gemeente QoSteiïlOUt Aan de gemeenteraad Verslag verantwoording archieven

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "gemeente QoSteiïlOUt Aan de gemeenteraad Verslag verantwoording archieven"

Transcriptie

1 W W w gemeente QoSteiïlOUt Aan de gemeenteraad Datum Uw kenmerk Ons kenmerk In behandeling bij \\ ^Ĉ" 1^!^ Onderwerp Verslag verantwoording archieven Geachte raad, De gemeente Oosterhout heeft het toezicht op de archieven sinds 2004 ondergebracht bij het Regionaal Archief Tilburg. Op basis van deze overeenkomst doet de archiefinspecteur verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats (in Tilburg) en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente. Dit vloeit direct voort uit het bepaalde in de Archiefwet 1995 en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht waarin de verantwoording van het College van B&W naar de Gemeenteraad is vastgelegd. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente en de mate waarin wij voldoen aan de vereisten van de eerder genoemde archiefwet. Een en ander iş samengevat in een aantal constateringen en aanbevelingen, waarbij met'name aandacht wordt gevraagd voor het digitaal toegankelijk houden van informatie ook op de lange termijn alsmede de kwaliteit van de registers van de Burgerlijke Stand. Uiteraard onderschrijven wij het belang van deze aanbevelingen en het taakveld Proces- en Informatie Management (PIM) is bij het beschikbaar komen van het verslag dan ook direct van start gegaan met het geven van uitvoering aan deze aanbevelingen. Afstemming en overleg met het Regionaal Archief Tilburg en de archiefinspecteur maken deel uit van deze uitvoering. Op deze wijze wordt gehoor gegeven aan het uitgevoerde toezicht en moeten resultaten zichtbaar worden in het verslag dat in het voorjaar 2016 verschijnt. Wij realiseren ons dat er een lange tijd zit tussen het moment van verschijnen van het verslag en deze raadsbrief. Vanuit Proces- en Informatie Management is men weliswaar voortvarend aan de slag gegaan met het geven van uitvoering aan de aanbevelingen, maar het informeren van de Gemeenteraad is hierbij over het hoofd gezien. Het verslag wordt u derhalve nu pas ter kennisneming aangeboden. Daarnaast dient het verslag ter beschikking gesteld te worden aan de Provincie Noord-Brabant. postadres Postbus 10150, 4900 GB Oosterhout telefoon U0162 bezoekadres Slotjesveld 1 Oosterhout fax (0162)42 31 Ik internet

2 Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Oosterhout burgemeester I

3 Illlllllllllllllll /02/2014 GEMEENTE TILBURG College van Burgemeester en Wethouders Postbus GB Oosterhout Onderwerp KPI jaarverslag Ons kenmerk Afdeling Juridische Zaken yvonne.welings(ştilburg.nl Postadres Postbus LH Tilburg Datum 6 februari 2014 Uw kenmerk Doorkiesnummer Fax Bezoekadres Kazernehof 75 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief en informatiebeheer in uw gemeente. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief en informatiebeheer en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend \ n kĵ s \ l ì ì r YvonneWelìnġs gemeentearchivaris S Oosterhout Bijlage: ļļ Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording. Opgesteld door gemeentearchivaris Oosterhout februari Vragen aan de gemeente? Kijk op

4 VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPľs gemeente Oosterhout februari 2014 Opgesteld door gemeentearchivaris Oosterhout Van: college van Burgemeester en Wethouders Oosterhout Aan: gemeenteraad Oosterhout Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 2 Samenvattend 3 KPI verslag 1. Lokale regelgeving 4 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 6 4. Digitale archiefbescheiden 8 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Organisatie, middelen en mensen 13 Bijlagen 1. Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden Grafiek KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Overzicht van applicaties Overzicht van analoge archiefbestanden 18 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 1

5 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Ingevolge hoofdstuk II van de vastgestelde Archiefverordening 2006 brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak en het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven.' Voorts is bepaald dat het college rapporteert aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. 2 De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. 3 Als bijlage is een puntsgewijs verslag opgenomen dat een overzicht biedt van de mate waarin de gemeente voldoet aan de 10 archief KPI's. Het is de bedoeling dat in de naaste toekomst het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) deze informatie zal opnemen op de website waarstaatjegemeente.nl. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ík bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Yvonne Welings gemeentearchivaris Oosterhout De betekenis van de symbolen in de samenvatting op pagina 3 is: Deze constatering is redelijk tot goed. : Deze constatering vraagt aandacht en is soms risicovol. A Deze constatering wordt beschouwd als taakverwaarlozing op grond van de afspraken VNG en IPO Nieuwe Schoenen, aanvullend beleidskader voor het Interbestuurlijk archìeftoezicht (rneī 2012). 1 Het college doet tenminste ėċn maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verncht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die níet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7 Met liet horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. 3 ledenbrief VNG d.d. 1 mei 2013 kenmerk 013/039. Zie ook bepalingen provinciale verordening systematisch toezicht Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 2

6 Samenvattend 8 İ 1. Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd. 2. Oosterhout kiest voor digitaal en zaakgericht werken. 2. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. 2. Een kwaliteitsysteem op het informatie- en archiefbeheer is deels aanwezig in de vorm van protocollen. De ambitie verwoord in de Kadernota bedrijfsvoering biedt kansen voor de implementatie van een integraal kwaliteitssysteem. 3. Een actueel overzicht van alle aanwezige archiefbescheiden is deels aanwezig (ordeningsplan/dsp). Betrek alle decentrale bestanden bij de centrale document- en dossierregistratie. İ İ 3. De registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast door inktvraat. 3. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. 3. Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken. 4. Oosterhout loopt voor bij de implementatie van bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUPļ. 4. Bij de aanschaf, ontwikkeling en inrichting van informatiesystemen dienen de eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid in relatie tot een kwaliteitszorgsysteem altijd worden meegenomen. Betrek hierbij alle gemeentelijk processen en systemen, waarbij documentaire neerslag wordt beheerd. De bewaring van informatie op netwerkschijven en mailadressen is risicovol. m ê I 5. Vernietiging van analoge documenten tot juni 2012 vindt jaarlijks goed plaats. Vanaf juni 2012 wordt bij nieuwe dossiers de categorie van de selectielijst vermeld, waardoor vernietiging kan worden verantwoord. Hierdoor kunnen ook digitale documenten jaarlijks worden vernietigd. 5. Vernietiging van digitale archiefbescheiden van voor 2012 moet nog uitgevoerd worden. Analoge documenten, gevormd vanaf januari 2011, zijn numeriek geordend. Dit maakt jaarlijkse (verplichte) vernietiging in de toekomst logistiek nagenoeg onuitvoerbaar. Dit kan worden voorkomen door primair te ordenen op vernietigingsjaar en daarna pas numeriek te plaatsen. 6. De achterstand in overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen is de laatste jaren geheel op orde gebracht. 7. Het klimaat van de archiefruimten voldoet niet aan de vereiste klimaatwaarden. Stabiliseer de temperatuur naar de vereiste waarden, monitor het klimaat en neem zo nodig maatregelen. j İ J İ i 7. De bewaring van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimten is risicovol. 7. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan alle eisen. 7. Er is geen e-depot of andere voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden. 8. Het Regionaal Archief Tilburg investeert steeds meer in digitale dienstverlening. 9. De digitale omgeving is voorzien van een ICT-Informatiebeveiliging- en calamiteitenplan 9. Er is geen calamiteitenplan opgesteld voor analoge archieven opgesteld. 10. Blijf de benodigde formatie van PIM periodiek kritisch monitoren en meten, en neem dit onderbouwd op in het voortgangdocument van het veranderingsproces. 10. Er is geen investeringsbudget vooreen e-depot. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 3

7 1. Lokale regelgeving De a r c h i e f v o r m i n g van overheidsorganisaties, zoals de g e m e e n t e O o s t e r h o u t valt o n d e r de A r c h i e f w e t In w e e r w i l van de naam - het begrip archief w o r d t veelal geassocieerd m e t i n f o r m a t i e van o u d e r e d a t u m - gaat de w e t over hef geheel van i n f o r m a t i e. De a r c h i e f v e r o r d e n i n g en het besluit i n f o r m a t i e b e h e e r zijn de basis hoe Oosterhout de A r c h i e f w e t v o r m geeft. De a r c h i e f v e r o r d e n i n g regelt de zorg die het college van B. en W. h e e f t voor de archieven, die d o o r de g e m e e n t e l i j k e organen w o r d e n g e v o r m d, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee w o r d t de gehele i n f o r m a t i e k e t e n g e b o r g d, van het aloude charter t o t het n i e u w s t e digitale bestemmingsplan. In de a r c h i e f v e r o r d e n i n g is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige a r c h i e f v e r o r d e n i n g en het besluit i n f o r m a t i e b e h e e r zijn in 2006 en 2010 vastgesteld. De archìefverordening en besluit i n f o r m a t i e b e h e e r dienen nog geactualiseerd te w o r d e n aan n i e u w e w e t g e v i n g. Een adequaat i n f o r m a t i e b e h e e r maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zíjn rechten en plichten en die van andere p a r t i j e n kent, dat zij transparant kan o p e r e r e n en v e r a n t w o o r d i n g kan afleggen over haar handelen. Tenslotte w o r d t zodoende een blijvende b e w a r i n g veilig gesteld van i n f o r m a t i e met (cultuur-)historische w a a r d e. Verdergaande regionalisering en u i t b e s t e d i n g van taken door en aan d e r d e n hebben consequenties v o o r de (digitale) informatievoorziening. O o s t e r h o u t n e e m t deel aan acht gemeenschappelijke r e g e l i n g e n en heeft een 4 dienstverleningsovereenkomst afgesloten over het statisch archiefbeheer. De v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n inzake i n f o r m a t i e b e h e e r zijn veelal niet schriftelijk vastgelegd. Gezien het feit dat g e m e e n t e n steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of t a k e n u i t b e s t e d e n, zijn artikelen 4 en 40 van de A r c h i e f w e t een belangrijk aandachtspunt in deze. Het m o e t altijd duidelijk zijn welke organisatie er v e r a n t w o o r d e l i j k is v o o r de archivering, ook na een eventuele privatisering. Hierdoor kan de organisatie zich blijven v e r a n t w o o r d e n v o o r zijn handelen als geheel. Helaas blijft de i n f o r m a t i e p a r a g r a a f vaak o n d e r b e l i c h t. M e e r recente r e g i o v o r m i n g is de Omgevingsdienst M i d d e n - en West-Brabant ( O M W B ). Binnen de regio West Brabant Oost, bestaande uit de g e m e e n t e n Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle Nassau, Breda, D r i m m e l e n, Geertruidenberg, O o s t e r h o u t, W e r k e n d a m en W o u d r i c h e m, is een Regionaal Transitie A r r a n g e m e n t vastgesteld v o o r de decentralisatie van alle jeugdzorg naar g e m e e n t e n. V o o r t s w o r d t de s a m e n w e r k i n g stapsgewijs verkend m e t de g e m e e n t e n D r i m m e l e n en Geertruidenberg, de zogenaamde A m e r s t r e e k g e m e e n t e n Equalit is een b e d r i j f s o n d e r d e e l van de g e m e e n t e O o s t e r h o u t. De dienstverlening van Equalit aan andere overheidsinstellingen is vastgelegd in een gemeenschappelijke regeling. In de mandaatregeling zijn geen m a n d a t e n inzake archiefwetgeving vastgesteld. 5 J Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Gemeente Oosterhout Beleid Begin 2013 is de kadernota bedrijfsvoering vastgesteld. De kadernota geeft, aan de hand van een vertaling van de kernwaarden uit de organisatievisie, kaders aan voor een s l i m m e manier van w e r k e n. V o o r de informatievoorziening b e t e k e n t het dat een aantal uitgangspunten zijn b e n o e m d, u i t g e w e r k t in de bijlage "Richtlijnen en componenten voor (digitaal) zaakgericht werken". Er zijn richtlijnen v o o r de behandeling van de i n k o m e n d e post, sociale media en e mail o p g e n o m e n. In het b e l e i d s d o c u m e n t w o r d t een richting geduid v o o r een RMA en e-depot evenals de gewenste kanaalsturing en koppelingen. De uitgangspunten zijn: ««Het i n f o r m a t i e b e l e i d is er op gericht o m de kwaliteit van dienstverlening te v e r b e t e r e n. De i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r van een f r o n t - O f f i c e, midoffice en BackOffice s t r u c t u u r volgt de organisatieinrichting t e n aanzien van k l a n t c o n t a c t e n. 4 GR Belastingsamenwerkíng West Brabant (8MB), GR Regio West Brabant RWBĮ, Veìlígheidsregio Midden- en West Brabant, GR Ambulancevoorziening Brabant Midden West-Noord, GR Openbare Gezondheidszorg (GR OGZļ, GR Nazorg gesloten stortplaatsen Saveî Dorst en Zevenbergen, GR Werkvoorzieningschap Arbeid voor Allen (WAVAļ, GR Omgevingsdienst Midden en West-Brabant. 5 Algemeen mandaat, volmacht-, en machtigingsbesluit Oosierhout 2 0 Î Î - Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Onsterhout 4

8 «Het informatiebeleid ondersteunt de realisatie van bestuurlijke doelen en organisatiedoelstellingen en wordt gerealiseerd aan de hand van een informatiebeleidsplan.» Informatiebeleid is gericht op een doelmatige, doeltreffende en bovendien geïntegreerde informatievoorziening voor en door de hele organisatie.» Bij de inrichting van informatiesystemen zijn strategische doelen leidend en zijn standaarden ontwikkeld om informatie uit te wisselen.» De gemeente is regionaal koploper (informatie-innovatie) en biedt actief haar diensten aan de regio aan.» De I S A- component is een wezenlijk onderdeel van de ontwikkeling van organisatiebeleid.» Kennis en informatie zijn door middel van informatiesystemen ontsloten en gekoppeld voor de gehele organisatie waardoor nieuwe unieke informatie ontstaat. «Gegevens uit de digitale klant- en zaakdossiers worden in de hele organisatie gebruikt.» Beheer van basisgegevens (gegevens- en informatiebeheer) is georganiseerd in samenwerking met alle organisatieonderdelen.» Voor de totale bedrijfsvoering wordt gewerkt met gekoppelde informatiesystemen. De kadernota vraagt om een nadere uitwerking op het gebied digitaal duurzaam informatiebeheer. Kwaliteitszorg Volgens artikel 16 van de archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitsysteem ontwikkeld. Om de kwaliteit na te streven beschikt Oosterhout over een set van protocollen en instructies. Wekelijks worden deze protocollen en instructies door de PIM medewerkers getoetst. Indien de resultaten van de toetsing consequenties hebben, wordt hierop bijgestuurd. Goede kwaliteitszorg levert aanzienlijke voordelen op voor het functioneren van de informatiehuishouding. Als er een duidelijk beeld is van de eisen aan de kwaliteit, kunnen die ook beter en regelmatiger worden gecontroleerd. 6 De implementatie van de Richtlijnen en componenten voor (digitaal) zaakgericht werken" staat nog in de steigers. De kwaliteitscontroles worden nog niet structureel uitgevoerd. Door het college van B. en W. van Tilburg is een gemeentearchivaris en plaatsvervanger benoemd, die tevens functioneren voor Oosterhout. 7 Het laatste inspectierapport dateert uit december Met ingang van 2013 is gestart met een KPI verslag. De intentie is deze tweejaarlijks aan te bieden. Strategisch Informatie Overleg (Slũf In het kader van de kwaliteitsbevordering worden er (twee)jaarlijks regionale bijeenkomsten georganiseerd voor medewerkers van documentaire informatie voorziening (DIV) van de aangesloten 12 gemeenten en een waterschap. Jaarlijks vindt er overleg plaats over selectie en vernietiging. Daarnaast is er met enige regelmaat een overleg tussen de gemeentearchivaris, PIM medewerker en de Unitleider Interne Dienstverlening over alle aspecten van het informatie- en archiefbeheer. Daarmee wordt voor wat betreft dit moment voorzien in de doelstelling van het SIO. Regionaal Archief Tilburg Beleid Het Regionaal Archief Tilburg, onderdeel van de stichting Mommerskwartier, voert in opdracht van de gemeente Tilburg gedeeltelijk archiefwettelijke taken uit. In 2009 is een informatiebeleidsplan opgesteld, dat zich vooral richt op de digitalisering van informatief erfgoed. In augustus 2013 heeft het Regionaal Archief Tilburg een strategie notitie vastgesteld Van 20 jaar naar 3 dagen. Hoewel de intentie is verwoord om samen in groter verband te participeren in een e-depot, is dit niet vertaald naar een visie op duurzaam digitaal informatiebeheer. 6 ten bekende kwalrteitscirkel is die van William t. Derning, plan, do, check en act. In de landelijke benchmark digitale dienstverlening 2013 ís te ieľen dat 7even gemeenten niet reageerden verstuurde vragen per , waaronder de gemeente Oosterhout. 7 College B. en W Tilburg d.d. 12 december Het college van B. en W. Oosterhout heeft de benoeming met met een besluit vastgesteld 8 ledenbnef VNG d.d. 13 maart 2013 kenmerk BAOZW/U Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 5

9 Kwaliteitszorg De kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief n i e u w begrip en er zijn geen landelijk vastgestelde n o r m e n. De branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN b e h e e r t een landelijke k w a l i t e i t s m o n i t o r dienstverlening archieven, waarbij b e n c h m a r k i n g w o r d t toegepast. In 2013 w e r d er d e e l g e n o m e n aan de tweejaarlijkse landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven. Als rapportcijfer kreeg het Regionaal Archief Tilburg van de klanten een 8,2. De inzet van sociale media w e r d als hoogste g e w a a r d e e r d m e t een 8,5, de w e b s i t e m e t 9 een 8, 1, het onderzoekerscentrum met een 7,7. Het Regionaal Archief T i l b u r g scoort op alle o n d e r d e l e n boven het landelijke gemiddelde. De servicenormen voor de Nederlandse Archieven w o r d e n g e b r u i k t. 10 Oosterhout kiest voor digitaal en zaakgericht werken. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. Een kwaliteitsysteem op het informatie- en archiefbeheer is deels aanwezig in de vorm van protocollen. De ambitie verwoord in de Kadernota bedrijfsvoering biedt kansen voor de implementatie van een integraal kwaliteitssysteem. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Gemeente Oosterhout Equalit introduceerde begin 2012 het Verbindend Fundament Equalit (VFE). Op een vaste ' b o d e m p l a a t ' {verbindend f u n d a m e n t ) die v o o r iedere d e e l n e m e r h e t z e l f d e is, w o r d e n f u n c t i o n a l i t e i t e n g e b o u w d, die deelnemers verschillend kunnen i n z e t t e n. Dankzij deze a r c h i t e c t u u r k u n n e n g e m e e n t e n m e t elkaar informatie uitwisselen en maakt Equalit s a m e n w e r k i n g tussen g e m e e n t e n mogelijk. Daaraan t e n grondslag ligt de gedachte dat, als beleidsafdelingen van verschillende g e m e e n t e n besluiten o m gezamenlijk initiatieven t e o n t p l o o i e n, de ICT daarin geen b e l e m m e r i n g m a g zijn. Een gezamenlijke ICT bodemplaat is daarom ook van strategisch b e l a n g. 1 1 Daarnaast is gekozen v o o r de G E M M A, de GEMeentelijke M o d e l Architectuur, belangrijke o n d e r d e l e n zijn de proces- en een i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r. Naar v e r w a c h t i n g zal het meerdere jaren in beslag n e m e n o m het zaak- en procesgerichte w e r k e n in te v o e r e n. Een van de v o o r w a a r d e n voor zaakgericht w e r k e n is o m geheel digitaal te gaan a r c h i v e r e n. De manier van w e r k e n m o e t v o o r k o m e n dat m e d e w e r k e r s i n f o r m a t i e op persoonlijke en afdelingsschijven opslaan, w a a r d o o r procesgebonden i n f o r m a t i e niet vindbaar is. Alle g e m e e n t e n, die bij Equalit zijn aangesloten, gaan k o m e n d e jaren kiezen voor hetzelfde zaaksysteem. De keuze v o o r het níeuwe zaaksysteem b i n n e n Equalit v e r b a n d bevindt zich in de a f r o n d e n d e fase. Naar v e r w a c h t i n g zal in februari 2014 het o u d e zaaksysteem Inter Access (Webnext) w o r d e n uitgefaseerd. Oosterhout w e r k t nu hybride. Hoewel alle m e d e w e r k e r s digitaal w e r k e n, b e h e e r t de g e m e e n t e zowel papieren als digitale archiefbescheiden. Soms w o r d t het ene proces digitaal gearchiveerd en het andere in papieren dossiers, en soms w o r d t volledig dubbel gearchiveerd. Het post- en dossierregistratiesysteem Corsa is de kernapplicatie. Naast het DMS zijn enkele applicaties in gebruik, w a a r v a n een klein aantal van strategisch belang is voor i n f o r m a t i e b e h e e r. 13 De d o c u m e n t e n inzake het proces o m g e v i n g s v e r g u n n i n g (WABO) en bestemmingsplannen w o r d e n respectievelijk in de Centric applicatie OVX4all en RO-beheer geregistreerd, i n k o m e n d e en uitgaande correspondentie over het proces o m g e v i n g s v e r g u n n i n g w o r d e n daarnaast ook in Corsa geregistreerd. Deze applicaties zijn niet g e k o p p e l d aan Corsa en er is sprake van d u b b e l e registraties. De omgevingsvergunningen en de b e s t e m m i n g s p l a n n e n w o r d e n op dit m o m e n t zowel digitaal en analoog 1:1 gearchiveerd, o m d a t de huidige digitale o m g e v i n g o n v o l d o e n d e de vereiste d u u r z a a m h e i d kan b o r g e n. Zo is de huidige landelijke RO online niet geschikt o m digitale b e s t e m m i n g s p l a n n e n t e archiveren. Corsa is leidend voor het registreren van metadata t e n behoeve van v i n d b a a r h e i d en archivering. Deze m e t a d a t a s e t v o l d o e t nog niet aan NEN-ISO n o r m Het gemiddelde cijfer voor archiefdiensten is voor: het algemeen oordeel een 7 7. sociale media een 7,4, website een 7,3 en studiezaal een 7,7 10 Kwaliteitshandboek voor Nederlandse archieven Branchevereniging Archief in stellingen Nederland, versie Strategische Kadernota Fqualit Voor een overwicht van de applicaties 21e bijlage De in Nederland ate norm gestelde eisen voor een volledige recordsmanagement metadataset staan m de NEN ISO standaard voor Metadata (Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta informatie voor archief, delen l-l 2006 en 1-2:2009) Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 6

10 Er zijn in 2009, 2012 en 2013 teltoetsen gehouden inzake de inkomende en uitgaande post. Op basis van teltoetsen in de jaren 2009, 2012 en 2013 bedroeg de registratieomvang circa 36 % van alle archiefwaardige documenten. Vanaf half april 2012 is gestart met het opvoeren van 609é naar registratiegraad van alle inkomende documenten. Volgens de teltoets 2013 is een graad van 9AX bereikt. Van de uitgaande documenten wordt de registratiegraad rond de geschat. 1 Historie resultaten jaarlijkse teltoets t.a.v. document- en registratieomvang x S ū teldagen dec/jan teldagen jan teldagen mei 107,7 79,5 7? DB 79 is ü ÍS 41 40, ,5 o m inkomende waarvan uitgaande waarvan 'interne totaalaantal waarvan % geregīstrd documenten geregistrrd documenten geregistrrd doe. documenten geregistrrd Registraties in relatie met indicatie totaal archiefwaardige documenten op basis van 37,5 registratiegraad n.a.v. teltoets 2013 ū totaal incl. bijlagen m totaal excl. bijlagen ļ^^ļ ,B JflHHfSI B B 1 : TffijSI 2012 (0,94 doc.per inw (1.29 doc. per inw. indicatie archiefwaardige excl bijlagen) excl. bijlagen) documenten n.a.v. teltoets 2013 Toelichting grafiek De schatting op grond van de teltoets 2013, te weten registraties staat gelijk aan gemiddeld 2,5 registraties per inwoner, komt vrijwel overeen met het aantal registraties 2013 van twee sterk gedigitaliseerde gemeenten binnen het werkgebeid van het Regionaal Archief Tilburg met respectievelijk 2,15 en 2,5 documenten per inwoner. Daarnaast is het opmerkelijk dat er nog documenten zijn geregistreerd, die als overige registraties"onbekend" zijn getypeerd. Deze zijn buiten deze grafiek gehouden. ÌA Het kanaal e mail ís niet geteld IS Genen de werkdruk is afgesproken dat alleen uitgaande documenten waar een actie/rechtsgevolg aan verbonden is worden geregistreerd Die status wordt door de gebruiker aangegeven. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout 7

11 Van de te bewaren documenten van de primaire werkprocessen (zaken) w o r d e n analoge dossiers g e v o r m d, m e t uitzondering van de op t e r m i j n vernietigbare d o c u m e n t e n. Deze d o c u m e n t e n w o r d e n n u m e r i e k g e o r d e n d op een termijn van 20 jaar, anticiperend op de mogelijkheid van vervanging achteraf. De gemeente Oosterhout maakt gebruik van duurzame gegevensdragers en m a t e r i a l e n in de v o r m van zuurvrije dozen, mappen, t a b s t r o k e n, hechtmechanieken en overige h u l p m i d d e l e n. Certificaten zijn aanwezig. In 2007 is geconstateerd dat de registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast d o o r inktschade, w a a r d o o r ze steeds minder leesbaar w o r d e n. niet g e b o d e n Dit landelijke p r o b l e e m is veelvuldig b e s p r o k e n, maar een oplossing w o r d t Om verder informatieverlies t e v o o r k o m e n w o r d t geadviseerd een k w a l i t a t i e f goede digitale kopie van de akten te vervaardigen. Regionaal Archief Tilburg Een van de kerntaken van het Regionaal Archief Tilburg is het toegankelijk m a k e n van archieven en collecties o m de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Rond de 719 m e t e r w o r d t b e w a a r d bij het Regionaal Archief Tilburg. 95,6 9b van alle overgebrachte archieven is toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, t e raadplegen via de website. Voor het toegankelijk maken van collecties is geen landelijke standaard. De meeste archiefdiensten h a n t e r e n de internationale standaard E A D. 18 Bíj het Regionaal Archief Tilburg zijn de m e e s t e t o e g a n g e n omgezet naar EAD. Verschillende collecties zijn digitaal beschikbaar, zoals de o p e n b a r e registers van de Burgerlijke Stand en f o t o ' s. De digitale registers van de Burgerlijke Stand kunnen via de w e b s i t e op persoonsnaam w o r d e n doorzocht, de bevolkingsregisters w o r d e n nu op naam toegankelijk g e m a a k t. M e t extra beschikbare gestelde budgetten tijdens de jaren zijn de archieven van de schepenbank, dorpsbestuur en notarissen gerestaureerd. Van de bijna 719 meter ís de materiële zorg van 216 m e t e r goed, van 458 m e t e r m a t i g en 45 m e t e r slecht. Bij het Regionaal Archief Tilburg w o r d t gebruik gemaakt van duurzame v e r p a k k i n g s m a t e r i a l e n. 19 Een actueel overzicht van alle aanwezige archiefbescheiden is deels aanwezig (ordeningsplan/dsp). Betrek alle decentrale bestanden bij de centrale document- en dossierregistratie. Jak De registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast door inktvraat. J De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. J Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken. 4. Digitale archiefbescheiden Gemeente Oosterhout Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen v o o r zaakafhandeling met burgers. M e t n a m e de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt o m complexe maar noodzakelijke w a a r b o r g e n o m informatieverlies te v o o r k o m e n. Een andere t r e n d is dat het niet meer mogelijk is o m als g e m e e n t e zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dienen te w e r k e n in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de W e t Algemene Bepalingen Omgevingsrecht, Jeugdwet en de rol van sociale media. Zaakgericht werken biedt vele mogelijkheden voor het delen en v e r r i j k e n van i n f o r m a t i e tussen gemeenten en andere overheden. Tegelijkertijd zal de i n f o r m a t i e - en k e n n i s b e h o e f t e van g e m e e n t e n t o e n e m e n door de verdergaande decentralisatie van taken en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n. I n t e r o p e r a b i l i t e i t en 16 Inktschade in de akten van de Burgerlijke Stand. Tussentijds verslag van een onderzoek door de Erfgoedinspectie en het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (maart 2ÜÜ7). 17 De VNG en NWB vinden dat herstel van de aangetaste akten op kosten van het Rijk moet plaatsvinden. Rijk en gemeenten onderzoeken hoe ZIJ samen kunnen komen tot een toekomstgerichte oplossing, met als uitgangspunt eenmalige opslag en meervoudig gebruik 18 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XMl. Een XMt-document is in feite niets anders dan een tekstdocument ronder enige opmaak dat gemaakt kan worde in Wordpad. 19 Voor archiefomslagen met en ronder hechtmechaniek, zuurvrij karton, papier en archiefdozen zijn dat de ÎCN kwaliteitseisen nr. 1, 2, 3, 4, 1 0 en 11 zoals benoemd in de Archiefregeltng Voor foto's worden presentalietioezen van polypropyleen gebruikt conform Arcliiefregeling 2010 art. 12 lid 2c. Verslag ter behoeve var horizontale verantwoording archiefwet gemeente Oosterhout

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Goirle september 2013 Opgesteld door gemeentearchivaris Goirle Van: college van

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 (ten behoeve van horizontale verantwoording) Van: college van Burgemeester en Wethouders Westvoorne Aan: gemeenteraad Westvoorne Opgesteld

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad,

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad, Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft 169 2611 HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014.

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Wjlprich.ip [ j Rijn en Ij'.snl 15.03649 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM Waterschap Rijn en IJssel ingekomen - 8 APR, 2015 Doetinchem Ons kenmerk

Nadere informatie

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Heemstede De raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE Verzenddatum Bijlage Ons kenmerk Betreft 1 4 JULI 2015 655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Geachte raad, Op 1 oktober 2012

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Commissie Oosting, 2008 interbestuurlijk (verticaal) toezicht op

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2014 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Bevindingen 7 Archiefstructuur 7 Vernietiging archiefbescheiden 7 Archiefbescheiden

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

IN14.02G64 «llllillllllllllllllllilllllll. GEMEENTE BEUìV INGEKOMEN. Ì y MEI nu. Ons kenmerk AR00/14.0006220

IN14.02G64 «llllillllllllllllllllilllllll. GEMEENTE BEUìV INGEKOMEN. Ì y MEI nu. Ons kenmerk AR00/14.0006220 Regionaal Archief Nijmegen G E M E E N T E ijmegen Extra afschriften voor: Archiefinspectie AROO Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beuningen Postbus 14 6640 AA Beuningen IN14.02G64

Nadere informatie

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Hoorn. Nr. 46410 14 april 2016 Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 Zaaknummer: 1280834 - Gelezen het voorstel van de Afdeling Informatievoorziening,

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I van het college van burgemeester en wethouders van Winsum over de uitvoering van wettelijke taken ten behoeve van het interbestuurlijk toezicht. Vastgesteld op 7 mei

Nadere informatie

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening)

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening) ARCHIEFVERORDENING PROVINCIE FRYSLÂN 2014 Provinciale Staten van Fryslân; gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van { }; gelet op de artikelen 27, 28 en 29 van de Archiefwet 1995; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Lokale regelingen 3-4 2.1. Archiefverordening en besluit 3 2.2. Bezoekersreglement 3 2.3. E-mail protocol 3 2.4. Interne richtlijn

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage.

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Jaarverslag (Nulmeting) Interbestuurlijk Toezicht

Jaarverslag (Nulmeting) Interbestuurlijk Toezicht Jaarverslag (Nulmeting) Interbestuurlijk Toezicht INLEIDING Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek toezicht in werking getreden. Volgens de Memorie van Toelichting is deze wet in het leven

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland 2012-2013

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland 2012-2013 Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2012-2013 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Analoog archiefbeheer 8 2.1. Inleiding 8 2.2. Bevindingen 8 2.3.

Nadere informatie

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Archieven. Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Archieven. Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Archieven Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Colofon Opgesteld door Opdrachtgever Drs. Boy (M.H.H.) Gerrits Informatiemanager

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer..,

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer.., Bezoekadres Vijzelstraat 32 1017 HL Amsterdam Postbus 51140 1007 EC Amsterdam Telefoon 020 2511 511 Fax 020 2511 512 Retouradres: Stadsarchief, Postbus 51140, 1007 EC Amsterdam Dienst.. De heer. Postbus..

Nadere informatie

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014

Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Uitvoering artikel 8, Archiefverordening gemeente Nederweert 2011 & Verantwoording interbestuurlijk toezicht archiefbeheer 2014 (KPI verslag 2014) Gemeente

Nadere informatie

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Vaals, juni 2013 Versie 1.2 PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Plan van aanpak 1.1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Actiepunten

Nadere informatie

Doorkiesnummer 's-hertogenbosch

Doorkiesnummer 's-hertogenbosch Provinciale Archiefinspectie provincie limburg Aan het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei Postbus 3390 5902 RJ VENLO WATEF NO fill 2012.14512 'NGEK. 12 JUL 2012 Es Ons kenmerk Faxnummer

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Justitieel Incassobureau T.a.v. de directie Postbus 1794 8901 CB Leeuwarden Koninginnegracht

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie