gemeente QoSteiïlOUt Aan de gemeenteraad Verslag verantwoording archieven

Transcriptie

1 W W w gemeente QoSteiïlOUt Aan de gemeenteraad Datum Uw kenmerk Ons kenmerk In behandeling bij \\ ^Ĉ" 1^!^ W.Hoek@oosterhout.nl Onderwerp Verslag verantwoording archieven Geachte raad, De gemeente Oosterhout heeft het toezicht op de archieven sinds 2004 ondergebracht bij het Regionaal Archief Tilburg. Op basis van deze overeenkomst doet de archiefinspecteur verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats (in Tilburg) en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente. Dit vloeit direct voort uit het bepaalde in de Archiefwet 1995 en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht waarin de verantwoording van het College van B&W naar de Gemeenteraad is vastgelegd. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente en de mate waarin wij voldoen aan de vereisten van de eerder genoemde archiefwet. Een en ander iş samengevat in een aantal constateringen en aanbevelingen, waarbij met'name aandacht wordt gevraagd voor het digitaal toegankelijk houden van informatie ook op de lange termijn alsmede de kwaliteit van de registers van de Burgerlijke Stand. Uiteraard onderschrijven wij het belang van deze aanbevelingen en het taakveld Proces- en Informatie Management (PIM) is bij het beschikbaar komen van het verslag dan ook direct van start gegaan met het geven van uitvoering aan deze aanbevelingen. Afstemming en overleg met het Regionaal Archief Tilburg en de archiefinspecteur maken deel uit van deze uitvoering. Op deze wijze wordt gehoor gegeven aan het uitgevoerde toezicht en moeten resultaten zichtbaar worden in het verslag dat in het voorjaar 2016 verschijnt. Wij realiseren ons dat er een lange tijd zit tussen het moment van verschijnen van het verslag en deze raadsbrief. Vanuit Proces- en Informatie Management is men weliswaar voortvarend aan de slag gegaan met het geven van uitvoering aan de aanbevelingen, maar het informeren van de Gemeenteraad is hierbij over het hoofd gezien. Het verslag wordt u derhalve nu pas ter kennisneming aangeboden. Daarnaast dient het verslag ter beschikking gesteld te worden aan de Provincie Noord-Brabant. postadres Postbus 10150, 4900 GB Oosterhout telefoon U0162 stadhuis@oosterhout.nl bezoekadres Slotjesveld 1 Oosterhout fax (0162)42 31 Ik internet

2 Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Oosterhout burgemeester I

3 Illlllllllllllllll /02/2014 GEMEENTE TILBURG College van Burgemeester en Wethouders Postbus GB Oosterhout Onderwerp KPI jaarverslag Ons kenmerk Afdeling Juridische Zaken yvonne.welings(ştilburg.nl Postadres Postbus LH Tilburg Datum 6 februari 2014 Uw kenmerk Doorkiesnummer Fax Bezoekadres Kazernehof 75 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief en informatiebeheer in uw gemeente. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief en informatiebeheer en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend \ n kĵ s \ l ì ì r YvonneWelìnġs gemeentearchivaris S Oosterhout Bijlage: ļļ Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording. Opgesteld door gemeentearchivaris Oosterhout februari Vragen aan de gemeente? Kijk op

4 VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPľs gemeente Oosterhout februari 2014 Opgesteld door gemeentearchivaris Oosterhout Van: college van Burgemeester en Wethouders Oosterhout Aan: gemeenteraad Oosterhout Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 2 Samenvattend 3 KPI verslag 1. Lokale regelgeving 4 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 6 4. Digitale archiefbescheiden 8 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Organisatie, middelen en mensen 13 Bijlagen 1. Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden Grafiek KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Overzicht van applicaties Overzicht van analoge archiefbestanden 18 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 1

5 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Ingevolge hoofdstuk II van de vastgestelde Archiefverordening 2006 brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak en het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven.' Voorts is bepaald dat het college rapporteert aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. 2 De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. 3 Als bijlage is een puntsgewijs verslag opgenomen dat een overzicht biedt van de mate waarin de gemeente voldoet aan de 10 archief KPI's. Het is de bedoeling dat in de naaste toekomst het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) deze informatie zal opnemen op de website waarstaatjegemeente.nl. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ík bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Yvonne Welings gemeentearchivaris Oosterhout De betekenis van de symbolen in de samenvatting op pagina 3 is: Deze constatering is redelijk tot goed. : Deze constatering vraagt aandacht en is soms risicovol. A Deze constatering wordt beschouwd als taakverwaarlozing op grond van de afspraken VNG en IPO Nieuwe Schoenen, aanvullend beleidskader voor het Interbestuurlijk archìeftoezicht (rneī 2012). 1 Het college doet tenminste ėċn maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verncht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die níet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7 Met liet horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. 3 ledenbrief VNG d.d. 1 mei 2013 kenmerk 013/039. Zie ook bepalingen provinciale verordening systematisch toezicht Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 2

6 Samenvattend 8 İ 1. Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd. 2. Oosterhout kiest voor digitaal en zaakgericht werken. 2. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. 2. Een kwaliteitsysteem op het informatie- en archiefbeheer is deels aanwezig in de vorm van protocollen. De ambitie verwoord in de Kadernota bedrijfsvoering biedt kansen voor de implementatie van een integraal kwaliteitssysteem. 3. Een actueel overzicht van alle aanwezige archiefbescheiden is deels aanwezig (ordeningsplan/dsp). Betrek alle decentrale bestanden bij de centrale document- en dossierregistratie. İ İ 3. De registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast door inktvraat. 3. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. 3. Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken. 4. Oosterhout loopt voor bij de implementatie van bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUPļ. 4. Bij de aanschaf, ontwikkeling en inrichting van informatiesystemen dienen de eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid in relatie tot een kwaliteitszorgsysteem altijd worden meegenomen. Betrek hierbij alle gemeentelijk processen en systemen, waarbij documentaire neerslag wordt beheerd. De bewaring van informatie op netwerkschijven en mailadressen is risicovol. m ê I 5. Vernietiging van analoge documenten tot juni 2012 vindt jaarlijks goed plaats. Vanaf juni 2012 wordt bij nieuwe dossiers de categorie van de selectielijst vermeld, waardoor vernietiging kan worden verantwoord. Hierdoor kunnen ook digitale documenten jaarlijks worden vernietigd. 5. Vernietiging van digitale archiefbescheiden van voor 2012 moet nog uitgevoerd worden. Analoge documenten, gevormd vanaf januari 2011, zijn numeriek geordend. Dit maakt jaarlijkse (verplichte) vernietiging in de toekomst logistiek nagenoeg onuitvoerbaar. Dit kan worden voorkomen door primair te ordenen op vernietigingsjaar en daarna pas numeriek te plaatsen. 6. De achterstand in overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen is de laatste jaren geheel op orde gebracht. 7. Het klimaat van de archiefruimten voldoet niet aan de vereiste klimaatwaarden. Stabiliseer de temperatuur naar de vereiste waarden, monitor het klimaat en neem zo nodig maatregelen. j İ J İ i 7. De bewaring van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimten is risicovol. 7. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan alle eisen. 7. Er is geen e-depot of andere voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden. 8. Het Regionaal Archief Tilburg investeert steeds meer in digitale dienstverlening. 9. De digitale omgeving is voorzien van een ICT-Informatiebeveiliging- en calamiteitenplan 9. Er is geen calamiteitenplan opgesteld voor analoge archieven opgesteld. 10. Blijf de benodigde formatie van PIM periodiek kritisch monitoren en meten, en neem dit onderbouwd op in het voortgangdocument van het veranderingsproces. 10. Er is geen investeringsbudget vooreen e-depot. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 3

7 1. Lokale regelgeving De a r c h i e f v o r m i n g van overheidsorganisaties, zoals de g e m e e n t e O o s t e r h o u t valt o n d e r de A r c h i e f w e t In w e e r w i l van de naam - het begrip archief w o r d t veelal geassocieerd m e t i n f o r m a t i e van o u d e r e d a t u m - gaat de w e t over hef geheel van i n f o r m a t i e. De a r c h i e f v e r o r d e n i n g en het besluit i n f o r m a t i e b e h e e r zijn de basis hoe Oosterhout de A r c h i e f w e t v o r m geeft. De a r c h i e f v e r o r d e n i n g regelt de zorg die het college van B. en W. h e e f t voor de archieven, die d o o r de g e m e e n t e l i j k e organen w o r d e n g e v o r m d, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee w o r d t de gehele i n f o r m a t i e k e t e n g e b o r g d, van het aloude charter t o t het n i e u w s t e digitale bestemmingsplan. In de a r c h i e f v e r o r d e n i n g is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige a r c h i e f v e r o r d e n i n g en het besluit i n f o r m a t i e b e h e e r zijn in 2006 en 2010 vastgesteld. De archìefverordening en besluit i n f o r m a t i e b e h e e r dienen nog geactualiseerd te w o r d e n aan n i e u w e w e t g e v i n g. Een adequaat i n f o r m a t i e b e h e e r maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zíjn rechten en plichten en die van andere p a r t i j e n kent, dat zij transparant kan o p e r e r e n en v e r a n t w o o r d i n g kan afleggen over haar handelen. Tenslotte w o r d t zodoende een blijvende b e w a r i n g veilig gesteld van i n f o r m a t i e met (cultuur-)historische w a a r d e. Verdergaande regionalisering en u i t b e s t e d i n g van taken door en aan d e r d e n hebben consequenties v o o r de (digitale) informatievoorziening. O o s t e r h o u t n e e m t deel aan acht gemeenschappelijke r e g e l i n g e n en heeft een 4 dienstverleningsovereenkomst afgesloten over het statisch archiefbeheer. De v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n inzake i n f o r m a t i e b e h e e r zijn veelal niet schriftelijk vastgelegd. Gezien het feit dat g e m e e n t e n steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of t a k e n u i t b e s t e d e n, zijn artikelen 4 en 40 van de A r c h i e f w e t een belangrijk aandachtspunt in deze. Het m o e t altijd duidelijk zijn welke organisatie er v e r a n t w o o r d e l i j k is v o o r de archivering, ook na een eventuele privatisering. Hierdoor kan de organisatie zich blijven v e r a n t w o o r d e n v o o r zijn handelen als geheel. Helaas blijft de i n f o r m a t i e p a r a g r a a f vaak o n d e r b e l i c h t. M e e r recente r e g i o v o r m i n g is de Omgevingsdienst M i d d e n - en West-Brabant ( O M W B ). Binnen de regio West Brabant Oost, bestaande uit de g e m e e n t e n Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle Nassau, Breda, D r i m m e l e n, Geertruidenberg, O o s t e r h o u t, W e r k e n d a m en W o u d r i c h e m, is een Regionaal Transitie A r r a n g e m e n t vastgesteld v o o r de decentralisatie van alle jeugdzorg naar g e m e e n t e n. V o o r t s w o r d t de s a m e n w e r k i n g stapsgewijs verkend m e t de g e m e e n t e n D r i m m e l e n en Geertruidenberg, de zogenaamde A m e r s t r e e k g e m e e n t e n Equalit is een b e d r i j f s o n d e r d e e l van de g e m e e n t e O o s t e r h o u t. De dienstverlening van Equalit aan andere overheidsinstellingen is vastgelegd in een gemeenschappelijke regeling. In de mandaatregeling zijn geen m a n d a t e n inzake archiefwetgeving vastgesteld. 5 J Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Gemeente Oosterhout Beleid Begin 2013 is de kadernota bedrijfsvoering vastgesteld. De kadernota geeft, aan de hand van een vertaling van de kernwaarden uit de organisatievisie, kaders aan voor een s l i m m e manier van w e r k e n. V o o r de informatievoorziening b e t e k e n t het dat een aantal uitgangspunten zijn b e n o e m d, u i t g e w e r k t in de bijlage "Richtlijnen en componenten voor (digitaal) zaakgericht werken". Er zijn richtlijnen v o o r de behandeling van de i n k o m e n d e post, sociale media en e mail o p g e n o m e n. In het b e l e i d s d o c u m e n t w o r d t een richting geduid v o o r een RMA en e-depot evenals de gewenste kanaalsturing en koppelingen. De uitgangspunten zijn: ««Het i n f o r m a t i e b e l e i d is er op gericht o m de kwaliteit van dienstverlening te v e r b e t e r e n. De i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r van een f r o n t - O f f i c e, midoffice en BackOffice s t r u c t u u r volgt de organisatieinrichting t e n aanzien van k l a n t c o n t a c t e n. 4 GR Belastingsamenwerkíng West Brabant (8MB), GR Regio West Brabant RWBĮ, Veìlígheidsregio Midden- en West Brabant, GR Ambulancevoorziening Brabant Midden West-Noord, GR Openbare Gezondheidszorg (GR OGZļ, GR Nazorg gesloten stortplaatsen Saveî Dorst en Zevenbergen, GR Werkvoorzieningschap Arbeid voor Allen (WAVAļ, GR Omgevingsdienst Midden en West-Brabant. 5 Algemeen mandaat, volmacht-, en machtigingsbesluit Oosierhout 2 0 Î Î - Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Onsterhout 4

8 «Het informatiebeleid ondersteunt de realisatie van bestuurlijke doelen en organisatiedoelstellingen en wordt gerealiseerd aan de hand van een informatiebeleidsplan.» Informatiebeleid is gericht op een doelmatige, doeltreffende en bovendien geïntegreerde informatievoorziening voor en door de hele organisatie.» Bij de inrichting van informatiesystemen zijn strategische doelen leidend en zijn standaarden ontwikkeld om informatie uit te wisselen.» De gemeente is regionaal koploper (informatie-innovatie) en biedt actief haar diensten aan de regio aan.» De I S A- component is een wezenlijk onderdeel van de ontwikkeling van organisatiebeleid.» Kennis en informatie zijn door middel van informatiesystemen ontsloten en gekoppeld voor de gehele organisatie waardoor nieuwe unieke informatie ontstaat. «Gegevens uit de digitale klant- en zaakdossiers worden in de hele organisatie gebruikt.» Beheer van basisgegevens (gegevens- en informatiebeheer) is georganiseerd in samenwerking met alle organisatieonderdelen.» Voor de totale bedrijfsvoering wordt gewerkt met gekoppelde informatiesystemen. De kadernota vraagt om een nadere uitwerking op het gebied digitaal duurzaam informatiebeheer. Kwaliteitszorg Volgens artikel 16 van de archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitsysteem ontwikkeld. Om de kwaliteit na te streven beschikt Oosterhout over een set van protocollen en instructies. Wekelijks worden deze protocollen en instructies door de PIM medewerkers getoetst. Indien de resultaten van de toetsing consequenties hebben, wordt hierop bijgestuurd. Goede kwaliteitszorg levert aanzienlijke voordelen op voor het functioneren van de informatiehuishouding. Als er een duidelijk beeld is van de eisen aan de kwaliteit, kunnen die ook beter en regelmatiger worden gecontroleerd. 6 De implementatie van de Richtlijnen en componenten voor (digitaal) zaakgericht werken" staat nog in de steigers. De kwaliteitscontroles worden nog niet structureel uitgevoerd. Door het college van B. en W. van Tilburg is een gemeentearchivaris en plaatsvervanger benoemd, die tevens functioneren voor Oosterhout. 7 Het laatste inspectierapport dateert uit december Met ingang van 2013 is gestart met een KPI verslag. De intentie is deze tweejaarlijks aan te bieden. Strategisch Informatie Overleg (Slũf In het kader van de kwaliteitsbevordering worden er (twee)jaarlijks regionale bijeenkomsten georganiseerd voor medewerkers van documentaire informatie voorziening (DIV) van de aangesloten 12 gemeenten en een waterschap. Jaarlijks vindt er overleg plaats over selectie en vernietiging. Daarnaast is er met enige regelmaat een overleg tussen de gemeentearchivaris, PIM medewerker en de Unitleider Interne Dienstverlening over alle aspecten van het informatie- en archiefbeheer. Daarmee wordt voor wat betreft dit moment voorzien in de doelstelling van het SIO. Regionaal Archief Tilburg Beleid Het Regionaal Archief Tilburg, onderdeel van de stichting Mommerskwartier, voert in opdracht van de gemeente Tilburg gedeeltelijk archiefwettelijke taken uit. In 2009 is een informatiebeleidsplan opgesteld, dat zich vooral richt op de digitalisering van informatief erfgoed. In augustus 2013 heeft het Regionaal Archief Tilburg een strategie notitie vastgesteld Van 20 jaar naar 3 dagen. Hoewel de intentie is verwoord om samen in groter verband te participeren in een e-depot, is dit niet vertaald naar een visie op duurzaam digitaal informatiebeheer. 6 ten bekende kwalrteitscirkel is die van William t. Derning, plan, do, check en act. In de landelijke benchmark digitale dienstverlening 2013 ís te ieľen dat 7even gemeenten niet reageerden verstuurde vragen per , waaronder de gemeente Oosterhout. 7 College B. en W Tilburg d.d. 12 december Het college van B. en W. Oosterhout heeft de benoeming met met een besluit vastgesteld 8 ledenbnef VNG d.d. 13 maart 2013 kenmerk BAOZW/U Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 5

9 Kwaliteitszorg De kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief n i e u w begrip en er zijn geen landelijk vastgestelde n o r m e n. De branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN b e h e e r t een landelijke k w a l i t e i t s m o n i t o r dienstverlening archieven, waarbij b e n c h m a r k i n g w o r d t toegepast. In 2013 w e r d er d e e l g e n o m e n aan de tweejaarlijkse landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven. Als rapportcijfer kreeg het Regionaal Archief Tilburg van de klanten een 8,2. De inzet van sociale media w e r d als hoogste g e w a a r d e e r d m e t een 8,5, de w e b s i t e m e t 9 een 8, 1, het onderzoekerscentrum met een 7,7. Het Regionaal Archief T i l b u r g scoort op alle o n d e r d e l e n boven het landelijke gemiddelde. De servicenormen voor de Nederlandse Archieven w o r d e n g e b r u i k t. 10 Oosterhout kiest voor digitaal en zaakgericht werken. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. Een kwaliteitsysteem op het informatie- en archiefbeheer is deels aanwezig in de vorm van protocollen. De ambitie verwoord in de Kadernota bedrijfsvoering biedt kansen voor de implementatie van een integraal kwaliteitssysteem. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Gemeente Oosterhout Equalit introduceerde begin 2012 het Verbindend Fundament Equalit (VFE). Op een vaste ' b o d e m p l a a t ' {verbindend f u n d a m e n t ) die v o o r iedere d e e l n e m e r h e t z e l f d e is, w o r d e n f u n c t i o n a l i t e i t e n g e b o u w d, die deelnemers verschillend kunnen i n z e t t e n. Dankzij deze a r c h i t e c t u u r k u n n e n g e m e e n t e n m e t elkaar informatie uitwisselen en maakt Equalit s a m e n w e r k i n g tussen g e m e e n t e n mogelijk. Daaraan t e n grondslag ligt de gedachte dat, als beleidsafdelingen van verschillende g e m e e n t e n besluiten o m gezamenlijk initiatieven t e o n t p l o o i e n, de ICT daarin geen b e l e m m e r i n g m a g zijn. Een gezamenlijke ICT bodemplaat is daarom ook van strategisch b e l a n g. 1 1 Daarnaast is gekozen v o o r de G E M M A, de GEMeentelijke M o d e l Architectuur, belangrijke o n d e r d e l e n zijn de proces- en een i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r. Naar v e r w a c h t i n g zal het meerdere jaren in beslag n e m e n o m het zaak- en procesgerichte w e r k e n in te v o e r e n. Een van de v o o r w a a r d e n voor zaakgericht w e r k e n is o m geheel digitaal te gaan a r c h i v e r e n. De manier van w e r k e n m o e t v o o r k o m e n dat m e d e w e r k e r s i n f o r m a t i e op persoonlijke en afdelingsschijven opslaan, w a a r d o o r procesgebonden i n f o r m a t i e niet vindbaar is. Alle g e m e e n t e n, die bij Equalit zijn aangesloten, gaan k o m e n d e jaren kiezen voor hetzelfde zaaksysteem. De keuze v o o r het níeuwe zaaksysteem b i n n e n Equalit v e r b a n d bevindt zich in de a f r o n d e n d e fase. Naar v e r w a c h t i n g zal in februari 2014 het o u d e zaaksysteem Inter Access (Webnext) w o r d e n uitgefaseerd. Oosterhout w e r k t nu hybride. Hoewel alle m e d e w e r k e r s digitaal w e r k e n, b e h e e r t de g e m e e n t e zowel papieren als digitale archiefbescheiden. Soms w o r d t het ene proces digitaal gearchiveerd en het andere in papieren dossiers, en soms w o r d t volledig dubbel gearchiveerd. Het post- en dossierregistratiesysteem Corsa is de kernapplicatie. Naast het DMS zijn enkele applicaties in gebruik, w a a r v a n een klein aantal van strategisch belang is voor i n f o r m a t i e b e h e e r. 13 De d o c u m e n t e n inzake het proces o m g e v i n g s v e r g u n n i n g (WABO) en bestemmingsplannen w o r d e n respectievelijk in de Centric applicatie OVX4all en RO-beheer geregistreerd, i n k o m e n d e en uitgaande correspondentie over het proces o m g e v i n g s v e r g u n n i n g w o r d e n daarnaast ook in Corsa geregistreerd. Deze applicaties zijn niet g e k o p p e l d aan Corsa en er is sprake van d u b b e l e registraties. De omgevingsvergunningen en de b e s t e m m i n g s p l a n n e n w o r d e n op dit m o m e n t zowel digitaal en analoog 1:1 gearchiveerd, o m d a t de huidige digitale o m g e v i n g o n v o l d o e n d e de vereiste d u u r z a a m h e i d kan b o r g e n. Zo is de huidige landelijke RO online niet geschikt o m digitale b e s t e m m i n g s p l a n n e n t e archiveren. Corsa is leidend voor het registreren van metadata t e n behoeve van v i n d b a a r h e i d en archivering. Deze m e t a d a t a s e t v o l d o e t nog niet aan NEN-ISO n o r m Het gemiddelde cijfer voor archiefdiensten is voor: het algemeen oordeel een 7 7. sociale media een 7,4, website een 7,3 en studiezaal een 7,7 10 Kwaliteitshandboek voor Nederlandse archieven Branchevereniging Archief in stellingen Nederland, versie Strategische Kadernota Fqualit Voor een overwicht van de applicaties 21e bijlage De in Nederland ate norm gestelde eisen voor een volledige recordsmanagement metadataset staan m de NEN ISO standaard voor Metadata (Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta informatie voor archief, delen l-l 2006 en 1-2:2009) Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 6

10 Er zijn in 2009, 2012 en 2013 teltoetsen gehouden inzake de inkomende en uitgaande post. Op basis van teltoetsen in de jaren 2009, 2012 en 2013 bedroeg de registratieomvang circa 36 % van alle archiefwaardige documenten. Vanaf half april 2012 is gestart met het opvoeren van 609é naar registratiegraad van alle inkomende documenten. Volgens de teltoets 2013 is een graad van 9AX bereikt. Van de uitgaande documenten wordt de registratiegraad rond de geschat. 1 Historie resultaten jaarlijkse teltoets t.a.v. document- en registratieomvang x S ū teldagen dec/jan teldagen jan teldagen mei 107,7 79,5 7? DB 79 is ü ÍS 41 40, ,5 o m inkomende waarvan uitgaande waarvan 'interne totaalaantal waarvan % geregīstrd documenten geregistrrd documenten geregistrrd doe. documenten geregistrrd Registraties in relatie met indicatie totaal archiefwaardige documenten op basis van 37,5 registratiegraad n.a.v. teltoets 2013 ū totaal incl. bijlagen m totaal excl. bijlagen ļ^^ļ ,B JflHHfSI B B 1 : TffijSI 2012 (0,94 doc.per inw (1.29 doc. per inw. indicatie archiefwaardige excl bijlagen) excl. bijlagen) documenten n.a.v. teltoets 2013 Toelichting grafiek De schatting op grond van de teltoets 2013, te weten registraties staat gelijk aan gemiddeld 2,5 registraties per inwoner, komt vrijwel overeen met het aantal registraties 2013 van twee sterk gedigitaliseerde gemeenten binnen het werkgebeid van het Regionaal Archief Tilburg met respectievelijk 2,15 en 2,5 documenten per inwoner. Daarnaast is het opmerkelijk dat er nog documenten zijn geregistreerd, die als overige registraties"onbekend" zijn getypeerd. Deze zijn buiten deze grafiek gehouden. ÌA Het kanaal e mail ís niet geteld IS Genen de werkdruk is afgesproken dat alleen uitgaande documenten waar een actie/rechtsgevolg aan verbonden is worden geregistreerd Die status wordt door de gebruiker aangegeven. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 7

11 Van de te bewaren documenten van de primaire werkprocessen (zaken) w o r d e n analoge dossiers g e v o r m d, m e t uitzondering van de op t e r m i j n vernietigbare d o c u m e n t e n. Deze d o c u m e n t e n w o r d e n n u m e r i e k g e o r d e n d op een termijn van 20 jaar, anticiperend op de mogelijkheid van vervanging achteraf. De gemeente Oosterhout maakt gebruik van duurzame gegevensdragers en m a t e r i a l e n in de v o r m van zuurvrije dozen, mappen, t a b s t r o k e n, hechtmechanieken en overige h u l p m i d d e l e n. Certificaten zijn aanwezig. In 2007 is geconstateerd dat de registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast d o o r inktschade, w a a r d o o r ze steeds minder leesbaar w o r d e n. niet g e b o d e n Dit landelijke p r o b l e e m is veelvuldig b e s p r o k e n, maar een oplossing w o r d t Om verder informatieverlies t e v o o r k o m e n w o r d t geadviseerd een k w a l i t a t i e f goede digitale kopie van de akten te vervaardigen. Regionaal Archief Tilburg Een van de kerntaken van het Regionaal Archief Tilburg is het toegankelijk m a k e n van archieven en collecties o m de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Rond de 719 m e t e r w o r d t b e w a a r d bij het Regionaal Archief Tilburg. 95,6 9b van alle overgebrachte archieven is toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, t e raadplegen via de website. Voor het toegankelijk maken van collecties is geen landelijke standaard. De meeste archiefdiensten h a n t e r e n de internationale standaard E A D. 18 Bíj het Regionaal Archief Tilburg zijn de m e e s t e t o e g a n g e n omgezet naar EAD. Verschillende collecties zijn digitaal beschikbaar, zoals de o p e n b a r e registers van de Burgerlijke Stand en f o t o ' s. De digitale registers van de Burgerlijke Stand kunnen via de w e b s i t e op persoonsnaam w o r d e n doorzocht, de bevolkingsregisters w o r d e n nu op naam toegankelijk g e m a a k t. M e t extra beschikbare gestelde budgetten tijdens de jaren zijn de archieven van de schepenbank, dorpsbestuur en notarissen gerestaureerd. Van de bijna 719 meter ís de materiële zorg van 216 m e t e r goed, van 458 m e t e r m a t i g en 45 m e t e r slecht. Bij het Regionaal Archief Tilburg w o r d t gebruik gemaakt van duurzame v e r p a k k i n g s m a t e r i a l e n. 19 Een actueel overzicht van alle aanwezige archiefbescheiden is deels aanwezig (ordeningsplan/dsp). Betrek alle decentrale bestanden bij de centrale document- en dossierregistratie. Jak De registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast door inktvraat. J De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. J Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken. 4. Digitale archiefbescheiden Gemeente Oosterhout Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen v o o r zaakafhandeling met burgers. M e t n a m e de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt o m complexe maar noodzakelijke w a a r b o r g e n o m informatieverlies te v o o r k o m e n. Een andere t r e n d is dat het niet meer mogelijk is o m als g e m e e n t e zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dienen te w e r k e n in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de W e t Algemene Bepalingen Omgevingsrecht, Jeugdwet en de rol van sociale media. Zaakgericht werken biedt vele mogelijkheden voor het delen en v e r r i j k e n van i n f o r m a t i e tussen gemeenten en andere overheden. Tegelijkertijd zal de i n f o r m a t i e - en k e n n i s b e h o e f t e van g e m e e n t e n t o e n e m e n door de verdergaande decentralisatie van taken en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n. I n t e r o p e r a b i l i t e i t en 16 Inktschade in de akten van de Burgerlijke Stand. Tussentijds verslag van een onderzoek door de Erfgoedinspectie en het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (maart 2ÜÜ7). 17 De VNG en NWB vinden dat herstel van de aangetaste akten op kosten van het Rijk moet plaatsvinden. Rijk en gemeenten onderzoeken hoe ZIJ samen kunnen komen tot een toekomstgerichte oplossing, met als uitgangspunt eenmalige opslag en meervoudig gebruik 18 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XMl. Een XMt-document is in feite niets anders dan een tekstdocument ronder enige opmaak dat gemaakt kan worde in Wordpad. 19 Voor archiefomslagen met en ronder hechtmechaniek, zuurvrij karton, papier en archiefdozen zijn dat de ÎCN kwaliteitseisen nr. 1, 2, 3, 4, 1 0 en 11 zoals benoemd in de Archiefregeltng Voor foto's worden presentalietioezen van polypropyleen gebruikt conform Arcliiefregeling 2010 art. 12 lid 2c. Verslag ter behoeve var horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout