GLOBALMEET GLOBALMEET GEBRUIKSHANDLEIDING

Transcriptie

1 GLOBALMEET GLOBALMEET GEBRUIKSHANDLEIDING Uitgave 3.7 Augustus 2015

2 INHOUDSOPGAVE GlobalMeet overzicht 4 Verkrijg de GlobalMeet Desktop Tools 6 Download en installeer GlobalMeet 6 Systeemeisen 6 Starten 7 Meld u aan op uw account 7 De GlobalMeet Desktop App gebruiken 8 De GlobalMeet Taakbalk voor Outlook gebruiken 10 Start of neem deel aan een vergadering 11 Op het web 11 Start uw eigen vergadering (Desktop) 12 Start uw eigen vergadering (Outlook Taakbalk) 13 Neem deel aan een vergadering van een ander persoon 14 Sluit uw audio aan 16 GlobalMeet audio bediening 17 Welkom bij de vergadering 18 Vergadering zijbalk 19 Werk met deelnemers 20 Hulp krijgen 23 Host een vergadering 24 Vergadering taakbalk 24 Vergadering bediening 25 Nodig gasten uit voor uw vergadering 26 Uw vergadering informatie 27 Toegang tot vergadering instellingen 27 Beperk toegang tot uw vergadering 28 Beëindig de vergadering 30 2

3 Web vergadering functies 31 Scherm delen 31 Deel bestanden in de vergadering 33 Neem notities 37 Whiteboard 39 Beantwoord vragen (Q&A) 40 Polls en enquêtes 41 Live chat 45 Draag een vergadering over naar een ander apparaat 47 Plan een vergadering 48 Plan een vergadering (Desktop) 48 Plan een vergadering (Outlook Taakbalk) 49 Bestand bibliotheek (Desktop) 51 Open uw bestand bibliotheek vanuit de Outlook Taakbalk 52 Voeg een bestand of map toe en zoek in de bestand bibliotheek 52 Menu opties 53 Voorbeeld van een bestand bekijken 54 Verplaats een bestand 55 GlobalMeet instellingen 56 Desktop App instellingen 56 GlobalMeet Taakbalk instellingen 57 Vergadering instellingen 59 Heeft u hulp nodig? 61 3

4 GLOBALMEET OVERZICHT GlobalMeet is ontworpen met het oog op de eindgebruiker. De ervaring is ongelooflijk intuïtief met toegang tot de meest gebruikte functies met één klik: Host uw vergadering vanaf uw computer of tablet apparaat, op elke ondersteunde browser. Geen lange en verwarrende URL's die voortdurend veranderen. Kies een simpele, persoonlijke URL om met uw vergadering gasten te delen. Gasten klikken simpelweg op de link om rechtstreeks naar de vergadering te gaan. Er zijn geen software downloads nodig. Er zijn geen inbelnummers en langdurige wachtwoorden te onthouden. Met de GlobalMeet Connect Me functie, belt de vergadering u. U kunt via uw telefoon of computer verbinding maken met de audio. Deel uw webcam en vergader face-to-face. Chat met alle deelnemers, of chat privé met een individuele gast. Ontvang vragen van uw gasten (Q&A) en voer polls en enquêtes uit in de vergadering. Nodig, tijdens de vergadering, gasten uit via , of bel naar uw gasten. Vergrendel, demp, of neem een opname van uw vergadering. Pas deelnemer volumes aan en demp lawaaierige lijnen. De cloud-gebaseerde bestand bibliotheek staat u toe bestanden te uploaden, te downloaden en te delen met de gasten. Uw opgenomen vergaderingen worden automatisch opgeslagen in uw bestand bibliotheek voor gemakkelijke toegang. Plan een vergadering vanaf uw desktop, mobiel apparaat, of Microsoft Outlook. GlobalMeet stuurt een uitnodiging naar uw gasten. Mobiele applicaties met volledige functionaliteit zijn ontwikkeld voor gebruikers die vergaderingen bijwonen met behulp van smartphones of tablets als hun primaire apparaten GlobalMeet web conferenties zijn beschikbaar voor hosts en gasten. De GlobalMeet desktop tools zijn alleen beschikbaar voor vergadering hosts. 4

5 GLOBALMEET OVERZICHT Deze handleiding legt uit hoe een vergadering te starten of bij te wonen, vergaderingen te plannen en uitnodigingen te verzenden, uw bestand bibliotheek te beheren en een effectieve GlobalMeet web conferentie te hosten. GlobalMeet mobiele apps (voor ipad, iphone, Android, en BlackBerry smartphones) worden uitgelegd in hun eigen GlobalMeet Gebruikshandleidingen. 5

6 VERKRIJG DE GLOBALMEET DESKTOP TOOLS U kunt vanaf elke web browser een vergadering hosten of bijwonen. Maar voor de beste vergader ervaring, kunt u de GlobalMeet desktop tools voor Mac of Windows downloaden. Onze desktop app maakt het gemakkelijk om een web vergadering of audio-conferentie te hosten of bij te wonen, een vergadering te plannen, een scherm te delen, en bestanden en mappen in het bestand bibliotheek te beheren - allemaal vanaf een Mac of Windows-computer. Plus, als u een Microsoft Outlook gebruiker bent, installeert GlobalMeet automatisch de GlobalMeet taakbalk voor Outlook. DOWNLOAD EN INSTALLEER GLOBALMEET De desktop tools kunnen rechtstreeks van de GlobalMeet Downloads pagina gedownload worden. De desktop app is ook beschikbaar in de Mac App Store SM (OS X 10.8 of later). SYSTEEMEISEN De GlobalMeet desktop tools zijn beschikbaar voor Windows en Mac-systemen. De GlobalMeet voor Windows download bevat ook de GlobalMeet Taakbalk voor Microsoft Outlook. Internet Explorer 8, Apple Safari 5, Mozilla Firefox 25, en Google Chrome 16 of nieuwer. Flash Player versie 11 of nieuwer. Windows 7, 8, of 8.1 of Mac OS X 10.8 of nieuwer. Intel of AMD processor 1.8 GHz CPU of hoger. 2.3 GHz of hoger wordt aanbevolen. Minimaal 1GB RAM. 2GB of hoger wordt aanbevolen. GlobalMeet Taakbalk voor Outlook.NET 3.5 Outlook 2007 SP2 of hoger, 32-bit Outlook 2010 SP1 of hoger, 32-bit Outlook 2013, 32-bit of 64-bit Vergadering overdracht functie Om de vergadering over te dragen en verder te gaan op een ander apparaat, moet u de GlobalMeet desktop-app op uw Windows- of Mac-computer draaien, en aangemeld zijn bij een GlobalMeet mobiele app op uw ipad of smartphone apparaat. 6

7 STARTEN Nadat de GlobalMeet desktop tools zijn geïnstalleerd, meldt u zich aan op uw account met het e- mailadres en wachtwoord voor uw GlobalMeet account. OPMERKING: De desktop app start automatisch. Open Microsoft Outlook om aan te melden op de GlobalMeet taakbalk. MELD U AAN OP UW ACCOUNT Desktop App Voer uw accountgegevens in op het configuratiescherm en klik dan op AANMELDEN. Indien u meer dan één vergadering heeft, zal GlobalMeet u vragen om te selecteren welke vergadering u wilt bekijken. U kunt slechts één vergadering per keer bekijken. De desktop-app meldt u aan op uw GlobalMeet account en begint naar uw GlobalMeet vergadering te kijken voor bezoekers. Lanceer bij het opstarten om ervoor te zorgen dat GlobalMeet altijd uw GlobalMeet Taakbalk Voer uw accountgegevens in op het configuratiescherm en klik dan op Aanmelden. De taakbalk meld aan op uw GlobalMeet account. Om een vergadering te starten of te plannen, klikt u simpelweg op de GlobalMeet tab (Outlook 2010 en 2013) of zorg ervoor dat de GlobalMeet taakbalk weergegeven wordt (Outlook 2007). 7

8 STARTEN DE GLOBALMEET DESKTOP APP GEBRUIKEN Het grootste gedeelte van de tijd, zult u niet aan de desktop app denken, totdat het een waarschuwing weergeeft. Het draait geruisloos op de achtergrond. Wanneer iemand naar uw vergadering komt, verschijnt een waarschuwing op uw scherm. Klik simpelweg op het bericht om naar uw vergadering te Klik op het bericht om naar uw vergadering te gaan. gaan. Als GlobalMeet een audio-vergadering aan het bekijken is, klik dan op het bericht om de Audio Bediening te lanceren, waar u een alleen-telefoon vergadering kunt hosten. POP-UP MENU GlobalMeet voor Desktop heeft een simpel pop-up menu waar u uw vergadering kunt starten, een vergadering kunt plannen of een bestand naar het bestand bibliotheek uploaden. Ga naar uw vergadering Kies een datum en tijd en verstuur een uitnodiging. Open het GlobalMeet venster om deel te nemen aan een vergadering van iemand anders of om uw instellingen bij te werken. In the Windows taakbalk of de Mac statusbalk, klikt u op de het M icoon om het pop-up menu weer te geven. Voeg een bestand toe aan uw bestand 8

9 STARTEN GLOBALMEET STARTSCHERM Om de GlobalMeet desktop-app te openen, dubbelklikt u op het M icoon in de Windows taakbalk of de Mac dock-balk. Tabs aan de linkerzijde laten u schakelen tussen het bijwonen van vergaderingen, het beheren van uw bestand bibliotheek, het versturen van uitnodigingen voor een vergadering, en het bijwerken van app instellingen. Wanneer u GlobalMeet opent, is de Vergadering tab geselecteerd. Gebruik de tabs aan de linkerzijde om door de app te navigeren. Open uw bestand bibliotheek: bestanden uploaden, mappen aanmaken, links bekijken en versturen naar bestanden, en meer. Lanceert een nieuw vergadering venster en meld u aan op uw eigen vergadering. Bekijk en neem deel aan vergaderingen van andere gebruikers en zoek door de bedrijvengids voor vergaderingen. Beheer app instellingen en verkrijg toegang tot Vergadering Instellingen. Plan een vergadering en verstuur uitnodigingen. Upload snel bestanden naar uw bestand bibliotheek. 9

10 STARTEN DE GLOBALMEET TAAKBALK VOOR OUTLOOK GEBRUIKEN De GlobalMeet taakbalk laat u vergadering uitnodigingen plannen en volgen via uw Outlook kalender, een web of alleen-telefoon vergadering starten, een bestand uploaden naar uw bestand bibliotheek (alleen web vergaderingen), en uw vergadering uitnodigingen aanpassen. Nadat u aangemeld bent, is de GlobalMeet taakbalk altijd beschikbaar in Outlook. Om de taakbalk te openen: Outlook 2010 en 2013 klik op de GlobalMeet tab Outlook 2007 de taakbalk is toegevoegd onder de standaard Outlook knoppen Alle opties op de taakbalk zijn van toepassing op uw eigen GlobalMeet account en instellingen. U kunt de taakbalk niet gebruiken om deel te nemen aan een vergadering van een ander persoon. Start een web vergadering of audio conferentie. Plan een vergadering en verstuur uitnodigingen. Upload een bestand naar uw bestand bibliotheek. Open de desktop app en beheer uw bestand bibliotheek. Beheer taakbalk instellingen en verkrijg toegang tot Vergadering Instellingen. Als u meerdere accounts heeft (met verschillende cliënt-id's), voeg ze dan hier toe. Klik op Bestand Uploaden om een bestand toe te voegen aan uw bestand bibliotheek zonder dat u uw vergadering hoeft te betreden. Of klik op Bestand Bibliotheek om de GlobalMeet desktop app te openen en uw bestand bibliotheek te beheren bijvoorbeeld, nieuwe mappen aanmaken, bestanden bekijken, of links naar bestanden delen. Leer meer. 10

11 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING OP HET WEB Of u nu een host of een vergadering gast bent, het deelnemen aan een web vergadering is eenvoudig. Open een webbrowser en voer de vergadering URL in op de adresbalk. Op de Welkom pagina, meldt u zich aan op de vergadering. TIP: Gebruik de desktop app of GlobalMeet taakbalk om een vergadering sneller bij te wonen. Geen e- mailadres of wachtwoord om deel te nemen! Accounthouders Indien u uw eigen GlobalMeet account hebt en aan een vergadering deelneemt of het nu uw eigen of van een ander persoon is voert u het adres en wachtwoord voor uw GlobalMeet account in. Gasten Voer uw naam en adres in om de vergadering bij te wonen. Registreer bij GlobalMeet Selecteer in de gast weergave Registreer Mij om een wachtwoord aan te maken en te registreren bij GlobalMeet. Registreren staat u toe de telefoonnummers, waar vergaderingen u kunnen bellen, beter te beheren en te profiteren van onze Auto-Connect functie. De volgende keer dat u deelneemt aan een GlobalMeet vergadering, voert u uw adres en wachtwoord in. 11

12 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING START UW EIGEN VERGADERING (DESKTOP) Om een vergadering te starten met uw eigen GlobalMeet account, klikt u op Start een vergadering. Indien uw account maar dan één vergadering heeft, selecteer dan de vergadering die u wilt bijwonen. Het vergadering scherm opent in een nieuw venster. De volgende stap is het verbinden met de vergadering audio. 12

13 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING START UW EIGEN VERGADERING (OUTLOOK TAAKBALK) De GlobalMeet taakbalk biedt een snelle manier om uw web of audio vergadering te starten. Klik, op de taakbalk, op Start Mijn Vergadering en kies vervolgens Web Vergadering of Alleen Telefoon. (Indien uw account meer dan één vergadering heeft, selecteer dan de vergadering waaraan u wilt deelnemen.) GlobalMeet meld u aan op uw vergadering en geeft het vergadering scherm (web) of de Audio Bediening (alleen telefoon) weer. De volgende stap is het verbinden met de vergadering audio. 13

14 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING VAN EEN ANDER PERSOON Klik op Deelnemen aan een vergadering om de web vergaderingen die u onlangs heeft bijgewoond te bekijken. U kunt aan elke web vergadering deelnemen met een klik, vergaderingen die u op regelmatige basis bijwoont opslaan als favorieten, en door uw Bedrijfsgids zoeken naar een vergadering. Ga terug naar het Vergaderingen scherm, waar u uw eigen vergadering kan starten en bestanden kunt uploaden. Zoek door uw bedrijvengids. Sla de vergadering op in uw favorieten. 14

15 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING Zoeken door uw Bedrijfsgids Gebruik het zoek vak om vergaderingen voor andere GlobalMeet gebruikers in uw organisatie te vinden. Voer een naam of adres van een persoon in en klik dan op ZOEK. GlobalMeet toont vergaderingen die overeenkomen met uw zoekcriteria. Wanneer u de vergadering vindt waaraan u wilt deelnemen, klikt u simpelweg op de naam. Nadat u deelneemt aan de vergadering, wordt het toegevoegd aan uw Recenten lijst. Zoek door uw bedrijvengids. Klik om deel te nemen aan een vergadering. Sla de vergadering op in uw favorieten. Klik op Vergadering Naam om deel te nemen aan de vergadering in een nieuw venster. Klik op Vergadering Naam om de Audio Bediening te openen en deel te nemen aan een alleen audio vergadering. 15

16 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING SLUIT UW AUDIO AAN Of u nu uw eigen vergadering start, of deelneemt aan een andere GlobalMeet vergadering, de volgende stap is het aansluiten op vergadering audio. U kunt de vergadering uw telefoon laten bellen of gebruik maken van uw internetverbinding voor vergadering audio. Selecteer een van uw opgeslagen telefoonnummers of voer een ander nummer in, en klik vervolgens op VERBIND MIJ om de vergadering naar u te laten bellen. Of klik op BEL MIJN COMPUTER om rechtstreeks via de microfoon en luidsprekers van uw computer te spreken en luisteren (of aangesloten headset), over uw internet verbinding. Klik op INBELLEN om een lijst met toegangsnummers voor de vergadering te krijgen en in te bellen vanaf uw telefoon. Laat de vergadering een van uw opgeslagen telefoonnummers bellen of voer een nieuw nummer in. TIP: U kunt tot drie telefoonnummers opslaan of GlobalMeet configureren om automatisch uw dataaansluiting voor audio te gebruiken. Klik op het startscherm op de Instellingen tab en klik vervolgens op VERGADERING INSTELLINGEN en ga naar de VOORKEURSINSTELLINGEN tab. 16

17 START OF NEEM DEEL AAN EEN VERGADERING GLOBALMEET AUDIO BEDIENING Wanneer u een audio-vergadering start, opent GlobalMeet de Audio Bediening en verbindt u met uw vergadering. De Audio Bediening biedt een gebruiksvriendelijke, visuele manier om uw alleen telefoon vergadering direct vanaf uw computerscherm te hosten: Nodig gasten uit via , of bel naar uw gasten. Zie wie er spreekt met GlobalMeet actieve spreker. Vergrendel, demp, of neem een opname van uw vergadering. Pas deelnemer volumes aan en demp lawaaierige lijnen. Klik op de tandwiel knop om uw eigen audio te beheren, belkwaliteit te controleren, of uw audioverbinding te wisselen. Schakel over naar een sub-conferentie voor meer privé communicatie. Klik op de tandwiel knop en verplaats uzelf of een deelnemer naar of uit de subconferentie; uw gasten kunnen alleen zichzelf naar een sub-conferentie verplaatsen nadat u het heeft opgezet. Richt op een deelnemer en pas volume aan of geef vergadering bediening weer Draag het over naar een mobiel apparaat en hervat uw vergadering. 17

18 WELKOM BIJ DE VERGADERING Wanneer u een vergadering host, heeft u volledige controle over de deelnemers en de vergadering functies. De Start tab toont het webadres voor uw vergadering en laat u gasten uitnodigen, uw scherm delen, bestanden delen van uw bestand bibliotheek en uw webcam delen. Verkrijg toegang tot vergadering functies vanaf de vergadering taakbalk aan de bovenzijde van het scherm. De linkerzijde van het scherm bevat vergadering bediening voor het beheren van een succesvolle vergadering. Vergadering Taakbalk. Krijg toegang tot web vergadering functies. DEEL MIJN WEBCAM. Schakel uw webcam aan en vergader face-to-face. Klik op om de vergadering te beëindigen. NODIG GASTEN UIT via telefoon of e- mail. DEEL EEN BESTAND. Open uw bestand bibliotheek en deel een bestand met de vergadering of beheer uw bestand bibliotheek. DEEL MIJN SCHERM. Deel een app of uw hele desktop met de vergadering. 18

19 WELKOM BIJ DE VERGADERING VERGADERING ZIJBALK Het vergadering zijbalk gebied is zichtbaar voor alle vergadering deelnemers. Hier kunt u zien wie er spreekt, uw webcam delen, tekst-chatten, en informatie krijgen over andere deelnemers. Als u een host bent, omvat GlobalMeet vergadering bediening en extra opties om met de deelnemers te werken. VERGADERING. Host bediening voor het beheren van uw vergadering De vergadering vergrendelen of opnemen, demp alle gasten, en schakel video delen (webcam) in. WEBCAM. Deel uw webcam met de vergadering en zie de webcams van andere gasten. De afbeelding wisselt om de actieve spreker te tonen. DEELNEMERS. Klik op uw eigen rij om uw microfoon volume en audio verbinding te beheren. Klik op de rij van een ander persoon om details te bekijken, een privé chat gesprek te starten, en toegang te krijgen tot extra host bediening. TIP: Open Vergadering Instellingen en schakel de Gast Privacy in voor grotere openbare evenementen of om namen van gasten verborgen te houden. OPENBARE CHAT. Chat met iedereen in de vergadering. Host en presentatoren (gepromoveerde gasten) kunnen het chat gesprek opschonen. 19

20 WELKOM BIJ DE VERGADERING WERK MET DEELNEMERS De deelnemerslijst toont alle deelnemers van de vergadering. Klik op de pijl naast de naam van een gast of uzelf om contactgegevens en vergadering bediening weer te geven. Host en presentatoren worden aan de bovenkant vermeld. Deze deelnemer is gedempt. Bekijk de deelnemer details en bediening van uzelf of van een andere deelnemer. Een scherm icoon in een rij betekent dat de deelnemer niet is aangesloten via de audio; een telefoon icoon geeft een alleen-audio aansluiting aan. Als u weet dat twee rijen dezelfde persoon zijn, klikt u op de rij en selecteer vervolgens Samenvoegen om ze te koppelen. 20

21 WELKOM BIJ DE VERGADERING UW BEDIENING (HOST) Klik op uw eigen naam om bediening voor uw microfoon en luidsprekers te zien. Als u apart heeft ingebeld of nog niet verbonden bent met audio, zult u Verbinding en Samenvoeg opties zien. Als host van de vergadering heeft u extra opties. Uw rol wordt weergegeven aan de bovenzijde van de details. Demp uzelf of pas uw spreekvolume aan. Schakel tussen computer audio en uitbellen. Alleen hosts. Draag de vergadering over naar een ander apparaat. TIP: U kunt telefoons wisselen zonder de vergadering te verlaten. Klik op Wijzig Audio en laat de vergadering een andere telefoon bellen of audio verbinden via de internetverbinding van uw computer. US BEDIENING (GAST) Klik op uw eigen naam om bediening voor uw microfoon en luidsprekers te zien. In het volgende voorbeeld is de gast gepromoveerd tot een presentator rol. Rol wordt weergegeven aan de bovenzijde van de details. Demp uzelf of pas uw spreekvolume aan. Schakel tussen computer audio en uitbellen. 21

22 WELKOM BIJ DE VERGADERING BEKIJK DE DETAILS VAN EEN ANDERE DEELNEMER Klik op de naam van een andere deelnemer om details te bekijken en een privé chat gesprek te starten. Host weergave Als u de gastheer of een presentator (gepromoveerde gast) bent, heeft u extra deelnemer bediening. Klik op BEVORDEREN om van de gast een presentator te maken die scherm kan delen, bestanden van uw bestand bibliotheek uploaden en delen, en toegang heeft tot beperkte vergadering bediening, zoals het vergrendelen of dempen van uw vergadering. TIP: U kunt gastheer of presentator rechten delegeren aan andere GlobalMeet gebruikers in uw bedrijf. Elke keer als de gedelegeerde gebruiker deelneemt aan uw vergadering, zal hij of zij de toezeggingen hebben die u heeft toegekend. De delegeer functie is beschikbaar in Vergadering Instellingen. Rol wordt weergegeven aan de bovenkant. Hosts en presentatoren. Demp of pas het volume van de gast aan. Chat privé met deze gast. Alleen hosts. Bevorder, degradeer, of ontsla de gast van de vergadering. 22

23 WELKOM BIJ DE VERGADERING Gast weergave Als u een gast bent, klikt u op een rij van een andere gast om basis informatie (zoals hun e- mailadres) te zien en privé te chatten. Chat privé met deze gast. HULP KRIJGEN U kunt snel toegang krijgen tot hulp terwijl u GlobalMeet gebruikt door te klikken op de Hulp knop aan de rechter bovenzijde van de vergadering taakbalk. Vanuit het hulp en ondersteuning venster, kunt u: De GlobalMeet gemeenschap bezoeken, waar u artikelen gebaseerd op kennis en gebruikshandleidingen kunt lezen, vragen kunt stellen, ideeën kunt uitwisselen, en GlobalMeet leert kennen. Een SYSTEEM CONTROLE uitvoeren. Download host hulpmiddelen zoals Scherm Delen. Verkrijg opties voor contact opnemen met ondersteuning. Klik op VERGADERING INFORMATIE om vergadering details (het webadres van de vergadering, toegangsnummers, en wachtwoorden) te zien en om toegang te krijgen tot Vergadering Instellingen. 23

24 HOST EEN VERGADERING GlobalMeet geeft u de hulpmiddelen die u nodig hebt om een succesvolle vergadering te hosten. U kunt applicaties of uw desktop delen, presentaties tonen en video's delen in de vergadering, bestanden naar uw gasten versturen, en polling of vraag en antwoord sessies uitvoeren. VERGADERING TAAKBALK Alle vergadering functies zijn beschikbaar aan de bovenkant van het vergadering scherm, op de vergadering taakbalk vergadering START Ga terug naar het algemene vergadering venster. 2. SCHERM DELEN Deel applicaties of uw hele desktop met de vergadering. 3. BESTAND BIBLIOTHEEK Open uw bestand bibliotheek. Upload bestanden en sla deze op in de cloud. Maak mappen aan om uw bestanden te beheren. Maak vergadering notities aan. Stream video's en deel bestanden in de vergadering. 4. WHITEBOARD Open een whiteboard met teken hulpmiddelen zodat u en uw vergadering gasten kunnen samenwerken. 5. Q&A Gasten kunnen vragen stellen zonder de vergadering te onderbreken. Q&A sessies worden opgeslagen in uw bestand bibliotheek. 6. POLLS EN ENQUÊTES Stel uw gasten een vraag en voer enquêtes van een serie vragen. Resultaten worden opgeslagen in uw bestand bibliotheek. 7. KENNISGEVINGEN Geeft korte berichten over evenementen in uw vergadering weer, bijvoorbeeld, wanneer iemand deelneemt aan de vergadering, of een gast zijn webcam deelt. 8. VOLLEDIG SCHERM Verberg de vergadering zijbalk en maak de vergadering ruimte groter. 9. HULP EN ONDERSTEUNING Bekijk ondersteuning opties, systeemdiagnostiek, en beheer uw vergadering instellingen. 10. UITGANG Verlaat de vergadering (gasten). Als u de host bent, klik dan hier om de vergadering te beëindigen en alle deelnemers te laten vertrekken. 24

25 VERGADERING BEDIENING Aan de bovenzijde van de zijbalk, bevat de VERGADERING sectie host bediening dat u in staat stelt om uw vergadering te beheren. Vergrendel de vergadering Wachtkamer Opname Alles dempen Nodig gasten uit of schakel video delen (webcam) in Wachtkamer De wachtkamer voorkomt dat gasten deelnemen aan uw vergadering totdat u deelneemt. Om te zien wie er wacht om te worden toegelaten en om gasten goed te keuren voor uw vergadering, klikt u op de klok knop. Leer meer. De vergadering vergrendelen Vergrendel uw vergadering en voorkom dat extra deelnemers deelnemen. GlobalMeet toont een informatieve web pagina voor gasten die proberen deel te nemen via het web, en speelt een kort bericht af voor iedereen die probeert in te bellen. De vergadering opnemen GlobalMeet neemt een hoge kwaliteit opname van uw vergadering, met inbegrip van scherm delen en bestanden die u presenteert. De vergadering opname toont het gehele vergadering venster, met uitzondering van gedeelde video's en webcams. Vergadering opnames zijn later beschikbaar in uw bestand bibliotheek. Alle gasten dempen Demp alle gast lijnen in uw vergadering tijdens dat een presentatie wordt gehouden of om een open lijn stil te leggen dat geluid in de vergadering brengt. Wanneer u alle lijnen in de vergadering dempt is uw microfoon niet gedempt. 25

26 HOST EEN VERGADERING NODIG GASTEN UIT VOOR UW VERGADERING U kunt op elk moment gasten toevoegen tijdens de vergadering. Klik in de Start tab op de Gasten Uitnodigen knop, of klik in de Vergadering sectie van de zijbalk op het tandwiel icoon en klik vervolgens op Uitnodigen. Laat de vergadering ofwel uw gast bellen of laat GlobalMeet een uitnodiging versturen die de vergadering URL en inbel informatie voor uw vergadering bevat. 26

27 HOST EEN VERGADERING UW VERGADERING INFORMATIE Het algemene vergadering venster toont het webadres voor uw vergadering. Klik op KOPIËREN NAAR KLEMBORD om de vergadering URL te kopiëren. U kunt het vervolgens in een tekstbericht of plakken om naar een gast die nog niet deel heeft genomen aan de vergadering te sturen. Indien u de audioverbinding informatie nodig heeft, klikt u op de Hulp knop aan de rechter bovenzijde van de vergadering taakbalk. De VERGADERING INFORMATIE sectie van het Hulp en Ondersteuning venster bevat het webadres, inbel toegangsnummers en wachtwoorden. Als u de host of een presentator bent, wordt het host wachtwoord getoond; wanneer de gasten Vergadering Informatie bekijken, verbergt GlobalMeet het host wachtwoord. TOEGANG TOT VERGADERING INSTELLINGEN Klik in Hulp & Ondersteuning op VERGADERING INSTELLINGEN om uw gebruikersprofiel, web vergadering voorkeursinstellingen en audio vergadering voorkeursinstellingen te bekijken en te updaten. OPMERKING: Alleen hosts in een vergadering kunnen deze instelling schermen zien; gasten in een vergadering kunnen deze niet openen. U kunt al uw web vergaderingen en audioconferentie accounts, niet alleen de vergadering waarop u bent aangemeld, en de bijbehorende audioconferentie account beheren. Open Vergadering Instellingen. 27

28 HOST EEN VERGADERING BEPERK TOEGANG TOT UW VERGADERING U kunt GlobalMeet configureren om toegang tot de vergadering te bedienen. Schakel in Vergadering Instellingen de Wachtkamer functie in, om te voorkomen dat uw gasten deelnemen aan een vergadering totdat u klaar bent. Of, schakel Gast Privacy in om de identiteit van de gasten te verbergen voor de andere gasten in de vergadering. OPMERKING: Schakel deze functies in voordat u uw vergadering host. Wachtkamer De wachtkamer functie voorkomt dat gasten deelnemen aan uw web vergadering totdat u deelneemt. U kunt ervoor kiezen om elke gast individueel toe te staan of GlobalMeet alle wachtende gasten toe te staan wanneer u deelneemt. Uw gasten zullen een bericht zien dat vergelijkbaar is met het volgende voorbeeld, totdat u ze toestaat. Om de wachtkamer in te schakelen, opent u Vergadering Instellingen, en stelt u, in de WEB INSTELLINGEN tab, WACHTKAMER in op AAN. Indien u kiest voor Ik zal elke gast toestaan, zal; de VERGADERINGEN balk een klok icoon bevatten. Klik op de klok om te zien wie er wacht om toegestaan te worden en om gasten te accepteren voor uw vergadering. 28

29 HOST EEN VERGADERING Gast Privacy Een andere manier om de toegang tot de vergadering te bedienen is door Gast Privacy in te schakelen. De Gast Privacy functie staat hosts toe om de identiteit van gasten te verbergen voor de andere gasten in de vergadering. Dit is vooral handig voor grote publieke evenementen, waarbij een lange lijst van deelnemers onhandelbaar kan worden of u wilt misschien niet dat gasten van andere organisaties in staat zijn om elkaar te identificeren. Wanneer Gast Privacy is ingeschakeld, verandert het de weergave van de vergadering voor de gast: Gasten zien alleen de namen van de host, presentatoren, en hun eigen namen; alle andere namen van gasten zijn verborgen. De Spreek lijn met de naam van de spreker is verborgen. Actieve spreker is alleen gemarkeerd wanneer de host, presentatoren, of de huidige gast aan het spreken is. Vergadering meldingen zijn verborgen. Gast webcams en chat zijn uitgeschakeld. Deze functies blijven beschikbaar voor u, de host. 29

30 HOST EEN VERGADERING BEËINDIG DE VERGADERING Wanneer u uw vergadering voltooid, klikt u op de Verlaten knop aan de rechter bovenzijde van de vergadering taakbalk. U kunt uw vergadering beëindigen, uw vergadering verlaten (daarbij anderen toestaan de vergadering voort te zetten), of verbonden blijven met uw vergadering. TIP: Om het web gedeelte van de vergadering af te sluiten en verder te gaan met een audioconferentie, selecteert u in de EINDE VERGADERING sectie Web. 30

31 WEB VERGADERING FUNCTIES GlobalMeet geeft u de hulpmiddelen die u nodig hebt om een succesvolle vergadering te hosten. U kunt, bijvoorbeeld, applicaties of uw gehele desktop delen, presentaties tonen en video's delen in de vergadering, bestanden naar uw gasten versturen, en polling of vraag en antwoord sessies uitvoeren. Deze functies zijn beschikbaar aan de bovenzijde van het vergadering scherm, op de vergadering taakbalk. SCHERM DELEN Gebruik Scherm Delen om programma's, websites, of zelfs uw gehele desktop met uw gasten te delen. Uw vergadering gasten kunnen u volgen terwijl u naar een website surft, een demonstratie uitvoert, of bestanden op uw computer toont. U kunt uw gasten toegang verlenen om de applicatie die wordt gedeeld te bedienen, of u en anderen kunnen aantekeningen maken, gedurende het delen. Klik simpelweg op DEEL MIJN SCHERM en selecteer vervolgens de applicatie die u wilt delen. Laat een gast de app die u deelt controleren. 31

32 WEB VERGADERING FUNCTIES Aan de bovenzijde van het gedeelde gebied zijn bedieningen voor het beheren van het delen van uw scherm. U kunt het delen pauzeren en dan hervatten. Gedurende gepauzeerd, zien uw kijkers de laatste afbeelding die u deelde en een gepauzeerd indicator. Of, toon eenvoudige teken hulpmiddelen en markeer de gedeelde toepassing of het scherm. Toon markup hulpmiddelen Pauzeer delen Stop delen 32

33 WEB VERGADERING FUNCTIES DEEL BESTANDEN IN DE VERGADERING U kunt een verscheidenheid van bestanden van uw bestand bibliotheek openen video's, web video s, vergadering notities, PowerPoint presentaties, PDF en Microsoft Word documenten, spreadsheets (Excel en CSV), en afbeeldingen en deze delen in uw vergadering. TIP: Om vertraging te voorkomen, kunt u bestanden die u van plan bent te delen uploaden voordat u uw vergadering start. Wij raden aan dat u de GlobalMeet desktop app gebruikt om uw bestand bibliotheek te beheren. Leer meer. Klik op Bestand Bibliotheek om al het materiaal te bekijken dat u eerder hebt geüpload in uw vergadering, rapporten en vergadering opnamen. U kunt bestanden sorteren op naam, bestandstype, bestandsgrootte of de datum waarop u het bestand heeft geüpload naar uw bibliotheek. Upload een bestand Open de map en bekijk de inhoud. Deel een bestand in de vergadering. Voeg vergadering notities toe. of maak een mapaan. Voeg een web video toe. Sorteer bestand op naam, datum, grootte, of type. Bekijk bestand informatie, verstuur het bestand naar gasten, download of verwijder het. Vergadering opnames en rapporten worden opgeslagen in hun eigen mappen. Deel een YouTube of Vimeo video. Bewerk of deel vergadering notities. Deel een video. 33

34 WEB VERGADERING FUNCTIES DEEL EEN VIDEO. U kunt MP4, MOV, en M4V video bestanden en web video's van YouTube en Vimeo met uw gasten delen. Klik simpelweg op de bestandsnaam van de video die u wilt delen en GlobalMeet opent de video in het algemene gebied. Klik op START DELEN om te beginnen met het tonen van de video in uw vergadering. Demp audio. Verander het formaat van het videovenster: Normaal, groter, of Begin de video met gasten te delen. 34

35 WEB VERGADERING FUNCTIES Voeg YouTube en Vimeo video's toe aan uw Bestand Bibliotheek Om een web video toe te voegen, klikt u op Bibliotheek. Voeg een web video toe aan de Bestand U kunt zoeken naar video's door een sleutelwoord of de URL van een video in te voeren op Zoeken te klikken. Klik om de video toe te voegen aan uw bestand bibliotheek en klik vervolgens op Klaar. U kunt voorbeelden van web video s bekijken en delen op dezelfde manier als andere video's die u naar uw bestand bibliotheek hebt geüpload. GlobalMeet slaat niet de daadwerkelijke video op in uw bestand bibliotheek, maar een link. 35

36 WEB VERGADERING FUNCTIES EEN VERGADERING OPNAME DELEN Vergadering opnames worden geïdentificeerd door een microfoon icoon; ze worden opgeslagen in de Opnamen map. Om een link naar de vergadering opname te sturen, selecteert u Verzenden naar Gasten, en voer vervolgens de adressen van uw ontvangers in. GlobalMeet stuurt hen een bericht met een link naar de opname. U kunt een kijker rapport krijgen voor elke gedeelde opname dat aangeeft wanneer het werd bekeken en de contactgegevens die door elke kijker werd verstrekt. Deel een link naar de opname. Zie hoe vaak het is bekeken. WERKEN MET BESTANDEN Klik op het tandwiel naast een bestand om de bestand opties weer te geven. Van hieruit kunt u: Stuur een link naar een document vanuit uw bestand bibliotheek naar ontvangers of kopieer een link naar uw klembord. Stuur het bestand naar uw vergadering gasten, zodat ze het kunnen downloaden in de vergadering. Bekijk een Deel Rapport met de volgende gegevens: het totaal aantal dat het gedeeld is, wanneer u het bestand gedeeld heeft, de methode ( link of in de kamer), en de ontvanger. Krijg, voor vergadering opnames, een Kijker Rapport dat aangeeft wie de opname heeft bekeken en de datum dat het is bekeken. Het bestand downloaden naar uw eigen computer. Hert verwijderen van uw bestand bibliotheek. 36

37 WEB VERGADERING FUNCTIES WERKEN MET MAPPEN Klik op het tandwiel naast een map om map opties weer te geven. Van hieruit kunt u: De inhoud van de map als een Zip bestand downloaden. De map een nieuwe naam geven. De map en zijn inhoud verwijderen (met bevestiging). GlobalMeet slaat rapporten en vergadering opnames op in hun eigen mappen. Ga naar Rapporten om polling en enquête resultaten en Q&A sessie logs te bekijken. De Opnamen map bevat vergadering opnames; alleen de host heeft toegang tot vergadering opnames. De Rapporten map is zichtbaar voor u en gepromoveerde presentatoren in de vergadering. NEEM NOTITIES Vergadering hosts en presentatoren kunnen vergadering notities aanmaken in GlobalMeet. Vergadering notities worden opgeslagen in de bestand bibliotheek, zodat u ze later kunt bewerken en delen zoals andere bestanden in de bibliotheek. Om een vergadering notitie aan te maken, opent u de bestand bibliotheek en klik op Voeg een notitie toe. Voer een naam voor de notitie in op het MAAK NOTITIE AAN dialoog en klik vervolgens op AANMAKEN. Het vergadering notities venster staat u toe om notities in te voeren, te formateren, en te delen. Formaat lettertype, grootte, kleur en uitlijning. Voltooi het bewerken van de notitie en ga terug naar de bestand bibliotheek. In vergaderingen van 20 of minder, wordt gevraagd of u de notitie wilt delen. Draag bediening over aan een andere presentator. De vergadering notitie een andere naam geven. 37

38 WEB VERGADERING FUNCTIES GlobalMeet slaat automatisch de vergadering notities op terwijl u hieraan werkt. Opgeslagen notities verschijnen in uw bestand bibliotheek. Als u de notitie sluit in een vergadering met 20 of mindert deelnemers, vraagt GlobalMeet of u de notitie wilt delen. Klik op DELEN om het deel dialoogvenster te openen en de notitie te delen. Klik op ANNULEREN om de opgeslagen notitie te sluiten en terug te gaan naar uw bestand bibliotheek. U kunt een deel van of alle vergadering gasten selecteren, extra adressen invoeren, en een optioneel bericht invoeren. Klik op VERZENDEN om de notities te verzenden. 38

39 WEB VERGADERING FUNCTIES WHITEBOARD Een whiteboard is een leeg plaatje waarop u kunt tekenen of schrijven met gebruik van de meegeleverde annotatie hulpmiddelen. Om toegang te krijgen tot het whiteboard, klikt u op de Whiteboard tab op de vergadering taakbalk. Whiteboards zijn nuttig voor het schetsen van ideeën, brainstormsessies, vergadering samenvattingen en vermelden van actiepunten. Selecteer Inschakelen Deelnemer Annotatie om uw gasten de mogelijkheid te geven om te schrijven en tekenen op de 39

40 WEB VERGADERING FUNCTIES BEANTWOORD VRAGEN (Q&A) De vraag en antwoord (Q&A) functie staat gasten toe om tijdens de vergadering vragen te stellen. De host en alle presentatoren kunnen vragen beantwoorden. De Q&A knop toont het aantal nieuwe, onbeantwoorde vragen. Klik op de Q&A knop om een vraag te beantwoorden. Voer uw antwoord in en klik vervolgens op ANTWOORD OPENBAAR om de vraag en uw antwoord aan iedereen te publiceren. Klik op ANTWOORD PRIVÉ om het antwoord alleen naar de persoon die de vraag heeft gesteld te sturen. Een log van de Q&A sessie van de vergadering wordt opgeslagen in uw bestand bibliotheek, in de Rapporten map. Typ uw antwoord. OPENBAAR Plaats de vraag en uw antwoord zodat iedereen het kan zien. PRIVÉ Antwoord alleen de persoon die de vraag heeft gesteld. DOWNLOAD vragen en antwoorden als een CSV Breid uit om eerder beantwoordde vragen te bekijken. 40

41 WEB VERGADERING FUNCTIES POLLS EN ENQUÊTES Polls en enquêtes staan u toe direct feedback te krijgen van de deelnemers tijdens een vergadering. U kunt uw gasten één vraag (of meerdere vragen in het geval van een enquête) stellen, resultaten bekijken als diagrammen of percentages, resultaten publiceren aan alle deelnemers, en vragen opslaan om opnieuw te vragen in een andere vergadering. Poll en enquête resultaten worden opgeslagen in de bestand bibliotheek, in de Rapporten map. UW GASTEN POLLEN Polls zijn enkele vragen. U kunt Ja/nee, meerkeuze en open vragen aanmaken. Zodra u een vraag aanmaakt, kunt u uw vergadering gasten pollen en vervolgens de resultaten bekijken. De VRAGEN tab vermeld polls die u eerder hebt gemaakt en de poll resultaten. Download poll resultaten Plaats deze vraag om uw gasten in de vergadering te pollen Bekijk resultaten nadat u de poll heeft gesloten. De vraag bewerken of verwijderen. Voeg een vraag toe. 41

42 WEB VERGADERING FUNCTIES Om een nieuwe vraag toe te voegen klikt u op NIEUW TOEVOEGEN. Selecteer het type vraag dat u wilt stellen en klik dan op VOLGENDE. Maak de vraag en de antwoorden aan op het volgende scherm en klik op OPSLAAN. 42

43 WEB VERGADERING FUNCTIES Bekijk resultaten Hosts kunnen reacties op poll vragen bekijken zodra ze binnen komen. Bekijk resultaten als een lijst, cirkeldiagram of staafdiagram, en deel de resultaten met de vergadering. Wissel tussen tussen totalen, cirkeldiagram, en staafdiagram weergave. 43

44 WEB VERGADERING FUNCTIES VOER EEN ENQUÊTE U kunt twee of meer vragen combineren in een enquête. U kunt dan de enquête in uw vergadering plaatsen en de resultaten bekijken. De ENQUÊTE tab vermeld enquêtes die u eerder hebt gemaakt. Klik op NIEUW TOEVOEGEN om een nieuwe enquête aan te maken. Geef de enquête een naam en kies de vragen die u wilt stellen. Gebruik de omhoog en omlaag pijlen aan de bodem van de BESCHIKBARE VRAGEN lijst om de volgorde van de vragen in de enquête in te stellen. Klik daarna op OPSLAAN. Plaats deze enquête om uw gasten in de vergadering te pollen. Kies de vargen in uw enquête. Bestel de vragen in uw enquête. 44

45 WEB VERGADERING FUNCTIES LIVE CHAT De Chat functie staat u en uw gasten toe om berichten uit te wisselen zonder de vergadering te onderbreken. U kunt berichten naar alle deelnemers sturen, of privé chatten met een individuele gast. TIP: Zorg ervoor dat de functie is ingeschakeld voor gasten in Vergadering Instellingen (WEB INSTELLINGEN tab). Open het CHAT venster en chat privé. Host en presentatoren (gepromoveerde gasten) kunnen alle openbare chatberichten OPSCHONEN. Typ hier uw bericht en druk op Enter. 45

46 WEB VERGADERING FUNCTIES PRIVÉ CHAT Om privé te chatten met een andere deelnemer, klikt u op de pijl naast hun naam en selecteert CHAT. Het CHAT venster onderhoud de privé chat gesprekken die u voert met elke deelnemer. Klik in het linker paneel op de naam van iemand om van gesprek te wisselen. De Verlaten knop aan de bovenzijde van het CHAT venster sluit het venster en wist alle gesprekken. Klik op de ( ) knop om het CHAT venster te verbergen. Dit minimaliseert het venster naar de rechterhoek van het vergadering venster. Twee gesprekken. Klik op de naam van een persoon om berichten te bekijken en te chatten. Het geselecteerde gesprek is Typ hier uw bericht en druk op Enter. 46

47 DRAAG EEN VERGADERING OVER NAAR EEN ANDER APPARAAT Alleen GlobalMeet account houders. Als u een vergadering host of hieraan deelneemt op de ipad, kunt u het overdragen naar uw computer of een ander mobiel apparaat zonder de vergadering te verlaten. Vergadering overdracht wordt ondersteund op GlobalMeet voor Android, iphone en ipad, en desktop computers. Zorg er simpelweg voor dat u de GlobalMeet app heeft draaien voordat u de vergadering start, en GlobalMeet is geïnstalleerd en draait op uw mobiele apparaat. De Vergadering Overdracht optie is beschikbaar vanaf uw eigen deelnemer details. Tik uw naam in en selecteer dan Vergadering Overdragen. Draag de vergadering over. GlobalMeet waarschuwt al uw apparaten. Ga verder op uw computer. Klik om een browser (web) of de Audio Bediening (alleen telefoon) te openen. Ga verder op uw smartphone. Tik om de GlobalMeet app te openen en de vergadering bij te wonen. OPMERKING: Als u de overdracht maakt van een web vergadering (browser of ipad app) naar een smartphone (iphone of Android smartphone), wordt alleen de vergadering audio overgedragen. 47

48 PLAN EEN VERGADERING U kunt een vergadering plannen en GlobalMeet een uitnodiging naar uw gasten laten versturen. PLAN EEN VERGADERING (DESKTOP) Kies simpelweg de datum en starttijd van uw vergadering en voer de adressen van uw gasten in. Selecteer vervolgens de duur van de vergadering zo kort als 30 minuten. Wanneer u klaar bent klikt u op UITNODIGING AANMAKEN. GlobalMeet stuurt iedereen een vergadering uitnodiging dat de vergadering URL en inbel informatie voor uw vergadering bevat. Duur Selecteer hoe lang de vergadering zal duren. Vergadering datum Datum van vandaag OPMERKING: Indien u Microsoft Outlook geïnstalleerd hebt, opent de app Outlook, zodat u uw vergadering met behulp van de GlobalMeet taakbalk kunt plannen. 48

49 PLAN EEN VERGADERING PLAN EEN VERGADERING (OUTLOOK TAAKBALK) De GlobalMeet taakbalk laat u kiezen of u Nu Direct Vergaderen of Later Vergaderen wilt. Beide opties maken een Outlook vergadering uitnodiging aan die u kunt bewerken en naar uw gasten kunt versturen. Selecteer: Nu direct vergaderen om een snelle uitnodiging te versturen en uw vergadering direct te starten. De vergadering uitnodiging wordt niet opgeslagen in uw Outlook agenda. Later vergaderen om een datum en tijd voor de vergadering te selecteren. De vergadering uitnodiging wordt opgeslagen in de Outlook agenda, waar u reacties kunt bijhouden en opnieuw plannen of bijwerken, indien dat nodig is. 49

50 PLAN EEN VERGADERING Later vergaderen De Later vergaderen optie staat u toe de toegangsnummers te selecteren om in uw uitnodiging op te nemen, en welke audio en/of web vergadering te gebruiken (als u meerdere vergaderingen heeft). Aan de linkerzijde van de vergadering uitnodiging, selecteert u de toegangsnummers om in de uitnodiging op te nemen. 50

51 BESTAND BIBLIOTHEEK (DESKTOP) U kunt uw bestand bibliotheek vanaf de desktop app beheren, zonder dat u uw vergadering hoeft bij te wonen. Klik op de Bestanden tab om uw bestanden en mappen te bekijken. U kunt nieuwe bestanden aanmaken, bestanden uploaden, zoeken naar bestanden, en bestanden verplaatsen tussen mappen. U kunt ook een voorbeeld van een bestand bekijken in de desktop app. Gebruik mappen om de bestanden in uw bestand bibliotheek te organiseren. Navigeer, wanneer u een bestand upload, eerst naar de map waarin u het wilt plaatsen. U kunt ook een bestand naar een andere map verplaatsen. Gebruik mappen om uw bestanden te organiseren. Upload een bestand of voeg een map toe. Sorteer op bestandsnaam, type, grootte, of upload datum Klik op de om beschikbare bestand of map acties weer te geven (Getoonde map acties) Vergadering opnames en rapporten worden opgeslagen in hun eigen mappen. Scroll alle mappen en bestanden. 51

52 BESTAND BIBLIOTHEEK (DESKTOP) OPEN UW BESTAND BIBLIOTHEEK VANUIT DE OUTLOOK TAAKBALK Op de GlobalMeet taakbalk, klikt u op Bestand Bibliotheek om uw bestand bibliotheek te openen in de desktop app. Deze weergave staat u toe om alle bestand beheer activiteiten uit te voeren, maar andere desktop app knoppen zijn uitgeschakeld. Wanneer u klaar bent, klikt u op X in de rechter bovenhoek van het desktop app venster om te verlaten. VOEG EEN BESTAND OF MAP TOE EN ZOEK IN DE BESTAND BIBLIOTHEEK Aan de bovenzijde van de bibliotheek is een kleine taakbalk. U kunt een bestand uploaden, een map aanmaken, of zoeken naar specifieke bestanden op bestandsnaam. Om een bestand naar een map te uploaden, navigeert u eerst naar de map waar u het wilt opslaan en klik vervolgens op Bestand Toevoegen. Een bestand uploaden Een map toevoegen Zoek door de hele bestand bibliotheek (inclusief mappen) naar bestanden en mappen met de naam of gedeeltelijke naam die u invoert. 52

53 BESTAND BIBLIOTHEEK (DESKTOP) MENU OPTIES Klik op het tandwiel icoon om map en bestand acties te tonen. Map opties omvatten: Download de inhoud van de map als een Zip bestand. De map een nieuwe naam geven. De map en zijn inhoud verwijderen (met bevestiging). Bestand opties omvatten: Een link naar het bestand versturen via . GlobalMeet verstuurt een bericht met een link om het bestand te downloaden naar uw ontvangers. Download het bestand. Het bestand wissen en verwijderen van uw bestand bibliotheek. 53

54 BESTAND BIBLIOTHEEK (DESKTOP) VOORBEELD VAN EEN BESTAND BEKIJKEN U kunt voorbeelden van documenten, presentaties, spreadsheets, en afbeeldingen in uw bestand bibliotheek bekijken. Klik simpelweg op het icoon naast een bestand om het te openen. Audio- en videobestanden en vergadering notities kunnen niet worden bekeken als voorbeeld in de desktop app; wanneer u op een van deze bestanden klikt, toont de app het Bestand Opties menu. een link naar het bestand. Navigeer in een document of presentatie. Sluit het voorbeeld. 54

55 BESTAND BIBLIOTHEEK (DESKTOP) VERPLAATS EEN BESTAND U kunt een bestand naar een map verplaatsen: sleep het simpelweg naar de map en laat het los. Wanneer u in een map bent, kunt u op dezelfde wijze het bestand naar het hoogste niveau van uw bestand bibliotheek terug verplaatsen. 55

56 GLOBALMEET INSTELLINGEN DESKTOP APP INSTELLINGEN Klik op de Instellingen tab om het Account Instellingen scherm te openen. Van hieruit kunt u uw desktop app instellingen updaten. Klik op Vergadering Instellingen om uw account profiel te bewerken, uw wachtwoord te wijzigen, en uw web en audio vergadering instellingen aan te passen. De app is beschikbaar in Engels, Nederlands, Frans, Duits en Zweeds. Kies een andere taal en het Instellingen scherm verfrist en toont een voorbeeld. Zorg ervoor dat u op OPSLAAN klikt om uw taalvoorkeur op te slaan. Voer uw of cliënt-id in en klik op OPSLAAN om in te loggen met behulp van verschillende inlog gegevens. Selecteer een andere vergadering om te bekijken voor bezoekers. Stel uw taalvoorkeur in. Bewerk uw account profiel, wachtwoord, of werk vergadering instellingen bij. 56

57 GLOBALMEET INSTELLINGEN GLOBALMEET TAAKBALK INSTELLINGEN De Voorkeursinstellingen groep op de taakbalk heeft twee opties: Accounts en instellingen. Gebruik de Accounts knop om een nieuwe account toe te voegen (met een andere cliënt-id) aan uw taakbalk of om aan te melden bij een van uw opgeslagen accounts. Gebruik de Instellingen knop om toegang te krijgen tot Vergadering Instellingen en selecteer welke toegangsnummers zijn opgenomen in vergadering uitnodigingen en stel andere vergadering standaardinstellingen in. Indien u meer dan één web vergadering of audio conferentie account heeft, moet u uw standaard vergadering selecteren. Stel uw standaard vergadering in Wanneer u Start of Nu Vergadert (vanuit Plan een vergadering), meld GlobalMeet u aan op uw standaard vergadering; in de vergadering uitnodiging omvat het ook het webadres en inbel informatie voor de standaard vergadering. TIP: Gebruik Plan een Vergadering Later Vergaderen indien u wenst dat de vergadering de vergadering uitnodiging gebruikt en aanpast. 57

58 GLOBALMEET INSTELLINGEN Selecteer nummers om te worden opgenomen in uitnodigingen Om de toegangsnummers te kiezen om in vergadering uitnodigingen op te nemen en het standaard één-klik toegangsnummer voor uw audio conferentie in te stellen, gaat u naar Vergadering Instellingen. Het één-klik nummer is opgemaakt als een link in vergadering uitnodigingen; gasten kunnen klikken om verbinding te maken met de vergadering vanaf hun mobiele apparaten. OPMERKING: U kunt nog steeds het één-klik nummer veranderen op een per-vergadering basis (als u een alleen-telefoon vergadering plant). Klik op Vergadering Instellingen aan de onderzijde van de Vergadering Instelling tab. Klik in de AUDIO INSTELLINGEN tab, naast TOEGANGSNUMMERS, op BEKIJK EN BEHEER. Het MIJN TOEGANGSNUMMERS scherm opent en vermeld alle toegangsnummers. Het eerste nummer is het één-klik nummer. Verplaats een nummer naar de bovenzijde om het te definiëren als het één-klik nummer. Schakel het selectievakje uit als u een toegangsnummer niet in uitnodigingen wilt opnemen. Wijs op een rij en gebruik de pijlen om een toegangsnummer in de lijst omhoog of omlaag te verplaatsen. Klik op de dubbele pijlen om een nummer naar de boven- of onderzijde van de lijst te verplaatsen. 58

59 GLOBALMEET INSTELLINGEN VERGADERING INSTELLINGEN De Vergadering Instellingen functie staat vergadering hosts toe om hun gebruikersprofielen, web vergadering voorkeursinstellingen en audio vergadering voorkeursinstellingen et bekijken en bij te werken. Uw Vergadering Instellingen zijn toegankelijk vanaf de desktop app, de GlobalMeet taakbalk en vanaf Hulp & Ondersteuning in een vergadering. Web vergadering instellingen regelen de vergadering ervaring voor u en uw gasten. U kunt deze opties op de WEB INSTELLINGEN tab bekijken en bijwerken. Klik, als u meer dan één web vergadering heeft, op de Vergadering Titel lijst om instellingen voor een andere web vergadering te bekijken. U kunt ook de geselecteerde vergadering verwijderen of een nieuwe toevoegen. 59