet dienen te worden geleverd / verricht. 1.2 Begrippen en afkortingen in dit document 1 Afkortingen BEA PVE SMG SPC TMG TSB TVP WBI Bestel en Afroepovereenkomst Programma van Eisen Secundaire Meetkundige Grondslag Specificaties Tertiaire Meetkundige Grondslag Tijdelijke snelheidsbeperking Trein Vrije Periode Werkplek Beveiligingsinstructie 1 Definities, begrippen en afkortingen die reeds zijn benoemd in de UAV-GC of het gele boekje van ProRail worden hier niet herhaald. Pagina 3 van 16

4 2 Realiseren 2.1 Inkoop en hergebruik vrijkomende materialen Eisen algemeen Vrijgekomen Materialen die, evt. na revisie, voldoen aan de eisen van de Opdrachtgever mogen worden hergebruikt in het Werk. De Opdrachtnemer dient alsdan aan te tonen dat de te gebruiken materialen het kwaliteitsniveau van nieuwbouw hebben. Vrijgekomen Materialen mogen alleen worden hergebruikt indien de bepalingen uit het hoofdstuk Uitvoeren milieumaatregelen hieraan geen beperkingen stellen Eisen t.a.v. spoorwegspecifieke bouwstoffen Voor zover elders in de Vraagspecificatie niet anders vermeld, mogen spoorwegspecifieke bouwstoffen alleen door de voorgeschreven leveranciers(s) volgens voorgeschreven fabrik(a)at(en) worden geleverd. Spoorwegspecifieke bouwstoffen, waarvoor vrijgegeven specificaties (SPC s) beschikbaar zijn, worden beschouwd als vrij in de markt te kopen bouwstoffen op basis van voorwaarden, zoals genoemd in de betreffende specificaties en het bijbehorende kwaliteitshandboek railinfraproducten Eisen t.a.v. (spoorweg)specifieke bouwstoffen op basis van (afroep)-of (raam) overeenkomst(en) of separate overeenkomst. Spoorwegspecifieke bouwstoffen die vallen onder door ProRail afgesloten afroep- en raamovereenkomst(en) met leverancier(s) zoals genoemd in het Overzicht Afroep- en Raamovereenkomsten spoorwegspecifieke bouwstoffen dienen te worden afgenomen van (of ingeleverd bij) de betreffende leverancier(s). Indien in een uittreksel een afloopdatum van de afroep- of raamovereenkomst is genoemd en er zijn bestellingen van bouwstoffen waarbij de levering voorbij deze afloopdatum zullen liggen zal Opdrachtnemer ProRail hierover ten minste drie maanden voor deze afloopdatum informeren. Deze informatie dient per fax te worden verstrekt aan ProRail afdeling AKI, t.a.v. Inkoop, Postbus 2038, 3500 GA Utrecht, telefoonnummer , faxnummer Van bestellingen op basis van een afroep- of raamovereenkomst dient Opdrachtnemer binnen een week een kopie te zenden aan ProRail afdeling AKI, t.a.v. Inkoop, Postbus 2038, 3500 GA Utrecht, telefoonnummer , fax nummer Overige spoorspecifieke bouwstoffen Voor zover elders in de Vraagspecificatie niet anders vermeld, geldt als voorgeschreven leverancier voor overige spoorwegspecifieke bouwstoffen Railpro B.V. te Hilversum Input Kwaliteitshandboek railinfraproducten (ACB00031 (RIB 0031)). SPC s, BEA s en PVE s voor railinfraproducten van ProRail. Lopende afroepovereenkomsten met leveranciers ProRail (ACD00001). Annex V- Vrijkomende Materialen - bij de Vraagspecificatie Te leveren producten en diensten Voordat het Werk gereed is voor aanvaarding dienen de kwaliteitscertificaten van verwerkte bouwstoffen en installaties geleverd te zijn aan ProRail. Voordat het Werk gereed is voor aanvaarding dienen garantieverklaringen van verwerkte bouwstoffen en installaties geleverd te zijn aan ProRail. Op verzoek van ProRail direct leveren van gearchiveerde informatie. Pagina 4 van 16

5 2.2 Indienst- en buitendienststellen (indien van toepassing) Eisen algemeen Bij buitendienststellingstijden gelden de volgende definities: De netto werktijd is de tijd beschikbaar voor de uitvoering van de Werkzaamheden. De buitendienststellings(tijd) is de netto werktijd plus de tijd benodigd voor het aanbrengen en het verwijderen van de veiligheidsmaatregelen door de leider werkplek beveiliging. De netto treinvrije periode is de buitendienststellingstijd plus de tijd benodigd voor het treffen en opheffen van veiligheidsmaatregelen door de treindienstleider. De tijd benodigd voor het treffen en opheffen van deze veiligheidsmaatregelen bedraagt respectievelijk 10 minuten en 10 minuten. De geplande treinvrije periode (GTVP of TVP) is de netto treinvrije periode plus de vertraging opvangbuffer (VOB). De VOB bedraagt ten hoogste 30 minuten (dubbelsporig en langer dan 7 uur) Bovenstaande definities zijn zichtbaar gemaakt in onderstaande figuur. Opdrachtnemer dient de infrastructuur in dienst- en buitendienst te stellen conform de daarvoor geldende procedures, in het bijzonder het gestelde in RIB0091. Op toegewezen en / of aan te vragen TVP s/buitendienststellingen is het gestelde in de meeliftregeling van toepassing. ON dient dienovereenkomstig de regeling medewerking te verlenen aan meelifters en / of de WBI houder. De bepalingen uit dit hoofdstuk zijn van toepassing inden werkzaamheden in een buitendienststelling dienen te worden uitgevoerd Eisen aan het opstellen en naleven van het Plan Veilige berijdbaarheid ontwerp en uitvoering Conform PRC00036, waarbij de Opdrachtnemer wordt geacht de ontwerpende en uitvoerende partij te zijn Eisen aan het voorbereiden van buitendienststellen en het buitendienststellen infrastructuur van ProRail Indien werkzaamheden in buitendienststellingen plaatsvinden, dient Opdrachtnemer (gereserveerde) buitendienststellingen aan te vragen. Opdrachtnemer dient terugvalscenario s te ontwikkelen, zodat tijdens vertraging van de Werkzaamheden in de buitendienststelling tijdig de noodzakelijke functionaliteit kan worden geleverd aan ProRail. Opdrachtnemer dient een systematiek van faaldiagnostiek op stellen en de beschikking te hebben over een storingsherstelplan. Dit om bij het in dienst stellen van de infrastructuur ogenblikkelijk vast te stellen of de infrastructuur naar behoren functioneert en indien nodig verstoringen zo snel als mogelijk kan verhelpen. Pagina 5 van 16

6 Keuringen die plaats vinden tijdens de buitendienststelling dienen volledig voorbereid te zijn conform de bepalingen in werkpakket uitvoeren keuringen. Opdrachtnemer verwerkt de benodigde keuringen in een detail keuringsplan in dienst stelling Eisen aan het uitvoeren van Werkzaamheden aan buitendienstgestelde infrastructuur ProRail Opdrachtnemer dient de werkzaamheden in een buitendienststelling zodanig uit te voeren dat de kans op uitloop van de buitendienststelling nihil is. Indien de Werkzaamheden tijdens de buitendienststelling onbedoeld vertragen dient Opdrachtnemer op eerste verzoek van ProRail de terugvalscenario s toe te passen. Afhandeling van buitendienststellingen en omgang met ProRail Verkeersleiding dient te geschieden conform de veiligheidsregelgeving van ProRail. In de beschikbaar gestelde TVP tijd opgenomen in de WBI dienen te zijn opgenomen: - Een opvangbuffer voor mogelijke vertraging van de laatste trein (maximaal 15 minuten). - Het nemen van maatregelen door de treindienstleider voor de buitendienststelling en weer indienstellen. - Het nemen van veiligheidsmaatregelen voor de buitendienststelling en wegnemen van de maatregelen Eisen aan het in dienst stellen infrastructuur ProRail Opdrachtnemer gaat niet eerder over tot het in dienst stellen van infrastructuur dan nadat alle keuringen hebben aangetoond dat de infrastructuur correct zal functioneren. Na indienststelling bewaakt de Opdrachtnemer of de infrastructuur inderdaad conform de verwachting functioneert. Indien een storing of onregelmatigheid optreedt, licht Opdrachtnemer direct ProRail VL in. Opdrachtnemer draagt daarop zorg dat de infrastructuur correct functioneert en stelt deze alsnog in dienst In dienst en buitendienst stellen objecten van derden Voor het stremmen van (vaar)wegen en overige infra van derden dient Opdrachtnemer te voldoen aan de bepalingen in PPT of aan de overige normen en bepalingen van derden Input PRC Werkzaamheden van Nevenopdrachtnemers. RIB 0091 Format Integraal Draaiboek en RIB 0092 Toelichting Format Integraal Draaiboek. NVW, VVW en onderliggende regelgeving zoals vermeld op Door ProRail vooraangemelde TVP s en TSB s. Procedure aanvragen TVP s op te vragen bij ProRail. Meeliftregeling ProRail (PRC00280) zoals opgenomen op Onderhoudsrooster ProRail. Procedure capaciteitsverdeling Beheer - Verkeer versie 1.5 van 12 juni Te leveren producten en diensten Indien in de Vraagspecificatie gevraagd, voor de start de start van de Werkzaamheden een geaccepteerd Plan veilige berijdbaarheid ontwerp en/of uitvoering. Een maand voor buitendienst- en/of in dienst stellen: faaldiagnostiek, storingsherstelplan, de draaiboeken ter acceptatie. Het Voorbereiden van, het buitendienststellen van, en het in dienst stellen van de infrastructuur. Uitvoeren stremmingsprocedures derden. 2.3 Uitvoeren van milieumaatregelen Eisen Algemeen Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de afvoer en verwerking van (vrijkomende) bouw- en afvalstoffen met in achtneming van alle terzake geldende (wettelijke en bestuursrechtelijke) voorschriften. Pagina 6 van 16

7 Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het opstellen en tijdig indienen van meldingen voor het toepassen van bouwstoffen, grond en/of baggerspecie, zoals bedoeld in het Besluit Bodemkwaliteit. Indien noodzakelijk zal ProRail hiertoe een volmacht verstrekken. In het kader van het uitvoeren van milieumaatregelen dient een aantoonbaar deskundige coördinator aangesteld te worden met voldoende bevoegdheid om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Afvalstoffen als bedoeld in de milieuwetgeving die naar een erkend verwerker moeten worden afgevoerd, mogen de plaats waar zij vrijkomen niet verlaten zonder transportpapieren. Transportpapieren dienen getekend te worden door of namens ProRail Eisen t.a.v. vrijkomende grond/ballast Opdrachtnemer dient te streven naar hergebruik van binnen het Werk vrijkomende grond (zand daaronder verstaan) binnen de definitieve en tijdelijke systeemgrenzen. Hergebruik van vrijkomende grond is alleen toegestaan indien dit door het Besluit Bodemkwaliteit of een gemeentelijke bodemkwaliteitskaart wordt toegelaten. Voor zover grond (zand daaronder verstaan) van buiten het Werk wordt toegepast in het werk, dient de kwaliteit van deze grond te voldoen aan de Achtergrondwaarden (AW-grond Besluit Bodemkwaliteit) Vrijkomende spoorwegballast dient te worden behandeld overeenkomstig het gestelde in RLN Eisen t.a.v. Flora en fauna Opdrachtnemer dient bij aantreffen van vermoedelijk door de Flora- en Faunawet beschermde dier- en plantensoorten in het contractgebied ProRail hieromtrent in te lichten Eisen t.a.v. het Plan afvalstoffen Het plan voor het omgaan met vrijkomende materialen dient minimaal te beschrijven: - werkvolgorde en werkmethode. - te nemen veiligheidsvoorzieningen en veiligheidsmaatregelen. - wijze van laden en vervoeren van vrijgekomen materialen en de plaats van bestemming ervan. Opdrachtnemer dient een op dit plan afgestemde administratie bij te houden van de bewijzen van acceptatie van de naar een bewerkings-, verwerkings- of eindverwerkingsinrichting vervoerde materialen, in welke bewijzen de naam en het adres van de inrichting, de aard (inclusief EURAL-code), de hoeveelheid, de herkomst en de vervoerder van de materialen zijn vermeld Eisen t.a.v. het Grond- en ballaststromenplan Opdrachtnemer dient een grond- en ballaststromenplan actueel te houden dat tenminste omvat: - een planning van grond/ballastverzet voor de gehele duur van de Overeenkomst. - beoogde locaties van ontgraven, toepassen en hergebruik van grond, zand en/of slib, ballast. - onderscheid van grond/ballaststromen met verschillende milieukundige kwaliteit en verschillende functies. - en onderscheid van de verschillende wettelijke kaders waarin grond/ballastverzet wordt uitgevoerd (per grond/ballaststroom aangeven) Eisen t.a.v. grond- en ballaststromenregistratie De grond- en ballaststromenregistratie bevat op overzichtelijke wijze van iedere partij grond/ballast in ieder geval: - aard, samenstelling en omvang. - milieukundige kwaliteit (inclusief bewijsmiddel). - exacte locatie van herkomst. - afvoerbestemming (inclusief stort- c.q. verwerkingsbonnen, transportbonnen) of; - exacte locatie van toepassing (inclusief benodigde meldingen Besluit Bodemkwaliteit/PPT) Input Europese Afvalstoffenlijst (EURAL). RLN Pagina 7 van 16

8 NEN 5740 Onderzoeksstrategie vaststelling nulsituatie en eindsituatie bij toekomstige bodembelasting (NUL). Bepalingen opgenomen in PPT (Afspraken bevoegd gezag) Te leveren producten en diensten Op afroep, maar uiterlijk voordat het Werk gereed is voor aanvaarding, de documentatie en administratie van alle vrijgekomen materialen (zoals stortbonnen, transportbonnen en verwerkingsbonnen). Rapportages van alle meldingen en activiteiten in het kader van het Besluit Bodemkwaliteit alsmede de acceptatie daarvan door bevoegd gezag. Een voortschrijdend plan afvalstoffen voor het omgaan met vrijgekomen materialen, waaronder grond en ballast. Een grond- en ballaststromenregistratie. 2.4 Het uitvoeren van keuringen Eisen Opdrachtnemer dient aan te tonen dat alle gerealiseerde objecten en het Werk voldoen aan de gestelde eisen in de Vraagspecificatie(s) evt. maatvoeringsplannen en aan het door de Opdrachtnemer opgestelde ontwerp. Keuringen dienen te worden uitgevoerd conform de door ProRail gestelde eisen hieromtrent Input De Vraagspecificatie. ACP s, RLN en uit de Rail Infra Catalogus en overige eisen uit voorschriften indien van toepassing Te leveren producten en diensten Indien in de vraagspecificatie gevraagd een keuringsplan ter acceptatie, met daarin opgenomen de met ProRail overeengekomen stop en bijwoonpunten Keuringsresultaten. 2.5 Landmeten en maatvoering (indien van toepassing) Eisen algemeen Tolerantieanalyse dient zodanig te worden uitgevoerd dat bepaald is hoe groot de toegestane toleranties zijn bij de realisatie van het Werk. SMG en TMG punten dienen gehanteerd te worden als uitgangspunt voor een maatvoering. Ten behoeve van landmeetactiviteiten dient een gecertificeerde landmeetkundige aangesteld te worden As-built metingen As-built metingen dienen aan te tonen dat het Werk binnen de gestelde toleranties is gerealiseerd op de juiste locatie. As-built metingen dienen ten opzichte van de Primaire Meetkundige Grondslag te zijn uitgevoerd. As-built metingen dienen te voorzien in een plot met de relatie stramienlijnen en spoor- en/of wegassen Input RLN00296 Maatvoeringsplannen (zoals PVS/ Doeltrace/ ander maatvoeringsplannen) PMG (overzichten X, Y en Z waarde en aanmeetschetsen). Pagina 8 van 16

9 2.5.2 Te leveren producten en diensten Voordat het Werk gereed is voor aanvaarding As-builtmetingen, 2.6 Beheer & Instandhouding Eisen Algemeen Opdrachtnemer dient het Werkterrein en hierop aanwezige infrastructuur, voor zover overgedragen aan Opdrachtnemer te beheren en instand te houden. Beheer en instandhouding van railinfrastructuur dient te geschieden door een door ProRail daartoe erkende opdrachtnemer (Erkenningsregeling van ProRail 2006 Branche: Onderhoudsaannemers, code ACD00057). Indien de werkzaamheden plaatsvinden in een der contractgebieden van ProRail waarop basis van een PGO overeenkomst een onderhoudsaannemer actief is, kan Opdrachtnemer werkzaamheden laten uitvoeren door de betreffende onderhoudsaannemer op basis van de genoemde overeenkomst. Met uitzondering van het Werk, dient de Opdrachtnemer het Werkterein bij oplevering in de oorspronkelijke juridische, mileukundige en fysieke staat terug te brengen Input Erkenningsregeling van ProRail 2006 Branche: Onderhoudsaannemers, code ACD Overeenkomst met onderhoudsaannemer ProRail. De eisenspecificatie(s) van de Vraagspecificatie Te leveren producten en diensten Beheer en instandhouding. Pagina 9 van 16

10 3 Uitvoeringseisen m.b.t. projectbeheersing 3.1 Interacteren met ProRail tijdens de Realisatiefase Eisen Algemeen Op basis van deze Vraagspecificatie te leveren documenten dienen in digitale vorm te worden geleverd, tenzij anders vermeld. Opdrachtnemer en de door haar in te schakelen derden dienen de huisregels van ProRail na te leven Eisen t.a.v. de voortgangsrapportage De door de Opdrachtnemer op te leveren voortgangsrapportage bevat tenminste de volgende onderwerpen: - Algemene beschrijving van de voortgang van de Werkzaamheden. - Goedgekeurde en voorgestelde Wijzigingen. - Een opgave van (bijna)voorvallen met betrekking tot V&G aangelegenheden. - Alle zaken waarvan ProRail o.g.v. haar rol als opdrachtgever of eigenaar van op de hoogte dient te zijn Input De planning. De Huisregels van ProRail (RLN00300) Te leveren producten en diensten Op afroep een voortgangsrapportage. Op verzoek van ProRail leveren van documenten uit het werkarchief. Op verzoek van ProRail overleggen, verslagleggen en leveren documentatie. 3.2 Tijdmanagement Eisen Eisen t.a.v. de Overallplanning De overallplanning heeft betrekking op de gehele duur van de Overeenkomst Eisen t.a.v. de Detailplanning Een detailplanning toont alle activiteiten die Opdrachtnemer uitvoert en coördineert gedurende de komende 6 weken. Een detailplanning m.b.t. buitendienststellingen en beschikbaar gegeven ruimte in het kader van wijzigingen van de transferruimte dient weergegeven te zijn in uren. Overige detailplanningen in dagen Input Resultaten inzake indienst- en buitendienststellen van objecten. (Tussentijdse) oplever-en ingebruiknamemomenten en mijlpalen zoals benoemd in de (Basis)Overeenkomst Te leveren producten en diensten Binnen 2 weken na totstandkoming Overeenkomst een Overallplanning ter acceptatie die aantoonbaar maakt dat de mijlpalen en datum van oplevering gehaald worden. Indien van toepassing iedere 2 weken een detailplanning voor de komende 6 weken. Pagina 10 van 16

11 3.3 Configuratiemanagement Eisen aan te leveren ontwerpdocumenten revisie / configuratie / gegevens m.b.t. het Werk Infragegevens (voor zover van toepassing op het Werk) (infrastamdata) o De infrastamdata (As-Built) van de nieuwe / gewijzigde / vervallen infra-elementen, o De infrastamdata dienen te worden aangeleverd in door ProRail aan te leveren invulprofielen. Documenten en infragegevens vanuit de basislijst (BID00007) o De te leveren documenten en infragegevens (As-Built) uit de projectspecifieke basislijst van die objecten die nieuw / gewijzigd / vervallen zijn. o De te leveren documenten dienen minmaal te voldoen aan de hieraan gestelde documentvoorschriften zoals opgenomen in de basislijst BID o Documenten dienen herleidbaar te zijn aan de gewijzigde objecten Input SAP invulprofielen inclusief instructie ter verwerking van de gewijzigde infrastamdata Projectspecifieke basislijst BID Te leveren producten en diensten Voor aanvaarding Infragegevens voor zover van toepassing op het Werk (infrastamdata) Voor aanvaarding documenten en infragegevens genoemd in de projectspecifieke basislijst (BID00007) In geval van tussentijdse ingebruikname dienen de producten geleverd te worden binnen 2 weken na tussentijdse ingebruikname. 3.4 Kwaliteitsmanagement Proceseisen Algemene eisen kwaliteitsmanagement Opdrachtnemer dient kwaliteitsmanagement uit te voeren overeenkomstig het ISO 9001 of een gelijkwaardig gecertificeerde kwaliteitsysteem van de opdrachtnemer. Afwijkingen waarvan het gevolg kan zijn dat de opdracht niet binnen de gestelde tijd, planning, opdrachtsom wordt volbracht, dienen direct gemeld te worden met een voorstel voor een herstelmaatregel ter Acceptatie. Hiervoor dient het formulier Afwijking te worden gebruikt Eisen t.a.v. het PKP (indien gevraagd in de vraagspecificatie) Het PKP Het PKP dient kwaliteitsprocedures voor alle Werkzaamheden ten behoeve van het Werk te omvatten. Het PKP dient uitgewerkt te zijn op basis van het kwaliteitsmanagementsysteem van Opdrachtnemer en dient een helder inzicht te geven in de te volgen werkwijzen. In het PKP dient een overzicht te worden opgenomen van de van toepassing zijnde procedures van het kwaliteitssysteem van Opdrachtnemer. Het PKP dient aan te tonen dat voldaan zal worden aan de eisen gesteld in deze vraagspecificatie. Het PKP dient te beschrijven hoe het naleven van de bepalingen in de Overeenkomst door onderaannemers en toeleveranciers wordt beheerst. Het PKP dient te beschrijven op welke wijze toetsing, zoals bedoeld in dit hoofdstuk plaatsvindt. Pagina 11 van 16

12 3.4.3 Input Het NEN-ISO 9001 of gelijkwaardig gecertificeerd Kwaliteitsmanagementsysteem van Opdrachtnemer. NEN-ISO 10005: Te leveren producten en diensten Indien in de vraagspecificatie is gevraagd binnen 1 maand na totstandkoming Overeenkomst een PKP plan. Het kwaliteitshandboek op aanvraag van ProRail. Het kwaliteitsdossier op aanvraag van ProRail. 3.5 Veiligheidsmanagement Activiteiten 1. Het organiseren van de nodige veiligheidsmaatregelen en de relevante V&G-instructie Eisen algemeen De opdrachtnemer dient de nodige veiligheidsmaatregelen en relevante V&G instructie uit te voeren. Opdrachtnemer dient de bepalingen uit het NVW en VVW en onderliggende regelgeving na te leven. Opdrachtnemer zal optreden als enig zaakwaarnemer voor ProRail waar het gaat om het zekeren van alle maatregelen en verplichtingen op grond van V&G aspecten Eisen t.a.v. Veiligheid en gezondheid ontwerp (indien van toepassing) Voor het opstellen van V&G documenten kunt u gebruik maken van informatie uit Gobi portal (zie input). De Opdrachtnemer stelt een V&G coördinator ontwerpfase als bedoeld in artikel VVW voor alle ontwerpwerkzaamheden aan. Opdrachtnemer dient een voortschrijdend V&G-plan ontwerpfase en een V&G-dossier als bedoeld in artikel 2.28 respectievelijk artikel 2.30 van het Arbobesluit maken Eisen t.a.v. veiligheid en gezondheid tijdens de realisatie Indien vereist stelt de Opdrachtnemer een of meer V&G - coördinatoren voor de Realisatiefase aan. Deze V&G coördinator(en) geeft (geven) uitvoering aan de coördinatietaken genoemd in artikel 2.31 van het Arbobesluit en aan de in het NVW, VVW en brancherichtlijnen genoemde taken in relatie tot Opdrachtnemer, zijn (zelfstandige) hulppersonen en zijn leveranciers. De V&G - coördinator Realisatiefase actualiseert en complementeert het V&G dossier. Indien vereist o.g.v. het Arbobesluit is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor het doen van kennisgeving als bedoeld in art. 2:27 van het Arbobesluit. Door Opdrachtnemer in te schakelen derden dienen, indien van toepassing, te bezitten over een VCA en BTR-certificaat. De Opdrachtnemer dient een volledig overzicht te maken en actueel te houden van alle onderaannemers/ hulppersonen, die Werkzaamheden verrichten die vallen onder de VCA en/of BTR - verplichting Eisen t.a.v. het V&G Plan ontwerpfase Indien van toepassing dient het V&G plan ontwerpfase te worden opgesteld met gebruik van het programma MAVIS (zie www Eisen t.a.v. Calamiteitenplan Calamiteitenplannen dienen te zijn afgestemd met de lokale overheidshulpdiensten (bijv Brandweer). Calamiteitenplannen dienen voor zover relevant aan te sluiten op het Calamiteitenplan Rail. ( onder vervoerders) In het calamiteitenplan dient te worden beschreven: Pagina 12 van 16

13 - geïdentificeerde mogelijke calamiteiten (scenario s); - het tijdig signaleren van calamiteiten; - instructies over hoe te handelen bij calamiteiten; - coördinatie van activiteiten tijdens calamiteiten, inclusief aangewezen hulpverleners en coördinatoren; - eventuele acties ter voorkoming van escalatie en het beperken van vervolgschade; - de bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten (ambulance, politie, brandweer, etc.); - de wijze van hulpverlening; - de beschikbaarheid van materiaal en materieel; - communicatie met ProRail; - door ProRail te nemen maatregelen in geval van calamiteiten; - communicatie van het calamiteitenplan aan alle betrokkenen; - training en geplande training van coördinatoren en hulpverleners; - geplande oefeningen Eisen t.a.v. het V&G dossier In het V&G - dossier dient te worden beschreven: - gegevens met betrekking tot de identificatie van het V&G - dossier; - een opsomming van V&G - risico s, zoals restrisico's uit de aanlegfase, omgevingsrisico's en uitvoeringsrisico's uit de Realisatiefase; - een opsomming van verwijzingen naar V&G - gerelateerde documenten, zoals bijvoorbeeld toegepaste veiligheidsstandaarden, -specificaties en criteria, opgestelde V&G - plannen ontwerp- en uitvoeringsfase uit de aanlegfase(n), risicoanalyses met betrekking tot V&G uit de ontwerp- en uitvoeringsfase(n), as built gegevens (bestek en tekeningen), aanwezige installaties, testdocumentatie, gebruikte materialen/productinformatiebladen, gebruikershandleidingen, onderhoudshandleidingen en -instructies Input Het V&G dossier zoals opgenomen in de vraagspecificatie. Indien van toepassing het V&G plan ontwerpfase zoals opgenomen in de Vraagspecificatie. De resultaten van de periodieke veiligheidsanalyses en risicoanalyses. Regionale calamiteitenplannen. NVW en VVW en onderliggende regelgeving zoals vermeld op RIB 0094 Branchegerichte toelichting railinfrastructuur behorende bij versie VCA 2004/04. De Vraagspecificatie. GOBI portal: (info: gobi@prorail.nl) Te leveren producten en diensten Indien in de Vraagspecificatie gevraagd een V&G plan Ontwerpplan ter acceptatie. Een V&G-plan Uitvoeringsfase ter acceptatie. Een calamiteitenplan ter acceptatie. Maandelijks geactualiseerde V&G documenten. Op afroep leveren van een volledig actueel overzicht van alle onderaannemers/ hulppersonen, die Werkzaamheden verrichten die vallen onder de VCA en/of BTR verplichting. Een V&G dossier ter acceptatie voor aanvaarding. 3.6 Communicatiemanagement Eisen algemeen De taakverdeling zoals opgenomen in Appendix checklist attente aannemer is van toepassing. Opdrachtnemer mag slechts na toestemming van ProRail overgaan tot publicaties met betrekking tot het Werk of communicatie daaromtrent. Pagina 13 van 16

14 Opdrachtnemer dient een medewerker beschikbaar te hebben die binnen 48 uur input levert voor de beantwoording van vragen en klachten wanneer dit nodig wordt geacht door ProRail. Ontvangen vragen en klachten, al dan niet door de pers worden doorgestuurd naar ProRail. Opdrachtnemer dient op verzoek van ProRail hulp te bieden bij het organiseren van voorlichtings- en promotieactiviteiten. Dit betreft o.a. het op afspraak ter beschikking stellen van mogelijke vergaderruimte en eventuele assistentie en begeleiding bij bijeenkomsten, rondleidingen of presentaties. Opdrachtnemer dient tijdens Werkzaamheden op het Werkterrein telefonisch bereikbaar te zijn Eisen t.a.v. het vaste vragenformulier Het vaste vragenformulier dient een heldere omschrijving van de antwoorden op de volgende vragen te bieden: - Welk activiteiten vinden er de komende 2 maanden plaats die gevolgen hebben voor omwonenden en bedrijven? (Zoals geluidhinder, bouwverkeer of omleidingroutes) En welke machines worden ingezet? - Wat zijn de eventuele omrijdroutes en wanneer gaan deze in gebruik? - Hebben de Werkzaamheden gevolgen voor het treinverkeer? - Wanneer vinden de Werkzaamheden plaats, werktijden en selectie van Werkzaamheden in dag/nachtperiode? - Waar vinden de bouwwerkzaamheden plaats, locaties, rijdroutes vrachtverkeer? - Wat is de verwachte reikwijdte/invloedsfeer van de Werkzaamheden? - Wat voor hinder kan optreden en in welke mate? Bijvoorbeeld geluid-, lichthinder, wegafsluitingen, trillingen - Welke maatregelen zijn genomen om hinder te beperken? - Zijn er wijzigingen in de planning en aanpak, die opnieuw aan de doelgroepen meegedeeld moet worden? Input De attente Aannemer Checklist voor omgevingscommunicatie (ACB00024). Appendix Checklist voor omgevingscommunicatie. Format Vaste vragenformulier Te leveren producten en diensten. Indien gewenst tweemaandelijks óf op verzoek van ProRail het Vaste Vragenformulier. Diensten en producten op basis van redelijke verzoeken van de projectvoorlichter. Pagina 14 van 16

15 4 Appendices 4.1 Formulier verzoek tot Wijziging Formulier Verzoek tot Wijziging Contract : (Nr, Naam) VTW-nummer: Datum opgesteld: Initiatiefnemer: ProRail (aankruisen hetgeen van toepassing is ) Ontvangstdatum: Naam indiener: Aannemer/Opdrachtnemer Type wijziging Wijziging t.o.v. Contract Wijziging reeds geaccepteerde (ontwerp)documenten. Zo ja, deze wijzigingen hier of in een bijlage specificeren. < > Nadere beschrijving van de wijziging (waaruit, ten opzichte waarvan en waarom) Eis nummer / titel eis: Relatie met hogere / andere eisen: Aanleiding voor de wijziging: Nummer en titel nieuwe eis: Omschrijving nieuwe eis: Risico s verbonden aan de wijziging: Consequenties: Tijdsconsequenties op de planning nee ja Indien Ja omschrijven welke (mijlpalen): Invloed op de kosten / financiele consequenties (totaal excl. BTW) Wijziging contractprijs (UAV-GC contract) Verwerken op revisie- /as-built documenten (documenten aangeven) Geen financiële consequenties Geef hier de financiële consequenties weer: Toegevoegde documenten: ( referenties naar specificaties/werktekeningen/afwijkingsrapporten /documentatie / onderbouwing ) <> Akkoord Aannemer Naam: datum: Paraaf: Akkoord ProRail Naam: datum: Paraaf: Pagina 15 van 16

16 4.2 Formulier - Afwijking Contract: Locatie afwijking / Bouwdeel: Volgnummer: Versie Bijlagen: Toetsblad: Opdracht nemer Omschrijving afwijking: Wat wijkt af, wanneer geconstateerd, door wie, feitelijk bewijs toevoegen als bijlage. (bijvoorbeeld toetsblad, ect:. Afwijking ten opzichte van eis: aangeven aan welke contractuele eis niet wordt voldaan en wat het evt. brondocument is: Opgesteld door: Naam: paraaf: datum: Opdracht nemer Opdracht nemer: Consequenties: Inhoudelijk: wat is het gevolg van de geconstateerde afwijking wat betreft product en tijd? product: Tijd/planning: Financieel: Aan welke Werkpakket en activiteit genoemd in de termijnstaat, kan de afwijking worden toebedeeld: <> Corrigerende maatregel: (gericht op herstel afwijking) <> Preventieve maatregel: (gericht op voorkomen herhaling) Was de afwijking als risico onderkent? Ja, risico ID#: <>.., kans aanpassen naar 100% Voorstel aanpassen bestaande beheersmaatregel:<> Nee, voorstel nieuw risico toevoegen met kans 100%): <> Datum waarop voorgestelde correctie volgens ON gereed zal zijn voor toetsing door ProRail: <> Autorisatie opdrachtnemer: Naam: paraaf: datum: ProRail Advies Toetser m.b.t. de corrigerende maatregel: (uitvoeringsbegeleider of projectingenieur) Accepteren Niet accepteren Heeft geconstateerde afwijking gevolgen voor prestatieverklaring? Nee Ja, wbs/postnr: <> Toelichting bij advies: <> Geaccepteerd Niet geaccepteerd Autorisatie BM: Naam: paraaf: datum: Verificatie corrigerende maatregel aannemer. Resultaat corrigerende maatregel akkoord Ja ProRail? Datum: Datum: Nee Naam: Paraaf: Naam: Paraaf: Noot: Indien voorstel niet geaccepteerd of resultaat niet akkoord : Nieuwe afwijking indienen met zelfde volgnummer en nieuwe versienummer. Pagina 16 van 16