Productinformatie ALERT. Copyright 2015,

Transcriptie

1 Copyright 2015, Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Centric Netherlands B.V. Productinformatie ALERT

2 Inhoudsopgave 1. Visie Inleiding Algemene kenmerken Relatiebeheer (CRM) Objecten Resultaatgericht Samenwerken Calculatie Werkvoorbereiding Urenregistratie, loon en salarissen Inkoop en voorraadbeheer Projectenadministratie Projectbewaking Regie- en klussenwerk Facturering Financieel Bouwplaatsadministratie ALERT 2 januari 2015

3 17. Materieelbeheer Managementrapportage Systeemeisen Meer weten? ALERT 3 januari 2015

4 1. Visie Betrouwbaar Centric is al jarenlang actief als leverancier van ICT-oplossingen voor de bouw. Dankzij onze brede ervaringen in de keten hebben we innovatieve oplossingen ontwikkeld, zoals het integreren van werkbonnen voor woningcorporaties en de bouw. Onze schaalgrootte en ervaring in meerdere branches, zoals gemeentes, woningcorporaties, vastgoed, projectontwikkelaars en bouw, garanderen continuïteit en deskundigheid. Compleet De oplossingen van Centric zijn modulair en breed inzetbaar in de bouw. Voor alle processen van kleine tot grote bouwbedrijven is er een passende oplossing. In de B&U en GWW biedt Centric oplossingen voor grotere, middelgrote en kleinere uitvoerende en regisserende bouw-, schilders- en vastgoedbedrijven. Speciaal voor bedrijven die actief zijn in vastgoedonderhoud biedt ALERT de schilders- en glascalculatie, MJOP, Resultaatgericht Samenwerken en objectenbeheer. Veelzijdig Centric kan u als hoofdaannemer een breed scala aan producten en diensten aanbieden, zoals: ALERT: van acquisitie en projectbeheersing tot service en onderhoud; Consultancy: ervaring met kleine, maar ook complexe trajecten; Opleidingen: van systeemsoftware tot standaardbouwsoftware; Hardware: levering van pc s en netwerkomgevingen; Beheerdiensten: van eenvoudig systeembeheer tot volledige outsourcing. Kwaliteit De consultants van Centric beschikken over gedegen bouwkennis en jarenlange ervaring en voorzien in de optimale vertaalslag van de oplossingen naar uw dagelijkse bouwpraktijk. De oplossingen zijn modulair opgebouwd, zodat deze geheel naar wens zijn aan te passen aan uw organisatie. Met de diverse modules wordt het mogelijk het beheer van al uw bedrijfsprocessen onder te brengen in één applicatie. Commitment De implementatie van een ICT-traject vereist inspanning van beide partijen. Alleen door gezamenlijke inspanning kan het een succesvol traject worden. Centric levert hieraan een belangrijke bijdrage door zich als hoofdaannemer op te stellen. Onze werkwijze: Centric levert één aanspreekpunt; samen opstellen van projectplan (partnership); heldere en duidelijke afspraken; meetbare doelstellingen; commitment aan deadlines. ALERT 4 januari 2015

5 Innovatief Centric is actief in meerdere branches, dit maakt het mogelijk kennis en ervaring snel te delen. Onze innovatieve oplossingen worden in de bouw gebruikt door uw collegaaannemers, zoals: Mobiele toepassingen voor onderhoud met werkbonnen via de tablet; 3D financiële en optische presentatie van woningen (meer- en minderwerk); Portaltechniek voor laagdrempelige gebruikerstoegang en communicatie tussen de opdrachtgevers en partners. Marktstandaarden Centric baseert haar standaardsoftware op de wereldstandaard Microsoft, Magic & Actian PSQL en is in Nederland één van de belangrijkste Gold Certified-partners van Microsoft. Implementatie Onze implementatieaanpak is gebaseerd op partnership met de klant gedurende het gehele project. We streven daarbij naar een snelle ROI (Return on Investment). Onze businessconsultants dragen hun kennis over de standaardoplossingen en mogelijkheden hieromtrent graag aan u over. Tegelijkertijd verzekeren onze technische analisten de overgang van het bestaande naar het nieuwe systeem voor wat betreft de data- en lay-outconversie. Toekomstvisie Eén van onze voornaamste doelstellingen is onze klanten via technologie een strategische voorsprong in de markt te bieden. Delen van kennis en informatie = DNA van de toekomst. Ketensamenwerking De veranderingen in de bouw maken ketenintegratie steeds belangrijker. De markt dwingt bedrijven tot samenwerking in de keten, wat het delen van kennis en informatie steeds belangrijker maakt. Via internetportals of SharePoint kunnen opdrachtgevers en onderaannemers eenduidige informatie delen. Mobiel werken Werk effectiever door gegevens te registreren bij de bron op een online tablet. Diverse apps voor urenregistratie, inspectie, werkbonnen, meerwerk en mutatieopname bieden u mogelijkheden om uw processen efficiënter te maken. ALERT 5 januari 2015

6 2. Inleiding ALERT is een volledig geïntegreerde standaardtotaaloplossing (ERP) voor de bouw. De oplossing is ontwikkeld voor uitvoerende middelgrote en kleine bouwondernemingen in B&U en GWW, schilders- en vastgoedonderhoudsbedrijven. ALERT is modulair opgebouwd en onderscheidt zich van bestaande automatiseringsoplossingen door een volledige integratie van alle logistieke, financiële en administratieve functies binnen uw bedrijf. U hoeft gegevens slechts eenmalig in te voeren, waarna deze in het gehele programma oproepbaar zijn. Door de integratie van alle denkbare modules heeft u op ieder gewenst moment een compleet overzicht. Met een druk op de knop plaatst u detailinformatie in het perspectief van het totaal. De belangrijkste bouwprocessen in ALERT zijn: Relatiebeheer (CRM) Documentbeheer Objectenbeheer Geïntegreerde calculatie Elementenbegrotingen Schilderscalculatie Glasberekeningen Scenario s Resultaatgericht Samenwerken (KiB) Inspectie Meerjarenonderhoudscalculatie, MJOP Traject- en offertebeheer Klanttevredenheidregistratie Werkvoorbereiding Nacalculatie Urenregistratie Personeelsbeheer Inkoop- en voorraadadministratie Digitale fiattering / workflow Magazijnbeheer Resource- en projectplanning Grafisch planbord Bouwplaatsadministratie Projectbewaking Kopersbeheer Materieelbeheer Artikelenbeheer Managementrapportage(s) Boekhouding Facturering Werkbonnen ALERT 6 januari 2015

7 ALERT mobiele Apps: Werkbon App - ondersteuning van service-onderhoudswerkzaamheden; Inspectie App - inspectie conform RGS-KiB systematiek van grotere projecten met meerdere meetplaatsen; Opname App - registratie van voornamelijk standaard werkzaamheden voor één woning, gericht op mutatiewerkzaamheden; Uren App - uren en kilometer/reis verantwoording door voorman of medewerker zelf; Productieboek App - registratie van geproduceerde aantallen ten behoeve van de voortgangsbewaking; Meerwerk App - offline registratie van vooraf gedefinieerde meerwerkposten op meerdere locaties binnen een groter project. ALERT internetportalen: Opdrachtgeversportal; Onderaannemersportal; Dispatchportal (schadeherstel); Bewonersportal; Uren/materialenregistratieportal. ALERT is tevens geïntegreerd met andere oplossingen van Centric, zoals: Paymaster en Persmaster: loon- en salarisverwerking en personeelsbeheer; Wocas (software voor woningcorporaties); SharePoint Projectportal. De belangrijkste kenmerken van ALERT zijn: Volledige geïntegreerde standaardsoftware voor de bouw; Modulaire opbouw dus flexibel; Standaard uitgebreide functionaliteit; Volledige integratie met MS Office; Uitgebreide, maar eenvoudige managementinformatie; Snel informatie dankzij doorzoomtechnieken ; Werkbonnen op mobiele toepassingen; Geïntegreerde calculatie. De belangrijkste kenmerken van de implementatie: Snelle implementatie door eenvoud; Volledige opleiding op uw locatie; Onze consultants beschikken over ervaring in uw branche; Snelle aanpassing op uw bedrijfsproces. De belangrijkste kenmerken van onze ondersteuning: Goed bereikbare helpdesk; Volledige help-functie in ALERT; Drie keer per jaar een nieuwe release; Actieve gebruikersgroep; Relatiebeheer; Ondersteuningsportal op internet. ALERT 7 januari 2015

8 Koppelingen met software van derden zoals: O-Prognose (MJOP) van Plandatis, inspecties NEN 2767; BKA Digitaliseren en inspecteren van het woningbestand; Diverse salarissystemen. ALERT 8 januari 2015

9 3. Algemene kenmerken De volledige integratie en modulaire opbouw maken ALERT tot een standaardoplossing voor de bouw met een moderne uitstraling. Microsoft look and feel De ALERT-schermen zijn opgebouwd met de Microsoft look and feel, waardoor gebruikers eenvoudig de basisfunctionaliteiten kunnen gebruiken zoals knippen, plakken, kopiëren en verplaatsen van kolommen. Hierdoor kunt u eenvoudig gegevens naar bijvoorbeeld MS Excel kopiëren. Uiteraard kunt u ook vaste sjablonen automatisch vullen met informatie uit de database (door middel van ODBC). U vindt een uitgebreide bouwgerichte help-functie onder F1-knop. Doorzoomtechniek Alle gegevens die worden ingevoerd, komen in een centrale database waardoor rapportages op papier of scherm eenvoudig en snel kunnen worden getoond. De doorzoomtechniek biedt u de mogelijkheid om van een willekeurig bedrag in het scherm met een simpele klik de onderliggende opbouw van het bedrag te tonen. U wilt bijvoorbeeld in de kostenbewaking de opbouw zien van een bedrag van de fundering. Met de doorzoomtechniek kunt u de onderliggende urenboekingen of inkoopfacturen raadplegen. Rolgebonden menu Per gebruiker kunt u een eigen rolgebonden menu aanmaken. Dit maakt het mogelijk een persoonlijk menu samen te stellen voor de meest gebruikte functies. ALERT 9 januari 2015

10 Muis- en functietoetsen Naast de muisbediening heeft ALERT de mogelijkheid om functietoetsen te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld snel en effectief een zoekfunctie activeren. Integratie met MS Office Uiteraard is ALERT volledig geïntegreerd met MS Office. Alle documenten zoals inkoopopdrachten, facturen en brieven kunt u eenvoudig door middel van een sjabloon in MS Word afdrukken of mailen. Tevens wordt alle correspondentie in ALERT opgeslagen, waardoor u altijd inzicht houdt in de historie. Ook is een uitgebreide export naar MS Excel aanwezig voor bijvoorbeeld rapportages of grafieken. Indien u gebruikmaakt van vaste sjablonen in MS Excel worden deze eenvoudig vanuit de database geüpdatet. Diverse standaardintegraties Ook met tal van producten van Centric en derden kunnen wij standaardintegraties aanbieden. Enkele voorbeelden hiervan zijn: Integratie met MS Office (Word, Excel, Outlook); Integratie met Google Maps; Integratie met diverse externe calculatiepakketten via CUF XML, zoals Ibis Trad; Integratie met diverse loon- en salarissystemen zoals PIMS en Paymaster van Centric, maar ook SCAB, Cobra, CBBS, Lopac en CMG; Integratie met diverse planningspakketten, zoals MS Project en Powerproject. ALERT 10 januari 2015

11 4. Relatiebeheer (CRM) Relaties zijn de basis van uw bedrijf. Alle klanten, leveranciers, medewerkers en overige bouwpartners kunt u hier terugvinden. De volledige integratie van ALERT geeft hier alle bijkomende voordelen: via de relatiekaart heeft u op elk moment volledig inzicht in de status van uw relaties. Wie is mijn contactpersoon, welke projecten zijn voor deze klant uitgevoerd, is de openstaande post al betaald of loopt er nog een klacht? Op al deze vragen heeft u binnen enkele muisklikken het passende antwoord. Relatiebeheer, relatiekaart. In de relatiekaart kunt u alle standaard NAW-gegevens vastleggen. Tevens heeft u de mogelijkheid om zelf velden te definiëren om de door u gewenste gegevens vast te leggen. Daarnaast kunt u alle documenten, tekeningen, contracten et cetera aanmaken en documenteren. Tevens kunt u per relatie meerdere contactpersonen, met bijbehorende gegevens, vastleggen en beheren. Via de standaardlijsten of de managementinformatietools kunt u al deze gegevens combineren, zodat u ook volledig inzicht krijgt in uw relatiegroepen. Naast de standaardlijsten is het mogelijk etiketten te printen, mailingen te versturen en uw relaties uit te wisselen met bijvoorbeeld Outlook. ALERT 11 januari 2015

12 Relatiebeheer, Google Maps Vanuit de relatiekaart kunt u doorzomen naar projecten, calculaties, trajecten, acties, offertes, contacten en mutatiehistorie maar ook is er een directe link met het bezoekadres en Google Maps. U vindt snel de locatie en/of route. Relatiebeheer, rechtstreeks en ALERT 12 januari 2015

13 CRM-trajecten Het acquisitieproces in de bouw wordt steeds complexer. Meerdere partijen zijn betrokken bij de ontwikkeling. Van het bewaken van uw aanbiedingen richting eventuele opdrachtgevers tot het registreren van afspraken. De basis van de module CRM is het traject, alle relevante gegevens worden op de trajectkaart aangemaakt. Gedurende de loop van het traject verzamelt deze trajectkaart alle acties, offertes, concurrentie-informatie et cetera. De trajectstatus wordt na het nemen van bepaalde acties zoals telefoontjes, memo s of automatisch bijgewerkt, bijvoorbeeld na akkoord van de klant wijzigt de status automatisch naar order. Per traject kunt u documenten en acties registreren. De workflow methodiek definieert vervolgens eenvoudig acties voor u of een andere medewerker. Per bedrijf en/of contactpersoon kunt u kenmerken toevoegen, zodat later heel eenvoudig op basis van een selectiekenmerk een mailing en/of een offerteaanvraag kan worden verstuurd. Trajectkaart CRM-trajecten zijn de basis voor de projectvoorbereiding. CRM-trajecten zijn volledig geïntegreerd met de calculatiemodule en combineren de trajecten met de ramingen. U weet daardoor op elk moment de samenstelling van uw huidige en, misschien wel belangrijker, uw toekomstige orderportefeuille. Per traject kunt u gegevens vastleggen zoals scoringskans, betrokken partijen, namen van contactpersonen, activiteiten en documenten. ALERT 13 januari 2015

14 Door de steeds verder toenemende concurrentie wordt CRM steeds belangrijker voor het bouwbedrijf. Ook bij uw bedrijf gaat er wel eens iets mis, een offerte die vergeten wordt, een opleveringspunt dat al opgelost had moeten zijn et cetera. Met de module CRM zorgt u ervoor dat, door middel van workflow, de te nemen acties op het juiste moment en in de juiste volgorde worden uitgevoerd. Door de naadloze integratie met MS Office zorgt CRM er ook nog voor dat de documentstroom binnen uw organisatie wordt gestandaardiseerd en makkelijk kan worden teruggevonden. Acties vanuit ALERT naar Outlook Eén van de sterke punten van de CRM-module is de achterliggende workflow techniek. Deze gaat uit van het principe dat elke actie een vervolgactie impliceert. Zo moet na een informatieaanvraag altijd informatie worden toegestuurd en dient deze informatie altijd te worden nagebeld. Door de flexibele opbouw blijft het altijd mogelijk bepaalde acties wel of niet verplicht uit te voeren. Daarnaast is het ook mogelijk om aan bepaalde acties altijd een vaste uitvoerende persoon te koppelen, een baliemedewerker moet de informatie bijvoorbeeld altijd verzenden en de acquisiteur dient vervolgens na te bellen. Natuurlijk kan elke medewerker op elk moment in de to do-list kijken welke acties nog moeten worden uitgevoerd en kan op allerlei manieren worden gekeken welke acties er zijn uitgevoerd of wat er nog moet gebeuren. Door de integratie met MS Office zijn de acties ook in Outlook zichtbaar. Taken kunnen nu gestructureerd worden opgevolgd. ALERT 14 januari 2015

15 Opvolgen uitgebrachte offertes Offertes zijn vastgelegd in een digitaal offerteboek. Op de offertekaart zijn direct gegevens zichtbaar als de kostprijs, geschatte winst, slagingskans en wanneer de omzet wordt verwacht. Uiteraard kunt u het offertedocument rechtstreeks benaderen. Documentbeheer vanuit een traject/integratie met MS Office ALERT 15 januari 2015

16 Een ander belangrijk aspect van CRM is het documentbeheer, dit onderdeel zorgt ervoor dat alle documenten simpel zijn terug te vinden. Documenten worden allemaal volgens dezelfde standaard aangemaakt en gegevens van bijvoorbeeld de klant of de offerte kunnen met één druk op de knop worden samengevoegd naar Word, zodat de brief direct kan worden geprint of via verzonden kan worden. Het bij elkaar houden van de documentatie voor een bouwproject is hierdoor erg eenvoudig. Alle documenten, zowel de standaarddocumenten als bijvoorbeeld tekeningen, kunnen eenvoudig aan het traject worden gelinkt. Vervolgens kan iedereen, in elk stadium van het project, op een eenvoudige manier bijvoorbeeld de overeenkomst, de tekening of de notulen van de laatste bouwvergadering terugvinden. De belangrijkste mogelijkheden van de module CRM: Bijhouden (uitgevoerde en nog uit te voeren) acties, met de workflow techniek; Omzetprognoses; Offertebeheer; Concurrentieanalyse; Status van klachten; Automatisch genereren documenten; Beheer van in- en externe offertes, brieven, tekeningen et cetera. Documentbeheer vanuit een traject/integratie met afbeeldingen ALERT 16 januari 2015

17 5. Objecten Objecten biedt u de mogelijkheid om uw objecten (gebouwen) te benoemen en onder te verdelen in types, opbouw (bouwdelen) en relaties. Op het object kunnen gegevens worden vastgelegd zoals soort complex, woonvorm, inhoud, locatie maar ook de betrokken relaties, calculaties, projecten, werkbonnen, gerelateerde documenten en foto s. Ook is het mogelijk het woningbezit van een opdrachtgever zoals een woningcorporatie te importeren. Door registratie op objectenniveau is het mogelijk dat de opdrachtgever managementinformatie verkrijgt over een wijk, straat of woning. Denk hierbij aan klanttevredenheid, type werk, doorlooptijd en bezoekfrequentie. De KPI s kunnen ook in de opdrachtgeversportal via internet worden aangeboden. In combinatie met Resultaatgericht Samenwerken (module KiB) is het ook mogelijk inspecties vast te leggen. Objectbeheer, objectkaart ALERT 17 januari 2015

18 6. Resultaatgericht Samenwerken Samenwerking binnen renovatie en vastgoedonderhoud kan leiden tot onnodig hoge exploitatie- en faalkosten. De fasen van het proces zijn vaak niet op elkaar afgestemd of er wordt er alleen gekeken naar de investering op de korte termijn. Resultaatgericht Samenwerken (RGS) stelt visie, afspraken en resultaat centraal en kijkt naar onderhoud(s)(kosten) in de toekomst. Het is een methodiek voor ketensamenwerking in onderhoud en renovatie. RGS leidt tot een efficiëntere samenwerking tussen vastgoedonderhoudsbedrijven en vastgoedbeheerders, zoals woningcorporaties. Het resultaat: lagere proceskosten, kortere doorlooptijden en grotere tevredenheid bij bewoners. Door al tijdens de planvorming deze kennis en ervaring met corporaties te delen, kunt u als vastgoedonderhoudsbedrijf toegevoegde waarde creëren. Geautomatiseerde vraagspecificatie met ALERT KiB-software In die samenwerking is het belangrijk dat vooraf duidelijk is wat de wensen van de opdrachtgevers (en die van de bewoners) zijn rond functionaliteit, duurzaamheid, esthetische waarde, economische prestatie et cetera. Met de software Kwaliteit in Balans (KiB) van Centric kunt u eenvoudig keuzes maken in uitgangspunten, prestatie-eisen en normen, waarbij de software zorgt voor de onderbouwing van de juiste bouwdelen voor inspectie. RGS zet de gemaakte keuzes af tegen de meetlat van het strategisch voorraadbeheer. Via de inspectie App kan de medewerker buiten op de tablet eenvoudig en snel de onderhoudsconditie inspecteren. De resultaten worden online verwerkt in de KiB-software waardoor geen mutaties achteraf noodzakelijk zijn. Door diverse scenario s te maken, kiest u samen met de opdrachtgever de best passende oplossing voor de lange termijn. De belangrijkste mogelijkheden van de module KiB (Kwaliteit in Balans): zowel standalone als in combinatie met het ERP-pakket te gebruiken besparing tot wel 30% in kosten (onderzoek TNO en SBRCURnet) digitale content op basis van de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken geschikt voor opdrachtgevers en vastgoedonderhoudsbedrijven online inspectie met tablet Meer informatie over RGS vindt u op ALERT 18 januari 2015

19 7. Calculatie De calculatie is een essentieel onderdeel van ALERT. Het vormt de basis voor het verkrijgen van uw opdrachten, maar ook voor het vaststellen van het budget voor de daadwerkelijke uitvoering van het project. Door de modulaire opbouw en de verschillende calculatiemethodieken is ALERT geschikt voor de B&U, de GWW, schilders en vastgoedonderhoudsbedrijven. De voordelen zijn te behalen door het volledig geïntegreerd calculeren binnen de projectadministratie, zodat u op eenvoudige wijze van uw calculatie een fraaie offerte kunt maken. Maar ook kunt u eenvoudig een uitgebreide werkbegroting genereren. Status calculatie In het totaaloverzicht staan alle calculaties met een status zoals nieuwe aanvraag, onderhanden, gewijzigde versies, opdracht of vervallen. Uiteraard kunt u heel eenvoudig sorteren op een status. Vanuit een geselecteerde begroting kunt u doorzoomen naar de calculatiestam, calculatieopbouw, staart en werkbegroting. Wilt u handmatig de verschillende regels ingeven voor een verbouwing of wilt u gebruikmaken van een artikelbestand met voorgedefiniëerde prijzen en normen? Wilt u gebruikmaken van standaardbegrotingen of wilt u begroten met genormeerde elementen? In ALERT kunt u eenvoudig en flexibel uw calculatie realiseren. ALERT 19 januari 2015

20 Bij elke begrotingspost kunt u bijzonderheden meegegeven over de uitvoering. Tevens is het mogelijk gebruik te maken van markeringen voor stelposten, alternatieve posten en/of niet direct door te belasten posten. Via de staart kunt u de verschillende opslagen laten berekenen, zowel in bedragen als in percentages. Calculatieopbouw Iedere wijziging van de calculatie wordt vastgelegd in een mutatieverslag. Indien de calculator door bijvoorbeeld ziekte een offerte niet meer af kan maken, kan zijn collega precies zien wat hij heeft aangepast aan de originele calculatie. Iedereen heeft dus altijd inzicht in veranderende omstandigheden. De afdrukmogelijkheden van de inschrijfbegrotingen zijn zeer divers. U kunt zelf bepalen wat er afgedrukt moet worden en in welke volgorde u dit op papier wilt hebben. Om een fraaie offerte te produceren, kunt u de calculatie uitvoeren naar Word. Dit gaat via geautomatiseerde templates, zodat u deze offertes volledig op uw huisstijl kunt inrichten. Naast de calculatie en de staart kunt u ook een materiaallijst printen met bestelinformatie. ALERT 20 januari 2015

21 Uittrekstaat calculatie In de calculatie kunt u werken met een uittrekstaat en/of rekenblad. U kunt een uittrekstaat koppelen aan meerdere regels en de berekeningssoorten via een tabel selecteren. Bij calculatieregels waarbij nog geen aantal is ingevuld, ziet u automatisch een signaal door een wijziging in kleur. De calculaties die zijn gemaakt met andere pakketten kunnen door middel van het standaarduitwisselingsformaat (CUF-formaat) van Forum Systeemhuizen in ALERT worden ingelezen en bewerkt. Voor vastgoedonderhouds- en schildersbedrijven zijn aparte modules verkrijgbaar met onder andere het schildersnormenboek en basisverfbestek. Voor de GWW is een productieboek en RAW-systematiek modulair aanwezig. Uiteraard heeft u de mogelijkheden van een flexibele opbouw van de staartkosten. De staartkosten kunnen ook volledig worden gekopieerd naar een nieuwe begroting. ALERT 21 januari 2015

22 Staartkosten calculatie Onderhoudsfrequentie meerjarenbegroting ALERT 22 januari 2015

23 In ALERT heeft u de mogelijkheid om een meerjarenbegroting op te zetten met een onderhoudsfrequentie. Aan de hand van scenario s kunt u eenvoudig voor de opdrachtgever het best passende voorstel maken. Voor zowel schilders als vastgoedonderhoudsbedrijven is dit een snelle methode om een raming te maken voor de komende jaren. Startdatum en looptijd worden van te voren ingegeven. Uiteraard kunt u een indexering laten uitvoeren over arbeid, materialen, materieel en onderaanneming. Doorzoomen vanuit de calculatie ALERT 23 januari 2015

24 8. Werkvoorbereiding Als het werk wordt aangenomen, kunt u vanuit de uiteindelijke calculatie eenvoudig een werkbegroting genereren. Deze werkbegroting kan worden gegenereerd aan de hand van uw bewakingssystematiek, bijvoorbeeld per hoofdstuk, paragraaf, bouwfase of iedere willekeurige op het project afgestemde codering. Natuurlijk heeft u later altijd de mogelijkheid om de berekende budgetten, flexibel, aan te passen. Van al deze wijzigingen kunt u een lijst uitdraaien, om er bij het volgende project uw voordeel mee te kunnen doen. Opbouw werkvoorbereiding Om een duidelijk overzicht te verkrijgen van de totaal uit te voeren activiteiten, biedt ALERT de mogelijkheid uitvoeringsfases aan de verschillende codes toe te kennen. Aan deze uitvoeringsfases kunt u, voor de projectbewaking, gereedheidpercentages toekennen. Tevens kunnen deze uitvoeringsfases dienen voor het maken van logische taken- en activiteitenplanningen en personele capaciteitsplanningen. In het muisgestuurde planningsprogramma kunt u eenvoudig het kritieke pad bepalen. Zo kunt u de voortgang van het totale project ook visueel goed bewaken. ALERT 24 januari 2015

25 Export naar planningssoftware Vanuit ALERT kunt u de uren exporteren naar een planningsprogramma zoals MS Project of Powerproject. In deze planningssoftware kunt u een balkenplanning maken op basis van het kritieke pad. Voor de planning van medewerkers of materieel op projecten kunt ook gebruikmaken van het grafisch planbord in ALERT. ALERT 25 januari 2015

26 9. Urenregistratie, loon en salarissen De voorbereiding voor de verwerking van lonen in de loonadministratie vindt plaats in de werkenadministratie. Alle gewerkte directe en indirecte uren, inclusief gemaakte onkosten, worden in de werkenadministratie geboekt. De loonverwerking vindt plaats door middel van het doorboeken van een batchbestand naar het loonadministratiepakket. Opvragen uren per medewerker Voor de loonadministratie kunt u gebruikmaken van PIMS of Paymaster/Persmaster van Centric. Dit zijn volledige HRM en loon- en salarispakketten voor de bouw. ALERT biedt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van andere loon- en salarispakketten en van een aantal in de bouw bekende administratiekantoren. Personeelsbeheer In personeelsbeheer kunnen zaken als verlof, verzuim, verstrekte bedrijfsmiddelen, opleidingen en informatie over dienstverbanden worden geregistreerd. Diploma s en evaluatieformulieren kunnen worden opgeslagen in het documentbeheer. Urenregistratie App Naast de urenregistratie in ALERT kunnen werknemers ook uren registreren via een internetportal, een Uren App voor de tablet of smartphone. Een effectieve registratie bij de bron. ALERT 26 januari 2015

27 10. Inkoop en voorraadbeheer De aannemer wordt steeds meer de regisseur, hierdoor krijgt u ook steeds meer verantwoordelijkheden waar steeds minder grip op is. Om alle gegevens rondom inkoop en uitbesteding vast te leggen, is een volledige integratie zeer belangrijk. Binnen inkoop worden de gegevens vanuit de werkbegroting overgenomen en vastgelegd in de bestelling of in een compleet onderaannemerscontract. Nadat de gegevens over de bestelling zijn vastgelegd, staat de inkoopverplichting te wachten op de inkoopfactuur. Bij het inboeken van deze factuur kan snel een controle worden gemaakt met de werkelijke inkoop en worden eventuele afwijkingen snel herkend en worden foutkansen verkleind. Boeken inkooporders, afdruk inkooporder Uiteraard is de module ook voorzien van mogelijkheden om projectprognoses te genereren op basis van inkoopverplichtingen en kunt u de daadwerkelijke leveringen ook beoordelen, zodat u waardevolle informatie over uw leveranciers kunt opbouwen. Bestellen vanuit de werkbegroting Met behulp van de module Inkoopadministratie is het mogelijk om direct vanuit de werkbegrotingen de materialen en de onderaannemersposten op te roepen en hiervan offertes op te vragen of direct bestellingen te plegen. Dit biedt direct een aantal voordelen, zo heeft u de inkoopbudgetten volledig in beeld en kunt u direct de eventuele inkoop voor- of nadelen ten opzichte van het budget opmerken. Verder kunt u de bewakingscodes vanuit de gecodeerde werkbegroting meenemen, zodat de vooren nacalculatie automatisch gekoppeld zijn. ALERT 27 januari 2015

28 Offertes vergelijken Om uit de vele aanbieders de juiste te kunnen kiezen, is het belangrijk om deze leveranciers met elkaar te vergelijken. De module Inkoopadministratie biedt daarbij een aantal hulpmiddelen, bijvoorbeeld het vergelijken van offertes en het beoordelen van leveranciers. De offertes kunnen direct vanuit de inkoopadministratie worden verzonden en wanneer de prijsopgave van de leverancier binnenkomt, is deze eenvoudig te registreren. Leveranciersbeoordeling In ALERT heeft u de mogelijkheid om uw leveranciersbeoordeling te registreren. Via een cijfer en een wegingsfactor bepaalt u de gemiddelde score. Uiteraard kunt u de beoordelingscriteria zelf bepalen. Leveranciers beoordeling Projectprognose ALERT biedt standaard al mogelijkheden om de stand van een project op een bepaald moment te kunnen inzien. Zo kunt u de voortgang procentueel ingeven en de gemaakte kosten en uren tot op dat moment vergelijken met de tot dan toe gecalculeerde uren. Met het onderdeel projectrapportage kunt u echter een stap verder gaan. U kunt al bij de aanvang van het project de geprognosticeerde kosten ingeven. Gaandeweg het project heeft u dan al een aanzienlijk inzicht in het uiteindelijke resultaat van het project. Hiermee heeft u een prima instrument om de projecten in de toekomst te sturen! ALERT 28 januari 2015

29 in de Bouw Met de inkoopadministratie heeft u ook de mogelijkheid om direct gegevens uit te wisselen met uw leveranciers, door middel van het S@LES in de Bouw -model. Hiermee worden artikelbestanden ingelezen binnen ALERT en kunt u elektronisch gegevens uitwisselen over bestellingen, leveringen, facturen et cetera. Artikelenbestand Bestellingen en leveringen Als u gebruikmaakt van de inkoopadministratie biedt dit nog een ander groot voordeel. De bestellingen zijn namelijk opgeslagen met alle bijbehorende gegevens, zoals prijzen, hoeveelheden en omschrijvingen. Als u nu van de leverancier een inkoopfactuur ontvangt, kunt u heel eenvoudig de bijbehorende bestellingen oproepen en deze controleren met de factuur. Het systeem signaleert automatisch afwijkingen. Omdat alle bestelgegevens in het systeem zijn opgeslagen, kunt u direct actie ondernemen om de redenen van het verschil te achterhalen. Voorraadadministratie Met de uitgebreide voorraadadministratie kunt u de technische, economische en financiële gegevens bijhouden. Daarnaast kunt u de bestelde, ontvangen en uitgegeven vrije voorraadreserveringen ten behoeve van de werken voor verschillende magazijnen bijhouden. ALERT 29 januari 2015