Maakt jouw organisatie ten volle gebruik van wat je te bieden hebt? De FITNIT -workshop toegepast bij Zorgbedrijf Antwerpen.

Transcriptie

1 Maakt jouw organisatie ten volle gebruik van wat je te bieden hebt? De FITNIT -workshop toegepast bij Zorgbedrijf Antwerpen. Hoe ver ligt de huidige organisatie structuur van jouw werkomgeving, van de natuurlijke manier van organiseren? Inhoud Aanleiding... 1 Probleemstelling... 2 Doel... 2 De praktijk case... 2 De uitwerking van de FITNIT workshop... 4 Stap 1 Definieer de te onderzoeken functies en hun taken Stap 2 Voorbereiding van de workshop... 7 Stap 3 Kaderen van de workshop... 8 Stap 4 Het verloop van de workshop... 8 Stap 5 Het resultaat... 9 Wat leren we hieruit in de praktijkcase? Lessons learned tijdens de workshop Tot slot Als onderwerp heb ik gekozen om een tijdens het eindwerk van innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) ontwikkelde workshop te kaderen als tool ter ondersteuning van een organisatiescan of -herontwerp. De workshop wordt beschreven naar principes en aanpak toe, ondersteund met een praktijkvoorbeeld. Het praktijkvoorbeeld komt uit de Zorgsector binnen Zorgbedrijf Antwerpen (WZC Vinck-Heymans). Cursieve tekst verwijst naar het praktijkvoorbeeld. Aanleiding Tijdens een onderzoek naar herontwerp mogelijkheden binnen een zorgomgeving verkregen we de indruk dat de organisatiestructuur de werknemers beperkt in de uitvoering van hun taken. De geïnterviewde mensen, ondanks verschillende functies, bleken qua vaardigheden en competenties perfect in staat om een groot deel van de gevraagde taken uit te voeren. 1

2 Daartegenover staan echter allerlei beperkingen die verhinderen dat de mensen dit ook effectief doen. M.a.w. de Natuurlijke Invulling van Taken wordt afgeremd door de Functionele Invulling van Taken. Of nog, de huidige organisatie structuur FIT NIeT met de natuurlijke manier waarop wij als mens ons willen organiseren. Probleemstelling Als we naar een organisatiestructuur en de arbeidsdeling kijken dan botsen we nog al eens tegen allerhande "institutionele", "genormeerde", "wetgevende" grenzen vaak ontstaan vanuit het functionele organisatie denken en de daaraan gekoppelde historiek of zelfs gewoontes. Deze grenzen zijn vertaald in functieomschrijvingen, opleidingen en de daaraan verbonden diploma's. Daarenboven uiten deze beperkingen zich in het gedrag van de medewerkers die zich, tegen hun natuur in, hebben aangepast aan de omstandigheden. Dergelijke institutionele aspecten staan echter haaks op de herontwerp inzichten vanuit innovatieve arbeidsorganisatie. Sterker nog ze belemmeren een organisatiestructuur die een positieve impact heeft op de kwaliteit van de arbeid en de kwaliteit van de organisatie. Ze belemmeren als het ware de mens in zijn natuur, in zijn "natuurlijke" manier van werken. Doel Met dit artikel reik ik een methodiek aan die op een objectieve manier onderzoekt hoe mensen taken "natuurlijk" invullen en groeperen vertrekkende vanuit het totale takenpakket nodig om de vraag van de klant te voldoen. De workshop biedt inzicht in de mate waarin een organisatie ten volle de vaardigheden van haar leden benut. Nu het doel gedefinieerd werd, wordt de aanpak in detail toegelicht. In parallel wordt er ter verduidelijking een praktijkvoorbeeld aangereikt. De methodiek die gehanteerd wordt is een workshop, benaamd als de FITNIT workshop. FITNIT staat voor Functionele Invulling Taken versus Natuurlijke Invulling Taken. De praktijk case Als praktijk case wordt een zorgomgeving genomen, meer bepaald een woonzorgcentrum namelijk Vinck-Heymans, onderdeel van Zorgbedrijf Antwerpen. Zorgbedrijf Antwerpen is een bedrijf van de groep Antwerpen dat een ruime waaier aan woon-zorgdiensten aanbiedt aan Antwerpse senioren. 2

3 Vanuit de opdracht comfort te brengen in het leven van Antwerpse senioren verzamelt de groep 42 dienstencentra, een gamma thuisdiensten, serviceflats en 17 woonzorgcentra. Zorgbedrijf Antwerpen is de grootste speler in de Antwerpse zorgsector. Een groep van 3600 gemotiveerde medewerkers geeft elke dag klanten de kans om comfortabel ouder te worden. Figuur 1 Woonzorgcentrum Vinck-Heymans De structuur van de onderzochte organisatie, Vinck-Heymans, in zijn totaliteit is een functionele structuur in combinatie met een matrix structuur. Het Zorgbedrijf is een matrixorganisatie. Het WZC heeft een beperkt aantal mensen die in deze matrixorganisatie zitten, binnen het WZC zelf herkennen we vooral een functionele organisatie. Figuur 2 verduidelijkt deze structuur. Figuur 2 Matrix- (groen) en functionele organisatie(blauw). 3

4 De werknemers actief met de verzorging zijn klassiek functioneel georganiseerd. Het woonzorgcentrum is onderverdeeld in 7 afdelingen waarvan 1 gesloten afdeling. Elke afdeling heeft een afdelingshoofd. Op de afdeling vinden we, onder leiding van het afdelingshoofd, verpleegkundigen, zorgkundigen en logistieke assistenten terug. Daarnaast heeft men een groep van KELAD medewerkers. KELAD staat voor Kinesisten, Ergotherapeuten, Logopedisten, Animatoren en een Diëtiste. KELAD medewerkers hebben in deze structuur geen directe leidinggevende, ze rapporteren aan de directeur. Kamerzorg wordt apart, centraal georganiseerd. De organisatie van het woonzorgcentrum werd geëvalueerd t.o.v. innovatieve arbeidsorganisatie. Tijdens de analyse fase is ondervonden dat de (verzorgende) taken van de diverse functies in deze omgeving heel dicht bij elkaar liggen. Daaruit ontstond de bedenking waarom men dan zoveel nood heeft aan diverse functies om de klantenvraag, de bewonersvraag, te voldoen. De uitwerking van de FITNIT workshop Deze workshop is ontstaan vanuit onze zoektocht naar een objectieve manier om na te gaan hoe we als mens, als individu, ons zouden organiseren zonder rekening te (moeten) houden met de (reeds eerder vermelde) beperkingen die door de jaren heen zijn ontstaan in onze organisaties. De workshop is toegepast op een zorgomgeving maar kan, volgens mij, toegepast worden in vrijwel elke organisatie. We onderscheiden 5 te nemen stappen: Stap 1 Definieer de te onderzoeken functies(s) en hun taken. Stap 2 Voorbereiding van de workshop Stap 3 Het kaderen van de workshop Stap 4 Het verloop van de workshop Stap 5 Resultaat van de workshop Stap 1 Definieer de te onderzoeken functies en hun taken. Uit het praktijkvoorbeeld nemen we de relatie tussen de functie "zorgkundige (met meer dan 10 jaar werkervaring)" en de functie "ergotherapeut". In de case werd tevens de relatie onderzocht tussen de functie zorgkundige (met minder dan 10 jaar werkervaring) en de functie verpleegkundige. Uit beide oefeningen hebben we tevens een indirect beeld over de relatie verpleegkundige ergotherapeut, al dient dit verder onderzocht te worden. Vervolgens definiëren we per functie de taken die worden uitgevoerd. Belangrijk hierbij is dat de taak voldoende op detail niveau worden benoemd. 4

5 Zo is "toedienen van medicatie" te algemeen, dit dient verder opgesplitst te worden naar bijvoorbeeld; "vloeibare medicatie klaarzetten, vaste medicatie klaarzetten, medicatie pletten, enz." Om de taken inzichtelijk te krijgen kunnen volgende bronnen gehanteerd worden: - de functieomschrijving - via observatie van de functiehouder - uit interviews - uit interactie tijdens de workshop In het praktijkvoorbeeld werden alle bovenstaande bronnen gebruikt. Het resultaat wordt weergegeven in figuur 3. 5

6 Nr. Taak Nr. Taak 1 Opmaken Ergotherapeutische plan (trainingsmethoden) 70 Afwerking maaltijd: net maken bewoner 2 Stagiars begeleiden 71 2-de lijns telefooncentrale 3 Vervoer patiënt conform zorgplan 72 Bewegingsoefeningen met bewoner 4 Motiveren van bewoners tot actieve deelname 73 Bewoner naar/van bed overdag 5 Overleg 74 Kleine, lichte wondverzorging 6 Aerosol toedienen 75 Staalname urine 7 Zuurstoftherapie 76 Bewoner naar bed 's avonds 8 Plannen van eigen taken 77 Medicatie halen 9 Informatie geven aan patien/familie ivm zorgplan en adviseren 78 Toiletronde verschonen 10 Baden (wassen) 79 Voorbereiding voor maaltijd (op opdienblad) 11 Evaluatie stagiairs 80 Afruimen maaltijd: borden/plateau 12 Integreren ergotherapeutische behandeling in de totaalzorg 81 Medicatie handelingen uitscheiding 13 Aanbrengen kousen. Preventief of voor behandeling 82 Windels aanbrengen 14 Brengen toilet 83 Uitvoering maaltijd 15 Bijstaan patiënt in moeilijke momenten 84 Post halen 16 Overkoepelende verantwoordelijkheid dragen over afdelingen 85 ADL-oefeningen schema maken 17 Informeel praten 86 Staalname bloed 18 Handen wassen 87 Finaliseren beslissen KATZ schaal 19 Training in het gebruik van orthopedische hulpmiddelen 88 Sonderen 20 Wassen (aan de wastafel) 89 Steriele wondzorg 21 Samenwerking in overleg 90 Peg sonde verzorgen 22 Hygiënische verzorging van stoma 91 Paraferen voor afgifte medicatie 23 Opmaken Ergotherapeutische oefeningen 92 Rondgang met medicatie 24 Naar refter brengen 93 Training in het gebruik van technische hulpmiddelen 25 Voeden van mensen 94 Bal gooien 26 Opvang klachten en suggesties 95 Medicatieregistratie zorgdossier 27 Beheren zorgdossier 96 Aangepast bestek geven 28 rapportage opdrachten 97 ADL schema uitvoeren 29 Training in het gebruik van prothesen 98 Administratie en classeren 30 Vochtinname bewaken 99 Overleg rond ploegwisseling coördineren 31 Halen resident 100 Overleg rond ploegwisseling 32 Briefing bijwonen 101 Opmaken van een werkverdeling 33 Opname en controle vitale parameters 102 Rug- en stuit wassen 34 Overleg met kinesist 103 Medicatie voorbereiden (water oplosbare medicatie) 35 Overleg met arts 104 Inventarisatie bij overlijden 36 Toedienen medicatie 105 Peritoriale dialyse 37 Begeleiden van stagiair 106 Controle medicatie juistheid 38 Kasten bewoner controleren 107 Aftekenen zorgmoment voor verzorging 39 Fysische, psychische en sociale veranderingen bij patiënt observeren108 Zware wondzorg (bijvoorbeeld doorligwonde) 40 Karren kuisen 109 kasten verpleging controleren 41 Brood smeren 110 voorschrijven van repititieve medicatie (in 3M) 42 patiënt in functionele houding plaatsen met technisch hulpmiddel co111 Invullen woonzorgdossier 43 Materiaal zoeken 112 Status veranderen van een bewoner in het zorgdossier 44 Uitwerken animatie 113 Medicatie voorbereiden (vaste medicatie) 45 Deelnemen aan een animatie 114 Briefing leiden 46 Voorstellen van animatie activiteit 115 Defect doorgeven aan de betrokken dienst (logistiek, onderhoud) 47 Overleg met animatie 116 Opvangen van een bewoner na een extern verblijf 48 Samenwerken met kinesist 117 Intramusculair spuiten geven 49 Samenwerken met ergotherapeut 118 Registreren van een extern verblijf van een bewoner 50 Overleg met ergotherapeut 119 Intraveneus (morfine) spuiten geven 51 Sondevoeding toedienen 120 Organiseren van extern verblijf van een bewoner 52 Snoezel baden 121 Uit bed halen 53 Tafels afkuisen 122 Administratie rond overlijden 54 Handwerk met bewoners 123 Contact met apotheek 55 Knutselen met bewoners 124 Administratie rond een spoedgeval 56 Geheugenoefening met bewoners 125 Aftekenen zorgmoment voor verpleging 57 Subcutane inspuiting (fraxiparine, insuline,...) 126 Contact met familoe 58 Was uitdelen 127 Contact met resident 59 Verloren voorwerpen 128 Contact met resident - intake gesprek 60 KATZ: schaal mee invullen 129 Administratie rond overlijden 61 Mentos-systeem INCO 130 Vragen over levenseinde behandelen 62 Incontinentie materiaal regelen en verdelen 131 Aanleren van een expertise (wondzorg) 63 detailzorg: scheren, oorbellen, 132 Aanleren van een expertise (diabetes) 64 Wi spelen met de bewoner 133 Aanleren van een expertise (dementie) 65 Tafel dekken 134 Aanleren van een expertise (Paliatie) 66 Palliatieve zorg 135 Administratie rond een bewegingsstaat 67 Integreren van bewegen in het stappen 136 Mail naar keuken 68 Aankleden bij opstaan 137 Klachten behandelen 69 Bedden verschonen 138 Administratie rond overlijden Figuur 3 Overzicht gedefinieerde taken 6

7 De oefening kan verder versterkt worden door ook de verwachting van de klant uit te drukken in taken. Het is immers zo dat de arbeidsorganisatie zoals ze is opgezet, (bewust) niet inspeelt op alle vragen van de klant. In het praktijkvoorbeeld is er geen dieper onderzoek geweest naar de klantenvraag. Er zijn steeds 2 sessies per relatie, 1 sessie per functie. Stap 2 Voorbereiding van de workshop Alle taken van de te onderzoeken functies worden samengenomen. De taken worden genummerd en genoteerd op kaartjes (post-it's) 1 taak per kaart. Het is enkel voor de workshopleider duidelijk welke taken er tot welke functie behoren (link tussen nummer en functie) via de nummering. Nog beter is om met kleuren te werken, maar gebruik meerdere kleuren per functie. Ook andere manieren zijn te gebruiken, cruciaal is echter dat de deelnemers aan de workshop hun eigen functietaken er niet onmiddellijk kunnen uithalen. Er werden 138 taken gedefinieerd tijdens de praktijkoefening. Naast de taken worden er 3 kolommen op een white board getekend, van links naar rechts (zie figuur 4), elke kolom komt overeen met een categorie: - Categorie 1: "Deze taak voer ik uit..." - Categorie 2: "Deze taak zou ik kunnen uitvoeren mits..." - Categorie 3: "Deze taak zal ik nooit uitvoeren want... In kolom 1 komen alle taken die uitgevoerd worden door de functiehouders van de onderzochte functiegroepen, m.a.w. de groep die deelneemt aan de workshop. Figuur 4 Overzicht van de 3 kolommen In kolom 2 komen alle taken die door de functiehouders van de onderzochte functiegroep zouden kunnen uitgevoerd worden, maar men doet het op vandaag (officieel) niet omdat er wettelijke, institutionele,... beperkingen zijn. Ook taken die 7

8 aangeleerd worden via een realistische opleidings- en begeleidingsinspanning horen thuis in deze categorie. In kolom 3 komen alle taken die door de onderzochte functiegroep niet kunnen uitgevoerd worden omdat de inspanning om de competentie, de vaardigheid te verwerven te groot is (bijvoorbeeld meerdere jaren studeren). Stap 3 Kaderen van de workshop Het is belangrijk om enerzijds de workshop goed te kaderen bij de deelnemers, anderzijds dienen we bij het kaderen goed op te letten om geen weerstand te creëren. Zo kunnen bepaalde taken gevoelig liggen (vanuit cultuur,...). In het praktijkvoorbeeld kwam bijvoorbeeld het verschil tussen baden en wassen in bad als een gevoelig item naar voor. Het wassen wordt aanzien als een taak van een zorgkundige (dit is een elementaire behoefte van de klant), baden wordt aanzien als een taak van een ergotherapeut (dit is een vorm van comfort voor de klant). Algemeen kan men stellen dat de workshop tot doel heeft inzicht te krijgen of de huidige taakverdeling aansluit bij de spontane jobinvulling en werkuitvoering, die zou ontstaan als deze onderzochte groep volledige vrijheid zou krijgen voor de taakinvulling. De kwaliteit van de taakuitvoering dient wel geborgd te blijven. Het is belangrijk om expliciet te benoemen dat we echt zoeken naar onze natuur, en ons niet laten belemmeren door wetgeving, diploma, instituties, historiek, etc. Tijdens de praktijkcase kwam tevens naar voor dat het noodzakelijk is om duidelijk aan te geven dat het hier niet gaat om de deelnemer als persoon, maar om de vaardigheden van de deelnemer als functiehouder. Stap 4 Het verloop van de workshop De workshop neemt ongeveer 1 uur in beslag per groep (dit is afhankelijk van de hoeveelheid taken). Bij de start van de workshop worden alle taken in kolom 1 "Deze taken voer ik uit... " gevisualiseerd (zie figuur 4). Lege post-its zijn voorzien om eventuele extra taken die worden aangebracht door de deelnemers te noteren of taken die te algemeen zijn geformuleerd te verfijnen. Praktische tip: gebruik een andere kleur post-it en nummer deze nieuwe taken, dit is handig voor de verdere verwerking. De deelnemers aan de workshop krijgen het kader aangereikt en de werkwijze van de workshop. De deelnemers worden rond de borden gebracht, de workshop 8

9 begeleider zet zich aan de zijkant en begeleidt het proces. De begeleider zorgt er voor dat elke taak wordt overlopen. Als de deelnemers taken verplaatsen stelt de begeleider kritische vragen om de taak juist te beoordelen en uiteindelijk in de juiste kolom te krijgen. Zoals eerder vermeld is het belangrijk dat men de oefening doet vanuit de functie van de deelnemers en niet vanuit de individuele personen. De individuele competenties van een persoon kunnen immers afwijken van de competenties die gangbaar zijn voor een persoon in een welbepaalde functie. Door te werken met een voldoende aantal deelnemers kan de begeleider begeleiden tot de juiste interpretatie. Zo kan het zijn dat bijvoorbeeld en verpleegkundige er voor heeft gekozen om zorgkundige te worden, als deze persoon deelneemt als zorgkundige aan de workshop is het belangrijk om de aard van de taken goed in te schatten door afstemming met de andere deelnemers. De zorgkundige (met een verpleegkundig diploma) is immers in dit geval geen doorsnee weerspiegeling van de gangbare zorgkundige. Het resultaat van de workshop is een verdeling van alle taken over de 3 kolommen, categorieën (figuur 5). Figuur 5 Overzichtsfoto workshop zorgkundige verpleegkundige Stap 5 Het resultaat Na de workshop hebben we volgende informatie ter beschikking: - een overzicht van de taken per categorie o taken die reeds uitgevoerd worden door de 2 functies (er is reeds een natuurlijke overlap) o taken die de beide functies zouden kunnen uitgevoerd worden mits begeleiding 9

10 o taken die echt specialistisch zijn van aard - de taken zoals deze in de actuele situatie gedefinieerd zijn Via analyse van de data kan men inzicht krijgen in: - hoe groot de (mis)match is tussen de spontane/ natuurlijke invulling en de functionele invulling - de mate waarin het opdelen in functie opportuun is - welke opleidingsnoden er echt zijn Wat leren we hieruit in de praktijkcase? In de praktijkcase zijn we gestart met 138 gedefinieerde taken. Van deze taken (die in hoofdzaak een combinatie zijn van taken van de functies ergotherapeut, verpleegkundige en zorgkundige) is er niet één die door een verpleegkundige niet kan uitgevoerd worden (figuur 6). Verdeling taken per categorie # taken Zorgkundige Verpleegkundige Doe ik Zou ik doen mits Zal ik nooit doen 5 0 Totaal Figuur 6 Resultaat per workshop Dit resultaat werd besproken met mensen uit de sector. Uit de interviews blijkt er consensus dat de meerwaarde van het diploma ergotherapeut (vooral te zoeken op het vlak van revalidatie) weinig relevant is in deze woonzorgomgeving. Als we dieper inzoomen op de relatie tussen een zorgkundige en een verpleegkundige blijkt dat 96% van de taken door een zorgkundige of een verpleegkundige kunnen worden uitgevoerd op basis van de vaardigheden die deze groepen bezitten, zelfs 74% van de taken worden reeds uitgevoerd door beide groepen (figuur 7). Relatie tussen Zorgkundige & Verpleegkundige # taken Doe ik % Zou ik doen mits 31 22% 96% Zal ik nooit doen 5 4% Totaal % Figuur 7 Relatie tussen Zorgkundige & Verpleegkundige taken Figuur 8 geeft een overzicht van de taken die een zorgkundige nooit zou uitvoeren, in hoofdzaak blijken dit ergotherapeutische taken te zijn. 10

11 Taken die een zorgkundige "nooit" zou uitvoeren 1 Opmaken Ergotherapeutische plan (trainingsmethoden) 19 Training in het gebruik van orthopedische hulpmiddelen 23 Opmaken Ergotherapeutische oefeningen 85 ADL-oefeningen schema maken 87 Finaliseren beslissen KATZ schaal Figuur 8 Taken die een zorgkundige inschat als nooit uit te voeren Op basis van deze workshop stellen we ons de vraag of de opsplitsing van taken tussen de verschillende functies (in dit geval zorgkundige en verpleegkundige) relevant blijft? Is de opleiding van een ergotherapeut, verpleegkundige of zorgkundige voldoende afgestemd op de nood in woonzorgcentra? Is het niet zinvoller te streven naar een algemeen zorgkundig profiel, met specialisatie afgestemd op woonzorgcentra, zodat een zorgkundige bijvoorbeeld ook een ergotherapeutische rol kan opnemen. Met deze workshop hoop ik alvast de interesse te wekken om verder onderzoek te doen. Op basis van onze case durven we alvast een voorspelling te maken als het gaat over de taken in woonzorgcentra en de overlap tussen de verschillende functies, We verwachten als dit onderzoek wordt verder gezet dat we een beeld op de natuurlijke invulling van taken krijgen zoals weergegeven in figuur 8. Als een cirkel overeenkomt met een hoeveelheid taken, dan verwachten we dat het overgrote deel van de taken kan uitgevoerd worden door een persoon met een zorgkundig profiel. 11

12 Figuur 9 Overlapping tussen taken bekeken vanuit een zorgkundige Naast het vervolledigen en verder onderbouwen van dit beeld, is een ander interessant onderzoek de link tussen de regelgeving en de taken, met andere woorden welke regelgeving verhindert dat woonzorgcentra zich flexibel en afgestemd op de klantenvraag kunnen organiseren? Lessons learned tijdens de workshop Bij het uitvoeren van de workshop is er een leercurve door te gaan. Zo is het belangrijk dat de juiste terminologie wordt gebruikt (deze is vaak sector-, maar ook organisatie specifiek). Spendeer ook aandacht aan het ervaringsniveau van de deelnemers. Aangewezen is een mix te hebben van diverse niveaus. In de praktijkcase hebben we de oefening gedaan met 2 groepen zorgkundigen, één ervaren groep (meer dan 10 jaar) en één groep met mensen met minder dan 10 jaar ervaring. Het resultaat was licht verschillend, bij nader onderzoek bleek dit te wijten aan het ervaringsniveau. Tot slot Met dit artikel ben ik ervan overtuigd aangetoond te hebben dat de FITNIT workshop een eenvoudige tool is om een aantal discussies binnen en over een organisatie objectief te voeden en te ondersteunen. Ik ben alvast overtuigd over de relevantie en de kracht van de workshop naar de zorgsector, en in de eerste plaatse de woonzorgcentra toe. Rest me nog de mensen te bedanken die deze workshop mee ontwikkeld en uitgevoerd hebben, namelijk Barbara De Meester, Stefan Wellens en Johan Carton. Door Joost Van Driessche, senior consultant innovatieve arbeidsorganisatie & algemeen directeur PvO Partners voor Ondernemers. 12