Diverse sport en spel op tijdbasis, zoals squash, tennis, fitness, paintball. Diensten en producten op dagdelen zoals vergaderzalen en bootverhuur

Transcriptie

1 Interface naar AFAS Achtergrond i-reserve i-reserve is een applicatie waarmee online reserveringen kunnen worden gemaakt. Primaire doelgroep van i-reserve is het MKB. De ondernemer heeft i-reserve draaien op zijn/haar website en stelt zo zijn/haar klant in staat een product of dienst te reserveren. De diensten die hiervoor mogelijk zijn, zijn onder andere (geen complete lijst): Diverse sport en spel op tijdbasis, zoals squash, tennis, fitness, paintball Diensten en producten op dagdelen zoals vergaderzalen en bootverhuur Bungalow parken, hotels Diverse afspraak gedreven diensten zoals huisartsen, tandartsen en kapperszaken Reisbureaus In principe levert iedere reservering een reserveringsnummer op, waarna de reservering een levenscyclus ingaat, van nieuw tot en met gesloten. Normaliter is er ook een prijs aan een reservering verbonden, aangezien de klant een dienst of product afneemt. Deze prijs wordt berekend door het systeem. De ondernemer kan er ook voor kiezen een factuur te laten aanmaken, indien dit het geval is, dient het reserveringsnummer als basis voor het factuurnummer. Integratie met het boekhoudsysteem De financiële informatie die impliciet wordt gegenereerd door i-reserve dient voor vele ondernemers als basis voor de omzet en dient dus op één of andere manier ingevoerd te worden in het boekhoudsysteem welke de ondernemer gebruikt. Belangrijk hierbij is te onderkennen dat er door de ondernemer voor gekozen kan worden de facturering te laten plaats vinden vanuit i-reserve of vanuit de boekhouding. Beide opties dienen dus mogelijk te zijn. Indien facturering vanuit i-reserve plaatsvindt, dan zijn diverse attributen op reserveringsniveau niet meer van belang, zoals datum en tijd velden. Er zijn twee entiteiten te onderkennen in i-reserve. Klanten en reserveringen. In de bijlage zijn de attributen aangegeven die kunnen worden geëxporteerd. 1 P a g e

2 Instellen export in i-reserve 1. Voer een nieuwe query op. Bijvoorbeeld 2. Geef de parameters op. Een voorbeeld is hieronder weergegeven: Opmerking: landcode wordt gebruikt als er geen landcode bij de klant aanwezig is. In AFAS is dit een verplicht veld. 3. Voer de query uit met 4. Sla het bestand op. Bijvoorbeeld: afas_booking.csv 2 P a g e

3 Debiteuren van i-reserve naar AFAS Deze paragraaf beschrijft hoe debiteuren overgezet kunnen worden naar AFAS. Opmerking: debiteuren kunnen meerdere keren worden overgezet. Indien de debiteur al bestaat, wordt deze bijgewerkt, anders toegevoegd. 1. Exporteer klanten uit i-reserve 2. Kies in AFAS voor de Import van verkooprelaties-persoon 3. Kies voor een nieuwe importdefinitie (alleen de eerste keer, vervolg opdrachten kunnen uiteraard van een opgeslagen definitie gebruik maken) 4. Er komt een optie scherm. De import moet slagen met deze opties: 3 P a g e

4 5. Het volgende scherm vraagt om bestandsopties, geef deze op zoals in dit voorbeeld: 6. In het volgende scherm dient de mapping van i-reserve velden naar AFAS velden plaats te vinden. Sleep de velden van het voorbeeld bestand naar de kolom waarde. Sommige velden dienen een vaste waarde te hebben. Er zijn diverse controles in AFAS, voor de volledigheid wordt in onderstaande tabel de complete mapping beschreven: 4 P a g e

5 i-reserve AFAS Opmerking Debiteurnummer Debiteurnummer Geen Valutacode Standaard: EUR Zoeknaam Voorletters Voorvoegsel Achternaam Geboortenaam Geslacht TelefoonWerk TelefoonPrive Fax Mobiel Postbusadres Straat Huisnummer HuisnummerToev Postcode Woonplaats Land Zoeknaam (Persoon) Voorletters (Persoon) Voorvoegsel (Persoon) Achternaam (Persoon) Geboortenaam (Persoon) Geslacht (Persoon) Telefoon werk (Persoon) Telefoon privé (Persoon) Fax werk (Persoon) Mobiel werk (Persoon) werk (Persoon) of privé (Persoon) Postbusadres (Adres Persoon) Straat (Adres Persoon) Huisnummer (Adres Persoon) Huisnummer toev (Adres Persoon) Postcode (Adres Persoon) Woonplaats (Adres Persoon) Land (Adres Persoon) Keuze is mogelijk. dient in correct format te zijn 7. Vervolgens kan het bestand echt worden ingelezen. Na het inlezen is er een importeer log te bekijken. Hierin staan foutmeldingen en waarschuwingen. Veelal met betrekking op de kwaliteit van de data. Corrigeer de data indien nodig in i-reserve en volg de importeer handleiding nogmaals om deze fouten te herstellen. 8. Tot slot dient een debiteur in AFAS nog tot debiteur te worden gemaakt. Ga hiervoor naar het overzicht van debiteuren en kies een verkooprelatie die nog geen debiteur is (vinkje staat niet aangevinkt) 5 P a g e

6 9. Ga naar het tabblad Debiteur en vul de verplichte gegevens in: 6 P a g e

7 Financiele mutaties van i-reserve naar AFAS Profit 1. Ga naar Beheer Import Financiële mutaties. 2. Er verschijnt een wizard, kies: 7 P a g e

8 3. Geef opties op: 4. En de bestandsopties: 8 P a g e

9 5. Sleep de velden uit de importfile naar de AFAS kolommen: Sommige velden dienen een vaste waarde te hebben. Er zijn diverse controles in AFAS, voor de volledigheid wordt in onderstaande tabel de complete mapping beschreven: i-reserve AFAS Opmerking Dagboek Rekeningkenmerk Rekeningnummer BTWCode Boekingsdatum Boekstukdatum Factuurnummer Omschrijving Debet Credit Blokkeren Automatisch Kostenplaats BTW Bedrag Dagboek Rekeningkenmerk Rekeningnummer BTW-code Boekingsdatum Boekstukdatum Factuurnummer Omschrijving Bedrag Debet Bedrag Credit Blokkeren voor betaling Automatisch betalen / incasso Kostenplaats BTW bedrag 9 P a g e

10 6. Hierna kan er geïmporteerd worden. AFAS geeft aan welke fouten eventueel gecorrigeerd moeten worden. 10 P a g e