Legal Eagle - Integratiemodule Sdu Uitgevers / A. Koppenaal

Transcriptie

1 Legal Eagle - Integratiemodule / A. Koppenaal

2 I Legal Eagle - Integratiemodule Inhoudsopgave Algemene informatie 1 1 Voorbereidend... werk 2 Gebruik van de integratie module 3 1 Export... van debiteuren 4 2 Export... van declaraties 5 3 Export... Debiteuren en Declaraties: aandachtspunten 6 4 Welke bestanden... worden geëxporteerd 7 Technische specificaties Financiële Export 8 1 Relatie... model 9 2 Data types Debiteur... gegevens 11 Attributen DBF bestand XML bestand XSD bestand Rich XML bestand Bladzijdes Attributen DBF bestand XML bestand XSD bestand Rich XML bestand Declaratieregels Attributen DBF bestand XML bestand XSD bestand Rich XML bestand Alle gegevens... in één XML 17 7 Legal... Eagle kolommen 19

3 Algemene informatie 1 Algemene informatie Wanneer u gebruik maakt van een Legal Eagle-versie met Integratie module, kunt u de gegevens van debiteuren en declaraties exporteren. De aldus gemaakte bestanden kunnen vervolgens door uw boekhoudprogramma worden geïmporteerd en verwerkt.

4 2 Legal Eagle - Integratiemodule 1 Voorbereidend werk Ieder boekhoudprogramma werkt met een inrichting, waarbij grootboekrekeningen en dagboeken worden vastgesteld. Dit dient ook bij Legal Eagle-Export te gebeuren, met dien verstande dat u de verschillende codes en/of nummers in nauw overleg met uw administrateur/boekhouder moet toekennen. Grootboekrekeningen en dagboeken moeten namelijk corresponderen met de gegevens van uw boekhouding. Het document 'Aan de slag met de boek houding.pdf' verschaft aanvullende informatie over de gegevens die in legal Eagle moeten worden ingevoerd. (U kunt dit bestand vinden in: Legal Eagle via de menu-keuze [ Help - Overige handleidingen ] )

5 Gebruik van de integratie module 3 Gebruik van de integratie module U maakt uw declaraties op de normale wijze in Legal Eagle. In de handleiding Aan de slag met Legal Eagle leest u in hoofdstuk 9, Declaraties en conceptdeclaraties mak en hoe u dit doet. Wanneer er één of meer declaraties zijn gemaakt, kunt u de exportmodule gebruiken. U start de module via de menukeuze [ Bestand - Integratie ] Let op! De keuze Integratie is uitsluitend beschikbaar indien voor de gebruiker via [ Systeem - Toegang ] de rechten zijn toegekend. De keuze [ Bestand - Integratie - Export - Declaraties / Debiteuren ] opent het scherm Legal Eagle export, dat twee tabbladen kent, namelijk Debiteuren en Declaraties. Beide tabbladen worden hieronder nader toegelicht.

6 4 Legal Eagle - Integratiemodule 1 Export van debiteuren Via het tabblad Debiteuren kunt u de gegevens van uw debiteuren exporteren. U hebt een drietal selectiemogelijkheden: o Nieuwe de gegevens van de debiteuren behorende bij de laatst gemaakte facturen in Legal Eagle -die nog niet eerder zijn geëxporteerdworden weggeschreven naar het exportbestand o Alle de gegevens van de debiteuren behorende bij alle -ook reeds eerder gemaakte- facturen in Legal Eagle worden weggeschreven naar het exportbestand o Datum met behulp van twee datumvelden kunt u vaststellen welke debiteurgegevens moeten worden weggeschreven naar het exportbestand. De factuurdatum is daarbij bepalend. Met de knop Exporteren wordt het exportbestand gemaakt. In de naam van het exportbestand wordt standaard de datum van vandaag als jjjjmmdd vermeld. Indien het bestand reeds bestaat -u hebt bijvoorbeeld vandaag reeds eerder een export uitgevoerd- krijgt u daarvan een melding.

7 Gebruik van de integratie module 5 2 Export van declaraties Via het tabblad Debiteuren kunt u de gegevens van uw debiteuren exporteren. U hebt een drietal selectiemogelijkheden: o Nieuwe de gegevens van de laatst gemaakte facturen in Legal Eagle -die nog niet eerder zijn geëxporteerd- worden weggeschreven naar het exportbestand o Alle de gegevens die behoren bij alle -ook reeds eerder gemaakte- facturen in Legal Eagle worden weggeschreven naar het exportbestand o Datum met behulp van twee datumvelden kunt u vaststellen welke declaratiegegevens moeten worden weggeschreven naar het exportbestand. De factuurdatum is daarbij bepalend Met de knop Exporteren wordt het exportbestand gemaakt. In de naam van het exportbestand wordt standaard de datum van vandaag als jjjjmmdd vermeld. Indien het bestand reeds bestaat -u hebt bijvoorbeeld vandaag reeds eerder een export uitgevoerd- krijgt u daarvan een melding.

8 6 Legal Eagle - Integratiemodule 3 Export Debiteuren en Declaraties: aandachtspunten Uw boekhoudpakket heeft de gegevens van de Debiteuren nodig om de verwerking van de declaraties correct te kunnen uitvoeren. U dient dan ook te zorgen voor het exporteren van deze debiteurengegevens. Wanneer voor een bepaalde debiteur meer declaraties zijn gemaakt, zal de betreffende debiteur ook meermalen in het exportbestand voorkomen. De applicatie waarin de gegevens worden geïmporteerd moet er voor zorgen dat deze gegevens worden ontdubbeld. Zo heeft AccountView bijvoorbeeld de mogelijkheid om de gegevens te actualiseren, waardoor de in Legal Eagle aangebrachte adresmutaties automatisch in de boekhouding kunnen worden doorgevoerd. U doet er derhalve verstandig aan altijd bij de export van debiteuren voor Alle te kiezen. Bij de export van declaraties dient u met het volgende rekening te houden: wanneer u het exportbestand hebt gemaakt, worden de betreffende declaraties en declaratieregels op Verwerkt gezet. Dat is correct voorzover het Legal Eagle betreft. Maar de declaraties zijn natuurlijk pas werkelijk verwerkt indien u de betreffende gegevens daarna hebt geïmporteerd in uw boekhoudpakket! Aanbevolen wordt dan ook op uw kantoor vaste afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor de export van de gegevens èn voor het inlezen van de geëxporteerde gegevens in het boekhoudpakket. Leg ook vast wanneer dat gebeurt! via [ Extra - Toegang ] kunt u de bevoegdheid om dit te doen beperken tot een paar medewerkers.

9 Gebruik van de integratie module 7 4 Welke bestanden worden geëxporteerd Met de keuze [ Bestand - Integratie - Export - Debiteuren ] worden de volgende bestanden geëxporteerd: Het bestand met de debiteurengegevens krijgt altijd standaard de naam EXPORTDEB_ aangevuld met de datum van vandaag als jaar-maand-dag, en een extensie. De bestanden zijn beschikbaar in dbf-formaat en in xml-formaat. Met de keuze [ Bestand - Integratie - Export - Declaraties ] worden de volgende bestanden geëxporteerd: Bij de declaratiegegevens is sprake van twee bestanden, namelijk: EXPORTDEC_jjjjmmdd declaratie EXPORTDEC_jjjmmdd_blz dit bestand bevat de declaratieregels, d.w.z. alle onderdelen van de dit bestand bevat de hoofdgegevens van de declaratie De bestanden zijn beschikbaar in dbf-formaat en in xml-formaat.

10 8 Legal Eagle - Integratiemodule Technische specificaties Financiële Export Dit document beschrijft de gegevens structuur van de door Legal Eagle aangemaakte export bestanden. De export maakt vijf soorten bestanden aan: 1. DBF bestanden (Visual Foxpro tabellen) 2. XSD bestand 3. XML bestand 4. Rich XML (XML en XSD in één bestand) 5. Alle gegevens in één XML Voor debiteur, bladzijdes en declaratieregels worden bestanden 1 t/m 4 aangemaakt. Bestand 5 bevat alle gegevens in één XML bestand. Er worden declaratieregels, bladzijde en debiteur gegevens geëxporteerd, waneneer de declaratiegegevens worden geïmporteerd in een boekhoud programma moeten de journaalposten door het importerende programma worden aangemaakt.

11 Technische specificaties Financiële Export 9 1 Relatie model PK Debiteur ID clientno... PK FK1 Bladzijdes ID bladzijde clientno... clientid Declaratieregels PK FK1 ID bladzijde... Bladzijdes verwijst naar Debiteur middels kolom clientid. Wanneer een debiteur redundant voorkomt wordt voor een declaratie de debiteur meerdere malen opgenomen. Toekomstige aanpassing: Bij bladzijdes een kolom debiteur_id opnemen zodat voor een declaratie slechts 1 debiteur rij wordt opgenomen!

12 10 Legal Eagle - Integratiemodule 2 Data types Type Formaat Opmerking Varchar(x) Tekst met lengte X. Datetime Date Numeric(x,y) Integer Logical Datum veld (jjjj-mm-ddtuu: mm:ss). Voorbeeld: T11:40:06 Datum veld (jjjj-mm-dd). Voorbeeld: Getal met x getallen voor de komma en y getallen na de komma. 4 bytes lang getal. Waardes: true of false

13 Technische specificaties Financiële Export 11 3 Debiteur gegevens De bestandnaam is als volgt opgebouwd: EXPORTDEB_[DATUM][_RICH].[EXT]. [EXT] is afhankelijk van het soort bestand (DBF, XML, XSD). Voorbeeld: EXPORTDEB_ DBF. 3.1 Attributen Kolom Type Opmerking ID Integer, PK, AUTOINC Uniek ID binnen bestand Datum Datetime Datum tijd Verwerkt Logical Is de regel reeks eerder geëxporteerd? Dagboek Varchar(3) Dagboek Bladzijde Varchar (10) Bladzijde (dit is het factuurnummer) Facdatum Date Factuurdatum Grootboek Varchar (10) Grootboek Tekst Varchar (40) Omschrijving BTWCode Varchar (2) BTW Code, 0 (0%), 1 (19%), 2 (6%) Bedrag Numeric (11,2) Bedrag exclusief BTW! Code Varchar (10) Unieke code Brontype Numeric (2) Altijd waarde 99 IDBron Varchar (10) Factuurnummer (Identificatie bron) Btwbedrag Numeric (11,2) Btw bedrag Ad Varchar (2) Advocaat code ABarcode Varchar (6) Bar-code advocaat (Formaat A99999) KBarcode Varchar (6) Bar-code kantoor (Formaat K99999) Bedragcode Varchar (2) De bedragcodes kunnen door de gebruiker aangepast worden, er kunnen ook nieuwe codes aangemaakt worden. Bepaalde codes zijn vast en kan de gebruiker niet aanpassen. Dit zijn: K% - Kantoorkosten EB - Eigenbijdrage VO Voorschot UU Honorarium (alle honorarium regels)

14 12 Legal Eagle - Integratiemodule 3.2 DBF bestand.dbf bestanden zijn dbase bestanden met kolommen zoals de beschreven attributen. 3.3 XML bestand.xml bestanden bevatten alle attributen zoals beschreven, binnen het bestand is één node: Node <crsbladzijden> </crsbladzijden> 3.4 XSD bestand Tag <id>.xsd bestanden geven een beschrijving van de XML structuur en attributen (datatype, lengte etc). 3.5 Rich XML bestand Rich bestanden bevatten zowel de XSD als de XML in één bestand. Deze bestanden hebben aan het einde van de bestandnaam _rich met extentie XML.

15 Technische specificaties Financiële Export 13 4 Bladzijdes De bestandnaam is als volgt opgebouwd: EXPORTDEC_[DATUM]_blz.[EXT]. [EXT] is afhankelijk van het soort bestand (DBF, XML, XSD). Voorbeeld: EXPORTDEC_ _blz.xml. Binnen de declaratieregels is attribuut Clientno een forgeinkey naar attribuut Clientno van de debiteuren. 4.1 Attributen Kolom Type Opmerking ID Integer, PK, AUTOINC Uniek ID binnen bestand Datum Datetime Datum tijd Verwerkt Logical Is de regel reeks eerder geëxporteerd? Dagboek Varchar(3) Dagboek Bladzijde Varchar (10) Bladzijde (dit is het factuurnummer) Facdatum Date Factuurdatum Grootboek Varchar (10) Grootboek Tekst Varchar (40) Omschrijving BTWCode Varchar (2) BTW Code, 0 (0%), 1 (19%), 2 (6%) Bedrag Numeric (11,2) Bedrag exclusief BTW! Code Varchar (10) Unieke code Brontype Numeric (2) Altijd waarde 99 IDBron Varchar (10) Factuurnummer (Identificatie bron) Btwbedrag Numeric (11,2) Btw bedrag Ad Varchar (2) Advocaat code ABarcode Varchar (6) Bar-code advocaat (Formaat A99999) KBarcode Varchar (6) Bar-code kantoor (Formaat K99999) Bedragcode Varchar (2) De bedragcodes kunnen door de gebruiker aangepast worden, er kunnen ook nieuwe codes aangemaakt worden. Bepaalde codes zijn vast en kan de gebruiker niet aanpassen. Dit zijn: K% - Kantoorkosten EB - Eigenbijdrage VO Voorschot UU Honorarium (alle honorarium regels)

16 14 Legal Eagle - Integratiemodule 4.2 DBF bestand.dbf bestanden zijn dbase bestanden met kolommen zoals de beschreven attributen. 4.3 XML bestand.xml bestanden bevatten alle attributen zoals beschreven, binnen het bestand is één node: Node <crsbladzijden> </crsbladzijden> 4.4 XSD bestand Tag <id>.xsd bestanden geven een beschrijving van de XML structuur en attributen (datatype, lengte etc). 4.5 Rich XML bestand Rich bestanden bevatten zowel de XSD als de XML in één bestand. Deze bestanden hebben aan het einde van de bestandnaam _rich met extentie XML.

17 Technische specificaties Financiële Export 15 5 Declaratieregels Binnen de declaratieregels is attribuut Bladzijde een forgeinkey naar attribuut Bladzijde van de bladzijdes. 5.1 Attributen Kolom Type Opmerking ID Integer, PK, AUTOINC Uniek ID binnen bestand Datum Datetime Datum tijd Verwerkt Logical Is de regel reeks eerder geëxporteerd? Dagboek Varchar(3) Dagboek Bladzijde Varchar (10) Bladzijde (dit is het factuurnummer) Facdatum Date Factuurdatum Grootboek Varchar (10) Grootboek Tekst Varchar (40) Omschrijving BTWCode Varchar (2) BTW Code, 0 (0%), 1 (19%), 2 (6%) Bedrag Numeric (11,2) Bedrag exclusief BTW! Code Varchar (10) Unieke code Brontype Numeric (2) Altijd waarde 99 IDBron Varchar (10) Factuurnummer (Identificatie bron) Btwbedrag Numeric (11,2) Btw bedrag Ad Varchar (2) Advocaat code ABarcode Varchar (6) Bar-code advocaat (Formaat A99999) KBarcode Varchar (6) Bar-code kantoor (Formaat K99999) Bedragcode Varchar (2) 5.2 DBF bestand De bedragcodes kunnen door de gebruiker aangepast worden, er kunnen ook nieuwe codes aangemaakt worden. Bepaalde codes zijn vast en kan de gebruiker niet aanpassen. Dit zijn: K% - Kantoorkosten EB - Eigenbijdrage VO Voorschot UU Honorarium (alle honorarium regels).dbf bestanden zijn dbase bestanden met kolommen zoals de beschreven attributen.

18 16 Legal Eagle - Integratiemodule 5.3 XML bestand.xml bestanden bevatten alle attributen zoals beschreven, binnen het bestand is één node: Node <crsbladzijden> </crsbladzijden> 5.4 XSD bestand Tag <id>.xsd bestanden geven een beschrijving van de XML structuur en attributen (datatype, lengte etc). 5.5 Rich XML bestand Rich bestanden bevatten zowel de XSD als de XML in één bestand. Deze bestanden hebben aan het einde van de bestandnaam _rich met extentie XML.

19 Technische specificaties Financiële Export 17 6 Alle gegevens in één XML Het bestand *_inc_deb.xml bevat alle gegevens in één XML bestand. XML structuur: Node Tag <LE_EXPORT> <debiteuren> <debiteur> Alle attributen zoals beschreven bij debiteuren. </debiteur> </debiteuren> <bladzijden> <bladzijderegel> <blz_id></blz_id> <blz_datum></blz_datum> <blz_verwerkt></blz_verwerkt> <blz_dagboek></blz_dagboek> <blz_bladzijde></blz_bladzijde> <blz_periode></blz_periode> <blz_tdatum></blz_tdatum> <blz_clientno></blz_clientno> <blz_facnum></blz_facnum> <blz_tekst></blz_tekst> <reg_id></reg_id> <reg_datum></reg_datum> <reg_verwerkt></reg_verwerkt> <reg_dagboek></reg_dagboek> <reg_bladzijde></reg_bladzijde> <reg_facdatum></reg_facdatum> <reg_grootboek></reg_grootboek> <reg_tekst></reg_tekst> <reg_btwcode></reg_btwcode> <reg_bedrag></reg_bedrag>

20 18 Legal Eagle - Integratiemodule </bladzijderegel> </bladzijden> <Checksum> <controlegetallen> </controlegetallen> </Checksum> </LE_EXPORT> <reg_code></reg_code> <reg_brontype></reg_brontype> <reg_idbron></reg_idbron> <reg_btwbedrag></reg_btwbedrag> <reg_ad></reg_ad> <reg_abarcode></reg_abarcode> <reg_kbarcode></reg_kbarcode> <aantalregels></aantalregels> <totaalbedragexcl></totaalbedragexcl> <totaalbedragbtw></totaalbedragbtw> <aantaldebiteuren></aantaldebiteuren> Voor attribuut definitie onder nodes <bladzijderegel> zie declaratieregels en bladzijdes. In de node <bladzijderegel> zijn de bladzijdes redundant (alle attributen met blz_). Helaas kan ik op dit moment geen XSD aanleveren voor dit bestand (alle attributen staan wel in de andere XSD bestanden). De node <checksum> heeft de volgende tags: aantalregels (numeric 6) totaalbedragexcl (numeric 15,2) totaalbedragbtw (numeric 15,2) aantaldebiteuren (numeric 6)

21 Technische specificaties Financiële Export 19 7 Legal Eagle kolommen Bladzijdes Kolom Type LE Kolom ID Integer, PK, AUTOINC n.v.t. Datum Datetime Verwerkt Logical n.v.t. Dagboek Varchar(3) mboek Bladzijde Varchar (10) Facnum Periode Numeric(3) mperiode TDatum Date Date() Clientno Varchar (6) Clientno Facnum Varchar (12) Facnum Tekst Varchar (40) Factuur Legal Eagle clientid Integer n.v.t. Declaratie regels Kolom Type LE Kolom ID Integer, PK, AUTOINC n.v.t. Datum Datetime Verwerkt Logical n.v.t. Dagboek Varchar (3) Mboek Bladzijde Varchar (10) Facnum Facdatum Date Facdatum Grootboek Varchar (10) Grootboek Tekst Varchar (40) Tekst BTWCode Varchar (2) BTW Bedrag Numeric (11,2) Bedrag Code Varchar (10) (unieke code) Brontype Numeric (2) (brontype)? IDBron Varchar (10) (Identificatie bron) SYS(2015) Facnum

22 20 Legal Eagle - Integratiemodule AD Varchar (2) AD ABarCode Varchar (6) Advocaat.barcode KBarCode Varchar (6) Kantbarcode (variabele) Debiteuren Kolom Type LE Kolom ID Integer, PK, AUTOINC n.v.t. Datum Datetime Verwerkt Logical n.v.t. Naam Varchar (40) Naam Init Varchar (9) Init Vrnaam Varchar (45) Vrnaam Vvoeg Varchar (40) Vvoeg Tvoeg Varchar (10) Tvoeg Company Varchar (80) Company Debt Varchar (80) Dept Adres Varchar (45) Adres Plaats Varchar (25) Plaats Post Varchar (7) Post Land Varchar (2) Pcodecheck.isocode via name.landid Tel1 Varchar (10) Tel1 Tel2 Varchar (10) Tel2 Tel3 Varchar (10) Tel3 Reknum Varchar (12) Reknum Clientno Varchar (6) siteid Alfakey Varchar (10) Alfakey Verzamel Varchar (10) n.v.t. Le_name Varchar (254) n.v.t.